Speak like a Manager: How to leave a voicemail

Hi.

CIAO.

I'm Rebecca from engVid.

Sono Rebecca di engVid.

Do you get nervous when leaving a voicemail for someone at work or in a business situation?

Ti innervosisci quando lasci un messaggio vocale per qualcuno al lavoro o in una situazione lavorativa?

Do you wonder what to say, how to say it, or how much to say?

Ti chiedi cosa dire, come dirlo o quanto dire?

Well, you're not alone.

Beh, non sei solo.

Most people make one of two mistakes when leaving a voicemail: They either say too much

La maggior parte delle persone commette uno dei due errori quando lascia un messaggio vocale: o dicono troppo

- they go on and on, and they ramble, and there is no end; or they don't say enough

- vanno avanti e avanti, e divagano, e non c'è fine; oppure non dicono abbastanza

and they don't leave enough information.

e non lasciano abbastanza informazioni.

So, in this lesson I'm going to show you exactly what you should say

Quindi, in questa lezione ti mostrerò esattamente cosa dovresti dire

and what you should not say.

e cosa non dovresti dire.

All right?

Va bene?

I'm going to give you some general guidelines, and then I'm going to actually give you three

Ti darò alcune linee guida generali, e poi ti darò

examples at least of full conversations, full...not... sorry.

almeno tre esempi di conversazioni complete, piene... non... mi dispiace.

Not conversations, but voicemail messages so that you can follow that pattern, and learn

Non conversazioni, ma messaggi di posta vocale in modo che tu possa seguire questo schema e imparare

and practice to leave your voicemail.

ed esercitarti a lasciare il tuo messaggio vocale.

Okay?

Va bene?

So, let's get started.

Quindi iniziamo.

So, first of all, these are some of the things you should not do, and on this side are things

Quindi, prima di tutto, queste sono alcune delle cose che non dovresti fare, e da questa parte ci sono le cose che

you should do.

dovresti fare.

So, let's look at these guidelines.

Quindi, diamo un'occhiata a queste linee guida.

Now, this lesson is part of the series of lessons that I have on "Speak Like a Manager",

Ora, questa lezione fa parte della serie di lezioni che ho su "Parla come un manager",

so whether you're a manager today or you aspire to be a manager in a work context, this lesson

quindi se sei un manager oggi o aspiri ad essere un manager in un contesto lavorativo, questa lezione

will help you along with several other lessons of this kind.

ti aiuterà insieme a diversi altre lezioni di questo genere.

Okay?

Va bene?

Just a point for you.

Solo un punto per te.

All right.

Va bene.

So, these are some mistakes that people make.

Quindi, questi sono alcuni errori che le persone fanno.

Sometimes when leaving a voicemail, they leave no name.

A volte, quando lasciano un messaggio vocale, non lasciano il nome.

That doesn't help; no one knows who to call.

Questo non aiuta; nessuno sa chi chiamare.

Or they leave no number, because they think: "Oh, he knows my number", "She knows my number"

Oppure non lasciano il numero, perché pensano: "Oh, conosce il mio numero", "Lei conosce il mio numero"

- no.

- no.

Don't do that.

Non farlo.

Make it easy for the other person.

Semplifica le cose per l'altra persona.

Or the message is left, but it's a very vague message.

Oppure il messaggio è stato lasciato, ma è un messaggio molto vago.

"Hi.

"Ciao.

This is Rebecca.

Sono Rebecca.

Call me back."

Richiamami."

Okay, that doesn't really tell the person very much.

Ok, questo non dice molto alla persona .

Right?

Giusto?

What did I want?

Cosa volevo?

No.

No.

You have to be more specific.

Devi essere più specifico.

Sometimes people call repeatedly; they make repeated calls, many calls, and leave no message.

A volte le persone chiamano ripetutamente; fanno chiamate ripetute, molte chiamate e non lasciano messaggi.

And today that's a really bad idea because people can see the number that called, and

E oggi è una pessima idea perché le persone possono vedere il numero che ha chiamato, e

if they see that you called, like, five times and you didn't even leave a message, it's

se vedono che hai chiamato, tipo, cinque volte e non hai nemmeno lasciato un messaggio, è

very frustrating.

molto frustrante.

Okay?

Va bene?

So, don't do that.

Quindi, non farlo.

It's not only frustrating, it's also not professional, so don't do that.

Non è solo frustrante, non è nemmeno professionale, quindi non farlo.

Or they have...

Oppure hanno...

Sometimes people call again and again, and they leave many messages.

A volte le persone chiamano ancora e ancora e lasciano molti messaggi.

So, you can't do that either.

Quindi, non puoi farlo neanche tu.

You can't leave too many messages for someone; they may be away, they may be at a meeting,

Non puoi lasciare troppi messaggi per qualcuno; potrebbero essere assenti, potrebbero essere a una riunione,

they may be at a conference, and you can't fill up their voicemail with just your messages.

potrebbero essere a una conferenza e non puoi riempire la loro segreteria telefonica solo con i tuoi messaggi.

Okay?

Va bene?

All right.

Va bene.

Next is sometimes people zoom through their name and number because they know their name

Il prossimo è che a volte le persone ingrandiscono il loro nome e numero perché conoscono il loro nome

and number so well that they say it really fast, but that doesn't help the person who's

e numero così bene che lo dicono molto velocemente, ma questo non aiuta la persona che sta

receiving your call.

ricevendo la tua chiamata.

They need to hear your name and your number.

Hanno bisogno di sentire il tuo nome e il tuo numero.

Okay?

Va bene?

So, these were some of the bad practices; now let's look at the good practices, the

Quindi, queste erano alcune delle cattive pratiche; ora diamo un'occhiata alle buone pratiche, alle

best practices.

migliori pratiche.

So, when you're leaving a voicemail, you want to make sure to leave your first, or your

Quindi, quando lasci un messaggio vocale, assicurati di lasciare il tuo nome o il tuo

first and last name.

nome e cognome.

Now, that depends on whether you know the person, you don't know the person.

Ora, questo dipende dal fatto che conosci la persona, non conosci la persona.

If you know them, you can just say: "Hi.

Se li conosci, puoi semplicemente dire: "Ciao.

This is Rebecca.", "Hi.

Questa è Rebecca.", "Ciao.

This is Maria.", "Hi.

Questa è Maria.", "Ciao.

This is John", whatever.

Questo è John", qualunque cosa.

Or give your full name: "Hello.

Oppure dai il tuo nome completo: "Ciao.

This is John Smith."

Sono John Smith".

Okay?

Va bene?

We're going to run through the exact conversation, so don't worry.

Esamineremo la conversazione esatta, quindi non preoccuparti.

First we're just establishing some basic guidelines.

Per prima cosa stiamo solo stabilendo alcune linee guida di base.

So, you want to leave your first, or first and last name.

Quindi, vuoi lasciare il tuo nome, o nome e cognome.

You want to leave your contact information or number.

Vuoi lasciare le tue informazioni di contatto o il tuo numero.

If it's a number, if it's an email - whatever that may be.

Se è un numero, se è un'e-mail, qualunque essa sia.

You want to leave a specific message about why you're calling.

Vuoi lasciare un messaggio specifico sul motivo per cui stai chiamando.

Okay?

Va bene?

You want to call once and leave a message.

Vuoi chiamare una volta e lasciare un messaggio.

All right?

Va bene?

Don't keep calling.

Non continuare a chiamare.

And maybe if you don't hear back from them - okay? - you could call a second time.

E forse se non rispondi a loro - ok? - potresti chiamare una seconda volta.

All right?

Va bene?

It depends on the situation.

Dipende dalla situazione.

Of course, if something is urgent, then that's a different context, but I'm speaking generally.

Certo, se qualcosa è urgente, allora è un contesto diverso, ma parlo in generale.

So, you could try a little later in the day or after a few hours.

Quindi, potresti provare un po' più tardi nel corso della giornata o dopo qualche ora.

Again, leave a second message possibly, but usually not more than that.

Di nuovo, possibilmente lascia un secondo messaggio, ma di solito non di più.

And if that...

E se quello...

If you don't get a reply or a response from that, then you could call once and try another

Se non ricevi una risposta o una risposta da quello, allora potresti chiamare una volta e provare un altro

method, you could send an email, you could send...

metodo, potresti inviare un'e-mail, potresti inviare... Invia

Message them.

loro un messaggio.

Right?

Giusto?

Text them-right?-on your phone.

Mandagli un messaggio, giusto?, sul tuo telefono.

So that's another way.

Quindi questo è un altro modo.

And then make sure to say your name and your number slowly in the beginning, and to repeat it.

E poi assicurati di pronunciare lentamente il tuo nome e il tuo numero all'inizio e di ripeterlo.

Okay?

Va bene?

We're going to go through those steps exactly, so don't worry.

Eseguiremo esattamente questi passaggi, quindi non preoccuparti.

I'm going to show you exactly how to do it.

Ti mostrerò esattamente come farlo.

And very important: Before you get on the phone...

E molto importante: prima che tu risponda al telefono...

What happens is lots of time people just pick up the phone, and then they...

Quello che succede è che molte volte le persone si limitano a rispondere al telefono, e poi loro...

They're not really thinking in advance: "Why am I calling?

Non stanno davvero pensando in anticipo: "Perché sto chiamando?

What is the purpose?" and that wastes the other person's time.

Qual è il scopo?" e questo fa perdere tempo all'altra persona.

So, first always think about: "What is my purpose?

Quindi, prima pensa sempre a: "Qual è il mio scopo?

Why am I calling this person?

Perché sto chiamando questa persona?

Am I calling to tell them something?

Sto chiamando per dirle qualcosa?

Or am I calling to actually talk to them; do I need to talk to them?"

O sto chiamando per parlare davvero con loro; ho bisogno di parlare con loro?"

And that's important for you to know, because if you're calling to just tell them something,

E questo è importante che tu lo sappia, perché se stai chiamando solo per dire loro qualcosa,

then you could just call, and along...

allora potresti semplicemente chiamare, e insieme...

In your voicemail you could leave the information that you want to tell them.

Nel tuo messaggio vocale potresti lasciare le informazioni che vuoi dire loro.

If you need to talk to them, then you have to let them know that and leave that request

Se hai bisogno di parlare con loro, devi farglielo sapere e lasciare quella richiesta

that: "I need you to call back to me.

che: "Ho bisogno che tu mi richiami.

Call me back."

Richiamami".

Okay?

Va bene?

So, think about your purpose before you get on the phone.

Quindi, pensa al tuo scopo prima di metterti al telefono.

And if your English...

E se il tuo inglese...

If you don't feel very confident about your English, you're not sure, then write it out,

Se non ti senti molto sicuro del tuo inglese, non sei sicuro, allora scrivilo,

write down a few points.

scrivi alcuni punti.

Don't write every single word.

Non scrivere ogni singola parola.

Usually that's...

Di solito è... La

People can tell that you're reading something; doesn't look very professional.

gente può dire che stai leggendo qualcosa; non sembra molto professionale.

But write down the main points so that you don't feel confused.

Ma annota i punti principali in modo da non sentirti confuso.

Write down any keywords that you want to use or that you will see in our script which I'm

Annota tutte le parole chiave che desideri utilizzare o che vedrai nel nostro script che

going to show you next.

ti mostrerò in seguito.

Okay?

Va bene?

Here we go.

Eccoci qui.

All right.

Va bene.

So, now let's run through what you would actually say when leaving a voicemail.

Quindi, ora esaminiamo cosa diresti effettivamente quando lasci un messaggio vocale.

So, there are five elements.

Quindi, ci sono cinque elementi.

The first you have to say: Who you are, when you called, why you called, what you're calling

Il primo devi dire: chi sei, quando hai chiamato, perché hai chiamato, per cosa stai chiamando

about, and then repeat some critical information.

, e poi ripeti alcune informazioni critiche.

All right?

Va bene?

So, let's go through that with an example.

Quindi, analizziamolo con un esempio.

So, first this is what you could say: "Hello, John.

Quindi, prima questo è ciò che potresti dire: "Ciao, John.

This is Susan Jones from Finance."

Questa è Susan Jones della finanza".

Okay?

Va bene?

I'm just giving you an example, but it could be anything.

Ti sto solo facendo un esempio, ma potrebbe essere qualsiasi cosa.

When?

Quando?

"It's Monday, June 15 at 10:30.

"Sono le 10:30 di lunedì 15 giugno.

I'm calling to check some details related to your expense reports.

Ti chiamo per verificare alcuni dettagli relativi alle tue note spese.

Please call me back at Ext. 6125."

Per favore, richiamami all'interno 6125."

Make sure to enunciate those numbers very clearly; numbers can be misheard and then,

Assicurati di enunciare quei numeri in modo molto chiaro; i numeri possono essere fraintesi e quindi,

you know, it's kind of all a waste of time, so you want to make sure to say each number

sai, è una specie di perdita di tempo, quindi devi assicurarti di pronunciare ogni numero in modo

very clearly and separately.

molto chiaro e separato.

Okay?

Va bene?

And then repeat again just in case they didn't catch anything, so you could say: "Again,

E poi ripeti di nuovo nel caso in cui non abbiano preso nulla, quindi potresti dire: "Di nuovo,

it's Susan Jones at Ext. 6125."

è Susan Jones all'interno 6125".

All right?

Va bene?

So, that is basically it.

Quindi, questo è fondamentalmente tutto.

Those are the steps and this is the kind of voicemail you should leave for someone in

Questi sono i passaggi e questo è il tipo di messaggio vocale che dovresti lasciare a qualcuno in

order for them to have all the information that they need in order to call you back,

modo che abbia tutte le informazioni di cui ha bisogno per richiamarti

and also to know why you called.

e anche per sapere perché hai chiamato.

All right?

Va bene?

And, of course, as I said, your reason for calling may be...

E, naturalmente, come ho detto, il motivo della tua chiamata potrebbe essere...

May be different, and you will have to incorporate that here, but the basic steps are: "Who are

Potrebbe essere diverso, e dovrai incorporarlo qui, ma i passaggi fondamentali sono: "Chi sei

you?

?

When did you call?

Quando hai chiamato?

Why did you call?

Perché hai chiamare?

What do you want the person to do; what action?

Cosa vuoi che la persona faccia; quale azione?

And then repeat the basic information."

E poi ripeti le informazioni di base."

So, now to practice that, let's take this example-okay?-of someone named Marcel Thomas.

Quindi, ora per esercitarci, prendiamo questo esempio - va bene? - di qualcuno di nome Marcel Thomas.

So, Marcel is leaving a voicemail, and you're going to...

Quindi, Marcel sta lasciando un messaggio vocale, e tu ...

You can say it with me or you can do it along with me; or you can pause the video, try it

Puoi dirlo con me o puoi farlo insieme a me; oppure puoi mettere in pausa il video, provarlo

out by yourself, and then see whether what I'm saying is the same as what you said, and

tu stesso e poi vedere se quello che sto dicendo è uguale a quello che hai detto tu e

so on.

così via.

Okay?

Va bene?

There are lots of ways to participate in this one.

Ci sono molti modi per partecipare a questo.

So I'm going to say it for you - okay? - for now.

Quindi lo dirò per te - ok? - per adesso.

So: "Hello, John.

Quindi: "Ciao, John.

This is Marcel Thomas from ABC Training."

Sono Marcel Thomas di ABC Training".

All right?

Va bene?

So I told him who I am.

Così gli ho detto chi sono.

When?

Quando?

"It's Wednesday, September 26 at 4:00pm."

"È mercoledì 26 settembre alle 16:00."

- When.

- Quando.

"I'm calling to check if you are going to attend our seminar in London next month.

"Sto chiamando per verificare se parteciperai al nostro seminario a Londra il mese prossimo. Ti

I'm calling to check if you will be attending our seminar in London next month."

chiamo per verificare se parteciperai al nostro seminario a Londra il mese prossimo."

All right?

Va bene?

Very clearly explain why the person was calling.

Spiega molto chiaramente perché la persona stava chiamando.

"Please call me back at [phone]."

"Per favore, richiamami al [phone]."

Okay?

Va bene?

You see how each number should be said separately.

Vedi come ogni numero dovrebbe essere detto separatamente.

Don't try to combine it in any way.

Non cercare di combinarlo in alcun modo.

And it should be said like this.

E va detto così.

If you're giving an area code, usually it's three numbers, right?

Se stai dando un prefisso, di solito sono tre numeri, giusto?

"6-7-2"...

"6-7-2"...

This is the rhythm: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Questo è il ritmo: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Okay?

Va bene?

That's where we pause if your number has that many digits.

È qui che ci fermiamo se il tuo numero ha così tante cifre.

If it has a different number, then you might say it differently.

Se ha un numero diverso, allora potresti dirlo diversamente.

But what's important is: Don't try to group the numbers.

Ma ciò che è importante è: non cercare di raggruppare i numeri.

Right?

Giusto?

Don't say: "12", don't say: "45", and then "6-7".

Non dire: "12", non dire: "45", e poi "6-7".

Don't mix it up.

Non confondere.

Okay?

Va bene?

Say each number separately and clearly, and that way people won't get confused if it's...

Pronuncia ciascun numero separatamente e chiaramente, e in questo modo le persone non si confonderanno se è...

If there is a 17 there, but don't say 17; say: "1-7".

Se c'è un 17 lì, ma non dire 17; dire: "1-7".

Because also numbers like "17", "14", if you don't say them clearly enough, can sound like

Perché anche numeri come "17", "14", se non li dici abbastanza chiaramente, possono suonare come

"70" or "40", and then, again, you've defeated the purpose because somebody hasn't got the

"70" o "40", e poi, ancora una volta, hai fallito lo scopo perché qualcuno non ha le

critical information they need to call you back.

informazioni critiche di cui hanno bisogno per richiamarti.

All right?

Va bene?

So, the way to practice this is you could take out your phone, record, practice recording

Quindi, il modo per esercitarti è che potresti prendere il telefono, registrare, esercitarti a registrare

yourself, see how you sound when you leave a message.

te stesso, vedere come suoni quando lasci un messaggio.

But the most important thing is perhaps think about: "What's my purpose for calling?" and

Ma la cosa più importante è forse pensare: "Qual è lo scopo della mia chiamata?" e

make sure that you include all of this information, and that way you can be sure that you're leaving

assicurati di includere tutte queste informazioni, e in questo modo puoi essere sicuro di lasciare

a strong, effective voicemail for someone in a business context.

un messaggio vocale forte ed efficace per qualcuno in un contesto aziendale.

All right?

Va bene?

And if you want to check out some of my other "Speak Like a Manager" series lessons about

E se vuoi dare un'occhiata ad alcune delle mie altre lezioni della serie "Parla come un manager" su

similar topics to do with business and how you can communicate more effectively in a

argomenti simili che hanno a che fare con il business e su come puoi comunicare in modo più efficace in un

business environment, check them out, subscribe to my channel on YouTube, and you'll find

ambiente aziendale, dai un'occhiata, iscriviti al mio canale su YouTube e troverai

lots of other videos there as well.

anche molti altri video.

Okay?

Va bene?

Thanks very much for watching.

Grazie mille per aver guardato.

Don't forget to go to our website at www.engvid.com, and there you can do a little quiz on this

Non dimenticate di visitare il nostro sito web all'indirizzo www.engvid.com, dove potete fare un piccolo quiz anche su questo,

as well just to make sure that you've really mastered it.

solo per assicurarvi di averlo imparato davvero.

Okay?

Va bene?

You want to be able to do that, and feel confident that every time you leave a voicemail for

Vuoi essere in grado di farlo, e sentirti sicuro che ogni volta che lasci un messaggio vocale per

someone you'll feel good, and you've achieved your purpose, and they have...

qualcuno ti sentirai bene, e hai raggiunto il tuo scopo, e loro hanno...

They have received the message you wanted to leave them.

Hanno ricevuto il messaggio che volevi lasciare loro.

Okay?

Va bene?

So, thanks very much for watching.

Quindi, grazie mille per aver guardato.

Bye for now.

Arrivederci. Ti

All the best with your English.

auguro il meglio con il tuo inglese.