Write Professional Emails in English | Step-by-Step

How much time do you spend sitting at your desk worried about

メールの送信ボタンをクリックすることを心配して、デスクに座っている時間はどれくらい

clicking that send button on an email? Is your email clear?

ありますか? あなたのメールは明確ですか？

Is your grammar accurate? Is it easy to understand,

あなたの文法は正確ですか？ わかりやすく、

professional and polite?

専門的で礼儀正しいか？

Perhaps you regularly use a translation tool,

定期 的に翻訳ツールを使用しているかもしれ

but you're still not sure. In this Confident English lesson today,

ませんが、まだ確信が持てません。 今日のこの自信に満ちた英語のレッスンでは、英語で

I want to help you write stress-free, worry-free emails in English.

ストレスや心配のないメールを書くお手伝いをしたいと思います .

I'm going to share with you seven tips plus sentence starters.

7 つの ヒントと文のスターターを紹介します。

You can immediately begin using to write professional emails in English.

英語でプロフェッショナルなメールを書くためにすぐに使い始めることができます。

Before we get started, just in case this is your first time here,

始める 前に、初めての方のために、

let me quickly introduce myself. I'm Annemarie with Speak Confident English.

簡単に自己紹介をさせてください。 私は Speak Confident English の Annemarie です。

Everything I do is designed to help you get the confidence you want for your

私がすることはすべて、英語での生活と仕事に必要な自信を得るのに役立つように設計されています

life and work in English.

.

One way I do that is with my weekly Confident English lessons where I share my

そのための 1 つの方法は、毎週の Confident English レッスンで、今日のこのレッスンのように

top fluency and confidence-building strategies as well as training and

、流暢さと自信構築の 戦略、トレーニングと

communication skills, just like in this lesson today. So while you're here,

コミュニケーション スキルを共有すること です。 ですから、ここにいる間は、YouTube で

make sure to give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak

このレッスンを高く評価 し、Speak

Confident English YouTube channel so you never miss one of my Confident English

Confident English の YouTube チャンネルに登録して 、私の Confident English

lessons. Before we get to the first tip for easy to write emails in English,

レッスンを見逃さないようにしてください。 英語で簡単にメールを書くための最初のヒントに入る前に 、

let's talk about what professional emails should be.

プロフェッショナルなメールのあり方について話しましょう。

Your emails should be clear, concise, polite,

メールは、 明確、簡潔、礼儀正しく

and productive. In other words,

、生産的である必要があります。 つまり、

emails that you send for work purposes should be easy to read and

仕事用に送信するメール は読みやすく

they should get the job done. Whether the job of the email is to inform,

、仕事を終わらせる必要があります。 電子メールの仕事が、通知、

negotiate, propose, or make a request.

交渉、提案、または要求であるかどうか。

Unlike emails to friends and family,

友人や家族へのメールとは異なり、

professional emails have standards we need to follow.

プロのメールには 従わなければならない基準があります。

Whether you're writing an email to your boss,

上司

a potential new client you'd like to impress a colleague in another country,

、別の国の同僚に感銘を与えたい潜在的な新しいクライアント、

a human resources manager about a job opportunity or an employer about a

雇用機会についての人事マネージャー、 または

job interview,

就職の面接について

the emails you send in these situations represent you and perhaps

の雇用主にメールを書いているかどうかにかかわらず、これらの状況で送信するメール あなたを

represent the company you work for.

代表し、おそらくあなたが働いている会社を代表します。

What you say is going to leave an impression by writing an email

that is clear, concise, polite, and productive.

明確で、簡潔で、 礼儀正しく、生産的なメールを書くことで、あなたの発言が印象に残ります。

You are ensuring clear and effective communication.

明確で 効果的なコミュニケーションを確保しています。

So let's get right into tip number one.

それでは、ヒント 1 に進みましょう。

Use a simple specific subject line.

シンプルで具体的な件名を使用します。

As I'm sure you know, when you open your email inbox every day,

ご存じのとおり 、毎日メールの受信トレイを開くと、

you do a quick scan through all the emails,

すべてのメールにざっと目を通す

and there are certain ones that jump out to you,

と 、飛び出してくるメールや、

certain emails you want to open.

開きたいメールがいくつかあります。

Those tend to have clear specific subject lines.

それらは、明確な特定の件名を持つ傾向があり ます。

You know exactly what the email is about or the subject line captures

メールの内容が正確にわかっている か、件名が

your attention.

注目を集めています。 プロフェッショナルなメールで

No matter who you're communicating to in a professional email,

誰とやり取りする場合でも

it's important to have a subject line that is going to tell your reader

exactly what the email's about.

、メールの内容を正確に読者に伝える件名を付けることが重要です。

Doing this increases the likelihood that your reader will open and read

これを行う と、読者がメールを開いて読み

your email and respond as well.

、返信する可能性が高くなります。

So let's take a look at a quick example of what not to do and what to do

では 、何をすべきでないか、何をすべきかの簡単な例を見てみましょう

instead.

。 件名に「ミーティング リクエスト」

Rather than simply use the words meeting request in a subject line,

という言葉を単に使用するのではなく 、

you can make it more specific by saying, meet Monday about schedule change.

「スケジュールの変更について月曜日に会う」と言って、より具体的にすることができます 。

This subject line is not a complete sentence.

この件名は 完全な文ではありません。

If I were writing this in an email, I might say,

これをメールで書いていたら

can you meet on Monday to talk about a schedule change?

、月曜日に会っ てスケジュールの変更について話してもらえますか?

But I want to make this subject line as clear and short as

しかし、この 件名はできるだけ明確かつ短くし

possible, so I'm focusing on the keywords,

たいので

the most important element of my email. Before we go on to tip number two,

、メールの最も重要な要素であるキーワードに焦点を当てています。 ヒント 2 に進む前に

here are a few more great examples of subject lines.

、件名の優れた例をいくつか紹介します。

Suggestion for your presentation, answer to your question about pricing plans,

プレゼンテーションの提案 、価格プランに関する質問への回答、

two ideas to solve budget issue, update on software bug,

予算の問題を解決するための 2 つのアイデア 、ソフトウェアのバグに関する最新

new user stats now available.

情報、新しいユーザー統計が利用可能になりました。

Each one of those says exactly what the email is about so your reader knows what

それぞれが電子メールの内容を正確に述べて いるので、読者は何を期待すべきかを知ることができます

to expect. Now, I don't know about you,

。 さて、私はあなたのことを知りませんが

but I like to write my subject line last.

、件名を最後に書くのが好きです.

I say what I need to say in my email and make sure that I know exactly what

メールで言う必要があることを言い、メールの焦点 や目的が何であるかを正確に把握

the focus or purpose of the email is,

するようにします。

and then I use that information to help me write that clear,

次に、その情報を使用し て、明確で

concise subject line.

簡潔な件名を書きます。

Tip number two is use greetings always.

ヒントその 2 は、常に挨拶を使うことです。

This one seems obvious,

これは当たり前のことのように思え

but you might be surprised how many emails get sent in a work

ますが 、職場

environment without an appropriate greeting,

環境で 適切

and an email without a greeting might appear rude or too familiar.

な挨拶なしで送信される電子メールの数に驚かれる かもしれません。

I'm going to share a few examples with you in just a moment.

すぐにいくつかの例 を紹介します。

All of them are ideal for the workplace,

それらはすべて、職場で、

for contacting or reaching out to someone you don't know,

知らない人に連絡したり手を差し伸べ

requesting information about services or products,

たり、サービスや製品に関する情報を要求し

or aiming to connect with a new potential client. Of course,

たり、新しい潜在的なクライアントとのつながりを目指したりするのに理想 的です.

if you're communicating outside of work with coworkers, you know well,

もちろん、仕事以外で同僚や

friends or family, we can be far more casual.

友人、家族とコミュニケーションをとる場合は、 もっとカジュアルにできます。 あいさつ

We can even eliminate a greeting. But in the workplace,

をなくすこともでき ます。 しかし職場では、仕事上のメールを

when we're writing professional emails, always, always,

書くときは 必ず、必ず、必ず、

always include a greeting.

必ず挨拶を含めてください。

The first on our list and the most common is, hello, a simple hello.

リストの最初で最も 一般的なのは、単純なこんにちはです。

After that, we typically include someone's name, and I have to tell you,

その後、私たちは通常 、誰かの名前を含めます

I'm an American. I live in the United States. We tend to be rather informal,

。私はアメリカ人です. 私は米国に住んでい ます。 私たちはどちらかというとくだけた感じで書く傾向がある

so most of the time if we're writing to an individual,

ので 、個人に手紙を書く場合はたいてい

we'll say hello with their first name. But of course,

ファーストネームで挨拶します。 もちろん、

if I want to be even more formal and show respect,

もっと フォーマルに敬意を表し

I can use someone's title and their last name. For example, Ms.

たい場合は、誰かの役職と苗字を使うこともできます 。 たとえば、

Fowler or Mr. Williams.

ファウラーさんやウィリアムズさん。

A second common greeting for professional emails and one that is more formal

仕事用のメールでよく使われる 2 番目の挨拶で、 よりフォーマルな挨拶

is to use the word dear,

は、dear という言葉を使用し、

followed by someone's first name or their title and their last name.

その後に誰かの 名前または役職と姓を続けるものです。

So Dear Laura, Dear Dr. Sloan, Dear Ms. Williams,

親愛なるローラ、親愛なる スローン博士、親愛なるウィリアムズさん、

you'll typically see this used in very formal emails,

これは通常、ビジネスレターのような 非常にフォーマルなメールで使用され

almost like a business letter, for example,

an email offering a job position for a more casual tone,

you can certainly use the word high in a professional email followed by

ます。 仕事用の 電子メールでは、high という単語の後に

someone's first name. And lastly,

誰かの名前を付けて使用します。 そして最後に、

we can use to whom it may concern or dear. Plus,

それが 関係している、または大切な人に使用できます。 さらに

the job title that you're writing to,

、あなたが書いている役職は、

I recommend only using this last one.

この最後の役職のみを使用することをお勧めします.

If you cannot find the name of the person that you're writing to,

手紙を書いている相手の名前が見つからない場合

it is always best to personalize your greeting with someone's first or last

は、 挨拶を誰かの姓または

name, but if you can't find it,

名でパーソナライズするのが常に最善ですが、見つからない

you could certainly use to whom it may concern or Dear Hiring manager,

場合は、誰に 関係があるのか​​ 、または 親愛なる採用マネージャー、

dear Human resources manager, and now, tip number three,

親愛なる人事マネージャー、 そして今、ヒント 3

follow the KISS principle in the body of your email.

として、メールの本文で KISS の原則に従ってください。

If you've never heard the acronym KISS before,

KISS という頭字語を聞いた

it stands for keep it short and simple. As I'm sure you know,

ことがない場合は、Keep it short and simple の略です。 ご存知のように、メールを読む

no one really wants to spend 10 minutes trying to read through an

のに 10 分も費やしたいと思う人はいません

email.

。

Long complex sentences with multiple paragraphs in an email

電子メールに複数の段落が含まれる長く複雑な文

is a sure way to lose your reader's attention.

は、読者の注意を確実に失う方法 です。

It also leads to more miscommunication because important details

また

can get lost to keep your email short and simple. Here are five recommendations.

、メールを短くシンプルに保つために重要な詳細が失われる可能性があるため、誤解が増える可能性があります . おすすめを5つ紹介します。

Number one, use short sentences. Number two,

第一に、短い文章を使用してください 。 第二に、

use simple grammar and simple sentence structures. Number three,

単純な文法と単純な 文構造を使用します。 第三に、

use short words if you can. Four, avoid long paragraphs.

できれば短い言葉を使いましょう。 四、長い段落は避ける。

And number five, use bullet points for lists or key details.

5 つ目は、 リストや重要な詳細に箇条書きを使用することです。 メールで複雑な文法や難しい語彙を使用

If you've ever worried about using complex grammar or difficult

することを心配したことがある場合は、できる限りシンプルに保つことが

vocabulary in an email,

I hope this makes you feel a little bit more relaxed because the best strategy

最善の戦略であるため、これで少しリラックスできることを願っています

is to keep it as simple as possible. By doing so,

. そうすることで、

not only are you avoiding potential grammar mistakes and frustrations,

潜在的な 文法ミスやフラストレーションを回避できるだけで

but you're also making it far more easier for your reader to quickly read

なく 、読者

and understand the email that you've sent.

が送信したメールをすばやく読んで理解することがはるかに簡単になります。

Let me give you an example of what not to do and what to do.

し てはいけないこととすべきことの例を挙げましょう。

Instead, I could send an email like this, dear Sarah,

代わりに、このようなメールを送信することもできます 。親愛なるサラ、

I'm writing with recommendations on how to best write an email in English,

英語でメールを書くのに最適な方法についての推奨事項を書いています。明確で明確な件名、開始の重要性など

and I want to share several with you, including a clear, clear subject line,

、いくつかを共有したいと思います。

the importance of starting with a professional greeting and making the purpose

プロフェッショナルな挨拶 をして、メールの目的

of your email clear. Before you click the send button,

を明確にします。 送信ボタンをクリックする前

you'll also want to make sure you've included a closing and double check your

に、締めくくりが含まれていることを確認し、

email for any potential errors.

エラーの可能性がないか電子メールを再確認してください。

Compare how that email looks and reads to this

その電子メールの 外観と読み方をこの

alternative. Dear Sarah,

代替案と比較してください。 親愛なるサラ、

I have some recommendations on how to best write emails in English.

英語でメールを書くのに最適な方法について、いくつかの推奨事項があります.

These include a clear subject line, a professional greeting,

これらには、明確な 件名、プロフェッショナル

a statement of purpose or request, and a polite closing. Lastly,

な挨拶、目的または要求の説明 、丁寧な締めくくりが含まれます。 最後に、

it's important to proofread before you click send,

送信をクリックする前に校正することが重要

which one of those was much easier for you to read and understand

です。読みやすく、すぐに理解できたの

immediately? Definitely the second one. While you're writing that short,

はどれですか? 間違いなく2番目 です。 短くシンプルなメールを書いている間は、

simple email, you want to keep tip number four in mind.

ヒント 4 を念頭に置いておく必要があります。

Make your purpose or request clear.

目的や要望を明確にしてください。

The moment your reader opens your email, they're going to start doing one thing.

読者がメールを開いた瞬間、 彼らは 1 つのことを始めます。

They're going to start scanning that email very quickly to identify the purpose

彼らはすぐにその電子メールのスキャンを開始して、 電子メールの目的を特定

of the email and to identify any steps they are supposed to

し、実行す

take or any responses that you're expecting.

べき手順や期待する応答 を特定します。

That information needs to be extremely clear.

その情報は 非常に明確である必要があります。

To help you think about how to do that,

その方法を考えるのに役立つように、メールを書くため

I've identified a few common scenarios for writing emails

のいくつかの一般的な シナリオ

or a few common purposes,

やいくつかの一般的な目的

and I've included some sample sentences you can use to get you started.

を特定し、 開始するために使用できるいくつかのサンプル文を含めました.

If you're reaching out to a potential contact or trying to do some networking,

潜在的な 連絡先に連絡したり、ネットワークを構築しようとしている

you may likely be introducing yourself in an email if that's the case.

場合は、メールで自己紹介をしている可能性が あります。

Not only do you want to state who you are,

あなたが誰であるかを述べたいだけでなく、

but it's also helpful to state where you got that individual's

その個人の情報をどこで入手したかを述べることも役に立ちます

information.

。

How did you hear about them or where did you get their email address?

彼らのことをどのように知りましたか、または 彼らのメールアドレスをどこで知りましたか?

So here are a couple of examples you could use. Example number one,

その ため、使用できる例をいくつか示します。 例 1 つ目、

my name's Annemarie. I'm with Speak Confident English,

私の名前は Annemarie です。 私 は Speak Confident English と一緒です

and I got your name from Susan.

。あなたの名前はスーザンから聞きました。

She recommended you as a potential partner on a project I'm working

彼女 は、私が取り組んでいるプロジェクトの潜在的なパートナーとしてあなたを推薦しまし

on. With that example,

た. その例で、

I've immediately identified the individual who helped me make this

私は このつながりを作るのを手伝ってくれた人物をすぐに特定しました

connection. By doing that,

. そうすることで、すぐ

I'm helping to establish some immediate trust or rapport.

に信頼や親密な関係を築くことができ ます。

A second option might be,

2 番目のオプションとして、

my name's Annemarie and I got your contact information from your company's

私の名前は Annemarie

website I'm writing in reference to,

です。私が参考として書いている御社の Web サイトからあなたの連絡先情報を取得しました。

and then you would continue to state your purpose,

その後、あなたは引き続き 目的

which we'll talk more about right now.

を述べます。これについては、今すぐ詳しく説明します。

The next thing you want to do after stating who you are in an email if it's

必要に 応じて、電子メールで自分が誰であるかを述べた後、次に

necessary to do that, is to state your purpose, the reason you're writing.

やりたいことは、 目的、つまり書いている理由を述べることです。

For example,

たとえば、

I'm writing in response to your inquiry from last Thursday,

私は先週の木曜日からあなたの問い合わせに応えて書いてい

or you might use a specific date. For example,

ます。または、特定の日付を使用している可能性があります 。 たとえば

I'm writing in response to the email you sent last week,

、あなたが先週送ったメールへの返信として書いている 、

or I'm writing in response to the email you sent on April 13th.

または 4 月 13 日にあなたが送ったメールへの返信として書いています。

I'd like to respond to your inquiry about, or I'd like to,

お問い合わせに返信し たい、または

to respond to your email about, or I'd like to get a quote on,

メールに返信 したい、または見積もりを取得し

I'd like to get pricing information on,

たい、価格情報を取得したいの

and then you might identify the specific service or product you're inquiring

ですが、次の可能性があります 問い合わせている特定の サービスまたは製品を特定します

about.

If you want more examples of effective sentence starters for stating your

。 目的を述べるため

の効果的な文のスターターの例をもっと知りたい場合

purpose,

I recommend that you visit this particular lesson at my Speak Confident English

は、Speak Confident English

website where I've provided a fuller list in writing with sentence

Web サイトのこの特定のレッスンにアクセスすることをお勧めします

starters.

You can begin using right away after you introduce yourself in your email if

。

必要に 応じてメールで自己紹介をした

necessary, and after you state your purpose,

後、すぐに使用を開始 できます。また、目的

plus any other important details,

とその他の重要な詳細を述べた後、書いて

it's important to also thank the individual you're writing too.

いる個人にも感謝することが重要 です. すぐに返事を

You might be thanking them for promptly replying.

くれたことに感謝しているかもしれません 。

You might be thanking them for information.

あなたは 彼らに情報を提供してくれたことに感謝しているかもしれません。 メールを読ん

You might thank them for your time in reading your email.

でくれたことに感謝するかもしれません 。

Here are a few easiest sentences you could use.

ここでは、使用できる最も簡単な文をいくつか紹介し ます。

Thank you for the information you provided.

ご提供いただきました情報に感謝いたします 。

Thank you for responding to my request so quickly.

私のリクエストにとても迅速に対応していただきありがとうございます。

Thank you for your prompt reply. Thank you for your time.

迅速な返信ありがとうございます 。 お時間をいただきありがとうございます。

And then before you finish,

終了する前

you want to add any final remarks or end with a call to

に、最後のコメントを追加する か、行動を促すフレーズで締めくくり

action. What is it that you want your reader to do?

ます。 読者に何をして もらいたいですか？

A call to action is basically telling your reader what you expect them or want

行動喚起とは、基本的に 、読者に何を期待するか、何をしてほしい

them to do. Are you asking them to reply,

かを伝えることです。 返信

to share information with you, to send you an attachment?

、情報共有 、添付ファイルの送信を求めていますか?

Whatever that call to action is, make sure that it's clear. For example,

行動を促すフレーズが何であれ、 それが明確であることを確認してください。 たとえば、

I look forward to receiving your reply.

私はあなたの返事を受け取るのを楽しみにしています。 製品やサービスについて、さらに詳しい情報

I look forward to getting more information about,

を入手できることを楽しみにしてい

and then the product or service.

ます。

Please let me know if that meeting time works for you.

その会議の時間が都合がよいかどうか 教えてください。

Each of those tells the reader exactly what you're waiting for.

それらのそれぞれは、読者 にあなたが何を待っているかを正確に伝えます.

It's time for tip number five.

ヒント 5 の時間です。 常に挨拶

Just like you want to always include a greeting,

を含めたいのと同じように 、常に挨拶

you always want to include a closing as well without one.

なしで締めくくりも含めたい.

The end of the email feels abrupt and even slightly rude.

メールの最後は 唐突で、少し失礼にさえ感じます。

Some common formal professional closings include, best regards,

いくつかの一般的な正式な職業上の 締めくくりには、よろしく、

warm regards, or simply regards for a more informal tone.

暖かい挨拶、または単 により非公式な口調への敬意が含まれます.

You could use take care, best wishes, or all the best.

take care、 best wishs、または all best を使用できます。

By following those first five tips for writing a professional email in English,

プロフェッショナルなメールを英語で書くための最初の 5 つのヒントに従う

you're ensuring that your email is clear, concise, polite,

ことで、メール が明確で、簡潔で、礼儀正しく

and productive.

、生産的であることを確認できます。

But there are two more things we want to do before clicking that send button.

しかし 、その送信ボタンをクリックする前に、さらに 2 つのことを行う必要があります。

Tip number six, review your email for clarity and accuracy.

ヒント 6、 メールを見直して、明確さと正確さを確認してください。 これ

One of the most effective ways you can do this is to read your email aloud.

を行う最も効果的な方法の 1 つは、 メールを声に出して読むことです。

Doing that will ensure you're paying attention to each word and it will give you

そうすることで 、各単語に注意を払う ことができ

the opportunity to better reflect on what you've said in the email.

、メールで言ったことをよりよく考える機会が得られます.

It's easier to hear errors or identify sentences that

エラーを聞い たり、意味をなさない文や機能しない文を特定したりするのが簡単になり

don't quite make sense or don't work.

ます。

It's also a helpful way to determine whether there are sentences that are

不要な文がないかどうかを判断するのにも役立ちます

unnecessary.

。

Maybe there are details you can remove to keep your email concise.

メールを簡潔にするために削除できる詳細があるかもしれません。

In addition to all of that, you also want to ensure accuracy with your grammar,

これらすべてに加えて 、文法、句読点、スペルの正確さも確保する必要が

your punctuation, and your spelling. Now,

あります。

if you're not sure about your own proofreading or editing skills,

自分の 校正や編集のスキルに自信がない場合は

I recommend using an online editing tool. There are several available online,

、オンライン編集ツールを使用することをお勧めし ます。 オンラインで利用できるものはいくつかありますが、

many of which have free options and are very effective for making sure

その多くには無料のオプションがあり

that your emails are accurate. And lastly,

、メールが正確であることを確認するのに非常に効果的です. そして最後に、

tip number seven for a professional email in English,

プロフェッショナルな英語のメールのヒント 7

include a signature.

として、署名を含めます。

Your signature is what you typically see at the end of a business email,

署名は通常 、ビジネス メールの最後に表示されるもの

and it includes someone's name and their email address at the very minimum.

であり、少なくとも誰かの名前とメール アドレスが含まれています。

If it's appropriate, you could also include a phone number,

必要に応じて 、電話番号、

a link to a company website, links to your company, social media accounts,

会社の Web サイトへのリンク、会社へのリンク 、ソーシャル メディア アカウントなど

and so on. And with that,

を含めることもできます。 以上で、英語でプロフェッショナルなメール

you have seven simple tips to write a professional email in English plus

を作成するための 7 つの簡単なヒント と、

multiple sentence starters. You can immediately begin using.

複数の文から始めることができます。 すぐに使い始めることができます。 Speak Confident English の Web サイト

Don't forget to visit this lesson at the Speak Confident English website.

でこのレッスンにアクセスすることを忘れないでください 。

You'll find the lesson written in full,

レッスンは完全に書かれており

and there are more examples of sentence starters there for you.

、 文のスターターの例が他にもあります。

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Thank you so much for joining me,

ご参加いただきありがとうございます。次回の

and I look forward to seeing you for your next Confident English lesson.

Confident Englishレッスンでお会いできることを楽しみにしています 。