How to start & end a business call: 3 easy steps

In this lesson, I'm going to show you how to start and end a business call.

Dans cette leçon, je vais vous montrer comment démarrer et terminer un appel professionnel.

Now, this is part of my "Speak Like a Manager" series; it's one of the lessons

Maintenant, cela fait partie de ma série "Parlez comme un manager" ; c'est l'une des leçons

in that series. And those lessons basically all help you to either speak

de cette série. Et ces leçons vous aident essentiellement à parler

and communicate more effectively in a business context, whether you're already

et à communiquer plus efficacement dans un contexte professionnel, que vous soyez

a manager, or you're aspiring to become a manager. Okay? So, let's get started,

déjà manager ou que vous aspiriez à le devenir. D'accord? Alors, commençons

and learn how you can start and end a business call in a professional way.

et apprenons comment démarrer et terminer un appel professionnel de manière professionnelle.

So, as you can see, I've divided the board into two parts. In... first, we'll

Donc, comme vous pouvez le voir, j'ai divisé le tableau en deux parties. Dans... d'abord, nous

look at a formal way to start a business call, and then we'll look at a slightly

examinerons une manière formelle de démarrer un appel professionnel, puis nous examinerons une manière légèrement

more informal way. Now, even the informal way, it's still in the business

plus informelle. Maintenant, même de manière informelle, c'est toujours dans la

situation; you're not calling your buddies and your friends. Right? So,

situation commerciale; vous n'appelez pas vos copains et vos amis. Droite? Donc,

it's still going to be a call, perhaps to a colleague or to your manager, but

ça va toujours être un appel, peut-être à un collègue ou à votre manager, mais

somebody that you know; and in the first situation, in the formal one, it's more

quelqu'un que vous connaissez ; et dans le premier cas, dans le formel, c'est plutôt

when you're calling someone that you do not know, or you've met and you don't

quand tu appelles quelqu'un que tu ne connais pas, ou que tu as rencontré et que tu ne connais pas

know very well. All right? So, in all cases, what we're going to do in

très bien. Très bien? Donc, dans tous les cas, ce que nous allons faire en

starting a call is have an introduction where you say who you are; then we're

commençant un appel, c'est d'avoir une introduction où vous dites qui vous êtes ; alors

going to have the purpose, which is why you're calling; and then a reference to

nous aurons le but, c'est pourquoi vous appelez; puis une référence

the time, which is how long — whether that person has time to talk to you.

au temps, c'est-à-dire combien de temps — si cette personne a le temps de vous parler.

Okay? So, who, what, and whether the person has time. All right? So, first,

D'accord? Alors, qui, quoi, et si la personne a le temps. Très bien? Alors, premièrement,

you introduce yourself. Sorry. First, you say: "Hello". Right? "Hello, Mr.

vous vous présentez. Pardon. Tout d'abord, vous dites: "Bonjour". Droite? "Bonjour, M.

Smith", because again, he's not your buddy or she... Right? So, you're not

Smith", parce qu'encore une fois, ce n'est pas votre pote ou elle... N'est-ce pas ? Ainsi, vous

going to say: "John" or "Bob"; you're going to say: "Mr. Smith", then you

n'allez pas dire : « John » ou « Bob » ; vous allez dire : "M. Smith", puis vous

introduce yourself. "This is Sandra Bell from the HR department." Okay? Let's

vous présentez. "C'est Sandra Bell du département RH." D'accord?

suppose they're... this is a huge organization; everybody does not know

Supposons qu'ils soient... c'est une énorme organisation; tout le monde ne se connaît pas

each other. So, Sandra Bell has to introduce herself nevertheless. So, she

. Alors, Sandra Bell doit quand même se présenter. Ainsi, elle

could start off with something like this: "Hello, Mr. Smith. This is Sandra

pourrait commencer par quelque chose comme ceci : "Bonjour, M. Smith. Voici Sandra

Bell from the HR department."

Bell du service des ressources humaines."

Next: Why is she calling? "I'm calling to confirm that you received my email."

Suivant : Pourquoi appelle-t-elle ? "Je vous appelle pour confirmer que vous avez bien reçu mon e-mail."

Okay? So, that's one way, or: "I'm calling to confirm that you will be

D'accord? Donc, c'est un moyen, ou : "Je vous appelle pour confirmer que vous

attending the marketing conference in London. We would like to make some

assisterez à la conférence sur le marketing à Londres. Nous aimerions organiser un

travel arrangements." Okay? Or just that much even. And then, before going on

voyage." D'accord? Ou juste autant même. Et puis, avant d'en

about anything more, checking whether the person actually has time right now

dire plus, vérifiez si la personne a vraiment le temps

to talk to you. So, this is a polite, formal way to ask that: "Would you have

de vous parler en ce moment. C'est donc une manière polie et formelle de demander ceci : « Auriez-

a few minutes to speak?" Okay? Let's run through the whole thing. "Hello, Mr.

vous quelques minutes pour parler ? D'accord? Passons en revue le tout. "Bonjour, M.

Smith. This is Sandra Bell from the HR department. I'm calling to confirm if

Smith. C'est Sandra Bell du service des ressources humaines. J'appelle pour confirmer si

you're attending the marketing conference in London next week. Would

vous assistez à la conférence marketing à Londres la semaine prochaine. Auriez-

you have a few minutes to speak?" Okay? That's the whole script. And then Mr.

vous quelques minutes pour parler ?" D'accord? C'est tout le scénario. Et puis M.

Smith is going to answer, and based on whatever his answer is, the conversation

Smith va répondre, et en fonction de sa réponse, la conversation

will continue, or Sandra will make a plan to call him back.

se poursuivra, ou Sandra fera un plan pour le rappeler.

But let's suppose there are other situations in which you're calling

Mais supposons qu'il existe d'autres situations dans lesquelles vous appelez

someone. All right? So, you could say, for example: "This is Sandra Bell. I was

quelqu'un. Très bien? Ainsi, vous pourriez dire, par exemple : "Voici Sandra Bell. J'ai été

referred to you by Bob Johnson." Okay? You're giving the person some kind of

référée à vous par Bob Johnson." D'accord? Vous donnez à la personne une sorte de

context, so they know who you are, or why you're calling. And you could say,

contexte, afin qu'elle sache qui vous êtes ou pourquoi vous appelez. Et vous pourriez dire,

again: "I'm calling to talk to you about the... to discuss the marketing

encore une fois : "Je vous appelle pour vous parler de la... pour discuter de la

conference in London. Would you have a few minutes to speak?" Or: "Hello, Mr.

conférence marketing à Londres. Auriez-vous quelques minutes pour parler ?" Ou : "Bonjour, M.

Smith. This is Sandra Bell. We met at the marketing conference in London. I'm

Smith. Voici Sandra Bell. Nous nous sommes rencontrés à la conférence marketing à Londres. Je vous

calling to confirm that you received my email. Would you have a few minutes to

appelle pour confirmer que vous avez reçu mon e-mail. Auriez-vous quelques minutes pour

speak?" Okay? Or the same way, depending on the context, perhaps even when

parler ?" D'accord? Ou de la même manière, selon le contexte, peut-être même quand

we're... This is called "Speak Like a Manager" and we're talking about

on est... C'est ce qu'on appelle "Parler comme un manager" et on parle de

business, but in any kind of formal situation; even in a university, perhaps

business, mais dans n'importe quelle situation formelle ; même dans une université,

you have to contact your professor. You could say: "Hello, Professor Smith. I'm

il faut peut-être contacter son professeur. Vous pourriez dire : "Bonjour, professeur Smith

a student in your economics class. I'm calling to confirm the date of our

. Je suis un étudiant de votre classe d'économie. J'appelle pour confirmer la date de notre

examination" — or something like that — "Would you have a few minutes to speak?"

examen" - ou quelque chose comme ça - "Voudriez-vous quelques minutes pour parler ?"

Okay? So, that's the formal situation.

D'accord? Donc, c'est la situation formelle.

Now let's look at the informal situation. Again, the same three steps:

Examinons maintenant la situation informelle. Encore une fois, les mêmes trois étapes :

You're going to say who you are, why you're calling, and check if the person

vous allez dire qui vous êtes, pourquoi vous appelez et vérifier si la personne

has time to talk. But now, you know the other person. All right? Perhaps you go

a le temps de parler. Mais maintenant, vous connaissez l' autre personne. Très bien? Vous allez peut-être

to lunch together, you know each other, you work with each other often. So, then

déjeuner ensemble, vous vous connaissez, vous travaillez souvent ensemble. Donc, alors

you're on a first-name basis, so you just call and you say: "Hi, John" or

vous êtes sur la base du prénom, donc vous appelez simplement et vous dites : "Salut, John" ou

"Hi, Mary. This is Susan." Or it's Bill: "Hi, John. It's Bill. I'm calling to

"Salut, Mary. C'est Susan." Ou c'est Bill : "Salut, John. C'est Bill. J'appelle pour

check if you got my email." Now, you see how the language also changes? It's a

vérifier si tu as reçu mon e-mail." Maintenant, vous voyez comment la langue change aussi ? C'est un

little more informal. Instead of saying: "I'm calling to confirm that you

peu plus informel. Au lieu de dire : « J'appelle pour confirmer que vous avez

received my email", "I'm calling to check if you got my email." Okay?

reçu mon e-mail », « J'appelle pour vérifier si vous avez reçu mon e-mail ». D'accord?

Instead of saying: "I'm calling to confirm if you will be attending the

Au lieu de dire : " J'appelle pour confirmer si vous participerez à la

marketing conference in London", you could just say: "I'm calling to... to

conférence sur le marketing à Londres ", vous pouvez simplement dire : " J'appelle pour...

check if you're going to the marketing conference." Okay? So, you say the same

vérifier si vous venez à la conférence sur le marketing ." D'accord? Donc, vous dites la même

information, but just expressed a little more informally. "Is this a good time?"

information, mais juste exprimée de manière un peu plus informelle. « Est-ce le bon moment ? »

instead of saying: "Would you have a few minutes to speak?" Okay? They know each

au lieu de dire : « Auriez-vous quelques minutes pour parler ? D'accord? Ils se

other, so: "Is this a good time to talk?" Or: "Am I catching you at a bad

connaissent, alors : "Est-ce que c'est le bon moment pour parler ?" Ou : "Est-ce que je t'attrape au mauvais

time?" This is a very popular expression. Both of these are popular

moment ?" C'est une expression très populaire . Ces deux expressions sont populaires

expressions. Okay? But that's more when you know each other in an informal

. D'accord? Mais c'est plus quand on se connaît dans un

business context. So, let's run through that one again. "Hi, Mary. This is

contexte commercial informel. Alors, reprenons celui-ci. "Salut, Mary. C'est

Susan. I'm calling to check if you got my email. Is this a good time to talk?"

Susan. J'appelle pour vérifier si tu as reçu mon e-mail. Est-ce le bon moment pour parler ?"

Okay? That's it.

D'accord? C'est ça.

One, two, three — who you are, why you're calling, and if the person has

Un, deux, trois — qui vous êtes, pourquoi vous appelez et si la personne a le

time to talk. And that's very important, and a lot of people miss this step.

temps de parler. Et c'est très important, et beaucoup de gens ratent cette étape.

Okay? They just do the first part, and sometimes they do the second part, and

D'accord? Ils font juste la première partie, et parfois ils font la deuxième partie,

then they just continue with the second part without checking whether the other

puis ils continuent simplement avec la deuxième partie sans vérifier si l'autre

person has any time to talk to them. And that's not very polite, and it's not

personne a le temps de leur parler. Et ce n'est pas très poli, et ce n'est pas

very professional. So, make sure that you do this so that you don't start

très professionnel. Assurez- vous donc de le faire pour ne pas commencer à

talking, and then the person will tell you: "I'm sorry, I'm sorry. I don't have

parler, puis la personne vous dira : "Je suis désolé, je suis désolé. Je n'ai pas le

time to talk to you." And suddenly the whole conversation has become negative.

temps de te parler." Et soudain toute la conversation est devenue négative.

And you don't want to do that; you want to keep all possibilities open in a

Et vous ne voulez pas faire cela; vous voulez garder toutes les possibilités ouvertes dans une

business situation. All right? So, this was how to start the call. Now let's

situation commerciale. Très bien? Donc, c'était comment démarrer l'appel. Voyons

look at how to end the call.

maintenant comment mettre fin à l'appel.

Okay. So, now you've had your conversation, you've finished your

D'accord. Donc, maintenant que vous avez eu votre conversation, vous avez terminé votre

discussion with the person on the phone, and now it's time to end the call. So,

discussion avec la personne au téléphone, et maintenant il est temps de mettre fin à l'appel. Donc,

there's usually one or two parts to that. So, let's look at the formal call

il y a généralement une ou deux parties à cela. Alors, regardons d'abord l'appel formel

first. All right? So, that's going to include: "Thanks", as well as possibly

. Très bien? Donc, cela va inclure : "Merci", ainsi que peut-être

talking about the future. Let's see how to do that. So, the thanking part can go

parler de l'avenir. Voyons comment faire cela. Ainsi, la partie de remerciement peut

like this: "Thank you very much for your time", "Thank you very much for your

ressembler à ceci : "Merci beaucoup pour votre temps", "Merci beaucoup pour vos

advice", "Thank you very much for your help" — whatever the context. Okay?

conseils", "Merci beaucoup pour votre aide" - quel que soit le contexte. D'accord?

Whatever the person did for you. "Thank you for your... very much for your

Quoi que la personne ait fait pour vous. " Merci pour votre... beaucoup pour vos

recommendations", "for your suggestions", "for your input". All

recommandations", "pour vos suggestions", "pour votre contribution". Très

right? Depending on the context, you can adapt this sentence. But you want to

bien? Selon le contexte, vous pouvez adapter cette phrase. Mais vous voulez les

thank them, and you're... and by thanking them, you're also saying: "This

remercier, et vous êtes... et en les remerciant, vous dites aussi : "Cet

call is now coming to an end." All right? So: "Thank you very much for your

appel touche maintenant à sa fin." Très bien? Donc : "Merci beaucoup pour vos

advice." If you're not saying anything more after that, if there's no future

conseils." Si vous ne dites rien de plus après cela, s'il n'y a pas de

contact, then you could, if you wish, add another line: "I really appreciate

contact futur, alors vous pourriez, si vous le souhaitez, ajouter une autre ligne : "J'apprécie

it." Okay? And then that's the end of the call, and he will... that person

vraiment." D'accord? Et puis c'est la fin de l'appel, et il va... cette personne

will hang up and you'll hang up.

va raccrocher et tu vas raccrocher.

But if you have something more planned in the future, then you could say just

Mais si vous avez quelque chose de plus prévu à l'avenir, vous pourriez dire simplement

this line: "Thank you very much for your advice. I look forward to meeting you in

cette ligne : "Merci beaucoup pour vos conseils. J'ai hâte de vous rencontrer en

person", or "I look forward to meeting you at the conference". Or, if that's

personne", ou "J'ai hâte de vous rencontrer à la conférence" . Ou, si ce n'est

not the situation: "Thank you very much for your advice. I will keep you

pas le cas : "Merci beaucoup pour vos conseils. Je vous tiendrai au

informed." Okay? Whatever the situation was that... you know, this sentence will

courant." D'accord? Quelle que soit la situation, c'était... vous savez, cette phrase

depend on your particular conversation and you can adapt it accordingly. But,

dépendra de votre conversation particulière et vous pouvez l'adapter en conséquence. Mais,

basically, thanking and making some reference to the future, if you have

fondamentalement, remercier et faire référence à l'avenir, si vous avez

something to talk about in the future. All right? So, that's the formal

quelque chose à dire à l'avenir. Très bien? Donc, c'est la

situation. And in the informal context, again, with a colleague or a manager or

situation formelle. Et dans le contexte informel, encore une fois, avec un collègue ou un manager ou

something, you could just say: "Thanks", instead of "Thank you". "Thanks, John",

quelque chose comme ça, vous pourriez simplement dire : "Merci", au lieu de "Merci". "Merci, John",

"Thanks for your help, Mary." Very kind of informal, but still polite way to

"Merci pour votre aide, Mary." Une façon très informelle, mais toujours polie de

speak. And then, again, if there is something to talk about in the future,

parler. Et puis, encore une fois, s'il y a quelque chose à discuter à l'avenir,

you could just say: "Well, see you on Wednesday", "See you later", "Talk to

vous pourriez simplement dire : "Eh bien, à mercredi", "À plus tard", "

you later", "Bye for now". Okay? So, that's in the informal context. So,

À plus tard", "Au revoir pour l'instant". D'accord? Donc, c'est dans le contexte informel. Donc,

again, really just two parts — thanking and possibly referring to the future in

encore une fois, vraiment juste deux parties - remercier et éventuellement faire référence à l'avenir d'

some way.

une manière ou d'une autre.

So, now, what's happened? We have covered how to start a call and how to

Alors, maintenant, que s'est-il passé ? Nous avons expliqué comment démarrer un appel et comment mettre

end a call, but how are you going to remember this? Well, here are some

fin à un appel, mais comment allez-vous vous en souvenir ? Eh bien, voici quelques

suggestions. First, of course, you can go to our website at www.engvid.com.

suggestions. Tout d'abord, bien sûr, vous pouvez vous rendre sur notre site Web à l'adresse www.engvid.com.

There, you can do a quiz on this and really master these expressions, and

Là, vous pouvez faire un quiz à ce sujet et vraiment maîtriser ces expressions, et

know which is formal, which is informal. "What do I say first? What are the

savoir ce qui est formel, ce qui est informel. « Que dois-je dire en premier ? Quelles sont les

steps?" There are not that many steps. Okay? They're really just three steps in

étapes ? » Il n'y a pas beaucoup d'étapes. D'accord? Ce ne sont vraiment que trois étapes dans

the intro, one or two steps in the... in the ending and that's it, but you still

l'intro, une ou deux étapes dans le... à la fin et c'est tout, mais vous

need to practice it. You need to say it out loud. It's not enough for me to say

devez toujours vous entraîner. Vous devez le dire à haute voix. Il ne suffit pas que je le

it and for you to hear it; it's for you to hear it yourself and to say it, and

dise et que vous l'entendiez ; c'est à vous de l'entendre vous-même et de le dire, et

to practice saying these words. Okay? So, you might want to go back, watch the

de vous entraîner à dire ces mots. D'accord? Donc, vous voudrez peut-être revenir en arrière, regarder à

video again, pause it, say them aloud. The more you get comfortable with saying

nouveau la vidéo, la mettre en pause, les dire à haute voix. Plus vous serez à l'aise pour le

it, the easier it will be when you actually have to make those kind of

dire, plus ce sera facile lorsque vous devrez passer ce genre d'

phone calls in a business situation. Okay? You can also record yourself. All

appels téléphoniques dans une situation professionnelle. D'accord? Vous pouvez également vous enregistrer. Très

right? Record yourself on your phone, saying it; listen to yourself. Listen to

bien? Enregistrez-vous sur votre téléphone en le disant ; écoutez-vous. Écoutez

your accent, listen to your... your pronunciation. See if there's something

votre accent, écoutez votre... votre prononciation. Voyez s'il y a quelque chose

that you can correct. Compare it to my way of pronouncing something, and see if

que vous pouvez corriger. Comparez-le à ma façon de prononcer quelque chose et voyez si

that will help you to speak more clearly. Okay? And another thing you can

cela vous aidera à parler plus clairement. D'accord? Et une autre chose que vous pouvez

do is to try it with a friend. Okay? You can roleplay, you can... One person is

faire est de l'essayer avec un ami. D'accord? Vous pouvez jouer un rôle, vous pouvez... Une personne

calling, one person is the one who's receiving the call, and you can practice

appelle, une personne est celle qui reçoit l'appel, et vous pouvez vous

this together. The main thing is to use it yourself. Don't just listen to this

entraîner ensemble. L'essentiel est de l' utiliser vous-même. Ne vous contentez pas d'écouter cette

lesson or watch the lesson, but actually participate in it by speaking yourself.

leçon ou de la regarder, mais participez-y en parlant vous-même.

All right? So, that's it for now. Thanks very much for watching. Don't forget to

Très bien? Donc, c'est tout pour le moment. Merci beaucoup d'avoir regardé. N'oubliez pas de

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series. Thanks very much for watching. Bye for now.

". Merci beaucoup d'avoir regardé. Au revoir.