How to start & end a business call: 3 easy steps

In this lesson, I'm going to show you how to start and end a business call.

このレッスンでは 、ビジネス通話の開始と終了の方法を紹介します。

Now, this is part of my "Speak Like a Manager" series; it's one of the lessons

さて、これは私の「Speak Like a Manager」シリーズの一部です。 そのシリーズのレッスンの 1 つです

in that series. And those lessons basically all help you to either speak

。 これらのレッスンは 基本

and communicate more effectively in a business context, whether you're already

的に、 あなたがすでにマネージャーであるか、マネージャーになることを目指しているかどうかにかかわらず、ビジネスの文脈でより効果的に話し、コミュニケーションするのに役立ちます

a manager, or you're aspiring to become a manager. Okay? So, let's get started,

. わかった？ それでは、始めましょう

and learn how you can start and end a business call in a professional way.

。プロフェッショナルな方法でビジネス コールを開始および終了する方法を学びましょう。

So, as you can see, I've divided the board into two parts. In... first, we'll

ご覧のとおり、 ボードを 2 つの部分に分割しました。 では... 最初に、

look at a formal way to start a business call, and then we'll look at a slightly

商談を開始するための正式な方法を 見ていきます。次に、

more informal way. Now, even the informal way, it's still in the business

もう少し非公式な方法を見ていきます。 さて、 非公式な方法でさえ、それはまだビジネスの

situation; you're not calling your buddies and your friends. Right? So,

状況にあります。 あなたはあなたの仲間や友達に電話していません 。 右？ ですから、

it's still going to be a call, perhaps to a colleague or to your manager, but

それは おそらく同僚やあなたのマネージャーへの電話になるでしょうが、

somebody that you know; and in the first situation, in the formal one, it's more

あなたが知っている誰かへの電話です。 最初の 状況では、正式な状況では、

when you're calling someone that you do not know, or you've met and you don't

知らない人や、会ったことがあるがあまりよく知らない人に電話している場合が多くなります

know very well. All right? So, in all cases, what we're going to do in

。 わかった？ したがって、すべての 場合において

starting a call is have an introduction where you say who you are; then we're

、通話を開始する際に行う ことは、あなたが誰であるかを紹介することです。

going to have the purpose, which is why you're calling; and then a reference to

そうすれば目的があり ます。それがあなたが電話している理由です。 次に

the time, which is how long — whether that person has time to talk to you.

、時間への言及。これは、 その人があなたと話す時間があるかどうかです。

Okay? So, who, what, and whether the person has time. All right? So, first,

わかった？ では、誰が、何を、その 人に時間があるかどうか。 わかった？ ということで、

you introduce yourself. Sorry. First, you say: "Hello". Right? "Hello, Mr.

まずは自己紹介。 ごめん。 まず、 「こんにちは」と言います。 右？ 「こんにちは、

Smith", because again, he's not your buddy or she... Right? So, you're not

スミスさん」、繰り返しになりますが、彼はあなたの 相棒でも彼女でもありません. したがって

going to say: "John" or "Bob"; you're going to say: "Mr. Smith", then you

、「ジョン」または「ボブ」と言うつもりはありません。 「スミスさん」と言ってから、

introduce yourself. "This is Sandra Bell from the HR department." Okay? Let's

自己紹介をします。 「 人事部のサンドラ・ベルです。」 わかった？

suppose they're... this is a huge organization; everybody does not know

彼らが... これは巨大な 組織です。 誰もがお互いを知りません

each other. So, Sandra Bell has to introduce herself nevertheless. So, she

。 それにもかかわらず、サンドラ・ベルは自己紹介をしなければなりません。

could start off with something like this: "Hello, Mr. Smith. This is Sandra

「こんにちは、スミスさん。

Bell from the HR department."

人事部のサンドラ・ベルです。」

Next: Why is she calling? "I'm calling to confirm that you received my email."

次へ: なぜ彼女は電話しているのですか? 「 あなたが私のメールを受け取ったことを確認するために電話しています。」

Okay? So, that's one way, or: "I'm calling to confirm that you will be

わかった？ つまり、「ロンドンで開催されるマーケティング会議に出席 することを確認するために電話しています

attending the marketing conference in London. We would like to make some

。旅行の手配をしたいと思い

travel arrangements." Okay? Or just that much even. And then, before going on

ます。」 わかった？ またはそれだけで も。 そして、それ

about anything more, checking whether the person actually has time right now

以上のことをする前に 、その人があなたと話す時間が本当にあるかどうか

to talk to you. So, this is a polite, formal way to ask that: "Would you have

を確認します. つまり、これは丁寧で フォーマルな言い方

a few minutes to speak?" Okay? Let's run through the whole thing. "Hello, Mr.

です。「少しお話しいただけますか？」 わかった？ 全体を見てみましょう。 「こんにちは、

Smith. This is Sandra Bell from the HR department. I'm calling to confirm if

スミスさん。人事部のサンドラ・ベル です。来週ロンドンで開催されるマーケティング会議に出席するかどうかを確認するために電話し

you're attending the marketing conference in London next week. Would

ています 。

you have a few minutes to speak?" Okay? That's the whole script. And then Mr.

数分話していただけますか?」 わかった？ それがスクリプト全体です。

Smith is going to answer, and based on whatever his answer is, the conversation

そして、スミスさんが答えます。 彼の答えが何であれ、会話

will continue, or Sandra will make a plan to call him back.

を続けるか、サンドラが 彼にかけ直す計画を立てます。

But let's suppose there are other situations in which you're calling

しかし、あなたが誰かに電話している状況が他にもあるとしましょう

someone. All right? So, you could say, for example: "This is Sandra Bell. I was

。 わかった？ たとえば、「こちらはサンドラ・ベルです

referred to you by Bob Johnson." Okay? You're giving the person some kind of

。ボブ・ジョンソンから紹介されました」と言うことができます。 わかった？ あなたはその人に何らかの文脈を与えている

context, so they know who you are, or why you're calling. And you could say,

ので、彼らはあなたが誰であるか、または あなたが電話をかけている理由を知っています. また、

again: "I'm calling to talk to you about the... to discuss the marketing

「ロンドンで開催されるマーケティング カンファレンスについて話し合うためにお電話しています

conference in London. Would you have a few minutes to speak?" Or: "Hello, Mr.

。 数分お時間をいただけますか?」と言うことができます。 または: 「こんにちは、

Smith. This is Sandra Bell. We met at the marketing conference in London. I'm

スミスさん。サンドラ・ベルです。 ロンドンで開催されたマーケティング会議でお会いしました。

calling to confirm that you received my email. Would you have a few minutes to

私のメールを受け取ったことを確認するためにお電話してい ます。少し

speak?" Okay? Or the same way, depending on the context, perhaps even when

お話しいただけますか?」 わかった？ または同じように、状況によって は、

we're... This is called "Speak Like a Manager" and we're talking about

おそらく... 「マネージャーのように話す」と呼ばれ、ビジネス について話しています

business, but in any kind of formal situation; even in a university, perhaps

が、あらゆる種類の正式な 状況で話しています。 大学であっても、

you have to contact your professor. You could say: "Hello, Professor Smith. I'm

教授に連絡する必要があるかもしれません。 「こんにちは、スミス教授。私は

a student in your economics class. I'm calling to confirm the date of our

あなたの経済学のクラスの学生です。試験 の日付を確認するために電話しています

examination" — or something like that — "Would you have a few minutes to speak?"

」またはそのようなもの です。「数分話していただけますか?」

Okay? So, that's the formal situation.

わかった？ だから、それは正式な状況です。

Now let's look at the informal situation. Again, the same three steps:

次に、非公式の状況を見てみましょう 。 繰り返しますが、同じ 3 つのステップ

You're going to say who you are, why you're calling, and check if the person

です。自分が誰であるか、なぜ 電話をかけているのかを言い、その人が話す時間があるかどうかを確認します

has time to talk. But now, you know the other person. All right? Perhaps you go

。 しかし、今、あなたは他の人を知っています 。 わかった？

to lunch together, you know each other, you work with each other often. So, then

一緒にランチに行ったり、お互いを知っていたり、 よく一緒に仕事をしているかもしれません。 ですから、

you're on a first-name basis, so you just call and you say: "Hi, John" or

あなたは名前ベースなので、 電話して、「こんにちは、ジョン」または

"Hi, Mary. This is Susan." Or it's Bill: "Hi, John. It's Bill. I'm calling to

「こんにちは、メアリー。スーザンです」と言うだけです。 または、ビル: 「こんにちは、ジョン。ビルです。

check if you got my email." Now, you see how the language also changes? It's a

メールが届いているか確認するために電話しています。」 さて 、言語もどのように変化するかがわかりますか？

little more informal. Instead of saying: "I'm calling to confirm that you

もう少し非公式です。 「あなたが私のメールを受け取ったことを確認するために電話しています」と言う代わりに、「あなたが私のメールを受け取ったかどうかを確認するために

received my email", "I'm calling to check if you got my email." Okay?

電話しています 」. わかった？

Instead of saying: "I'm calling to confirm if you will be attending the

「ロンドンで開催されるマーケティング カンファレンスに参加するかどうかを確認するために電話しています」と言う代わりに、「マーケティング カンファレンスに 参加するかどうかを確認するために

marketing conference in London", you could just say: "I'm calling to... to

電話しています」と言うことができます

check if you're going to the marketing conference." Okay? So, you say the same

。 わかった？ つまり、あなたは同じ情報を言います

information, but just expressed a little more informally. "Is this a good time?"

が、もう少し非公式に表現しただけ です。 「いい時間ですか？」

instead of saying: "Would you have a few minutes to speak?" Okay? They know each

「数分話していただけませんか？」と言う代わりに、 わかった？ 彼らはお互いを知っている

other, so: "Is this a good time to talk?" Or: "Am I catching you at a bad

ので、「これは 話す良い機会ですか？」 または：「悪いタイミングであなたを捕まえています

time?" This is a very popular expression. Both of these are popular

か？」 これはとてもポピュラーな 表現です。 どちらもよく使われる

expressions. Okay? But that's more when you know each other in an informal

表現です。 わかった？ しかし 、非公式なビジネスの文脈でお互いを知っている場合は、それ以上です

business context. So, let's run through that one again. "Hi, Mary. This is

。 それでは、もう一度それを実行してみましょう 。 「こんにちは、メアリー。

Susan. I'm calling to check if you got my email. Is this a good time to talk?"

スーザンです。私のメールが届いているかどうか確認するために電話し ています。話してもよろしいですか？」

Okay? That's it.

わかった？ それでおしまい。

One, two, three — who you are, why you're calling, and if the person has

1、2、3 — あなたが誰なのか、なぜ 電話をかけているのか、その人が話す時間があるかどうか

time to talk. And that's very important, and a lot of people miss this step.

。 これは非常に重要なことですが 、多くの人がこのステップを見逃しています。

Okay? They just do the first part, and sometimes they do the second part, and

わかった？ 彼らは最初の部分だけ を行い、時には 2 番目の部分を行い、

then they just continue with the second part without checking whether the other

その後 、相手が自分と話す時間があるかどうかを確認せずに 2 番目の部分を続行

person has any time to talk to them. And that's not very polite, and it's not

します。 それはあまり礼儀正しくないし、プロ意識もありません

very professional. So, make sure that you do this so that you don't start

。 ですから、話し 始めないようにこれを行うようにしてください。そうすれば

talking, and then the person will tell you: "I'm sorry, I'm sorry. I don't have

、その人は あなたに「ごめんなさい、ごめんなさい。

time to talk to you." And suddenly the whole conversation has become negative.

あなたと話す時間がありません」と言います。 そして突然、 会話全体が否定的になりました。

And you don't want to do that; you want to keep all possibilities open in a

そして、あなたはそれをしたくありません。 ビジネスの状況 ですべての可能性をオープンにしておく必要があります

business situation. All right? So, this was how to start the call. Now let's

。 わかった？ それで、これ が通話を開始する方法でした。 それでは

look at how to end the call.

、通話を終了する方法を見てみましょう。

Okay. So, now you've had your conversation, you've finished your

わかった。 これで 会話が終わり

discussion with the person on the phone, and now it's time to end the call. So,

、電話の相手との話し合いが終わり ました。通話を終了するときが来ました。 したがって

there's usually one or two parts to that. So, let's look at the formal call

、通常は 1 つまたは 2 つの部分 があります。 それでは、まず正式な呼び出しを見てみましょう

first. All right? So, that's going to include: "Thanks", as well as possibly

。 わかった？ つまり、 「ありがとう」、そしておそらく

talking about the future. Let's see how to do that. So, the thanking part can go

将来について話すことが含まれます。 その方法を見てみましょ う。 したがって、感謝の部分は次の

like this: "Thank you very much for your time", "Thank you very much for your

ようになります。「 時間を割いていただきありがとうございます

advice", "Thank you very much for your help" — whatever the context. Okay?

」、「アドバイスをありがとうございました」、「ご協力いただきありがとうございました」など 、文脈が何であれ. わかった？

Whatever the person did for you. "Thank you for your... very much for your

その人があなたのためにしたことは何でも。 「 ご推薦いただきありがとうございます

recommendations", "for your suggestions", "for your input". All

」、「 提案していただきありがとうございます」、「ご意見をお寄せいただきありがとうございます」。

right? Depending on the context, you can adapt this sentence. But you want to

わかった？ 文脈に応じて、 この文を適応させることができます。 しかし

thank them, and you're... and by thanking them, you're also saying: "This

、あなたは彼らに感謝したいと思っています。あなたは...そして 彼らに感謝することで、「この

call is now coming to an end." All right? So: "Thank you very much for your

電話は終わりに近づいています」とも言っています。 わかった？ だから：「あなたの

advice." If you're not saying anything more after that, if there's no future

アドバイスをどうもありがとう。」 その後何も言わない 場合、または今後の

contact, then you could, if you wish, add another line: "I really appreciate

連絡がない場合は、必要に応じて、 「本当に感謝しています」という別の行を追加できます

it." Okay? And then that's the end of the call, and he will... that person

。 わかった？ そして、それで通話が終わり 、彼は... その人が電話を

will hang up and you'll hang up.

切り、あなたも電話を切ります。

But if you have something more planned in the future, then you could say just

しかし 、将来何か計画がある場合は、次のように言うことができ

this line: "Thank you very much for your advice. I look forward to meeting you in

ます。「アドバイスをありがとうございました 。直接お会いできるのを楽しみにしてい

person", or "I look forward to meeting you at the conference". Or, if that's

ます」または「カンファレンスでお会いできるのを楽しみにしてい ます」 . または、そうで

not the situation: "Thank you very much for your advice. I will keep you

ない場合は、「 アドバイスをありがとうございます。引き続きお知らせします

informed." Okay? Whatever the situation was that... you know, this sentence will

。」 わかった？ 状況がどうであれ 、この文章は

depend on your particular conversation and you can adapt it accordingly. But,

あなたの特定の会話に依存し、 それに応じて適応させることができます. しかし、

basically, thanking and making some reference to the future, if you have

基本的に

something to talk about in the future. All right? So, that's the formal

は、将来について話すことがあれば、感謝し、将来について言及します。 わかった？ だから、それは正式な

situation. And in the informal context, again, with a colleague or a manager or

状況です。 また 、同僚やマネージャーなどとの非公式な文脈では、

something, you could just say: "Thanks", instead of "Thank you". "Thanks, John",

「ありがとう」の代わりに「ありがとう」と言うことができ ます。 「ありがとう、ジョン」、

"Thanks for your help, Mary." Very kind of informal, but still polite way to

「助けてくれてありがとう、メアリー」 非常 に非公式ですが、それでも丁寧な

speak. And then, again, if there is something to talk about in the future,

話し方です。 そして、また、将来何か話したいことがある場合は、「

you could just say: "Well, see you on Wednesday", "See you later", "Talk to

水曜日に会いましょう 」、「後で会いましょう」、「後で話して

you later", "Bye for now". Okay? So, that's in the informal context. So,

ください」、「さようなら」と言うことができます。 わかった？ つまり、 それは非公式の文脈です。

again, really just two parts — thanking and possibly referring to the future in

繰り返しになりますが、実際には 2 つの部分にすぎません。つまり、感謝の気持ち と、何らかの形で将来について言及している可能性があり

some way.

ます。

So, now, what's happened? We have covered how to start a call and how to

それで、今、何が起こったのですか？ 通話を開始する方法と通話を終了する方法について説明しまし

end a call, but how are you going to remember this? Well, here are some

たが、これをどのように 覚えていますか? さて、ここにいくつかの

suggestions. First, of course, you can go to our website at www.engvid.com.

提案があります。 まず、もちろん、 www.engvid.com で当社の Web サイトにアクセスできます。

There, you can do a quiz on this and really master these expressions, and

そこでクイズをして、 これらの表現を本当にマスターし、

know which is formal, which is informal. "What do I say first? What are the

どれが正式でどれが非公式かを知ることができます. 「最初に何と言い

steps?" There are not that many steps. Okay? They're really just three steps in

ますか？手順は何ですか？」 それほど多くの手順はありません。 わかった？

the intro, one or two steps in the... in the ending and that's it, but you still

イントロでは3歩、エンディングでは1歩か2歩 …それだけですが、まだまだ

need to practice it. You need to say it out loud. It's not enough for me to say

練習が必要です。 大声で言う必要があり ます。 私がそれを言い、あなたがそれを聞くだけでは十分ではありませ

it and for you to hear it; it's for you to hear it yourself and to say it, and

ん。 それを 自分で聞いて言い、

to practice saying these words. Okay? So, you might want to go back, watch the

これらの言葉を言う練習をするのはあなたです。 わかった？ そのため、戻って

video again, pause it, say them aloud. The more you get comfortable with saying

ビデオをもう一度見て、一時停止して、声に出して言いたいと思うかもしれません。 口に慣れれば慣れるほど、実際にビジネスでそのような電話をかけなけれ

it, the easier it will be when you actually have to make those kind of

ばならない場合は、より簡単になり

phone calls in a business situation. Okay? You can also record yourself. All

ます。 わかった？ 自分自身を記録することもできます。

right? Record yourself on your phone, saying it; listen to yourself. Listen to

わかった？ それを言って、あなたの電話で自分自身を録音してください 。 自分の声を聞いてください。

your accent, listen to your... your pronunciation. See if there's something

あなたのアクセントに耳を傾け、あなたの... あなたの発音に耳を傾けてください 。

that you can correct. Compare it to my way of pronouncing something, and see if

修正できるものがないか確認してください。 それを私の発音方法と比較して、

that will help you to speak more clearly. Okay? And another thing you can

それがあなたがより明確に話すのに役立つかどうか見てください . わかった？ そして、あなたができるもう一つのこと

do is to try it with a friend. Okay? You can roleplay, you can... One person is

は、友達と一緒に試すことです. わかった？ ロールプレイができます... 1 人が

calling, one person is the one who's receiving the call, and you can practice

電話をかけていて、もう 1 人が 電話を受けており、

this together. The main thing is to use it yourself. Don't just listen to this

これを一緒に練習できます。 主なことは、 それを自分で使用することです。 このレッスンを聞いたり、見たりするだけでは

lesson or watch the lesson, but actually participate in it by speaking yourself.

なく、実際に 自分自身が話すことで参加してください。

All right? So, that's it for now. Thanks very much for watching. Don't forget to

わかった？ それで、それは今のところそれです。 ご覧いただき ありがとうございます。

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series. Thanks very much for watching. Bye for now.

。 ご覧いただきありがとうございます。 またね。