Write Better Emails in English — Top 5 Tips

Hey,

it's Annemarie with Speak Confident English and this is exactly where you want

Xin chào,

đó là Annemarie với Nói tiếng Anh tự tin và đây chính xác là nơi bạn muốn

to be every week to get the confidence you want for your life and work in

đến mỗi tuần để có được sự tự tin mà bạn muốn cho cuộc sống và công việc bằng

English. Now, of course,

tiếng Anh. Bây giờ, tất nhiên,

most of what we do is all about confidence when speaking in English,

hầu hết những gì chúng tôi làm là để tự tin khi nói bằng tiếng Anh,

but I also know that every day you're probably writing some emails in English,

nhưng tôi cũng biết rằng hàng ngày bạn có thể viết một số email bằng tiếng Anh,

especially if you use English at work.

đặc biệt nếu bạn sử dụng tiếng Anh tại nơi làm việc.

And I also know that you want your writing to be easy to understand,

Và tôi cũng biết rằng bạn muốn bài viết của mình dễ hiểu,

clear and correct.

rõ ràng và chính xác.

You also want those emails to be easy to write.

Bạn cũng muốn những email đó dễ viết.

So today we're a hundred percent focused on how to write better emails in

Vì vậy, hôm nay chúng tôi tập trung 100% vào cách viết email tốt hơn bằng

English and some common mistakes to avoid.

tiếng Anh và một số lỗi phổ biến cần tránh.

Let's dive in right away with the first of five tips to write better emails in

Hãy đi sâu vào ngay với mẹo đầu tiên trong số năm mẹo để viết email tốt hơn bằng

English.

tiếng Anh.

The first one is always include a greeting and make sure that it's correct,

Điều đầu tiên luôn bao gồm một lời chào và đảm bảo rằng lời chào đó chính xác,

whether you're writing to a potential new client for the very first time or a

cho dù bạn viết thư cho một khách hàng mới tiềm năng lần đầu tiên hay một

colleague that you see every day.

đồng nghiệp mà bạn gặp hàng ngày.

It is always polite and friendly to start with a greeting.

Luôn lịch sự và thân thiện khi bắt đầu bằng một lời chào.

Now I know that sometimes those email conversations get really long.

Bây giờ tôi biết rằng đôi khi những cuộc trò chuyện qua email đó rất dài.

You might send an email to your colleague to identify a date and a time for your

Bạn có thể gửi email cho đồng nghiệp của mình để xác định ngày và giờ cho

next meeting. So you would start that first email with Hey Susan,

cuộc họp tiếp theo của bạn. Vì vậy, bạn sẽ bắt đầu email đầu tiên với Hey Susan,

or hi Susan. And then over the next day,

hoặc chào Susan. Và sau đó vào ngày hôm sau,

maybe there are 20 emails back and forth as you try to decide on a date and a

có thể có 20 email qua lại khi bạn cố gắng quyết định ngày

time. And when that happens,

giờ. Và khi điều đó xảy ra, việc ngừng sử dụng lời chào

it's perfectly appropriate later in that series of emails to stop using a

sau đó trong loạt email đó là hoàn toàn phù hợp

greeting. But the very first one should always have one.

. Nhưng người đầu tiên nên luôn luôn có một.

Now before I talk about how to have the correct greeting,

Bây giờ trước khi nói về cách chào hỏi đúng cách,

I've got an insider tip for you.

tôi có một mẹo nội bộ dành cho bạn.

I just talked about those long email conversations where you go back and forth.

Tôi vừa nói về những cuộc trò chuyện qua email dài mà bạn tới lui.

In English, we call that an email chain or a chain of emails.

Trong tiếng Anh, chúng tôi gọi đó là chuỗi email hoặc chuỗi email.

So again,

Vì vậy, một lần nữa,

in the first email you should always have a greeting because it's professional,

trong email đầu tiên, bạn luôn phải có lời chào vì nó chuyên nghiệp

polite, and friendly. But as you go through that email chain,

, lịch sự và thân thiện. Nhưng khi bạn xem qua chuỗi email đó,

it's perfectly appropriate to stop using that greeting,

việc ngừng sử dụng lời chào đó là hoàn toàn phù hợp,

especially with people you know well.

đặc biệt là với những người bạn biết rõ.

Now the second thing about greetings is to make sure that they are correct.

Bây giờ, điều thứ hai về lời chào là đảm bảo rằng chúng đúng.

And what that means is knowing who you're writing to.

Và điều đó có nghĩa là biết bạn đang viết thư cho ai.

You would be surprised by how many emails I get every week that begin with,

Bạn sẽ ngạc nhiên bởi số lượng email mà tôi nhận được mỗi tuần bắt đầu từ đó,

dear sir. I'm definitely not a sir,

thưa ông. Tôi chắc chắn không phải là một ngài,

and what that tells me is the writer has no idea who I am.

và điều đó cho tôi biết là người viết không biết tôi là ai.

I've got a question for you.

Tôi có một câu hỏi cho bạn.

If you get an email and the greeting is completely wrong,

Nếu bạn nhận được một email và lời chào hoàn toàn sai

how likely are you to read that email or read it carefully?

, khả năng bạn sẽ đọc hoặc đọc kỹ email đó là bao nhiêu?

You're probably a little less likely to read it or less interested because that

Có lẽ bạn sẽ ít đọc nó hơn hoặc ít quan tâm hơn vì

person has no idea who you are.

người đó không biết bạn là ai.

The greeting you use in your email is the first impression your reader has and

Lời chào bạn sử dụng trong email là ấn tượng đầu tiên mà người đọc có được và

you want that impression to be professional, polite, and friendly. Now,

bạn muốn ấn tượng đó phải chuyên nghiệp, lịch sự và thân thiện. Bây giờ,

if you're not sure about which greetings to use or what words to use,

nếu bạn không chắc chắn nên sử dụng lời chào nào hoặc sử dụng từ nào,

I've got a full lesson on that topic.

thì tôi có một bài học đầy đủ về chủ đề đó.

I'll share a link in the video and in the notes below the video as well.

Tôi sẽ chia sẻ một liên kết trong video và trong phần ghi chú bên dưới video.

Tip number two is to have the correct level of formality.

Mẹo số hai là có mức độ trang trọng chính xác.

Here's what I mean.

Đây là những gì tôi muốn nói.

If you have a colleague that you send an email to three times a week or every

Nếu bạn có một đồng nghiệp mà bạn gửi email ba lần một tuần hoặc mỗi

day,

ngày,

you don't want to begin that email with dear Ms. Fowler.

bạn sẽ không muốn bắt đầu email đó với cô Fowler thân mến.

It's way too formal for someone that you email regularly and when our emails are

Nó quá trang trọng đối với người mà bạn gửi email thường xuyên và khi email của chúng tôi

too formal, they show a lot of distance.

quá trang trọng, chúng sẽ thể hiện rất nhiều khoảng cách.

They're cold and unfriendly.

Họ lạnh lùng và không thân thiện.

So we want to be careful about being too formal.

Vì vậy, chúng tôi muốn cẩn thận về việc quá trang trọng.

But you also don't want to be too informal too fast.

Nhưng bạn cũng không muốn quá thân mật quá nhanh.

For example, if you're writing an email to a brand new client,

Ví dụ: nếu bạn đang viết email cho một khách hàng hoàn toàn mới,

you probably wouldn't start that email with, Hey, what's up Susan?

có lẽ bạn sẽ không bắt đầu email đó bằng câu: Này, Susan có chuyện gì vậy?

That kind of language is only appropriate for someone you know well someone that

Loại ngôn ngữ đó chỉ thích hợp với người mà bạn biết rõ, người mà

you feel very close to.

bạn cảm thấy rất thân thiết.

So it's all about finding that right balance of formality.

Vì vậy, đó là tất cả về việc tìm kiếm sự cân bằng đúng đắn của hình thức.

Now I know you might be feeling worried right now about how to avoid being too

Bây giờ tôi biết bạn có thể đang cảm thấy lo lắng về việc làm thế nào để tránh tỏ ra quá trang

formal and cold and how to avoid being too informal too soon.

trọng và lạnh lùng cũng như làm thế nào để tránh trở nên quá trang trọng quá sớm.

And don't worry, I've got you covered.

Và đừng lo lắng, tôi đã bảo vệ bạn.

I actually have several lessons that focus on language you should use in emails

Tôi thực sự có một số bài học tập trung vào ngôn ngữ bạn nên sử dụng trong email

and language that allows you to be polite and friendly in English.

và ngôn ngữ cho phép bạn tỏ ra lịch sự và thân thiện bằng tiếng Anh.

I'm going to share links to those so that you can watch those as soon as you're

Tôi sẽ chia sẻ liên kết đến những liên kết đó để bạn có thể xem chúng ngay sau khi

finished with this one and get the right language for your emails.

hoàn thành liên kết này và nhận được ngôn ngữ phù hợp cho email của mình.

Tip number three is especially important if you're writing emails for work and

Mẹo số ba đặc biệt quan trọng nếu bạn đang viết email cho công việc và

you want to look like a professional, make sure that your grammar,

bạn muốn trông giống một người chuyên nghiệp, hãy đảm bảo rằng ngữ pháp

punctuation, and spelling are correct.

, dấu câu và chính tả của bạn là chính xác.

This is a challenge for everyone, including native speakers.

Đây là một thách thức đối với tất cả mọi người, kể cả người bản ngữ.

We definitely start typing too fast on the keyboard.

Chúng tôi chắc chắn bắt đầu gõ quá nhanh trên bàn phím.

We don't pay attention, we don't read our emails,

Chúng tôi không chú ý, chúng tôi không đọc email của mình

and sometimes that means there might be a lot of mistakes and those mistakes

và đôi khi điều đó có nghĩa là có thể có rất nhiều lỗi và những lỗi đó có

look unprofessional. The more you can reduce those errors,

vẻ không chuyên nghiệp. Bạn càng có thể giảm những lỗi đó,

the better your emails are.

thì email của bạn càng tốt.

And I know that this is an area that's really challenging. Number number one,

Và tôi biết rằng đây là một lĩnh vực thực sự thách thức. Số một,

English spelling is a nightmare. And number two,

đánh vần tiếng Anh là một cơn ác mộng. Và điều thứ hai,

I know our grammar is difficult,

tôi biết ngữ pháp của chúng ta khó,

but I have a super easy solution for you and it's free.

nhưng tôi có một giải pháp siêu dễ dàng cho bạn và nó hoàn toàn miễn phí.

There's an app that I love to use on my computer called Grammarly. In fact,

Có một ứng dụng mà tôi thích sử dụng trên máy tính của mình có tên là Grammarly. Trên thực tế

my whole team uses it.

, cả nhóm của tôi đều sử dụng nó.

Grammarly is the perfect place for you to copy and paste your email to check

Grammarly là nơi lý tưởng để bạn sao chép và dán email của mình nhằm kiểm tra

your grammar, spelling, and punctuation.

ngữ pháp, chính tả và dấu câu.

So if you're feeling nervous about your grammar or spelling in an email,

Vì vậy, nếu bạn cảm thấy lo lắng về ngữ pháp hoặc chính tả của mình trong email,

I'll leave a link to the Grammarly application just below this video.

tôi sẽ để lại một liên kết đến ứng dụng Grammarly ngay bên dưới video này.

It's totally free to use and it will absolutely help you feel more confident

Nó hoàn toàn miễn phí sử dụng và nó hoàn toàn sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn

when you're sending your emails. Now, before I move on to tip four,

khi gửi email. Bây giờ, trước khi tôi chuyển sang mẹo bốn,

let me give you an example of what an unprofessional email with lots of spelling

hãy để tôi cho bạn một ví dụ về một email không chuyên nghiệp với nhiều lỗi chính tả

and grammar errors might look like.

và ngữ pháp sẽ trông như thế nào.

Take a look at this email and see if you can identify some of the problems.

Hãy xem email này và xem liệu bạn có thể xác định một số vấn đề không.

You should immediately notice that words like I'm or English aren't capitalized

Bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy rằng những từ như tôi hoặc tiếng Anh không được viết hoa

and in a professional email they absolutely should be.

và trong một email chuyên nghiệp, chúng hoàn toàn nên như vậy.

You'll also notice that there's no space between the first two sentences and

Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng không có khoảng cách giữa hai câu đầu tiên và

that makes it very difficult to read. Again,

điều đó khiến nó rất khó đọc. Một lần nữa,

you want a space after the period and the first word of a sentence should

bạn muốn có một khoảng trắng sau dấu chấm và từ đầu tiên của câu

definitely be capitalized.

chắc chắn phải được viết hoa.

Tip number four for writing better emails in English is to always have a very

Mẹo số bốn để viết email tốt hơn bằng tiếng Anh là luôn có

clear subject line.

dòng chủ đề thật rõ ràng.

I want you to think about your email inbox for a moment and all the different

Tôi muốn bạn suy nghĩ một chút về hộp thư đến email của bạn và tất cả các email khác nhau

emails you have. Which ones are you more likely to read?

mà bạn có. Những cái nào bạn có nhiều khả năng đọc?

You're probably more likely to read the ones with a clear subject because you

Bạn có nhiều khả năng sẽ đọc những email có chủ đề rõ ràng vì bạn

know exactly what the email is about.

biết chính xác nội dung của email.

The other reason clear subject lines are important is emails contain important

Một lý do khác khiến dòng chủ đề rõ ràng rất quan trọng là email chứa các

details.

chi tiết quan trọng.

Have you ever read an email and then three days later you were trying to

Bạn đã bao giờ đọc một email và ba ngày sau, bạn cố gắng

remember where you read that information and you're searching through five or

nhớ xem mình đã đọc thông tin đó ở đâu và lục tung năm,

six or 27 different emails to find that information?

sáu hay 27 email khác nhau để tìm thông tin đó chưa?

Well,

it's much easier when the subject line is clear and it's connected to the

Chà,

sẽ dễ dàng hơn nhiều khi dòng chủ đề rõ ràng và được kết nối với

information in the email,

thông tin trong email,

so always make sure your subject lines are very clear.

vì vậy hãy luôn đảm bảo dòng chủ đề của bạn thật rõ ràng.

Earlier we talked about those long email chains that happen when the

Trước đó chúng ta đã nói về những chuỗi email dài xảy ra khi

conversation goes back and forth.

cuộc trò chuyện diễn ra qua lại.

Sometimes during a long email chain,

Đôi khi trong một chuỗi email dài,

the subject of the conversation changes and that's a great time for you to edit

chủ đề của cuộc trò chuyện thay đổi và đó là thời điểm tuyệt vời để bạn chỉnh sửa

or change the subject of the email and that will automatically make it easier

hoặc thay đổi chủ đề của email và điều đó sẽ tự động giúp

for people to find the email information they need when they're looking for it

mọi người dễ dàng tìm thấy thông tin email họ cần hơn khi họ đang tìm kiếm cho nó

later. Now, if you're not sure what I mean,

sau này. Bây giờ, nếu bạn không chắc tôi muốn nói gì,

let me give you a clear example with these two subject lines.

hãy để tôi cho bạn một ví dụ rõ ràng với hai dòng chủ đề này.

Number one is question about English.

Số một là câu hỏi về tiếng Anh.

Number two is question about dates. For fluency school.

Số hai là câu hỏi về ngày tháng. Đối với trường lưu loát.

Which one of those is more specific?

Cái nào trong số đó cụ thể hơn?

Definitely the second one.

Chắc chắn là cái thứ hai.

I know exactly what this person wants or what information they're looking for,

Tôi biết chính xác người này muốn gì hoặc họ đang tìm kiếm thông tin gì,

and the first email,

và trong email đầu tiên,

I have no idea what their question might be.

tôi không biết câu hỏi của họ có thể là gì.

It could be about English people, English culture,

Đó có thể là về con người Anh, văn hóa

English language about grammar, spelling. I have no idea.

Anh, ngôn ngữ Anh về ngữ pháp, chính tả. Tôi không có ý kiến.

It's very unclear.

Nó rất không rõ ràng.

The more specific your subject line is, the better it is for your reader.

Dòng chủ đề của bạn càng cụ thể thì càng tốt cho người đọc của bạn.

Tip number five for writing better emails in English is to keep your emails

Mẹo số năm để viết email bằng tiếng Anh tốt hơn là giữ cho email của bạn

short and only focus on the most important details.

ngắn gọn và chỉ tập trung vào những chi tiết quan trọng nhất.

This is one of the biggest challenges my students have and it's one of the

Đây là một trong những thách thức lớn nhất mà sinh viên của tôi gặp phải và đó là một trong những

questions I hear the most.

câu hỏi tôi nghe nhiều nhất.

My students always want to know how they can be more concise in an email.

Các sinh viên của tôi luôn muốn biết làm thế nào họ có thể viết ngắn gọn hơn trong một email.

To be concise means to give a lot of information in a very clear way without

Súc tích có nghĩa là cung cấp nhiều thông tin một cách rất rõ ràng mà không cần

using too many words.

sử dụng quá nhiều từ.

That means we have to be very careful about what we say in the email,

Điều đó có nghĩa là chúng tôi phải rất cẩn thận về những gì chúng tôi nói trong email,

how many details we provide and what words we use.

số lượng chi tiết chúng tôi cung cấp và những từ chúng tôi sử dụng.

The opposite is when the email is too long with big paragraphs that are

Ngược lại khi email quá dài với những đoạn văn lớn

difficult to read. Let me give you an example. In this sample email,

khó đọc. Tôi sẽ cho bạn một ví dụ. Trong email mẫu này,

I'm showing you the beginning of someone summarizing a meeting that took place.

tôi đang cho bạn thấy phần đầu của một người tóm tắt cuộc họp đã diễn ra.

As you can immediately see,

Như bạn có thể thấy ngay,

there's one big long paragraph and it's hard to know what the important details

có một đoạn văn dài và rất khó để biết những chi tiết

or information might be in that paragraph.

hoặc thông tin quan trọng nào có thể có trong đoạn văn đó.

I have to be very careful reading it and do it slowly.

Tôi phải rất cẩn thận đọc nó và làm nó từ từ.

You'll also see that it's very wordy.

Bạn cũng sẽ thấy rằng nó rất dài dòng.

What that means is there are too many words and we actually repeat some words

Điều đó có nghĩa là có quá nhiều từ và chúng ta thực sự lặp đi lặp lại một số từ

again and again. For example, you can see the words meeting discussed,

. Chẳng hạn, bạn có thể thấy các từ họp thảo luận,

adjust multiple times in the email.

điều chỉnh nhiều lần trong email.

It would be much simpler and better if we only used those words once.

Sẽ đơn giản và tốt hơn nhiều nếu chúng ta chỉ sử dụng những từ đó một lần.

So let me show you how we can simplify that.

Vì vậy, hãy để tôi chỉ cho bạn cách chúng ta có thể đơn giản hóa điều đó.

There's one easy thing that we can do.

Có một điều dễ dàng mà chúng ta có thể làm.

Use bullet points and instead of writing long sentences and full paragraphs,

Sử dụng dấu đầu dòng và thay vì viết câu dài và đoạn văn đầy đủ, hãy

identify the most important details and use a bulleted list or a numbered list

xác định các chi tiết quan trọng nhất và sử dụng danh sách dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số

to show that information and the bulleted list makes it much easier for the

để hiển thị thông tin đó và danh sách dấu đầu dòng giúp

reader to focus on the important information.

người đọc tập trung vào thông tin quan trọng dễ dàng hơn nhiều.

And those are your five tips for writing better emails in English and avoiding

Và đó là năm lời khuyên của bạn để viết email tốt hơn bằng tiếng Anh và tránh

some common mistakes. Just to recap, those five tips are:

một số lỗi phổ biến. Tóm lại, năm lời khuyên đó là:

always have a greeting and make sure it's correct.

luôn chào hỏi và đảm bảo rằng lời chào đó đúng.

Have the right balance of formality in your email. Make sure your grammar,

Có sự cân bằng phù hợp về hình thức trong email của bạn. Hãy chắc chắn rằng ngữ pháp

punctuation, and spelling are correct.

, dấu câu và chính tả của bạn là chính xác.

Always use a subject line that is clear and specific.

Luôn sử dụng dòng chủ đề rõ ràng và cụ thể.

And number five, keep your email concise.

Và điều thứ năm, giữ cho email của bạn ngắn gọn.

Now before we finish, I have a challenge question for you.

Bây giờ trước khi chúng ta kết thúc, tôi có một câu hỏi thử thách dành cho bạn.

I want to know what is the best piece of advice you've ever received for writing

Tôi muốn biết lời khuyên tốt nhất mà bạn từng nhận được để viết

professional emails.

email chuyên nghiệp là gì.

You might have some advice that is exactly what someone else needs today.

Bạn có thể có một số lời khuyên chính xác là những gì người khác cần ngày hôm nay.

It's very possible that someone in the Confident English community is stressing

Rất có thể ai đó trong cộng đồng Tự tin nói tiếng Anh đang căng thẳng

out about what to write in an email today and you might have the perfect piece

về việc phải viết gì trong email ngày hôm nay và bạn có thể có một lời khuyên hoàn hảo

of advice. So I would love to hear what that is.

. Vì vậy, tôi rất thích nghe đó là gì.

You can share your advice with me just below this video or in the comments of

Bạn có thể chia sẻ lời khuyên của mình với tôi ngay bên dưới video này hoặc trong phần bình luận của

the online lesson before I finish. If you found this lesson useful to you,

bài học trực tuyến trước khi tôi kết thúc. Nếu bạn thấy bài học này hữu ích với mình,

I would love to know and you can tell me in three simple ways. Number one,

tôi rất muốn biết và bạn có thể cho tôi biết bằng ba cách đơn giản. Thứ nhất,

give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak Confident

hãy thích bài học này trên YouTube và đăng ký kênh Nói

English channel so you never miss. One of my lessons. Number two,

Tiếng Anh Tự Tin để bạn không bao giờ bỏ lỡ. Một trong những bài học của tôi. Thứ hai,

you can share this with friends and colleagues on Facebook or LinkedIn.

bạn có thể chia sẻ điều này với bạn bè và đồng nghiệp trên Facebook hoặc LinkedIn.

And number three,

Và điều thứ ba,

if you have a friend or a colleague who wants to write better emails in English,

nếu bạn có một người bạn hoặc một đồng nghiệp muốn viết email tốt hơn bằng tiếng Anh, hãy

email them this lesson directly with that, have a fantastic week.

gửi email bài học này trực tiếp cho họ, chúc một tuần tuyệt vời.

Thank you so much for joining me and I'll see you next time for your Confident

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã tham gia cùng tôi và tôi sẽ gặp bạn lần sau trong

English lesson.

bài học Tiếng Anh tự tin.