Voicemail in English - Everything You Need to Know

Hi I'm Anne Marie with Speak Confident English and welcome to this week's

Ciao, sono Anne Marie di Speak Confident English e benvenuta alla

Confident English lesson. Recently one of my students asked a fantastic question

lezione di Confident English di questa settimana. Recentemente uno dei miei studenti ha fatto una domanda fantastica

and I thought that you might have the same question in English. Here was her

e ho pensato che potresti avere la stessa domanda in inglese. Ecco la sua

question, "Recently I've been wondering how to leave a really good voice message

domanda: "Recentemente mi sono chiesto come lasciare un messaggio vocale davvero buono

or even how to set up my own voicemail when I can't pick up my phone." That is a

o anche come impostare la mia segreteria telefonica quando non riesco a rispondere al telefono". Questa è una

fantastic question because definitely communicating on the telephone is always

domanda fantastica perché sicuramente comunicare al telefono è sempre

a challenge and voicemails - particularly in business - are an important part of our

una sfida e i messaggi vocali, in particolare negli affari, sono una parte importante della nostra

daily life. Now before I go any further I do want to say it was awesome that she

vita quotidiana. Ora, prima di andare oltre, voglio dire che è stato fantastico che abbia

used the phrasal verb *to pick up* the phone.

usato il phrasal verb *per rispondere* al telefono.

As you know, native English speakers love phrasal verbs and we use them all the

Come sai, i madrelingua inglesi adorano i phrasal verbs e li usiamo

time. *To pick up* the phone is a common phrasal verb that means to answer the

sempre. *To pick up* the phone è un verbo frasale comune che significa rispondere al

telephone. In her question, we could also say "...when I *can't get to* the phone." That

telefono. Nella sua domanda, potremmo anche dire "... quando *non riesco ad arrivare* al telefono". Questo

is another common way to say that we're unable to answer or check our telephone.

è un altro modo comune per dire che non siamo in grado di rispondere o controllare il nostro telefono.

But now let's get to the focus of today's question: how can you

Ma veniamo ora al fulcro della domanda di oggi: come puoi

successfully leave a telephone message for someone else and how to set up a

lasciare con successo un messaggio telefonico per qualcun altro e come impostare un

voice message in English on your phone. In today's Confident English lesson

messaggio vocale in inglese sul tuo telefono. Nella lezione di inglese sicuro di oggi

we're going to talk about three things: number one the basic rules about leaving

parleremo di tre cose: numero uno le regole di base per lasciare

voice messages, number two what you should and shouldn't say when you leave

messaggi vocali, numero due cosa dovresti e non dovresti dire quando lasci

a voice message for someone else and I'll give you some examples, and finally

un messaggio vocale per qualcun altro e io ti darò alcuni esempi, e infine

how to set up a voice message on your phone so

come impostare un messaggio vocale sul telefono in modo

that when you can't get to it, when you can't pick it up,

che quando non puoi raggiungerlo, quando non puoi rispondere,

someone can leave a message for you. Let's start with the basic rules of

qualcuno possa lasciare un messaggio per te. Cominciamo con le regole di base dei

voice messages and this is a great opportunity to use one of my favorite

messaggi vocali e questa è una grande opportunità per utilizzare uno dei miei

acronyms and principles in life. This is the KISS principle - keep it short and

acronimi e principi preferiti nella vita. Questo è il principio KISS: mantienilo breve e

simple. Yes, with voice messages keep it short and simple! Let's be honest for a

semplice. Sì, con i messaggi vocali sii breve e semplice! Siamo onesti per un

moment. Have you ever received a telephone call and you looked at your

momento. Hai mai ricevuto una telefonata e hai guardato il tuo

phone to see who was calling and you thought 'oh I just don't have time right

telefono per vedere chi stava chiamando e hai pensato 'oh, non ho tempo in questo momento

now. I can't talk to this person it always takes such a long time' so you

. Non posso parlare con questa persona, ci vuole sempre così tanto tempo, quindi

don't answer it, you just put it down and you let the call go to voicemail. I've

non rispondi, metti semplicemente giù e lasci che la chiamata vada alla segreteria telefonica. L'ho

definitely done that and you probably have too because the truth is sometimes

sicuramente fatto e probabilmente anche tu perché la verità è che a volte

we just don't have time. Our lives are busy and we just want to know the

non abbiamo tempo. Le nostre vite sono impegnate e vogliamo solo conoscere le

important information, make a quick decision, and go on with the rest of our

informazioni importanti, prendere una decisione rapida e andare avanti con il resto della nostra

day. And we certainly don't want a five-minute voicemail where we have to

giornata. E certamente non vogliamo un messaggio vocale di cinque minuti in cui dobbiamo

listen to someone go on and on and share way too many details. We just want it

ascoltare qualcuno che continua a parlare e condividere troppi dettagli. Lo vogliamo solo

short and simple. And here are a few ways to help you do that.

breve e semplice. E qui ci sono alcuni modi per aiutarti a farlo.

Number one - prepare in advance. If you're nervous about leaving a voice message or

Numero uno: preparati in anticipo. Se sei nervoso all'idea di lasciare un messaggio vocale o

you're not sure what you want to say, take some time to prepare in advance. You

non sei sicuro di cosa vuoi dire, prenditi del tempo per prepararti in anticipo.

can write down some notes, some key words, practice saying it out loud to make sure

Puoi scrivere alcune note, alcune parole chiave, esercitarti a dirlo ad alta voce per assicurarti

that you are able to communicate clearly, keep it short, and focus on the most

di essere in grado di comunicare chiaramente, mantienilo breve e concentrati sui

important details. Now when I say keep it short, in English-speaking culture we

dettagli più importanti. Ora, quando dico di essere breve, nella cultura anglosassone ci

like voicemails to be twenty seconds or less! Twenty seconds or less. That's not a

piace che i messaggi vocali durino venti secondi o meno! Venti secondi o meno. Non è

lot of time so you have to think very carefully about what you need

molto tempo, quindi devi pensare molto attentamente a ciò che devi

to say in that voice message and again preparation will always help you do that.

dire in quel messaggio vocale e ancora una volta la preparazione ti aiuterà sempre a farlo.

The second thing you can do to help you keep it short and simple

La seconda cosa che puoi fare per aiutarti a mantenerlo breve e semplice

is to speak clearly and speak slowly. If you want someone to return your phone

è parlare chiaramente e parlare lentamente. Se vuoi che qualcuno risponda alla tua

call, they need to understand what you want or what you need. And this is

telefonata, deve capire cosa vuoi o di cosa hai bisogno. E questo è un

another reason why practicing in advance can be really helpful, it will help you

altro motivo per cui esercitarsi in anticipo può essere davvero utile, ti aiuterà ad

make sure that your pronunciation is clear and that you speak a little bit

assicurarti che la tua pronuncia sia chiara e che tu parli un po'

more slowly. You want to give the listener a little bit of time to think

più lentamente. Vuoi dare all'ascoltatore un po' di tempo per pensare

about what you're saying, to take notes about the details. If you need to share

a quello che stai dicendo, per prendere appunti sui dettagli. Se hai bisogno di condividere il

your phone number in the voicemail, you want to do that slowly so that the

tuo numero di telefono nella segreteria telefonica, fallo lentamente in modo che l'

listener has time to write down that information. Now there's just one more

ascoltatore abbia il tempo di annotare tali informazioni. Ora c'è solo un'altra

rule for leaving voice messages and this one is especially true in business -

regola per lasciare messaggi vocali e questa è particolarmente vera negli affari:

always be kind and polite. Use kind and polite language and I'll definitely

sii sempre gentile ed educato. Usa un linguaggio gentile ed educato e condividerò sicuramente

share some examples with you in the rest of our lesson today. Now let's look

alcuni esempi con te nel resto della nostra lezione di oggi. Ora esaminiamo

specifically at the information you need to include when you are leaving a

specificamente le informazioni che devi includere quando lasci un

voicemail for someone else. Number one of course your name. Unless

messaggio vocale per qualcun altro. Numero uno ovviamente il tuo nome. A meno che

you're calling your best friend or your mom, always include your name. If it is a

tu non chiami la tua migliore amica o tua madre, includi sempre il tuo nome. Se si tratta di una

personal phone call and more casual you could only use your first name but if

telefonata personale e più informale, puoi utilizzare solo il tuo nome, ma se

it's for business purposes, I do recommend using your first and last name.

è per motivi di lavoro, ti consiglio di utilizzare il tuo nome e cognome.

Now the second detail is optional, this is specifically for business phone calls.

Ora il secondo dettaglio è facoltativo, questo è specifico per le telefonate aziendali.

You should include your company name or the department where you work, for

Dovresti includere il nome della tua azienda o il dipartimento in cui lavori, ad

example if you are calling another company to get information, to ask a

esempio se stai chiamando un'altra azienda per avere informazioni, per fare una

question, or to clarify something, you want to include your name and the

domanda o per chiarire qualcosa, vuoi includere il tuo nome e l'

company where you work. If you work for a really large business and there are

azienda in cui lavori. Se lavori per un'azienda molto grande e ci sono

multiple departments and hundreds of people who work there, it's possible that

più dipartimenti e centinaia di persone che lavorano lì, è possibile che

you will call someone else within the company. Maybe you work in marketing and

chiami qualcun altro all'interno dell'azienda. Forse lavori nel marketing e

you need to talk to someone in the accounting department. When you do that

hai bisogno di parlare con qualcuno del reparto contabilità. Quando lo fai,

you should definitely include your name and which department you're in. Here are

dovresti assolutamente includere il tuo nome e il dipartimento in cui ti trovi. Ecco

a couple of examples: if I am calling another company I might say this in my

un paio di esempi: se sto chiamando un'altra azienda, potrei dire questo nel mio

voice message, "Hi Lynn, this is Anne Marie Fowler with Speak Confident English" or

messaggio vocale: "Ciao Lynn, sono Anne Marie Fowler con Parla un inglese sicuro" oppure,

if I'm calling someone else within the business I might say, "Hi Lynn this is Anne

se chiamo qualcun altro all'interno dell'azienda, potrei dire: "Ciao Lynn, sono Anne

Marie in accounting" or "this is Anne Marie in the accounting department."

Marie in contabilità" o "questa è Anne Marie nel reparto contabilità".

Now the third detail that you need to include for personal and business

Ora il terzo dettaglio che devi includere per i messaggi vocali personali e aziendali

voicemails is the reason you are calling and this is one of the most important

è il motivo per cui stai chiamando e questo è uno dei dettagli più importanti

details because they need to know what you want, why should they call you back.

perché devono sapere cosa vuoi, perché dovrebbero richiamarti.

Now don't forget we have to use that KISS principle - keep it short and simple.

Ora non dimenticare che dobbiamo usare il principio dei KISS: mantienilo breve e semplice.

You might be calling with five questions or maybe there are several things you

Potresti chiamare con cinque domande o forse ci sono diverse cose di cui

need to talk about, you want to try to summarize it into one or two very short

devi parlare, vuoi provare a riassumerle in una o due frasi molto brevi e

clear sentences to state why you're calling. Again here are a couple of

chiare per affermare perché stai chiamando. Di nuovo ecco un paio di

examples, "Hi Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling to

esempi: "Ciao Lynn, sono Anne Marie con Speak Confident English. Ti chiamo per dare

follow up on our discussion at the conference last week" or another example

seguito alla nostra discussione alla conferenza della scorsa settimana" o un altro esempio

"Hi Sue, it's Anne Marie in accounting. I'm calling to discuss the paperwork you

"Ciao Sue, sono Anne Marie in contabilità. Ti chiamo per discutere dei documenti che hai

submitted for reimbursement yesterday." In both of those I've used just one

presentato ieri per il rimborso." In entrambi ho usato solo una

sentence to talk about my reason for calling. The fourth detail to add to your

frase per parlare del motivo della mia chiamata. Il quarto dettaglio da aggiungere al tuo

message is what is the best way for them to contact

messaggio è qual è il modo migliore per

you. Is it best for them to call you back? Would you prefer an email or a text? And

contattarti. È meglio che ti richiamino? Preferisci una mail o un sms? E

is there a day of the week or a time that is best for you? And this is where

c'è un giorno della settimana o un orario che è meglio per te? Ed è qui che

you definitely want to leave your phone number. Now again, if you're calling your

vuoi assolutamente lasciare il tuo numero di telefono. Ancora una volta, se chiami tua

mom or your best friend, they probably have your phone number (I hope) but if

madre o la tua migliore amica, probabilmente hanno il tuo numero di telefono (spero) ma se

you're calling for more professional or business reasons, again it's important to

chiami per motivi più professionali o di lavoro, ancora una volta è importante

leave your phone number, they need to know how to contact you. And this is

lasciare il tuo numero di telefono, devono farlo sapere come contattarti. Ed è

where it's important to speak clearly and speak slowly. I also recommend that

qui che è importante parlare chiaramente e parlare lentamente. Ti consiglio anche di

you say your phone number twice. Give your phone number once and repeat it.

dire due volte il tuo numero di telefono. Dai il tuo numero di telefono una volta e ripetilo.

Have you ever listened to a voice message and someone shared their email

Hai mai ascoltato un messaggio vocale e qualcuno ha condiviso il proprio indirizzo e-mail

address or their phone number only one time and you didn't have enough time to

o il proprio numero di telefono solo una volta e non hai avuto abbastanza tempo per

get all the information so you have to listen to the whole voicemail again just

ottenere tutte le informazioni, quindi devi ascoltare di nuovo l'intero messaggio vocale solo

to get that phone number? It's super frustrating. We don't want to do that so

per ottenere quel numero di telefono ? È super frustrante. Non vogliamo farlo, quindi

I recommend repeating your phone number two times so that they have the

ti consiglio di ripetere il tuo numero di telefono due volte in modo che abbiano l'

opportunity to get all the information they need to contact you. Here's an

opportunità di ottenere tutte le informazioni di cui hanno bisogno per contattarti. Ecco un

example, "Hello Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling

esempio: "Ciao Lynn, sono Anne Marie con Speak Confident English. Ti chiamo

to follow up on a discussion we had at the conference last week. The best way to

per dare seguito a una discussione che abbiamo avuto alla conferenza la scorsa settimana. Il modo migliore per

reach me is by phone, Monday through Friday, anytime during the work day and

contattarmi è telefonicamente, dal lunedì al venerdì, in qualsiasi momento durante la giornata lavorativa e il

my number is 222-231-2323. Again my phone number is 222-231-2323

mio numero è 222-231-2323. Anche in questo caso il mio numero di telefono è 222-231-2323

Now that's not my real phone number.

Questo non è il mio vero numero di telefono.

It's a fake number. I don't know whose number it is but it's

È un numero falso. Non so di chi sia ma è

just an example to show how to repeat it twice in your message. Ok so a quick

solo un esempio per mostrare come ripeterlo due volte nel tuo messaggio Ok, allora un breve

review: in a voice message you leave your name, your company or department if

ripasso: in un messaggio vocale lasci il tuo nome, la tua azienda o dipartimento se

necessary, the reason that you're calling and

necessario, il motivo per cui stai chiamando e il

best way to reach you, including your phone number or an email address. So now

modo migliore per raggiungerti, incluso il tuo numero di telefono o un indirizzo e-mail. Quindi ora

we need to end the voicemail and we always do it in a very simple and polite

dobbiamo terminare il messaggio vocale e lo facciamo sempre in modo molto semplice ed educato

way. Typically we end a voicemail with thank you or have a good day. The

. In genere terminiamo un messaggio vocale con grazie o buona giornata. Gli

examples that I've just used are really focused more on professional English but

esempi che ho appena usato sono davvero focalizzati maggiormente sull'inglese professionale ma

in the online lesson I've given you several more examples of both

nella lezione online ti ho fornito molti altri esempi sia di

professional voice messages and more casual or personal ones, so if you want

messaggi vocali professionali sia di messaggi più casuali o personali, quindi se vuoi

to look at additional examples and more common expressions or sentences that we

guardare altri esempi ed espressioni o frasi più comuni che

use, be sure to check out the online lesson. Now that you know the rules of

usiamo , assicurati di dare un'occhiata alla lezione online. Ora che conosci le regole dei

voice messages and the information you need to include, let's talk about putting

messaggi vocali e le informazioni che devi includere, parliamo di come inserire

a voicemail in English on your phone. Number one start with a greeting and

un messaggio vocale in inglese sul tuo telefono. Il numero uno inizia con un saluto e

this is very simple, just a hello or hi. And then follow that with your name.

questo è molto semplice, solo un ciao o ciao. E poi seguilo con il tuo nome.

Again you want to state your company or your department if you are setting up a

Ancora una volta si desidera dichiarare la propria azienda o il proprio dipartimento se si sta impostando una

voicemail on a telephone that you use at work. Number four - state that you're

segreteria telefonica su un telefono che si utilizza al lavoro. Numero quattro: afferma che

unable to take the call. It might be something simple like I'm sorry I can't

non sei in grado di rispondere alla chiamata. Potrebbe essere qualcosa di semplice come mi dispiace non posso

take your phone call right now or maybe it's letting the caller know that you're

rispondere alla tua telefonata in questo momento o forse sta facendo sapere al chiamante che sei

on vacation. Number five - ask the caller to leave you

in vacanza. Numero cinque: chiedi al chiamante di lasciarti

a message. And finally number six - let them know that you will definitely

un messaggio. E infine numero sei: fagli sapere che tornerai sicuramente alla

return their phone call or give them someone else to contact. Maybe it's an

loro telefonata o darai loro qualcun altro da contattare. Forse è

emergency or perhaps you're on vacation and you'll be away for several weeks but

un'emergenza o forse sei in vacanza e starai via per diverse settimane ma

this person needs to talk to someone now. Is there someone else they can call? If

questa persona ha bisogno di parlare con qualcuno adesso. C'è qualcun altro che possono chiamare? In

so, be sure to include that information. In this video lesson I'll share with you

tal caso, assicurati di includere tali informazioni. In questa lezione video condividerò con te

an example of a common voicemail that you could use on your own phone but once

un esempio di un comune messaggio vocale che potresti utilizzare sul tuo telefono, ma ancora una volta

again I've included more examples in the online lesson so if

ho incluso altri esempi nella lezione online, quindi se

you'd like to take a look at those be sure to visit that lesson. Here is a very

desideri dare un'occhiata a quelli sicuro di visitare quella lezione. Ecco un

common, basic example, "Hello, this is Laura Brown. I'm sorry I can't take your call

esempio molto comune e di base: "Ciao, sono Laura Brown. Mi dispiace non posso rispondere alla tua chiamata

right now but please leave a message after the tone and I'll be sure to call

in questo momento, ma per favore lascia un messaggio dopo il tono e sarò sicuro di

you back as soon as I can. Thank you." And that's it! Very simple, clear, and

richiamarti al più presto come posso. Grazie." E questo è tutto! Molto semplice, chiaro e

short. So now it's time for you to practice. As always I do have a couple of

breve. Quindi ora è il momento per te di esercitarti. Come sempre ho un paio di

challenge questions for you in the lesson online. I would love for you to

domande di sfida per te nella lezione online. Mi piacerebbe che tu

take a look at those questions and share your answers with me. You can do that by

dessi un'occhiata a queste domande e condividessi le tue risposte con me. Puoi farlo

sharing in the comment section at the bottom of the lesson. Thank you so much

condividendo nella sezione dei commenti in fondo alla lezione. Grazie mille

for joining me and I look forward to seeing you next week for your Confident

per esserti unito a me e non vedo l'ora di vederti la prossima settimana per la tua

English lesson.

lezione di inglese sicuro.