Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

안녕하세요,

Speak Confident English의 Annemarie입니다. 이곳은 여러분이 영어

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

로 삶과 일을 위해 원하는 자신감을 얻기 위해 매주 가고 싶은 곳입니다

English. Now, of course,

. 물론,

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

우리가 하는 대부분의 일은 영어로 말할 때 자신감에 관한 것입니다.

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

하지만 저는 또한 여러분이 매일 영어로 이메일을 작성하고 있다는 것도 알고 있습니다.

especially if you use English at work.

특히 직장에서 영어를 사용한다면 더욱 그렇습니다.

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

또한 이해하기 쉽고

clear and correct.

명확하며 정확하기를 원하는 글도 알고 있습니다.

You also want those emails to be easy to write.

또한 이러한 이메일을 쉽게 작성할 수 있기를 원합니다.

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

그래서 오늘 우리는 영어 로 더 나은 이메일을 작성하는 방법

English and some common mistakes to avoid.

과 피해야 할 일반적인 실수에 100% 집중했습니다. 영어

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

로 더 나은 이메일을 작성하기 위한 5가지 팁 중 첫 번째 팁을 바로 시작하겠습니다

English.

.

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

첫 번째는

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

잠재적인 새 고객에게 처음으로 편지를 쓰든

colleague that you see every day.

매일 만나는 동료에게든 항상 인사말을 포함하고 그것이 올바른지 확인하는 것입니다. 인사로 시작하는 것이

It is always polite and friendly to start with a greeting.

항상 예의 바르고 친절합니다 .

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

이제 저는 때때로 그러한 이메일 대화가 정말 길어진다는 것을 압니다. 다음 회의 날짜와 시간을 확인하기 위해

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

동료에게 이메일을 보낼 수 있습니다

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

. 따라서 첫 번째 이메일을 Hey Susan

or hi Susan. And then over the next day,

또는 Hi Susan으로 시작합니다. 그리고 다음 날

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

날짜와 시간을 정하려고 할 때 20통의 이메일이 오가게 됩니다

time. And when that happens,

. 그런 일이 발생하면

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

나중에 일련의 이메일에서 인사말 사용을 중단하는 것이 적절합니다

greeting. But the very first one should always have one.

. 그러나 맨 처음에는 항상 하나가 있어야 합니다.

Now before I talk about how to have the correct greeting,

이제 올바른 인사말을 사용하는 방법에 대해 이야기하기 전에

I've got an insider tip for you.

내부자 팁이 있습니다.

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

나는 당신이 앞뒤로 이동하는 긴 이메일 대화에 대해 방금 이야기했습니다 .

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

영어로는 이를 이메일 체인 또는 이메일 체인이라고 합니다.

So again,

다시 말하지만

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

첫 번째 이메일에는 전문

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

적이고 정중하며 친근한 인사말이 있어야 합니다. 그러나 이메일 체인을 통과하면서

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

especially with people you know well.

특히 잘 아는 사람들에게는 인사말 사용을 중단하는 것이 적절합니다.

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

이제 인사말에 대한 두 번째 사항은 인사말이 올바른지 확인하는 것입니다.

And what that means is knowing who you're writing to.

그리고 그것이 의미하는 바는 당신이 누구에게 편지를 쓰는지 아는 것입니다. 친애하는 선생님,

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

로 시작하는 이메일을 매주 얼마나 많이 받는지 알면 놀랄 것입니다

dear sir. I'm definitely not a sir,

. 나는 확실히 경이 아니며,

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

그것이 나에게 말하는 것은 작가가 내가 누군지 전혀 모른다는 것입니다.

I've got a question for you.

질문이 있습니다.

If you get an email and the greeting is completely wrong,

이메일을 받았는데 인사말이 완전히 잘못된 경우

how likely are you to read that email or read it carefully?

해당 이메일을 읽거나 주의 깊게 읽을 가능성은 얼마나 됩니까?

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

그

person has no idea who you are.

사람이 당신이 누구인지 모르기 때문에 당신은 그것을 읽을 가능성이 조금 적거나 관심이 덜할 것입니다.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

이메일에 사용하는 인사말은 독자가 받는 첫인상이며

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

그 인상이 전문적이고 정중하며 친근하기를 원합니다. 이제

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

어떤 인사말을 사용해야 할지, 어떤 단어를 사용해야 할지 잘 모르겠다면

I've got a full lesson on that topic.

해당 주제에 대한 전체 강의를 준비했습니다.

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

동영상과 동영상 아래의 메모에도 링크를 공유하겠습니다.

Tip number two is to have the correct level of formality.

두 번째 팁은 올바른 수준의 형식을 갖추는 것입니다.

Here's what I mean.

이것이 내가 의미하는 바입니다.

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

일주일에 세 번 또는 매일 이메일을 보내는 동료가 있다면

day,

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

친애하는 Ms. Fowler로 이메일을 시작하고 싶지 않을 것입니다.

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

정기적으로 이메일을 보내는 사람에게는 너무 형식적이며 이메일이

too formal, they show a lot of distance.

너무 형식적이면 많은 거리를 보여줍니다.

They're cold and unfriendly.

그들은 차갑고 비우호적입니다.

So we want to be careful about being too formal.

그래서 우리는 너무 격식을 차리는 것을 조심하고 싶습니다.

But you also don't want to be too informal too fast.

그러나 당신은 또한 너무 비공식적이고 너무 빠르기를 원하지 않습니다. 예를 들어

For example, if you're writing an email to a brand new client,

, 새로운 고객에게 이메일을 작성하는 경우

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

이메일을 "이봐, 수잔 잘 지내?"로 시작하지는 않을 것입니다.

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

그런 종류의 언어는 당신이 아주 가깝게 느끼는 사람을 잘 아는 사람에게만 적합합니다

you feel very close to.

.

So it's all about finding that right balance of formality.

형식의 올바른 균형을 찾는 것이 전부입니다.

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

너무 격식을 차리지 않고 차갑게 하지 않는 방법

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

과 너무 빨리 너무 비공식적이지 않도록 하는 방법에 대해 지금 당장 걱정하고 계실 수도 있다는 것을 알고 있습니다.

And don't worry, I've got you covered.

그리고 걱정하지 마세요. 제가 도와드리겠습니다.

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

실제로 이메일에서 사용해야 하는 언어

and language that allows you to be polite and friendly in English.

와 영어로 공손하고 친근하게 대할 수 있는 언어에 초점을 맞춘 몇 가지 레슨이 있습니다.

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

이 링크를 공유하여

finished with this one and get the right language for your emails.

이 작업을 마치는 즉시 보고 이메일에 적합한 언어를 얻을 수 있도록 하겠습니다.

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

세 번째 팁은 업무용 이메일을 작성하고

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

전문가처럼 보이고 싶다면 문법,

punctuation, and spelling are correct.

구두점 및 철자가 정확한지 확인하는 것이 특히 중요합니다.

This is a challenge for everyone, including native speakers.

이것은 원어민을 포함하여 모두에게 도전입니다 .

We definitely start typing too fast on the keyboard.

우리는 확실히 키보드에서 너무 빨리 입력하기 시작합니다.

We don't pay attention, we don't read our emails,

우리는 주의를 기울이지 않고 이메일을 읽지 않습니다.

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

때로는 많은 실수가 있을 수 있으며 이러한 실수는

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

프로페셔널하지 않게 보일 수 있습니다. 이러한 오류를 줄일수록

the better your emails are.

이메일이 더 좋아집니다.

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

그리고 저는 이것이 정말 도전적인 분야라는 것을 압니다. 첫째,

English spelling is a nightmare. And number two,

영어 철자는 악몽입니다. 둘째,

I know our grammar is difficult,

우리 문법이 어렵다는 건 알지만 무료로 제공되는

but I have a super easy solution for you and it's free.

매우 쉬운 솔루션이 있습니다. 내 컴퓨터

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

에서 즐겨 사용하는 Grammarly라는 앱이 있습니다 . 사실

my whole team uses it.

우리 팀 전체가 그것을 사용합니다.

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammarly는 이메일을 복사하여 붙여넣어

your grammar, spelling, and punctuation.

문법, 철자 및 구두점을 확인할 수 있는 완벽한 장소입니다.

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

따라서 이메일의 문법이나 철자가 불안하다면

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

이 비디오 바로 아래에 Grammarly 애플리케이션 링크를 남겨두겠습니다.

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

완전히 무료로 사용할 수 있으며 이메일을 보낼 때 더 자신감을 갖도록 절대적으로 도움이 될 것입니다

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

. 이제 팁 4로 넘어가기 전에

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

맞춤법 및 문법 오류가 많은 비전문적인 이메일이 어떤 것인지 예를 들어 보겠습니다

and grammar errors might look like.

.

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

이 이메일을 보고 몇 가지 문제를 식별할 수 있는지 확인하십시오.

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

I'm 또는 English와 같은 단어는 대문자로 표시되지 않으며

and in a professional email they absolutely should be.

전문 이메일에서는 반드시 대문자로 표시되어야 합니다.

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

또한 처음 두 문장 사이에 공백이 없어

that makes it very difficult to read. Again,

읽기가 매우 어렵다는 것을 알 수 있습니다. 다시 말하지만,

you want a space after the period and the first word of a sentence should

마침표 뒤에 공백이 필요하며 문장의 첫 단어는

definitely be capitalized.

확실히 대문자여야 합니다. 영어로

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

이메일을 더 잘 작성하기 위한 네 번째 팁은 항상 매우 명확한 제목을 작성하는 것입니다

clear subject line.

.

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

이메일 받은 편지함과

emails you have. Which ones are you more likely to read?

가지고 있는 다양한 이메일에 대해 잠시 생각해 보시기 바랍니다. 어떤 것을 더 많이 읽을 것 같습니까?

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

know exactly what the email is about.

이메일이 무엇에 관한 것인지 정확히 알고 있기 때문에 명확한 제목이 있는 이메일을 읽을 가능성이 더 높습니다.

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

명확한 제목이 중요한 또 다른 이유는 이메일에 중요한 세부 정보가 포함되어 있기 때문입니다

details.

.

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

이메일을 읽은 후 3일 후에

remember where you read that information and you're searching through five or

해당 정보를 읽은 위치를 기억하고 해당 정보를 찾기 위해 5,

six or 27 different emails to find that information?

6 또는 27개의 다른 이메일을 검색한 적이 있습니까 ?

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

제목이 명확하고

information in the email,

이메일의 정보와 연결되어 있으면 훨씬 더 쉽기 때문에

so always make sure your subject lines are very clear.

항상 제목이 매우 명확한지 확인하십시오.

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

앞서 우리는 대화가 오갈 때 발생하는 긴 이메일 체인에 대해 이야기했습니다

conversation goes back and forth.

.

Sometimes during a long email chain,

때때로 긴 이메일 체인 중에

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

대화의 제목이 변경됩니다.

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

이메일의 제목을 편집하거나 변경할 수 있는 좋은 시간이며

for people to find the email information they need when they're looking for it

사람들이 찾고 있을 때 필요한 이메일 정보를 자동으로 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

later. Now, if you're not sure what I mean,

나중에. 이제 제 말이 무슨 뜻인지 잘 모르겠으면

let me give you a clear example with these two subject lines.

이 두 제목으로 명확한 예를 들어 보겠습니다.

Number one is question about English.

첫 번째는 영어에 대한 질문입니다.

Number two is question about dates. For fluency school.

두 번째는 날짜에 대한 질문입니다 . 유창한 학교를 위해.

Which one of those is more specific?

그 중 어느 것이 더 구체적입니까?

Definitely the second one.

확실히 두 번째 것입니다.

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

나는 이 사람이 원하는 것이 무엇인지 또는 찾고 있는 정보가 무엇인지 정확히 알고

and the first email,

있으며 첫 번째 이메일에서

I have no idea what their question might be.

그들의 질문이 무엇인지 전혀 모릅니다.

It could be about English people, English culture,

영국인, 영국 문화,

English language about grammar, spelling. I have no idea.

문법에 관한 영어, 철자에 관한 것일 수 있습니다. 나는 모른다.

It's very unclear.

매우 불분명합니다.

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

제목이 구체적일수록 독자에게 더 좋습니다.

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

더 나은 영어 이메일 작성을 위한 다섯 번째 팁은 이메일을

short and only focus on the most important details.

짧게 유지하고 가장 중요한 세부 사항에만 집중하는 것입니다.

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

이것은 제 학생들이 겪는 가장 큰 도전 중 하나 이며

questions I hear the most.

제가 가장 많이 듣는 질문 중 하나입니다.

My students always want to know how they can be more concise in an email.

제 학생들은 이메일에서 어떻게 하면 더 간결하게 작성할 수 있는지 항상 알고 싶어합니다.

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

간결하다는 것은 너무 많은 단어를 사용 하지 않고 매우 명확한 방식으로 많은 정보를 제공하는 것을 의미합니다

using too many words.

.

That means we have to be very careful about what we say in the email,

즉, 이메일에서 말하는 내용,

how many details we provide and what words we use.

제공하는 세부 정보의 양, 사용하는 단어에 대해 매우 주의해야 합니다.

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

그 반대는 이메일이 읽기 어려운 큰 단락으로 너무 긴 경우입니다

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

. 예를 들어 보겠습니다. 이 샘플 이메일에서는

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

발생한 회의를 요약하는 사람의 시작 부분을 보여주고 있습니다.

As you can immediately see,

즉시 알 수 있듯이

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

크고 긴 단락이 하나 있고

or information might be in that paragraph.

해당 단락에 중요한 세부 정보나 정보가 무엇인지 알기 어렵습니다.

I have to be very careful reading it and do it slowly.

나는 그것을 매우 조심스럽게 읽고 천천히해야합니다.

You'll also see that it's very wordy.

당신은 또한 그것이 매우 장황하다는 것을 알게 될 것입니다.

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

이것이 의미하는 바는 단어가 너무 많고 실제로 일부 단어를 반복해서 반복한다는 것입니다

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

. 예를 들어

adjust multiple times in the email.

이메일에서 회의라는 단어를 여러 번 볼 수 있습니다.

It would be much simpler and better if we only used those words once.

그 단어를 한 번만 사용하면 훨씬 간단하고 좋을 것입니다.

So let me show you how we can simplify that.

그래서 우리가 그것을 단순화할 수 있는 방법을 보여드리겠습니다.

There's one easy thing that we can do.

우리가 할 수 있는 쉬운 일이 하나 있습니다.

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

글머리 기호를 사용하고 긴 문장과 전체 단락을 작성하는 대신

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

가장 중요한 세부 정보를 식별하고 글머리 기호 목록 또는 번호 목록을 사용하여

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

해당 정보를 표시하고 글머리 기호 목록을 사용하면

reader to focus on the important information.

독자가 중요한 정보에 훨씬 쉽게 집중할 수 있습니다.

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

영어로 더 나은 이메일을 작성하고

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

일반적인 실수를 피하는 다섯 가지 요령입니다. 요약하자면, 이 다섯 가지 팁은 다음과 같습니다.

always have a greeting and make sure it's correct.

항상 인사말을 하고 올바른지 확인하세요. 이메일에서

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

격식의 적절한 균형을 유지하십시오 . 문법,

punctuation, and spelling are correct.

구두점 및 철자가 올바른지 확인하십시오.

Always use a subject line that is clear and specific.

항상 명확하고 구체적인 제목을 사용하십시오.

And number five, keep your email concise.

다섯째, 이메일을 간결하게 유지하세요.

Now before we finish, I have a challenge question for you.

이제 끝내기 전에 도전적인 질문이 있습니다. 전문적인 이메일 작성에 대해 받은

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

최고의 조언이 무엇인지 알고 싶습니다

professional emails.

.

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

오늘날 다른 사람에게 정확히 필요한 조언이 있을 수 있습니다.

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

Confident English 커뮤니티의 누군가가

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

오늘 이메일에 무엇을 써야 하는지에 대해 스트레스를 받고 있고 당신에게 완벽한

of advice. So I would love to hear what that is.

조언이 있을 수 있습니다. 그래서 나는 그것이 무엇인지 듣고 싶습니다. 제가 마치기 전에 이 비디오

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

바로 아래나 온라인 레슨의 댓글에서 여러분의 조언을 저와 공유하실 수 있습니다

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

. 이 강의가 유용하다고 생각하셨다면

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

알고 싶고 세 가지 간단한 방법으로 말씀해 주실 수 있습니다. 첫째,

give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak Confident

YouTube에서 이 강의를 엄지척하고 Speak Confident

English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

English 채널을 구독하여 절대 놓치지 마세요. 내 수업 중 하나입니다. 둘째,

you can share this with friends and colleagues on Facebook or LinkedIn.

이것을 Facebook 또는 LinkedIn에서 친구 및 동료와 공유할 수 있습니다.

And number three,

그리고 세 번째,

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

영어로 더 나은 이메일을 작성하고 싶은 친구나 동료가 있다면

email them this lesson directly with that, have a fantastic week.

바로 이 수업을 이메일로 보내세요 . 즐거운 한 주 보내세요.

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

저와 함께 해주셔서 감사합니다. 다음 시간에 Confident

English lesson.

English 레슨으로 뵙겠습니다.