Voicemail in English - Everything You Need to Know

Hi I'm Anne Marie with Speak Confident English and welcome to this week's

سلام من آن ماری هستم و با زبان انگلیسی مطمئن صحبت کنید و به درس انگلیسی مطمئن این هفته خوش آمدید

Confident English lesson. Recently one of my students asked a fantastic question

. اخیراً یکی از شاگردانم یک سوال فوق العاده پرسید

and I thought that you might have the same question in English. Here was her

و من فکر کردم که ممکن است شما هم همین سوال را به زبان انگلیسی داشته باشید. سوال او این

question, "Recently I've been wondering how to leave a really good voice message

بود: "اخیراً من در این فکر بودم که چگونه می توانم یک پیام صوتی واقعاً خوب بگذارم

or even how to set up my own voicemail when I can't pick up my phone." That is a

یا حتی چگونه پست صوتی خود را تنظیم کنم وقتی نمی توانم تلفنم را بردارم." این یک

fantastic question because definitely communicating on the telephone is always

سوال فوق العاده است زیرا قطعا برقراری ارتباط تلفنی همیشه

a challenge and voicemails - particularly in business - are an important part of our

یک چالش است و پست صوتی - به ویژه در تجارت - بخش مهمی از

daily life. Now before I go any further I do want to say it was awesome that she

زندگی روزمره ما است. حالا قبل از اینکه جلوتر بروم ، می‌خواهم بگویم که بسیار عالی بود که او

used the phrasal verb *to pick up* the phone.

از فعل عبارتی *برای برداشتن* تلفن استفاده کرد.

As you know, native English speakers love phrasal verbs and we use them all the

همانطور که می دانید، انگلیسی زبانان بومی عاشق افعال عبارتی هستند و ما همیشه از آنها استفاده می

time. *To pick up* the phone is a common phrasal verb that means to answer the

کنیم. *برداشتن* تلفن یک فعل عبارتی رایج است که به معنای پاسخ دادن به

telephone. In her question, we could also say "...when I *can't get to* the phone." That

تلفن است. در سؤال او، ما همچنین می توانیم بگوییم "...زمانی که نمی توانم به تلفن برسم." این

is another common way to say that we're unable to answer or check our telephone.

یکی دیگر از راه های رایج برای گفتن این است که نمی توانیم تلفن خود را پاسخ دهیم یا چک کنیم.

But now let's get to the focus of today's question: how can you

اما اکنون بیایید به تمرکز سوال امروز بپردازیم: چگونه می توانید

successfully leave a telephone message for someone else and how to set up a

با موفقیت یک پیام تلفنی برای شخص دیگری بگذارید و چگونه یک

voice message in English on your phone. In today's Confident English lesson

پیام صوتی را به زبان انگلیسی در تلفن خود تنظیم کنید. در درس انگلیسی Confident امروز

we're going to talk about three things: number one the basic rules about leaving

ما در مورد سه چیز صحبت خواهیم کرد: شماره یک قوانین اساسی در مورد

voice messages, number two what you should and shouldn't say when you leave

ارسال پیام های صوتی، شماره دو آنچه که باید و نباید بگویید هنگامی که

a voice message for someone else and I'll give you some examples, and finally

یک پیام صوتی برای شخص دیگری می گذارید و من به شما خواهم داد. چند مثال، و در نهایت

how to set up a voice message on your phone so

چگونه یک پیام صوتی را در تلفن خود تنظیم کنید تا

that when you can't get to it, when you can't pick it up,

زمانی که نمی توانید به آن دسترسی پیدا کنید، زمانی که نمی توانید آن را بردارید،

someone can leave a message for you. Let's start with the basic rules of

شخصی بتواند برای شما پیام بگذارد. بیایید با قوانین اولیه

voice messages and this is a great opportunity to use one of my favorite

پیام های صوتی شروع کنیم و این یک فرصت عالی برای استفاده از یکی از

acronyms and principles in life. This is the KISS principle - keep it short and

کلمات اختصاری و اصول مورد علاقه من در زندگی است. این اصل KISS است - آن را کوتاه و ساده نگه دارید

simple. Yes, with voice messages keep it short and simple! Let's be honest for a

. بله، با پیام های صوتی آن را کوتاه و ساده نگه دارید! بیایید یک لحظه صادق باشیم

moment. Have you ever received a telephone call and you looked at your

. آیا تا به حال یک تماس تلفنی دریافت کرده اید و به تلفن خود نگاه می کنید

phone to see who was calling and you thought 'oh I just don't have time right

تا ببینید چه کسی با شما تماس می گیرد و فکر می کنید "اوه من الان وقت ندارم

now. I can't talk to this person it always takes such a long time' so you

. من نمی توانم با این شخص صحبت کنم، همیشه اینقدر طول می کشد، بنابراین شما به

don't answer it, you just put it down and you let the call go to voicemail. I've

آن پاسخ نمی دهید، فقط آن را زمین می گذارید و اجازه می دهید تماس به پست صوتی برود. من

definitely done that and you probably have too because the truth is sometimes

قطعاً این کار را انجام داده ام و احتمالاً شما نیز انجام داده اید زیرا حقیقت این است که گاهی اوقات

we just don't have time. Our lives are busy and we just want to know the

ما وقت نداریم. زندگی ما شلوغ است و فقط می خواهیم

important information, make a quick decision, and go on with the rest of our

اطلاعات مهم را بدانیم، سریع تصمیم بگیریم و بقیه روزمان را ادامه

day. And we certainly don't want a five-minute voicemail where we have to

دهیم. و ما مطمئناً یک پست صوتی پنج دقیقه‌ای نمی‌خواهیم که در آن مجبور باشیم به

listen to someone go on and on and share way too many details. We just want it

صحبت‌های کسی گوش دهیم و جزئیات زیادی را به اشتراک بگذاریم . ما فقط

short and simple. And here are a few ways to help you do that.

کوتاه و ساده می خواهیم. و در اینجا چند راه برای کمک به شما در انجام این کار وجود دارد.

Number one - prepare in advance. If you're nervous about leaving a voice message or

شماره یک - از قبل آماده شوید. اگر در مورد گذاشتن یک پیام صوتی عصبی هستید یا

you're not sure what you want to say, take some time to prepare in advance. You

مطمئن نیستید که چه می خواهید بگویید، از قبل کمی وقت بگذارید تا آماده شوید. می

can write down some notes, some key words, practice saying it out loud to make sure

توانید چند یادداشت، چند کلمه کلیدی را یادداشت کنید، با صدای بلند بیان آن را تمرین کنید تا مطمئن

that you are able to communicate clearly, keep it short, and focus on the most

شوید که قادر به برقراری ارتباط واضح هستید، آن را کوتاه نگه دارید و روی

important details. Now when I say keep it short, in English-speaking culture we

مهم ترین جزئیات تمرکز کنید. حالا وقتی می‌گویم کوتاه باشد، در فرهنگ انگلیسی‌زبان ما

like voicemails to be twenty seconds or less! Twenty seconds or less. That's not a

دوست داریم پیام‌های صوتی بیست ثانیه یا کمتر باشد! بیست ثانیه یا کمتر. این

lot of time so you have to think very carefully about what you need

زمان زیادی نیست، بنابراین باید با دقت در مورد آنچه باید

to say in that voice message and again preparation will always help you do that.

در آن پیام صوتی بگویید فکر کنید و دوباره آماده سازی همیشه به شما در انجام این کار کمک می کند.

The second thing you can do to help you keep it short and simple

دومین کاری که می توانید برای کوتاه و ساده نگه داشتن آن انجام دهید این

is to speak clearly and speak slowly. If you want someone to return your phone

است که واضح صحبت کنید و آهسته صحبت کنید. اگر می خواهید کسی به تماس تلفنی شما پاسخ دهد

call, they need to understand what you want or what you need. And this is

، باید بفهمد که شما چه می خواهید یا به چه چیزی نیاز دارید. و این

another reason why practicing in advance can be really helpful, it will help you

دلیل دیگری است که چرا تمرین از قبل می تواند واقعا مفید باشد، به شما کمک می

make sure that your pronunciation is clear and that you speak a little bit

کند مطمئن شوید که تلفظ شما واضح است و کمی

more slowly. You want to give the listener a little bit of time to think

آهسته تر صحبت می کنید. شما می خواهید به شنونده کمی زمان بدهید تا

about what you're saying, to take notes about the details. If you need to share

درباره آنچه می گویید فکر کند و در مورد جزئیات یادداشت برداری کند. اگر نیاز دارید

your phone number in the voicemail, you want to do that slowly so that the

شماره تلفن خود را در پست صوتی به اشتراک بگذارید، می‌خواهید این کار را به آرامی انجام دهید تا

listener has time to write down that information. Now there's just one more

شنونده فرصت داشته باشد آن اطلاعات را یادداشت کند. اکنون فقط یک

rule for leaving voice messages and this one is especially true in business -

قانون دیگر برای گذاشتن پیام های صوتی وجود دارد و این قانون به ویژه در تجارت صادق است -

always be kind and polite. Use kind and polite language and I'll definitely

همیشه مهربان و مودب باشید. از زبان مهربان و مودبانه استفاده کنید و من قطعاً

share some examples with you in the rest of our lesson today. Now let's look

در ادامه درس امروز چند نمونه را با شما به اشتراک خواهم گذاشت . اکنون بیایید به

specifically at the information you need to include when you are leaving a

طور خاص به اطلاعاتی که باید هنگام گذاشتن

voicemail for someone else. Number one of course your name. Unless

پست صوتی برای شخص دیگری اضافه کنید، نگاه کنیم. شماره یک البته نام شما. همیشه نام خود

you're calling your best friend or your mom, always include your name. If it is a

را ذکر کنید مگر اینکه با بهترین دوست یا مادرتان تماس بگیرید. اگر این یک

personal phone call and more casual you could only use your first name but if

تماس تلفنی شخصی و غیر عادی است، فقط می توانید از نام کوچک خود استفاده کنید، اما

it's for business purposes, I do recommend using your first and last name.

اگر برای اهداف تجاری است، توصیه می کنم از نام و نام خانوادگی خود استفاده کنید.

Now the second detail is optional, this is specifically for business phone calls.

اکنون جزئیات دوم اختیاری است، این به طور خاص برای تماس های تلفنی تجاری است.

You should include your company name or the department where you work, for

شما باید نام شرکت یا بخشی که در آن کار می کنید را وارد کنید، برای

example if you are calling another company to get information, to ask a

مثال اگر با شرکت دیگری تماس می گیرید تا اطلاعات کسب کنید، سوالی بپرسید

question, or to clarify something, you want to include your name and the

یا چیزی را روشن کنید، می خواهید نام خود و

company where you work. If you work for a really large business and there are

شرکتی را که در آن کار می کنید ذکر کنید. اگر برای یک تجارت واقعا بزرگ کار می کنید و

multiple departments and hundreds of people who work there, it's possible that

چندین بخش و صدها نفر در آنجا کار می کنند، ممکن

you will call someone else within the company. Maybe you work in marketing and

است با شخص دیگری در شرکت تماس بگیرید. شاید شما در زمینه بازاریابی کار می کنید

you need to talk to someone in the accounting department. When you do that

و باید با فردی در بخش حسابداری صحبت کنید . وقتی این کار را انجام

you should definitely include your name and which department you're in. Here are

می‌دهید، باید حتماً نام خود و بخشی را که در آن هستید ذکر کنید. در

a couple of examples: if I am calling another company I might say this in my

اینجا چند مثال آورده شده است: اگر با شرکت دیگری تماس بگیرم، ممکن است در پیام صوتی خود این را

voice message, "Hi Lynn, this is Anne Marie Fowler with Speak Confident English" or

بگویم: "سلام لین، این آن ماری فاولر است. انگلیسی مطمئن صحبت کنید» یا

if I'm calling someone else within the business I might say, "Hi Lynn this is Anne

اگر با شخص دیگری در کسب و کار تماس بگیرم، ممکن است بگویم، «سلام لین، این آن

Marie in accounting" or "this is Anne Marie in the accounting department."

ماری در حسابداری است» یا «این آن ماری در بخش حسابداری است».

Now the third detail that you need to include for personal and business

اکنون سومین جزئیاتی که باید برای

voicemails is the reason you are calling and this is one of the most important

پست‌های صوتی شخصی و تجاری درج کنید دلیل تماس شماست و این یکی از مهمترین

details because they need to know what you want, why should they call you back.

جزئیات است زیرا آنها باید بدانند شما چه می‌خواهید، چرا باید با شما تماس بگیرند.

Now don't forget we have to use that KISS principle - keep it short and simple.

اکنون فراموش نکنید که باید از اصل KISS استفاده کنیم - آن را کوتاه و ساده نگه دارید.

You might be calling with five questions or maybe there are several things you

ممکن است با پنج سوال تماس بگیرید یا شاید چندین مورد وجود دارد که

need to talk about, you want to try to summarize it into one or two very short

باید در مورد آنها صحبت کنید، می خواهید سعی کنید آن را در یک یا دو جمله بسیار کوتاه و واضح خلاصه کنید

clear sentences to state why you're calling. Again here are a couple of

تا دلیل تماس خود را بیان کنید. دوباره در اینجا چند

examples, "Hi Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling to

مثال وجود دارد، "سلام لین، این آن ماری است با انگلیسی مطمئن صحبت می کند. من برای

follow up on our discussion at the conference last week" or another example

پیگیری بحث ما در کنفرانس هفته گذشته تماس می گیرم" یا مثال دیگری

"Hi Sue, it's Anne Marie in accounting. I'm calling to discuss the paperwork you

"سلام سو، آن ماری در حسابداری است. من تماس می‌گیرم تا درباره مدارکی که

submitted for reimbursement yesterday." In both of those I've used just one

دیروز برای بازپرداخت ارسال کردید صحبت کنم.» در هر دو مورد من فقط از یک

sentence to talk about my reason for calling. The fourth detail to add to your

جمله برای صحبت در مورد دلیل تماسم استفاده کرده ام. چهارمین جزئیاتی که باید به پیام خود اضافه کنید

message is what is the best way for them to contact

این است که بهترین راه برای تماس آنها با

you. Is it best for them to call you back? Would you prefer an email or a text? And

شما چیست. آیا بهتر است آنها با شما تماس بگیرند؟ ایمیل را ترجیح می دهید یا متن؟

is there a day of the week or a time that is best for you? And this is where

و آیا روزی از هفته یا زمانی وجود دارد که برای شما بهترین باشد؟ و این جایی است که

you definitely want to leave your phone number. Now again, if you're calling your

شما قطعاً می خواهید شماره تلفن خود را بگذارید . حالا دوباره، اگر با

mom or your best friend, they probably have your phone number (I hope) but if

مادرتان یا بهترین دوستتان تماس می‌گیرید، احتمالاً شماره تلفن شما را دارند (امیدوارم) اما اگر

you're calling for more professional or business reasons, again it's important to

به دلایل حرفه‌ای یا کاری تماس می‌گیرید ، دوباره مهم است

leave your phone number, they need to know how to contact you. And this is

که شماره تلفن خود را بگذارید، آنها باید می داند چگونه با شما تماس بگیرد و اینجاست

where it's important to speak clearly and speak slowly. I also recommend that

که مهم است که واضح صحبت کنید و آهسته صحبت کنید. همچنین توصیه

you say your phone number twice. Give your phone number once and repeat it.

می کنم شماره تلفن خود را دو بار بگویید. یک بار شماره تلفن خود را بدهید و آن را تکرار کنید.

Have you ever listened to a voice message and someone shared their email

آیا تا به حال به یک پیام صوتی گوش داده اید و شخصی

address or their phone number only one time and you didn't have enough time to

فقط یک بار آدرس ایمیل یا شماره تلفن خود را به اشتراک گذاشته است و شما زمان کافی برای

get all the information so you have to listen to the whole voicemail again just

دریافت تمام اطلاعات را نداشته اید، بنابراین برای دریافت آن شماره تلفن باید دوباره به کل پست صوتی گوش دهید.

to get that phone number? It's super frustrating. We don't want to do that so

? فوق العاده خسته کننده است. ما نمی خواهیم این کار را انجام دهیم،

I recommend repeating your phone number two times so that they have the

بنابراین توصیه می کنم شماره تلفن خود را دو بار تکرار کنید تا آنها این

opportunity to get all the information they need to contact you. Here's an

فرصت را داشته باشند که تمام اطلاعات مورد نیاز خود را برای تماس با شما دریافت کنند. این یک

example, "Hello Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling

مثال است، "سلام لین، این آن ماری است با انگلیسی مطمئن صحبت کنید. من

to follow up on a discussion we had at the conference last week. The best way to

برای پیگیری بحثی که در کنفرانس هفته گذشته داشتیم تماس می‌گیرم. بهترین راه برای تماس

reach me is by phone, Monday through Friday, anytime during the work day and

با من تلفنی است، از دوشنبه تا جمعه، در هر زمان. در طول روز کاری و

my number is 222-231-2323. Again my phone number is 222-231-2323

شماره من 222-231-2323 است، دوباره شماره تلفن من 222-231-2323 است،

Now that's not my real phone number.

حالا این شماره تلفن واقعی من نیست

It's a fake number. I don't know whose number it is but it's

، یک شماره جعلی است ، نمی دانم شماره کیست اما

just an example to show how to repeat it twice in your message. Ok so a quick

فقط یک شماره است. مثالی برای نشان دادن نحوه تکرار آن دو بار در پیام. بسیار خوب پس یک

review: in a voice message you leave your name, your company or department if

بررسی سریع: در یک پیام صوتی نام، شرکت یا بخش خود را در صورت

necessary, the reason that you're calling and

لزوم، دلیل تماس خود و

best way to reach you, including your phone number or an email address. So now

بهترین راه برای تماس با شما، از جمله پیام صوتی خود را ذکر می کنید. شماره تلفن یا آدرس ایمیل. بنابراین اکنون

we need to end the voicemail and we always do it in a very simple and polite

باید پست صوتی را پایان دهیم و همیشه این کار را به روشی بسیار ساده و مودبانه

way. Typically we end a voicemail with thank you or have a good day. The

انجام می‌دهیم. معمولاً یک پست صوتی را با تشکر به پایان می‌رسانیم یا روز خوبی داشته باشیم.

examples that I've just used are really focused more on professional English but

نمونه‌هایی که من استفاده کردم واقعا بیشتر روی زبان انگلیسی حرفه ای تمرکز کرده اند، اما

in the online lesson I've given you several more examples of both

در درس آنلاین چندین مثال دیگر از هر دو

professional voice messages and more casual or personal ones, so if you want

حرفه ای را برای شما آورده ام. پیام‌های صوتی آنلاین و پیام‌های غیررسمی یا شخصی، بنابراین اگر می‌خواهید

to look at additional examples and more common expressions or sentences that we

به مثال‌های اضافی و عبارات یا جملات رایج‌تری که ما استفاده می‌کنیم نگاه

use, be sure to check out the online lesson. Now that you know the rules of

کنید، حتماً درس آنلاین را بررسی کنید . اکنون که قوانین

voice messages and the information you need to include, let's talk about putting

پیام های صوتی و اطلاعاتی را که باید در آن قرار دهید را می دانید، بیایید در مورد قرار دادن

a voicemail in English on your phone. Number one start with a greeting and

یک پست صوتی به زبان انگلیسی در تلفن خود صحبت کنیم. شماره یک با یک تبریک شروع می شود و

this is very simple, just a hello or hi. And then follow that with your name.

این بسیار ساده است، فقط یک سلام یا سلام. و سپس آن را با نام خود دنبال کنید.

Again you want to state your company or your department if you are setting up a

اگر در حال تنظیم یک

voicemail on a telephone that you use at work. Number four - state that you're

پست صوتی در تلفنی هستید که در محل کار از آن استفاده می کنید، مجدداً می خواهید شرکت یا بخش خود را اعلام کنید . شماره چهار - بیان کنید که

unable to take the call. It might be something simple like I'm sorry I can't

نمی توانید تماس را دریافت کنید. ممکن است چیزی ساده باشد، مثلاً متأسفم که نمی‌توانم

take your phone call right now or maybe it's letting the caller know that you're

در حال حاضر تماس تلفنی شما را قبول کنم یا شاید به تماس‌گیرنده می‌گوید که شما

on vacation. Number five - ask the caller to leave you

در تعطیلات هستید. شماره پنج - از تماس گیرنده بخواهید برای

a message. And finally number six - let them know that you will definitely

شما پیام بگذارد. و در نهایت شماره شش - به آنها اطلاع دهید که قطعاً

return their phone call or give them someone else to contact. Maybe it's an

تماس تلفنی آنها را پاسخ خواهید داد یا به آنها شخص دیگری را برای تماس خواهید داد. شاید این یک

emergency or perhaps you're on vacation and you'll be away for several weeks but

وضعیت اضطراری باشد یا شاید شما در تعطیلات هستید و چندین هفته دور خواهید بود، اما

this person needs to talk to someone now. Is there someone else they can call? If

این شخص اکنون باید با کسی صحبت کند. آیا شخص دیگری وجود دارد که بتوانند تماس بگیرند؟ اگر

so, be sure to include that information. In this video lesson I'll share with you

چنین است، حتماً آن اطلاعات را درج کنید. در این درس ویدیویی

an example of a common voicemail that you could use on your own phone but once

، نمونه ای از یک پست صوتی رایج را با شما به اشتراک می گذارم که می توانید از آن در تلفن خود استفاده کنید، اما یک بار

again I've included more examples in the online lesson so if

دیگر نمونه های بیشتری را در درس آنلاین قرار داده ام، بنابراین

you'd like to take a look at those be sure to visit that lesson. Here is a very

اگر مایلید به آنها نگاهی بیندازید. حتما از آن درس دیدن کنید در اینجا یک

common, basic example, "Hello, this is Laura Brown. I'm sorry I can't take your call

مثال بسیار رایج و اساسی وجود دارد، "سلام، این لورا براون است. متاسفم که نمی توانم در حال حاضر تماس شما را قبول کنم،

right now but please leave a message after the tone and I'll be sure to call

اما لطفاً بعد از آهنگ پیام بگذارید و من مطمئناً

you back as soon as I can. Thank you." And that's it! Very simple, clear, and

به زودی با شما تماس خواهم گرفت. تا جایی که می توانم. متشکرم." و بس! بسیار ساده، واضح و

short. So now it's time for you to practice. As always I do have a couple of

کوتاه. پس حالا وقت آن است که شما تمرین کنید. مثل همیشه من چند

challenge questions for you in the lesson online. I would love for you to

سوال چالشی برای شما در درس آنلاین دارم. دوست دارم

take a look at those questions and share your answers with me. You can do that by

به این سوالات نگاهی بیندازید و پاسخ های خود را با من در میان بگذارید. می توانید این کار را با

sharing in the comment section at the bottom of the lesson. Thank you so much

اشتراک گذاری در بخش نظرات در انتهای درس انجام دهید. از اینکه

for joining me and I look forward to seeing you next week for your Confident

به من پیوستید بسیار سپاسگزارم و من مشتاقانه منتظر دیدار شما در هفته آینده برای

English lesson.

درس انگلیسی مطمئن هستم.