Voicemail in English - Everything You Need to Know

Hi I'm Anne Marie with Speak Confident English and welcome to this week's

こんにちは、Speak Confident English の Anne Marie です。 今週の

Confident English lesson. Recently one of my students asked a fantastic question

Confident English レッスンへようこそ。 最近、 私の生徒の 1 人が素晴らしい質問

and I thought that you might have the same question in English. Here was her

をしてきて、あなたも英語で同じ質問をしているのではないかと思いました 。 彼女の

question, "Recently I've been wondering how to leave a really good voice message

質問

or even how to set up my own voicemail when I can't pick up my phone." That is a

は次の とおりです。

fantastic question because definitely communicating on the telephone is always

電話で確実にコミュニケーションを取ることは

a challenge and voicemails - particularly in business - are an important part of our

常に困難であり、 特にビジネスではボイスメールは私たちの日常生活の重要な部分であるため、これは素晴らしい質問

daily life. Now before I go any further I do want to say it was awesome that she

です。 先に進む前に 、彼女

used the phrasal verb *to pick up* the phone.

が句動詞を使って*to pick up*したことは素晴らしかったと言いたいです 。

As you know, native English speakers love phrasal verbs and we use them all the

ご存じのように、英語のネイティブ スピーカーは 句動詞が大好きで、常に使用して

time. *To pick up* the phone is a common phrasal verb that means to answer the

います。 *to pick up* the phone は、電話に出るという意味の一般的な 句動詞です

telephone. In her question, we could also say "...when I *can't get to* the phone." That

。 彼女の質問では、 「...電話に出られないとき」とも言えます。 これ

is another common way to say that we're unable to answer or check our telephone.

は 、電話に出られない、または電話を確認できないことを表すもう 1 つの一般的な言い方です。

But now let's get to the focus of today's question: how can you

それでは、今日の質問の焦点に移りましょう。

successfully leave a telephone message for someone else and how to set up a

他の人に電話メッセージをうまく残す方法と

voice message in English on your phone. In today's Confident English lesson

、電話で英語の音声メッセージを設定する方法です。 今日の自信に満ちた英語のレッスン

we're going to talk about three things: number one the basic rules about leaving

では、3 つのことについて話します 。1 つは、ボイス メッセージを残す際の基本的なルール

voice messages, number two what you should and shouldn't say when you leave

、2 番目 は、他の人にボイス メッセージを残すときに言うべきことと言ってはいけない

a voice message for someone else and I'll give you some examples, and finally

ことです。 いくつかの例と最後

how to set up a voice message on your phone so

に、 電話に

that when you can't get to it, when you can't pick it up,

出られないとき、電話に出られないとき に、

someone can leave a message for you. Let's start with the basic rules of

誰かがあなたにメッセージを残してくれるように、電話でボイス メッセージを設定する方法を説明します。 音声メッセージ の基本的なルールから始めましょう。

voice messages and this is a great opportunity to use one of my favorite

これは、 私のお気に入りの

acronyms and principles in life. This is the KISS principle - keep it short and

頭字語と人生の原則の 1 つを使用する絶好の機会です。 これ が KISS の原則

simple. Yes, with voice messages keep it short and simple! Let's be honest for a

です。簡潔にまとめてください。 はい、音声メッセージを使用すると、 短くて簡単になります! ちょっと正直に言いましょう

moment. Have you ever received a telephone call and you looked at your

。 電話がかかってきて、誰から電話がかかってきたかを確認するため

phone to see who was calling and you thought 'oh I just don't have time right

に携帯電話を見て、 「ああ、今は時間がない」と思ったことはありませんか

now. I can't talk to this person it always takes such a long time' so you

。 私はこの人と話すことができません。 いつもとても時間

don't answer it, you just put it down and you let the call go to voicemail. I've

がかかります. 私は間違いなくそうしまし

definitely done that and you probably have too because the truth is sometimes

たし、あなたもそうかも しれません。なぜなら、

we just don't have time. Our lives are busy and we just want to know the

私たちには時間がないことがあるからです。 私たちの生活は 忙しいので、

important information, make a quick decision, and go on with the rest of our

重要な情報を知りたいだけで、迅速な 決定を下して、残りの

day. And we certainly don't want a five-minute voicemail where we have to

時間を過ごしたいと思っています。

listen to someone go on and on and share way too many details. We just want it

そして、誰かの話を何度も聞いて、 あまりにも多くの詳細を共有しなければならない 5 分間のボイスメールは確かに望んでいません。 短くシンプルにしたいだけです

short and simple. And here are a few ways to help you do that.

。 そして、これ を行うのに役立ついくつかの方法があります。

Number one - prepare in advance. If you're nervous about leaving a voice message or

ナンバーワン - 事前に準備してください。 ボイス メッセージを残すのが不安な場合や、

you're not sure what you want to say, take some time to prepare in advance. You

何を言いたいかわからない場合は 、事前に時間をかけて準備してください。

can write down some notes, some key words, practice saying it out loud to make sure

いくつかのメモやキーワードを書き留め、 声に出して話す練習をして、

that you are able to communicate clearly, keep it short, and focus on the most

明確にコミュニケーションできるようにし、 短くして、最も

important details. Now when I say keep it short, in English-speaking culture we

重要な詳細に集中することができます。 短くしてくださいと言うと 、英語圏の文化では

like voicemails to be twenty seconds or less! Twenty seconds or less. That's not a

、ボイスメールは 20 秒 以下であることが望ましいのです。 20 秒以内。 そんなに時間はかからない

lot of time so you have to think very carefully about what you need

ので

to say in that voice message and again preparation will always help you do that.

、その音声メッセージで何を言う必要があるかについて非常に慎重に考える必要があります。繰り返しになりますが、 準備は常にそれを行うのに役立ちます.

The second thing you can do to help you keep it short and simple

短くシンプルにするためにできる 2 番目のこと

is to speak clearly and speak slowly. If you want someone to return your phone

は、はっきりとゆっくり話すことです。 誰かに電話を返して

call, they need to understand what you want or what you need. And this is

もらいたい場合は、あなたが何を望んでいるのか、何を必要としているのかを理解してもらう必要があります。 これが

another reason why practicing in advance can be really helpful, it will help you

、事前に練習することが非常に役立つもう 1 つの理由

make sure that your pronunciation is clear and that you speak a little bit

です。発音が 明確になり、話す

more slowly. You want to give the listener a little bit of time to think

速度が少し遅くなることを確認するのに役立ちます。 聞き手に

about what you're saying, to take notes about the details. If you need to share

自分の言っていることについて考える時間を少し与えて、詳細についてメモを取るようにします 。 ボイスメールで電話番号を共有する必要がある場合は

your phone number in the voicemail, you want to do that slowly so that the

、聞き手がその情報を書き留める時間を確保できるように、ゆっくりと行う必要があり

listener has time to write down that information. Now there's just one more

ます。 ここ

rule for leaving voice messages and this one is especially true in business -

で、音声メッセージを残すためのルールが もう 1 つあります。これは特にビジネスに当てはまります

always be kind and polite. Use kind and polite language and I'll definitely

。常に親切で礼儀正しくすることです。 親切で 丁寧な言葉を使ってください。今日のレッスンの残りの

share some examples with you in the rest of our lesson today. Now let's look

部分で、いくつかの例を紹介します 。 ここ

specifically at the information you need to include when you are leaving a

で、他の人にボイスメールを残すときに含める必要がある情報を具体的に見てみましょう

voicemail for someone else. Number one of course your name. Unless

。 ナンバーワンはもちろんあなたの名前です。

you're calling your best friend or your mom, always include your name. If it is a

親友やお母さんに電話する場合を 除き、必ず自分の名前を含めてください。

personal phone call and more casual you could only use your first name but if

個人的な電話でよりカジュアルな場合 は、名前のみを使用できますが

it's for business purposes, I do recommend using your first and last name.

、ビジネス目的の場合は 、姓と名を使用することをお勧めします.

Now the second detail is optional, this is specifically for business phone calls.

現在、2 番目の詳細はオプションです。これ は、ビジネス電話専用です。

You should include your company name or the department where you work, for

会社名または 勤務先の部門を

example if you are calling another company to get information, to ask a

含める必要があります。たとえば、別の 会社に電話して情報を入手したり、

question, or to clarify something, you want to include your name and the

質問したり、何かを明確にしたりする場合 は、名前と勤務先の会社を含める必要があり

company where you work. If you work for a really large business and there are

ます。 あなた が非常に大きな企業で働いていて、

multiple departments and hundreds of people who work there, it's possible that

複数の部門と何百人もの 従業員がいる場合

you will call someone else within the company. Maybe you work in marketing and

、社内の別の人に電話をかける可能性があります 。 あなたはマーケティングの仕事を

you need to talk to someone in the accounting department. When you do that

していて、経理部門の誰かと話をする必要があるかもしれません 。 その際、

you should definitely include your name and which department you're in. Here are

必ず自分の名前 と所属する部署を含める必要があります。

a couple of examples: if I am calling another company I might say this in my

いくつかの例を次に示します。 別の会社に電話する場合、ボイス メッセージで次のように言うことができ

voice message, "Hi Lynn, this is Anne Marie Fowler with Speak Confident English" or

ます。「こんにちは、リン、アン マリー ファウラーです。 自信を持って英語

if I'm calling someone else within the business I might say, "Hi Lynn this is Anne

を話してください」または社内の誰かに電話する場合 は、「こんにちは、リン、経理部の

Marie in accounting" or "this is Anne Marie in the accounting department."

アン・マリーです」または「 経理部のアン・マリーです」と言うかもしれません.

Now the third detail that you need to include for personal and business

個人用およびビジネス用の

voicemails is the reason you are calling and this is one of the most important

ボイスメールに含める必要がある 3 番目の詳細は、あなたが電話をかけている理由です。 これは最も重要な詳細の 1 つ

details because they need to know what you want, why should they call you back.

です。

Now don't forget we have to use that KISS principle - keep it short and simple.

ここで、KISS の原則を使用する必要があることを忘れないでください 。短くシンプルにしてください。

You might be calling with five questions or maybe there are several things you

電話で 5 つの質問をする 場合や、話したいことがいくつかある場合

need to talk about, you want to try to summarize it into one or two very short

は、 1 つまたは 2 つの非常に短い

clear sentences to state why you're calling. Again here are a couple of

明確な文に要約して、電話をかけている理由を説明します 。 ここでもいくつかの

examples, "Hi Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling to

例を挙げます。「やあ、リン、こちらは Speak Confident English の Anne Marie です。先週

follow up on our discussion at the conference last week" or another example

の会議での議論をフォローアップするために電話しています 」または別の例

"Hi Sue, it's Anne Marie in accounting. I'm calling to discuss the paperwork you

「やあ、スー、経理の Anne Marie です。 昨日払い戻しのため に提出した書類について話し合うために電話しています

submitted for reimbursement yesterday." In both of those I've used just one

。」 どちらの場合も、電話

sentence to talk about my reason for calling. The fourth detail to add to your

をかけた理由を 1 文で説明してい ます。 メッセージに追加する 4 番目の詳細

message is what is the best way for them to contact

は、彼らがあなたに連絡するための最良の方法

you. Is it best for them to call you back? Would you prefer an email or a text? And

です。 彼らがあなたに電話をかけ直すのが最善ですか？ メールとテキストのどちらを希望しますか? また

is there a day of the week or a time that is best for you? And this is where

、ご都合のよい曜日や時間帯 はありますか? そして、これは

you definitely want to leave your phone number. Now again, if you're calling your

あなたが間違いなくあなたの電話番号を残したい場所です . 繰り返しになりますが、

mom or your best friend, they probably have your phone number (I hope) but if

お母さんや親友に 電話する場合は、おそらくあなたの電話番号を知っていると思いますが (願わくば)、

you're calling for more professional or business reasons, again it's important to

より専門的または ビジネス上の理由で

leave your phone number, they need to know how to contact you. And this is

電話をかけている場合は、電話番号を残すことが重要です。 あなたに連絡する方法を知っています。 そして、

where it's important to speak clearly and speak slowly. I also recommend that

ここで重要なのは、はっきりと話すこと と、ゆっくり話すことです。 また

you say your phone number twice. Give your phone number once and repeat it.

、電話番号を 2 回言うことをお勧めします。 あなたの電話番号を一度伝え、それを繰り返します。

Have you ever listened to a voice message and someone shared their email

ボイス メッセージを聞いたときに、 誰かがメール

address or their phone number only one time and you didn't have enough time to

アドレスまたは電話番号を 1 回だけ共有し、

get all the information so you have to listen to the whole voicemail again just

すべての情報を取得するのに十分な時間がなく、その電話番号を取得するためだけにボイスメール全体をもう一度聞く必要があったことはありませんか?

to get that phone number? It's super frustrating. We don't want to do that so

? とてもイライラします。 そのようなことはしたくありませんので

I recommend repeating your phone number two times so that they have the

、あなたの電話番号を 2 回繰り返すことをお勧めします。 そうすれば、彼らは

opportunity to get all the information they need to contact you. Here's an

あなたに連絡するために必要なすべての情報を取得する機会を得ることができます。

example, "Hello Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling

例を次に示します。「こんにちは、リン、こちらは Speak Confident English の Anne Marie です。先週の会議

to follow up on a discussion we had at the conference last week. The best way to

でのディスカッションのフォローアップのために電話してい ます。私に連絡する最善の方法

reach me is by phone, Monday through Friday, anytime during the work day and

は、月曜から 金曜のいつでも電話です。

my number is 222-231-2323. Again my phone number is 222-231-2323

私の電話番号は 222-231-2323 です 再び私の電話番号は

Now that's not my real phone number.

222-231-2323 です これは本当の電話

It's a fake number. I don't know whose number it is but it's

番号ではありません 偽の番号です 誰の番号かはわかりませんが

just an example to show how to repeat it twice in your message. Ok so a quick

ただの電話番号です メッセージで 2 回繰り返す方法を示す例 . では、簡単な

review: in a voice message you leave your name, your company or department if

復習: ボイス メッセージでは、 名前、必要に応じて会社または部署、

necessary, the reason that you're calling and

電話の理由、あなた

best way to reach you, including your phone number or an email address. So now

に連絡するための最良の方法を残します。 電話番号または電子メールアドレス. だから今

we need to end the voicemail and we always do it in a very simple and polite

私たちはボイスメールを終わらせる必要があります. 私たちは いつも非常にシンプルで丁寧な

way. Typically we end a voicemail with thank you or have a good day. The

方法でそれを行います. 通常、ボイスメールを ありがとうまたは良い一日で終わらせます.

examples that I've just used are really focused more on professional English but

私が今使った例 は実際に はより専門的な英語に焦点を当てて

in the online lesson I've given you several more examples of both

いますが、オンラインレッスンでは 、両方の専門家の例をいくつか紹介しました

professional voice messages and more casual or personal ones, so if you want

オンライン ボイス メッセージと、より カジュアルなまたは個人的なボイス メッセージが含ま

to look at additional examples and more common expressions or sentences that we

れているため、追加の例や 、私たちが使用するより一般的な表現や文を

use, be sure to check out the online lesson. Now that you know the rules of

確認したい場合は、必ずオンライン レッスンをチェックしてください 。

voice messages and the information you need to include, let's talk about putting

ボイス メッセージのルールと含める必要がある情報がわかった

a voicemail in English on your phone. Number one start with a greeting and

ので、電話に英語でボイスメールを送信する方法について説明しましょう。 最初は挨拶から始め

this is very simple, just a hello or hi. And then follow that with your name.

ます。これは非常にシンプルで、こんにちはまたはこんにちはだけです。 そして、あなたの名前でそれに続いてください。

Again you want to state your company or your department if you are setting up a

繰り返します が、職場で使用する電話でボイスメールを設定している場合は、会社または部門を指定する必要があります

voicemail on a telephone that you use at work. Number four - state that you're

. 4 番 -

unable to take the call. It might be something simple like I'm sorry I can't

電話に出られないことを伝えます。 「申し訳ありませんが、今は電話に出られません」のような簡単なこと

take your phone call right now or maybe it's letting the caller know that you're

かもしれ ませんし、休暇中であることを発信者に知らせるためかもしれません

on vacation. Number five - ask the caller to leave you

。 5 番目 - 発信者にメッセージを残すように依頼し

a message. And finally number six - let them know that you will definitely

ます。 そして最後に 6 番目に、 必ず

return their phone call or give them someone else to contact. Maybe it's an

折り返し電話する か、別の連絡先を提供することを伝えます。

emergency or perhaps you're on vacation and you'll be away for several weeks but

緊急事態であったり、休暇中 で数週間留守にすることもあるかもしれませんが、

this person needs to talk to someone now. Is there someone else they can call? If

この人は今誰かと話をする必要があります。 他に電話できる人はいますか？ その場合は

so, be sure to include that information. In this video lesson I'll share with you

、必ずその情報を含めてください。 このビデオ レッスンでは、自分の電話で使用できる

an example of a common voicemail that you could use on your own phone but once

一般的なボイスメールの

again I've included more examples in the online lesson so if

例を紹介しますが、オンライン レッスンにはさらに多くの例が含ま

you'd like to take a look at those be sure to visit that lesson. Here is a very

れています。 必ずそのレッスンにアクセスしてください。 これは非常に

common, basic example, "Hello, this is Laura Brown. I'm sorry I can't take your call

一般的で 基本的な例です。

right now but please leave a message after the tone and I'll be sure to call

you back as soon as I can. Thank you." And that's it! Very simple, clear, and

できる限り。ありがとう。」 以上です！ とてもシンプルでわかりやすく、

short. So now it's time for you to practice. As always I do have a couple of

短い。 それでは、練習の時間です 。 いつもの

challenge questions for you in the lesson online. I would love for you to

ように、オンラインのレッスンでいくつかのチャレンジ質問があります 。

take a look at those questions and share your answers with me. You can do that by

これらの質問を見て、 あなたの答えを私と共有していただければ幸いです。 レッスン

sharing in the comment section at the bottom of the lesson. Thank you so much

の下部にあるコメント セクションで共有することで、それを行うことができます 。 ご参加いただきありがとうございます。来週、自信

for joining me and I look forward to seeing you next week for your Confident

に満ちた英語のレッスンでお会いできることを楽しみにし ています

English lesson.

。