Write Professional Emails in English | Step-by-Step

How much time do you spend sitting at your desk worried about

چقدر زمان را صرف نشستن پشت میز خود می کنید و نگران

clicking that send button on an email? Is your email clear?

کلیک کردن روی دکمه ارسال در ایمیل هستید؟ آیا ایمیل شما واضح است؟

Is your grammar accurate? Is it easy to understand,

آیا گرامر شما دقیق است؟ آیا درک آن آسان،

professional and polite?

حرفه ای و مودب است؟

Perhaps you regularly use a translation tool,

شاید شما مرتباً از ابزار ترجمه استفاده می کنید،

but you're still not sure. In this Confident English lesson today,

اما هنوز مطمئن نیستید. امروز در این درس انگلیسی مطمئن،

I want to help you write stress-free, worry-free emails in English.

می‌خواهم به شما کمک کنم تا ایمیل‌های بدون استرس و بدون نگرانی به زبان انگلیسی بنویسید.

I'm going to share with you seven tips plus sentence starters.

من قصد دارم هفت نکته به اضافه شروع جملات را با شما به اشتراک بگذارم.

You can immediately begin using to write professional emails in English.

می توانید بلافاصله شروع به استفاده از نوشتن ایمیل های حرفه ای به زبان انگلیسی کنید.

Before we get started, just in case this is your first time here,

قبل از شروع، فقط در صورتی که اولین بار است که اینجا هستید،

let me quickly introduce myself. I'm Annemarie with Speak Confident English.

اجازه دهید سریع خودم را معرفی کنم. من آنماری هستم و با اطمینان انگلیسی صحبت می کنم.

Everything I do is designed to help you get the confidence you want for your

هر کاری که من انجام می‌دهم برای کمک به شما در به دست آوردن اعتماد به نفسی که برای

life and work in English.

زندگی و کارتان به زبان انگلیسی می‌خواهید طراحی شده است.

One way I do that is with my weekly Confident English lessons where I share my

یکی از راه‌هایی که من این کار را انجام می‌دهم، درس‌های هفتگی انگلیسی با اعتماد به نفس است که در آن

top fluency and confidence-building strategies as well as training and

بهترین تسلط و استراتژی‌های اعتمادساز و همچنین مهارت‌های آموزشی و

communication skills, just like in this lesson today. So while you're here,

ارتباطی خود را به اشتراک می‌گذارم، درست مانند این درس امروز. بنابراین تا زمانی که اینجا هستید،

make sure to give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak

مطمئن شوید که این درس را در YouTube به اشتراک بگذارید و در

Confident English YouTube channel so you never miss one of my Confident English

کانال یوتیوب Speak Confident English مشترک شوید تا هرگز یکی از درس‌های انگلیسی مطمئن من را از دست ندهید

lessons. Before we get to the first tip for easy to write emails in English,

. قبل از اینکه به اولین نکته برای نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی آسان بپردازیم،

let's talk about what professional emails should be.

بیایید در مورد اینکه ایمیل های حرفه ای باید چه باشند صحبت کنیم.

Your emails should be clear, concise, polite,

ایمیل های شما باید واضح، مختصر، مؤدبانه

and productive. In other words,

و سازنده باشند. به عبارت دیگر،

emails that you send for work purposes should be easy to read and

ایمیل هایی که برای اهداف کاری ارسال می کنید باید به راحتی قابل خواندن باشند و

they should get the job done. Whether the job of the email is to inform,

کار را انجام دهند. خواه وظیفه ایمیل اطلاع رسانی،

negotiate, propose, or make a request.

مذاکره، پیشنهاد یا درخواست باشد.

Unlike emails to friends and family,

برخلاف ایمیل‌های ارسالی به دوستان و خانواده،

professional emails have standards we need to follow.

ایمیل‌های حرفه‌ای استانداردهایی دارند که باید از آنها پیروی کنیم.

Whether you're writing an email to your boss,

چه در حال نوشتن ایمیل برای رئیس خود باشید، چه

a potential new client you'd like to impress a colleague in another country,

یک مشتری جدید بالقوه که دوست دارید یک همکار در کشور دیگری را تحت تأثیر قرار دهید،

a human resources manager about a job opportunity or an employer about a

یک مدیر منابع انسانی در مورد یک فرصت شغلی یا یک کارفرما در مورد یک

job interview,

مصاحبه شغلی

the emails you send in these situations represent you and perhaps

، ایمیل هایی که در این شرایط ارسال می کنید. نماینده شما و شاید

represent the company you work for.

نماینده شرکتی باشد که در آن کار می کنید.

What you say is going to leave an impression by writing an email

آنچه شما می گویید با نوشتن یک

that is clear, concise, polite, and productive.

ایمیل واضح، مختصر ، مودبانه و سازنده تاثیری بر جای می گذارد.

You are ensuring clear and effective communication.

شما از ارتباط شفاف و مؤثر اطمینان حاصل می کنید .

So let's get right into tip number one.

پس بیایید به نکته شماره یک برویم.

Use a simple specific subject line.

از یک موضوع ساده و خاص استفاده کنید.

As I'm sure you know, when you open your email inbox every day,

همانطور که مطمئن هستم می دانید، وقتی هر روز صندوق ورودی ایمیل خود را باز می کنید،

you do a quick scan through all the emails,

یک اسکن سریع از طریق تمام ایمیل ها انجام می دهید،

and there are certain ones that jump out to you,

و ایمیل های خاصی هستند که به شما می

certain emails you want to open.

رسند، ایمیل های خاصی که می خواهید باز کنید.

Those tend to have clear specific subject lines.

آنهایی که تمایل دارند خطوط موضوعی مشخصی داشته باشند.

You know exactly what the email is about or the subject line captures

شما دقیقاً می دانید که ایمیل در مورد چیست یا خط موضوع

your attention.

توجه شما را به خود جلب می کند.

No matter who you're communicating to in a professional email,

مهم نیست که در یک ایمیل حرفه ای با چه کسی ارتباط برقرار می

it's important to have a subject line that is going to tell your reader

کنید، مهم است که موضوعی داشته باشید که دقیقاً به خواننده شما

exactly what the email's about.

بگوید که ایمیل در مورد چیست.

Doing this increases the likelihood that your reader will open and read

انجام این کار این احتمال را افزایش می دهد که خواننده شما ایمیل شما را باز کرده و بخواند

your email and respond as well.

و همچنین پاسخ دهد.

So let's take a look at a quick example of what not to do and what to do

بنابراین بیایید نگاهی به یک مثال کوتاه از کارهایی که نباید انجام داد و به جای آن چه کاری انجام

instead.

داد، بیاندازیم.

Rather than simply use the words meeting request in a subject line,

به جای استفاده از کلمات درخواست جلسه در یک موضوع،

you can make it more specific by saying, meet Monday about schedule change.

می توانید آن را با گفتن، ملاقات دوشنبه در مورد تغییر برنامه مشخص تر کنید.

This subject line is not a complete sentence.

این موضوع یک جمله کامل نیست.

If I were writing this in an email, I might say,

اگر بخواهم این را در یک ایمیل بنویسم، می‌توانم بگویم،

can you meet on Monday to talk about a schedule change?

آیا می‌توانید دوشنبه برای صحبت در مورد تغییر برنامه ملاقات کنید؟

But I want to make this subject line as clear and short as

اما من می خواهم این موضوع را تا حد امکان واضح و کوتاه

possible, so I'm focusing on the keywords,

کنم، بنابراین روی کلمات کلیدی

the most important element of my email. Before we go on to tip number two,

، مهمترین عنصر ایمیلم، تمرکز می کنم. قبل از اینکه به نکته شماره دو برویم،

here are a few more great examples of subject lines.

در اینجا چند نمونه عالی دیگر از خطوط موضوعی آورده شده است.

Suggestion for your presentation, answer to your question about pricing plans,

پیشنهاد برای ارائه شما، پاسخ به سوال شما در مورد برنامه های قیمت گذاری،

two ideas to solve budget issue, update on software bug,

دو ایده برای حل مشکل بودجه ، به روز رسانی در مورد اشکال نرم افزار،

new user stats now available.

آمار کاربران جدید اکنون در دسترس است.

Each one of those says exactly what the email is about so your reader knows what

هر یک از آنها دقیقاً می‌گوید که ایمیل درباره چه چیزی است تا خواننده شما بداند که چه چیزی

to expect. Now, I don't know about you,

را انتظار دارد. حالا من شما را نمی دانم،

but I like to write my subject line last.

اما دوست دارم خط موضوعم را آخر بنویسم.

I say what I need to say in my email and make sure that I know exactly what

من آنچه را که باید در ایمیلم بگویم می‌گویم و مطمئن می‌شوم که دقیقاً می‌دانم

the focus or purpose of the email is,

تمرکز یا هدف ایمیل چیست

and then I use that information to help me write that clear,

و سپس از آن اطلاعات برای کمک به نوشتن موضوع واضح و

concise subject line.

مختصر استفاده می‌کنم.

Tip number two is use greetings always.

نکته شماره دو این است که همیشه از سلام استفاده کنید.

This one seems obvious,

این یکی واضح به نظر می رسد،

but you might be surprised how many emails get sent in a work

اما ممکن است تعجب کنید که چگونه بسیاری از ایمیل ها در یک

environment without an appropriate greeting,

محیط کاری بدون احوالپرسی مناسب

and an email without a greeting might appear rude or too familiar.

ارسال می شوند و یک ایمیل بدون احوالپرسی ممکن است بی ادبانه یا خیلی آشنا به نظر برسد.

I'm going to share a few examples with you in just a moment.

من قصد دارم چند نمونه را در یک لحظه با شما به اشتراک بگذارم.

All of them are ideal for the workplace,

همه آنها برای محل کار،

for contacting or reaching out to someone you don't know,

برای تماس یا برقراری ارتباط با فردی که نمی‌شناسید،

requesting information about services or products,

درخواست اطلاعات در مورد خدمات یا محصولات

or aiming to connect with a new potential client. Of course,

یا هدف برقراری ارتباط با یک مشتری بالقوه جدید ایده‌آل هستند. البته،

if you're communicating outside of work with coworkers, you know well,

اگر خارج از محل کار با همکارانتان ارتباط برقرار می کنید، به خوبی می دانید،

friends or family, we can be far more casual.

دوستان یا خانواده، ما می توانیم خیلی راحت تر باشیم.

We can even eliminate a greeting. But in the workplace,

ما حتی می توانیم یک سلام را حذف کنیم. اما در محل کار،

when we're writing professional emails, always, always,

زمانی که ایمیل‌های حرفه‌ای می‌نویسیم، همیشه، همیشه،

always include a greeting.

همیشه شامل یک تبریک می‌شویم.

The first on our list and the most common is, hello, a simple hello.

اولین مورد در لیست ما و رایج ترین آن سلام، یک سلام ساده است.

After that, we typically include someone's name, and I have to tell you,

پس از آن، ما معمولاً نام یک نفر را درج می کنیم، و باید به شما بگویم که

I'm an American. I live in the United States. We tend to be rather informal,

من یک آمریکایی هستم. من در ایالات متحده زندگی می کنم . ما معمولاً غیررسمی هستیم،

so most of the time if we're writing to an individual,

بنابراین بیشتر اوقات اگر برای فردی نامه می نویسیم،

we'll say hello with their first name. But of course,

با نام کوچک او سلام می کنیم. اما البته

if I want to be even more formal and show respect,

اگر بخواهم حتی رسمی تر باشم و احترام بگذارم،

I can use someone's title and their last name. For example, Ms.

می توانم از عنوان و نام خانوادگی کسی استفاده کنم . مثلا خانم

Fowler or Mr. Williams.

فاولر یا آقای ویلیامز.

A second common greeting for professional emails and one that is more formal

دومین تبریک رایج برای ایمیل‌های حرفه‌ای و رسمی‌تر

is to use the word dear,

این است که از کلمه dear و به

followed by someone's first name or their title and their last name.

دنبال آن نام شخصی یا عنوان و نام خانوادگی او استفاده کنید.

So Dear Laura, Dear Dr. Sloan, Dear Ms. Williams,

بنابراین لورا عزیز، دکتر اسلون عزیز، خانم ویلیامز عزیز،

you'll typically see this used in very formal emails,

شما معمولاً می بینید که این مورد در ایمیل های بسیار رسمی استفاده می شود،

almost like a business letter, for example,

تقریباً مانند یک نامه تجاری، به عنوان مثال،

an email offering a job position for a more casual tone,

ایمیلی که موقعیت شغلی را با لحن معمولی تر ارائه می دهد،

you can certainly use the word high in a professional email followed by

مطمئناً می توانید از کلمه high در یک ایمیل حرفه ای و به دنبال آن

someone's first name. And lastly,

نام شخصی استفاده کنید. و در آخر،

we can use to whom it may concern or dear. Plus,

ما می توانیم برای هر کسی که ممکن است مربوط یا عزیز باشد استفاده کنیم. به علاوه

the job title that you're writing to,

، عنوان شغلی که برای آن نامه می نویسید

I recommend only using this last one.

، توصیه می کنم فقط از این مورد آخر استفاده کنید.

If you cannot find the name of the person that you're writing to,

اگر نمی توانید نام شخصی را که به او نامه می نویسید پیدا کنید

it is always best to personalize your greeting with someone's first or last

، همیشه بهترین کار این است که پیام تبریک خود را با نام یا

name, but if you can't find it,

نام خانوادگی شخصی شخصی سازی کنید، اما اگر نتوانستید آن را پیدا کنید،

you could certainly use to whom it may concern or Dear Hiring manager,

مطمئناً می توانید از آنها استفاده کنید مدیر استخدامی محترم،

dear Human resources manager, and now, tip number three,

مدیر محترم منابع انسانی و حالا نکته شماره سه

follow the KISS principle in the body of your email.

، اصل KISS را در متن ایمیل خود رعایت کنید.

If you've never heard the acronym KISS before,

اگر قبلاً مخفف KISS را نشنیده اید،

it stands for keep it short and simple. As I'm sure you know,

مخفف آن را کوتاه و ساده نگه دارید . همانطور که مطمئنم می دانید،

no one really wants to spend 10 minutes trying to read through an

هیچ کس واقعاً نمی خواهد 10 دقیقه را صرف خواندن یک

email.

ایمیل کند.

Long complex sentences with multiple paragraphs in an email

جملات پیچیده طولانی با چند پاراگراف در یک

is a sure way to lose your reader's attention.

ایمیل راهی مطمئن برای از دست دادن توجه خواننده شما است.

It also leads to more miscommunication because important details

همچنین منجر به عدم ارتباط بیشتر

can get lost to keep your email short and simple. Here are five recommendations.

می شود زیرا ممکن است جزئیات مهم برای کوتاه و ساده نگه داشتن ایمیل شما از بین برود . در اینجا پنج توصیه وجود دارد.

Number one, use short sentences. Number two,

شماره یک، از جملات کوتاه استفاده کنید . شماره دو،

use simple grammar and simple sentence structures. Number three,

از دستور زبان ساده و ساختار جملات ساده استفاده کنید. شماره سه،

use short words if you can. Four, avoid long paragraphs.

اگر می توانید از کلمات کوتاه استفاده کنید. چهار، از پاراگراف های طولانی خودداری کنید.

And number five, use bullet points for lists or key details.

و شماره پنج، از نقاط گلوله برای لیست ها یا جزئیات کلیدی استفاده کنید.

If you've ever worried about using complex grammar or difficult

اگر تا به حال نگران استفاده از گرامر پیچیده یا

vocabulary in an email,

واژگان دشوار در ایمیل بوده اید،

I hope this makes you feel a little bit more relaxed because the best strategy

امیدوارم این باعث شود کمی احساس آرامش کنید زیرا بهترین استراتژی

is to keep it as simple as possible. By doing so,

این است که آن را تا حد امکان ساده نگه دارید. با انجام این کار،

not only are you avoiding potential grammar mistakes and frustrations,

نه تنها از اشتباهات و ناامیدی های دستوری احتمالی جلوگیری می کنید،

but you're also making it far more easier for your reader to quickly read

بلکه خواندن و درک سریع ایمیلی که ارسال کرده اید را برای خواننده آسان تر می کنید

and understand the email that you've sent.

.

Let me give you an example of what not to do and what to do.

بگذارید برای شما مثالی بزنم که چه کاری را نباید انجام داد و چه کاری را انجام داد.

Instead, I could send an email like this, dear Sarah,

درعوض، می‌توانم یک ایمیل مانند این بفرستم، سارا عزیز،

I'm writing with recommendations on how to best write an email in English,

من در حال نوشتن توصیه‌هایی در مورد نحوه بهترین نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

and I want to share several with you, including a clear, clear subject line,

هستم، و می‌خواهم چندین مورد را با شما به اشتراک بگذارم، از جمله یک موضوع واضح و روشن

the importance of starting with a professional greeting and making the purpose

، اهمیت شروع کردن با یک سلام حرفه ای و مشخص کردن

of your email clear. Before you click the send button,

هدف ایمیل شما. قبل از اینکه روی دکمه ارسال کلیک

you'll also want to make sure you've included a closing and double check your

کنید، باید مطمئن شوید که ایمیل خود را برای هر گونه خطای احتمالی بسته شده و دوباره چک کنید

email for any potential errors.

.

Compare how that email looks and reads to this

نحوه ظاهر و خواندن آن ایمیل را با این

alternative. Dear Sarah,

جایگزین مقایسه کنید. سارا عزیز،

I have some recommendations on how to best write emails in English.

من توصیه هایی در مورد بهترین نحوه نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی دارم.

These include a clear subject line, a professional greeting,

اینها شامل یک موضوع واضح ، یک احوالپرسی حرفه ای

a statement of purpose or request, and a polite closing. Lastly,

، بیانیه هدف یا درخواست، و یک پایان مودبانه است. در نهایت

it's important to proofread before you click send,

، مهم است که قبل از کلیک بر روی ارسال، آن را تصحیح کنید، خواندن و درک

which one of those was much easier for you to read and understand

کدام یک از آن‌ها برای شما بسیار آسان‌تر

immediately? Definitely the second one. While you're writing that short,

بود؟ قطعا دومی در حالی که در حال نوشتن آن ایمیل کوتاه و

simple email, you want to keep tip number four in mind.

ساده هستید، باید نکته شماره چهار را در ذهن داشته باشید.

Make your purpose or request clear.

هدف یا درخواست خود را روشن کنید.

The moment your reader opens your email, they're going to start doing one thing.

لحظه ای که خواننده شما ایمیل شما را باز می کند، شروع به انجام یک کار می کند.

They're going to start scanning that email very quickly to identify the purpose

آنها خیلی سریع شروع به اسکن آن ایمیل می کنند تا

of the email and to identify any steps they are supposed to

هدف ایمیل را شناسایی کنند و هر مرحله ای را که قرار است

take or any responses that you're expecting.

انجام دهند یا هر پاسخی را که انتظار دارید شناسایی کنند.

That information needs to be extremely clear.

این اطلاعات باید بسیار واضح باشد.

To help you think about how to do that,

برای کمک به شما در مورد چگونگی انجام آن

I've identified a few common scenarios for writing emails

فکر کنید، من چند سناریو رایج برای نوشتن ایمیل

or a few common purposes,

یا چند هدف رایج را شناسایی

and I've included some sample sentences you can use to get you started.

کرده‌ام، و چند جملات نمونه را اضافه کرده‌ام که می‌توانید برای شروع کار از آنها استفاده کنید.

If you're reaching out to a potential contact or trying to do some networking,

اگر با یک مخاطب احتمالی تماس می گیرید یا سعی می کنید شبکه ای را انجام دهید

you may likely be introducing yourself in an email if that's the case.

، ممکن است در صورت وجود این مورد، خود را در ایمیلی معرفی کنید.

Not only do you want to state who you are,

نه تنها می خواهید بگویید که چه کسی هستید،

but it's also helpful to state where you got that individual's

بلکه بیان اینکه اطلاعات آن فرد را از کجا به دست آورده اید نیز مفید است

information.

.

How did you hear about them or where did you get their email address?

چگونه در مورد آنها شنیدید یا آدرس ایمیل آنها را از کجا دریافت کردید؟

So here are a couple of examples you could use. Example number one,

بنابراین در اینجا چند مثال وجود دارد که می توانید از آنها استفاده کنید. مثال شماره یک،

my name's Annemarie. I'm with Speak Confident English,

اسم من آنماری است. من با Speak Confident English

and I got your name from Susan.

هستم و نام شما را از سوزان گرفتم.

She recommended you as a potential partner on a project I'm working

او شما را به عنوان یک شریک بالقوه در پروژه ای که من روی آن کار می کنم توصیه

on. With that example,

کرد. با آن مثال،

I've immediately identified the individual who helped me make this

من بلافاصله فردی را که به من در ایجاد این ارتباط کمک کرد، شناسایی کردم

connection. By doing that,

. با انجام این کار،

I'm helping to establish some immediate trust or rapport.

به ایجاد اعتماد یا رابطه فوری کمک می کنم.

A second option might be,

گزینه دوم ممکن است این باشد

my name's Annemarie and I got your contact information from your company's

که نام من Annemarie است و من اطلاعات تماس شما را از

website I'm writing in reference to,

وب سایت شرکت شما که در رابطه با آن می نویسم به دست آوردم،

and then you would continue to state your purpose,

و سپس شما همچنان هدف خود را بیان می کنید،

which we'll talk more about right now.

که در حال حاضر بیشتر در مورد آن صحبت خواهیم کرد.

The next thing you want to do after stating who you are in an email if it's

کار بعدی که می‌خواهید بعد از بیان اینکه چه کسی هستید در ایمیل

necessary to do that, is to state your purpose, the reason you're writing.

انجام دهید، این است که هدف خود را بیان کنید، دلیلی که می‌نویسید.

For example,

به عنوان مثال،

I'm writing in response to your inquiry from last Thursday,

من در پاسخ به درخواست شما از پنجشنبه گذشته می نویسم،

or you might use a specific date. For example,

یا ممکن است از تاریخ خاصی استفاده کنید. به عنوان مثال،

I'm writing in response to the email you sent last week,

من در پاسخ به ایمیلی که شما در هفته گذشته ارسال کرده اید،

or I'm writing in response to the email you sent on April 13th.

می نویسم یا در پاسخ به ایمیلی که در تاریخ 13 آوریل ارسال کرده اید، می نویسم.

I'd like to respond to your inquiry about, or I'd like to,

من می خواهم به سؤال شما در مورد پاسخ دهم، یا می خواهم،

to respond to your email about, or I'd like to get a quote on,

به ایمیل شما در مورد پاسخ دهم، یا می خواهم یک

I'd like to get pricing information on,

قیمت در مورد دریافت کنم، می خواهم اطلاعات قیمت را دریافت کنم،

and then you might identify the specific service or product you're inquiring

و سپس ممکن است شما خدمات یا محصول خاصی را که در مورد آن پرس و جو می کنید شناسایی

about.

If you want more examples of effective sentence starters for stating your

کنید.

اگر می‌خواهید نمونه‌های بیشتری از شروع‌کننده‌های جملات مؤثر برای بیان هدف خود داشته باشید

purpose,

،

I recommend that you visit this particular lesson at my Speak Confident English

توصیه می‌کنم از این درس خاص در وب‌سایت Speak Confident English من بازدید کنید،

website where I've provided a fuller list in writing with sentence

جایی که فهرست کامل‌تری را به صورت نوشتاری با

starters.

You can begin using right away after you introduce yourself in your email if

شروع‌کننده جملات ارائه کرده‌ام.

در صورت لزوم، می‌توانید بلافاصله پس از معرفی خود در ایمیل خود شروع به استفاده از آن کنید

necessary, and after you state your purpose,

، و پس از بیان هدف خود،

plus any other important details,

به علاوه هر جزئیات مهم دیگر

it's important to also thank the individual you're writing too.

، مهم است که از فردی که می‌نویسید نیز تشکر کنید.

You might be thanking them for promptly replying.

ممکن است از آنها برای پاسخ فوری تشکر کنید.

You might be thanking them for information.

ممکن است از آنها برای اطلاعات تشکر کنید.

You might thank them for your time in reading your email.

شما ممکن است از آنها برای زمانی که برای خواندن ایمیل شما صرف کردند تشکر کنید.

Here are a few easiest sentences you could use.

در اینجا چند جمله ساده وجود دارد که می توانید استفاده کنید.

Thank you for the information you provided.

ممنون از اطلاعاتی که دادید

Thank you for responding to my request so quickly.

ممنون که به این سرعت به درخواست من پاسخ دادید.

Thank you for your prompt reply. Thank you for your time.

از شما بخاطر پاسخ سریعتان مچکریم. ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید.

And then before you finish,

و سپس قبل از اتمام،

you want to add any final remarks or end with a call to

می‌خواهید هر اظهارنظر نهایی را اضافه کنید یا با یک فراخوان به

action. What is it that you want your reader to do?

عمل پایان دهید. چه کاری می خواهید خواننده خود انجام دهد؟

A call to action is basically telling your reader what you expect them or want

دعوت به اقدام اساساً به خواننده شما می گوید که از آنها انتظار دارید یا می خواهید

them to do. Are you asking them to reply,

انجام دهند. آیا از آنها می خواهید که پاسخ دهند،

to share information with you, to send you an attachment?

اطلاعاتی را با شما به اشتراک بگذارند، پیوستی را برای شما ارسال کنند؟

Whatever that call to action is, make sure that it's clear. For example,

این فراخوان برای اقدام هر چه باشد، مطمئن شوید که واضح است. به عنوان مثال،

I look forward to receiving your reply.

من مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ شما هستم.

I look forward to getting more information about,

من مشتاقانه منتظر دریافت اطلاعات بیشتر در

and then the product or service.

مورد محصول یا خدمات هستم.

Please let me know if that meeting time works for you.

لطفاً به من اطلاع دهید که آیا آن زمان جلسه برای شما مفید است یا خیر.

Each of those tells the reader exactly what you're waiting for.

هر کدام از اینها دقیقاً به خواننده می گوید که منتظر چه چیزی هستید.

It's time for tip number five.

زمان نوک شماره پنج فرا رسیده است.

Just like you want to always include a greeting,

درست همانطور که می خواهید همیشه یک تبریک را درج کنید

you always want to include a closing as well without one.

، همیشه می خواهید یک پایان را نیز بدون آن بگنجانید.

The end of the email feels abrupt and even slightly rude.

پایان ایمیل ناگهانی و حتی کمی بی ادبانه به نظر می رسد.

Some common formal professional closings include, best regards,

برخی از اختتامیه های رسمی رسمی حرفه ای عبارتند از: با سلام،

warm regards, or simply regards for a more informal tone.

احترامات گرم، یا صرفاً با احترام برای لحن غیر رسمی تر.

You could use take care, best wishes, or all the best.

شما می توانید از مراقبت، بهترین آرزوها یا بهترین ها استفاده کنید.

By following those first five tips for writing a professional email in English,

با پیروی از پنج نکته اول برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای به زبان انگلیسی،

you're ensuring that your email is clear, concise, polite,

مطمئن می شوید که ایمیل شما واضح، مختصر، مودبانه

and productive.

و سازنده است.

But there are two more things we want to do before clicking that send button.

اما دو کار دیگر وجود دارد که می‌خواهیم قبل از کلیک روی دکمه ارسال انجام دهیم.

Tip number six, review your email for clarity and accuracy.

نکته شماره شش، ایمیل خود را برای وضوح و دقت بررسی کنید.

One of the most effective ways you can do this is to read your email aloud.

یکی از موثرترین راه هایی که می توانید این کار را انجام دهید این است که ایمیل خود را با صدای بلند بخوانید.

Doing that will ensure you're paying attention to each word and it will give you

انجام این کار تضمین می کند که به هر کلمه توجه می کنید و این فرصت را به شما

the opportunity to better reflect on what you've said in the email.

می دهد تا در مورد آنچه در ایمیل گفته اید بهتر فکر کنید.

It's easier to hear errors or identify sentences that

شنیدن خطاها یا شناسایی جملاتی که

don't quite make sense or don't work.

کاملاً منطقی نیستند یا کار نمی کنند آسان تر است.

It's also a helpful way to determine whether there are sentences that are

همچنین روشی مفید برای تعیین اینکه آیا جملات غیرضروری وجود دارد یا خیر

unnecessary.

.

Maybe there are details you can remove to keep your email concise.

شاید جزئیاتی وجود داشته باشد که بتوانید آن را حذف کنید تا ایمیل خود را مختصر نگه دارید.

In addition to all of that, you also want to ensure accuracy with your grammar,

علاوه بر همه اینها، شما همچنین می خواهید از صحت گرامر

your punctuation, and your spelling. Now,

، علائم نگارشی و املای خود اطمینان حاصل کنید. اکنون،

if you're not sure about your own proofreading or editing skills,

اگر در مورد مهارت های تصحیح یا ویرایش خود مطمئن نیستید

I recommend using an online editing tool. There are several available online,

، توصیه می کنم از یک ابزار ویرایش آنلاین استفاده کنید. چندین مورد آنلاین موجود است که

many of which have free options and are very effective for making sure

بسیاری از آنها گزینه های رایگان دارند و برای اطمینان

that your emails are accurate. And lastly,

از صحت ایمیل های شما بسیار موثر هستند. و در آخر،

tip number seven for a professional email in English,

نکته شماره هفت برای ایمیل حرفه ای به زبان انگلیسی،

include a signature.

شامل یک امضا است.

Your signature is what you typically see at the end of a business email,

امضای شما همان چیزی است که معمولاً در انتهای یک ایمیل تجاری می بینید

and it includes someone's name and their email address at the very minimum.

و حداقل شامل نام شخصی و آدرس ایمیل او می شود.

If it's appropriate, you could also include a phone number,

اگر مناسب است، می‌توانید شماره تلفن

a link to a company website, links to your company, social media accounts,

، پیوند به وب‌سایت شرکت، پیوندهای شرکت خود، حساب‌های رسانه‌های اجتماعی

and so on. And with that,

و غیره را نیز وارد کنید. و با آن،

you have seven simple tips to write a professional email in English plus

شما هفت نکته ساده برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای به زبان انگلیسی به همراه

multiple sentence starters. You can immediately begin using.

چند جمله شروع دارید. می توانید بلافاصله شروع به استفاده کنید.

Don't forget to visit this lesson at the Speak Confident English website.

فراموش نکنید که از این درس در وب سایت Speak Confident English دیدن کنید.

You'll find the lesson written in full,

درس را به طور کامل نوشته شده پیدا خواهید کرد

and there are more examples of sentence starters there for you.

و نمونه های بیشتری از شروع جملات در آنجا برای شما وجود دارد.

If you found this lesson helpful, I would love to know.

اگر این درس برای شما مفید بود، خوشحال می شوم بدانم.

You can tell me by giving this lesson a thumbs up here on YouTube.

شما می توانید با ارائه این درس در اینجا در YouTube به من بگویید.

Leave a comment below, and while you're at it,

نظر خود را در زیر بنویسید، و تا زمانی که در آن هستید،

don't forget to subscribe to this channel on YouTube.

فراموش نکنید که در این کانال در YouTube مشترک شوید.

Thank you so much for joining me,

از اینکه به من ملحق شدید بسیار سپاسگزارم

and I look forward to seeing you for your next Confident English lesson.

و مشتاقانه منتظر حضور شما در درس انگلیسی مطمئن بعدی هستم.