Voicemail in English - Everything You Need to Know

Hi I'm Anne Marie with Speak Confident English and welcome to this week's

Hola, soy Anne Marie de Speak Confident English y bienvenida a la

Confident English lesson. Recently one of my students asked a fantastic question

lección de Confident English de esta semana. Recientemente, uno de mis alumnos hizo una pregunta fantástica

and I thought that you might have the same question in English. Here was her

y pensé que usted podría tener la misma pregunta en inglés. Aquí estaba su

question, "Recently I've been wondering how to leave a really good voice message

pregunta: "Últimamente me he estado preguntando cómo dejar un buen mensaje de voz

or even how to set up my own voicemail when I can't pick up my phone." That is a

o incluso cómo configurar mi propio correo de voz cuando no puedo contestar mi teléfono". Esa es una

fantastic question because definitely communicating on the telephone is always

pregunta fantástica porque definitivamente comunicarse por teléfono siempre es

a challenge and voicemails - particularly in business - are an important part of our

un desafío y los mensajes de voz, particularmente en los negocios, son una parte importante de nuestra

daily life. Now before I go any further I do want to say it was awesome that she

vida diaria. Ahora, antes de continuar , quiero decir que fue increíble que ella

used the phrasal verb *to pick up* the phone.

usara el verbo compuesto *para contestar* el teléfono.

As you know, native English speakers love phrasal verbs and we use them all the

Como sabes, a los hablantes nativos de inglés les encantan los phrasal verbs y los usamos todo el

time. *To pick up* the phone is a common phrasal verb that means to answer the

tiempo. *[ __ ]* el teléfono es un verbo compuesto común que significa contestar el

telephone. In her question, we could also say "...when I *can't get to* the phone." That

teléfono. En su pregunta, también podríamos decir "...cuando *no puedo alcanzar* el teléfono". Esa

is another common way to say that we're unable to answer or check our telephone.

es otra forma común de decir que no podemos contestar o revisar nuestro teléfono.

But now let's get to the focus of today's question: how can you

Pero ahora vayamos al centro de la pregunta de hoy: ¿cómo

successfully leave a telephone message for someone else and how to set up a

puedes dejar un mensaje telefónico para otra persona y cómo configurar un

voice message in English on your phone. In today's Confident English lesson

mensaje de voz en inglés en tu teléfono? En la lección de inglés seguro de hoy,

we're going to talk about three things: number one the basic rules about leaving

vamos a hablar de tres cosas: número uno, las reglas básicas para dejar

voice messages, number two what you should and shouldn't say when you leave

mensajes de voz, número dos, lo que debe y no debe decir cuando deja

a voice message for someone else and I'll give you some examples, and finally

un mensaje de voz para otra persona y le daré algunos ejemplos y, finalmente,

how to set up a voice message on your phone so

cómo configurar un mensaje de voz en su teléfono para

that when you can't get to it, when you can't pick it up,

que cuando no pueda acceder a él, cuando no pueda contestarlo,

someone can leave a message for you. Let's start with the basic rules of

alguien pueda dejarle un mensaje. Comencemos con las reglas básicas de los

voice messages and this is a great opportunity to use one of my favorite

mensajes de voz y esta es una gran oportunidad para usar uno de mis

acronyms and principles in life. This is the KISS principle - keep it short and

acrónimos y principios favoritos en la vida. Este es el principio de KISS: manténgalo breve y

simple. Yes, with voice messages keep it short and simple! Let's be honest for a

simple. ¡Sí, con los mensajes de voz manténgalo breve y simple! Seamos honestos por un

moment. Have you ever received a telephone call and you looked at your

momento. ¿Alguna vez recibió una llamada telefónica y miró su

phone to see who was calling and you thought 'oh I just don't have time right

teléfono para ver quién estaba llamando y pensó 'oh, simplemente no tengo tiempo en este

now. I can't talk to this person it always takes such a long time' so you

momento'? No puedo hablar con esta persona, siempre toma tanto tiempo', así que

don't answer it, you just put it down and you let the call go to voicemail. I've

no respondes, simplemente cuelgas y dejas que la llamada vaya al correo de voz.

definitely done that and you probably have too because the truth is sometimes

Definitivamente lo he hecho y probablemente tú también lo hayas hecho porque la verdad es que a veces

we just don't have time. Our lives are busy and we just want to know the

simplemente no tenemos tiempo. Nuestras vidas están ocupadas y solo queremos saber la

important information, make a quick decision, and go on with the rest of our

información importante, tomar una decisión rápida y continuar con el resto de nuestro

day. And we certainly don't want a five-minute voicemail where we have to

día. Y ciertamente no queremos un mensaje de voz de cinco minutos en el que tengamos que

listen to someone go on and on and share way too many details. We just want it

escuchar a alguien seguir y compartir demasiados detalles. Sólo queremos que sea

short and simple. And here are a few ways to help you do that.

corto y simple. Y aquí hay algunas maneras de ayudarlo a hacer eso.

Number one - prepare in advance. If you're nervous about leaving a voice message or

Número uno: prepárese con anticipación. Si está nervioso por dejar un mensaje de voz o

you're not sure what you want to say, take some time to prepare in advance. You

no está seguro de lo que quiere decir, tómese un tiempo para prepararse con anticipación.

can write down some notes, some key words, practice saying it out loud to make sure

Puede escribir algunas notas, algunas palabras clave, practicar decirlo en voz alta para asegurarse de

that you are able to communicate clearly, keep it short, and focus on the most

que puede comunicarse con claridad , sea breve y concéntrese en los

important details. Now when I say keep it short, in English-speaking culture we

detalles más importantes. Ahora, cuando digo que sea breve, en la cultura de habla inglesa nos

like voicemails to be twenty seconds or less! Twenty seconds or less. That's not a

gusta que los mensajes de voz duren veinte segundos o menos. Veinte segundos o menos. No es

lot of time so you have to think very carefully about what you need

mucho tiempo, por lo que debe pensar con mucho cuidado sobre lo que

to say in that voice message and again preparation will always help you do that.

necesita decir en ese mensaje de voz y, nuevamente, la preparación siempre lo ayudará a hacerlo.

The second thing you can do to help you keep it short and simple

Lo segundo que puede hacer para ayudarlo a ser breve y simple

is to speak clearly and speak slowly. If you want someone to return your phone

es hablar con claridad y despacio. Si desea que alguien le devuelva la

call, they need to understand what you want or what you need. And this is

llamada, es necesario que entienda lo que quiere o lo que necesita. Y esta es

another reason why practicing in advance can be really helpful, it will help you

otra razón por la que practicar con anticipación puede ser realmente útil, te ayudará a

make sure that your pronunciation is clear and that you speak a little bit

asegurarte de que tu pronunciación sea clara y que hables un poco

more slowly. You want to give the listener a little bit of time to think

más despacio. Quieres darle al oyente un poco de tiempo para pensar

about what you're saying, to take notes about the details. If you need to share

en lo que estás diciendo, para tomar notas sobre los detalles. Si necesita compartir

your phone number in the voicemail, you want to do that slowly so that the

su número de teléfono en el correo de voz, debe hacerlo lentamente para que el

listener has time to write down that information. Now there's just one more

oyente tenga tiempo de escribir esa información. Ahora solo hay una

rule for leaving voice messages and this one is especially true in business -

regla más para dejar mensajes de voz y esta es especialmente cierta en los negocios:

always be kind and polite. Use kind and polite language and I'll definitely

siempre sea amable y cortés. Use un lenguaje amable y cortés y definitivamente

share some examples with you in the rest of our lesson today. Now let's look

compartiré algunos ejemplos con usted en el resto de nuestra lección de hoy. Ahora veamos

specifically at the information you need to include when you are leaving a

específicamente la información que necesita incluir cuando deja un mensaje de

voicemail for someone else. Number one of course your name. Unless

voz para otra persona. Número uno, por supuesto, su nombre. A menos

you're calling your best friend or your mom, always include your name. If it is a

que esté llamando a su mejor amigo oa su madre, incluya siempre su nombre. Si se trata de una

personal phone call and more casual you could only use your first name but if

llamada telefónica personal y más informal, solo puede usar su nombre, pero

it's for business purposes, I do recommend using your first and last name.

si es para fines comerciales, le recomiendo usar su nombre y apellido.

Now the second detail is optional, this is specifically for business phone calls.

Ahora el segundo detalle es opcional, esto es específicamente para llamadas telefónicas comerciales.

You should include your company name or the department where you work, for

Debe incluir el nombre de su empresa o el departamento donde trabaja, por

example if you are calling another company to get information, to ask a

ejemplo, si está llamando a otra empresa para obtener información, hacer una

question, or to clarify something, you want to include your name and the

pregunta o aclarar algo, desea incluir su nombre y la

company where you work. If you work for a really large business and there are

empresa donde trabaja. Si trabaja para una empresa realmente grande y hay

multiple departments and hundreds of people who work there, it's possible that

varios departamentos y cientos de personas que trabajan allí, es posible

you will call someone else within the company. Maybe you work in marketing and

que llame a otra persona dentro de la empresa. Tal vez trabajes en marketing

you need to talk to someone in the accounting department. When you do that

y necesites hablar con alguien del departamento de contabilidad. Cuando haga

you should definitely include your name and which department you're in. Here are

eso, definitivamente debe incluir su nombre y en qué departamento se encuentra. Aquí hay

a couple of examples: if I am calling another company I might say this in my

un par de ejemplos: si estoy llamando a otra compañía, podría decir esto en mi

voice message, "Hi Lynn, this is Anne Marie Fowler with Speak Confident English" or

mensaje de voz: "Hola, Lynn, soy Anne Marie Fowler con Habla inglés seguro" o

if I'm calling someone else within the business I might say, "Hi Lynn this is Anne

si llamo a otra persona dentro de la empresa, podría decir: "Hola, Lynn, soy Anne

Marie in accounting" or "this is Anne Marie in the accounting department."

Marie en contabilidad" o "Soy Anne Marie en el departamento de contabilidad".

Now the third detail that you need to include for personal and business

Ahora, el tercer detalle que debe incluir para los

voicemails is the reason you are calling and this is one of the most important

mensajes de voz personales y comerciales es la razón por la que llama y este es uno de los detalles más importantes

details because they need to know what you want, why should they call you back.

porque necesitan saber lo que quiere, por qué deberían devolverle la llamada.

Now don't forget we have to use that KISS principle - keep it short and simple.

Ahora no olvides que tenemos que usar ese principio KISS - mantenlo corto y simple.

You might be calling with five questions or maybe there are several things you

Puede llamar con cinco preguntas o tal vez hay varias cosas de las que

need to talk about, you want to try to summarize it into one or two very short

necesita hablar, quiere tratar de resumirlo en una o dos

clear sentences to state why you're calling. Again here are a couple of

oraciones claras muy cortas para indicar por qué está llamando. Nuevamente, aquí hay un par de

examples, "Hi Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling to

ejemplos, "Hola Lynn, soy Anne Marie de Speak Confident English. Llamo para

follow up on our discussion at the conference last week" or another example

dar seguimiento a nuestra discusión en la conferencia la semana pasada" u otro ejemplo

"Hi Sue, it's Anne Marie in accounting. I'm calling to discuss the paperwork you

"Hola Sue, soy Anne Marie de contabilidad. Llamo para hablar sobre la documentación que

submitted for reimbursement yesterday." In both of those I've used just one

presentó ayer para el reembolso". En ambos, he usado solo una

sentence to talk about my reason for calling. The fourth detail to add to your

oración para hablar sobre el motivo de mi llamada. El cuarto detalle que debe agregar a su

message is what is the best way for them to contact

mensaje es cuál es la mejor manera para que se comuniquen con

you. Is it best for them to call you back? Would you prefer an email or a text? And

usted. ¿Es mejor que te devuelvan la llamada? ¿Prefieres un correo electrónico o un mensaje de texto? ¿

is there a day of the week or a time that is best for you? And this is where

Y hay un día de la semana o una hora que sea mejor para ti? Y aquí es donde

you definitely want to leave your phone number. Now again, if you're calling your

definitivamente querrás dejar tu número de teléfono. Nuevamente, si está llamando a su

mom or your best friend, they probably have your phone number (I hope) but if

mamá o a su mejor amigo, probablemente tengan su número de teléfono (espero), pero

you're calling for more professional or business reasons, again it's important to

si está llamando por razones más profesionales o comerciales, nuevamente es importante

leave your phone number, they need to know how to contact you. And this is

dejar su número de teléfono, necesitan saber como contactarte. Y aquí es

where it's important to speak clearly and speak slowly. I also recommend that

donde es importante hablar claro y hablar despacio. También te recomiendo

you say your phone number twice. Give your phone number once and repeat it.

que digas tu número de teléfono dos veces. Da tu número de teléfono una vez y repítelo.

Have you ever listened to a voice message and someone shared their email

¿Alguna vez escuchó un mensaje de voz y alguien compartió su

address or their phone number only one time and you didn't have enough time to

dirección de correo electrónico o su número de teléfono solo una vez y no tuvo tiempo suficiente para

get all the information so you have to listen to the whole voicemail again just

obtener toda la información, por lo que debe escuchar todo el correo de voz nuevamente solo

to get that phone number? It's super frustrating. We don't want to do that so

para obtener ese número de teléfono? ? Es súper frustrante. No queremos hacer eso, así

I recommend repeating your phone number two times so that they have the

que recomiendo repetir su número de teléfono dos veces para que tengan la

opportunity to get all the information they need to contact you. Here's an

oportunidad de obtener toda la información que necesitan para contactarlo. Este es un

example, "Hello Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling

ejemplo: "Hola, Lynn, soy Anne Marie de Speak Confident English. Te llamo

to follow up on a discussion we had at the conference last week. The best way to

para dar seguimiento a una discusión que tuvimos en la conferencia la semana pasada. La mejor manera de

reach me is by phone, Monday through Friday, anytime during the work day and

comunicarse conmigo es por teléfono, de lunes a viernes, en cualquier momento. durante la jornada laboral y

my number is 222-231-2323. Again my phone number is 222-231-2323

mi número es 222-231-2323. De nuevo, mi número de teléfono es 222-231-2323

Now that's not my real phone number.

Ahora bien, ese no es mi número de teléfono real.

It's a fake number. I don't know whose number it is but it's

Es un número falso. No sé de quién es el número, pero es

just an example to show how to repeat it twice in your message. Ok so a quick

solo un ejemplo para mostrar cómo repetirlo dos veces en su mensaje. Ok, una

review: in a voice message you leave your name, your company or department if

revisión rápida: en un mensaje de voz, deje su nombre, su empresa o departamento si es

necessary, the reason that you're calling and

necesario, la razón por la que está llamando y la

best way to reach you, including your phone number or an email address. So now

mejor manera de comunicarse con usted, incluida su número de teléfono o una dirección de correo electrónico. Así que ahora

we need to end the voicemail and we always do it in a very simple and polite

tenemos que terminar el correo de voz y siempre lo hacemos de una manera muy simple y

way. Typically we end a voicemail with thank you or have a good day. The

cortés. Por lo general, terminamos un correo de voz con gracias o que tenga un buen día. Los

examples that I've just used are really focused more on professional English but

ejemplos que acabo de usar están realmente enfocados más en el inglés profesional, pero

in the online lesson I've given you several more examples of both

en la lección en línea les he dado varios ejemplos más de ambos

professional voice messages and more casual or personal ones, so if you want

professi mensajes de voz individuales y otros más informales o personales, por lo que si

to look at additional examples and more common expressions or sentences that we

desea ver ejemplos adicionales y expresiones u oraciones más comunes que

use, be sure to check out the online lesson. Now that you know the rules of

usamos, asegúrese de consultar la lección en línea. Ahora que conoce las reglas de los

voice messages and the information you need to include, let's talk about putting

mensajes de voz y la información que debe incluir, hablemos sobre cómo poner

a voicemail in English on your phone. Number one start with a greeting and

un correo de voz en inglés en su teléfono. El número uno comienza con un saludo y

this is very simple, just a hello or hi. And then follow that with your name.

esto es muy simple, solo un hola o hola. Y luego sigue eso con tu nombre.

Again you want to state your company or your department if you are setting up a

Nuevamente, desea indicar su empresa o su departamento si está configurando un

voicemail on a telephone that you use at work. Number four - state that you're

correo de voz en un teléfono que usa en el trabajo. Número cuatro: indica que no puedes

unable to take the call. It might be something simple like I'm sorry I can't

atender la llamada. Puede ser algo simple como lo siento, no puedo

take your phone call right now or maybe it's letting the caller know that you're

atender su llamada telefónica en este momento o tal vez le esté haciendo saber a la persona que llama que está

on vacation. Number five - ask the caller to leave you

de vacaciones. Número cinco: pídale a la persona que llama que le deje

a message. And finally number six - let them know that you will definitely

un mensaje. Y finalmente, número seis: hágales saber que definitivamente les

return their phone call or give them someone else to contact. Maybe it's an

devolverá la llamada telefónica o les dará a alguien más para que se comuniquen. Tal vez sea una

emergency or perhaps you're on vacation and you'll be away for several weeks but

emergencia o tal vez estés de vacaciones y estarás fuera por varias semanas, pero

this person needs to talk to someone now. Is there someone else they can call? If

esta persona necesita hablar con alguien ahora. ¿Hay alguien más a quien puedan llamar? Si es

so, be sure to include that information. In this video lesson I'll share with you

así, asegúrese de incluir esa información. En esta lección en video, compartiré con usted

an example of a common voicemail that you could use on your own phone but once

un ejemplo de un correo de voz común que podría usar en su propio teléfono, pero una vez

again I've included more examples in the online lesson so if

más, he incluido más ejemplos en la lección en línea, así que

you'd like to take a look at those be sure to visit that lesson. Here is a very

si desea echarles un vistazo, asegúrese de visitar esa lección. Este es un

common, basic example, "Hello, this is Laura Brown. I'm sorry I can't take your call

ejemplo básico muy común: "Hola, soy Laura Brown. Lo siento, no puedo atender su llamada en

right now but please leave a message after the tone and I'll be sure to call

este momento, pero deje un mensaje después del tono y me aseguraré de

you back as soon as I can. Thank you." And that's it! Very simple, clear, and

devolverle la llamada lo antes posible". como puedo. Gracias". ¡Y eso es! Muy sencillo, claro y

short. So now it's time for you to practice. As always I do have a couple of

breve. Así que ahora es el momento de que practiques. Como siempre, tengo un par de

challenge questions for you in the lesson online. I would love for you to

preguntas de desafío para usted en la lección en línea. Me encantaría que

take a look at those questions and share your answers with me. You can do that by

echaras un vistazo a esas preguntas y compartieras tus respuestas conmigo. Puede hacerlo

sharing in the comment section at the bottom of the lesson. Thank you so much

compartiendo en la sección de comentarios al final de la lección. Muchas gracias

for joining me and I look forward to seeing you next week for your Confident

por acompañarme y espero verlos la próxima semana para su

English lesson.

lección de inglés seguro.