Voicemail in English - Everything You Need to Know

Hi I'm Anne Marie with Speak Confident English and welcome to this week's

Xin chào, tôi là Anne Marie với môn Nói tiếng Anh Tự tin và chào mừng bạn đến với

Confident English lesson. Recently one of my students asked a fantastic question

bài học Tiếng Anh Tự tin tuần này. Gần đây, một trong những sinh viên của tôi đã hỏi một câu hỏi tuyệt vời

and I thought that you might have the same question in English. Here was her

và tôi nghĩ rằng bạn có thể có câu hỏi tương tự bằng tiếng Anh. Đây là câu hỏi của cô ấy

question, "Recently I've been wondering how to leave a really good voice message

, "Gần đây tôi đã tự hỏi làm thế nào để để lại một tin nhắn thoại

or even how to set up my own voicemail when I can't pick up my phone." That is a

hay thậm chí làm thế nào để thiết lập hộp thư thoại của riêng mình khi tôi không thể nhấc điện thoại." Đó là một

fantastic question because definitely communicating on the telephone is always

câu hỏi tuyệt vời bởi vì chắc chắn giao tiếp qua điện thoại luôn

a challenge and voicemails - particularly in business - are an important part of our

là một thách thức và thư thoại - đặc biệt là trong kinh doanh - là một phần quan trọng trong

daily life. Now before I go any further I do want to say it was awesome that she

cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Bây giờ trước khi tiếp tục, tôi muốn nói rằng thật tuyệt vời khi cô ấy

used the phrasal verb *to pick up* the phone.

sử dụng cụm động từ *nhấc máy* điện thoại.

As you know, native English speakers love phrasal verbs and we use them all the

Như bạn đã biết, những người bản ngữ nói tiếng Anh yêu thích các cụm động từ và chúng ta sử dụng chúng mọi

time. *To pick up* the phone is a common phrasal verb that means to answer the

lúc. *To pick up* the phone là một cụm động từ phổ biến có nghĩa là trả lời

telephone. In her question, we could also say "...when I *can't get to* the phone." That

điện thoại. Trong câu hỏi của cô ấy, chúng ta cũng có thể nói "...khi tôi *không thể lấy* điện thoại." Đó

is another common way to say that we're unable to answer or check our telephone.

là một cách phổ biến khác để nói rằng chúng tôi không thể trả lời hoặc kiểm tra điện thoại của mình.

But now let's get to the focus of today's question: how can you

Nhưng bây giờ chúng ta hãy đi vào trọng tâm của câu hỏi ngày hôm nay: làm cách nào để bạn có thể

successfully leave a telephone message for someone else and how to set up a

để lại tin nhắn điện thoại cho người khác thành công và cách thiết lập

voice message in English on your phone. In today's Confident English lesson

tin nhắn thoại bằng tiếng Anh trên điện thoại của bạn. Trong bài học Tiếng Anh Tự tin ngày hôm nay,

we're going to talk about three things: number one the basic rules about leaving

chúng ta sẽ nói về ba điều: thứ nhất là các quy tắc cơ bản về việc để lại

voice messages, number two what you should and shouldn't say when you leave

tin nhắn thoại, thứ hai là bạn nên và không nên nói gì khi để lại

a voice message for someone else and I'll give you some examples, and finally

tin nhắn thoại cho người khác và tôi sẽ đưa cho bạn. một số ví dụ, và cuối cùng là

how to set up a voice message on your phone so

cách cài đặt tin nhắn thoại trên điện thoại

that when you can't get to it, when you can't pick it up,

để khi không bắt được, không nhấc máy được thì

someone can leave a message for you. Let's start with the basic rules of

có người để lại tin nhắn cho bạn. Hãy bắt đầu với những quy tắc cơ bản của

voice messages and this is a great opportunity to use one of my favorite

tin nhắn thoại và đây là cơ hội tuyệt vời để sử dụng một trong những

acronyms and principles in life. This is the KISS principle - keep it short and

từ viết tắt và nguyên tắc yêu thích của tôi trong cuộc sống. Đây là nguyên tắc KISS - giữ cho nó ngắn gọn và

simple. Yes, with voice messages keep it short and simple! Let's be honest for a

đơn giản. Có, với tin nhắn thoại, hãy giữ cho tin nhắn ngắn gọn và đơn giản! Hãy trung thực một

moment. Have you ever received a telephone call and you looked at your

chút. Bạn đã bao giờ nhận được một cuộc điện thoại và bạn nhìn vào

phone to see who was calling and you thought 'oh I just don't have time right

điện thoại của mình để xem ai đang gọi và bạn nghĩ 'ồ, bây giờ tôi không có thời

now. I can't talk to this person it always takes such a long time' so you

gian. Tôi không thể nói chuyện với người này, nó luôn mất nhiều thời gian như vậy' nên bạn

don't answer it, you just put it down and you let the call go to voicemail. I've

không trả lời nó, bạn chỉ cần đặt nó xuống và chuyển cuộc gọi vào hộp thư thoại. Tôi

definitely done that and you probably have too because the truth is sometimes

chắc chắn đã làm điều đó và có lẽ bạn cũng vậy vì sự thật là đôi khi

we just don't have time. Our lives are busy and we just want to know the

chúng ta không có thời gian. Cuộc sống của chúng ta bận rộn và chúng ta chỉ muốn biết những

important information, make a quick decision, and go on with the rest of our

thông tin quan trọng, đưa ra quyết định nhanh chóng và tiếp tục phần còn lại của

day. And we certainly don't want a five-minute voicemail where we have to

ngày. Và chúng tôi chắc chắn không muốn một thư thoại dài năm phút mà chúng tôi phải

listen to someone go on and on and share way too many details. We just want it

nghe ai đó nói đi nói lại và chia sẻ quá nhiều chi tiết. Chúng tôi chỉ muốn nó

short and simple. And here are a few ways to help you do that.

ngắn gọn và đơn giản. Và sau đây là một số cách giúp bạn làm được điều đó.

Number one - prepare in advance. If you're nervous about leaving a voice message or

Số một - chuẩn bị trước. Nếu bạn lo lắng về việc để lại tin nhắn thoại hoặc

you're not sure what you want to say, take some time to prepare in advance. You

không chắc mình muốn nói gì, hãy dành thời gian chuẩn bị trước. Bạn

can write down some notes, some key words, practice saying it out loud to make sure

có thể viết ra một số ghi chú, một số từ khóa, tập nói to để đảm bảo

that you are able to communicate clearly, keep it short, and focus on the most

rằng bạn có thể truyền đạt rõ ràng , ngắn gọn và tập trung vào những

important details. Now when I say keep it short, in English-speaking culture we

chi tiết quan trọng nhất. Bây giờ khi tôi nói hãy viết ngắn gọn, trong văn hóa nói tiếng Anh, chúng tôi

like voicemails to be twenty seconds or less! Twenty seconds or less. That's not a

thích thư thoại dài 20 giây hoặc ít hơn! Hai mươi giây hoặc ít hơn. Đó không phải là

lot of time so you have to think very carefully about what you need

nhiều thời gian, vì vậy bạn phải suy nghĩ rất cẩn thận về những gì bạn

to say in that voice message and again preparation will always help you do that.

cần nói trong tin nhắn thoại đó và một lần nữa, sự chuẩn bị sẽ luôn giúp bạn làm được điều đó.

The second thing you can do to help you keep it short and simple

Điều thứ hai bạn có thể làm để giúp bạn nói ngắn gọn và đơn giản

is to speak clearly and speak slowly. If you want someone to return your phone

là nói rõ ràng và nói chậm. Nếu bạn muốn ai đó gọi lại cho mình

call, they need to understand what you want or what you need. And this is

, họ cần hiểu bạn muốn gì hoặc cần gì. Và đây là

another reason why practicing in advance can be really helpful, it will help you

một lý do khác tại sao luyện tập trước có thể thực sự hữu ích, nó sẽ giúp bạn

make sure that your pronunciation is clear and that you speak a little bit

đảm bảo rằng cách phát âm của bạn rõ ràng và bạn nói

more slowly. You want to give the listener a little bit of time to think

chậm hơn một chút. Bạn muốn cho người nghe một chút thời gian để suy nghĩ

about what you're saying, to take notes about the details. If you need to share

về những gì bạn đang nói, để ghi chú về các chi tiết. Nếu bạn cần chia

your phone number in the voicemail, you want to do that slowly so that the

sẻ số điện thoại của mình trong hộp thư thoại, bạn nên thực hiện việc đó một cách chậm rãi để

listener has time to write down that information. Now there's just one more

người nghe có thời gian ghi lại thông tin đó. Bây giờ chỉ còn một

rule for leaving voice messages and this one is especially true in business -

quy tắc nữa để để lại tin nhắn thoại và quy tắc này đặc biệt đúng trong kinh doanh -

always be kind and polite. Use kind and polite language and I'll definitely

luôn tử tế và lịch sự. Sử dụng ngôn ngữ tử tế và lịch sự và tôi chắc chắn sẽ

share some examples with you in the rest of our lesson today. Now let's look

chia sẻ một số ví dụ với bạn trong phần còn lại của bài học ngày hôm nay. Bây giờ, hãy xem

specifically at the information you need to include when you are leaving a

cụ thể thông tin bạn cần đưa vào khi để lại

voicemail for someone else. Number one of course your name. Unless

thư thoại cho người khác. Số một tất nhiên là tên của bạn. Trừ khi

you're calling your best friend or your mom, always include your name. If it is a

bạn đang gọi cho bạn thân hoặc mẹ của mình , hãy luôn bao gồm tên của bạn. Nếu đó là một

personal phone call and more casual you could only use your first name but if

cuộc gọi điện thoại cá nhân và bình thường hơn, bạn chỉ có thể sử dụng tên của mình nhưng nếu

it's for business purposes, I do recommend using your first and last name.

đó là vì mục đích kinh doanh, tôi khuyên bạn nên sử dụng họ và tên của mình.

Now the second detail is optional, this is specifically for business phone calls.

Bây giờ chi tiết thứ hai là tùy chọn, chi tiết này dành riêng cho các cuộc gọi điện thoại kinh doanh.

You should include your company name or the department where you work, for

Bạn nên bao gồm tên công ty của mình hoặc bộ phận nơi bạn làm việc,

example if you are calling another company to get information, to ask a

ví dụ: nếu bạn đang gọi cho một công ty khác để lấy thông tin, đặt

question, or to clarify something, you want to include your name and the

câu hỏi hoặc để làm rõ điều gì đó, bạn muốn bao gồm tên của mình và

company where you work. If you work for a really large business and there are

công ty nơi bạn làm việc. Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp thực sự lớn, có

multiple departments and hundreds of people who work there, it's possible that

nhiều phòng ban và hàng trăm người làm việc ở đó, có thể

you will call someone else within the company. Maybe you work in marketing and

bạn sẽ gọi cho người khác trong công ty. Có thể bạn làm việc trong lĩnh vực tiếp thị và

you need to talk to someone in the accounting department. When you do that

bạn cần nói chuyện với ai đó trong phòng kế toán. Khi gọi,

you should definitely include your name and which department you're in. Here are

bạn chắc chắn nên ghi rõ tên của mình và bạn đang ở bộ phận nào. Sau đây là

a couple of examples: if I am calling another company I might say this in my

một vài ví dụ: nếu tôi đang gọi cho một công ty khác, tôi có thể nói điều này trong

voice message, "Hi Lynn, this is Anne Marie Fowler with Speak Confident English" or

tin nhắn thoại của mình, "Xin chào Lynn, đây là Anne Marie Fowler với Nói tiếng Anh tự tin" hoặc

if I'm calling someone else within the business I might say, "Hi Lynn this is Anne

nếu tôi đang gọi cho ai đó trong doanh nghiệp, tôi có thể nói, "Xin chào Lynn, đây là Anne

Marie in accounting" or "this is Anne Marie in the accounting department."

Marie ở bộ phận kế toán" hoặc "đây là Anne Marie ở bộ phận kế toán."

Now the third detail that you need to include for personal and business

Bây giờ, chi tiết thứ ba mà bạn cần đưa vào thư thoại cá nhân và doanh nghiệp

voicemails is the reason you are calling and this is one of the most important

là lý do bạn gọi điện và đây là một trong những chi tiết quan trọng nhất

details because they need to know what you want, why should they call you back.

vì họ cần biết bạn muốn gì, tại sao họ nên gọi lại cho bạn.

Now don't forget we have to use that KISS principle - keep it short and simple.

Bây giờ đừng quên chúng ta phải sử dụng nguyên tắc KISS đó - giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản.

You might be calling with five questions or maybe there are several things you

Bạn có thể đang gọi với năm câu hỏi hoặc có thể có một số điều bạn

need to talk about, you want to try to summarize it into one or two very short

cần nói, bạn muốn cố gắng tóm tắt nó thành một hoặc hai câu rất ngắn

clear sentences to state why you're calling. Again here are a couple of

rõ ràng để nêu rõ lý do tại sao bạn gọi. Một lần nữa, đây là một vài

examples, "Hi Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling to

ví dụ, "Xin chào Lynn, đây là Anne Marie nói tiếng Anh tự tin. Tôi gọi điện để

follow up on our discussion at the conference last week" or another example

theo dõi cuộc thảo luận của chúng ta tại hội nghị tuần trước" hoặc một ví dụ khác

"Hi Sue, it's Anne Marie in accounting. I'm calling to discuss the paperwork you

"Chào Sue, tôi là Anne Marie ở bộ phận kế toán. Tôi gọi để thảo luận về các thủ tục giấy tờ mà bạn

submitted for reimbursement yesterday." In both of those I've used just one

đã gửi để được hoàn trả ngày hôm qua." Trong cả hai câu đó, tôi chỉ dùng một

sentence to talk about my reason for calling. The fourth detail to add to your

câu để nói về lý do tôi gọi điện. Chi tiết thứ tư cần thêm vào thông điệp của bạn

message is what is the best way for them to contact

là cách tốt nhất để họ liên hệ với

you. Is it best for them to call you back? Would you prefer an email or a text? And

bạn. Tốt nhất là họ nên gọi lại cho bạn? Bạn thích email hay tin nhắn hơn?

is there a day of the week or a time that is best for you? And this is where

Và có ngày nào trong tuần hay thời gian nào phù hợp nhất với bạn không? Và đây là nơi

you definitely want to leave your phone number. Now again, if you're calling your

bạn chắc chắn muốn để lại số điện thoại của mình . Bây giờ, một lần nữa, nếu bạn đang gọi cho

mom or your best friend, they probably have your phone number (I hope) but if

mẹ hoặc bạn thân của mình, họ có thể có số điện thoại của bạn (tôi hy vọng vậy) nhưng nếu

you're calling for more professional or business reasons, again it's important to

bạn gọi vì lý do công việc hoặc công việc hơn, thì một lần nữa, điều quan trọng là bạn phải

leave your phone number, they need to know how to contact you. And this is

để lại số điện thoại của mình, họ cần phải biết cách liên lạc với bạn. Và đây là

where it's important to speak clearly and speak slowly. I also recommend that

lúc điều quan trọng là phải nói rõ ràng và nói chậm. Tôi cũng khuyên

you say your phone number twice. Give your phone number once and repeat it.

bạn nên nói số điện thoại của mình hai lần. Cung cấp số điện thoại của bạn một lần và lặp lại nó.

Have you ever listened to a voice message and someone shared their email

Bạn đã bao giờ nghe một tin nhắn thoại và ai đó đã chia sẻ

address or their phone number only one time and you didn't have enough time to

địa chỉ email hoặc số điện thoại của họ chỉ một lần và bạn không có đủ thời gian để

get all the information so you have to listen to the whole voicemail again just

lấy tất cả thông tin nên bạn phải nghe lại toàn bộ thư thoại chỉ

to get that phone number? It's super frustrating. We don't want to do that so

để lấy số điện thoại đó chưa? ? Đó là siêu bực bội. Chúng tôi không muốn làm điều đó vì vậy

I recommend repeating your phone number two times so that they have the

tôi khuyên bạn nên lặp lại số điện thoại của mình hai lần để họ có

opportunity to get all the information they need to contact you. Here's an

cơ hội nhận được tất cả thông tin họ cần để liên hệ với bạn. Đây là một

example, "Hello Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling

ví dụ, "Xin chào Lynn, đây là Anne Marie với Nói tiếng Anh Tự tin. Tôi gọi điện

to follow up on a discussion we had at the conference last week. The best way to

để theo dõi cuộc thảo luận mà chúng ta đã có tại hội nghị tuần trước. Cách tốt nhất để

reach me is by phone, Monday through Friday, anytime during the work day and

liên hệ với tôi là qua điện thoại, từ thứ Hai đến thứ Sáu, bất cứ lúc nào trong ngày làm việc

my number is 222-231-2323. Again my phone number is 222-231-2323

và số của tôi là 222-231-2323. Một lần nữa số điện thoại của tôi là 222-231-2323

Now that's not my real phone number.

Bây giờ đó không phải là số điện thoại thực của tôi.

It's a fake number. I don't know whose number it is but it's

Đó là một số giả. Tôi không biết đó là số của ai nhưng nó

just an example to show how to repeat it twice in your message. Ok so a quick

chỉ là một ví dụ để chỉ ra cách lặp lại nó hai lần trong tin nhắn của bạn. Được rồi,

review: in a voice message you leave your name, your company or department if

xem lại nhanh: trong tin nhắn thoại, bạn để lại tên, công ty hoặc bộ phận của bạn nếu

necessary, the reason that you're calling and

cần, lý do bạn gọi và

best way to reach you, including your phone number or an email address. So now

cách tốt nhất để liên lạc với bạn, bao gồm cả số điện thoại hoặc địa chỉ email. Vì vậy, bây giờ

we need to end the voicemail and we always do it in a very simple and polite

chúng tôi cần kết thúc thư thoại và chúng tôi luôn làm điều đó theo cách rất đơn giản và lịch sự

way. Typically we end a voicemail with thank you or have a good day. The

. Thông thường, chúng tôi kết thúc thư thoại bằng lời cảm ơn hoặc chúc một ngày tốt lành. Các

examples that I've just used are really focused more on professional English but

ví dụ mà tôi vừa sử dụng thực sự tập trung nhiều hơn vào tiếng Anh chuyên nghiệp nhưng

in the online lesson I've given you several more examples of both

trong bài học trực tuyến, tôi đã cung cấp cho bạn một số ví dụ khác về cả tiếng Anh

professional voice messages and more casual or personal ones, so if you want

chuyên nghiệp tin nhắn thoại trực tiếp và những tin nhắn thông thường hoặc cá nhân hơn, vì vậy nếu bạn

to look at additional examples and more common expressions or sentences that we

muốn xem các ví dụ bổ sung và các cách diễn đạt hoặc câu phổ biến hơn mà chúng tôi

use, be sure to check out the online lesson. Now that you know the rules of

sử dụng, hãy nhớ xem bài học trực tuyến . Bây giờ bạn đã biết các quy tắc của

voice messages and the information you need to include, let's talk about putting

tin nhắn thoại và thông tin bạn cần đưa vào, hãy nói về việc đặt

a voicemail in English on your phone. Number one start with a greeting and

một thư thoại bằng tiếng Anh trên điện thoại của bạn. Đầu tiên hãy bắt đầu bằng một lời chào và

this is very simple, just a hello or hi. And then follow that with your name.

điều này rất đơn giản, chỉ là một lời chào hoặc xin chào. Và sau đó làm theo điều đó với tên của bạn.

Again you want to state your company or your department if you are setting up a

Một lần nữa, bạn muốn nêu rõ công ty hoặc bộ phận của mình nếu bạn đang thiết lập

voicemail on a telephone that you use at work. Number four - state that you're

hộp thư thoại trên điện thoại mà bạn sử dụng tại nơi làm việc. Số bốn - nói rằng bạn

unable to take the call. It might be something simple like I'm sorry I can't

không thể nhận cuộc gọi. Nó có thể đơn giản như tôi xin lỗi, tôi không thể

take your phone call right now or maybe it's letting the caller know that you're

nhận cuộc gọi của bạn ngay bây giờ hoặc có thể nó cho người gọi biết rằng bạn đang

on vacation. Number five - ask the caller to leave you

đi nghỉ. Thứ năm - yêu cầu người gọi để lại

a message. And finally number six - let them know that you will definitely

tin nhắn cho bạn. Và cuối cùng là điều thứ sáu - hãy cho họ biết rằng bạn chắc chắn sẽ

return their phone call or give them someone else to contact. Maybe it's an

gọi lại cho họ hoặc đưa cho họ người khác để liên hệ. Có thể đó là

emergency or perhaps you're on vacation and you'll be away for several weeks but

trường hợp khẩn cấp hoặc có thể bạn đang đi nghỉ và sẽ đi xa trong vài tuần nhưng

this person needs to talk to someone now. Is there someone else they can call? If

người này cần nói chuyện với ai đó ngay bây giờ. Có ai khác mà họ có thể gọi không? Nếu

so, be sure to include that information. In this video lesson I'll share with you

vậy, hãy chắc chắn bao gồm thông tin đó. Trong bài học video này, tôi sẽ chia sẻ với bạn

an example of a common voicemail that you could use on your own phone but once

một ví dụ về thư thoại phổ biến mà bạn có thể sử dụng trên điện thoại của mình nhưng một lần

again I've included more examples in the online lesson so if

nữa tôi đã đưa thêm nhiều ví dụ vào bài học trực tuyến, vì vậy nếu

you'd like to take a look at those be sure to visit that lesson. Here is a very

bạn muốn xem qua những ví dụ đó. chắc chắn đến thăm bài học đó. Đây là một

common, basic example, "Hello, this is Laura Brown. I'm sorry I can't take your call

ví dụ cơ bản, rất phổ biến, "Xin chào, đây là Laura Brown. Tôi xin lỗi, tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn

right now but please leave a message after the tone and I'll be sure to call

ngay bây giờ nhưng vui lòng để lại tin nhắn sau âm báo và tôi chắc chắn sẽ gọi

you back as soon as I can. Thank you." And that's it! Very simple, clear, and

lại cho bạn ngay như tôi có thể. Cảm ơn bạn." Và thế là xong! Rất đơn giản, rõ ràng và

short. So now it's time for you to practice. As always I do have a couple of

ngắn gọn. Vì vậy, bây giờ là lúc để bạn thực hành. Như mọi khi, tôi có một số

challenge questions for you in the lesson online. I would love for you to

câu hỏi thử thách dành cho bạn trong bài học trực tuyến. Tôi rất muốn

take a look at those questions and share your answers with me. You can do that by

bạn xem qua những câu hỏi đó và chia sẻ câu trả lời của bạn với tôi. Bạn có thể làm điều đó bằng cách

sharing in the comment section at the bottom of the lesson. Thank you so much

chia sẻ trong phần bình luận ở cuối bài học. Cảm ơn bạn rất nhiều

for joining me and I look forward to seeing you next week for your Confident

vì đã tham gia cùng tôi và tôi mong được gặp bạn vào tuần tới trong

English lesson.

bài học Tiếng Anh tự tin.