How to Write a Formal Email: 12 Rules

Hi. I'm Rebecca from engVid. In the next few

سلام. من ربکا از engVid هستم. در چند

minutes, you'll learn how to write a formal

دقیقه آینده، یاد خواهید گرفت که چگونه یک ایمیل رسمی بنویسید

email and what principles you can follow of what you should do and what you should not

و چه اصولی را می توانید در مورد کارهایی که باید انجام دهید و کارهایی که نباید

do. Okay? So, when do you need to write a

انجام دهید، دنبال کنید. باشه؟ بنابراین، چه زمانی باید یک

formal email? Because today we do write lots

ایمیل رسمی بنویسید؟ از آنجا که امروزه ما

of emails, there's no question about it, and

ایمیل های زیادی می نویسیم، هیچ سوالی در مورد آن وجود ندارد و

definitely all of them should not be formal.

قطعاً همه آنها نباید رسمی باشند.

Once we have a relationship with someone at

زمانی که با فردی در

work or outside of work, we don't write formal

محل کار یا خارج از محل کار رابطه برقرار می کنیم، ایمیل رسمی نمی نویسیم

emails. Right? But sometimes you do need to

. درست؟ اما گاهی اوقات لازم است

write a formal email. For example, if you're

یک ایمیل رسمی بنویسید. به عنوان مثال، اگر

applying for a job, or if you're trying to get a new client, or if you're writing to

برای شغلی درخواست می دهید، یا اگر در تلاش برای جذب مشتری جدید هستید، یا اگر در حال نوشتن برای

a university. Right? Then you do need to be more formal. And in general, we need to be

یک دانشگاه هستید. درست؟ سپس شما باید رسمی تر باشید. و به طور کلی،

more formal whenever we're writing to someone

هر زمان که برای کسی

that we don't know already. Okay? So that's

که قبلاً نمی‌شناسیم نامه می‌نویسیم، باید رسمی‌تر رفتار کنیم. باشه؟ بنابراین این

kind of the way that you can decide if I should

راهی است که شما می توانید تصمیم بگیرید که آیا باید

write a formal email or an informal email.

یک ایمیل رسمی بنویسم یا یک ایمیل غیررسمی.

Okay? So now, what I'm going to do is I'm going to present the 12 principles that you

باشه؟ بنابراین اکنون، کاری که می‌خواهم انجام دهم این است که 12 اصل را که

can follow, the 12 kind of rules, and then I'll

می‌توانید دنبال کنید، 12 نوع قانون را ارائه می‌دهم، و سپس به

also show you how to apply those principles

شما نشان می‌دهم که چگونه

by working and checking an actual email which

با کار کردن و بررسی یک اصل واقعی، آن اصول را اعمال کنید. ایمیلی که

has some of these mistakes, and then we'll

برخی از این اشتباهات را دارد، و سپس

go through it together, and you can help me to find and correct the mistakes. Okay? So,

با هم آن را بررسی می کنیم، و شما می توانید به من کمک کنید تا اشتباهات را پیدا کرده و اصلاح کنم. باشه؟ پس بزن که

here we go.

بریم.

All right, so the first thing, and some of

بسیار خوب، پس اولین چیز، و برخی از

these... Okay, before I start, some of these

اینها... بسیار خوب، قبل از شروع، ممکن است برخی از اینها

might seem really obvious, and you're going to

واقعاً واضح به نظر برسند ، و شما خواهید

say, "Rebecca, I know that." But some people

گفت: "ربکا، من این را می دانم." اما برخی از مردم این کار را

don't. I'm sure you do, but some other people

نمی کنند. من مطمئن هستم که شما انجام می دهید، اما برخی از افراد دیگر

don't somewhere. So, if you know it, great.

در جایی این کار را نمی کنند. بنابراین، اگر آن را بلد باشید، عالی است.

If you don't, then just make sure you remember

اگر این کار را نمی کنید، پس فقط مطمئن شوید که

it from now on. Okay. So, the first thing

از این به بعد آن را به خاطر می آورید. باشه. بنابراین، اولین چیز

is emoticons. What are emoticons? Okay, so emoticons, first of all, are these kind of

شکلک ها است. شکلک ها چیست؟ بسیار خوب، پس شکلک ها، اول از همه، این نوع

little cute symbols, smiley faces, and things

نمادهای زیبای کوچک، صورتک ها و چیزهایی

like that that we use a lot today. All right?

از این قبیل هستند که امروزه زیاد استفاده می کنیم. خیلی خوب؟

In texting and so on, but we should not use

در ارسال پیامک و غیره، اما نباید

them in formal emails. Okay? So, no emoticons.

در ایمیل های رسمی از آنها استفاده کنیم. باشه؟ بنابراین، بدون شکلک. در مرحله

Next, texting kind of short forms and texting

بعد، ارسال پیامک با فرم‌های کوتاه و

language, such as "How are you?" written as

زبان پیامک، مانند "حالت چطور است؟" به صورت

an "r" and a "u", or "why", the word "why" written just as a "y", or "I see", as in "I

"r" و "u"، یا "why"، کلمه "why" که فقط به عنوان "y" نوشته می شود، یا "می بینم"، مانند "من می

understand", just written as the letters

فهمم"، فقط به عنوان حروف

"ic". Now, this is perfectly okay when you're

"ic" نوشته می شود. ". اکنون، وقتی به

texting your friends or even other people that you know well, but it is certainly not

دوستان خود یا حتی افراد دیگری که خوب می شناسید پیامک می فرستید، کاملاً مشکلی ندارد، اما مطمئناً

okay to use in a formal email. It doesn't make you look good. You always want to use

استفاده از آن در یک ایمیل رسمی اشکالی ندارد. این شما را خوب جلوه نمی دهد.

your best English when you're approaching someone for the first time. Okay?

وقتی برای اولین بار به کسی نزدیک می شوید همیشه می خواهید از بهترین انگلیسی خود استفاده کنید . باشه؟

Next, slang. No slang and no jokes. Why? Well,

بعد، زبان عامیانه. بدون حرف های عامیانه و بدون شوخی. چرا؟ خوب،

slang is just not proper with... In a formal

زبان عامیانه با آن مناسب نیست... در یک

situation, so you want to stay away from that,

موقعیت رسمی، بنابراین شما می خواهید از آن دوری کنید،

and you want to avoid jokes because humor

و می خواهید از شوخی بپرهیزید، زیرا طنز

is a very culturally sensitive issue, and what you consider funny might not be what

یک موضوع بسیار حساس فرهنگی است، و آنچه شما خنده دار می دانید ممکن است آن چیزی نباشد که

somebody else considers funny, so it's best to

دیگران موارد دیگر خنده دار است، بنابراین بهتر است از

avoid the jokes. And by slang, I mean things

شوخی ها خودداری کنید. و منظورم از زبان عامیانه، جملاتی

like saying "I screwed up" or instead of saying

مانند گفتن "گند زدم " یا به جای گفتن

"I made a mistake" or saying "I was zonked"

"اشتباه کردم" یا گفتن "من زونک شده بودم" را

when you want to say "I was exhausted". Okay?

وقتی می خواهید بگویید " خسته بودم". باشه؟

Try to find the equivalent, proper English

سعی کنید کلمه انگلیسی معادل و مناسب را

word for whatever it is you're trying to express. Okay?

برای هر چیزی که می خواهید بیان کنید پیدا کنید. باشه؟

Next, try to avoid idioms in a formal email.

در مرحله بعد، سعی کنید از اصطلاحات در یک ایمیل رسمی اجتناب کنید.

Now, you'll see that on our website, we have

اکنون، خواهید دید که در وب سایت ما، ما

a lot of lessons about idioms and even business

درس های زیادی در مورد اصطلاحات و حتی

idioms, and it's perfectly okay and good for

اصطلاحات تجاری داریم، و کاملاً خوب است و برای

you to learn them and even try to start using

شما خوب است که آنها را یاد بگیرید و حتی سعی کنید

them when you're talking to your colleagues

زمانی که با همکاران خود صحبت می کنید از آنها استفاده کنید.

at work or other people at work. Again, people

در محل کار یا افراد دیگر در محل کار. باز هم افراد

and situations with which you're familiar.

و موقعیت هایی که با آنها آشنا هستید.

Okay? But if you're reaching out for the first

باشه؟ اما اگر برای اولین

time to someone, idioms are not considered

بار به سراغ کسی می روید، اصطلاحات به عنوان

formal ways of expressing yourself. For example,

راه های رسمی برای بیان خود در نظر گرفته نمی شوند. به عنوان مثال،

if you want to say that something was extremely

اگر می خواهید بگویید که چیزی بسیار

easy, use those words. Don't say "It was a piece of cake", which is an idiom. Okay?

آسان بود، از آن کلمات استفاده کنید. نگویید " یک تکه کیک بود" که یک اصطلاح است. باشه؟

If you want to say "This was the strategy that I followed", say that. Don't say "That

اگر می خواهید بگویید "این استراتژی بود که من دنبال کردم"، آن را بگویید. نگویید "این

was the game plan." Okay? So, avoid idioms in formal emails.

برنامه بازی بود." باشه؟ بنابراین، از اصطلاحات در ایمیل های رسمی خودداری کنید.

Next, contractions. Now, this is a little bit

بعد، انقباضات. اکنون، این کمی

tricky because sometimes we can use contractions,

مشکل است، زیرا گاهی اوقات می‌توانیم از انقباضات استفاده کنیم،

but overall, if you're trying to be really formal, then avoid contractions when it's

اما در کل، اگر می‌خواهید واقعاً رسمی باشید، از انقباضات زمانی که

a subject or a verb. So, instead of "I'll", "I will contact you tomorrow", say "I will

فاعل یا فعل است اجتناب کنید. بنابراین، به جای «من»، «فردا با شما تماس خواهم گرفت»، بگویید «

contact you tomorrow". Instead of "we'll", say "we will". Okay? Instead of "don't",

فردا با شما تماس خواهم گرفت». به جای "ما خواهیم کرد" بگویید "ما خواهیم کرد". باشه؟ به جای "نکن"

say "do not". Instead of "can't", say "cannot",

بگو "نکن". به جای "نمی توانم" بگویید "نمی توانم"

and so on. Okay? So, avoid the contractions.

و غیره. باشه؟ بنابراین، از انقباضات خودداری کنید.

Don't make it sound unnaturally formal, but keep it formal. Okay?

آن را غیرطبیعی رسمی جلوه ندهید ، بلکه آن را رسمی نگه دارید. باشه؟

All right. Next, avoid abbreviations. All right? What do I mean by abbreviations? For

خیلی خوب. بعد از اختصارات خودداری کنید. خیلی خوب؟ منظورم از اختصارات چیست؟ به عنوان

example, even in business correspondence, we often say "ASAP". Now, "ASAP" means "as

مثال، حتی در مکاتبات تجاری، ما اغلب می گوییم "ASAP". اکنون "ASAP" به معنای "در

soon as possible". Okay? But you don't want to use that the first time you're reaching

اسرع وقت" است. باشه؟ اما نمی‌خواهید اولین باری که با شخصی تماس می‌گیرید از آن استفاده کنید

out to someone, or you don't want to use that

، یا نمی‌خواهید از آن

in a formal email. Write out all the words.

در یک ایمیل رسمی استفاده کنید. تمام کلمات را بنویسید

"As soon as possible". Also, in case you're communicating in English with people from

"در اسرع وقت". همچنین، اگر به زبان انگلیسی با افرادی از

around the world, they might not know those

سراسر جهان ارتباط برقرار می‌کنید، ممکن است آن‌ها این

kind of short forms and abbreviations. Okay?

نوع اشکال کوتاه و اختصارات را نشناسند. باشه؟

And you don't want to make it that they feel

و شما نمی خواهید کاری کنید که آنها احساس

bad or they just simply don't understand what

بدی داشته باشند یا به سادگی آنچه را که

you've written. Okay? So, don't say "ASAP", say "as soon as possible".

شما نوشته اید را نمی فهمند. باشه؟ بنابراین، "به زودی" نگویید، بگویید "در اسرع وقت".

And even things like "info" instead of "information".

و حتی چیزهایی مانند "اطلاعات" به جای "اطلاعات".

All right? Again, when you know somebody well,

خیلی خوب؟ دوباره، وقتی کسی را خوب می‌شناسید،

you can use those short forms; when you don't,

می‌توانید از آن فرم‌های کوتاه استفاده کنید. وقتی این کار را نمی کنید، از

avoid them. All right? Okay. So, that... Those

آنها دوری کنید. خیلی خوب؟ باشه. بنابراین، که... اینها ابتدا

were some basic first... The first six are

برخی ابتدایی بودند ... شش مورد اول

pretty basic. Now we come to some little more

بسیار ابتدایی هستند. اکنون به اصول کمی جدی تری می رسیم

serious principles that you should follow. And in fact, these are so serious that we

که باید از آنها پیروی کنید. و در واقع، اینها آنقدر جدی هستند که ما

have lessons on engVid on each and every one

در مورد هر یک

of these lessons, these principles. Okay?

از این درسها، این اصول، درسهایی در مورد engVid داریم. باشه؟

So, if you're not sure when I explain them

بنابراین، اگر زمانی که آنها را توضیح می‌دهم مطمئن نیستید

or you want more ideas of how to do it well,

یا می‌خواهید ایده‌های بیشتری در مورد نحوه انجام آن به خوبی داشته باشید،

then I'll also show you where you can watch lessons on these.

سپس به شما نشان می‌دهم که کجا می‌توانید درس‌هایی را در این مورد تماشا کنید.

So, number seven, subject lines. What's the subject line? When we send an email at the

بنابراین، شماره هفت، خطوط موضوع. موضوع چیست؟ وقتی ایمیلی را در

top-right, what do we see? Whatever somebody

بالا سمت راست ارسال می کنیم، چه چیزی را می بینیم؟ هر چه کسی

writes is the main subject. What is that email

بنویسد موضوع اصلی است . آن ایمیل

about? Now, unfortunately, I do still receive

در مورد چیست؟ اکنون، متأسفانه، من هنوز

a lot of emails where people are just not

ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنم که در آن افراد

writing anything in the subject line. So,

چیزی در موضوع موضوع نمی‌نویسند. بنابراین،

sometimes there's nothing written, or sometimes

گاهی اوقات چیزی نوشته نمی شود، یا گاهی اوقات

they just write "re", which means "regarding";

آنها فقط می نویسند "re"، که به معنای "در نظر گرفتن" است.

it's short for "regarding", but then they

خلاصه "در نظر گرفتن" است، اما بعد از آن

don't write anything after that. Or they write

چیزی نمی نویسند . یا می نویسند

"ref", which means "referring to" or "referenced

«رف» یعنی «اشاره به» یا «اشاره

to", but again, sometimes they write nothing

به» اما باز هم گاهی

after that. And that's all really bad because

بعد از آن چیزی نمی نویسند. و همه اینها واقعاً بد است زیرا

today people are getting so many emails, so if you want anyone to open your email, you

امروزه مردم ایمیل های زیادی دریافت می کنند، بنابراین اگر می خواهید کسی ایمیل شما را باز کند،

really need to write a strong subject line. And there are some very good ways in which

واقعاً باید یک موضوع قوی بنویسید. و راه‌های بسیار خوبی وجود دارد که از طریق آنها

you can do that, which I show you in my other

می‌توانید این کار را انجام دهید، که در درس دیگرم به شما نشان می‌دهم

lesson. Even if you write a word, like "meeting",

. حتی اگر یک کلمه بنویسید، مانند "جلسه"،

okay? Suppose you're writing to somebody about

خوب است؟ فرض کنید در حال نوشتن برای کسی در مورد

the meeting. Is that a good subject line?

جلسه هستید. آیا این یک موضوع خوب است؟

No, that's a bad subject line because what are

نه، موضوع بدی است، زیرا

you saying about the meeting? Which meeting?

در مورد جلسه چه می گویید؟ کدام جلسه؟ چه

When? What? So, are you saying... Requesting

زمانی؟ چی؟ بنابراین، آیا می گویید... درخواست

a meeting? Canceling a meeting? Postponing

ملاقات دارید؟ لغو یک جلسه؟ به تعویق انداختن

a meeting? Rescheduling a meeting? Those are

جلسه؟ زمان بندی مجدد جلسه؟ اینها

the words you need to write, okay? And again,

کلماتی هستند که باید بنویسی، باشه؟ و دوباره،

if you want to learn how to write those, I'll

اگر می‌خواهید یاد بگیرید که چگونه آن‌ها را بنویسید، به

show you where you can watch a lesson on that.

شما نشان می‌دهم که کجا می‌توانید یک درس در مورد آن تماشا کنید.

Okay, next, "salutations". So, "salutations"

خوب، بعد، "سلام". بنابراین، «سلام»

are how we begin and end the letter. Like

نحوه شروع و پایان نامه است. مانند

in an informal email, you just say "hi" or "hey" or "hey, John" or "hi, Mary" or even

یک ایمیل غیررسمی، شما فقط می گویید "سلام" یا "هی" یا "هی، جان" یا "سلام، مریم" یا حتی

"hello", okay? And you might end an informal

"سلام"، باشه؟ و ممکن است یک

email by just saying "take care", okay, or

ایمیل غیررسمی را فقط با گفتن «مراقب باش»، خوب، یا «

"bye" or something like that, or "see you

خداحافظ» یا چیزی شبیه به آن، یا «

later", but in a formal email, obviously you

بعداً می‌بینم» پایان دهید، اما در یک ایمیل رسمی، بدیهی است که شما

don't want to do that. So again, we have a

نمی‌خواهید این کار را انجام دهید. بنابراین دوباره، ما یک

lesson on that, I have a lesson on that, where

درسی در مورد آن داریم، من یک درسی در مورد آن دارم، که در آن

you can learn what's the proper formal way to

شما می توانید یاد بگیرید که راه رسمی مناسب برای

begin, and that's usually with "dear" something.

شروع چیست، و این معمولاً با چیزی "عزیز" است.

If you don't know the person's last name... First

اگر نام خانوادگی فرد را نمی دانید ...

name, or if you... Sorry. Even if you know the

نام، یا اگر شما ... متاسفم. حتی اگر

person's first name, you should use the person's

نام فرد را می دانید، باید از

last name. Always start more formally with all

نام خانوادگی فرد استفاده کنید. همیشه با همه اینها رسمی تر شروع کنید،

of this, okay? The thing to keep in mind, the

خوب؟ نکته ای که باید در نظر داشته باشید،

point to keep in mind is to start more formally,

نکته ای که باید در نظر داشته باشید این است که به طور رسمی تر شروع کنید،

and then as you start to correspond with someone

و سپس با شروع مکاتبه با شخصی

and they become more informal, then you can also

و غیررسمی تر شدن آنها ، می توانید سبک

adjust your letter-writing style accordingly.

نامه نگاری خود را نیز بر این اساس تنظیم کنید.

Okay? So here, you could start with, like, "Dear

باشه؟ بنابراین، در اینجا، می توانید با "

Mr. Johnson", okay? And you could end with "Yours

آقای جانسون عزیز" شروع کنید، خوب؟ و شما می توانید با "

sincerely", okay? Something like that. Again,

ارادتمند شما" پایان دهید، باشه؟ یه چیزی شبیه اون. باز هم

there is a system of how to start and how to end based on how formal it is,

سیستمی وجود دارد که بر اساس رسمی بودن آن چگونه شروع و چگونه خاتمه دهید

and you need to know that system so that you can use it in the right time.

و باید آن سیستم را بشناسید تا بتوانید در زمان مناسب از آن استفاده کنید.

Now, intensifiers. Okay? I have recently released

در حال حاضر، تشدید کننده ها. باشه؟ من اخیراً

a lesson on this, and a lot of people really like

درسی در این مورد منتشر کرده ام و بسیاری از مردم آن درس را واقعاً دوست دارند

that lesson because they were using this word

زیرا آنها از این کلمه "

"really" a lot. For example, "really" is an

واقعا" زیاد استفاده می کردند. به عنوان مثال، "واقعا" یک

intensifier. What does it mean? If I want to say

تشدید کننده است. چه مفهومی داره؟ اگر بخواهم بگویم

that I was very interested, I could say I was

که بسیار علاقه مند بودم، می توانم بگویم که

really interested, but you don't want to keep

واقعاً علاقه مند بودم، اما شما نمی خواهید

using "really" all the time because it's rather

همیشه از "واقعا" استفاده کنید، زیرا نسبتاً

informal. It's fine to use it when you're

غیررسمی است. استفاده از آن هنگام

speaking. We tend to use it a lot when we're

صحبت کردن خوب است. ما تمایل داریم از آن در هنگام صحبت زیاد استفاده کنیم.

speaking; I just used it. But when you're writing,

من فقط استفاده کردم اما وقتی در حال نوشتن هستید،

and especially when you're writing more formally,

و به خصوص زمانی که به صورت رسمی تر می نویسید،

you want to use something more formal. For

می خواهید از چیزی رسمی تر استفاده کنید. به عنوان

example, you could say, "I'm extremely interested."

مثال، می توانید بگویید: "من بسیار علاقه مند هستم."

Instead of saying, "I so appreciate", again, "so"

به جای اینکه بگویید «من خیلی قدردانی می کنم»، دوباره «پس»

is informal, you can say, "I truly appreciate",

غیررسمی است، می توانید بگویید «من واقعاً قدردانی می کنم»،

"I sincerely appreciate". Okay? And these wonderful expressions with intensifiers,

«صمیمانه قدردانی می کنم». باشه؟ و این عبارات فوق‌العاده با تقویت‌کننده‌ها،

you can learn, and you can start to use them

می‌توانید یاد بگیرید، و می‌توانید به طور

more naturally in your writing. Okay? It'll also

طبیعی‌تر از آنها در نوشتار خود استفاده کنید. باشه؟ همچنین

show that your English is much more advanced.

نشان می دهد که انگلیسی شما بسیار پیشرفته تر است.

Okay. Of course, the verbs and the nouns that

باشه. البته افعال و اسم هایی که

we use are very important, and sometimes people

استفاده می کنیم بسیار مهم هستند و گاهی اوقات مردم

don't realize that they're using an informal

متوجه نمی شوند که از یک لغت غیر رسمی استفاده می کنند

vocab... Verb. For example, instead of saying,

... فعل. به عنوان مثال، به جای گفتن

"Fix the problem", what could you say? This is

«مشکل را برطرف کن»، چه چیزی می توانید بگویید؟ این

something we just say casually. Right? So, we

چیزی است که ما به طور معمول می گوییم. درست؟ بنابراین،

could say, "We need to resolve the issue." Or

می‌توانیم بگوییم، "ما باید موضوع را حل کنیم." یا

instead of saying, "We need to use the new ideas

به جای گفتن "ما باید از ایده های جدید

in our company", you need to say, "I need to

در شرکت خود استفاده کنیم"، باید بگویید "من باید

implement these ideas", or "implement these

این ایده ها را اجرا کنم" یا "این

recommendations", or "implement these policies".

توصیه ها را اجرا کنم" یا "این سیاست ها را اجرا کنید".

Okay? And in fact, in my series on Speak Like

باشه؟ و در واقع، در مجموعه من در Speak Like

a Manager, we talk about exactly how to raise

a Manager، دقیقاً در مورد چگونگی بالا بردن

your English level by using these kind of very

سطح انگلیسی خود با استفاده از این نوع

powerful verbs. Okay? So you might want to check

افعال بسیار قدرتمند صحبت می کنیم. باشه؟ بنابراین ممکن است بخواهید

that out. Also, certain nouns. People have gotten

آن را بررسی کنید. همچنین اسامی خاص. مردم

used to using a lot of nouns when we're speaking

عادت کرده اند زمانی که ما

casually, like "stuff", you know, "I need to

به طور معمولی صحبت می کنیم از اسم های زیادی استفاده کنند، مانند "چیزها"، می دانید، "باید

take... Get my stuff.", "Can you give me those

بردارم... وسایلم را بگیر."، "می توانی آن چیزها را به من بدهی

things?" or "Hey, you guys.", and that's fine

؟" یا "هی، بچه ها."، و این

in regular, casual conversation, even at work,

در مکالمه معمولی و معمولی ، حتی در محل کار،

with people you really know well. But when you're

با افرادی که واقعاً خوب می شناسید، خوب است. اما وقتی در حال

writing a formal email, don't use that language.

نوشتن یک ایمیل رسمی هستید، از آن زبان استفاده نکنید.

Okay? It really doesn't look good. Say what you

باشه؟ واقعا ظاهرش خوب نیست آنچه را که

want to say. Talk... Use the exact word. Instead

می خواهید بگویید بگویید. صحبت کن ... دقیقا از کلمه استفاده کن. به جای

of saying "stuff", say "material", say "presentation",

گفتن "موارد"، "مواد"، "ارائه" را بگویید،

whatever it is you're talking about. Say

هر چیزی که در مورد آن صحبت می کنید. بگویید

"project". Instead of "things", say "equipment"

"پروژه". به جای «چیزها» بگویید «تجهیزات»

or whatever. Instead of saying "the guys in the

یا هر چیز دیگری. به جای گفتن "بچه های حاضر در

office", you can say "my colleagues", "my

دفتر"، می توانید بگویید "همکاران من"، "

employees", "my team". Okay? Use a more professional

کارمندان من"، "تیم من". باشه؟ از یک کلمه حرفه ای تر استفاده کنید

word. All right. And last is something called

. خیلی خوب. و آخرین چیزی به نام

"redundancies". You might have seen my lesson

"اضافه" است. شاید درس من را

on this. If not, you can check it out. And redundancies are basically when we repeat

در این مورد دیده باشید. اگر نه، می توانید آن را بررسی کنید. و زائدات اساساً زمانی اتفاق می‌افتند که

words unnecessarily. And this is done a lot

کلمات را بی‌ضرورت تکرار می‌کنیم. و این بسیار

without people even realizing it, which is why

بدون اینکه مردم متوجه شوند انجام می شود، به همین دلیل است که

I also wrote some years ago a resource which you

من نیز چند سال پیش منبعی نوشتم که

can download which has a list of, like, more than

می توانید آن را دانلود کنید که لیستی از بیش از

100 redundancies which people are using without

100 افزونگی دارد که مردم بدون اینکه متوجه شوند از آنها استفاده می کنند

realizing. So let me give you an example of a

. بنابراین اجازه دهید برای شما مثالی از

redundancy. So if you say, for example, "another

افزونگی ارائه کنم. بنابراین اگر مثلاً بگویید «

alternative". "Another alternative" is we could

جایگزین دیگری». "یک جایگزین دیگر" این است که ما می توانیم

meet on Sunday. Well, "alternative" means

یکشنبه با هم ملاقات کنیم. خوب، "جایگزین" به معنای

another option, so you don't need to say "another

گزینه دیگری است، بنابراین نیازی به گفتن "

alternative". That's redundant or repetitive, and

جایگزین دیگر" نیست. این کار اضافی یا تکراری است و

you don't need to do it. If you say, "We need to

نیازی به انجام آن ندارید. اگر می گویید "ما نیاز به

progress forward", well, that's also wrong, actually. That's a redundancy, because "to

پیشرفت داریم"، خوب، این نیز در واقع اشتباه است. این یک زائد است، زیرا "

progress" means to go forward, so you don't need

پیشرفت" به معنای جلو رفتن است، بنابراین

this word, and you don't need this word. Okay?

شما به این کلمه نیاز ندارید و به این کلمه نیاز ندارید. باشه؟

"We need to progress", and you can drop that

"ما نیاز به پیشرفت داریم" و شما می توانید این

other word. Okay? So I know there were a lot

کلمه دیگر را کنار بگذارید. باشه؟ بنابراین می دانم که در

of different points here, but I hope that step by

اینجا نکات مختلفی وجود دارد، اما امیدوارم که گام به

step you understood them. And what we're going to

گام آنها را درک کرده باشید. و کاری که

do now is we're going to look at an email which

اکنون می‌خواهیم انجام دهیم این است که به ایمیلی نگاه می‌کنیم که

makes some of these mistakes, and you're going

برخی از این اشتباهات را مرتکب شده است ، و شما به

to help me to check it so that you can really

من کمک می‌کنید تا آن را بررسی کنم تا بتوانید

remember these points very well. All right.

این نکات را به خوبی به خاطر بسپارید. خیلی خوب.

So now let's check this email together and see how

بنابراین اکنون بیایید این ایمیل را با هم بررسی کنیم و ببینیم چگونه

we should correct it and improve on it. All right?

باید آن را اصلاح کنیم و آن را بهبود دهیم. خیلی خوب؟

Now, this is the situation. So this person,

حالا، این وضعیت است. بنابراین این شخص،

George, wrote an email to his boss, his new boss,

جورج، یک ایمیل به رئیس خود، رئیس جدید،

his new manager. So he doesn't really have a very

مدیر جدیدش نوشت. بنابراین او واقعاً هنوز یک

informal relationship yet; they don't know each

رابطه خیلی غیر رسمی ندارد. آنها

other very well, so of course George should be

به خوبی یکدیگر را نمی شناسند، بنابراین مطمئناً جورج باید

writing in a semi-formal to formal way. But let's

به شیوه ای نیمه رسمی تا رسمی بنویسد. اما بیایید ببینیم

what George wrote and how we can improve on

جورج چه نوشته و چگونه می توانیم

it. All right, so this was the subject line,

آن را بهبود بخشیم. بسیار خوب، پس این موضوع،

presentation. Is that enough? Well, it's better

ارائه بود. آیا این کافی است؟ خوب، بهتر

than not writing anything, but it doesn't tell

از این است که چیزی ننویسید، اما

us anything, doesn't tell his boss anything about

چیزی به ما نمی گوید، به رئیسش چیزی در مورد

that presentation. So we'll see later how we might

آن ارائه نمی گوید. بنابراین بعداً خواهیم دید که چگونه می‌توانیم

improve on that. Okay? So he started the email

آن را بهبود بخشیم. باشه؟ بنابراین او ایمیل را

by saying, "Hey, Jim." All right, so what's wrong

با گفتن "هی، جیم" شروع کرد. بسیار خوب، پس چه مشکلی وجود دارد

there? It's obviously it's too informal. We can't

؟ واضح است که خیلی غیر رسمی است. ما نمی‌توانیم

say, "Hey, Jim" to your manager, not the new one.

به مدیرت بگوییم «هی، جیم» ، نه مدیر جدید.

So how could he have started? Let's say his name

پس چگونه می توانست شروع کند؟ فرض کنید اسمش

was Jim Walker, he could have said, "Dear Mr.

جیم واکر بود، می‌توانست بگوید آقای

Walker", or if he knows him by first name and if

واکر عزیز، یا اگر او را با نام می‌شناسد و اگر

he calls him by first name, then he could have

او را به اسم صدا می‌کند ، می‌توانست

written, "Dear Jim". All right? Because until Jim

بنویسد: «جیم عزیز». خیلی خوب؟ زیرا تا زمانی که جیم

is writing back in an informal way, he can't write

به روشی غیررسمی ننویسد، نمی‌تواند

back in an informal way. Okay. Then he writes,

به روش غیررسمی بازنویسی کند. باشه. سپس با شکلک می نویسد:

"Hope you are good" with an emoticon. So, of course,

«امیدوارم که خوب باشی» . بنابراین، البته،

we learned no emoticons. Right? So we're going

ما هیچ شکلک‌هایی یاد نگرفتیم. درست؟ بنابراین ما از شر

to get rid of that. This part was not very good.

آن خلاص می شویم. این قسمت خیلی خوب نبود

"Hope you are", no, we want to write out the words in

"امیدوارم که هستید"، نه، ما می خواهیم کلمات را به طور

full. "You are", and also not, "Hope you are good".

کامل بنویسیم. "تو هستی" و همچنین نه "امیدوارم خوب باشی".

This whole expression should really be cancelled,

تمام این عبارت واقعاً باید لغو شود،

and what you could say instead is, "Dear Jim",

و چیزی که می توانید به جای آن بگویید این است که "جیم عزیز"،

let's say, "I hope you have been well." Let's

بیایید بگوییم، "امیدوارم حال شما خوب بوده باشد." فرض کنید

say you've been away. "I hope you've been well.

شما دور بوده اید. "امیدوارم حال شما خوب بوده باشد.

I hope all is well." Then he says, "My flight

امیدوارم همه چیز خوب باشد." سپس می گوید: "پرواز من

to London is all messed up, so I'll be returning

به لندن همه چیز به هم ریخته است ، بنابراین

back on Wednesday." So, what's wrong there?

چهارشنبه برمی گردم." خب، چه اشکالی دارد؟

Okay. "My flight to London is all messed up." So,

باشه. "پرواز من به لندن همه چیز به هم ریخته است." بنابراین،

that's slang, and you don't want to use slang.

این عامیانه است، و شما نمی خواهید از زبان عامیانه استفاده کنید.

What you could say instead, "My flight to London

چیزی که می‌توانید به جای آن بگویید: «پرواز من به لندن به

has been delayed." All right? If that's the

تأخیر افتاده است». خیلی خوب؟ اگر این

situation. And so, "I will be returning", or

وضعیت است. و بنابراین، "من برمی گردم"، یا در

here you could say, because it's somebody

اینجا می توانید بگویید، چون کسی است که

you know, you could use the contraction here.

شما می شناسید، می توانید از انقباض در اینجا استفاده کنید.

"So, I'll be returning back on Wednesday."

"پس من چهارشنبه برمیگردم."

All right. So, again, here we have an issue,

خیلی خوب. بنابراین، دوباره، در اینجا ما یک مشکل داریم،

because "returning back" is what? A redundancy,

زیرا "بازگشت به عقب" چیست؟ افزونگی،

because "to return" means to go back or come back,

زیرا «بازگشت» به معنای بازگشت یا بازگشت است،

right? So, we don't need to use the word "back".

درست است؟ بنابراین، ما نیازی به استفاده از کلمه "بازگشت" نداریم.

"So, I'll be returning on Wednesday." Again,

"پس من چهارشنبه برمیگردم." باز هم،

"wed" is an abbreviation, and you don't want to use an abbreviation, so you should

"wed" یک مخفف است، و شما نمی خواهید از یک مخفف استفاده کنید، بنابراین باید

write out the word, okay, completely. Also, when

کلمه، بسیار خوب، را به طور کامل بنویسید. همچنین، هنگامی که در آخر کلمه از

an abbreviation is used like that at the end of a

علامت اختصاری به این صورت استفاده می شود،

word, on "wed", what does that mean? I don't know.

یعنی چه؟ من نمی دانم.

I don't understand. Okay? So, make sure it's very

من نمی فهمم. باشه؟ بنابراین، مطمئن شوید که بسیار

clear. Okay? "Can you send my presentation to the guys in engineering ASAP?" Okay. So,

واضح است. باشه؟ "آیا می توانید ارائه من را برای بچه های مهندسی ASAP بفرستید؟" باشه. بنابراین،

a few problems there, right? Can you see them?

چند مشکل وجود دارد، درست است؟ آیا می توانی آنها را ببینی؟

So, here, even though I didn't mention it

بنابراین، در اینجا، حتی اگر من به طور خاص به آن اشاره نکردم،

specifically, of course, when you're writing

البته، زمانی که

a more formal email, you should be polite,

یک ایمیل رسمی تر می نویسید، باید

as polite as possible. So, what's missing here? We could really say, "Could you...

تا حد امکان مودب باشید. خب، اینجا چه چیزی کم است ؟ ما واقعاً می‌توانیم بگوییم، "می‌توانی... آیا

Could you please send my presentation not to

می‌توانی لطفاً ارائه من را برای

the guys?" Because "guys" is too informal and

بچه‌ها ارسال نکنی؟" چون "بچه ها" خیلی غیر رسمی و

very casual. So, we could say to the... Let's

خیلی معمولی است. بنابراین، می‌توانیم به ...

say to the... Okay, here, he said the guys in

بگوییم به... خوب، اینجا، او گفت بچه‌های

engineering, so we could say to the engineering

مهندسی، بنابراین می‌توانیم به

department, to the engineering team, or whatever

بخش مهندسی، به تیم مهندسی، یا هر

it means, whatever the situation is. And instead

معنایی که باشد، هر شرایطی بگوییم. است. و

of saying "ASAP", you should write out the words

به جای گفتن "ASAP"، باید کلمات را

as soon as possible. Okay? So, that's also an

در اسرع وقت بنویسید. باشه؟ بنابراین، این نیز یک

error there. Then he says, "Thanks". Now, "thanks"

خطا وجود دارد. سپس می گوید: "ممنون". حالا، «متشکرم»

is more informal, so actually, if you want to be

غیررسمی‌تر است، بنابراین اگر می‌خواهید

a little bit more formal, say, "Thank you." Okay?

کمی رسمی‌تر باشید، بگویید «متشکرم». باشه؟

Sorry. Thank you. And "take care", again, very

متاسف. متشکرم. و "مراقب باش"، باز هم، بسیار

informal, because you don't want to say that.

غیررسمی، چون نمی‌خواهی این حرف را بزنی.

You could say, "Best regards". And don't just

می توانید بگویید "با احترام". و فقط

write "G". If his name is George, you should

"G" ننویسید. اگر نام او جورج است، باید

write out his name. Okay? So, here you see that

نام او را بنویسید. باشه؟ بنابراین، در اینجا می‌بینید که

even in a short email, there could actually be

حتی در یک ایمیل کوتاه، ممکن است

lots of mistakes when you're trying to write in

اشتباهات زیادی وجود داشته باشد، زمانی که می‌خواهید به

a more formal way, so pay attention to those 12

شیوه‌ای رسمی‌تر بنویسید، بنابراین به آن ۱۲

principles that we talked about, and that way,

اصل که در مورد آنها صحبت کردیم توجه کنید ، و به این ترتیب،

you will know that your email is written in the

خواهید توانست بدانید که ایمیل شما به

right way for the right audience. Okay? So, if

روشی مناسب برای مخاطبان مناسب نوشته شده است. باشه؟ بنابراین، اگر

you'd like to do a quiz on this, please go to

مایل به انجام یک مسابقه در این مورد هستید، لطفاً به

our website at www.engvid.com. There, you can do

وب سایت ما در www.engvid.com بروید. در آنجا، می توانید

a quiz to review these 12 concepts and really know

یک مسابقه برای بررسی این 12 مفهوم انجام دهید و واقعاً

them well, so the next time you need to write a

آنها را به خوبی بشناسید، بنابراین دفعه بعد که نیاز به نوشتن یک

formal email, you'll know exactly how. And then,

ایمیل رسمی دارید، دقیقاً می دانید که چگونه. و سپس،

you can also... Don't forget to subscribe to

شما همچنین می توانید ... فراموش نکنید که در

my YouTube channel. Okay? Because that way,

کانال یوتیوب من مشترک شوید. باشه؟ از آنجا که به این ترتیب،

you can keep on getting lots of lessons that I hope will help you to learn English

شما می توانید به دریافت درس های زیادی ادامه دهید که امیدوارم به شما کمک کند تا زبان انگلیسی را

much more efficiently and with a lot more fun

بسیار کارآمدتر و با سرگرمی

and relaxation. All right? And remember those

و آرامش بیشتری یاد بگیرید. خیلی خوب؟ و آن

about six or seven lessons that I told you that

6 یا 7 درس را که به شما گفتم

there are links? So, in the lesson description,

لینک هایی وجود دارد را به خاطر دارید؟ بنابراین، در توضیحات درس،

there are links to my lessons which have detailed explanations of some of those

پیوندهایی به درس های من وجود دارد که توضیحات مفصلی در مورد برخی از

points that we spoke about, so don't forget to

نکاتی که در مورد آنها صحبت کردیم، وجود دارد ، بنابراین فراموش نکنید که

check those out because that will help you to go

آنها را بررسی کنید زیرا این به شما کمک می کند

even further with your English. Bye for now. All the best with your English.

حتی بیشتر با زبان انگلیسی خود پیش بروید. فعلا خداحافظ. بهترین ها با انگلیسی شما.