How to start & end a business call: 3 easy steps

In this lesson, I'm going to show you how to start and end a business call.

En esta lección, le mostraré cómo iniciar y finalizar una llamada comercial.

Now, this is part of my "Speak Like a Manager" series; it's one of the lessons

Ahora, esto es parte de mi serie "Habla como un gerente"; es una de las lecciones

in that series. And those lessons basically all help you to either speak

de esa serie. Y esas lecciones básicamente lo ayudan a hablar

and communicate more effectively in a business context, whether you're already

y comunicarse de manera más efectiva en un contexto comercial, ya sea que ya

a manager, or you're aspiring to become a manager. Okay? So, let's get started,

sea gerente o que aspire a convertirse en gerente. ¿Bueno? Entonces, comencemos

and learn how you can start and end a business call in a professional way.

y aprenda cómo puede iniciar y finalizar una llamada comercial de manera profesional.

So, as you can see, I've divided the board into two parts. In... first, we'll

Entonces, como puedes ver, he dividido el tablero en dos partes. En... primero,

look at a formal way to start a business call, and then we'll look at a slightly

veremos una forma formal de iniciar una llamada de negocios, y luego veremos una forma un poco

more informal way. Now, even the informal way, it's still in the business

más informal. Ahora, incluso de manera informal, todavía está en la

situation; you're not calling your buddies and your friends. Right? So,

situación comercial; no estás llamando a tus amigos y amigos. ¿Derecho? Entonces

it's still going to be a call, perhaps to a colleague or to your manager, but

, seguirá siendo una llamada, tal vez a un colega oa su gerente, pero

somebody that you know; and in the first situation, in the formal one, it's more

alguien que usted conoce; y en la primera situación, en la formal, es más

when you're calling someone that you do not know, or you've met and you don't

cuando estás llamando a alguien que no conoces, o has conocido y no

know very well. All right? So, in all cases, what we're going to do in

conoces muy bien. ¿Todo bien? Entonces, en todos los casos, lo que vamos a hacer al

starting a call is have an introduction where you say who you are; then we're

iniciar una llamada es tener una introducción donde dices quién eres; entonces

going to have the purpose, which is why you're calling; and then a reference to

vamos a tener el propósito, por eso estás llamando; y luego una referencia

the time, which is how long — whether that person has time to talk to you.

al tiempo, que es cuánto, si esa persona tiene tiempo para hablar contigo.

Okay? So, who, what, and whether the person has time. All right? So, first,

¿Bueno? Entonces, quién, qué y si la persona tiene tiempo. ¿Todo bien? Entonces, primero,

you introduce yourself. Sorry. First, you say: "Hello". Right? "Hello, Mr.

te presentas. Perdón. Primero, dices: "Hola". ¿Derecho? "Hola, Sr.

Smith", because again, he's not your buddy or she... Right? So, you're not

Smith", porque de nuevo, él no es su amigo o ella... ¿Verdad? Entonces, no

going to say: "John" or "Bob"; you're going to say: "Mr. Smith", then you

vas a decir: "John" o "Bob"; vas a decir: "Sr. Smith", luego

introduce yourself. "This is Sandra Bell from the HR department." Okay? Let's

te presentas. "Esta es Sandra Bell del departamento de recursos humanos". ¿Bueno?

suppose they're... this is a huge organization; everybody does not know

Supongamos que son... esta es una gran organización; todos no se

each other. So, Sandra Bell has to introduce herself nevertheless. So, she

conocen. Entonces, Sandra Bell tiene que presentarse de todos modos. Entonces,

could start off with something like this: "Hello, Mr. Smith. This is Sandra

podría comenzar con algo como esto: "Hola, Sr. Smith. Soy Sandra

Bell from the HR department."

Bell del departamento de recursos humanos".

Next: Why is she calling? "I'm calling to confirm that you received my email."

Siguiente: ¿Por qué llama? "Te llamo para confirmar que recibiste mi correo electrónico".

Okay? So, that's one way, or: "I'm calling to confirm that you will be

¿Bueno? Entonces, esa es una manera, o: " Llamo para confirmar que

attending the marketing conference in London. We would like to make some

asistirá a la conferencia de marketing en Londres. Nos gustaría hacer algunos

travel arrangements." Okay? Or just that much even. And then, before going on

arreglos de viaje". ¿Bueno? O solo eso incluso. Y luego, antes de continuar

about anything more, checking whether the person actually has time right now

con nada más, verifique si la persona realmente tiene tiempo en este momento

to talk to you. So, this is a polite, formal way to ask that: "Would you have

para hablar con usted. Entonces, esta es una forma educada y formal de preguntar: "¿

a few minutes to speak?" Okay? Let's run through the whole thing. "Hello, Mr.

Tienes unos minutos para hablar?". ¿Bueno? Repasemos todo el asunto. "Hola, Sr.

Smith. This is Sandra Bell from the HR department. I'm calling to confirm if

Smith. Soy Sandra Bell del departamento de recursos humanos. Llamo para confirmar

you're attending the marketing conference in London next week. Would

si asistirá a la conferencia de marketing en Londres la próxima semana.

you have a few minutes to speak?" Okay? That's the whole script. And then Mr.

¿Tendría unos minutos para hablar?" ¿Bueno? Ese es todo el guión. Y luego el Sr.

Smith is going to answer, and based on whatever his answer is, the conversation

Smith va a responder y, según sea su respuesta, la

will continue, or Sandra will make a plan to call him back.

conversación continuará o Sandra hará un plan para devolverle la llamada.

But let's suppose there are other situations in which you're calling

Pero supongamos que hay otras situaciones en las que estás llamando a

someone. All right? So, you could say, for example: "This is Sandra Bell. I was

alguien. ¿Todo bien? Entonces, podría decir, por ejemplo: "Esta es Sandra Bell.

referred to you by Bob Johnson." Okay? You're giving the person some kind of

Bob Johnson me recomendó a usted". ¿Bueno? Le estás dando a la persona algún tipo de

context, so they know who you are, or why you're calling. And you could say,

contexto, para que sepa quién eres o por qué estás llamando. Y podrías decir, de

again: "I'm calling to talk to you about the... to discuss the marketing

nuevo: "Te llamo para hablarte sobre... para hablar sobre la

conference in London. Would you have a few minutes to speak?" Or: "Hello, Mr.

conferencia de marketing en Londres. ¿Tendrías unos minutos para hablar?". O: "Hola, Sr.

Smith. This is Sandra Bell. We met at the marketing conference in London. I'm

Smith. Soy Sandra Bell. Nos conocimos en la conferencia de marketing en Londres. Lo

calling to confirm that you received my email. Would you have a few minutes to

llamo para confirmar que recibió mi correo electrónico. ¿Tendría unos minutos para

speak?" Okay? Or the same way, depending on the context, perhaps even when

hablar?". ¿Bueno? O de la misma manera, dependiendo del contexto, tal vez incluso cuando

we're... This is called "Speak Like a Manager" and we're talking about

estamos... Esto se llama "Hablar como un gerente" y estamos hablando de

business, but in any kind of formal situation; even in a university, perhaps

negocios, pero en cualquier tipo de situación formal; incluso en una universidad, quizás

you have to contact your professor. You could say: "Hello, Professor Smith. I'm

tengas que contactar a tu profesor. Podría decir: "Hola, profesor Smith. Soy

a student in your economics class. I'm calling to confirm the date of our

un estudiante de su clase de economía. Lo llamo para confirmar la fecha de nuestro

examination" — or something like that — "Would you have a few minutes to speak?"

examen", o algo así, "¿Tendría unos minutos para hablar?".

Okay? So, that's the formal situation.

¿Bueno? Entonces, esa es la situación formal.

Now let's look at the informal situation. Again, the same three steps:

Ahora veamos la situación informal. Nuevamente, los mismos tres pasos:

You're going to say who you are, why you're calling, and check if the person

dirás quién eres, por qué llamas y verificarás si la persona

has time to talk. But now, you know the other person. All right? Perhaps you go

tiene tiempo para hablar. Pero ahora, conoces a la otra persona. ¿Todo bien? Quizás van

to lunch together, you know each other, you work with each other often. So, then

a almorzar juntos, se conocen , trabajan juntos a menudo. Entonces,

you're on a first-name basis, so you just call and you say: "Hi, John" or

estás en una base de nombre de pila, así que simplemente llamas y dices: "Hola, John" o

"Hi, Mary. This is Susan." Or it's Bill: "Hi, John. It's Bill. I'm calling to

"Hola, Mary. Soy Susan". O es Bill: "Hola, John. Soy Bill. Te llamo para

check if you got my email." Now, you see how the language also changes? It's a

ver si recibiste mi correo electrónico". Ahora, ¿ves cómo el lenguaje también cambia? Es un

little more informal. Instead of saying: "I'm calling to confirm that you

poco más informal. En lugar de decir: "Te llamo para confirmar que

received my email", "I'm calling to check if you got my email." Okay?

recibiste mi correo electrónico", "Te llamo para verificar si recibiste mi correo electrónico". ¿Bueno?

Instead of saying: "I'm calling to confirm if you will be attending the

En lugar de decir: "Te llamo para confirmar si asistirás a la

marketing conference in London", you could just say: "I'm calling to... to

conferencia de marketing en Londres", podrías simplemente decir: "Te llamo para...

check if you're going to the marketing conference." Okay? So, you say the same

para saber si asistirás a la conferencia de marketing". ¿Bueno? Entonces, dices la misma

information, but just expressed a little more informally. "Is this a good time?"

información, pero expresada de manera un poco más informal. "¿Es este un buen momento?"

instead of saying: "Would you have a few minutes to speak?" Okay? They know each

en lugar de decir: "¿Tendrías unos minutos para hablar?" ¿Bueno? Se

other, so: "Is this a good time to talk?" Or: "Am I catching you at a bad

conocen, así que: "¿Es este un buen momento para hablar?" O: "¿Te estoy pillando en un mal

time?" This is a very popular expression. Both of these are popular

momento?" Esta es una expresión muy popular . Ambas son

expressions. Okay? But that's more when you know each other in an informal

expresiones populares. ¿Bueno? Pero eso es más cuando se conocen en un

business context. So, let's run through that one again. "Hi, Mary. This is

contexto comercial informal. Entonces, repasemos eso de nuevo. "Hola, Mary. Habla

Susan. I'm calling to check if you got my email. Is this a good time to talk?"

Susan. Te llamo para ver si recibiste mi correo electrónico. ¿Es un buen momento para hablar?".

Okay? That's it.

¿Bueno? Eso es.

One, two, three — who you are, why you're calling, and if the person has

Uno, dos, tres: quién eres, por qué llamas y si la persona tiene

time to talk. And that's very important, and a lot of people miss this step.

tiempo para hablar. Y eso es muy importante, y mucha gente se pierde este paso.

Okay? They just do the first part, and sometimes they do the second part, and

¿Bueno? Solo hacen la primera parte, ya veces hacen la segunda parte, y

then they just continue with the second part without checking whether the other

luego continúan con la segunda parte sin verificar si la otra

person has any time to talk to them. And that's not very polite, and it's not

persona tiene tiempo para hablar con ellos. Y eso no es muy cortés, y no es

very professional. So, make sure that you do this so that you don't start

muy profesional. Entonces, asegúrate de hacer esto para que no empieces a

talking, and then the person will tell you: "I'm sorry, I'm sorry. I don't have

hablar, y luego la persona te dirá : "Lo siento, lo siento. No tengo

time to talk to you." And suddenly the whole conversation has become negative.

tiempo para hablar contigo". Y de repente toda la conversación se ha vuelto negativa.

And you don't want to do that; you want to keep all possibilities open in a

Y no quieres hacer eso; desea mantener todas las posibilidades abiertas en una

business situation. All right? So, this was how to start the call. Now let's

situación empresarial. ¿Todo bien? Entonces, esta fue la forma de iniciar la llamada. Ahora

look at how to end the call.

veamos cómo finalizar la llamada.

Okay. So, now you've had your conversation, you've finished your

Bueno. Entonces, ahora que ha tenido su conversación, ha terminado su

discussion with the person on the phone, and now it's time to end the call. So,

discusión con la persona en el teléfono y ahora es el momento de finalizar la llamada. Entonces,

there's usually one or two parts to that. So, let's look at the formal call

generalmente hay una o dos partes en eso. Entonces, veamos primero la llamada formal

first. All right? So, that's going to include: "Thanks", as well as possibly

. ¿Todo bien? Entonces, eso incluirá: "Gracias", así como posiblemente

talking about the future. Let's see how to do that. So, the thanking part can go

hablar sobre el futuro. Veamos cómo hacer eso. Entonces, la parte de agradecimiento puede

like this: "Thank you very much for your time", "Thank you very much for your

ser así: "Muchas gracias por su tiempo", "Muchas gracias por su

advice", "Thank you very much for your help" — whatever the context. Okay?

consejo", "Muchas gracias por su ayuda", sea cual sea el contexto. ¿Bueno?

Whatever the person did for you. "Thank you for your... very much for your

Lo que sea que la persona haya hecho por ti. " Gracias por tu... muchas por tus

recommendations", "for your suggestions", "for your input". All

recomendaciones", "por tus sugerencias", "por tu aporte". ¿Todo

right? Depending on the context, you can adapt this sentence. But you want to

bien? Dependiendo del contexto, puedes adaptar esta oración. Pero quieres

thank them, and you're... and by thanking them, you're also saying: "This

agradecerles, y estás... y al agradecerles, también les estás diciendo: "Esta

call is now coming to an end." All right? So: "Thank you very much for your

llamada está llegando a su fin". ¿Todo bien? Entonces: "Muchas gracias por tu

advice." If you're not saying anything more after that, if there's no future

consejo". Si no vas a decir nada más después de eso, si no hay

contact, then you could, if you wish, add another line: "I really appreciate

contacto futuro, entonces podrías, si lo deseas, agregar otra línea: "Realmente lo

it." Okay? And then that's the end of the call, and he will... that person

aprecio". ¿Bueno? Y luego ese es el final de la llamada, y él... esa persona

will hang up and you'll hang up.

colgará y tú colgarás.

But if you have something more planned in the future, then you could say just

Pero si tiene algo más planeado para el futuro, podría decir simplemente

this line: "Thank you very much for your advice. I look forward to meeting you in

esta línea: "Muchas gracias por su consejo. Espero conocerlo en

person", or "I look forward to meeting you at the conference". Or, if that's

persona" o "Espero conocerlo en la conferencia". . O, si esa

not the situation: "Thank you very much for your advice. I will keep you

no es la situación: "Muchas gracias por tu consejo. Te mantendré

informed." Okay? Whatever the situation was that... you know, this sentence will

informado". ¿Bueno? Sea cual sea la situación en la que... ya sabes, esta frase

depend on your particular conversation and you can adapt it accordingly. But,

dependerá de tu conversación particular y puedes adaptarla en consecuencia. Pero,

basically, thanking and making some reference to the future, if you have

básicamente, agradecer y hacer alguna referencia al futuro, si tienes

something to talk about in the future. All right? So, that's the formal

algo de qué hablar en el futuro. ¿Todo bien? Entonces, esa es la

situation. And in the informal context, again, with a colleague or a manager or

situación formal. Y en el contexto informal, nuevamente, con un colega o un gerente o

something, you could just say: "Thanks", instead of "Thank you". "Thanks, John",

algo así, podrías simplemente decir: "Gracias", en lugar de "Gracias". "Gracias, John",

"Thanks for your help, Mary." Very kind of informal, but still polite way to

"Gracias por tu ayuda, Mary". Una forma muy informal, pero aún educada, de

speak. And then, again, if there is something to talk about in the future,

hablar. Y luego, de nuevo, si hay algo de qué hablar en el futuro,

you could just say: "Well, see you on Wednesday", "See you later", "Talk to

podrías simplemente decir: "Bueno, nos vemos el miércoles", "Hasta luego", "

you later", "Bye for now". Okay? So, that's in the informal context. So,

Hablamos más tarde", "Adiós por ahora". ¿Bueno? Entonces, eso es en el contexto informal. Entonces,

again, really just two parts — thanking and possibly referring to the future in

nuevamente, en realidad solo dos partes: agradecer y posiblemente referirse al futuro de

some way.

alguna manera.

So, now, what's happened? We have covered how to start a call and how to

Entonces, ahora, ¿qué ha pasado? Hemos cubierto cómo iniciar una llamada y cómo

end a call, but how are you going to remember this? Well, here are some

finalizar una llamada, pero ¿cómo vas a recordar esto? Bueno, aquí hay algunas

suggestions. First, of course, you can go to our website at www.engvid.com.

sugerencias. En primer lugar, por supuesto, puede visitar nuestro sitio web en www.engvid.com.

There, you can do a quiz on this and really master these expressions, and

Allí, puedes hacer un cuestionario sobre esto y realmente dominar estas expresiones, y

know which is formal, which is informal. "What do I say first? What are the

saber cuál es formal y cuál es informal. "¿Qué digo primero? ¿Cuáles son los

steps?" There are not that many steps. Okay? They're really just three steps in

pasos?" No hay tantos pasos. ¿Bueno? En realidad son solo tres pasos en

the intro, one or two steps in the... in the ending and that's it, but you still

la introducción, uno o dos pasos en el... en el final y eso es todo, pero aún

need to practice it. You need to say it out loud. It's not enough for me to say

necesitas practicarlo. Tienes que decirlo en voz alta. No basta que yo lo

it and for you to hear it; it's for you to hear it yourself and to say it, and

diga y que tú lo escuches; es para que usted mismo lo escuche y lo diga,

to practice saying these words. Okay? So, you might want to go back, watch the

y practique decir estas palabras. ¿Bueno? Por lo tanto, es posible que desee volver atrás, ver el

video again, pause it, say them aloud. The more you get comfortable with saying

video nuevamente, pausarlo y decirlo en voz alta. Cuanto más te sientas cómodo al

it, the easier it will be when you actually have to make those kind of

decirlo, más fácil será cuando realmente tengas que hacer ese tipo de

phone calls in a business situation. Okay? You can also record yourself. All

llamadas telefónicas en una situación comercial. ¿Bueno? También puedes grabarte a ti mismo. ¿Todo

right? Record yourself on your phone, saying it; listen to yourself. Listen to

bien? Grábate en tu teléfono, diciéndolo; escucharte a ti mismo. Escucha

your accent, listen to your... your pronunciation. See if there's something

tu acento, escucha tu... tu pronunciación. A ver si hay algo

that you can correct. Compare it to my way of pronouncing something, and see if

que puedas corregir. Compáralo con mi forma de pronunciar algo y ve si

that will help you to speak more clearly. Okay? And another thing you can

eso te ayuda a hablar más claro. ¿Bueno? Y otra cosa que puedes

do is to try it with a friend. Okay? You can roleplay, you can... One person is

hacer es intentarlo con un amigo. ¿Bueno? Puedes hacer un juego de roles, puedes... Una persona está

calling, one person is the one who's receiving the call, and you can practice

llamando, una persona es la que recibe la llamada, y pueden practicar

this together. The main thing is to use it yourself. Don't just listen to this

esto juntos. Lo principal es usarlo usted mismo. No solo escuche esta

lesson or watch the lesson, but actually participate in it by speaking yourself.

lección o mire la lección, sino que realmente participe hablando usted mismo.

All right? So, that's it for now. Thanks very much for watching. Don't forget to

¿Todo bien? Entonces, eso es todo por ahora. Muchas gracias por mirar. No olvides

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series. Thanks very much for watching. Bye for now.

". Muchas gracias por mirar. Adiós por ahora.