How to Write a Formal Email: 12 Rules

Hi. I'm Rebecca from engVid. In the next few

CHÀO. Tôi là Rebecca từ engVid. Trong vài phút tiếp theo

minutes, you'll learn how to write a formal

, bạn sẽ học cách viết một email trang trọng

email and what principles you can follow of what you should do and what you should not

và những nguyên tắc bạn có thể tuân theo về những gì bạn nên làm và những gì bạn không nên

do. Okay? So, when do you need to write a

làm. Được rồi? Vậy khi nào bạn cần viết một

formal email? Because today we do write lots

email trang trọng? Bởi vì ngày nay chúng ta viết rất

of emails, there's no question about it, and

nhiều email nên không còn nghi ngờ gì nữa và

definitely all of them should not be formal.

chắc chắn tất cả chúng đều không được trang trọng.

Once we have a relationship with someone at

Khi chúng ta có mối quan hệ với ai đó ở

work or outside of work, we don't write formal

nơi làm việc hoặc ngoài nơi làm việc, chúng ta sẽ không viết email trang trọng

emails. Right? But sometimes you do need to

. Phải? Nhưng đôi khi bạn cần phải

write a formal email. For example, if you're

viết một email trang trọng. Ví dụ: nếu bạn đang

applying for a job, or if you're trying to get a new client, or if you're writing to

xin việc hoặc nếu bạn đang cố gắng có được một khách hàng mới hoặc nếu bạn đang viết thư cho

a university. Right? Then you do need to be more formal. And in general, we need to be

một trường đại học. Phải? Sau đó, bạn cần phải trang trọng hơn. Và nói chung, chúng ta cần phải

more formal whenever we're writing to someone

trang trọng hơn mỗi khi viết thư cho ai đó

that we don't know already. Okay? So that's

mà chúng ta chưa quen biết . Được rồi? Đó là

kind of the way that you can decide if I should

cách mà bạn có thể quyết định xem tôi nên

write a formal email or an informal email.

viết một email trang trọng hay một email thân mật.

Okay? So now, what I'm going to do is I'm going to present the 12 principles that you

Được rồi? Vì vậy, bây giờ, điều tôi sắp làm là trình bày 12 nguyên tắc mà bạn

can follow, the 12 kind of rules, and then I'll

có thể tuân theo, 12 loại quy tắc, sau đó tôi

also show you how to apply those principles

cũng sẽ chỉ cho bạn cách áp dụng những nguyên tắc đó

by working and checking an actual email which

bằng cách làm việc và kiểm tra thực tế. email

has some of these mistakes, and then we'll

có một số lỗi này, sau đó chúng ta sẽ

go through it together, and you can help me to find and correct the mistakes. Okay? So,

cùng nhau khắc phục và bạn có thể giúp tôi tìm và sửa lỗi. Được rồi? Vì vậy,

here we go.

chúng ta bắt đầu thôi.

All right, so the first thing, and some of

Được rồi, điều đầu tiên , và một số

these... Okay, before I start, some of these

điều này... Được rồi, trước khi tôi bắt đầu, một số điều này có

might seem really obvious, and you're going to

vẻ rất rõ ràng, và bạn sẽ

say, "Rebecca, I know that." But some people

nói, "Rebecca, tôi biết điều đó." Nhưng một số người thì

don't. I'm sure you do, but some other people

không. Tôi chắc chắn là bạn có, nhưng một số người khác thì

don't somewhere. So, if you know it, great.

không ở đâu đó. Vì vậy, nếu bạn biết điều đó, thật tuyệt.

If you don't, then just make sure you remember

Nếu không, thì chỉ cần đảm bảo rằng bạn nhớ

it from now on. Okay. So, the first thing

nó từ bây giờ. Được rồi. Vì vậy, điều đầu tiên

is emoticons. What are emoticons? Okay, so emoticons, first of all, are these kind of

là biểu tượng cảm xúc. Biểu tượng cảm xúc là gì? Được rồi, biểu tượng cảm xúc, trước hết, là những loại

little cute symbols, smiley faces, and things

biểu tượng nhỏ dễ thương, mặt cười và những thứ

like that that we use a lot today. All right?

tương tự mà chúng ta sử dụng rất nhiều ngày nay. Được chứ?

In texting and so on, but we should not use

Trong nhắn tin, v.v. nhưng chúng ta không nên sử dụng

them in formal emails. Okay? So, no emoticons.

chúng trong các email trang trọng. Được rồi? Vì vậy, không có biểu tượng cảm xúc.

Next, texting kind of short forms and texting

Tiếp theo, nhắn tin dạng văn bản ngắn và

language, such as "How are you?" written as

ngôn ngữ nhắn tin, chẳng hạn như "Bạn khỏe không?" được viết dưới

an "r" and a "u", or "why", the word "why" written just as a "y", or "I see", as in "I

dạng "r" và "u" hoặc "why", từ "why" được viết giống như "y" hoặc "Tôi hiểu", như trong "Tôi

understand", just written as the letters

hiểu", chỉ được viết dưới dạng các chữ cái

"ic". Now, this is perfectly okay when you're

"ic ". Bây giờ, điều này hoàn toàn ổn khi bạn

texting your friends or even other people that you know well, but it is certainly not

nhắn tin cho bạn bè hoặc thậm chí những người khác mà bạn biết rõ, nhưng chắc chắn không

okay to use in a formal email. It doesn't make you look good. You always want to use

ổn khi sử dụng trong một email trang trọng. Nó không làm cho bạn trông đẹp hơn. Bạn luôn muốn sử dụng

your best English when you're approaching someone for the first time. Okay?

tiếng Anh tốt nhất của mình khi tiếp cận ai đó lần đầu tiên. Được rồi?

Next, slang. No slang and no jokes. Why? Well,

Tiếp theo, tiếng lóng. Không có tiếng lóng và không có chuyện đùa. Tại sao? Chà,

slang is just not proper with... In a formal

tiếng lóng không phù hợp với... Trong một

situation, so you want to stay away from that,

tình huống trang trọng, vì vậy bạn muốn tránh xa điều đó,

and you want to avoid jokes because humor

và bạn muốn tránh những câu chuyện cười vì sự hài hước

is a very culturally sensitive issue, and what you consider funny might not be what

là một vấn đề rất nhạy cảm về mặt văn hóa, và điều bạn cho là buồn cười có thể không phải là điều mà

somebody else considers funny, so it's best to

ai đó người khác cho là buồn cười, vì vậy tốt nhất nên

avoid the jokes. And by slang, I mean things

tránh những trò đùa. Và bằng tiếng lóng, ý tôi là những câu

like saying "I screwed up" or instead of saying

như nói "Tôi đã làm hỏng việc" hoặc thay vì nói

"I made a mistake" or saying "I was zonked"

"Tôi đã phạm sai lầm" hoặc nói "Tôi đã bị zoned"

when you want to say "I was exhausted". Okay?

khi bạn muốn nói "Tôi đã kiệt sức". Được rồi?

Try to find the equivalent, proper English

Cố gắng tìm từ tiếng Anh tương đương và phù hợp

word for whatever it is you're trying to express. Okay?

cho bất cứ điều gì bạn đang cố gắng diễn đạt. Được rồi?

Next, try to avoid idioms in a formal email.

Tiếp theo, hãy cố gắng tránh dùng các thành ngữ trong một email trang trọng.

Now, you'll see that on our website, we have

Bây giờ, bạn sẽ thấy rằng trên trang web của chúng tôi, chúng tôi có

a lot of lessons about idioms and even business

rất nhiều bài học về thành ngữ và thậm chí cả

idioms, and it's perfectly okay and good for

thành ngữ kinh doanh, và bạn hoàn toàn có thể

you to learn them and even try to start using

học chúng và thậm chí thử bắt đầu sử dụng

them when you're talking to your colleagues

chúng khi nói chuyện với đồng nghiệp của mình.

at work or other people at work. Again, people

tại nơi làm việc hoặc những người khác tại nơi làm việc. Một lần nữa, những con người

and situations with which you're familiar.

và tình huống mà bạn quen thuộc.

Okay? But if you're reaching out for the first

Được rồi? Nhưng nếu bạn đang tiếp cận

time to someone, idioms are not considered

ai đó lần đầu tiên thì thành ngữ không được coi là

formal ways of expressing yourself. For example,

cách thể hiện chính thức . Ví dụ,

if you want to say that something was extremely

nếu bạn muốn nói điều gì đó cực kỳ

easy, use those words. Don't say "It was a piece of cake", which is an idiom. Okay?

dễ dàng, hãy sử dụng những từ đó. Đừng nói "Đó là một miếng bánh", đó là một thành ngữ. Được rồi?

If you want to say "This was the strategy that I followed", say that. Don't say "That

Nếu bạn muốn nói "Đây là chiến lược mà tôi đã làm theo", hãy nói như vậy. Đừng nói "Đó

was the game plan." Okay? So, avoid idioms in formal emails.

là kế hoạch trò chơi." Được rồi? Vì vậy, hãy tránh dùng các thành ngữ trong các email trang trọng.

Next, contractions. Now, this is a little bit

Tiếp theo, các cơn co thắt. Bây giờ, điều này hơi

tricky because sometimes we can use contractions,

phức tạp một chút vì đôi khi chúng ta có thể sử dụng cách viết tắt,

but overall, if you're trying to be really formal, then avoid contractions when it's

nhưng nhìn chung, nếu bạn đang cố gắng tỏ ra trang trọng, thì hãy tránh viết tắt khi đó là

a subject or a verb. So, instead of "I'll", "I will contact you tomorrow", say "I will

chủ ngữ hoặc động từ. Vì vậy, thay vì "Tôi sẽ", "Tôi sẽ liên lạc với bạn vào ngày mai", hãy nói "Tôi sẽ

contact you tomorrow". Instead of "we'll", say "we will". Okay? Instead of "don't",

liên lạc với bạn vào ngày mai". Thay vì "chúng tôi sẽ", hãy nói "chúng tôi sẽ". Được rồi? Thay vì "không", hãy

say "do not". Instead of "can't", say "cannot",

nói "không". Thay vì "không thể", hãy nói "không thể",

and so on. Okay? So, avoid the contractions.

v.v. Được rồi? Vì vậy, hãy tránh các cơn co thắt.

Don't make it sound unnaturally formal, but keep it formal. Okay?

Đừng làm cho nó có vẻ trang trọng một cách thiếu tự nhiên mà hãy giữ nó trang trọng. Được rồi?

All right. Next, avoid abbreviations. All right? What do I mean by abbreviations? For

Được rồi. Tiếp theo, tránh viết tắt. Được chứ ? Ý tôi là gì khi viết tắt? Ví

example, even in business correspondence, we often say "ASAP". Now, "ASAP" means "as

dụ, ngay cả trong thư từ kinh doanh, chúng ta thường nói "Càng sớm càng tốt". Bây giờ, "ASAP" có nghĩa là "càng

soon as possible". Okay? But you don't want to use that the first time you're reaching

sớm càng tốt". Được rồi? Nhưng bạn không muốn sử dụng nó trong lần đầu tiên liên

out to someone, or you don't want to use that

hệ với ai đó hoặc bạn không muốn sử dụng nó

in a formal email. Write out all the words.

trong một email trang trọng. Viết ra tất cả các từ.

"As soon as possible". Also, in case you're communicating in English with people from

"Sớm nhất có thể". Ngoài ra, trong trường hợp bạn đang giao tiếp bằng tiếng Anh với mọi người từ

around the world, they might not know those

khắp nơi trên thế giới, họ có thể không biết những

kind of short forms and abbreviations. Okay?

dạng viết tắt và dạng viết tắt đó. Được rồi?

And you don't want to make it that they feel

Và bạn không muốn làm cho họ cảm thấy

bad or they just simply don't understand what

tồi tệ hoặc đơn giản là họ không hiểu những gì

you've written. Okay? So, don't say "ASAP", say "as soon as possible".

bạn đã viết. Được rồi? Vì vậy, đừng nói "càng sớm càng tốt", hãy nói "càng sớm càng tốt".

And even things like "info" instead of "information".

Và thậm chí cả những thứ như "thông tin" thay vì "thông tin".

All right? Again, when you know somebody well,

Được chứ? Một lần nữa, khi bạn biết rõ về ai đó,

you can use those short forms; when you don't,

bạn có thể sử dụng những dạng ngắn gọn đó ; khi bạn không, hãy

avoid them. All right? Okay. So, that... Those

tránh chúng. Được chứ? Được rồi. Vì vậy, đó... Đó

were some basic first... The first six are

là một số điều cơ bản đầu tiên... Sáu điều đầu tiên

pretty basic. Now we come to some little more

khá cơ bản. Bây giờ chúng ta đến với một số

serious principles that you should follow. And in fact, these are so serious that we

nguyên tắc nghiêm túc hơn một chút mà bạn nên tuân theo. Và trên thực tế, những điều này nghiêm trọng đến mức chúng tôi

have lessons on engVid on each and every one

có những bài học trên engVid về từng

of these lessons, these principles. Okay?

bài học, những nguyên tắc này. Được rồi?

So, if you're not sure when I explain them

Vì vậy, nếu bạn không chắc chắn khi nào tôi sẽ giải thích

or you want more ideas of how to do it well,

hoặc bạn muốn có thêm ý tưởng về cách thực hiện tốt điều đó

then I'll also show you where you can watch lessons on these.

thì tôi cũng sẽ chỉ cho bạn nơi bạn có thể xem các bài học về những điều này.

So, number seven, subject lines. What's the subject line? When we send an email at the

Vì vậy, số bảy, dòng chủ đề. Dòng chủ đề là gì? Khi gửi email ở phía

top-right, what do we see? Whatever somebody

trên bên phải, chúng ta thấy gì? Bất cứ điều gì ai đó

writes is the main subject. What is that email

viết là chủ đề chính. Email đó

about? Now, unfortunately, I do still receive

nói về cái gì? Thật không may, bây giờ tôi vẫn nhận được

a lot of emails where people are just not

rất nhiều email mà mọi người không

writing anything in the subject line. So,

viết gì vào dòng chủ đề. Cho nên có

sometimes there's nothing written, or sometimes

khi không viết gì, có khi

they just write "re", which means "regarding";

chỉ viết “re”, nghĩa là “liên quan”;

it's short for "regarding", but then they

nó là viết tắt của "regarding", nhưng sau đó họ

don't write anything after that. Or they write

không viết gì nữa . Hoặc họ viết

"ref", which means "referring to" or "referenced

"ref", có nghĩa là "đề cập đến" hoặc "tham chiếu

to", but again, sometimes they write nothing

đến", nhưng một lần nữa, đôi khi họ không viết gì

after that. And that's all really bad because

sau đó. Và điều đó thực sự tồi tệ vì

today people are getting so many emails, so if you want anyone to open your email, you

ngày nay mọi người nhận được quá nhiều email, vì vậy nếu bạn muốn ai đó mở email của mình, bạn

really need to write a strong subject line. And there are some very good ways in which

thực sự cần phải viết một dòng chủ đề mạnh mẽ. Và có một số cách rất hay để

you can do that, which I show you in my other

bạn có thể làm điều đó mà tôi sẽ chỉ cho bạn trong

lesson. Even if you write a word, like "meeting",

bài học khác. Ngay cả khi bạn viết một từ, chẳng hạn như "cuộc họp",

okay? Suppose you're writing to somebody about

được không? Giả sử bạn đang viết thư cho ai đó về

the meeting. Is that a good subject line?

cuộc họp. Đó có phải là một dòng chủ đề tốt?

No, that's a bad subject line because what are

Không, đó là một dòng chủ đề tồi vì

you saying about the meeting? Which meeting?

bạn đang nói gì về cuộc họp? Cuộc họp nào?

When? What? So, are you saying... Requesting

Khi? Cái gì? Vậy ý cậu là... Yêu cầu

a meeting? Canceling a meeting? Postponing

một cuộc gặp? Hủy một cuộc họp? Trì hoãn

a meeting? Rescheduling a meeting? Those are

một cuộc họp? Sắp xếp lại một cuộc họp? Đó là

the words you need to write, okay? And again,

những từ bạn cần viết, được chứ? Và một lần nữa,

if you want to learn how to write those, I'll

nếu bạn muốn học cách viết những chữ đó, tôi sẽ

show you where you can watch a lesson on that.

chỉ cho bạn nơi bạn có thể xem bài học về điều đó.

Okay, next, "salutations". So, "salutations"

Được rồi, tiếp theo là "chào mừng". Vì vậy, “lời chào”

are how we begin and end the letter. Like

là cách chúng ta bắt đầu và kết thúc bức thư. Giống như

in an informal email, you just say "hi" or "hey" or "hey, John" or "hi, Mary" or even

trong một email thân mật, bạn chỉ cần nói "xin chào" hoặc "hey" hoặc "hey, John" hoặc "hi, Mary" hoặc thậm chí là

"hello", okay? And you might end an informal

"xin chào", được chứ? Và bạn có thể kết thúc một email thân mật

email by just saying "take care", okay, or

bằng cách chỉ nói "bảo trọng", được thôi, hoặc

"bye" or something like that, or "see you

"tạm biệt" hoặc những điều tương tự hoặc "hẹn gặp

later", but in a formal email, obviously you

lại", nhưng trong một email trang trọng , rõ ràng là bạn

don't want to do that. So again, we have a

không muốn làm điều đó. Vì vậy, một lần nữa, chúng ta có một

lesson on that, I have a lesson on that, where

bài học về điều đó, tôi có một bài học về điều đó, nơi

you can learn what's the proper formal way to

bạn có thể tìm hiểu cách bắt đầu trang trọng phù hợp là gì

begin, and that's usually with "dear" something.

và đó thường là với điều gì đó "thân yêu".

If you don't know the person's last name... First

Nếu bạn không biết họ của người đó... Tên

name, or if you... Sorry. Even if you know the

, hoặc nếu bạn... Xin lỗi. Ngay cả khi bạn biết

person's first name, you should use the person's

tên của người đó, bạn vẫn nên sử dụng họ của người đó

last name. Always start more formally with all

. Hãy luôn bắt đầu một cách trang trọng hơn với tất cả

of this, okay? The thing to keep in mind, the

những điều này, được chứ? Điều cần ghi nhớ,

point to keep in mind is to start more formally,

điểm cần ghi nhớ là bắt đầu trang trọng hơn,

and then as you start to correspond with someone

sau đó khi bạn bắt đầu trao đổi thư từ với ai đó

and they become more informal, then you can also

và họ trở nên thân mật hơn, thì bạn cũng có thể

adjust your letter-writing style accordingly.

điều chỉnh phong cách viết thư của mình cho phù hợp.

Okay? So here, you could start with, like, "Dear

Được rồi? Vì vậy, ở đây, bạn có thể bắt đầu bằng "Kính gửi

Mr. Johnson", okay? And you could end with "Yours

ông Johnson", được chứ? Và bạn có thể kết thúc bằng "

sincerely", okay? Something like that. Again,

Trân trọng", được chứ? Một cái gì đó như thế. Một lần nữa,

there is a system of how to start and how to end based on how formal it is,

có một hệ thống về cách bắt đầu và cách kết thúc dựa trên mức độ trang trọng của nó

and you need to know that system so that you can use it in the right time.

và bạn cần biết hệ thống đó để có thể sử dụng nó đúng lúc.

Now, intensifiers. Okay? I have recently released

Bây giờ, bộ tăng cường. Được rồi? Gần đây tôi đã đưa ra

a lesson on this, and a lot of people really like

một bài học về vấn đề này và rất nhiều người thực sự thích

that lesson because they were using this word

bài học đó vì họ đã sử dụng từ

"really" a lot. For example, "really" is an

"thực sự" này rất nhiều. Ví dụ: "thực sự" là một từ

intensifier. What does it mean? If I want to say

tăng cường. Nó có nghĩa là gì? Nếu tôi muốn nói

that I was very interested, I could say I was

rằng tôi rất quan tâm, tôi có thể nói rằng tôi

really interested, but you don't want to keep

thực sự quan tâm, nhưng bạn không muốn

using "really" all the time because it's rather

lúc nào cũng sử dụng "thật sự" vì nó khá

informal. It's fine to use it when you're

thân mật. Bạn có thể sử dụng nó khi đang

speaking. We tend to use it a lot when we're

nói. Chúng ta có xu hướng sử dụng nó rất nhiều khi

speaking; I just used it. But when you're writing,

nói; Tôi chỉ sử dụng nó. Nhưng khi bạn viết,

and especially when you're writing more formally,

và đặc biệt là khi bạn viết trang trọng hơn,

you want to use something more formal. For

bạn muốn sử dụng cái gì đó trang trọng hơn. Ví

example, you could say, "I'm extremely interested."

dụ: bạn có thể nói, "Tôi cực kỳ quan tâm."

Instead of saying, "I so appreciate", again, "so"

Thay vì nói "Tôi rất đánh giá cao", một lần nữa, "vì vậy"

is informal, you can say, "I truly appreciate",

là không trang trọng, bạn có thể nói "Tôi thực sự đánh giá cao",

"I sincerely appreciate". Okay? And these wonderful expressions with intensifiers,

"Tôi chân thành đánh giá cao". Được rồi? Và bạn có thể học cách diễn đạt tuyệt vời với các từ tăng cường này

you can learn, and you can start to use them

và có thể bắt đầu sử dụng chúng một

more naturally in your writing. Okay? It'll also

cách tự nhiên hơn trong bài viết của mình. Được rồi? Nó cũng sẽ

show that your English is much more advanced.

cho thấy tiếng Anh của bạn đã tiến bộ hơn rất nhiều.

Okay. Of course, the verbs and the nouns that

Được rồi. Tất nhiên, động từ và danh từ mà

we use are very important, and sometimes people

chúng ta sử dụng rất quan trọng và đôi khi mọi người

don't realize that they're using an informal

không nhận ra rằng họ đang sử dụng một

vocab... Verb. For example, instead of saying,

từ vựng thân mật... Động từ. Ví dụ: thay vì nói

"Fix the problem", what could you say? This is

"Hãy khắc phục sự cố", bạn có thể nói gì? Đây là

something we just say casually. Right? So, we

điều chúng tôi chỉ nói một cách tình cờ. Phải? Vì vậy, chúng ta

could say, "We need to resolve the issue." Or

có thể nói: "Chúng ta cần giải quyết vấn đề này." Hoặc

instead of saying, "We need to use the new ideas

thay vì nói “Chúng tôi cần áp dụng những ý tưởng mới

in our company", you need to say, "I need to

trong công ty mình”, bạn cần nói “Tôi cần

implement these ideas", or "implement these

triển khai những ý tưởng này” hoặc “thực hiện

recommendations", or "implement these policies".

những đề xuất này” hoặc “thực hiện các chính sách này”.

Okay? And in fact, in my series on Speak Like

Được rồi? Và trên thực tế, trong loạt bài Nói chuyện như

a Manager, we talk about exactly how to raise

một người quản lý của tôi, chúng tôi nói về cách chính xác để nâng cao

your English level by using these kind of very

trình độ tiếng Anh của bạn bằng cách sử dụng những loại

powerful verbs. Okay? So you might want to check

động từ rất mạnh mẽ này. Được rồi? Vì vậy, bạn có thể muốn kiểm tra

that out. Also, certain nouns. People have gotten

điều đó. Ngoài ra, một số danh từ nhất định. Mọi người đã

used to using a lot of nouns when we're speaking

quen với việc sử dụng nhiều danh từ khi chúng ta nói chuyện

casually, like "stuff", you know, "I need to

một cách thông thường, chẳng hạn như "đồ", bạn biết đấy, "Tôi cần

take... Get my stuff.", "Can you give me those

lấy... Lấy đồ của tôi.", "Bạn có thể đưa cho tôi

things?" or "Hey, you guys.", and that's fine

những thứ đó được không?" hoặc "Này các bạn.", và điều đó phù hợp

in regular, casual conversation, even at work,

trong cuộc trò chuyện thông thường, bình thường , ngay cả ở nơi làm việc,

with people you really know well. But when you're

với những người bạn thực sự biết rõ. Nhưng khi bạn

writing a formal email, don't use that language.

viết một email trang trọng, đừng sử dụng ngôn ngữ đó.

Okay? It really doesn't look good. Say what you

Được rồi? Nó thực sự trông không tốt. Nói những gì bạn

want to say. Talk... Use the exact word. Instead

muốn nói. Nói... Dùng từ chính xác. Thay

of saying "stuff", say "material", say "presentation",

vì nói "nội dung", hãy nói "tài liệu", hãy nói "trình bày",

whatever it is you're talking about. Say

bất kể bạn đang nói về điều gì. Nói

"project". Instead of "things", say "equipment"

"dự án". Thay vì nói "đồ vật", hãy nói "thiết bị"

or whatever. Instead of saying "the guys in the

hay gì đó. Thay vì nói “các bạn trong

office", you can say "my colleagues", "my

văn phòng”, bạn có thể nói “đồng nghiệp của tôi”, “

employees", "my team". Okay? Use a more professional

nhân viên của tôi”, “đội của tôi”. Được rồi? Dùng từ chuyên nghiệp hơn

word. All right. And last is something called

. Được rồi. Và cuối cùng là thứ gọi là

"redundancies". You might have seen my lesson

"dư thừa". Bạn có thể đã thấy bài học của tôi

on this. If not, you can check it out. And redundancies are basically when we repeat

về điều này. Nếu không, bạn có thể kiểm tra nó. Và sự dư thừa về cơ bản là khi chúng ta lặp lại

words unnecessarily. And this is done a lot

các từ một cách không cần thiết. Và điều này được thực hiện rất nhiều mà

without people even realizing it, which is why

mọi người thậm chí không nhận ra, đó là lý do tại sao cách đây

I also wrote some years ago a resource which you

vài năm tôi cũng đã viết một tài nguyên mà bạn

can download which has a list of, like, more than

có thể tải xuống , trong đó có danh sách hơn

100 redundancies which people are using without

100 thứ dư thừa mà mọi người đang sử dụng mà không

realizing. So let me give you an example of a

nhận ra. Vì vậy, hãy để tôi cho bạn một ví dụ về

redundancy. So if you say, for example, "another

sự dư thừa. Vì vậy, nếu bạn nói, ví dụ: "một

alternative". "Another alternative" is we could

giải pháp thay thế khác". "Một cách khác" là chúng ta có thể

meet on Sunday. Well, "alternative" means

gặp nhau vào Chủ nhật. À, "alternative" có nghĩa là một

another option, so you don't need to say "another

lựa chọn khác nên bạn không cần phải nói "một

alternative". That's redundant or repetitive, and

lựa chọn khác". Điều đó là dư thừa hoặc lặp đi lặp lại và

you don't need to do it. If you say, "We need to

bạn không cần phải làm điều đó. Nếu bạn nói, "Chúng ta cần phải

progress forward", well, that's also wrong, actually. That's a redundancy, because "to

tiến về phía trước", thực ra điều đó cũng sai . Đó là sự dư thừa, vì “

progress" means to go forward, so you don't need

tiến bộ” có nghĩa là tiến lên phía trước nên bạn không cần

this word, and you don't need this word. Okay?

từ này, cũng không cần từ này. Được rồi?

"We need to progress", and you can drop that

"Chúng ta cần phải tiến bộ" và bạn có thể bỏ

other word. Okay? So I know there were a lot

từ khác đi. Được rồi? Vì vậy, tôi biết có rất

of different points here, but I hope that step by

nhiều điểm khác nhau ở đây, nhưng tôi hy vọng rằng

step you understood them. And what we're going to

bạn đã hiểu từng bước một. Và điều chúng ta sắp

do now is we're going to look at an email which

làm bây giờ là chúng ta sẽ xem xét một email

makes some of these mistakes, and you're going

mắc một số lỗi này và bạn sẽ

to help me to check it so that you can really

giúp tôi kiểm tra nó để bạn có thể thực sự

remember these points very well. All right.

nhớ rất rõ những điểm này. Được rồi.

So now let's check this email together and see how

Vì vậy, bây giờ chúng ta hãy cùng nhau kiểm tra email này và xem

we should correct it and improve on it. All right?

chúng ta nên sửa chữa và cải thiện nó như thế nào. Được chứ?

Now, this is the situation. So this person,

Bây giờ, đây là tình huống. Vì vậy, người này,

George, wrote an email to his boss, his new boss,

George, đã viết một email cho sếp của anh ấy, sếp mới,

his new manager. So he doesn't really have a very

người quản lý mới của anh ấy. Vì vậy, anh ấy thực sự chưa có một

informal relationship yet; they don't know each

mối quan hệ thân mật nào; họ không biết

other very well, so of course George should be

rõ về nhau nên tất nhiên George nên

writing in a semi-formal to formal way. But let's

viết theo cách từ bán trang trọng đến trang trọng. Nhưng hãy xem

what George wrote and how we can improve on

George đã viết gì và chúng ta có thể cải thiện nó như thế nào

it. All right, so this was the subject line,

. Được rồi, đây là dòng chủ đề,

presentation. Is that enough? Well, it's better

phần trình bày. Như thế đủ chưa? Thôi, thà là

than not writing anything, but it doesn't tell

không viết gì, nhưng nó cũng không cho

us anything, doesn't tell his boss anything about

chúng ta biết điều gì, không nói với sếp bất cứ điều gì về

that presentation. So we'll see later how we might

bài thuyết trình đó. Vì vậy, sau này chúng ta sẽ xem chúng ta có thể

improve on that. Okay? So he started the email

cải thiện điều đó như thế nào. Được rồi? Vì thế anh ấy bắt đầu email

by saying, "Hey, Jim." All right, so what's wrong

bằng câu nói: "Này, Jim." Được rồi, vậy có chuyện gì vậy

there? It's obviously it's too informal. We can't

? Rõ ràng là nó quá thân mật. Chúng ta không thể

say, "Hey, Jim" to your manager, not the new one.

nói "Này, Jim" với người quản lý của bạn, chứ không phải người mới.

So how could he have started? Let's say his name

Vậy làm sao anh ấy có thể bắt đầu được? Giả sử tên anh ấy

was Jim Walker, he could have said, "Dear Mr.

là Jim Walker, anh ấy có thể nói, "Kính gửi ông

Walker", or if he knows him by first name and if

Walker", hoặc nếu anh ấy biết tên anh ấy và nếu

he calls him by first name, then he could have

anh ấy gọi anh ấy bằng tên, thì anh ấy có thể

written, "Dear Jim". All right? Because until Jim

viết, "Dear Jim". Được chứ ? Bởi vì cho đến khi Jim

is writing back in an informal way, he can't write

viết lại một cách thân mật, anh ấy không thể viết

back in an informal way. Okay. Then he writes,

lại một cách thân mật. Được rồi. Sau đó, anh ấy viết:

"Hope you are good" with an emoticon. So, of course,

"Hy vọng bạn ổn" kèm theo một biểu tượng cảm xúc. Vì vậy, tất nhiên,

we learned no emoticons. Right? So we're going

chúng tôi không học được biểu tượng cảm xúc nào. Phải? Vì vậy, chúng ta sẽ

to get rid of that. This part was not very good.

thoát khỏi điều đó. Phần này không được tốt lắm.

"Hope you are", no, we want to write out the words in

"Hy vọng là bạn", không, chúng tôi muốn viết ra các từ

full. "You are", and also not, "Hope you are good".

đầy đủ. "Bạn là như vậy", và cũng không phải, "Hy vọng bạn ổn".

This whole expression should really be cancelled,

Toàn bộ cách diễn đạt này thực sự nên bị hủy bỏ

and what you could say instead is, "Dear Jim",

và thay vào đó bạn có thể nói "Jim thân mến",

let's say, "I hope you have been well." Let's

hãy nói: "Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe." Giả

say you've been away. "I hope you've been well.

sử bạn đã đi xa. "Tôi hy vọng bạn vẫn ổn.

I hope all is well." Then he says, "My flight

Tôi hy vọng mọi việc đều ổn." Sau đó anh ấy nói, "Chuyến bay

to London is all messed up, so I'll be returning

tới London của tôi bị hỏng nên tôi sẽ quay

back on Wednesday." So, what's wrong there?

lại vào thứ Tư." Vì vậy, có gì sai ở đó?

Okay. "My flight to London is all messed up." So,

Được rồi. "Chuyến bay tới London của tôi bị hỏng rồi." Vì vậy,

that's slang, and you don't want to use slang.

đó là tiếng lóng và bạn không muốn sử dụng tiếng lóng. Thay vào đó

What you could say instead, "My flight to London

bạn có thể nói : "Chuyến bay tới London của tôi

has been delayed." All right? If that's the

đã bị hoãn." Được chứ? Nếu đó là

situation. And so, "I will be returning", or

tình huống. Và vì vậy, "I will be return", hoặc ở

here you could say, because it's somebody

đây bạn có thể nói, bởi vì đó là người

you know, you could use the contraction here.

bạn biết, bạn có thể sử dụng cách viết tắt ở đây.

"So, I'll be returning back on Wednesday."

“Vậy tôi sẽ quay lại vào thứ Tư.”

All right. So, again, here we have an issue,

Được rồi. Vì vậy, một lần nữa, ở đây chúng ta có một vấn đề,

because "returning back" is what? A redundancy,

bởi vì "trở lại" là gì? Một sự dư thừa,

because "to return" means to go back or come back,

bởi vì “trở về” có nghĩa là quay lại, quay lại

right? So, we don't need to use the word "back".

phải không? Vì vậy, chúng ta không cần dùng từ "trở lại".

"So, I'll be returning on Wednesday." Again,

“Vậy tôi sẽ trở lại vào thứ Tư.” Một lần nữa,

"wed" is an abbreviation, and you don't want to use an abbreviation, so you should

"wed" là từ viết tắt và bạn không muốn sử dụng từ viết tắt, vì vậy bạn nên

write out the word, okay, completely. Also, when

viết từ đó ra, được, hoàn toàn. Ngoài ra, khi

an abbreviation is used like that at the end of a

một từ viết tắt được sử dụng như thế ở cuối một

word, on "wed", what does that mean? I don't know.

từ, vào ngày "thứ tư", điều đó có nghĩa là gì? Tôi không biết.

I don't understand. Okay? So, make sure it's very

Tôi không hiểu. Được rồi? Vì vậy, hãy chắc chắn rằng nó rất

clear. Okay? "Can you send my presentation to the guys in engineering ASAP?" Okay. So,

rõ ràng. Được rồi? "Bạn có thể gửi bài thuyết trình của tôi cho những người ở bộ phận kỹ thuật càng sớm càng tốt không?" Được rồi. Vì vậy, có

a few problems there, right? Can you see them?

một vài vấn đề ở đó, phải không? Bạn có thể nhìn thấy chúng không?

So, here, even though I didn't mention it

Vì vậy, ở đây, mặc dù tôi không đề cập

specifically, of course, when you're writing

cụ thể đến nó, nhưng tất nhiên, khi viết

a more formal email, you should be polite,

một email trang trọng hơn, bạn nên lịch sự,

as polite as possible. So, what's missing here? We could really say, "Could you...

lịch sự nhất có thể. Vì vậy, những gì còn thiếu ở đây? Chúng ta thực sự có thể nói, "Bạn có thể...

Could you please send my presentation not to

Bạn có thể vui lòng gửi bài thuyết trình của tôi không cho

the guys?" Because "guys" is too informal and

các chàng trai được không?" Bởi vì "các chàng trai" quá thân mật và

very casual. So, we could say to the... Let's

rất bình thường. Vì vậy, chúng ta có thể nói với... Hãy nói

say to the... Okay, here, he said the guys in

với... Được rồi, ở đây, anh ấy nói những người ở

engineering, so we could say to the engineering

bộ phận kỹ thuật, vì vậy chúng ta có thể nói với

department, to the engineering team, or whatever

bộ phận kỹ thuật, với đội kỹ thuật, hay bất cứ điều gì

it means, whatever the situation is. And instead

nó có nghĩa, bất kể tình huống nào là. Và thay

of saying "ASAP", you should write out the words

vì nói “CÀNG SỚM CÀNG TỐT”, bạn nên viết ra những từ đó

as soon as possible. Okay? So, that's also an

càng sớm càng tốt. Được rồi? Vì vậy, đó cũng là một

error there. Then he says, "Thanks". Now, "thanks"

lỗi ở đó. Sau đó anh ấy nói: "Cảm ơn". Bây giờ, "cảm ơn"

is more informal, so actually, if you want to be

thân mật hơn, nên thực ra, nếu bạn muốn

a little bit more formal, say, "Thank you." Okay?

trang trọng hơn một chút, hãy nói "Cảm ơn". Được rồi?

Sorry. Thank you. And "take care", again, very

Lấy làm tiếc. Cảm ơn. Và "bảo trọng", một lần nữa, rất

informal, because you don't want to say that.

thân mật, bởi vì bạn không muốn nói điều đó.

You could say, "Best regards". And don't just

Bạn có thể nói: "Trân trọng ". Và đừng chỉ

write "G". If his name is George, you should

viết "G". Nếu tên anh ấy là George, bạn nên

write out his name. Okay? So, here you see that

viết tên anh ấy ra. Được rồi? Vì vậy, ở đây bạn thấy rằng

even in a short email, there could actually be

ngay cả trong một email ngắn, thực sự có thể có

lots of mistakes when you're trying to write in

rất nhiều lỗi khi bạn cố gắng viết theo

a more formal way, so pay attention to those 12

cách trang trọng hơn, vì vậy hãy chú ý đến 12

principles that we talked about, and that way,

nguyên tắc mà chúng ta đã nói đến, và bằng cách đó,

you will know that your email is written in the

bạn sẽ biết rằng email của bạn được viết

right way for the right audience. Okay? So, if

đúng cách cho đúng đối tượng. Được rồi? Vì vậy, nếu

you'd like to do a quiz on this, please go to

bạn muốn làm một bài kiểm tra về vấn đề này, vui lòng truy cập

our website at www.engvid.com. There, you can do

trang web của chúng tôi tại www.engvid.com. Ở đó, bạn có thể làm

a quiz to review these 12 concepts and really know

một bài kiểm tra để ôn lại 12 khái niệm này và thực sự hiểu

them well, so the next time you need to write a

rõ về chúng, để lần sau khi cần viết một

formal email, you'll know exactly how. And then,

email trang trọng, bạn sẽ biết chính xác cách thực hiện. Và sau đó,

you can also... Don't forget to subscribe to

bạn cũng có thể... Đừng quên đăng ký

my YouTube channel. Okay? Because that way,

kênh YouTube của tôi. Được rồi? Bởi vì bằng cách đó,

you can keep on getting lots of lessons that I hope will help you to learn English

bạn có thể tiếp tục nhận được nhiều bài học mà tôi hy vọng sẽ giúp bạn học tiếng Anh

much more efficiently and with a lot more fun

hiệu quả hơn và vui vẻ

and relaxation. All right? And remember those

và thư giãn hơn rất nhiều. Được chứ? Và hãy nhớ

about six or seven lessons that I told you that

khoảng sáu hoặc bảy bài học mà tôi đã nói với bạn rằng

there are links? So, in the lesson description,

có những liên kết? Vì vậy, trong phần mô tả bài học,

there are links to my lessons which have detailed explanations of some of those

có các liên kết đến các bài học của tôi có giải thích chi tiết về một số

points that we spoke about, so don't forget to

điểm mà chúng ta đã nói đến, vì vậy đừng quên

check those out because that will help you to go

kiểm tra những điểm đó vì điều đó sẽ giúp bạn tiến

even further with your English. Bye for now. All the best with your English.

xa hơn nữa với tiếng Anh của mình. Tạm biệt nhé . Chúc mọi điều tốt đẹp nhất với tiếng Anh của bạn.