Voicemail in English - Everything You Need to Know

Hi I'm Anne Marie with Speak Confident English and welcome to this week's

Salut, je suis Anne Marie avec Speak Confident English et bienvenue à la

Confident English lesson. Recently one of my students asked a fantastic question

leçon d'anglais Confident de cette semaine. Récemment, un de mes étudiants a posé une question fantastique

and I thought that you might have the same question in English. Here was her

et j'ai pensé que vous pourriez avoir la même question en anglais. Voici sa

question, "Recently I've been wondering how to leave a really good voice message

question : "Récemment, je me suis demandé comment laisser un très bon message vocal

or even how to set up my own voicemail when I can't pick up my phone." That is a

ou même comment configurer ma propre messagerie vocale lorsque je ne peux pas décrocher mon téléphone." C'est une

fantastic question because definitely communicating on the telephone is always

question fantastique car communiquer au téléphone est toujours

a challenge and voicemails - particularly in business - are an important part of our

un défi et les messages vocaux - en particulier dans les affaires - sont une partie importante de notre

daily life. Now before I go any further I do want to say it was awesome that she

vie quotidienne. Maintenant, avant d'aller plus loin, je veux dire que c'était génial qu'elle ait

used the phrasal verb *to pick up* the phone.

utilisé le verbe à particule * pour décrocher * le téléphone.

As you know, native English speakers love phrasal verbs and we use them all the

Comme vous le savez, les anglophones adorent les verbes à particule et nous les utilisons tout le

time. *To pick up* the phone is a common phrasal verb that means to answer the

temps. *Décrocher* le téléphone est un verbe à particule courant qui signifie répondre au

telephone. In her question, we could also say "...when I *can't get to* the phone." That

téléphone. Dans sa question, on pourrait aussi dire "...quand je ne peux pas accéder au téléphone".

is another common way to say that we're unable to answer or check our telephone.

C'est une autre façon courante de dire que nous sommes incapables de répondre ou de vérifier notre téléphone.

But now let's get to the focus of today's question: how can you

Mais passons maintenant au cœur de la question d'aujourd'hui : comment

successfully leave a telephone message for someone else and how to set up a

réussir à laisser un message téléphonique à quelqu'un d'autre et comment configurer un

voice message in English on your phone. In today's Confident English lesson

message vocal en anglais sur votre téléphone. Dans la leçon d'anglais confiant d'aujourd'hui,

we're going to talk about three things: number one the basic rules about leaving

nous allons parler de trois choses : premièrement, les règles de base pour laisser

voice messages, number two what you should and shouldn't say when you leave

des messages vocaux, deuxièmement, ce que vous devriez et ne devriez pas dire lorsque vous laissez

a voice message for someone else and I'll give you some examples, and finally

un message vocal à quelqu'un d'autre et je vous donnerai quelques exemples, et enfin

how to set up a voice message on your phone so

comment configurer un message vocal sur votre téléphone pour

that when you can't get to it, when you can't pick it up,

que lorsque vous ne pouvez pas y accéder, lorsque vous ne pouvez pas le décrocher,

someone can leave a message for you. Let's start with the basic rules of

quelqu'un puisse vous laisser un message. Commençons par les règles de base des

voice messages and this is a great opportunity to use one of my favorite

messages vocaux et c'est une excellente occasion d'utiliser l'un de mes

acronyms and principles in life. This is the KISS principle - keep it short and

acronymes et principes préférés dans la vie. C'est le principe KISS - restez court et

simple. Yes, with voice messages keep it short and simple! Let's be honest for a

simple. Oui, avec les messages vocaux, soyez bref et simple ! Soyons honnêtes un

moment. Have you ever received a telephone call and you looked at your

instant. Avez-vous déjà reçu un appel téléphonique et avez-vous regardé votre

phone to see who was calling and you thought 'oh I just don't have time right

téléphone pour voir qui appelait et vous avez pensé « oh, je n'ai tout simplement pas le temps en ce

now. I can't talk to this person it always takes such a long time' so you

moment. Je ne peux pas parler à cette personne, cela prend toujours tellement de temps », alors vous

don't answer it, you just put it down and you let the call go to voicemail. I've

ne répondez pas, vous le posez simplement et vous laissez l'appel se diriger vers la messagerie vocale. Je l'ai

definitely done that and you probably have too because the truth is sometimes

certainement fait et vous l'avez probablement fait aussi parce que la vérité est que parfois

we just don't have time. Our lives are busy and we just want to know the

nous n'avons tout simplement pas le temps. Nos vies sont occupées et nous voulons juste connaître les

important information, make a quick decision, and go on with the rest of our

informations importantes, prendre une décision rapide et continuer le reste de notre

day. And we certainly don't want a five-minute voicemail where we have to

journée. Et nous ne voulons certainement pas d'un message vocal de cinq minutes où nous devons

listen to someone go on and on and share way too many details. We just want it

écouter quelqu'un continuer encore et encore et partager beaucoup trop de détails. Nous voulons juste que ce soit

short and simple. And here are a few ways to help you do that.

court et simple. Et voici quelques façons de vous aider à le faire.

Number one - prepare in advance. If you're nervous about leaving a voice message or

Numéro un - préparez-vous à l'avance. Si vous êtes nerveux à l'idée de laisser un message vocal ou si

you're not sure what you want to say, take some time to prepare in advance. You

vous n'êtes pas sûr de ce que vous voulez dire, prenez le temps de vous préparer à l'avance. Vous

can write down some notes, some key words, practice saying it out loud to make sure

pouvez écrire quelques notes, quelques mots clés, vous entraîner à le dire à haute voix pour vous assurer

that you are able to communicate clearly, keep it short, and focus on the most

que vous êtes capable de communiquer clairement, être bref et vous concentrer sur les détails les plus

important details. Now when I say keep it short, in English-speaking culture we

importants. Maintenant, quand je dis "restez bref", dans la culture anglophone, nous

like voicemails to be twenty seconds or less! Twenty seconds or less. That's not a

aimons que les messages vocaux soient de vingt secondes ou moins ! Vingt secondes ou moins. Ce n'est pas

lot of time so you have to think very carefully about what you need

beaucoup de temps, vous devez donc réfléchir très attentivement à ce que vous

to say in that voice message and again preparation will always help you do that.

devez dire dans ce message vocal et encore une fois, la préparation vous aidera toujours à le faire.

The second thing you can do to help you keep it short and simple

La deuxième chose que vous pouvez faire pour vous aider à rester bref et simple

is to speak clearly and speak slowly. If you want someone to return your phone

est de parler clairement et de parler lentement. Si vous voulez que quelqu'un vous

call, they need to understand what you want or what you need. And this is

rappelle, il doit comprendre ce que vous voulez ou ce dont vous avez besoin. Et c'est

another reason why practicing in advance can be really helpful, it will help you

une autre raison pour laquelle pratiquer à l'avance peut être vraiment utile, cela vous aidera à

make sure that your pronunciation is clear and that you speak a little bit

vous assurer que votre prononciation est claire et que vous parlez un peu

more slowly. You want to give the listener a little bit of time to think

plus lentement. Vous voulez donner à l' auditeur un peu de temps pour réfléchir

about what you're saying, to take notes about the details. If you need to share

à ce que vous dites, pour prendre des notes sur les détails. Si vous devez partager

your phone number in the voicemail, you want to do that slowly so that the

votre numéro de téléphone dans la messagerie vocale, vous devez le faire lentement afin que l'

listener has time to write down that information. Now there's just one more

auditeur ait le temps d'écrire cette information. Maintenant, il n'y a qu'une

rule for leaving voice messages and this one is especially true in business -

règle de plus pour laisser des messages vocaux et celle- ci est particulièrement vraie dans les affaires -

always be kind and polite. Use kind and polite language and I'll definitely

soyez toujours gentil et poli. Utilisez un langage aimable et poli et je

share some examples with you in the rest of our lesson today. Now let's look

partagerai certainement quelques exemples avec vous dans le reste de notre leçon d'aujourd'hui. Examinons maintenant

specifically at the information you need to include when you are leaving a

spécifiquement les informations que vous devez inclure lorsque vous laissez un

voicemail for someone else. Number one of course your name. Unless

message vocal à quelqu'un d'autre. Numéro un bien sûr votre nom. Sauf si

you're calling your best friend or your mom, always include your name. If it is a

vous appelez votre meilleur ami ou votre mère, incluez toujours votre nom. S'il s'agit d'un

personal phone call and more casual you could only use your first name but if

appel téléphonique personnel et plus occasionnel, vous ne pouvez utiliser que votre prénom, mais si

it's for business purposes, I do recommend using your first and last name.

c'est à des fins professionnelles, je vous recommande d'utiliser votre prénom et votre nom.

Now the second detail is optional, this is specifically for business phone calls.

Maintenant, le deuxième détail est facultatif, c'est spécifiquement pour les appels téléphoniques professionnels.

You should include your company name or the department where you work, for

Vous devez inclure le nom de votre entreprise ou le département où vous travaillez, par

example if you are calling another company to get information, to ask a

exemple si vous appelez une autre entreprise pour obtenir des informations, pour poser une

question, or to clarify something, you want to include your name and the

question ou pour clarifier quelque chose, vous souhaitez inclure votre nom et l'

company where you work. If you work for a really large business and there are

entreprise où vous travaillez. Si vous travaillez pour une très grande entreprise et qu'il y a

multiple departments and hundreds of people who work there, it's possible that

plusieurs départements et des centaines de personnes qui y travaillent, il est possible que

you will call someone else within the company. Maybe you work in marketing and

vous appeliez quelqu'un d'autre au sein de l' entreprise. Peut-être que vous travaillez dans le marketing et que

you need to talk to someone in the accounting department. When you do that

vous avez besoin de parler à quelqu'un du service comptable. Lorsque vous faites cela,

you should definitely include your name and which department you're in. Here are

vous devez absolument inclure votre nom et le service dans lequel vous vous trouvez.

a couple of examples: if I am calling another company I might say this in my

Voici quelques exemples : si j'appelle une autre entreprise, je pourrais dire ceci dans mon

voice message, "Hi Lynn, this is Anne Marie Fowler with Speak Confident English" or

message vocal : "Salut Lynn, c'est Anne Marie Fowler avec Speak Confident English" ou

if I'm calling someone else within the business I might say, "Hi Lynn this is Anne

si j'appelle quelqu'un d'autre au sein de l' entreprise, je pourrais dire : "Salut Lynn, c'est Anne

Marie in accounting" or "this is Anne Marie in the accounting department."

Marie de la comptabilité" ou "C'est Anne Marie du service de comptabilité".

Now the third detail that you need to include for personal and business

Maintenant, le troisième détail que vous devez inclure pour les messages vocaux personnels et professionnels

voicemails is the reason you are calling and this is one of the most important

est la raison pour laquelle vous appelez et c'est l'un des détails les plus importants

details because they need to know what you want, why should they call you back.

car ils doivent savoir ce que vous voulez, pourquoi devraient-ils vous rappeler.

Now don't forget we have to use that KISS principle - keep it short and simple.

Maintenant, n'oubliez pas que nous devons utiliser ce principe KISS - restez court et simple.

You might be calling with five questions or maybe there are several things you

Vous appelez peut-être avec cinq questions ou peut-être qu'il y a plusieurs choses dont vous

need to talk about, you want to try to summarize it into one or two very short

devez parler, vous voulez essayer de les résumer en une ou deux phrases très courtes et

clear sentences to state why you're calling. Again here are a couple of

claires pour indiquer pourquoi vous appelez. Encore une fois, voici quelques

examples, "Hi Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling to

exemples, "Salut Lynn, c'est Anne Marie avec Speak Confident English. J'appelle pour

follow up on our discussion at the conference last week" or another example

donner suite à notre discussion lors de la conférence de la semaine dernière" ou un autre exemple

"Hi Sue, it's Anne Marie in accounting. I'm calling to discuss the paperwork you

"Salut Sue, c'est Anne Marie en comptabilité. J'appelle pour discuter des documents que vous avez

submitted for reimbursement yesterday." In both of those I've used just one

soumis pour remboursement hier." Dans les deux, j'ai utilisé une seule

sentence to talk about my reason for calling. The fourth detail to add to your

phrase pour parler de la raison de mon appel. Le quatrième détail à ajouter à votre

message is what is the best way for them to contact

message est la meilleure façon pour eux de

you. Is it best for them to call you back? Would you prefer an email or a text? And

vous contacter. Vaut-il mieux qu'ils vous rappellent ? Préférez-vous un e-mail ou un SMS ?

is there a day of the week or a time that is best for you? And this is where

Et y a-t-il un jour de la semaine ou une heure qui vous convient le mieux ? Et c'est là que

you definitely want to leave your phone number. Now again, if you're calling your

vous voulez absolument laisser votre numéro de téléphone. Encore une fois, si vous appelez votre

mom or your best friend, they probably have your phone number (I hope) but if

mère ou votre meilleur ami, ils ont probablement votre numéro de téléphone (j'espère) mais si

you're calling for more professional or business reasons, again it's important to

vous appelez pour des raisons plus professionnelles ou commerciales, encore une fois, il est important de

leave your phone number, they need to know how to contact you. And this is

laisser votre numéro de téléphone, ils doivent savoir comment vous contacter. Et c'est

where it's important to speak clearly and speak slowly. I also recommend that

là qu'il est important de parler clairement et de parler lentement. Je vous recommande également de

you say your phone number twice. Give your phone number once and repeat it.

dire votre numéro de téléphone deux fois. Donnez votre numéro de téléphone une fois et répétez-le.

Have you ever listened to a voice message and someone shared their email

Avez-vous déjà écouté un message vocal et quelqu'un n'a partagé son adresse e-

address or their phone number only one time and you didn't have enough time to

mail ou son numéro de téléphone qu'une seule fois et vous n'avez pas eu assez de temps pour

get all the information so you have to listen to the whole voicemail again just

obtenir toutes les informations, vous devez donc réécouter tout le message vocal juste

to get that phone number? It's super frustrating. We don't want to do that so

pour obtenir ce numéro de téléphone ? C'est hyper frustrant. Nous ne voulons pas faire cela,

I recommend repeating your phone number two times so that they have the

je recommande donc de répéter votre numéro de téléphone deux fois afin qu'ils aient la

opportunity to get all the information they need to contact you. Here's an

possibilité d'obtenir toutes les informations dont ils ont besoin pour vous contacter. Voici un

example, "Hello Lynn, this is Anne Marie with Speak Confident English. I'm calling

exemple, "Bonjour Lynn, c'est Anne Marie de Speak Confident English. J'appelle

to follow up on a discussion we had at the conference last week. The best way to

pour donner suite à une discussion que nous avons eue lors de la conférence la semaine dernière. La meilleure façon de

reach me is by phone, Monday through Friday, anytime during the work day and

me joindre est par téléphone, du lundi au vendredi, à tout moment pendant la journée de travail et

my number is 222-231-2323. Again my phone number is 222-231-2323

mon numéro est le 222-231-2323. Encore une fois, mon numéro de téléphone est le 222-231-2323

Now that's not my real phone number.

Maintenant, ce n'est pas mon vrai numéro de téléphone.

It's a fake number. I don't know whose number it is but it's

C'est un faux numéro. Je ne sais pas de qui il s'agit, mais c'est

just an example to show how to repeat it twice in your message. Ok so a quick

juste un exemple pour montrer comment le répéter deux fois dans votre message. Bon alors un petit

review: in a voice message you leave your name, your company or department if

rappel : dans un message vocal vous laissez votre nom, votre société ou service si

necessary, the reason that you're calling and

nécessaire, la raison pour laquelle vous appelez et le

best way to reach you, including your phone number or an email address. So now

meilleur moyen de vous joindre, y compris votre numéro de téléphone ou une adresse e-mail.

we need to end the voicemail and we always do it in a very simple and polite

Nous devons donc maintenant mettre fin à la messagerie vocale et nous le faisons toujours de manière très simple et

way. Typically we end a voicemail with thank you or have a good day. The

polie. Généralement, nous terminons une messagerie vocale par un remerciement ou une bonne journée. Les

examples that I've just used are really focused more on professional English but

exemples que je viens d'utiliser sont vraiment plus axés sur l'anglais professionnel, mais

in the online lesson I've given you several more examples of both

dans la leçon en ligne, je vous ai donné plusieurs autres exemples des deux

professional voice messages and more casual or personal ones, so if you want

professions Messages vocaux onaux et plus occasionnels ou personnels, donc si vous

to look at additional examples and more common expressions or sentences that we

souhaitez consulter des exemples supplémentaires et des expressions ou phrases plus courantes que nous

use, be sure to check out the online lesson. Now that you know the rules of

utilisons, assurez-vous de consulter la leçon en ligne. Maintenant que vous connaissez les règles des

voice messages and the information you need to include, let's talk about putting

messages vocaux et les informations que vous devez inclure, parlons de mettre

a voicemail in English on your phone. Number one start with a greeting and

un message vocal en anglais sur votre téléphone. Le numéro un commence par une salutation

this is very simple, just a hello or hi. And then follow that with your name.

et c'est très simple, juste un bonjour ou un salut. Et puis suivez cela avec votre nom.

Again you want to state your company or your department if you are setting up a

Encore une fois, vous souhaitez indiquer votre entreprise ou votre service si vous configurez une

voicemail on a telephone that you use at work. Number four - state that you're

messagerie vocale sur un téléphone que vous utilisez au travail. Numéro quatre - indiquez que vous ne pouvez

unable to take the call. It might be something simple like I'm sorry I can't

pas prendre l'appel. Cela peut être quelque chose de simple comme je suis désolé de ne pas pouvoir

take your phone call right now or maybe it's letting the caller know that you're

prendre votre appel en ce moment ou peut-être que cela permet à l'appelant de savoir que vous êtes

on vacation. Number five - ask the caller to leave you

en vacances. Numéro cinq - demandez à l'appelant de vous laisser

a message. And finally number six - let them know that you will definitely

un message. Et enfin numéro six - faites- leur savoir que vous retournerez certainement

return their phone call or give them someone else to contact. Maybe it's an

leur appel téléphonique ou leur donnerez quelqu'un d'autre à contacter. Peut-être s'agit-il d'une

emergency or perhaps you're on vacation and you'll be away for several weeks but

urgence ou peut-être que vous êtes en vacances et que vous vous absentez pendant plusieurs semaines, mais

this person needs to talk to someone now. Is there someone else they can call? If

cette personne a besoin de parler à quelqu'un maintenant. Y a-t-il quelqu'un d'autre qu'ils peuvent appeler ? Si

so, be sure to include that information. In this video lesson I'll share with you

tel est le cas, assurez-vous d'inclure ces informations. Dans cette leçon vidéo, je vais partager avec vous

an example of a common voicemail that you could use on your own phone but once

un exemple de messagerie vocale courante que vous pourriez utiliser sur votre propre téléphone, mais encore une

again I've included more examples in the online lesson so if

fois, j'ai inclus plus d'exemples dans la leçon en ligne, donc si

you'd like to take a look at those be sure to visit that lesson. Here is a very

vous souhaitez jeter un œil à ceux-ci, soyez assurez-vous de visiter cette leçon. Voici un

common, basic example, "Hello, this is Laura Brown. I'm sorry I can't take your call

exemple de base très courant : "Bonjour, c'est Laura Brown. Je suis désolé, je ne peux pas prendre votre appel pour

right now but please leave a message after the tone and I'll be sure to call

le moment, mais veuillez laisser un message après la tonalité et je ne manquerai pas de

you back as soon as I can. Thank you." And that's it! Very simple, clear, and

vous rappeler dès que possible. que je peux. Merci. Et c'est tout! Très simple, clair et

short. So now it's time for you to practice. As always I do have a couple of

court. Alors maintenant, il est temps pour vous de vous entraîner. Comme toujours, j'ai quelques

challenge questions for you in the lesson online. I would love for you to

questions de défi pour vous dans la leçon en ligne. J'aimerais que

take a look at those questions and share your answers with me. You can do that by

vous jetiez un coup d'œil à ces questions et que vous partagiez vos réponses avec moi. Vous pouvez le faire en

sharing in the comment section at the bottom of the lesson. Thank you so much

partageant dans la section des commentaires au bas de la leçon. Merci beaucoup

for joining me and I look forward to seeing you next week for your Confident

de m'avoir rejoint et j'ai hâte de vous voir la semaine prochaine pour votre

English lesson.

cours d'anglais confiant.