How to start & end a business call: 3 easy steps

In this lesson, I'm going to show you how to start and end a business call.

Trong bài học này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách bắt đầu và kết thúc một cuộc gọi kinh doanh.

Now, this is part of my "Speak Like a Manager" series; it's one of the lessons

Bây giờ, đây là một phần trong loạt bài "Nói như một nhà quản lý" của tôi; đó là một trong những bài học

in that series. And those lessons basically all help you to either speak

trong loạt bài đó. Và những bài học đó về cơ bản đều giúp bạn nói

and communicate more effectively in a business context, whether you're already

và giao tiếp hiệu quả hơn trong bối cảnh kinh doanh, cho dù bạn đã

a manager, or you're aspiring to become a manager. Okay? So, let's get started,

là người quản lý hay bạn đang khao khát trở thành người quản lý. Được chứ? Vì vậy, hãy bắt đầu

and learn how you can start and end a business call in a professional way.

và tìm hiểu cách bạn có thể bắt đầu và kết thúc cuộc gọi kinh doanh một cách chuyên nghiệp.

So, as you can see, I've divided the board into two parts. In... first, we'll

Vì vậy, như bạn có thể thấy, tôi đã chia bảng thành hai phần. Trong... đầu tiên, chúng ta sẽ

look at a formal way to start a business call, and then we'll look at a slightly

xem xét một cách trang trọng để bắt đầu một cuộc gọi kinh doanh, sau đó chúng ta sẽ xem xét một cách trang trọng hơn một chút

more informal way. Now, even the informal way, it's still in the business

. Bây giờ, kể cả cách thức không chính thức, nó vẫn ở trong tình trạng kinh doanh

situation; you're not calling your buddies and your friends. Right? So,

; bạn không gọi cho bạn bè và bạn bè của bạn. Đúng? Vì vậy,

it's still going to be a call, perhaps to a colleague or to your manager, but

đó vẫn sẽ là một cuộc gọi, có thể là với đồng nghiệp hoặc người quản lý của bạn, nhưng là

somebody that you know; and in the first situation, in the formal one, it's more

người mà bạn biết; và trong tình huống đầu tiên , trong tình huống trang trọng, sẽ đúng hơn

when you're calling someone that you do not know, or you've met and you don't

khi bạn gọi cho ai đó mà bạn không biết, hoặc bạn đã gặp và bạn không

know very well. All right? So, in all cases, what we're going to do in

biết rõ lắm. Được chứ? Vì vậy, trong mọi trường hợp, những gì chúng ta sẽ làm khi

starting a call is have an introduction where you say who you are; then we're

bắt đầu cuộc gọi là giới thiệu bạn là ai; sau đó chúng tôi

going to have the purpose, which is why you're calling; and then a reference to

sẽ có mục đích, đó là lý do tại sao bạn gọi; và sau đó là tham chiếu đến

the time, which is how long — whether that person has time to talk to you.

thời gian, tức là bao lâu — liệu người đó có thời gian để nói chuyện với bạn hay không.

Okay? So, who, what, and whether the person has time. All right? So, first,

Được chứ? Vì vậy, ai, cái gì và liệu người đó có thời gian hay không. Được chứ? Vì vậy, đầu tiên,

you introduce yourself. Sorry. First, you say: "Hello". Right? "Hello, Mr.

bạn giới thiệu bản thân mình. Xin lỗi. Đầu tiên, bạn nói: "Xin chào". Đúng? "Xin chào, ông

Smith", because again, he's not your buddy or she... Right? So, you're not

Smith", bởi vì một lần nữa, anh ấy không phải là bạn của bạn hay cô ấy... Đúng không? Vì vậy, bạn sẽ không

going to say: "John" or "Bob"; you're going to say: "Mr. Smith", then you

nói: "John" hoặc "Bob"; bạn sẽ nói: "Mr. Smith", sau đó bạn

introduce yourself. "This is Sandra Bell from the HR department." Okay? Let's

giới thiệu bản thân. "Đây là Sandra Bell từ phòng nhân sự." Được chứ?

suppose they're... this is a huge organization; everybody does not know

Giả sử họ... đây là một tổ chức lớn; mọi người không biết

each other. So, Sandra Bell has to introduce herself nevertheless. So, she

nhau. Vì vậy, Sandra Bell vẫn phải tự giới thiệu. Vì vậy, cô ấy

could start off with something like this: "Hello, Mr. Smith. This is Sandra

có thể bắt đầu bằng câu gì đó như thế này: "Xin chào, ông Smith. Đây là Sandra

Bell from the HR department."

Bell từ phòng nhân sự."

Next: Why is she calling? "I'm calling to confirm that you received my email."

Tiếp theo: Tại sao cô ấy gọi? "Tôi đang gọi để xác nhận rằng bạn đã nhận được email của tôi."

Okay? So, that's one way, or: "I'm calling to confirm that you will be

Được chứ? Vì vậy, đó là một cách, hoặc: "Tôi gọi để xác nhận rằng bạn sẽ

attending the marketing conference in London. We would like to make some

tham dự hội nghị tiếp thị ở London. Chúng tôi muốn sắp xếp một số

travel arrangements." Okay? Or just that much even. And then, before going on

chuyến đi." Được chứ? Hoặc thậm chí chỉ bấy nhiêu thôi. Và sau đó, trước khi tiếp tục

about anything more, checking whether the person actually has time right now

bất cứ điều gì khác, hãy kiểm tra xem người đó có thực sự có thời gian

to talk to you. So, this is a polite, formal way to ask that: "Would you have

để nói chuyện với bạn hay không. Vì vậy, đây là một cách lịch sự, trang trọng để hỏi rằng: "Bạn

a few minutes to speak?" Okay? Let's run through the whole thing. "Hello, Mr.

có vài phút để nói không?" Được chứ? Hãy chạy qua toàn bộ điều. "Xin chào, ông

Smith. This is Sandra Bell from the HR department. I'm calling to confirm if

Smith. Đây là Sandra Bell từ phòng nhân sự . Tôi gọi điện để xác nhận xem

you're attending the marketing conference in London next week. Would

ông có tham dự hội nghị tiếp thị ở London vào tuần tới không. Ông

you have a few minutes to speak?" Okay? That's the whole script. And then Mr.

có thể cho vài phút để nói chuyện không?" Được chứ? Đó là toàn bộ kịch bản. Và sau đó ông

Smith is going to answer, and based on whatever his answer is, the conversation

Smith sẽ trả lời, và dựa trên câu trả lời của ông ấy là gì, cuộc trò chuyện

will continue, or Sandra will make a plan to call him back.

sẽ tiếp tục hoặc Sandra sẽ lên kế hoạch gọi lại cho ông ấy.

But let's suppose there are other situations in which you're calling

Nhưng giả sử có những tình huống khác mà bạn đang gọi cho

someone. All right? So, you could say, for example: "This is Sandra Bell. I was

ai đó. Được chứ? Vì vậy, bạn có thể nói, ví dụ: "Đây là Sandra Bell. Tôi

referred to you by Bob Johnson." Okay? You're giving the person some kind of

được Bob Johnson giới thiệu đến bạn." Được chứ? Bạn đang cung cấp cho người đó một số loại

context, so they know who you are, or why you're calling. And you could say,

bối cảnh để họ biết bạn là ai hoặc tại sao bạn gọi điện. Và bạn có thể nói

again: "I'm calling to talk to you about the... to discuss the marketing

lại: "Tôi gọi để nói chuyện với bạn về... để thảo luận về hội nghị tiếp thị

conference in London. Would you have a few minutes to speak?" Or: "Hello, Mr.

ở London. Bạn có thể có vài phút để nói chuyện không?" Hoặc: "Xin chào, ông

Smith. This is Sandra Bell. We met at the marketing conference in London. I'm

Smith. Đây là Sandra Bell. Chúng ta gặp nhau tại hội nghị tiếp thị ở London. Tôi

calling to confirm that you received my email. Would you have a few minutes to

gọi điện để xác nhận rằng ông đã nhận được email của tôi . Ông có thể

speak?" Okay? Or the same way, depending on the context, perhaps even when

nói chuyện vài phút không?" Được chứ? Hoặc theo cách tương tự, tùy thuộc vào ngữ cảnh, có lẽ ngay cả khi

we're... This is called "Speak Like a Manager" and we're talking about

chúng ta... Đây được gọi là "Nói chuyện như một người quản lý" và chúng ta đang nói về

business, but in any kind of formal situation; even in a university, perhaps

kinh doanh, nhưng trong bất kỳ tình huống trang trọng nào; ngay cả trong một trường đại học, có lẽ

you have to contact your professor. You could say: "Hello, Professor Smith. I'm

bạn phải liên hệ với giáo sư của mình. Bạn có thể nói: "Xin chào, Giáo sư Smith. Tôi

a student in your economics class. I'm calling to confirm the date of our

là sinh viên trong lớp kinh tế của bạn. Tôi gọi để xác nhận ngày kiểm tra của chúng tôi

examination" — or something like that — "Would you have a few minutes to speak?"

" - hoặc đại loại như thế - "Bạn có thể có vài phút để nói chuyện không?"

Okay? So, that's the formal situation.

Được chứ? Vì vậy, đó là tình hình chính thức.

Now let's look at the informal situation. Again, the same three steps:

Bây giờ chúng ta hãy nhìn vào tình hình không chính thức. Một lần nữa, ba bước tương tự:

You're going to say who you are, why you're calling, and check if the person

Bạn sẽ nói bạn là ai, tại sao bạn gọi điện và kiểm tra xem người đó

has time to talk. But now, you know the other person. All right? Perhaps you go

có thời gian để nói chuyện không. Nhưng bây giờ, bạn đã biết người kia. Được chứ? Có lẽ bạn đi

to lunch together, you know each other, you work with each other often. So, then

ăn trưa cùng nhau, bạn biết nhau, bạn làm việc với nhau thường xuyên. Vì vậy, sau đó

you're on a first-name basis, so you just call and you say: "Hi, John" or

bạn đang ở trên cơ sở tên riêng, vì vậy bạn chỉ cần gọi và nói: "Chào, John" hoặc

"Hi, Mary. This is Susan." Or it's Bill: "Hi, John. It's Bill. I'm calling to

"Chào, Mary. Đây là Susan." Hoặc đó là Bill: "Chào John. Bill đây. Tôi gọi để

check if you got my email." Now, you see how the language also changes? It's a

kiểm tra xem bạn có nhận được email của tôi không." Bây giờ, bạn thấy ngôn ngữ cũng thay đổi như thế nào? Đó là một

little more informal. Instead of saying: "I'm calling to confirm that you

chút không chính thức. Thay vì nói: "Tôi đang gọi để xác nhận rằng bạn

received my email", "I'm calling to check if you got my email." Okay?

đã nhận được email của tôi", "Tôi đang gọi để kiểm tra xem bạn đã nhận được email của tôi chưa." Được chứ?

Instead of saying: "I'm calling to confirm if you will be attending the

Thay vì nói: "Tôi gọi để xác nhận xem bạn có tham dự

marketing conference in London", you could just say: "I'm calling to... to

hội nghị tiếp thị ở Luân Đôn hay không", bạn chỉ cần nói: "Tôi gọi để... để

check if you're going to the marketing conference." Okay? So, you say the same

kiểm tra xem bạn có tham dự hội nghị tiếp thị không ." Được chứ? Vì vậy, bạn nói cùng một

information, but just expressed a little more informally. "Is this a good time?"

thông tin, nhưng chỉ diễn đạt một cách thân mật hơn một chút. "Đây có phải là một thời điểm tốt?"

instead of saying: "Would you have a few minutes to speak?" Okay? They know each

thay vì nói: "Bạn có vài phút để nói?" Được chứ? Họ biết

other, so: "Is this a good time to talk?" Or: "Am I catching you at a bad

nhau, vì vậy: "Đây có phải là thời điểm tốt để nói chuyện không?" Hoặc: "Tôi có bắt gặp bạn không

time?" This is a very popular expression. Both of these are popular

đúng lúc không?" Đây là một biểu hiện rất phổ biến. Cả hai đều là những

expressions. Okay? But that's more when you know each other in an informal

biểu hiện phổ biến. Được chứ? Nhưng đó là nhiều hơn khi bạn biết nhau trong bối cảnh kinh doanh không chính thức

business context. So, let's run through that one again. "Hi, Mary. This is

. Vì vậy, chúng ta hãy chạy qua cái đó một lần nữa. "Chào, Mary. Đây là

Susan. I'm calling to check if you got my email. Is this a good time to talk?"

Susan. Tôi gọi để kiểm tra xem bạn có nhận được email của tôi không. Đây có phải là thời điểm tốt để nói chuyện không?"

Okay? That's it.

Được chứ? Đó là nó.

One, two, three — who you are, why you're calling, and if the person has

Một, hai, ba — bạn là ai, tại sao bạn gọi điện và liệu người đó có

time to talk. And that's very important, and a lot of people miss this step.

thời gian để nói chuyện hay không. Và điều đó rất quan trọng, và rất nhiều người bỏ lỡ bước này.

Okay? They just do the first part, and sometimes they do the second part, and

Được chứ? Họ chỉ làm phần đầu tiên, và đôi khi họ làm phần thứ hai, và

then they just continue with the second part without checking whether the other

sau đó họ chỉ tiếp tục với phần thứ hai mà không kiểm tra xem người kia

person has any time to talk to them. And that's not very polite, and it's not

có thời gian để nói chuyện với họ hay không. Và điều đó không lịch sự lắm, và nó không

very professional. So, make sure that you do this so that you don't start

chuyên nghiệp lắm. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn làm điều này để không bắt đầu

talking, and then the person will tell you: "I'm sorry, I'm sorry. I don't have

nói chuyện, và sau đó người đó sẽ nói với bạn: "Tôi xin lỗi, tôi xin lỗi. Tôi không có

time to talk to you." And suddenly the whole conversation has become negative.

thời gian để nói chuyện với bạn." Và đột nhiên toàn bộ cuộc trò chuyện trở nên tiêu cực.

And you don't want to do that; you want to keep all possibilities open in a

Và bạn không muốn làm điều đó; bạn muốn giữ tất cả các khả năng mở trong một

business situation. All right? So, this was how to start the call. Now let's

tình huống kinh doanh. Được chứ? Vì vậy, đây là cách để bắt đầu cuộc gọi. Bây giờ hãy

look at how to end the call.

xem cách kết thúc cuộc gọi.

Okay. So, now you've had your conversation, you've finished your

Được chứ. Vì vậy, bây giờ bạn đã có cuộc trò chuyện của mình, bạn đã hoàn thành

discussion with the person on the phone, and now it's time to end the call. So,

cuộc thảo luận với người trên điện thoại và bây giờ là lúc kết thúc cuộc gọi. Vì vậy,

there's usually one or two parts to that. So, let's look at the formal call

thường có một hoặc hai phần cho điều đó. Vì vậy, trước tiên hãy xem cuộc gọi chính thức

first. All right? So, that's going to include: "Thanks", as well as possibly

. Được chứ? Vì vậy, điều đó sẽ bao gồm: "Cảm ơn", cũng như có thể

talking about the future. Let's see how to do that. So, the thanking part can go

nói về tương lai. Hãy xem làm thế nào để làm điều đó. Vì vậy, phần cảm ơn có thể diễn ra

like this: "Thank you very much for your time", "Thank you very much for your

như sau: "Cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian cho bạn ", "Cảm ơn rất nhiều vì lời khuyên của bạn

advice", "Thank you very much for your help" — whatever the context. Okay?

", "Cảm ơn rất nhiều vì sự giúp đỡ của bạn" — bất kể trong ngữ cảnh nào. Được chứ?

Whatever the person did for you. "Thank you for your... very much for your

Bất cứ điều gì người đó đã làm cho bạn. "Cảm ơn vì... rất nhiều vì những

recommendations", "for your suggestions", "for your input". All

đề xuất của bạn", "về những gợi ý của bạn", "về những ý kiến ​​đóng góp của bạn".

right? Depending on the context, you can adapt this sentence. But you want to

Được chứ? Tùy thuộc vào ngữ cảnh, bạn có thể điều chỉnh câu này. Nhưng bạn muốn

thank them, and you're... and by thanking them, you're also saying: "This

cảm ơn họ, và bạn... và bằng cách cảm ơn họ, bạn cũng đang nói: "Cuộc

call is now coming to an end." All right? So: "Thank you very much for your

gọi này sắp kết thúc." Được chứ? Vì vậy: "Cảm ơn bạn rất nhiều vì lời khuyên của bạn

advice." If you're not saying anything more after that, if there's no future

." Nếu bạn không nói gì thêm sau đó, nếu không có liên hệ nào trong tương

contact, then you could, if you wish, add another line: "I really appreciate

lai, thì nếu muốn, bạn có thể thêm một dòng nữa: "Tôi thực sự đánh giá cao

it." Okay? And then that's the end of the call, and he will... that person

điều đó." Được chứ? Và sau đó cuộc gọi kết thúc , và anh ấy sẽ... người đó

will hang up and you'll hang up.

sẽ cúp máy và bạn sẽ cúp máy.

But if you have something more planned in the future, then you could say just

Nhưng nếu bạn có kế hoạch gì đó hơn trong tương lai, thì bạn có thể chỉ nói

this line: "Thank you very much for your advice. I look forward to meeting you in

dòng này: "Cảm ơn rất nhiều vì lời khuyên của bạn . Tôi rất mong được gặp trực tiếp

person", or "I look forward to meeting you at the conference". Or, if that's

bạn" hoặc "Tôi rất mong được gặp bạn tại hội nghị" . Hoặc, nếu đó

not the situation: "Thank you very much for your advice. I will keep you

không phải là trường hợp: "Cảm ơn rất nhiều vì lời khuyên của bạn. Tôi sẽ

informed." Okay? Whatever the situation was that... you know, this sentence will

thông báo cho bạn." Được chứ? Dù tình huống đó là gì... bạn biết đấy, câu này sẽ

depend on your particular conversation and you can adapt it accordingly. But,

phụ thuộc vào cuộc trò chuyện cụ thể của bạn và bạn có thể điều chỉnh nó cho phù hợp. Nhưng,

basically, thanking and making some reference to the future, if you have

về cơ bản, cảm ơn và đưa ra một số tham chiếu đến tương lai, nếu bạn có

something to talk about in the future. All right? So, that's the formal

điều gì đó để nói về tương lai. Được chứ? Vì vậy, đó là

situation. And in the informal context, again, with a colleague or a manager or

tình hình chính thức. Và trong bối cảnh thân mật, một lần nữa, với đồng nghiệp hoặc người quản lý hoặc

something, you could just say: "Thanks", instead of "Thank you". "Thanks, John",

một cái gì đó, bạn chỉ có thể nói: "Cảm ơn", thay vì "Cảm ơn". "Cảm ơn, John",

"Thanks for your help, Mary." Very kind of informal, but still polite way to

"Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn, Mary." Cách nói rất thân mật nhưng vẫn lịch sự

speak. And then, again, if there is something to talk about in the future,

. Và sau đó, một lần nữa, nếu có điều gì đó để nói trong tương lai,

you could just say: "Well, see you on Wednesday", "See you later", "Talk to

bạn có thể chỉ cần nói: "Chà, hẹn gặp lại vào thứ Tư", "Hẹn gặp lại sau", "Nói chuyện với

you later", "Bye for now". Okay? So, that's in the informal context. So,

bạn sau", "Tạm biệt". Được chứ? Vì vậy, đó là trong bối cảnh không chính thức. Vì vậy,

again, really just two parts — thanking and possibly referring to the future in

một lần nữa, thực sự chỉ có hai phần - cảm ơn và có thể đề cập đến tương lai theo

some way.

một cách nào đó.

So, now, what's happened? We have covered how to start a call and how to

Vì vậy, bây giờ, những gì đã xảy ra? Chúng tôi đã đề cập đến cách bắt đầu cuộc gọi và cách

end a call, but how are you going to remember this? Well, here are some

kết thúc cuộc gọi, nhưng làm thế nào để bạn ghi nhớ điều này? Vâng, đây là một số

suggestions. First, of course, you can go to our website at www.engvid.com.

gợi ý. Đầu tiên, tất nhiên, bạn có thể vào trang web của chúng tôi tại www.engvid.com.

There, you can do a quiz on this and really master these expressions, and

Ở đó, bạn có thể làm một bài kiểm tra về điều này và thực sự nắm vững những cách diễn đạt này, đồng thời

know which is formal, which is informal. "What do I say first? What are the

biết đâu là trang trọng, đâu là trang trọng. "Tôi phải nói gì trước? Các

steps?" There are not that many steps. Okay? They're really just three steps in

bước là gì?" Không có nhiều bước như vậy. Được chứ? Chúng thực sự chỉ là ba bước trong

the intro, one or two steps in the... in the ending and that's it, but you still

phần giới thiệu, một hoặc hai bước trong... ở phần kết thúc và chỉ có vậy thôi, nhưng bạn vẫn

need to practice it. You need to say it out loud. It's not enough for me to say

cần phải thực hành nó. Bạn cần phải nói to lên. Nó không đủ để tôi

it and for you to hear it; it's for you to hear it yourself and to say it, and

nói và cho bạn nghe nó; là để chư vị tự mình nghe, tự mình nói ra,

to practice saying these words. Okay? So, you might want to go back, watch the

và tập nói những lời này. Được chứ? Vì vậy, bạn có thể muốn quay lại, xem

video again, pause it, say them aloud. The more you get comfortable with saying

lại video, tạm dừng, nói to chúng. Bạn càng cảm thấy thoải mái khi nói

it, the easier it will be when you actually have to make those kind of

ra thì càng dễ dàng hơn khi bạn thực sự phải thực hiện những

phone calls in a business situation. Okay? You can also record yourself. All

cuộc điện thoại kiểu đó trong một tình huống kinh doanh. Được chứ? Bạn cũng có thể ghi lại chính mình.

right? Record yourself on your phone, saying it; listen to yourself. Listen to

Được chứ? Ghi lại chính mình trên điện thoại của bạn, nói điều đó; lắng nghe chính mình. Lắng

your accent, listen to your... your pronunciation. See if there's something

nghe giọng của bạn, lắng nghe... cách phát âm của bạn. Xem nếu có một cái gì đó

that you can correct. Compare it to my way of pronouncing something, and see if

mà bạn có thể sửa chữa. Hãy so sánh nó với cách tôi phát âm một cái gì đó, và xem liệu

that will help you to speak more clearly. Okay? And another thing you can

điều đó có giúp bạn nói rõ ràng hơn không . Được chứ? Và một điều khác bạn có thể

do is to try it with a friend. Okay? You can roleplay, you can... One person is

làm là thử nó với một người bạn. Được chứ? Bạn có thể nhập vai, bạn có thể... Một người đang

calling, one person is the one who's receiving the call, and you can practice

gọi, một người là người nhận cuộc gọi và bạn có thể thực hành

this together. The main thing is to use it yourself. Don't just listen to this

điều này cùng nhau. Điều chính là để sử dụng nó cho mình. Đừng chỉ nghe

lesson or watch the lesson, but actually participate in it by speaking yourself.

bài học này hoặc xem bài học, mà hãy thực sự tham gia vào nó bằng cách tự nói.

All right? So, that's it for now. Thanks very much for watching. Don't forget to

Được chứ? Vì vậy, đó là nó cho bây giờ. Cảm ơn rất nhiều vì đã xem. Đừng quên

subscribe to continue to get lots more lessons in the "Speak Like a Manager"

đăng ký để tiếp tục nhận được nhiều bài học khác trong sê-ri "Nói như một nhà quản lý

series. Thanks very much for watching. Bye for now.

". Cảm ơn rất nhiều vì đã xem. Tạm biệt bây giờ.