Speak like a Manager: How to leave a voicemail

Hi.

Chào.

I'm Rebecca from engVid.

Tôi là Rebecca từ engVid.

Do you get nervous when leaving a voicemail for someone at work or in a business situation?

Bạn có lo lắng khi để lại thư thoại cho ai đó tại nơi làm việc hoặc trong một tình huống kinh doanh không?

Do you wonder what to say, how to say it, or how much to say?

Bạn băn khoăn không biết nên nói gì, nói như thế nào hay nói bao nhiêu?

Well, you're not alone.

Chà, bạn không đơn độc đâu.

Most people make one of two mistakes when leaving a voicemail: They either say too much

Hầu hết mọi người đều mắc một trong hai sai lầm khi để lại thư thoại: Họ nói quá nhiều

- they go on and on, and they ramble, and there is no end; or they don't say enough

- họ cứ nói mãi, lan man và không có hồi kết; hoặc họ không nói đủ

and they don't leave enough information.

và họ không để lại đủ thông tin.

So, in this lesson I'm going to show you exactly what you should say

Vì vậy, trong bài học này, tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác những gì bạn nên nói

and what you should not say.

và những gì bạn không nên nói.

All right?

Được chứ?

I'm going to give you some general guidelines, and then I'm going to actually give you three

Tôi sẽ cung cấp cho bạn một số nguyên tắc chung, và sau đó tôi sẽ thực sự cung cấp cho bạn

examples at least of full conversations, full...not... sorry.

ít nhất ba ví dụ về các cuộc hội thoại đầy đủ, đầy đủ...không...xin lỗi.

Not conversations, but voicemail messages so that you can follow that pattern, and learn

Không phải các cuộc trò chuyện, mà là các tin nhắn thư thoại để bạn có thể làm theo khuôn mẫu đó, đồng thời học hỏi

and practice to leave your voicemail.

và thực hành để rời khỏi hộp thư thoại của mình.

Okay?

Được chứ?

So, let's get started.

Vậy hãy bắt đầu.

So, first of all, these are some of the things you should not do, and on this side are things

Cho nên, trước hết là một số việc không nên làm, mặt này là những

you should do.

việc nên làm.

So, let's look at these guidelines.

Vì vậy, hãy xem xét các hướng dẫn này.

Now, this lesson is part of the series of lessons that I have on "Speak Like a Manager",

Bây giờ, bài học này là một phần của loạt bài học mà tôi có về "Nói chuyện như một nhà quản lý",

so whether you're a manager today or you aspire to be a manager in a work context, this lesson

vì vậy, cho dù bạn là nhà quản lý ngày nay hay bạn mong muốn trở thành nhà quản lý trong bối cảnh công việc, bài học

will help you along with several other lessons of this kind.

này sẽ giúp bạn cùng với một số các bài học khác thuộc loại này.

Okay?

Được chứ?

Just a point for you.

Chỉ cần một điểm cho bạn.

All right.

Được rồi.

So, these are some mistakes that people make.

Vì vậy, đây là một số sai lầm mà mọi người mắc phải.

Sometimes when leaving a voicemail, they leave no name.

Đôi khi khi để lại thư thoại, họ không để lại tên.

That doesn't help; no one knows who to call.

Điều đó không giúp được gì; không ai biết kêu ai.

Or they leave no number, because they think: "Oh, he knows my number", "She knows my number"

Hoặc họ không để lại số nào, vì họ nghĩ: "Ồ, anh ấy biết số của tôi", "Cô ấy biết số của tôi"

- no.

- không.

Don't do that.

Đừng làm vậy.

Make it easy for the other person.

Làm cho nó dễ dàng cho người khác.

Or the message is left, but it's a very vague message.

Hoặc là tin nhắn để lại, nhưng là tin nhắn rất mập mờ.

"Hi.

"Xin chào.

This is Rebecca.

Đây là Rebecca.

Call me back."

Gọi lại cho tôi."

Okay, that doesn't really tell the person very much.

Được rồi, điều đó không thực sự nói với người đó nhiều lắm.

Right?

Đúng?

What did I want?

Tôi đã muốn gì?

No.

Không.

You have to be more specific.

Bạn phải cụ thể hơn.

Sometimes people call repeatedly; they make repeated calls, many calls, and leave no message.

Đôi khi mọi người gọi liên tục; họ thực hiện các cuộc gọi lặp đi lặp lại, nhiều cuộc gọi và không để lại tin nhắn.

And today that's a really bad idea because people can see the number that called, and

Và ngày nay, đó thực sự là một ý tưởng tồi bởi vì mọi người có thể nhìn thấy số đã gọi, và

if they see that you called, like, five times and you didn't even leave a message, it's

nếu họ thấy rằng bạn đã gọi, chẳng hạn như, năm lần và bạn thậm chí không để lại tin nhắn, điều đó sẽ

very frustrating.

rất khó chịu.

Okay?

Được chứ?

So, don't do that.

Vì vậy, đừng làm điều đó.

It's not only frustrating, it's also not professional, so don't do that.

Điều đó không chỉ gây khó chịu mà còn không chuyên nghiệp, vì vậy đừng làm như vậy.

Or they have...

Hoặc họ có...

Sometimes people call again and again, and they leave many messages.

Đôi khi người ta gọi đi gọi lại, và họ để lại nhiều tin nhắn.

So, you can't do that either.

Vì vậy, bạn cũng không thể làm điều đó.

You can't leave too many messages for someone; they may be away, they may be at a meeting,

Bạn không thể để lại quá nhiều tin nhắn cho ai đó; họ có thể đi vắng, họ có thể đang dự họp,

they may be at a conference, and you can't fill up their voicemail with just your messages.

họ có thể đang dự hội nghị và bạn không thể lấp đầy hộp thư thoại của họ chỉ bằng tin nhắn của mình.

Okay?

Được chứ?

All right.

Được rồi.

Next is sometimes people zoom through their name and number because they know their name

Tiếp theo, đôi khi mọi người phóng to tên và số của họ vì họ biết tên

and number so well that they say it really fast, but that doesn't help the person who's

và số của họ rất rõ nên họ nói rất nhanh, nhưng điều đó không giúp được gì cho người

receiving your call.

nhận cuộc gọi của bạn.

They need to hear your name and your number.

Họ cần nghe tên và số điện thoại của bạn.

Okay?

Được chứ?

So, these were some of the bad practices; now let's look at the good practices, the

Vì vậy, đây là một số thực hành xấu; bây giờ chúng ta hãy nhìn vào những thực hành tốt,

best practices.

những thực hành tốt nhất.

So, when you're leaving a voicemail, you want to make sure to leave your first, or your

Vì vậy, khi bạn để lại thư thoại, bạn muốn đảm bảo để lại tên hoặc họ

first and last name.

và tên của mình.

Now, that depends on whether you know the person, you don't know the person.

Bây giờ, điều đó phụ thuộc vào việc bạn có biết người đó hay không.

If you know them, you can just say: "Hi.

Nếu bạn biết họ, bạn chỉ cần nói: "Xin chào.

This is Rebecca.", "Hi.

Đây là Rebecca.", "Xin chào.

This is Maria.", "Hi.

Đây là Maria.", "Xin chào.

This is John", whatever.

Đây là John", bất cứ điều gì.

Or give your full name: "Hello.

Hoặc cung cấp tên đầy đủ của bạn: "Xin chào.

This is John Smith."

Đây là John Smith."

Okay?

Được chứ?

We're going to run through the exact conversation, so don't worry.

Chúng tôi sẽ chạy qua cuộc trò chuyện chính xác, vì vậy đừng lo lắng.

First we're just establishing some basic guidelines.

Trước tiên, chúng tôi chỉ thiết lập một số nguyên tắc cơ bản.

So, you want to leave your first, or first and last name.

Vì vậy, bạn muốn bỏ họ, tên và họ.

You want to leave your contact information or number.

Bạn muốn để lại thông tin liên lạc hoặc số của bạn.

If it's a number, if it's an email - whatever that may be.

Nếu đó là một con số, nếu đó là một email - bất kể đó là gì.

You want to leave a specific message about why you're calling.

Bạn muốn để lại lời nhắn cụ thể về lý do bạn gọi.

Okay?

Được chứ?

You want to call once and leave a message.

Bạn muốn gọi một lần và để lại lời nhắn.

All right?

Được chứ?

Don't keep calling.

Đừng tiếp tục gọi.

And maybe if you don't hear back from them - okay? - you could call a second time.

Và có thể nếu bạn không nhận được phản hồi từ họ - được chứ? - bạn có thể gọi lần thứ hai.

All right?

Được chứ?

It depends on the situation.

Nó phụ thuộc vào tình hình.

Of course, if something is urgent, then that's a different context, but I'm speaking generally.

Tất nhiên, nếu điều gì đó khẩn cấp, thì đó là một bối cảnh khác, nhưng tôi đang nói chung chung.

So, you could try a little later in the day or after a few hours.

Vì vậy, bạn có thể thử muộn hơn một chút trong ngày hoặc sau vài giờ.

Again, leave a second message possibly, but usually not more than that.

Một lần nữa, có thể để lại tin nhắn thứ hai, nhưng thường không nhiều hơn thế.

And if that...

Và nếu điều đó...

If you don't get a reply or a response from that, then you could call once and try another

Nếu bạn không nhận được hồi âm hoặc phản hồi từ điều đó, thì bạn có thể gọi một lần và thử

method, you could send an email, you could send...

phương pháp khác, bạn có thể gửi email, bạn có thể gửi...

Message them.

Nhắn tin cho họ.

Right?

Đúng?

Text them-right?-on your phone.

Nhắn tin cho họ-phải không?-trên điện thoại của bạn.

So that's another way.

Vì vậy, đó là một cách khác.

And then make sure to say your name and your number slowly in the beginning, and to repeat it.

Và sau đó đảm bảo nói tên và số của bạn một cách chậm rãi ngay từ đầu và lặp lại nó.

Okay?

Được chứ?

We're going to go through those steps exactly, so don't worry.

Chúng tôi sẽ thực hiện chính xác các bước đó, vì vậy đừng lo lắng.

I'm going to show you exactly how to do it.

Tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác cách thực hiện.

And very important: Before you get on the phone...

Và rất quan trọng: Trước khi bạn bắt máy...

What happens is lots of time people just pick up the phone, and then they...

Điều xảy ra là nhiều lúc mọi người chỉ cần nhấc điện thoại, và sau đó họ...

They're not really thinking in advance: "Why am I calling?

Họ không thực sự suy nghĩ trước: "Tại sao tôi lại gọi?

What is the purpose?" and that wastes the other person's time.

Có chuyện gì vậy?" mục đích?" và điều đó làm lãng phí thời gian của người khác.

So, first always think about: "What is my purpose?

Vì vậy, trước tiên hãy luôn nghĩ về: "Mục đích của tôi là gì?

Why am I calling this person?

Tại sao tôi gọi cho người này?

Am I calling to tell them something?

Tôi gọi để nói với họ điều gì đó?

Or am I calling to actually talk to them; do I need to talk to them?"

Hay tôi gọi để thực sự nói chuyện với họ ; tôi có cần nói chuyện với họ không?"

And that's important for you to know, because if you're calling to just tell them something,

Và điều đó rất quan trọng mà bạn cần biết, bởi vì nếu bạn gọi điện chỉ để nói với họ điều gì đó,

then you could just call, and along...

thì bạn có thể chỉ cần gọi và...

In your voicemail you could leave the information that you want to tell them.

Trong hộp thư thoại, bạn có thể để lại thông tin mà bạn muốn nói với họ.

If you need to talk to them, then you have to let them know that and leave that request

Nếu bạn cần nói chuyện với họ, thì bạn phải cho họ biết điều đó và để lại yêu cầu

that: "I need you to call back to me.

rằng: "Tôi cần bạn gọi lại cho tôi.

Call me back."

Hãy gọi lại cho tôi."

Okay?

Được chứ?

So, think about your purpose before you get on the phone.

Vì vậy, hãy suy nghĩ về mục đích của bạn trước khi bắt máy.

And if your English...

Và nếu tiếng Anh của bạn...

If you don't feel very confident about your English, you're not sure, then write it out,

Nếu bạn cảm thấy không tự tin lắm về tiếng Anh của mình, bạn không chắc lắm, thì hãy viết ra,

write down a few points.

viết ra một vài điểm.

Don't write every single word.

Đừng viết từng từ một.

Usually that's...

Thông thường đó là...

People can tell that you're reading something; doesn't look very professional.

Mọi người có thể nói rằng bạn đang đọc một cái gì đó; trông không được chuyên nghiệp cho lắm.

But write down the main points so that you don't feel confused.

Nhưng hãy viết ra những điểm chính để bạn không cảm thấy bối rối.

Write down any keywords that you want to use or that you will see in our script which I'm

Viết ra bất kỳ từ khóa nào bạn muốn sử dụng hoặc bạn sẽ thấy trong kịch bản của chúng tôi mà tôi

going to show you next.

sẽ cho bạn xem tiếp theo.

Okay?

Được chứ?

Here we go.

Chúng ta đi đây.

All right.

Được rồi.

So, now let's run through what you would actually say when leaving a voicemail.

Vì vậy, bây giờ hãy lướt qua những gì bạn thực sự sẽ nói khi để lại thư thoại.

So, there are five elements.

Vì vậy, có năm yếu tố.

The first you have to say: Who you are, when you called, why you called, what you're calling

Đầu tiên bạn phải nói: Bạn là ai, bạn gọi khi nào, tại sao bạn gọi, bạn gọi để làm

about, and then repeat some critical information.

gì, sau đó lặp lại một số thông tin quan trọng.

All right?

Được chứ?

So, let's go through that with an example.

Vì vậy, hãy xem qua điều đó với một ví dụ.

So, first this is what you could say: "Hello, John.

Vì vậy, đầu tiên bạn có thể nói như sau: "Xin chào, John.

This is Susan Jones from Finance."

Đây là Susan Jones từ Tài chính."

Okay?

Được chứ?

I'm just giving you an example, but it could be anything.

Tôi chỉ cho bạn một ví dụ, nhưng nó có thể là bất cứ thứ gì.

When?

Khi?

"It's Monday, June 15 at 10:30.

"Hôm nay là Thứ Hai, ngày 15 tháng 6 lúc 10:30.

I'm calling to check some details related to your expense reports.

Tôi gọi điện để kiểm tra một số chi tiết liên quan đến báo cáo chi phí của bạn.

Please call me back at Ext. 6125."

Vui lòng gọi lại cho tôi theo số máy lẻ 6125."

Make sure to enunciate those numbers very clearly; numbers can be misheard and then,

Đảm bảo phát âm những con số đó thật rõ ràng; các con số có thể bị nghe nhầm và sau đó,

you know, it's kind of all a waste of time, so you want to make sure to say each number

bạn biết đấy, thật lãng phí thời gian, vì vậy bạn muốn đảm bảo nói từng con số thật

very clearly and separately.

rõ ràng và riêng biệt.

Okay?

Được chứ?

And then repeat again just in case they didn't catch anything, so you could say: "Again,

Và sau đó lặp lại đề phòng trường hợp họ không bắt được gì, vì vậy bạn có thể nói: "Xin nhắc lại,

it's Susan Jones at Ext. 6125."

đó là Susan Jones ở Máy lẻ 6125."

All right?

Được chứ?

So, that is basically it.

Vì vậy, đó là về cơ bản nó.

Those are the steps and this is the kind of voicemail you should leave for someone in

Đó là các bước và đây là loại thư thoại bạn nên để lại cho ai

order for them to have all the information that they need in order to call you back,

đó để họ có tất cả thông tin họ cần để gọi lại cho bạn

and also to know why you called.

và cũng để biết lý do bạn gọi.

All right?

Được chứ?

And, of course, as I said, your reason for calling may be...

Và, tất nhiên, như tôi đã nói, lý do gọi điện của bạn có thể là...

May be different, and you will have to incorporate that here, but the basic steps are: "Who are

Có thể khác, và bạn sẽ phải kết hợp điều đó ở đây, nhưng các bước cơ bản là: "Bạn là

you?

ai?

When did you call?

Bạn gọi khi nào? Tại sao bạn lại gọi?

Why did you call?

gọi?

What do you want the person to do; what action?

Bạn muốn người đó làm gì; hành động gì?

And then repeat the basic information."

Và sau đó lặp lại thông tin cơ bản."

So, now to practice that, let's take this example-okay?-of someone named Marcel Thomas.

Vì vậy, bây giờ để thực hành điều đó, chúng ta hãy lấy ví dụ này-được chứ?-của một người tên là Marcel Thomas.

So, Marcel is leaving a voicemail, and you're going to...

Vì vậy, Marcel đang để lại một thư thoại, và bạn sẽ...

You can say it with me or you can do it along with me; or you can pause the video, try it

Bạn có thể nói điều đó với tôi hoặc bạn có thể làm điều đó cùng với tôi; hoặc bạn có thể tạm dừng video,

out by yourself, and then see whether what I'm saying is the same as what you said, and

tự mình xem thử và sau đó xem liệu những gì tôi đang nói có giống với những gì bạn đã nói hay không,

so on.

v.v.

Okay?

Được chứ?

There are lots of ways to participate in this one.

Có rất nhiều cách để tham gia vào cái này.

So I'm going to say it for you - okay? - for now.

Vì vậy, tôi sẽ nói điều đó cho bạn - được chứ? - cho đến bây giờ.

So: "Hello, John.

Vì vậy: "Xin chào, John.

This is Marcel Thomas from ABC Training."

Đây là Marcel Thomas từ ABC Training."

All right?

Được chứ?

So I told him who I am.

Vì vậy, tôi đã nói với anh ấy tôi là ai.

When?

Khi?

"It's Wednesday, September 26 at 4:00pm."

"Đó là Thứ Tư, ngày 26 tháng 9 lúc 4:00 chiều."

- When.

- Khi nào.

"I'm calling to check if you are going to attend our seminar in London next month.

"Tôi gọi để kiểm tra xem bạn có tham dự hội thảo của chúng tôi ở London vào tháng tới không.

I'm calling to check if you will be attending our seminar in London next month."

Tôi gọi để kiểm tra xem bạn có tham dự hội thảo của chúng tôi ở London vào tháng tới không."

All right?

Được chứ?

Very clearly explain why the person was calling.

Giải thích rất rõ ràng tại sao người đó gọi.

"Please call me back at [phone]."

"Vui lòng gọi lại cho tôi theo số [phone]."

Okay?

Được chứ?

You see how each number should be said separately.

Bạn thấy thế nào thì nên nói riêng từng số.

Don't try to combine it in any way.

Đừng cố gắng kết hợp nó theo bất kỳ cách nào.

And it should be said like this.

Và nó nên được nói như thế này.

If you're giving an area code, usually it's three numbers, right?

Nếu bạn đưa ra một mã vùng, thông thường đó là ba số, phải không?

"6-7-2"...

"6-7-2"...

This is the rhythm: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Đây là nhịp điệu: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Okay?

Được chứ?

That's where we pause if your number has that many digits.

Đó là nơi chúng tôi tạm dừng nếu số của bạn có nhiều chữ số.

If it has a different number, then you might say it differently.

Nếu nó có một số khác, thì bạn có thể nói khác đi.

But what's important is: Don't try to group the numbers.

Nhưng điều quan trọng là: Đừng cố nhóm các con số.

Right?

Đúng?

Don't say: "12", don't say: "45", and then "6-7".

Đừng nói: "12", đừng nói: "45", rồi "6-7".

Don't mix it up.

Đừng trộn nó lên.

Okay?

Được chứ?

Say each number separately and clearly, and that way people won't get confused if it's...

Nói từng số một cách riêng biệt và rõ ràng để mọi người không bị nhầm lẫn nếu đó là...

If there is a 17 there, but don't say 17; say: "1-7".

Nếu có số 17 ở đó, nhưng đừng nói 17; nói: "1-7".

Because also numbers like "17", "14", if you don't say them clearly enough, can sound like

Bởi vì những số như "17", "14", nếu bạn không nói đủ rõ ràng, có thể nghe giống như

"70" or "40", and then, again, you've defeated the purpose because somebody hasn't got the

"70" hoặc "40", và sau đó, một lần nữa, bạn đã đánh mất mục đích vì ai đó đã không hiểu

critical information they need to call you back.

thông tin quan trọng mà họ cần để gọi lại cho bạn .

All right?

Được chứ?

So, the way to practice this is you could take out your phone, record, practice recording

Vì vậy, cách để thực hành điều này là bạn có thể lấy điện thoại ra, ghi âm, thực hành ghi âm

yourself, see how you sound when you leave a message.

chính mình, xem bạn nói như thế nào khi để lại tin nhắn.

But the most important thing is perhaps think about: "What's my purpose for calling?" and

Nhưng điều quan trọng nhất có lẽ là hãy suy nghĩ: "Mục đích tôi gọi là gì?" và

make sure that you include all of this information, and that way you can be sure that you're leaving

đảm bảo rằng bạn bao gồm tất cả thông tin này và bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn rằng mình đang để lại

a strong, effective voicemail for someone in a business context.

một thư thoại mạnh mẽ, hiệu quả cho ai đó trong bối cảnh kinh doanh.

All right?

Được chứ?

And if you want to check out some of my other "Speak Like a Manager" series lessons about

Và nếu bạn muốn xem một số bài học khác trong chuỗi bài học "Nói như một nhà quản lý" của tôi về

similar topics to do with business and how you can communicate more effectively in a

các chủ đề tương tự liên quan đến kinh doanh và cách bạn có thể giao tiếp hiệu quả hơn trong

business environment, check them out, subscribe to my channel on YouTube, and you'll find

môi trường kinh doanh, hãy xem chúng, đăng ký kênh của tôi trên YouTube và bạn cũng sẽ tìm thấy

lots of other videos there as well.

nhiều video khác ở đó.

Okay?

Được chứ?

Thanks very much for watching.

Cảm ơn rất nhiều vì đã xem.

Don't forget to go to our website at www.engvid.com, and there you can do a little quiz on this

Đừng quên truy cập trang web của chúng tôi tại www.engvid.com, và ở đó bạn cũng có thể làm một bài kiểm tra nhỏ về điều

as well just to make sure that you've really mastered it.

này để đảm bảo rằng bạn đã thực sự thành thạo nó.

Okay?

Được chứ?

You want to be able to do that, and feel confident that every time you leave a voicemail for

Bạn muốn có thể làm được điều đó và cảm thấy tự tin rằng mỗi khi bạn để lại thư thoại cho

someone you'll feel good, and you've achieved your purpose, and they have...

ai đó, bạn sẽ cảm thấy hài lòng và bạn đã đạt được mục đích của mình, còn họ thì...

They have received the message you wanted to leave them.

Họ đã nhận được tin nhắn mà bạn muốn để lại họ.

Okay?

Được chứ?

So, thanks very much for watching.

Vì vậy, cảm ơn rất nhiều vì đã xem.

Bye for now.

Tạm biệt bây giờ.

All the best with your English.

Tất cả những điều tốt nhất với tiếng Anh của bạn.