How to start & end a business call: 3 easy steps

In this lesson, I'm going to show you how to start and end a business call.

Nesta lição, mostrarei como iniciar e encerrar uma chamada comercial.

Now, this is part of my "Speak Like a Manager" series; it's one of the lessons

Agora, isso faz parte da minha série "Fale como um gerente"; é uma das lições

in that series. And those lessons basically all help you to either speak

dessa série. E essas lições basicamente ajudam você a falar

and communicate more effectively in a business context, whether you're already

e se comunicar de forma mais eficaz em um contexto de negócios, seja você

a manager, or you're aspiring to become a manager. Okay? So, let's get started,

um gerente ou esteja aspirando a se tornar um gerente. OK? Então, vamos começar

and learn how you can start and end a business call in a professional way.

e aprender como você pode iniciar e encerrar uma chamada de negócios de maneira profissional.

So, as you can see, I've divided the board into two parts. In... first, we'll

Então, como você pode ver, dividi o quadro em duas partes. Em... primeiro,

look at a formal way to start a business call, and then we'll look at a slightly

veremos uma maneira formal de iniciar uma ligação comercial e, em seguida, veremos uma

more informal way. Now, even the informal way, it's still in the business

maneira um pouco mais informal. Agora, mesmo de forma informal, ainda está na

situation; you're not calling your buddies and your friends. Right? So,

situação empresarial; você não está chamando seus amigos e seus amigos. Certo? Então,

it's still going to be a call, perhaps to a colleague or to your manager, but

ainda será uma ligação, talvez para um colega ou para seu gerente, mas

somebody that you know; and in the first situation, in the formal one, it's more

alguém que você conhece; e na primeira situação, na formal, é mais

when you're calling someone that you do not know, or you've met and you don't

quando você está ligando para alguém que você não conhece, ou conheceu e não

know very well. All right? So, in all cases, what we're going to do in

conhece muito bem. Tudo bem? Então, em todos os casos, o que vamos fazer ao

starting a call is have an introduction where you say who you are; then we're

iniciar uma ligação é ter uma introdução onde você diz quem você é; então

going to have the purpose, which is why you're calling; and then a reference to

teremos o propósito, e é por isso que você está ligando; e, em seguida, uma referência ao

the time, which is how long — whether that person has time to talk to you.

tempo, que é quanto tempo - se essa pessoa tem tempo para falar com você.

Okay? So, who, what, and whether the person has time. All right? So, first,

OK? Então, quem, o quê e se a pessoa tem tempo. Tudo bem? Então, primeiro,

you introduce yourself. Sorry. First, you say: "Hello". Right? "Hello, Mr.

você se apresenta. Desculpe. Primeiro, você diz: "Olá". Certo? "Olá, Sr.

Smith", because again, he's not your buddy or she... Right? So, you're not

Smith", porque novamente, ele não é seu amigo ou ela... Certo? Então, você não

going to say: "John" or "Bob"; you're going to say: "Mr. Smith", then you

vai dizer: "John" ou "Bob"; você vai dizer: "Sr. Smith", então você se

introduce yourself. "This is Sandra Bell from the HR department." Okay? Let's

apresenta. "Aqui é Sandra Bell, do departamento de RH." OK? Vamos

suppose they're... this is a huge organization; everybody does not know

supor que eles são... esta é uma grande organização; todos não se conhecem

each other. So, Sandra Bell has to introduce herself nevertheless. So, she

. Então, Sandra Bell tem que se apresentar mesmo assim. Então, ela

could start off with something like this: "Hello, Mr. Smith. This is Sandra

poderia começar com algo assim: "Olá, Sr. Smith. Aqui é Sandra

Bell from the HR department."

Bell, do departamento de RH."

Next: Why is she calling? "I'm calling to confirm that you received my email."

Próximo: Por que ela está ligando? "Estou ligando para confirmar que você recebeu meu e-mail."

Okay? So, that's one way, or: "I'm calling to confirm that you will be

OK? Então, essa é uma maneira, ou: "Estou ligando para confirmar que você estará

attending the marketing conference in London. We would like to make some

presente na conferência de marketing em Londres. Gostaríamos de fazer alguns

travel arrangements." Okay? Or just that much even. And then, before going on

preparativos para a viagem." OK? Ou tanto mesmo. E então, antes de continuar

about anything more, checking whether the person actually has time right now

, verifique se a pessoa realmente tem tempo agora

to talk to you. So, this is a polite, formal way to ask that: "Would you have

para falar com você. Portanto, esta é uma maneira educada e formal de perguntar: "Você teria

a few minutes to speak?" Okay? Let's run through the whole thing. "Hello, Mr.

alguns minutos para falar?" OK? Vamos percorrer a coisa toda. "Olá, Sr.

Smith. This is Sandra Bell from the HR department. I'm calling to confirm if

Smith. Aqui é Sandra Bell, do departamento de RH. Estou ligando para confirmar se

you're attending the marketing conference in London next week. Would

você vai participar da conferência de marketing em Londres na próxima semana.

you have a few minutes to speak?" Okay? That's the whole script. And then Mr.

Você teria alguns minutos para falar?" OK? Esse é todo o roteiro. E então o Sr.

Smith is going to answer, and based on whatever his answer is, the conversation

Smith vai atender e, com base em qualquer que seja sua resposta, a conversa

will continue, or Sandra will make a plan to call him back.

continuará ou Sandra fará um plano para ligar de volta para ele.

But let's suppose there are other situations in which you're calling

Mas vamos supor que existam outras situações em que você está ligando para

someone. All right? So, you could say, for example: "This is Sandra Bell. I was

alguém. Tudo bem? Então, você poderia dizer, por exemplo: "Aqui é Sandra Bell. Fui

referred to you by Bob Johnson." Okay? You're giving the person some kind of

indicado a você por Bob Johnson." OK? Você está dando à pessoa algum tipo de

context, so they know who you are, or why you're calling. And you could say,

contexto, para que ela saiba quem você é ou por que está ligando. E você poderia dizer,

again: "I'm calling to talk to you about the... to discuss the marketing

novamente: "Estou ligando para falar com você sobre ... para discutir a

conference in London. Would you have a few minutes to speak?" Or: "Hello, Mr.

conferência de marketing em Londres. Você teria alguns minutos para falar?" Ou: "Olá, Sr.

Smith. This is Sandra Bell. We met at the marketing conference in London. I'm

Smith. Aqui é Sandra Bell. Nos conhecemos na conferência de marketing em Londres. Estou

calling to confirm that you received my email. Would you have a few minutes to

ligando para confirmar que você recebeu meu e-mail. Você teria alguns minutos para

speak?" Okay? Or the same way, depending on the context, perhaps even when

falar?" OK? Ou da mesma forma, dependendo do contexto, talvez até quando

we're... This is called "Speak Like a Manager" and we're talking about

estamos... Isso se chama "Fale como um gerente" e estamos falando de

business, but in any kind of formal situation; even in a university, perhaps

negócios, mas em qualquer tipo de situação formal; mesmo em uma universidade, talvez

you have to contact your professor. You could say: "Hello, Professor Smith. I'm

você precise entrar em contato com seu professor. Você poderia dizer: "Olá, professor Smith. Sou

a student in your economics class. I'm calling to confirm the date of our

um aluno da sua aula de economia. Estou ligando para confirmar a data do nosso

examination" — or something like that — "Would you have a few minutes to speak?"

exame" - ou algo assim - "Você teria alguns minutos para falar?"

Okay? So, that's the formal situation.

OK? Então, essa é a situação formal.

Now let's look at the informal situation. Again, the same three steps:

Agora vamos olhar para a situação informal. Novamente, os mesmos três passos:

You're going to say who you are, why you're calling, and check if the person

você vai dizer quem você é, por que está ligando e verificar se a pessoa

has time to talk. But now, you know the other person. All right? Perhaps you go

tem tempo para conversar. Mas agora, você conhece a outra pessoa. Tudo bem? Talvez vocês

to lunch together, you know each other, you work with each other often. So, then

almocem juntos, se conheçam, trabalhem juntos com frequência. Então,

you're on a first-name basis, so you just call and you say: "Hi, John" or

você está no primeiro nome, então você apenas liga e diz: "Oi, John" ou

"Hi, Mary. This is Susan." Or it's Bill: "Hi, John. It's Bill. I'm calling to

"Oi, Mary. Aqui é a Susan." Ou é o Bill: "Oi, John. É o Bill. Estou ligando para

check if you got my email." Now, you see how the language also changes? It's a

saber se você recebeu meu e-mail." Agora, você vê como a linguagem também muda? É um

little more informal. Instead of saying: "I'm calling to confirm that you

pouco mais informal. Em vez de dizer: "Estou ligando para confirmar que você

received my email", "I'm calling to check if you got my email." Okay?

recebeu meu e-mail", "Estou ligando para verificar se você recebeu meu e-mail". OK?

Instead of saying: "I'm calling to confirm if you will be attending the

Em vez de dizer: "Estou ligando para confirmar se você vai participar da

marketing conference in London", you could just say: "I'm calling to... to

conferência de marketing em Londres", você poderia dizer apenas: "Estou ligando para...

check if you're going to the marketing conference." Okay? So, you say the same

saber se você vai à conferência de marketing". OK? Então, você diz a mesma

information, but just expressed a little more informally. "Is this a good time?"

informação, mas apenas expressa um pouco mais informalmente. "Este é um bom momento?"

instead of saying: "Would you have a few minutes to speak?" Okay? They know each

em vez de dizer: "Você teria alguns minutos para falar?" OK? Eles se conhecem

other, so: "Is this a good time to talk?" Or: "Am I catching you at a bad

, então: "É uma boa hora para conversar?" Ou: "Estou pegando você em um

time?" This is a very popular expression. Both of these are popular

momento ruim?" Esta é uma expressão muito popular . Ambas são

expressions. Okay? But that's more when you know each other in an informal

expressões populares. OK? Mas isso é mais importante quando vocês se conhecem em um

business context. So, let's run through that one again. "Hi, Mary. This is

contexto de negócios informal. Então, vamos passar por isso novamente. "Oi, Mary. Aqui é

Susan. I'm calling to check if you got my email. Is this a good time to talk?"

Susan. Estou ligando para saber se você recebeu meu e-mail. É uma boa hora para conversarmos?"

Okay? That's it.

OK? É isso.

One, two, three — who you are, why you're calling, and if the person has

Um, dois, três - quem você é, por que está ligando e se a pessoa tem

time to talk. And that's very important, and a lot of people miss this step.

tempo para conversar. E isso é muito importante, e muitas pessoas erram nessa etapa.

Okay? They just do the first part, and sometimes they do the second part, and

OK? Eles apenas fazem a primeira parte, e às vezes eles fazem a segunda parte, e

then they just continue with the second part without checking whether the other

então eles continuam com a segunda parte sem checar se a outra

person has any time to talk to them. And that's not very polite, and it's not

pessoa tem tempo para falar com eles. E isso não é muito educado e não é

very professional. So, make sure that you do this so that you don't start

muito profissional. Portanto, certifique-se de fazer isso para não começar a

talking, and then the person will tell you: "I'm sorry, I'm sorry. I don't have

falar, e então a pessoa lhe dirá: "Desculpe, desculpe. Não tenho

time to talk to you." And suddenly the whole conversation has become negative.

tempo para falar com você." E de repente toda a conversa se tornou negativa.

And you don't want to do that; you want to keep all possibilities open in a

E você não quer fazer isso; você deseja manter todas as possibilidades abertas em uma

business situation. All right? So, this was how to start the call. Now let's

situação de negócios. Tudo bem? Então, foi assim que começou a chamada. Agora vamos

look at how to end the call.

ver como encerrar a chamada.

Okay. So, now you've had your conversation, you've finished your

OK. Então, agora você teve sua conversa, terminou sua

discussion with the person on the phone, and now it's time to end the call. So,

discussão com a pessoa ao telefone e agora é hora de encerrar a ligação. Então,

there's usually one or two parts to that. So, let's look at the formal call

geralmente há uma ou duas partes nisso. Então, vamos olhar para a chamada formal

first. All right? So, that's going to include: "Thanks", as well as possibly

primeiro. Tudo bem? Então, isso vai incluir: "Obrigado", além de possivelmente

talking about the future. Let's see how to do that. So, the thanking part can go

falar sobre o futuro. Vamos ver como fazer isso. Portanto, a parte de agradecimento pode ser

like this: "Thank you very much for your time", "Thank you very much for your

assim: "Muito obrigado pelo seu tempo", "Muito obrigado por seu

advice", "Thank you very much for your help" — whatever the context. Okay?

conselho", "Muito obrigado por sua ajuda" - seja qual for o contexto. OK?

Whatever the person did for you. "Thank you for your... very much for your

O que quer que a pessoa tenha feito por você. "Muito obrigado por suas... muito por suas

recommendations", "for your suggestions", "for your input". All

recomendações", "por suas sugestões", "por sua contribuição". Tudo

right? Depending on the context, you can adapt this sentence. But you want to

bem? Dependendo do contexto, você pode adaptar esta frase. Mas você quer

thank them, and you're... and by thanking them, you're also saying: "This

agradecê-los, e você... e ao agradecer, você também está dizendo: "Esta

call is now coming to an end." All right? So: "Thank you very much for your

chamada está chegando ao fim." Tudo bem? Então: "Muito obrigado pelo seu

advice." If you're not saying anything more after that, if there's no future

conselho." Se você não disser mais nada depois disso, se não houver nenhum

contact, then you could, if you wish, add another line: "I really appreciate

contato futuro, então você pode, se desejar, adicionar outra linha: "Eu realmente aprecio

it." Okay? And then that's the end of the call, and he will... that person

isso." OK? E aí acabou a ligação, e ele vai... aquela pessoa

will hang up and you'll hang up.

vai desligar e você vai desligar.

But if you have something more planned in the future, then you could say just

Mas se você tem algo mais planejado no futuro, pode dizer apenas

this line: "Thank you very much for your advice. I look forward to meeting you in

esta linha: "Muito obrigado por seu conselho. Estou ansioso para conhecê-lo

person", or "I look forward to meeting you at the conference". Or, if that's

pessoalmente" ou "Estou ansioso para conhecê- lo na conferência" . Ou, se

not the situation: "Thank you very much for your advice. I will keep you

não for esse o caso: "Muito obrigado pelo seu conselho. Vou mantê-lo

informed." Okay? Whatever the situation was that... you know, this sentence will

informado." OK? Seja qual for a situação que... você sabe, esta frase

depend on your particular conversation and you can adapt it accordingly. But,

dependerá de sua conversa particular e você pode adaptá-la de acordo. Mas,

basically, thanking and making some reference to the future, if you have

basicamente, agradecer e fazer alguma referência para o futuro, se tiver

something to talk about in the future. All right? So, that's the formal

algo para falar no futuro. Tudo bem? Então, essa é a

situation. And in the informal context, again, with a colleague or a manager or

situação formal. E no contexto informal, novamente, com um colega ou gerente ou

something, you could just say: "Thanks", instead of "Thank you". "Thanks, John",

algo assim, você poderia apenas dizer: "Obrigado", em vez de "Obrigado". "Obrigado, John",

"Thanks for your help, Mary." Very kind of informal, but still polite way to

"Obrigado por sua ajuda, Mary." Muito informal, mas ainda uma maneira educada de

speak. And then, again, if there is something to talk about in the future,

falar. E então, novamente, se houver algo para falar no futuro,

you could just say: "Well, see you on Wednesday", "See you later", "Talk to

você poderia apenas dizer: "Bem, até quarta-feira", "Até logo", "Falo com

you later", "Bye for now". Okay? So, that's in the informal context. So,

você mais tarde", "Tchau por enquanto". OK? Então, isso está no contexto informal. Então,

again, really just two parts — thanking and possibly referring to the future in

novamente, apenas duas partes - agradecendo e possivelmente referindo-se ao futuro de

some way.

alguma forma.

So, now, what's happened? We have covered how to start a call and how to

Então, agora, o que aconteceu? Cobrimos como iniciar e

end a call, but how are you going to remember this? Well, here are some

encerrar uma chamada, mas como você vai se lembrar disso? Bem, aqui estão algumas

suggestions. First, of course, you can go to our website at www.engvid.com.

sugestões. Primeiro, é claro, você pode acessar nosso site em www.engvid.com.

There, you can do a quiz on this and really master these expressions, and

Lá você pode fazer um quiz sobre isso e realmente dominar essas expressões, e

know which is formal, which is informal. "What do I say first? What are the

saber qual é formal, qual é informal. "O que eu digo primeiro? Quais são os

steps?" There are not that many steps. Okay? They're really just three steps in

passos?" Não há tantos passos. OK? Eles são realmente apenas três passos na

the intro, one or two steps in the... in the ending and that's it, but you still

introdução, um ou dois passos no... no final e é isso, mas você ainda

need to practice it. You need to say it out loud. It's not enough for me to say

precisa praticar. Você precisa dizer isso em voz alta. Não basta eu dizer

it and for you to hear it; it's for you to hear it yourself and to say it, and

e você ouvir; é para você mesmo ouvir e dizer, e

to practice saying these words. Okay? So, you might want to go back, watch the

praticar dizendo essas palavras. OK? Então, você pode querer voltar, assistir ao

video again, pause it, say them aloud. The more you get comfortable with saying

vídeo novamente, pausá-lo, dizê-los em voz alta. Quanto mais você se sentir confortável em dizer

it, the easier it will be when you actually have to make those kind of

isso, mais fácil será quando você realmente tiver que fazer esse tipo de

phone calls in a business situation. Okay? You can also record yourself. All

telefonema em uma situação de negócios. OK? Você também pode gravar a si mesmo. Tudo

right? Record yourself on your phone, saying it; listen to yourself. Listen to

bem? Grave a si mesmo em seu telefone, dizendo isso; Escute a si mesmo. Ouça

your accent, listen to your... your pronunciation. See if there's something

seu sotaque, ouça sua... sua pronúncia. Veja se há algo

that you can correct. Compare it to my way of pronouncing something, and see if

que você pode corrigir. Compare com a minha maneira de pronunciar alguma coisa e veja se

that will help you to speak more clearly. Okay? And another thing you can

isso o ajudará a falar com mais clareza. OK? E outra coisa que você pode

do is to try it with a friend. Okay? You can roleplay, you can... One person is

fazer é tentar com um amigo. OK? Você pode interpretar, você pode... Uma pessoa está

calling, one person is the one who's receiving the call, and you can practice

chamando, uma pessoa está recebendo a ligação, e vocês podem praticar

this together. The main thing is to use it yourself. Don't just listen to this

isso juntos. O principal é usar você mesmo. Não apenas ouça esta

lesson or watch the lesson, but actually participate in it by speaking yourself.

lição ou assista à lição, mas realmente participe dela falando você mesmo.

All right? So, that's it for now. Thanks very much for watching. Don't forget to

Tudo bem? Então, é isso por enquanto. Muito obrigado por assistir. Não se esqueça de

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series. Thanks very much for watching. Bye for now.

. Muito obrigado por assistir. Adeus por agora.