Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

Ehi,

sono Annemarie con Speak Confident English ed è esattamente qui che vorresti

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

essere ogni settimana per ottenere la sicurezza che desideri per la tua vita e lavorare in

English. Now, of course,

inglese. Ora, ovviamente, la

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

maggior parte di ciò che facciamo riguarda la fiducia quando si parla in inglese,

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

ma so anche che ogni giorno probabilmente scrivi alcune e-mail in inglese,

especially if you use English at work.

soprattutto se usi l'inglese al lavoro.

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

E so anche che vuoi che la tua scrittura sia facile da capire,

clear and correct.

chiara e corretta.

You also want those emails to be easy to write.

Vuoi anche che quelle e-mail siano facili da scrivere.

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

Quindi oggi siamo concentrati al cento per cento su come scrivere e-mail migliori in

English and some common mistakes to avoid.

inglese e su alcuni errori comuni da evitare.

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

Entriamo subito nel primo dei cinque consigli per scrivere email migliori in

English.

inglese.

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

Il primo è includere sempre un saluto e assicurarsi che sia corretto,

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

sia che tu stia scrivendo a un potenziale nuovo cliente per la prima volta o a un

colleague that you see every day.

collega che vedi tutti i giorni.

It is always polite and friendly to start with a greeting.

È sempre educato e amichevole iniziare con un saluto.

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

Ora so che a volte quelle conversazioni via e-mail diventano molto lunghe.

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

Potresti inviare un'e-mail al tuo collega per identificare una data e un'ora per la tua

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

prossima riunione. Quindi inizieresti quella prima email con Hey Susan,

or hi Susan. And then over the next day,

o ciao Susan. E poi il giorno successivo,

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

forse ci sono 20 e-mail avanti e indietro mentre cerchi di decidere una data e

time. And when that happens,

un'ora. E quando ciò accade,

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

è perfettamente appropriato più avanti in quella serie di e-mail smettere di usare un

greeting. But the very first one should always have one.

saluto. Ma il primissimo dovrebbe sempre averne uno.

Now before I talk about how to have the correct greeting,

Ora, prima di parlare di come ricevere il saluto corretto,

I've got an insider tip for you.

ho un suggerimento per te.

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

Ho appena parlato di quelle lunghe conversazioni via e-mail in cui vai avanti e indietro.

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

In inglese, la chiamiamo catena di e-mail o catena di e-mail.

So again,

Quindi, di nuovo,

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

nella prima email dovresti sempre avere un saluto perché è professionale,

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

educato e amichevole. Ma mentre attraversi quella catena di e-mail,

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

è perfettamente appropriato smettere di usare quel saluto,

especially with people you know well.

specialmente con persone che conosci bene.

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

Ora la seconda cosa sui saluti è assicurarsi che siano corretti.

And what that means is knowing who you're writing to.

E ciò significa sapere a chi stai scrivendo.

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

Saresti sorpreso da quante e-mail ricevo ogni settimana dall'inizio, caro signore

dear sir. I'm definitely not a sir,

. Sicuramente non sono un signore,

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

e quello che mi dice è che lo scrittore non ha idea di chi io sia.

I've got a question for you.

Ho una domanda per te.

If you get an email and the greeting is completely wrong,

Se ricevi un'e-mail e il saluto è completamente sbagliato,

how likely are you to read that email or read it carefully?

quanto è probabile che tu legga quell'e -mail o la legga attentamente?

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

Probabilmente sei un po' meno propenso a leggerlo o sei meno interessato perché quella

person has no idea who you are.

persona non ha idea di chi tu sia.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

Il saluto che usi nella tua e-mail è la prima impressione che il tuo lettore ha e

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

vuoi che quell'impressione sia professionale, educata e amichevole. Ora,

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

se non sei sicuro di quali saluti usare o quali parole usare,

I've got a full lesson on that topic.

ho una lezione completa su questo argomento.

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

Condividerò un link nel video e anche nelle note sotto il video. Il

Tip number two is to have the correct level of formality.

consiglio numero due è avere il giusto livello di formalità.

Here's what I mean.

Ecco cosa intendo.

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

Se hai un collega a cui invii un'e-mail tre volte alla settimana o ogni

day,

giorno,

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

non vorrai iniziare quell'e -mail con la cara signora Fowler.

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

È troppo formale per qualcuno a cui invii regolarmente e-mail e quando le nostre e-mail sono

too formal, they show a lot of distance.

troppo formali, mostrano molta distanza.

They're cold and unfriendly.

Sono freddi e ostili.

So we want to be careful about being too formal.

Quindi vogliamo stare attenti a non essere troppo formali.

But you also don't want to be too informal too fast.

Ma non vuoi nemmeno essere troppo informale troppo in fretta.

For example, if you're writing an email to a brand new client,

Ad esempio, se stai scrivendo un'email a un nuovo cliente,

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

probabilmente non inizieresti quell'email con, Ehi, come va Susan?

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

Quel tipo di linguaggio è appropriato solo per qualcuno che conosci bene qualcuno a cui

you feel very close to.

ti senti molto vicino.

So it's all about finding that right balance of formality.

Quindi si tratta solo di trovare il giusto equilibrio tra formalità.

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

Ora so che potresti sentirti preoccupato in questo momento su come evitare di essere troppo

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

formale e freddo e su come evitare di essere troppo informale troppo presto.

And don't worry, I've got you covered.

E non preoccuparti, ci penso io. In

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

realtà ho diverse lezioni incentrate sulla lingua che dovresti usare nelle e-mail

and language that allows you to be polite and friendly in English.

e sulla lingua che ti consente di essere educato e amichevole in inglese.

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

Condividerò i collegamenti a quelli in modo che tu possa guardarli non appena hai

finished with this one and get the right language for your emails.

finito con questo e ottenere la lingua giusta per le tue e-mail. Il

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

consiglio numero tre è particolarmente importante se scrivi e-mail per lavoro e

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

vuoi sembrare un professionista, assicurati che la grammatica, la

punctuation, and spelling are correct.

punteggiatura e l'ortografia siano corrette.

This is a challenge for everyone, including native speakers.

Questa è una sfida per tutti, compresi i madrelingua.

We definitely start typing too fast on the keyboard.

Sicuramente iniziamo a digitare troppo velocemente sulla tastiera.

We don't pay attention, we don't read our emails,

Non prestiamo attenzione, non leggiamo le nostre e-mail

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

e, a volte, ciò significa che potrebbero esserci molti errori e quegli errori

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

sembrano poco professionali. Più puoi ridurre questi errori,

the better your emails are.

migliori sono le tue e-mail.

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

E so che questa è un'area davvero impegnativa. Numero uno, l'

English spelling is a nightmare. And number two,

ortografia inglese è un incubo. E numero due,

I know our grammar is difficult,

so che la nostra grammatica è difficile,

but I have a super easy solution for you and it's free.

ma ho una soluzione facilissima per te ed è gratis.

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

C'è un'app che mi piace usare sul mio computer chiamata Grammarly. Infatti,

my whole team uses it.

tutto il mio team lo usa.

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammarly è il posto perfetto per copiare e incollare la tua e-mail per controllare la

your grammar, spelling, and punctuation.

grammatica, l'ortografia e la punteggiatura.

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

Quindi, se ti senti nervoso per la tua grammatica o l'ortografia in un'e-mail,

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

lascerò un link all'applicazione Grammarly appena sotto questo video.

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

È totalmente gratuito e ti aiuterà assolutamente a sentirti più sicuro

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

quando invii le tue e-mail. Ora, prima di passare al suggerimento quattro,

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

lascia che ti dia un esempio di come potrebbe essere un'e -mail non professionale con molti

and grammar errors might look like.

errori di ortografia e grammatica.

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

Dai un'occhiata a questa email e vedi se riesci a identificare alcuni dei problemi.

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

Dovresti immediatamente notare che parole come I'm o English non sono in maiuscolo

and in a professional email they absolutely should be.

e in un'e-mail professionale dovrebbero assolutamente esserlo.

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

Noterai anche che non c'è spazio tra le prime due frasi e

that makes it very difficult to read. Again,

questo rende molto difficile la lettura. Ancora una volta,

you want a space after the period and the first word of a sentence should

vuoi uno spazio dopo il punto e la prima parola di una frase dovrebbe

definitely be capitalized.

essere sicuramente maiuscola. Il

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

consiglio numero quattro per scrivere e-mail migliori in inglese è avere sempre un

clear subject line.

oggetto molto chiaro.

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

Voglio che pensi per un momento alla tua casella di posta elettronica e a tutte le diverse

emails you have. Which ones are you more likely to read?

email che hai. Quali è più probabile che tu legga?

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

Probabilmente è più probabile che tu legga quelli con un oggetto chiaro perché

know exactly what the email is about.

sai esattamente di cosa tratta l'email.

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

L'altro motivo per cui le righe dell'oggetto chiare sono importanti è che le e-mail contengono

details.

dettagli importanti.

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

Hai mai letto un'e-mail e poi tre giorni dopo stavi cercando di

remember where you read that information and you're searching through five or

ricordare dove hai letto quell'informazione e stai cercando tra cinque o

six or 27 different emails to find that information?

sei o 27 e-mail diverse per trovare quell'informazione?

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

Bene,

è molto più semplice quando la riga dell'oggetto è chiara ed è collegata alle

information in the email,

informazioni nell'e-mail,

so always make sure your subject lines are very clear.

quindi assicurati sempre che le righe dell'oggetto siano molto chiare.

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

In precedenza abbiamo parlato di quelle lunghe catene di e-mail che si verificano quando la

conversation goes back and forth.

conversazione va avanti e indietro.

Sometimes during a long email chain,

A volte durante una lunga catena di e-mail,

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

l'oggetto della conversazione cambia e questo è un ottimo momento per modificare

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

o cambiare l'oggetto dell'e-mail e questo renderà automaticamente più facile

for people to find the email information they need when they're looking for it

per le persone trovare le informazioni e-mail di cui hanno bisogno quando stanno cercando per questo

later. Now, if you're not sure what I mean,

più tardi. Ora, se non sei sicuro di cosa intendo,

let me give you a clear example with these two subject lines.

lascia che ti faccia un chiaro esempio con queste due righe dell'oggetto. La

Number one is question about English.

prima è la domanda sull'inglese.

Number two is question about dates. For fluency school.

La seconda è la domanda sulle date. Per la scuola di scioltezza.

Which one of those is more specific?

Quale di questi è più specifico?

Definitely the second one.

Sicuramente il secondo.

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

So esattamente cosa vuole questa persona o quali informazioni sta cercando,

and the first email,

e alla prima email

I have no idea what their question might be.

non ho idea di quale possa essere la sua domanda.

It could be about English people, English culture,

Potrebbe riguardare gli inglesi, la cultura inglese, la

English language about grammar, spelling. I have no idea.

lingua inglese sulla grammatica, l'ortografia. Non ne ho idea. Non

It's very unclear.

è molto chiaro.

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

Più specifica è la tua riga dell'oggetto , meglio è per il tuo lettore. Il

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

consiglio numero cinque per scrivere e-mail migliori in inglese è di mantenere le e-mail

short and only focus on the most important details.

brevi e concentrarsi solo sui dettagli più importanti.

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

Questa è una delle più grandi sfide che i miei studenti hanno ed è una delle

questions I hear the most.

domande che sento di più. I

My students always want to know how they can be more concise in an email.

miei studenti vogliono sempre sapere come possono essere più concisi in un'e-mail.

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

Essere concisi significa dare molte informazioni in modo molto chiaro senza

using too many words.

usare troppe parole.

That means we have to be very careful about what we say in the email,

Ciò significa che dobbiamo stare molto attenti a ciò che diciamo nell'e-mail,

how many details we provide and what words we use.

a quanti dettagli forniamo e alle parole che usiamo.

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

Il contrario è quando l'e-mail è troppo lunga con paragrafi lunghi e

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

difficili da leggere. Lasciate che vi faccia un esempio. In questa e-mail di esempio,

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

ti mostro l'inizio di qualcuno che riassume un incontro che ha avuto luogo.

As you can immediately see,

Come puoi vedere immediatamente,

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

c'è un lungo paragrafo ed è difficile sapere quali

or information might be in that paragraph.

potrebbero essere i dettagli o le informazioni importanti in quel paragrafo.

I have to be very careful reading it and do it slowly.

Devo stare molto attento a leggerlo e farlo lentamente.

You'll also see that it's very wordy.

Vedrai anche che è molto prolisso.

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

Ciò significa che ci sono troppe parole e in realtà ne ripetiamo alcune

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

ancora e ancora. Ad esempio, puoi vedere le parole incontro discusso,

adjust multiple times in the email.

regolare più volte nell'e-mail.

It would be much simpler and better if we only used those words once.

Sarebbe molto più semplice e migliore se usassimo quelle parole solo una volta.

So let me show you how we can simplify that.

Quindi lascia che ti mostri come possiamo semplificarlo.

There's one easy thing that we can do.

C'è una cosa facile che possiamo fare.

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

Usa i punti elenco e invece di scrivere frasi lunghe e paragrafi interi,

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

identifica i dettagli più importanti e utilizza un elenco puntato o un elenco numerato

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

per mostrare tali informazioni e l' elenco puntato rende molto più facile per il

reader to focus on the important information.

lettore concentrarsi sulle informazioni importanti.

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

E questi sono i tuoi cinque suggerimenti per scrivere e-mail migliori in inglese ed evitare

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

alcuni errori comuni. Per ricapitolare, questi cinque suggerimenti sono:

always have a greeting and make sure it's correct.

fai sempre un saluto e assicurati che sia corretto.

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

Avere il giusto equilibrio di formalità nella tua e-mail. Assicurati che la grammatica, la

punctuation, and spelling are correct.

punteggiatura e l'ortografia siano corrette.

Always use a subject line that is clear and specific.

Usa sempre un oggetto chiaro e specifico.

And number five, keep your email concise.

E numero cinque, mantieni la tua email concisa.

Now before we finish, I have a challenge question for you.

Ora, prima di finire, ho una domanda di sfida per te.

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

Voglio sapere qual è il miglior consiglio che tu abbia mai ricevuto per scrivere

professional emails.

email professionali.

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

Potresti avere qualche consiglio che è esattamente ciò di cui qualcun altro ha bisogno oggi.

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

È molto probabile che qualcuno nella community di Confident English si stia

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

stressando su cosa scrivere in un'e-mail oggi e potresti avere il

of advice. So I would love to hear what that is.

consiglio perfetto. Quindi mi piacerebbe sapere di cosa si tratta.

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

Puoi condividere i tuoi consigli con me appena sotto questo video o nei commenti

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

della lezione online prima che finisca. Se hai trovato utile questa lezione,

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

mi piacerebbe saperlo e puoi dirmelo in tre semplici modi. Numero uno,

give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak Confident

dai a questa lezione un pollice in su su YouTube e iscriviti al canale Speak Confident

English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

English per non perderti mai. Una delle mie lezioni. Numero due,

you can share this with friends and colleagues on Facebook or LinkedIn.

puoi condividerlo con amici e colleghi su Facebook o LinkedIn.

And number three,

E numero tre,

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

se hai un amico o un collega che vuole scrivere e-mail migliori in inglese,

email them this lesson directly with that, have a fantastic week.

mandagli questa lezione via e-mail direttamente con quella, buona settimana.

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

Grazie mille per esserti unito a me e ci vediamo la prossima volta per la tua

English lesson.

lezione di inglese sicuro.