How to start & end a business call: 3 easy steps

In this lesson, I'm going to show you how to start and end a business call.

در این درس، من به شما نشان خواهم داد که چگونه یک تماس تجاری را شروع و پایان دهید.

Now, this is part of my "Speak Like a Manager" series; it's one of the lessons

اکنون، این بخشی از مجموعه من "مثل مدیر صحبت کن " است. این یکی از درس

in that series. And those lessons basically all help you to either speak

های آن مجموعه است. و این درس‌ها اساساً به شما کمک می‌کنند تا

and communicate more effectively in a business context, whether you're already

در زمینه کسب‌وکار صحبت کنید و ارتباط مؤثرتری برقرار کنید ، چه در حال حاضر

a manager, or you're aspiring to become a manager. Okay? So, let's get started,

یک مدیر باشید و چه می‌خواهید مدیر شوید. باشه؟ بنابراین، بیایید شروع کنیم

and learn how you can start and end a business call in a professional way.

و بیاموزیم که چگونه می توانید یک تماس تجاری را به روشی حرفه ای شروع و پایان دهید.

So, as you can see, I've divided the board into two parts. In... first, we'll

بنابراین، همانطور که می بینید، من تخته را به دو قسمت تقسیم کردم. در... ابتدا

look at a formal way to start a business call, and then we'll look at a slightly

یک راه رسمی برای شروع یک تماس تجاری را بررسی می کنیم و سپس به روشی کمی

more informal way. Now, even the informal way, it's still in the business

غیر رسمی تر نگاه می کنیم. در حال حاضر، حتی به روش غیر رسمی، هنوز در وضعیت تجاری

situation; you're not calling your buddies and your friends. Right? So,

است. شما با دوستان و دوستان خود تماس نمی گیرید. درست؟ بنابراین

it's still going to be a call, perhaps to a colleague or to your manager, but

، هنوز هم ممکن است با یک همکار یا مدیرتان تماس بگیرید، اما با

somebody that you know; and in the first situation, in the formal one, it's more

کسی که می‌شناسید. و در حالت اول ، در حالت رسمی، بیشتر

when you're calling someone that you do not know, or you've met and you don't

زمانی است که با کسی تماس می‌گیرید که نمی‌شناسید، یا ملاقات کرده‌اید

know very well. All right? So, in all cases, what we're going to do in

و خیلی نمی‌شناسید. خیلی خوب؟ بنابراین، در همه موارد، کاری که ما می خواهیم برای

starting a call is have an introduction where you say who you are; then we're

شروع یک تماس انجام دهیم این است که مقدمه ای داشته باشیم که در آن می گوییم کی هستی. سپس

going to have the purpose, which is why you're calling; and then a reference to

ما هدف را خواهیم داشت، به همین دلیل است که شما تماس می گیرید. و سپس اشاره ای

the time, which is how long — whether that person has time to talk to you.

به زمان، یعنی مدت زمان - اینکه آیا آن شخص وقت دارد با شما صحبت کند.

Okay? So, who, what, and whether the person has time. All right? So, first,

باشه؟ بنابراین، چه کسی، چه چیزی، و آیا فرد وقت دارد. خیلی خوب؟ پس ابتدا

you introduce yourself. Sorry. First, you say: "Hello". Right? "Hello, Mr.

خودتان را معرفی کنید. متاسف. ابتدا می گویید: «سلام». درست؟ "سلام، آقای

Smith", because again, he's not your buddy or she... Right? So, you're not

اسمیت"، چون باز هم او دوست شما یا او نیست... درست است؟ بنابراین، شما

going to say: "John" or "Bob"; you're going to say: "Mr. Smith", then you

قرار نیست بگویید: "جان" یا "باب". شما می خواهید بگویید: "آقای اسمیت"، سپس

introduce yourself. "This is Sandra Bell from the HR department." Okay? Let's

خود را معرفی می کنید. "این ساندرا بل از بخش منابع انسانی است." باشه؟ بیایید

suppose they're... this is a huge organization; everybody does not know

فرض کنیم آنها... این یک سازمان بزرگ است. همه همدیگر را نمی شناسند

each other. So, Sandra Bell has to introduce herself nevertheless. So, she

بنابراین، ساندرا بل باید خود را معرفی کند. بنابراین، او

could start off with something like this: "Hello, Mr. Smith. This is Sandra

می تواند با چیزی شبیه به این شروع کند : "سلام، آقای اسمیت. این ساندرا

Bell from the HR department."

بل از بخش منابع انسانی است."

Next: Why is she calling? "I'm calling to confirm that you received my email."

بعدی: چرا داره زنگ میزنه؟ "من تماس می‌گیرم تا تایید کنم که ایمیل من را دریافت کرده‌اید."

Okay? So, that's one way, or: "I'm calling to confirm that you will be

باشه؟ بنابراین، این یک راه است، یا: "من تماس می‌گیرم تا تأیید کنم که شما

attending the marketing conference in London. We would like to make some

در کنفرانس بازاریابی در لندن شرکت خواهید کرد. ما می‌خواهیم

travel arrangements." Okay? Or just that much even. And then, before going on

مقدمات سفر را فراهم کنیم." باشه؟ یا حتی به همین میزان. و سپس، قبل از اینکه در

about anything more, checking whether the person actually has time right now

مورد هر چیز دیگری صحبت کنید، بررسی کنید که آیا آن شخص در حال حاضر وقت دارد

to talk to you. So, this is a polite, formal way to ask that: "Would you have

تا با شما صحبت کند. بنابراین، این یک روش مودبانه و رسمی برای پرسیدن این است: "

a few minutes to speak?" Okay? Let's run through the whole thing. "Hello, Mr.

آیا چند دقیقه فرصت دارید صحبت کنید؟" باشه؟ بیایید همه چیز را مرور کنیم. "سلام، آقای

Smith. This is Sandra Bell from the HR department. I'm calling to confirm if

اسمیت. این ساندرا بل از بخش منابع انسانی است. من تماس می گیرم تا تأیید کنم که آیا

you're attending the marketing conference in London next week. Would

در کنفرانس بازاریابی هفته آینده در لندن شرکت می کنید.

you have a few minutes to speak?" Okay? That's the whole script. And then Mr.

آیا چند دقیقه فرصت دارید صحبت کنید؟" باشه؟ این کل فیلمنامه است. و سپس آقای

Smith is going to answer, and based on whatever his answer is, the conversation

اسمیت قرار است پاسخ دهد، و بر اساس هر پاسخی که او باشد، گفتگو

will continue, or Sandra will make a plan to call him back.

ادامه خواهد یافت، یا ساندرا نقشه ای خواهد کشید تا با او تماس بگیرد.

But let's suppose there are other situations in which you're calling

اما فرض کنید شرایط دیگری وجود دارد که در آن شما با کسی تماس می گیرید

someone. All right? So, you could say, for example: "This is Sandra Bell. I was

. خیلی خوب؟ بنابراین، می توانید به عنوان مثال بگویید: "این ساندرا بل است.

referred to you by Bob Johnson." Okay? You're giving the person some kind of

باب جانسون من را به شما معرفی کرد." باشه؟ شما نوعی زمینه را به فرد می‌دهید

context, so they know who you are, or why you're calling. And you could say,

، تا بداند شما کی هستید یا چرا تماس می‌گیرید. و می‌توانید

again: "I'm calling to talk to you about the... to discuss the marketing

دوباره بگویید: "من تماس می‌گیرم تا درباره کنفرانس بازاریابی

conference in London. Would you have a few minutes to speak?" Or: "Hello, Mr.

در لندن با شما صحبت کنم. آیا چند دقیقه فرصت دارید صحبت کنید؟" یا: "سلام، آقای

Smith. This is Sandra Bell. We met at the marketing conference in London. I'm

اسمیت. این ساندرا بل است. ما در کنفرانس بازاریابی در لندن ملاقات کردیم. من

calling to confirm that you received my email. Would you have a few minutes to

تماس می‌گیرم تا تأیید کنم که ایمیل من را دریافت کرده‌اید. آیا چند دقیقه فرصت

speak?" Okay? Or the same way, depending on the context, perhaps even when

دارید صحبت کنید؟" باشه؟ یا به همین ترتیب، بسته به زمینه، شاید حتی زمانی که

we're... This is called "Speak Like a Manager" and we're talking about

ما ... به این می گویند "مثل مدیر صحبت کنید " و ما در مورد تجارت صحبت می کنیم

business, but in any kind of formal situation; even in a university, perhaps

، اما در هر نوع موقعیت رسمی. حتی در یک دانشگاه،

you have to contact your professor. You could say: "Hello, Professor Smith. I'm

شاید باید با استاد خود تماس بگیرید. می توانید بگویید: "سلام، پروفسور اسمیت

a student in your economics class. I'm calling to confirm the date of our

. من دانشجوی کلاس اقتصاد شما هستم. برای تایید تاریخ امتحان ما تماس می گیرم

examination" — or something like that — "Would you have a few minutes to speak?"

" - یا چیزی شبیه به آن - "آیا چند دقیقه فرصت دارید صحبت کنید؟"

Okay? So, that's the formal situation.

باشه؟ بنابراین، این وضعیت رسمی است.

Now let's look at the informal situation. Again, the same three steps:

حال بیایید به وضعیت غیررسمی نگاه کنیم . باز هم همان سه مرحله:

You're going to say who you are, why you're calling, and check if the person

می‌خواهید بگویید کی هستید، چرا تماس می‌گیرید، و بررسی کنید که آیا آن

has time to talk. But now, you know the other person. All right? Perhaps you go

شخص وقت دارد صحبت کند. اما حالا، شما طرف مقابل را می شناسید. خیلی خوب؟ شاید

to lunch together, you know each other, you work with each other often. So, then

با هم به ناهار می روید، همدیگر را می شناسید، اغلب با هم کار می کنید. بنابراین،

you're on a first-name basis, so you just call and you say: "Hi, John" or

شما بر اساس نام کوچک هستید، بنابراین فقط تماس می گیرید و می گویید: "سلام، جان" یا

"Hi, Mary. This is Susan." Or it's Bill: "Hi, John. It's Bill. I'm calling to

"سلام، مری. این سوزان است." یا بیل است: "سلام جان. بیل است. زنگ می زنم تا

check if you got my email." Now, you see how the language also changes? It's a

بررسی کنم ایمیلم را دریافت کرده ای." حال، می بینید که چگونه زبان نیز تغییر می کند؟

little more informal. Instead of saying: "I'm calling to confirm that you

کمی غیر رسمی تر است. به جای این که بگویید: «من تماس می‌گیرم تا تأیید

received my email", "I'm calling to check if you got my email." Okay?

کنم که ایمیل من را دریافت کرده‌اید»، «من تماس می‌گیرم تا بررسی کنم آیا ایمیلم را دریافت کرده‌اید یا خیر». باشه؟

Instead of saying: "I'm calling to confirm if you will be attending the

به جای این که بگویید: «من تماس می‌گیرم تا تأیید کنم که

marketing conference in London", you could just say: "I'm calling to... to

در کنفرانس بازاریابی در لندن شرکت خواهید کرد یا خیر»، می‌توانید فقط بگویید: «من به... تماس می‌گیرم تا

check if you're going to the marketing conference." Okay? So, you say the same

بررسی کنم که آیا به کنفرانس بازاریابی می‌روید یا خیر ». باشه؟ بنابراین، شما همان

information, but just expressed a little more informally. "Is this a good time?"

اطلاعات را می گویید، اما فقط کمی غیر رسمی تر بیان کرده اید. "این زمان خوبی است؟"

instead of saying: "Would you have a few minutes to speak?" Okay? They know each

به جای گفتن: "آیا چند دقیقه فرصت دارید صحبت کنید؟" باشه؟ آنها یکدیگر را می شناسند

other, so: "Is this a good time to talk?" Or: "Am I catching you at a bad

، بنابراین: "آیا این زمان خوبی برای صحبت است؟" یا: "آیا من تو را در زمان بدی می گیرم

time?" This is a very popular expression. Both of these are popular

؟" این یک عبارت بسیار محبوب است. هر دوی اینها عبارات رایجی هستند

expressions. Okay? But that's more when you know each other in an informal

. باشه؟ اما این زمانی بیشتر می شود که یکدیگر را در یک زمینه تجاری غیررسمی می شناسید

business context. So, let's run through that one again. "Hi, Mary. This is

. بنابراین، اجازه دهید از طریق آن یکی را دوباره اجرا کنیم. "سلام مریم. این

Susan. I'm calling to check if you got my email. Is this a good time to talk?"

سوزان است. من زنگ می زنم تا بررسی کنم که آیا ایمیل من را دریافت کرده اید یا نه. آیا اکنون زمان خوبی برای صحبت است؟"

Okay? That's it.

باشه؟ خودشه.

One, two, three — who you are, why you're calling, and if the person has

یک، دو، سه - شما که هستید، چرا تماس می‌گیرید، و آیا آن شخص

time to talk. And that's very important, and a lot of people miss this step.

وقت دارد صحبت کند. و این بسیار مهم است و بسیاری از مردم این مرحله را از دست می دهند.

Okay? They just do the first part, and sometimes they do the second part, and

باشه؟ آنها فقط قسمت اول را انجام می دهند و گاهی اوقات قسمت دوم را انجام می دهند و

then they just continue with the second part without checking whether the other

سپس فقط به قسمت دوم ادامه می دهند بدون اینکه بررسی کنند که آیا طرف مقابل

person has any time to talk to them. And that's not very polite, and it's not

زمانی برای صحبت با آنها دارد یا خیر. و این خیلی مودبانه نیست و

very professional. So, make sure that you do this so that you don't start

خیلی حرفه ای نیست. بنابراین، مطمئن شوید که این کار را انجام دهید تا شروع به

talking, and then the person will tell you: "I'm sorry, I'm sorry. I don't have

صحبت نکنید، سپس آن شخص به شما خواهد گفت : "متاسفم، متاسفم، من

time to talk to you." And suddenly the whole conversation has become negative.

وقت ندارم با شما صحبت کنم." و ناگهان کل گفتگو منفی شد.

And you don't want to do that; you want to keep all possibilities open in a

و شما نمی خواهید این کار را انجام دهید. شما می خواهید همه احتمالات را در یک موقعیت تجاری باز نگه دارید

business situation. All right? So, this was how to start the call. Now let's

. خیلی خوب؟ بنابراین، این نحوه شروع تماس بود. حالا

look at how to end the call.

بیایید نحوه پایان دادن به تماس را بررسی کنیم.

Okay. So, now you've had your conversation, you've finished your

باشه. بنابراین، اکنون مکالمه خود را انجام داده اید ، بحث خود را

discussion with the person on the phone, and now it's time to end the call. So,

با شخص تلفنی تمام کرده اید، و اکنون زمان پایان دادن به تماس است. بنابراین

there's usually one or two parts to that. So, let's look at the formal call

، معمولاً یک یا دو بخش در آن وجود دارد. بنابراین، اجازه دهید ابتدا به تماس رسمی نگاه کنیم

first. All right? So, that's going to include: "Thanks", as well as possibly

. خیلی خوب؟ بنابراین، این شامل موارد زیر می شود: "متشکرم" و همچنین احتمالاً

talking about the future. Let's see how to do that. So, the thanking part can go

در مورد آینده صحبت می کنیم. بیایید ببینیم چگونه این کار را انجام دهیم. بنابراین، بخش تشکر می تواند

like this: "Thank you very much for your time", "Thank you very much for your

به این صورت باشد: "بسیار متشکرم از وقتی که در اختیار ما گذاشتید"، "بسیار از

advice", "Thank you very much for your help" — whatever the context. Okay?

راهنمایی شما متشکرم"، "از کمک شما بسیار متشکرم " - در هر زمینه ای که باشد. باشه؟

Whatever the person did for you. "Thank you for your... very much for your

هر کاری که آن شخص برای شما انجام داده است. "با تشکر از شما... بسیار برای

recommendations", "for your suggestions", "for your input". All

توصیه های شما"، "برای پیشنهادات شما"، "برای ورودی شما". خیلی

right? Depending on the context, you can adapt this sentence. But you want to

خوب؟ بسته به زمینه، می توانید این جمله را تطبیق دهید. اما شما می خواهید

thank them, and you're... and by thanking them, you're also saying: "This

از آنها تشکر کنید و ... و با تشکر از آنها نیز می گویید: "این

call is now coming to an end." All right? So: "Thank you very much for your

تماس اکنون به پایان می رسد." خیلی خوب؟ بنابراین: "از راهنمایی شما بسیار متشکرم

advice." If you're not saying anything more after that, if there's no future

." اگر بعد از آن چیزی

contact, then you could, if you wish, add another line: "I really appreciate

بیشتر نمی گویید، اگر تماسی در آینده وجود ندارد، در صورت تمایل می توانید یک خط دیگر اضافه کنید: "من واقعاً از

it." Okay? And then that's the end of the call, and he will... that person

آن متشکرم." باشه؟ و سپس این پایان تماس است، و او خواهد کرد... آن شخص تلفن

will hang up and you'll hang up.

را قطع می کند و شما تلفن را قطع می کنید.

But if you have something more planned in the future, then you could say just

اما اگر برنامه ریزی بیشتری در آینده دارید، می توانید فقط

this line: "Thank you very much for your advice. I look forward to meeting you in

این جمله را بگویید: "از راهنمایی شما بسیار متشکرم . من مشتاقانه منتظر دیدار

person", or "I look forward to meeting you at the conference". Or, if that's

حضوری شما هستم" یا "من مشتاقانه منتظر دیدار شما در کنفرانس هستم" . یا اگر

not the situation: "Thank you very much for your advice. I will keep you

اینطور نیست: "از راهنمایی شما بسیار متشکرم. شما را در جریان خواهم

informed." Okay? Whatever the situation was that... you know, this sentence will

گذاشت." باشه؟ شرایط هر چه که بود... می دانید، این جمله

depend on your particular conversation and you can adapt it accordingly. But,

به مکالمه خاص شما بستگی دارد و می توانید آن را مطابق با آن تطبیق دهید. اما،

basically, thanking and making some reference to the future, if you have

اساسا ، اگر در آینده چیزی برای صحبت دارید، تشکر و اشاره ای به آینده داشته

something to talk about in the future. All right? So, that's the formal

باشید. خیلی خوب؟ بنابراین، این وضعیت رسمی

situation. And in the informal context, again, with a colleague or a manager or

است. و در شرایط غیررسمی ، دوباره با یک همکار یا مدیر یا

something, you could just say: "Thanks", instead of "Thank you". "Thanks, John",

چیزی دیگر، می توانید به جای «متشکرم» بگویید: «متشکرم». "ممنون جان"،

"Thanks for your help, Mary." Very kind of informal, but still polite way to

"مرسی از کمکت، مریم." روشی بسیار غیررسمی، اما همچنان مودبانه برای

speak. And then, again, if there is something to talk about in the future,

صحبت کردن. و سپس، دوباره، اگر در آینده چیزی برای صحبت وجود دارد،

you could just say: "Well, see you on Wednesday", "See you later", "Talk to

می توانید فقط بگویید: "خب، چهارشنبه می بینمت"، "بعداً می بینمت"، "

you later", "Bye for now". Okay? So, that's in the informal context. So,

بعداً با شما صحبت می کنم"، "فعلا خداحافظ". باشه؟ بنابراین، این در زمینه غیررسمی است. بنابراین،

again, really just two parts — thanking and possibly referring to the future in

دوباره، واقعاً فقط دو بخش - تشکر و احتمالاً اشاره به آینده به

some way.

نوعی.

So, now, what's happened? We have covered how to start a call and how to

خب، حالا، چه اتفاقی افتاده است؟ ما نحوه شروع یک تماس و نحوه

end a call, but how are you going to remember this? Well, here are some

پایان تماس را توضیح داده ایم، اما چگونه می خواهید این را به خاطر بسپارید؟ خوب، در اینجا چند

suggestions. First, of course, you can go to our website at www.engvid.com.

پیشنهاد وجود دارد. البته ابتدا می توانید به وب سایت ما به آدرس www.engvid.com مراجعه کنید.

There, you can do a quiz on this and really master these expressions, and

در آنجا، می توانید یک مسابقه در این مورد انجام دهید و واقعاً به این عبارات مسلط

know which is formal, which is informal. "What do I say first? What are the

شوید و بدانید کدام رسمی است، کدام غیر رسمی. "اول چی میگم؟

steps?" There are not that many steps. Okay? They're really just three steps in

مراحلش چیه؟" مراحل آنچنان زیاد نیست. باشه؟ آنها واقعاً فقط سه مرحله

the intro, one or two steps in the... in the ending and that's it, but you still

در مقدمه، یک یا دو مرحله در ... در پایان هستند و تمام، اما هنوز

need to practice it. You need to say it out loud. It's not enough for me to say

باید آن را تمرین کنید. شما باید آن را با صدای بلند بگویید.

it and for you to hear it; it's for you to hear it yourself and to say it, and

برای من گفتن و شنیدن آن کافی نیست. این برای شماست که خودتان آن را بشنوید و بگویید، و

to practice saying these words. Okay? So, you might want to go back, watch the

گفتن این کلمات را تمرین کنید. باشه؟ بنابراین، ممکن است بخواهید به عقب برگردید،

video again, pause it, say them aloud. The more you get comfortable with saying

دوباره ویدیو را تماشا کنید، آن را مکث کنید، آنها را با صدای بلند بگویید. هرچه با گفتن

it, the easier it will be when you actually have to make those kind of

آن راحت تر باشید، وقتی واقعاً مجبور به برقراری آن نوع

phone calls in a business situation. Okay? You can also record yourself. All

تماس های تلفنی در یک موقعیت تجاری شوید، راحت تر خواهید بود. باشه؟ شما همچنین می توانید خودتان را ضبط کنید. خیلی

right? Record yourself on your phone, saying it; listen to yourself. Listen to

خوب؟ خود را در تلفن خود ضبط کنید و آن را بگویید. به خودت گوش کن به

your accent, listen to your... your pronunciation. See if there's something

لهجه خود گوش دهید، به تلفظ خود گوش دهید . ببینید آیا چیزی هست

that you can correct. Compare it to my way of pronouncing something, and see if

که بتوانید اصلاح کنید. آن را با روش من برای تلفظ چیزی مقایسه کنید و ببینید آیا

that will help you to speak more clearly. Okay? And another thing you can

این به شما کمک می کند واضح تر صحبت کنید . باشه؟ و کار دیگری که می توانید

do is to try it with a friend. Okay? You can roleplay, you can... One person is

انجام دهید این است که آن را با یک دوست امتحان کنید. باشه؟ شما می توانید نقش بازی کنید، می توانید... یک نفر در حال

calling, one person is the one who's receiving the call, and you can practice

تماس است، یک نفر کسی است که تماس را دریافت می کند، و شما می توانید

this together. The main thing is to use it yourself. Don't just listen to this

این را با هم تمرین کنید. نکته اصلی این است که خودتان از آن استفاده کنید. فقط به این درس گوش نکنید

lesson or watch the lesson, but actually participate in it by speaking yourself.

یا درس را تماشا نکنید، بلکه در واقع با صحبت کردن در آن شرکت کنید.

All right? So, that's it for now. Thanks very much for watching. Don't forget to

خیلی خوب؟ بنابراین، فعلاً همین است. خیلی ممنون که تماشا کردید فراموش نکنید که

subscribe to continue to get lots more lessons in the "Speak Like a Manager"

مشترک شوید تا ادامه دهید تا دروس بیشتری در مجموعه "مثل مدیر صحبت کنید"

series. Thanks very much for watching. Bye for now.

. خیلی ممنون که تماشا کردید فعلا خداحافظ.