Speak like a Manager: How to leave a voicemail

Hi.

سلام.

I'm Rebecca from engVid.

من ربکا از engVid هستم.

Do you get nervous when leaving a voicemail for someone at work or in a business situation?

آیا هنگام گذاشتن پست صوتی برای شخصی در محل کار یا موقعیت کاری عصبی می شوید؟

Do you wonder what to say, how to say it, or how much to say?

آیا نمی دانید چه بگویید، چگونه آن را بگویید، یا چقدر بگویید؟

Well, you're not alone.

خب تو تنها نیستی

Most people make one of two mistakes when leaving a voicemail: They either say too much

اکثر مردم هنگام گذاشتن پست صوتی یکی از این دو اشتباه را مرتکب می شوند: آنها یا زیاد می گویند

- they go on and on, and they ramble, and there is no end; or they don't say enough

- ادامه می دهند و ادامه می دهند و غوغا می کنند و پایانی ندارد. یا به اندازه کافی نمی گویند

and they don't leave enough information.

و اطلاعات کافی از خود باقی نمی گذارند.

So, in this lesson I'm going to show you exactly what you should say

بنابراین، در این درس قصد دارم دقیقاً به شما نشان دهم چه چیزی را باید بگویید

and what you should not say.

و چه چیزی را نباید بگویید.

All right?

خیلی خوب؟

I'm going to give you some general guidelines, and then I'm going to actually give you three

من قصد دارم چند دستورالعمل کلی به شما بدهم، و سپس سه

examples at least of full conversations, full...not... sorry.

مثال حداقل از مکالمات کامل، کامل... نه... متأسفم.

Not conversations, but voicemail messages so that you can follow that pattern, and learn

نه مکالمه، بلکه پیام های پست صوتی تا بتوانید از آن الگو پیروی کنید و یاد بگیرید

and practice to leave your voicemail.

و تمرین کنید که پست صوتی خود را ترک کنید.

Okay?

باشه؟

So, let's get started.

بنابراین، بیایید شروع کنیم.

So, first of all, these are some of the things you should not do, and on this side are things

بنابراین، اول از همه، اینها برخی از کارهایی است که نباید انجام دهید، و در این طرف کارهایی هستند

you should do.

که باید انجام دهید.

So, let's look at these guidelines.

بنابراین، بیایید به این دستورالعمل ها نگاه کنیم.

Now, this lesson is part of the series of lessons that I have on "Speak Like a Manager",

اکنون، این درس بخشی از مجموعه دروسی است که من در مورد "مثل مدیر صحبت کن" دارم،

so whether you're a manager today or you aspire to be a manager in a work context, this lesson

بنابراین چه امروز مدیر باشید و چه آرزوی مدیر شدن در زمینه کاری را دارید، این درس

will help you along with several other lessons of this kind.

همراه با چندین مورد به شما کمک خواهد کرد. دروس دیگری از این دست

Okay?

باشه؟

Just a point for you.

فقط یک امتیاز برای شما

All right.

خیلی خوب.

So, these are some mistakes that people make.

بنابراین، اینها برخی از اشتباهات است که مردم مرتکب می شوند.

Sometimes when leaving a voicemail, they leave no name.

گاهی اوقات هنگام ترک پست صوتی، نامی از خود باقی نمی گذارند.

That doesn't help; no one knows who to call.

این کمکی نمی کند. هیچ کس نمی داند با چه کسی تماس بگیرد

Or they leave no number, because they think: "Oh, he knows my number", "She knows my number"

یا هیچ شماره ای باقی نمی گذارند، زیرا فکر می کنند: "اوه، او شماره من را می داند"، "او شماره من را می داند"

- no.

- نه.

Don't do that.

این کار را نکن

Make it easy for the other person.

کار را برای طرف مقابل آسان کنید.

Or the message is left, but it's a very vague message.

یا پیام باقی مانده است، اما این یک پیام بسیار مبهم است.

"Hi.

"سلام.

This is Rebecca.

این ربکا است. به

Call me back."

من زنگ بزن."

Okay, that doesn't really tell the person very much.

خوب، این واقعاً چیز زیادی به شخص نمی گوید .

Right?

درست؟

What did I want?

من چه می خواستم؟

No.

نه.

You have to be more specific.

شما باید دقیق تر باشید.

Sometimes people call repeatedly; they make repeated calls, many calls, and leave no message.

گاهی اوقات مردم به طور مکرر تماس می گیرند. آنها تماس های مکرر برقرار می کنند، تماس های زیادی برقرار می کنند و هیچ پیامی باقی نمی گذارند.

And today that's a really bad idea because people can see the number that called, and

و امروز این یک ایده واقعا بد است زیرا مردم می توانند شماره ای را که تماس گرفته است ببینند، و

if they see that you called, like, five times and you didn't even leave a message, it's

اگر ببینند که شما پنج بار تماس گرفته اید و حتی پیامی هم نگذاشته اید،

very frustrating.

بسیار خسته کننده است.

Okay?

باشه؟

So, don't do that.

بنابراین، این کار را نکنید.

It's not only frustrating, it's also not professional, so don't do that.

این نه تنها ناامید کننده است، بلکه حرفه ای نیز نیست، پس این کار را نکنید.

Or they have...

یا دارند...

Sometimes people call again and again, and they leave many messages.

گاهی اوقات مردم بارها و بارها تماس می گیرند و پیام های زیادی می گذارند.

So, you can't do that either.

بنابراین، شما نیز نمی توانید این کار را انجام دهید.

You can't leave too many messages for someone; they may be away, they may be at a meeting,

شما نمی توانید پیام های زیادی برای کسی بگذارید. آنها ممکن است دور باشند، ممکن است در یک جلسه باشند،

they may be at a conference, and you can't fill up their voicemail with just your messages.

ممکن است در یک کنفرانس باشند، و شما نمی توانید پیام صوتی آنها را فقط با پیام های خود پر کنید.

Okay?

باشه؟

All right.

خیلی خوب.

Next is sometimes people zoom through their name and number because they know their name

بعدی این است که گاهی اوقات افراد روی نام و شماره خود زوم می کنند زیرا آنها نام

and number so well that they say it really fast, but that doesn't help the person who's

و شماره خود را به خوبی می دانند که آن را خیلی سریع می گویند ، اما این به فردی که تماس شما را دریافت می کند کمکی نمی کند

receiving your call.

.

They need to hear your name and your number.

آنها باید نام و شماره شما را بشنوند.

Okay?

باشه؟

So, these were some of the bad practices; now let's look at the good practices, the

بنابراین، اینها برخی از اعمال بد بود. اکنون بیایید به شیوه های خوب،

best practices.

بهترین شیوه ها نگاه کنیم.

So, when you're leaving a voicemail, you want to make sure to leave your first, or your

بنابراین، هنگامی که یک پست صوتی را ترک می کنید، می خواهید مطمئن شوید که

first and last name.

نام یا نام و نام خانوادگی خود را گذاشته اید.

Now, that depends on whether you know the person, you don't know the person.

حال، این بستگی به این دارد که آیا شما آن شخص را می شناسید، شما آن شخص را نمی شناسید.

If you know them, you can just say: "Hi.

اگر آنها را می شناسید، فقط می توانید بگویید: "سلام.

This is Rebecca.", "Hi.

این ربکا است."، "سلام.

This is Maria.", "Hi.

این ماریا است."، "سلام.

This is John", whatever.

این جان است"، هر چه باشد.

Or give your full name: "Hello.

یا نام کامل خود را بگویید: "سلام.

This is John Smith."

این جان اسمیت است."

Okay?

باشه؟

We're going to run through the exact conversation, so don't worry.

ما دقیقاً مکالمه را بررسی می کنیم، پس نگران نباشید.

First we're just establishing some basic guidelines.

ابتدا ما فقط چند دستورالعمل اساسی را ایجاد می کنیم.

So, you want to leave your first, or first and last name.

بنابراین، شما می خواهید نام، یا نام و نام خانوادگی خود را بگذارید.

You want to leave your contact information or number.

می خواهید اطلاعات تماس یا شماره خود را بگذارید.

If it's a number, if it's an email - whatever that may be.

اگر یک شماره است، اگر یک ایمیل است - هر چه ممکن است باشد.

You want to leave a specific message about why you're calling.

شما می خواهید پیام خاصی در مورد دلیل تماس خود بگذارید.

Okay?

باشه؟

You want to call once and leave a message.

میخوای یه بار زنگ بزنی و پیام بذاری

All right?

خیلی خوب؟

Don't keep calling.

به زنگ زدن ادامه نده

And maybe if you don't hear back from them - okay? - you could call a second time.

و شاید اگر پاسخی از آنها نشنیدید - باشه؟ - می توانید برای بار دوم تماس بگیرید.

All right?

خیلی خوب؟

It depends on the situation.

بستگی به موقعیت داره.

Of course, if something is urgent, then that's a different context, but I'm speaking generally.

البته، اگر چیزی فوری باشد، پس زمینه متفاوتی است، اما من به طور کلی صحبت می کنم.

So, you could try a little later in the day or after a few hours.

بنابراین، می توانید کمی دیرتر در روز یا بعد از چند ساعت امتحان کنید.

Again, leave a second message possibly, but usually not more than that.

باز هم، احتمالاً یک پیام دوم بگذارید، اما معمولاً بیشتر از آن نیست.

And if that...

و اگر ...

If you don't get a reply or a response from that, then you could call once and try another

اگر پاسخ یا پاسخی از آن دریافت نکردید، می توانید یک بار تماس بگیرید و روش دیگری را امتحان کنید

method, you could send an email, you could send...

، می توانید یک ایمیل بفرستید، می توانید بفرستید ... به

Message them.

آنها پیام دهید.

Right?

درست؟

Text them-right?-on your phone.

در تلفن خود برای آنها پیامک ارسال کنید، درست است؟

So that's another way.

پس این راه دیگری است.

And then make sure to say your name and your number slowly in the beginning, and to repeat it.

و سپس مطمئن شوید که در ابتدا نام و شماره خود را به آرامی بگویید و آن را تکرار کنید.

Okay?

باشه؟

We're going to go through those steps exactly, so don't worry.

ما دقیقاً این مراحل را طی خواهیم کرد، پس نگران نباشید.

I'm going to show you exactly how to do it.

من دقیقاً به شما نشان خواهم داد که چگونه این کار را انجام دهید.

And very important: Before you get on the phone...

و خیلی مهم: قبل از اینکه به تلفن برسید...

What happens is lots of time people just pick up the phone, and then they...

اتفاقی که می افتد این است که خیلی وقت ها مردم فقط تلفن را برمی دارند و بعد

They're not really thinking in advance: "Why am I calling?

... آنها واقعاً از قبل فکر نمی کنند: "چرا دارم زنگ می زنم؟

What is the purpose?" and that wastes the other person's time.

چیست؟ هدف؟" و این باعث تلف شدن وقت طرف مقابل می شود.

So, first always think about: "What is my purpose?

بنابراین، ابتدا همیشه به این فکر کنید: " هدف من چیست؟

Why am I calling this person?

چرا با این شخص تماس می‌گیرم؟

Am I calling to tell them something?

آیا زنگ می‌زنم تا چیزی به او بگویم؟

Or am I calling to actually talk to them; do I need to talk to them?"

یا تماس می‌گیرم تا واقعاً با آنها صحبت کنم؛ آیا لازم است با آنها صحبت کنم؟"

And that's important for you to know, because if you're calling to just tell them something,

و این برای شما مهم است که بدانید، زیرا اگر فقط برای گفتن چیزی به آنها

then you could just call, and along...

تماس می‌گیرید، می‌توانید فقط تماس بگیرید، و ...

In your voicemail you could leave the information that you want to tell them.

در پست صوتی خود می‌توانید اطلاعاتی را که می‌خواهید به آنها بگویید بگذارید.

If you need to talk to them, then you have to let them know that and leave that request

اگر نیاز دارید با آنها صحبت کنید، باید به آنها اطلاع دهید و این درخواست را بگذارید

that: "I need you to call back to me.

: "من باید با من تماس بگیرید.

Call me back."

Okay?

باشه؟

So, think about your purpose before you get on the phone.

بنابراین، قبل از اینکه با تلفن تماس بگیرید، به هدف خود فکر کنید .

And if your English...

و اگر انگلیسی شما...

If you don't feel very confident about your English, you're not sure, then write it out,

اگر در مورد انگلیسی خود خیلی مطمئن نیستید، مطمئن نیستید، آن را بنویسید،

write down a few points.

چند نکته را یادداشت کنید.

Don't write every single word.

تک تک کلمات را ننویسید

Usually that's...

معمولاً ...

People can tell that you're reading something; doesn't look very professional.

مردم می توانند بگویند که شما در حال خواندن چیزی هستید. خیلی حرفه ای به نظر نمی رسد

But write down the main points so that you don't feel confused.

اما نکات اصلی را یادداشت کنید تا دچار سردرگمی نشوید.

Write down any keywords that you want to use or that you will see in our script which I'm

هر کلمه کلیدی را که می خواهید استفاده کنید یا در اسکریپت ما خواهید دید که در

going to show you next.

ادامه به شما نشان خواهم داد، بنویسید.

Okay?

باشه؟

Here we go.

در اینجا ما می رویم.

All right.

خیلی خوب.

So, now let's run through what you would actually say when leaving a voicemail.

بنابراین، اکنون بیایید آنچه را که واقعاً هنگام ترک یک پست صوتی می‌گویید بررسی کنیم.

So, there are five elements.

بنابراین، پنج عنصر وجود دارد.

The first you have to say: Who you are, when you called, why you called, what you're calling

ابتدا باید بگویید: چه کسی هستید، چه زمانی تماس گرفتید، چرا تماس گرفتید، درباره چه چیزی تماس می‌گیرید

about, and then repeat some critical information.

، و سپس برخی از اطلاعات مهم را تکرار کنید.

All right?

خیلی خوب؟

So, let's go through that with an example.

بنابراین، اجازه دهید آن را با یک مثال مرور کنیم.

So, first this is what you could say: "Hello, John.

بنابراین، ابتدا این چیزی است که می توانید بگویید: "سلام جان.

This is Susan Jones from Finance."

این سوزان جونز از Finance است."

Okay?

باشه؟

I'm just giving you an example, but it could be anything.

من فقط به شما یک مثال می زنم، اما ممکن است هر چیزی باشد.

When?

چه زمانی؟

"It's Monday, June 15 at 10:30.

"دوشنبه، 15 ژوئن، ساعت 10:30 است.

I'm calling to check some details related to your expense reports.

من تماس می‌گیرم تا جزئیات مربوط به گزارش هزینه‌های شما را بررسی

Please call me back at Ext. 6125."

کنم. لطفاً با من به شماره داخلی 6125 تماس بگیرید."

Make sure to enunciate those numbers very clearly; numbers can be misheard and then,

مطمئن شوید که آن اعداد را خیلی واضح بیان کنید. اعداد ممکن است اشتباه شنیده شوند و پس از آن،

you know, it's kind of all a waste of time, so you want to make sure to say each number

می دانید، این به نوعی اتلاف وقت است، بنابراین می خواهید مطمئن شوید که هر عدد را

very clearly and separately.

کاملاً واضح و جداگانه بگویید.

Okay?

باشه؟

And then repeat again just in case they didn't catch anything, so you could say: "Again,

و سپس دوباره تکرار کنید فقط در صورتی که چیزی متوجه نشدند، بنابراین می توانید بگویید: "دوباره

it's Susan Jones at Ext. 6125."

، سوزان جونز در Ext. 6125 است."

All right?

خیلی خوب؟

So, that is basically it.

بنابراین، اساساً همین است.

Those are the steps and this is the kind of voicemail you should leave for someone in

اینها مراحل هستند و این همان نوع پست صوتی است که باید

order for them to have all the information that they need in order to call you back,

برای کسی بگذارید تا همه اطلاعاتی را که برای تماس با شما نیاز دارد داشته باشد

and also to know why you called.

و همچنین بداند که چرا تماس گرفته اید.

All right?

خیلی خوب؟

And, of course, as I said, your reason for calling may be...

و البته، همانطور که گفتم، دلیل شما برای تماس ممکن است ...

May be different, and you will have to incorporate that here, but the basic steps are: "Who are

ممکن است متفاوت باشد، و شما باید آن را در اینجا بگنجانید، اما مراحل اساسی این است: "

you?

شما کی هستید؟

When did you call?

کی تماس گرفتید؟ چرا تماس گرفتید؟

Why did you call?

تماس بگیرید؟

What do you want the person to do; what action?

می خواهید آن شخص چه کاری انجام دهد؛ چه اقدامی؟

And then repeat the basic information."

و سپس اطلاعات اولیه را تکرار کنید."

So, now to practice that, let's take this example-okay?-of someone named Marcel Thomas.

بنابراین، اکنون برای تمرین آن، بیایید این مثال را در مورد شخصی به نام مارسل توماس در نظر بگیریم - باشه؟

So, Marcel is leaving a voicemail, and you're going to...

بنابراین، مارسل دارد یک پست صوتی می‌گذارد، و شما می‌خواهید...

You can say it with me or you can do it along with me; or you can pause the video, try it

می‌توانید آن را با من بگویید یا می‌توانید با من انجام دهید. یا می‌توانید ویدیو را مکث

out by yourself, and then see whether what I'm saying is the same as what you said, and

کنید، خودتان آن را امتحان کنید، و سپس ببینید که آیا چیزی که من می‌گویم همان چیزی است که شما گفتید، و

so on.

غیره.

Okay?

باشه؟

There are lots of ways to participate in this one.

راه های زیادی برای شرکت در این یکی وجود دارد.

So I'm going to say it for you - okay? - for now.

بنابراین من می خواهم آن را برای شما بگویم - باشه؟ - فعلا

So: "Hello, John.

بنابراین: "سلام جان.

This is Marcel Thomas from ABC Training."

این مارسل توماس از ABC Training است."

All right?

خیلی خوب؟

So I told him who I am.

پس به او گفتم من کی هستم.

When?

چه زمانی؟

"It's Wednesday, September 26 at 4:00pm."

"چهارشنبه، 26 سپتامبر، ساعت 16:00 است."

- When.

- چه زمانی.

"I'm calling to check if you are going to attend our seminar in London next month.

"من تماس می‌گیرم تا بررسی کنم که آیا قرار است ماه آینده در سمینار ما در لندن

I'm calling to check if you will be attending our seminar in London next month."

شرکت کنید یا خیر. تماس می‌گیرم تا بررسی کنم که آیا ماه آینده در سمینار ما در لندن شرکت خواهید کرد."

All right?

خیلی خوب؟

Very clearly explain why the person was calling.

خیلی واضح توضیح دهید که چرا آن شخص تماس گرفته است.

"Please call me back at [phone]."

"لطفاً با من تماس بگیرید [phone]."

Okay?

باشه؟

You see how each number should be said separately.

می بینید که چگونه هر عدد باید جداگانه گفته شود.

Don't try to combine it in any way.

به هیچ وجه سعی نکنید آن را با هم ترکیب کنید.

And it should be said like this.

و باید اینگونه گفت.

If you're giving an area code, usually it's three numbers, right?

اگر یک کد منطقه ای می دهید، معمولاً سه شماره است، درست است؟

"6-7-2"...

«6-7-2»...

This is the rhythm: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

این ریتم است: «6-7-2، 1-2-3، 4-5، 6-7».

Okay?

باشه؟

That's where we pause if your number has that many digits.

در اینجاست که اگر شماره شما این تعداد رقم داشته باشد، مکث می کنیم.

If it has a different number, then you might say it differently.

اگر عدد متفاوتی دارد ، ممکن است آن را جور دیگری بگویید.

But what's important is: Don't try to group the numbers.

اما آنچه مهم است این است: سعی نکنید اعداد را گروه بندی کنید.

Right?

درست؟

Don't say: "12", don't say: "45", and then "6-7".

نگویید: «12»، نگویید: «45» و سپس «6-7».

Don't mix it up.

قاطیش نکن

Okay?

باشه؟

Say each number separately and clearly, and that way people won't get confused if it's...

هر عدد را جداگانه و واضح بگویید و به این ترتیب

If there is a 17 there, but don't say 17; say: "1-7".

اگر 17 باشد، مردم گیج نخواهند شد. بگویید: "1-7".

Because also numbers like "17", "14", if you don't say them clearly enough, can sound like

زیرا همچنین اعدادی مانند "17"، "14"، اگر آنها را به اندازه کافی واضح نگویید، می توانند مانند

"70" or "40", and then, again, you've defeated the purpose because somebody hasn't got the

"70" یا "40" به نظر برسند، و سپس، دوباره، شما هدف را شکست داده اید، زیرا کسی به آن نرسیده است.

critical information they need to call you back.

اطلاعات مهمی که آنها برای تماس با شما نیاز دارند .

All right?

خیلی خوب؟

So, the way to practice this is you could take out your phone, record, practice recording

بنابراین، روش تمرین این است که می‌توانید گوشی خود را بردارید، ضبط

yourself, see how you sound when you leave a message.

کنید، خودتان ضبط کنید، ببینید وقتی پیامی می‌گذارید چگونه صدایتان می‌آید.

But the most important thing is perhaps think about: "What's my purpose for calling?" and

اما مهمترین چیز این است که شاید فکر کنید: "هدف من از تماس چیست؟" و

make sure that you include all of this information, and that way you can be sure that you're leaving

مطمئن شوید که همه این اطلاعات را درج کرده‌اید، و به این ترتیب می‌توانید مطمئن شوید که

a strong, effective voicemail for someone in a business context.

یک پست صوتی قوی و موثر برای شخصی در زمینه کسب‌وکار باقی می‌گذارید.

All right?

خیلی خوب؟

And if you want to check out some of my other "Speak Like a Manager" series lessons about

و اگر می‌خواهید برخی از درس‌های دیگر مجموعه «مثل مدیر صحبت کنید» را در مورد

similar topics to do with business and how you can communicate more effectively in a

موضوعات مشابه مرتبط با تجارت و نحوه برقراری ارتباط مؤثرتر در یک

business environment, check them out, subscribe to my channel on YouTube, and you'll find

محیط کسب‌وکار بررسی کنید، آنها را بررسی کنید، در کانال من در YouTube مشترک شوید و

lots of other videos there as well.

بسیاری از ویدیوهای دیگر را نیز در آنجا خواهید یافت.

Okay?

باشه؟

Thanks very much for watching.

خیلی ممنون که تماشا کردید

Don't forget to go to our website at www.engvid.com, and there you can do a little quiz on this

فراموش نکنید که به وب سایت ما در www.engvid.com بروید، و در آنجا می توانید یک مسابقه کوچک در این مورد

as well just to make sure that you've really mastered it.

نیز انجام دهید تا مطمئن شوید که واقعاً به آن مسلط شده اید.

Okay?

باشه؟

You want to be able to do that, and feel confident that every time you leave a voicemail for

شما می خواهید بتوانید این کار را انجام دهید و مطمئن باشید که هر بار که یک پست صوتی برای

someone you'll feel good, and you've achieved your purpose, and they have...

کسی می گذارید، احساس خوبی خواهید داشت، و به هدف خود رسیده اید، و

They have received the message you wanted to leave them.

او نیز پیامی را دریافت کرده است که می خواهید آن را ترک کنید. آنها

Okay?

باشه؟

So, thanks very much for watching.

بنابراین، از تماشای شما بسیار سپاسگزارم.

Bye for now.

فعلا خداحافظ.

All the best with your English.

بهترین ها با انگلیسی شما.