How to start & end a business call: 3 easy steps

In this lesson, I'm going to show you how to start and end a business call.

In questa lezione, ti mostrerò come iniziare e terminare una chiamata di lavoro.

Now, this is part of my "Speak Like a Manager" series; it's one of the lessons

Ora, questo fa parte della mia serie "Speak Like a Manager"; è una delle lezioni

in that series. And those lessons basically all help you to either speak

di quella serie. E quelle lezioni fondamentalmente ti aiutano a parlare

and communicate more effectively in a business context, whether you're already

e comunicare in modo più efficace in un contesto aziendale, sia che tu sia già

a manager, or you're aspiring to become a manager. Okay? So, let's get started,

un manager o che aspiri a diventare un manager. Va bene? Quindi, iniziamo

and learn how you can start and end a business call in a professional way.

e scopriamo come iniziare e terminare una chiamata di lavoro in modo professionale.

So, as you can see, I've divided the board into two parts. In... first, we'll

Quindi, come puoi vedere, ho diviso il tabellone in due parti. In... in primo luogo,

look at a formal way to start a business call, and then we'll look at a slightly

esamineremo un modo formale per avviare una chiamata di lavoro , e poi esamineremo un

more informal way. Now, even the informal way, it's still in the business

modo leggermente più informale. Ora, anche in modo informale, è ancora nella

situation; you're not calling your buddies and your friends. Right? So,

situazione degli affari; non stai chiamando i tuoi amici e i tuoi amici. Giusto? Quindi,

it's still going to be a call, perhaps to a colleague or to your manager, but

sarà ancora una chiamata, forse a un collega o al tuo manager, ma

somebody that you know; and in the first situation, in the formal one, it's more

qualcuno che conosci; e nella prima situazione, in quella formale, è più

when you're calling someone that you do not know, or you've met and you don't

quando chiami qualcuno che non conosci, o che hai incontrato e non

know very well. All right? So, in all cases, what we're going to do in

conosci molto bene. Va bene? Quindi, in tutti i casi, ciò che faremo

starting a call is have an introduction where you say who you are; then we're

nell'iniziare una chiamata è avere un'introduzione in cui dici chi sei; allora

going to have the purpose, which is why you're calling; and then a reference to

avremo lo scopo, motivo per cui stai chiamando; e poi un riferimento

the time, which is how long — whether that person has time to talk to you.

al tempo, che è quanto tempo - se quella persona ha tempo per parlarti.

Okay? So, who, what, and whether the person has time. All right? So, first,

Va bene? Quindi, chi, cosa e se la persona ha tempo. Va bene? Quindi, per prima cosa,

you introduce yourself. Sorry. First, you say: "Hello". Right? "Hello, Mr.

ti presenti. Scusa. Per prima cosa dici: "Ciao". Giusto? "Ciao, signor

Smith", because again, he's not your buddy or she... Right? So, you're not

Smith", perché ancora una volta, lui non è il tuo amico o lei... Giusto? Quindi, non

going to say: "John" or "Bob"; you're going to say: "Mr. Smith", then you

dirai: "John" o "Bob"; dirai: "Mr. Smith", poi ti

introduce yourself. "This is Sandra Bell from the HR department." Okay? Let's

presenterai. "Sono Sandra Bell del dipartimento delle risorse umane." Va bene?

suppose they're... this is a huge organization; everybody does not know

Supponiamo che siano... questa è un'organizzazione enorme ; tutti non si conoscono

each other. So, Sandra Bell has to introduce herself nevertheless. So, she

. Quindi, Sandra Bell deve comunque presentarsi. Quindi,

could start off with something like this: "Hello, Mr. Smith. This is Sandra

potrebbe iniziare con qualcosa del genere: "Salve, signor Smith. Sono Sandra

Bell from the HR department."

Bell del dipartimento delle risorse umane".

Next: Why is she calling? "I'm calling to confirm that you received my email."

Successivo: Perché sta chiamando? "Ti chiamo per confermare che hai ricevuto la mia email."

Okay? So, that's one way, or: "I'm calling to confirm that you will be

Va bene? Quindi, questo è un modo, oppure: "Ti chiamo per confermare che

attending the marketing conference in London. We would like to make some

parteciperai alla conferenza di marketing a Londra. Vorremmo organizzare alcuni

travel arrangements." Okay? Or just that much even. And then, before going on

viaggi". Va bene? O anche solo così tanto. E poi, prima di parlare di

about anything more, checking whether the person actually has time right now

qualcosa di più, controlla se la persona ha davvero il tempo in questo momento

to talk to you. So, this is a polite, formal way to ask that: "Would you have

per parlarti. Quindi, questo è un modo educato e formale per chiedere: "Avresti

a few minutes to speak?" Okay? Let's run through the whole thing. "Hello, Mr.

qualche minuto per parlare?" Va bene? Esaminiamo l'intera faccenda. "Salve, signor

Smith. This is Sandra Bell from the HR department. I'm calling to confirm if

Smith. Sono Sandra Bell del dipartimento delle risorse umane . Chiamo per confermare se

you're attending the marketing conference in London next week. Would

parteciperà alla conferenza di marketing a Londra la prossima settimana.

you have a few minutes to speak?" Okay? That's the whole script. And then Mr.

Ha qualche minuto per parlare?" Va bene? Questa è l'intera sceneggiatura. E poi il signor

Smith is going to answer, and based on whatever his answer is, the conversation

Smith risponderà, e in base a qualunque sia la sua risposta, la conversazione

will continue, or Sandra will make a plan to call him back.

continuerà, o Sandra farà un piano per richiamarlo.

But let's suppose there are other situations in which you're calling

Ma supponiamo che ci siano altre situazioni in cui stai chiamando

someone. All right? So, you could say, for example: "This is Sandra Bell. I was

qualcuno. Va bene? Quindi, potresti dire, ad esempio: "Questa è Sandra Bell. Mi è stato

referred to you by Bob Johnson." Okay? You're giving the person some kind of

riferito da Bob Johnson". Va bene? Stai dando alla persona una sorta di

context, so they know who you are, or why you're calling. And you could say,

contesto, in modo che sappia chi sei o perché stai chiamando. E potresti dire,

again: "I'm calling to talk to you about the... to discuss the marketing

ancora: "Ti chiamo per parlarti del... per discutere della

conference in London. Would you have a few minutes to speak?" Or: "Hello, Mr.

conferenza di marketing a Londra. Avresti qualche minuto per parlare?" Oppure: "Salve, signor

Smith. This is Sandra Bell. We met at the marketing conference in London. I'm

Smith. Sono Sandra Bell. Ci siamo incontrati alla conferenza di marketing a Londra. Ti

calling to confirm that you received my email. Would you have a few minutes to

chiamo per confermare che hai ricevuto la mia e-mail. Ha qualche minuto per

speak?" Okay? Or the same way, depending on the context, perhaps even when

parlare?" Va bene? O allo stesso modo, a seconda del contesto, forse anche quando

we're... This is called "Speak Like a Manager" and we're talking about

siamo... Questo si chiama "Parla come un manager" e stiamo parlando di

business, but in any kind of formal situation; even in a university, perhaps

affari, ma in qualsiasi tipo di situazione formale; anche in un'università, forse

you have to contact your professor. You could say: "Hello, Professor Smith. I'm

devi contattare il tuo professore. Potresti dire: "Ciao, Professor Smith. Sono

a student in your economics class. I'm calling to confirm the date of our

uno studente del tuo corso di economia. Ti chiamo per confermare la data del nostro

examination" — or something like that — "Would you have a few minutes to speak?"

esame" - o qualcosa del genere - "Vorresti parlare qualche minuto?"

Okay? So, that's the formal situation.

Va bene? Quindi, questa è la situazione formale.

Now let's look at the informal situation. Again, the same three steps:

Ora diamo un'occhiata alla situazione informale. Ancora una volta, gli stessi tre passaggi:

You're going to say who you are, why you're calling, and check if the person

dirai chi sei, perché stai chiamando e controlla se la persona

has time to talk. But now, you know the other person. All right? Perhaps you go

ha tempo per parlare. Ma ora conosci l' altra persona. Va bene? Magari andate a

to lunch together, you know each other, you work with each other often. So, then

pranzo insieme, vi conoscete, lavorate spesso insieme. Quindi, allora

you're on a first-name basis, so you just call and you say: "Hi, John" or

sei in base al nome, quindi chiami e dici: "Ciao, John" o

"Hi, Mary. This is Susan." Or it's Bill: "Hi, John. It's Bill. I'm calling to

"Ciao, Mary. Questa è Susan". Oppure è Bill: "Ciao, John. Sono Bill. Ti chiamo per

check if you got my email." Now, you see how the language also changes? It's a

controllare se hai ricevuto la mia email." Ora, vedi come cambia anche la lingua? È un

little more informal. Instead of saying: "I'm calling to confirm that you

po' più informale. Invece di dire: "Ti chiamo per confermare che hai

received my email", "I'm calling to check if you got my email." Okay?

ricevuto la mia email", "Ti chiamo per controllare se hai ricevuto la mia email". Va bene?

Instead of saying: "I'm calling to confirm if you will be attending the

Invece di dire: "Chiamo per confermare se parteciperai alla

marketing conference in London", you could just say: "I'm calling to... to

conferenza di marketing a Londra", potresti semplicemente dire: "Chiamo per... per

check if you're going to the marketing conference." Okay? So, you say the same

verificare se parteciperai alla conferenza di marketing". Va bene? Quindi, dici le stesse

information, but just expressed a little more informally. "Is this a good time?"

informazioni, ma espresse in modo un po' più informale. "È un buon momento?"

instead of saying: "Would you have a few minutes to speak?" Okay? They know each

invece di dire: "Avresti qualche minuto per parlare?" Va bene? Si

other, so: "Is this a good time to talk?" Or: "Am I catching you at a bad

conoscono, quindi: "È un buon momento per parlare?" Oppure: "Ti sto beccando in un brutto

time?" This is a very popular expression. Both of these are popular

momento?" Questa è un'espressione molto popolare . Entrambe sono

expressions. Okay? But that's more when you know each other in an informal

espressioni popolari. Va bene? Ma questo è più importante quando ci si conosce in un

business context. So, let's run through that one again. "Hi, Mary. This is

contesto lavorativo informale. Quindi, esaminiamolo di nuovo. "Ciao, Mary. Sono

Susan. I'm calling to check if you got my email. Is this a good time to talk?"

Susan. Ti chiamo per controllare se hai ricevuto la mia email. È un buon momento per parlare?"

Okay? That's it.

Va bene? Questo è tutto.

One, two, three — who you are, why you're calling, and if the person has

Uno, due, tre: chi sei, perché stai chiamando e se la persona ha

time to talk. And that's very important, and a lot of people miss this step.

tempo per parlare. E questo è molto importante, e a molte persone manca questo passaggio.

Okay? They just do the first part, and sometimes they do the second part, and

Va bene? Fanno solo la prima parte, e talvolta fanno la seconda parte, e

then they just continue with the second part without checking whether the other

poi continuano semplicemente con la seconda parte senza controllare se l'altra

person has any time to talk to them. And that's not very polite, and it's not

persona ha tempo per parlare con loro. E questo non è molto educato, e non è

very professional. So, make sure that you do this so that you don't start

molto professionale. Quindi, assicurati di farlo in modo da non iniziare a

talking, and then the person will tell you: "I'm sorry, I'm sorry. I don't have

parlare, e poi la persona ti dirà: "Mi dispiace, mi dispiace. Non ho

time to talk to you." And suddenly the whole conversation has become negative.

tempo per parlare con te". E improvvisamente l' intera conversazione è diventata negativa.

And you don't want to do that; you want to keep all possibilities open in a

E tu non vuoi farlo; vuoi mantenere aperte tutte le possibilità in una

business situation. All right? So, this was how to start the call. Now let's

situazione aziendale. Va bene? Quindi, questo era come iniziare la chiamata. Ora diamo

look at how to end the call.

un'occhiata a come terminare la chiamata.

Okay. So, now you've had your conversation, you've finished your

Va bene. Quindi, ora che hai avuto la tua conversazione, hai finito la tua

discussion with the person on the phone, and now it's time to end the call. So,

discussione con la persona al telefono, e ora è il momento di terminare la chiamata. Quindi,

there's usually one or two parts to that. So, let's look at the formal call

di solito ci sono una o due parti in questo. Quindi, diamo prima un'occhiata alla chiamata formale

first. All right? So, that's going to include: "Thanks", as well as possibly

. Va bene? Quindi, questo includerà: "Grazie", così come possibilmente

talking about the future. Let's see how to do that. So, the thanking part can go

parlare del futuro. Vediamo come farlo. Quindi, la parte del ringraziamento può essere

like this: "Thank you very much for your time", "Thank you very much for your

così: "Grazie mille per il tuo tempo", "Grazie mille per il tuo

advice", "Thank you very much for your help" — whatever the context. Okay?

consiglio", "Grazie mille per il tuo aiuto" — qualunque sia il contesto. Va bene?

Whatever the person did for you. "Thank you for your... very much for your

Qualunque cosa la persona abbia fatto per te. " Grazie per il tuo... molto per i tuoi

recommendations", "for your suggestions", "for your input". All

consigli", "per i tuoi suggerimenti", "per il tuo contributo". Va

right? Depending on the context, you can adapt this sentence. But you want to

bene? A seconda del contesto, puoi adattare questa frase. Ma vuoi

thank them, and you're... and by thanking them, you're also saying: "This

ringraziarli, e sei... e ringraziandoli, stai anche dicendo: "Questa

call is now coming to an end." All right? So: "Thank you very much for your

chiamata sta per finire". Va bene? Quindi: "Grazie mille per il tuo

advice." If you're not saying anything more after that, if there's no future

consiglio". Se non dici altro dopo, se non ci sono

contact, then you could, if you wish, add another line: "I really appreciate

contatti futuri, allora potresti, se lo desideri, aggiungere un'altra riga: "Lo apprezzo davvero

it." Okay? And then that's the end of the call, and he will... that person

". Va bene? E poi quella è la fine della chiamata, e lui... quella persona

will hang up and you'll hang up.

riattaccherà e tu riattaccherai.

But if you have something more planned in the future, then you could say just

Ma se hai qualcosa di più pianificato in futuro, allora potresti dire solo

this line: "Thank you very much for your advice. I look forward to meeting you in

questa frase: "Grazie mille per il tuo consiglio. Non vedo l'ora di incontrarti di

person", or "I look forward to meeting you at the conference". Or, if that's

persona", oppure "Non vedo l'ora di incontrarti alla conferenza" . Oppure, se questa

not the situation: "Thank you very much for your advice. I will keep you

non è la situazione: "Grazie mille per il tuo consiglio. Ti terrò

informed." Okay? Whatever the situation was that... you know, this sentence will

informato". Va bene? Qualunque fosse la situazione che... sai, questa frase

depend on your particular conversation and you can adapt it accordingly. But,

dipenderà dalla tua particolare conversazione e potrai adattarla di conseguenza. Ma,

basically, thanking and making some reference to the future, if you have

fondamentalmente, ringraziare e fare qualche riferimento al futuro, se hai

something to talk about in the future. All right? So, that's the formal

qualcosa di cui parlare in futuro. Va bene? Quindi, questa è la

situation. And in the informal context, again, with a colleague or a manager or

situazione formale. E nel contesto informale, ancora una volta, con un collega o un manager o

something, you could just say: "Thanks", instead of "Thank you". "Thanks, John",

qualcosa del genere, potresti semplicemente dire: "Grazie", invece di "Grazie". "Grazie, John",

"Thanks for your help, Mary." Very kind of informal, but still polite way to

"Grazie per il tuo aiuto, Mary." Un modo di parlare molto informale, ma comunque educato

speak. And then, again, if there is something to talk about in the future,

. E poi, ancora, se c'è qualcosa di cui parlare in futuro,

you could just say: "Well, see you on Wednesday", "See you later", "Talk to

potresti semplicemente dire: "Bene, ci vediamo mercoledì", "Ci vediamo dopo", "Ci sentiamo

you later", "Bye for now". Okay? So, that's in the informal context. So,

dopo", "Ciao per ora". Va bene? Quindi, questo è nel contesto informale. Quindi,

again, really just two parts — thanking and possibly referring to the future in

ancora una volta, in realtà solo due parti: ringraziare e possibilmente fare riferimento al futuro in

some way.

qualche modo.

So, now, what's happened? We have covered how to start a call and how to

Quindi, ora, cos'è successo? Abbiamo spiegato come avviare una chiamata e come

end a call, but how are you going to remember this? Well, here are some

terminare una chiamata, ma come lo ricorderai? Bene, ecco alcuni

suggestions. First, of course, you can go to our website at www.engvid.com.

suggerimenti. Innanzitutto, ovviamente, puoi visitare il nostro sito Web all'indirizzo www.engvid.com.

There, you can do a quiz on this and really master these expressions, and

Lì, puoi fare un quiz su questo e padroneggiare davvero queste espressioni, e

know which is formal, which is informal. "What do I say first? What are the

sapere quale è formale, quale è informale. "Cosa dico prima? Quali sono i

steps?" There are not that many steps. Okay? They're really just three steps in

passaggi?" Non ci sono molti passaggi. Va bene? In realtà sono solo tre passi

the intro, one or two steps in the... in the ending and that's it, but you still

nell'introduzione, uno o due passi nel... nel finale e basta, ma devi ancora

need to practice it. You need to say it out loud. It's not enough for me to say

esercitarti. Devi dirlo ad alta voce. Non basta che io lo dica

it and for you to hear it; it's for you to hear it yourself and to say it, and

e che tu lo senta; sta a te ascoltarlo tu stesso e dirlo, e

to practice saying these words. Okay? So, you might want to go back, watch the

esercitarti a pronunciare queste parole. Va bene? Quindi, potresti voler tornare indietro, guardare

video again, pause it, say them aloud. The more you get comfortable with saying

di nuovo il video, metterlo in pausa, dirlo ad alta voce. Più ti senti a tuo agio nel dirlo

it, the easier it will be when you actually have to make those kind of

, più facile sarà quando dovrai effettivamente fare quel tipo di

phone calls in a business situation. Okay? You can also record yourself. All

telefonate in una situazione lavorativa. Va bene? Puoi anche registrarti. Va

right? Record yourself on your phone, saying it; listen to yourself. Listen to

bene? Registrati sul tuo telefono, dicendolo; ascolta te stesso. Ascolta il

your accent, listen to your... your pronunciation. See if there's something

tuo accento, ascolta la tua... la tua pronuncia. Vedi se c'è qualcosa

that you can correct. Compare it to my way of pronouncing something, and see if

che puoi correggere. Confrontalo con il mio modo di pronunciare qualcosa e vedi se

that will help you to speak more clearly. Okay? And another thing you can

questo ti aiuterà a parlare più chiaramente. Va bene? E un'altra cosa che puoi

do is to try it with a friend. Okay? You can roleplay, you can... One person is

fare è provare con un amico. Va bene? Puoi recitare, puoi... Una persona sta

calling, one person is the one who's receiving the call, and you can practice

chiamando, una persona è quella che sta ricevendo la chiamata, e potete esercitarvi

this together. The main thing is to use it yourself. Don't just listen to this

insieme. L'importante è usarlo da soli. Non limitarti ad ascoltare questa

lesson or watch the lesson, but actually participate in it by speaking yourself.

lezione o a guardarla, ma partecipa effettivamente parlando tu stesso.

All right? So, that's it for now. Thanks very much for watching. Don't forget to

Va bene? Quindi, per ora è tutto. Grazie mille per aver guardato. Non dimenticare di

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series. Thanks very much for watching. Bye for now.

. Grazie mille per aver guardato. Arrivederci.