Write Professional Emails in English | Step-by-Step

How much time do you spend sitting at your desk worried about

Bạn dành bao nhiêu thời gian để ngồi ở bàn làm việc lo lắng về việc

clicking that send button on an email? Is your email clear?

nhấp vào nút gửi trên email? Email của bạn có rõ ràng không?

Is your grammar accurate? Is it easy to understand,

Ngữ pháp của bạn có chính xác không? Có dễ hiểu,

professional and polite?

chuyên nghiệp và lịch sự không?

Perhaps you regularly use a translation tool,

Có lẽ bạn thường xuyên sử dụng một công cụ dịch thuật,

but you're still not sure. In this Confident English lesson today,

nhưng bạn vẫn không chắc chắn. Trong bài học Tiếng Anh Tự tin ngày hôm nay,

I want to help you write stress-free, worry-free emails in English.

tôi muốn giúp bạn viết email bằng tiếng Anh một cách thoải mái, không lo lắng.

I'm going to share with you seven tips plus sentence starters.

Tôi sẽ chia sẻ với bạn bảy mẹo cộng với những câu bắt đầu.

You can immediately begin using to write professional emails in English.

Bạn có thể ngay lập tức bắt đầu sử dụng để viết email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh.

Before we get started, just in case this is your first time here,

Trước khi chúng ta bắt đầu, trong trường hợp đây là lần đầu tiên bạn đến đây,

let me quickly introduce myself. I'm Annemarie with Speak Confident English.

hãy để tôi giới thiệu nhanh về bản thân. Tôi là Annemarie với Nói tiếng Anh tự tin.

Everything I do is designed to help you get the confidence you want for your

Tất cả mọi thứ tôi làm được thiết kế để giúp bạn có được sự tự tin mà bạn muốn cho

life and work in English.

cuộc sống và công việc của bạn bằng tiếng Anh.

One way I do that is with my weekly Confident English lessons where I share my

Một cách tôi làm điều đó là với các bài học Tiếng Anh tự tin hàng tuần, nơi tôi chia sẻ các chiến lược

top fluency and confidence-building strategies as well as training and

xây dựng sự tự tin và lưu loát hàng đầu cũng như các kỹ năng đào tạo và

communication skills, just like in this lesson today. So while you're here,

giao tiếp, giống như trong bài học hôm nay. Vì vậy, khi bạn ở đây,

make sure to give this lesson a thumbs up on YouTube and subscribe to the Speak

hãy nhớ thích bài học này trên YouTube và đăng ký

Confident English YouTube channel so you never miss one of my Confident English

kênh YouTube Nói tiếng Anh tự tin để bạn không bao giờ bỏ lỡ một trong những bài học tiếng Anh tự tin của tôi

lessons. Before we get to the first tip for easy to write emails in English,

. Trước khi chúng ta đi đến mẹo đầu tiên để viết email bằng tiếng Anh dễ dàng,

let's talk about what professional emails should be.

hãy nói về email chuyên nghiệp nên là gì.

Your emails should be clear, concise, polite,

Email của bạn phải rõ ràng, súc tích, lịch sự

and productive. In other words,

và hiệu quả. Nói cách khác,

emails that you send for work purposes should be easy to read and

các email bạn gửi cho mục đích công việc phải dễ đọc và

they should get the job done. Whether the job of the email is to inform,

chúng sẽ hoàn thành công việc. Cho dù công việc của email là thông báo,

negotiate, propose, or make a request.

đàm phán, đề xuất hay đưa ra yêu cầu.

Unlike emails to friends and family,

Không giống như email gửi cho bạn bè và gia đình,

professional emails have standards we need to follow.

email chuyên nghiệp có các tiêu chuẩn mà chúng ta cần tuân theo.

Whether you're writing an email to your boss,

Cho dù bạn đang viết email cho sếp của mình,

a potential new client you'd like to impress a colleague in another country,

một khách hàng mới tiềm năng mà bạn muốn gây ấn tượng với một đồng nghiệp ở một quốc gia khác,

a human resources manager about a job opportunity or an employer about a

một người quản lý nhân sự về một cơ hội việc làm hay một nhà tuyển dụng về một

job interview,

cuộc phỏng vấn xin việc,

the emails you send in these situations represent you and perhaps

những email bạn gửi trong những tình huống này đại diện cho bạn và có lẽ

represent the company you work for.

đại diện cho công ty bạn làm việc.

What you say is going to leave an impression by writing an email

Những gì bạn nói sẽ để lại ấn tượng bằng cách viết một

that is clear, concise, polite, and productive.

email rõ ràng, ngắn gọn , lịch sự và hiệu quả.

You are ensuring clear and effective communication.

Bạn đang đảm bảo giao tiếp rõ ràng và hiệu quả.

So let's get right into tip number one.

Vì vậy, hãy đi thẳng vào mẹo số một.

Use a simple specific subject line.

Sử dụng một dòng chủ đề cụ thể đơn giản.

As I'm sure you know, when you open your email inbox every day,

Như tôi chắc rằng bạn biết, khi bạn mở hộp thư đến email của mình hàng ngày,

you do a quick scan through all the emails,

bạn sẽ quét nhanh qua tất cả các email

and there are certain ones that jump out to you,

và có một số email hiện ra với bạn,

certain emails you want to open.

một số email nhất định mà bạn muốn mở.

Those tend to have clear specific subject lines.

Những người có xu hướng có dòng chủ đề cụ thể rõ ràng.

You know exactly what the email is about or the subject line captures

Bạn biết chính xác nội dung của email hoặc dòng chủ đề thu

your attention.

hút sự chú ý của bạn.

No matter who you're communicating to in a professional email,

Bất kể bạn đang giao tiếp với ai trong một email chuyên nghiệp,

it's important to have a subject line that is going to tell your reader

điều quan trọng là phải có dòng tiêu đề cho người đọc biết

exactly what the email's about.

chính xác nội dung của email.

Doing this increases the likelihood that your reader will open and read

Làm điều này sẽ tăng khả năng người đọc của bạn sẽ mở và

your email and respond as well.

đọc email của bạn cũng như phản hồi.

So let's take a look at a quick example of what not to do and what to do

Vì vậy, hãy xem một ví dụ nhanh về những việc không nên làm và những việc nên làm

instead.

thay thế.

Rather than simply use the words meeting request in a subject line,

Thay vì chỉ sử dụng các từ yêu cầu họp trong dòng chủ đề,

you can make it more specific by saying, meet Monday about schedule change.

bạn có thể làm cho nó cụ thể hơn bằng cách nói, gặp thứ Hai về thay đổi lịch trình.

This subject line is not a complete sentence.

Dòng chủ đề này không phải là một câu hoàn chỉnh.

If I were writing this in an email, I might say,

Nếu tôi viết điều này trong một email, tôi có thể nói,

can you meet on Monday to talk about a schedule change?

bạn có thể gặp nhau vào thứ Hai để nói về việc thay đổi lịch trình không?

But I want to make this subject line as clear and short as

Nhưng tôi muốn làm cho dòng chủ đề này rõ ràng và ngắn gọn

possible, so I'm focusing on the keywords,

nhất có thể, vì vậy tôi đang tập trung vào các từ khóa

the most important element of my email. Before we go on to tip number two,

, yếu tố quan trọng nhất trong email của tôi. Trước khi chúng ta chuyển sang mẹo số hai,

here are a few more great examples of subject lines.

đây là một vài ví dụ tuyệt vời khác về dòng chủ đề.

Suggestion for your presentation, answer to your question about pricing plans,

Đề xuất cho bài thuyết trình của bạn, trả lời câu hỏi của bạn về kế hoạch định giá,

two ideas to solve budget issue, update on software bug,

hai ý tưởng để giải quyết vấn đề ngân sách, cập nhật về lỗi phần mềm,

new user stats now available.

số liệu thống kê người dùng mới hiện đã có.

Each one of those says exactly what the email is about so your reader knows what

Mỗi một trong số đó nói chính xác nội dung của email để người đọc của bạn biết điều gì

to expect. Now, I don't know about you,

sẽ xảy ra. Bây giờ, tôi không biết về bạn,

but I like to write my subject line last.

nhưng tôi muốn viết dòng chủ đề của tôi cuối cùng.

I say what I need to say in my email and make sure that I know exactly what

Tôi nói những gì tôi cần nói trong email của mình và đảm bảo rằng tôi biết chính xác

the focus or purpose of the email is,

trọng tâm hoặc mục đích của email là gì,

and then I use that information to help me write that clear,

sau đó tôi sử dụng thông tin đó để giúp tôi viết

concise subject line.

dòng tiêu đề rõ ràng, ngắn gọn.

Tip number two is use greetings always.

Mẹo số hai là luôn sử dụng lời chào.

This one seems obvious,

Điều này có vẻ hiển nhiên,

but you might be surprised how many emails get sent in a work

nhưng bạn có thể ngạc nhiên về số lượng email được gửi trong

environment without an appropriate greeting,

môi trường làm việc mà không có lời chào phù hợp

and an email without a greeting might appear rude or too familiar.

và một email không có lời chào có thể tỏ ra thô lỗ hoặc quá quen thuộc.

I'm going to share a few examples with you in just a moment.

Tôi sẽ chia sẻ một vài ví dụ với bạn trong giây lát.

All of them are ideal for the workplace,

Tất cả chúng đều lý tưởng cho nơi làm việc,

for contacting or reaching out to someone you don't know,

để liên hệ hoặc tiếp cận với người mà bạn không biết,

requesting information about services or products,

yêu cầu thông tin về dịch vụ hoặc sản phẩm

or aiming to connect with a new potential client. Of course,

hoặc nhằm mục đích kết nối với khách hàng tiềm năng mới. Tất nhiên,

if you're communicating outside of work with coworkers, you know well,

nếu bạn đang giao tiếp bên ngoài công việc với đồng nghiệp, bạn biết rõ,

friends or family, we can be far more casual.

bạn bè hoặc gia đình, chúng ta có thể bình thường hơn nhiều.

We can even eliminate a greeting. But in the workplace,

Chúng tôi thậm chí có thể loại bỏ một lời chào. Nhưng ở nơi làm việc,

when we're writing professional emails, always, always,

khi chúng ta viết email chuyên nghiệp ,

always include a greeting.

luôn luôn bao gồm lời chào.

The first on our list and the most common is, hello, a simple hello.

Đầu tiên trong danh sách của chúng tôi và phổ biến nhất là, xin chào, một lời chào đơn giản.

After that, we typically include someone's name, and I have to tell you,

Sau đó, chúng tôi thường bao gồm tên của một người nào đó và tôi phải nói với bạn rằng,

I'm an American. I live in the United States. We tend to be rather informal,

tôi là người Mỹ. Tôi sống ở Hoa Kỳ. Chúng tôi có xu hướng khá thân mật,

so most of the time if we're writing to an individual,

vì vậy hầu hết thời gian nếu chúng tôi viết thư cho một cá nhân,

we'll say hello with their first name. But of course,

chúng tôi sẽ chào hỏi bằng tên của họ . Nhưng tất nhiên,

if I want to be even more formal and show respect,

nếu tôi muốn trang trọng hơn nữa và thể hiện sự tôn trọng,

I can use someone's title and their last name. For example, Ms.

tôi có thể sử dụng chức danh và họ của ai đó . Ví dụ, cô

Fowler or Mr. Williams.

Fowler hoặc ông Williams.

A second common greeting for professional emails and one that is more formal

Lời chào phổ biến thứ hai dành cho các email chuyên nghiệp và một cách trang trọng hơn

is to use the word dear,

là sử dụng từ thân yêu,

followed by someone's first name or their title and their last name.

theo sau là tên hoặc chức danh và họ của ai đó.

So Dear Laura, Dear Dr. Sloan, Dear Ms. Williams,

Vì vậy, Laura thân mến, Tiến sĩ Sloan thân mến, Cô Williams thân mến,

you'll typically see this used in very formal emails,

bạn thường thấy điều này được sử dụng trong các email rất trang trọng,

almost like a business letter, for example,

gần giống như một lá thư kinh doanh, chẳng hạn như

an email offering a job position for a more casual tone,

một email cung cấp một vị trí công việc với giọng điệu bình thường hơn,

you can certainly use the word high in a professional email followed by

bạn chắc chắn có thể sử dụng từ cao trong một email chuyên nghiệp theo sau là

someone's first name. And lastly,

tên của ai đó. Và cuối cùng,

we can use to whom it may concern or dear. Plus,

chúng ta có thể sử dụng nó cho ai mà nó có thể quan tâm hoặc yêu quý. Ngoài ra,

the job title that you're writing to,

chức danh công việc mà bạn đang viết,

I recommend only using this last one.

tôi khuyên bạn chỉ nên sử dụng chức danh cuối cùng này.

If you cannot find the name of the person that you're writing to,

Nếu bạn không thể tìm thấy tên của người mà bạn đang viết thư cho

it is always best to personalize your greeting with someone's first or last

, tốt nhất bạn nên cá nhân hóa lời chào của mình bằng họ hoặc tên của ai đó

name, but if you can't find it,

, nhưng nếu không thể tìm thấy,

you could certainly use to whom it may concern or Dear Hiring manager,

bạn chắc chắn có thể sử dụng người mà nó có thể quan tâm hoặc Kính gửi người quản lý Tuyển dụng, người quản

dear Human resources manager, and now, tip number three,

lý Nhân sự thân mến, và bây giờ, mẹo số ba,

follow the KISS principle in the body of your email.

hãy tuân theo nguyên tắc KISS trong phần nội dung email của bạn.

If you've never heard the acronym KISS before,

Nếu bạn chưa bao giờ nghe từ viết tắt KISS trước đây,

it stands for keep it short and simple. As I'm sure you know,

thì nó có nghĩa là giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản. Như tôi chắc rằng bạn biết,

no one really wants to spend 10 minutes trying to read through an

không ai thực sự muốn dành 10 phút để đọc qua một

email.

email.

Long complex sentences with multiple paragraphs in an email

Các câu dài phức tạp với nhiều đoạn văn trong email

is a sure way to lose your reader's attention.

chắc chắn sẽ đánh mất sự chú ý của người đọc.

It also leads to more miscommunication because important details

Nó cũng dẫn đến nhiều thông tin sai lệch hơn vì các chi tiết quan trọng

can get lost to keep your email short and simple. Here are five recommendations.

có thể bị mất để giữ cho email của bạn ngắn gọn và đơn giản. Dưới đây là năm khuyến nghị.

Number one, use short sentences. Number two,

Số một, sử dụng câu ngắn. Thứ hai,

use simple grammar and simple sentence structures. Number three,

sử dụng ngữ pháp đơn giản và cấu trúc câu đơn giản. Thứ ba,

use short words if you can. Four, avoid long paragraphs.

sử dụng các từ ngắn nếu bạn có thể. Bốn, tránh dài dòng.

And number five, use bullet points for lists or key details.

Và điều thứ năm, sử dụng gạch đầu dòng cho danh sách hoặc chi tiết chính.

If you've ever worried about using complex grammar or difficult

Nếu bạn từng lo lắng về việc sử dụng ngữ pháp phức tạp hoặc

vocabulary in an email,

từ vựng khó trong email,

I hope this makes you feel a little bit more relaxed because the best strategy

tôi hy vọng điều này sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn một chút vì chiến lược tốt nhất

is to keep it as simple as possible. By doing so,

là giữ cho nó đơn giản nhất có thể. Bằng cách đó,

not only are you avoiding potential grammar mistakes and frustrations,

bạn không chỉ tránh được những lỗi ngữ pháp tiềm ẩn và sự thất vọng,

but you're also making it far more easier for your reader to quickly read

mà còn giúp người đọc dễ dàng đọc

and understand the email that you've sent.

và hiểu email mà bạn đã gửi dễ dàng hơn rất nhiều.

Let me give you an example of what not to do and what to do.

Để tôi cho bạn một ví dụ về những gì không nên làm và những gì nên làm.

Instead, I could send an email like this, dear Sarah,

Thay vào đó, tôi có thể gửi một email như thế này, Sarah thân mến,

I'm writing with recommendations on how to best write an email in English,

tôi đang viết các đề xuất về cách viết email bằng tiếng Anh tốt nhất

and I want to share several with you, including a clear, clear subject line,

và tôi muốn chia sẻ một số với bạn, bao gồm một dòng chủ đề rõ ràng, rõ ràng,

the importance of starting with a professional greeting and making the purpose

tầm quan trọng của việc bắt đầu với một lời chào chuyên nghiệp và làm cho mục đích

of your email clear. Before you click the send button,

của email của bạn rõ ràng. Trước khi nhấp vào nút gửi,

you'll also want to make sure you've included a closing and double check your

bạn cũng cần đảm bảo rằng bạn đã bao gồm phần kết thúc và kiểm tra kỹ email của mình xem

email for any potential errors.

có bất kỳ lỗi tiềm ẩn nào không.

Compare how that email looks and reads to this

So sánh giao diện và cách đọc của email đó với giải

alternative. Dear Sarah,

pháp thay thế này. Sarah thân mến,

I have some recommendations on how to best write emails in English.

tôi có một số gợi ý về cách viết email bằng tiếng Anh tốt nhất.

These include a clear subject line, a professional greeting,

Chúng bao gồm một dòng chủ đề rõ ràng , một lời chào chuyên nghiệp,

a statement of purpose or request, and a polite closing. Lastly,

một tuyên bố về mục đích hoặc yêu cầu và một lời kết thúc lịch sự. Cuối cùng,

it's important to proofread before you click send,

điều quan trọng là phải đọc lại trước khi bạn nhấp vào gửi,

which one of those was much easier for you to read and understand

cái nào trong số đó dễ đọc và dễ hiểu hơn đối với bạn

immediately? Definitely the second one. While you're writing that short,

? Chắc chắn là cái thứ hai. Trong khi viết email ngắn,

simple email, you want to keep tip number four in mind.

đơn giản đó, bạn nên ghi nhớ mẹo số bốn.

Make your purpose or request clear.

Làm cho mục đích hoặc yêu cầu của bạn rõ ràng.

The moment your reader opens your email, they're going to start doing one thing.

Thời điểm người đọc mở email của bạn, họ sẽ bắt đầu làm một việc.

They're going to start scanning that email very quickly to identify the purpose

Họ sẽ bắt đầu quét email đó rất nhanh để xác định mục đích

of the email and to identify any steps they are supposed to

của email và xác định bất kỳ bước nào họ phải

take or any responses that you're expecting.

thực hiện hoặc bất kỳ phản hồi nào mà bạn đang mong đợi.

That information needs to be extremely clear.

Thông tin đó cần phải cực kỳ rõ ràng.

To help you think about how to do that,

Để giúp bạn suy nghĩ về cách thực hiện điều đó,

I've identified a few common scenarios for writing emails

tôi đã xác định một số tình huống phổ biến để viết email

or a few common purposes,

hoặc một vài mục đích phổ biến

and I've included some sample sentences you can use to get you started.

và tôi đã bao gồm một số câu mẫu mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu.

If you're reaching out to a potential contact or trying to do some networking,

Nếu bạn đang liên hệ với một liên hệ tiềm năng hoặc đang cố gắng thực hiện một số hoạt động kết nối mạng,

you may likely be introducing yourself in an email if that's the case.

thì có thể bạn sẽ tự giới thiệu bản thân trong một email nếu đúng như vậy.

Not only do you want to state who you are,

Bạn không chỉ muốn nêu rõ mình là ai

but it's also helpful to state where you got that individual's

mà còn cho biết bạn lấy thông tin của cá nhân đó từ đâu

information.

.

How did you hear about them or where did you get their email address?

Bạn biết về họ như thế nào hoặc bạn lấy địa chỉ email của họ ở đâu?

So here are a couple of examples you could use. Example number one,

Vì vậy, đây là một vài ví dụ bạn có thể sử dụng. Ví dụ số một,

my name's Annemarie. I'm with Speak Confident English,

tên tôi là Annemarie. Tôi tham gia Nói Tiếng Anh Tự Tin,

and I got your name from Susan.

và tôi biết tên bạn từ Susan.

She recommended you as a potential partner on a project I'm working

Cô ấy đã giới thiệu bạn như một đối tác tiềm năng trong một dự án mà tôi đang thực

on. With that example,

hiện. Với ví dụ đó,

I've immediately identified the individual who helped me make this

tôi đã ngay lập tức xác định được cá nhân đã giúp tôi tạo ra

connection. By doing that,

mối liên hệ này. Bằng cách đó,

I'm helping to establish some immediate trust or rapport.

tôi đang giúp thiết lập một số niềm tin hoặc mối quan hệ ngay lập tức.

A second option might be,

Lựa chọn thứ hai có thể là,

my name's Annemarie and I got your contact information from your company's

tên tôi là Annemarie và tôi đã nhận được thông tin liên hệ của bạn từ trang web của công ty bạn

website I'm writing in reference to,

mà tôi đang tham khảo để viết thư,

and then you would continue to state your purpose,

sau đó bạn sẽ tiếp tục nêu rõ mục đích của mình,

which we'll talk more about right now.

chúng ta sẽ nói thêm về vấn đề này ngay bây giờ.

The next thing you want to do after stating who you are in an email if it's

Điều tiếp theo bạn muốn làm sau khi nêu rõ bạn là ai trong email nếu

necessary to do that, is to state your purpose, the reason you're writing.

cần thiết phải làm điều đó, là nêu mục đích của bạn , lý do bạn viết.

For example,

Ví dụ:

I'm writing in response to your inquiry from last Thursday,

tôi viết thư này để trả lời yêu cầu của bạn từ Thứ Năm tuần trước

or you might use a specific date. For example,

hoặc bạn có thể sử dụng một ngày cụ thể. Ví dụ:

I'm writing in response to the email you sent last week,

tôi viết để trả lời email bạn gửi tuần trước

or I'm writing in response to the email you sent on April 13th.

hoặc tôi viết để trả lời email bạn gửi vào ngày 13 tháng 4.

I'd like to respond to your inquiry about, or I'd like to,

Tôi muốn trả lời câu hỏi của bạn về hoặc tôi

to respond to your email about, or I'd like to get a quote on,

muốn trả lời email của bạn về hoặc tôi muốn nhận báo giá về,

I'd like to get pricing information on,

tôi muốn nhận thông tin về giá cả

and then you might identify the specific service or product you're inquiring

và sau đó bạn có thể xác định dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể mà bạn đang tìm

about.

If you want more examples of effective sentence starters for stating your

hiểu.

Nếu bạn muốn có thêm các ví dụ về khởi đầu câu hiệu quả để nêu mục đích của mình

purpose,

,

I recommend that you visit this particular lesson at my Speak Confident English

tôi khuyên bạn nên truy cập bài học cụ thể này tại trang web Nói tiếng Anh tự tin

website where I've provided a fuller list in writing with sentence

của tôi, nơi tôi đã cung cấp một danh sách đầy đủ hơn bằng văn bản về các

starters.

You can begin using right away after you introduce yourself in your email if

khởi đầu câu.

Bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay sau khi giới thiệu bản thân trong email nếu

necessary, and after you state your purpose,

cần và sau khi bạn nêu rõ mục đích của mình,

plus any other important details,

cộng với bất kỳ chi tiết quan trọng nào khác,

it's important to also thank the individual you're writing too.

điều quan trọng là bạn cũng phải cảm ơn cá nhân mà bạn đang viết thư.

You might be thanking them for promptly replying.

Bạn có thể cảm ơn họ vì đã trả lời kịp thời.

You might be thanking them for information.

Bạn có thể cảm ơn họ vì thông tin.

You might thank them for your time in reading your email.

Bạn có thể cảm ơn họ vì đã dành thời gian đọc email của bạn.

Here are a few easiest sentences you could use.

Dưới đây là một vài câu đơn giản nhất bạn có thể sử dụng.

Thank you for the information you provided.

Cảm ơn bạn cho các thông tin bạn cung cấp.

Thank you for responding to my request so quickly.

Cảm ơn bạn đã trả lời yêu cầu của tôi rất nhanh chóng.

Thank you for your prompt reply. Thank you for your time.

Cảm ơn bạn đã trả lời nhanh chóng của bạn . Cảm ơn bạn đã dành thời gian.

And then before you finish,

Và sau đó trước khi kết thúc,

you want to add any final remarks or end with a call to

bạn muốn thêm bất kỳ nhận xét cuối cùng nào hoặc kết thúc bằng lời kêu gọi

action. What is it that you want your reader to do?

hành động. Bạn muốn người đọc của mình làm gì?

A call to action is basically telling your reader what you expect them or want

Lời kêu gọi hành động về cơ bản là cho người đọc biết bạn mong đợi họ hoặc muốn

them to do. Are you asking them to reply,

họ làm gì. Bạn có yêu cầu họ trả lời,

to share information with you, to send you an attachment?

chia sẻ thông tin với bạn , gửi cho bạn tệp đính kèm không?

Whatever that call to action is, make sure that it's clear. For example,

Dù lời kêu gọi hành động đó là gì, hãy đảm bảo rằng nó rõ ràng. Ví dụ,

I look forward to receiving your reply.

tôi mong nhận được hồi âm của bạn.

I look forward to getting more information about,

Tôi mong nhận được thêm thông tin về,

and then the product or service.

và sau đó là sản phẩm hoặc dịch vụ.

Please let me know if that meeting time works for you.

Vui lòng cho tôi biết nếu thời gian họp đó phù hợp với bạn.

Each of those tells the reader exactly what you're waiting for.

Mỗi trong số đó cho người đọc biết chính xác những gì bạn đang chờ đợi.

It's time for tip number five.

Đã đến lúc cho mẹo số năm.

Just like you want to always include a greeting,

Giống như bạn muốn luôn bao gồm lời chào,

you always want to include a closing as well without one.

bạn cũng muốn bao gồm cả lời kết mà không cần lời chào.

The end of the email feels abrupt and even slightly rude.

Phần cuối của email có cảm giác đột ngột và thậm chí hơi thô lỗ.

Some common formal professional closings include, best regards,

Một số cách kết thúc chuyên nghiệp trang trọng phổ biến bao gồm, lời chúc tốt đẹp nhất, lời

warm regards, or simply regards for a more informal tone.

chào nồng nhiệt hoặc đơn giản là lời chào thân mật hơn.

You could use take care, best wishes, or all the best.

Bạn có thể sử dụng chăm sóc, lời chúc tốt đẹp nhất, hoặc tất cả những điều tốt đẹp nhất.

By following those first five tips for writing a professional email in English,

Bằng cách làm theo năm mẹo đầu tiên để viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh,

you're ensuring that your email is clear, concise, polite,

bạn đang đảm bảo rằng email của mình rõ ràng, ngắn gọn, lịch sự

and productive.

và hiệu quả.

But there are two more things we want to do before clicking that send button.

Nhưng có hai điều nữa chúng tôi muốn làm trước khi nhấp vào nút gửi đó.

Tip number six, review your email for clarity and accuracy.

Mẹo số sáu, xem lại email của bạn để đảm bảo sự rõ ràng và chính xác.

One of the most effective ways you can do this is to read your email aloud.

Một trong những cách hiệu quả nhất bạn có thể làm là đọc to email của mình.

Doing that will ensure you're paying attention to each word and it will give you

Làm như vậy sẽ đảm bảo bạn chú ý đến từng từ và nó sẽ cho bạn

the opportunity to better reflect on what you've said in the email.

cơ hội để phản ánh tốt hơn những gì bạn đã nói trong email.

It's easier to hear errors or identify sentences that

Sẽ dễ dàng hơn để nghe các lỗi hoặc xác định các câu

don't quite make sense or don't work.

không hoàn toàn có ý nghĩa hoặc không hoạt động.

It's also a helpful way to determine whether there are sentences that are

Đó cũng là một cách hữu ích để xác định xem có câu nào

unnecessary.

không cần thiết hay không.

Maybe there are details you can remove to keep your email concise.

Có thể có những chi tiết bạn có thể loại bỏ để giữ cho email của bạn ngắn gọn.

In addition to all of that, you also want to ensure accuracy with your grammar,

Ngoài tất cả những điều đó, bạn cũng muốn đảm bảo tính chính xác về ngữ pháp

your punctuation, and your spelling. Now,

, dấu câu và chính tả của mình. Bây giờ,

if you're not sure about your own proofreading or editing skills,

nếu bạn không chắc chắn về kỹ năng hiệu đính hoặc chỉnh sửa của mình,

I recommend using an online editing tool. There are several available online,

tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ chỉnh sửa trực tuyến . Có một số có sẵn trực tuyến,

many of which have free options and are very effective for making sure

nhiều trong số đó có các tùy chọn miễn phí và rất hiệu quả để đảm bảo

that your emails are accurate. And lastly,

rằng email của bạn là chính xác. Và cuối cùng,

tip number seven for a professional email in English,

mẹo số bảy cho một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh,

include a signature.

bao gồm chữ ký.

Your signature is what you typically see at the end of a business email,

Chữ ký của bạn là những gì bạn thường thấy ở cuối email doanh nghiệp

and it includes someone's name and their email address at the very minimum.

và nó bao gồm tên của ai đó và địa chỉ email của họ ở mức tối thiểu.

If it's appropriate, you could also include a phone number,

Nếu phù hợp, bạn cũng có thể bao gồm số điện thoại,

a link to a company website, links to your company, social media accounts,

liên kết đến trang web của công ty, liên kết đến công ty của bạn, tài khoản mạng xã hội

and so on. And with that,

, v.v. Và cùng với đó,

you have seven simple tips to write a professional email in English plus

bạn có bảy mẹo đơn giản để viết một email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh cộng với

multiple sentence starters. You can immediately begin using.

nhiều câu bắt đầu. Bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức.

Don't forget to visit this lesson at the Speak Confident English website.

Đừng quên ghé thăm bài học này tại trang web Nói Tiếng Anh Tự Tin.

You'll find the lesson written in full,

Bạn sẽ tìm thấy bài học được viết đầy đủ

and there are more examples of sentence starters there for you.

và có nhiều ví dụ hơn về các phần mở đầu câu dành cho bạn.

If you found this lesson helpful, I would love to know.

Nếu bạn thấy bài học này hữu ích, tôi rất muốn biết.

You can tell me by giving this lesson a thumbs up here on YouTube.

Bạn có thể cho tôi biết bằng cách đánh dấu thích bài học này tại đây trên YouTube.

Leave a comment below, and while you're at it,

Để lại nhận xét bên dưới và trong khi bạn đang ở đó,

don't forget to subscribe to this channel on YouTube.

đừng quên đăng ký kênh này trên YouTube.

Thank you so much for joining me,

Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã tham gia cùng tôi

and I look forward to seeing you for your next Confident English lesson.

và tôi mong được gặp bạn trong bài học Tiếng Anh tự tin tiếp theo.