Speak like a Manager: How to leave a voicemail

Hi.

Cześć.

I'm Rebecca from engVid.

Jestem Rebecca z engVid.

Do you get nervous when leaving a voicemail for someone at work or in a business situation?

Czy denerwujesz się, gdy zostawiasz komuś wiadomość głosową w pracy lub w sytuacji biznesowej?

Do you wonder what to say, how to say it, or how much to say?

Zastanawiasz się, co powiedzieć, jak to powiedzieć lub ile powiedzieć?

Well, you're not alone.

Cóż, nie jesteś sam.

Most people make one of two mistakes when leaving a voicemail: They either say too much

Większość ludzi popełnia jeden z dwóch błędów podczas pozostawiania poczty głosowej: albo mówią za dużo

- they go on and on, and they ramble, and there is no end; or they don't say enough

- ciągną się i ciągną, i nie ma końca; albo nie mówią wystarczająco dużo

and they don't leave enough information.

i nie zostawiają wystarczającej ilości informacji.

So, in this lesson I'm going to show you exactly what you should say

Tak więc w tej lekcji pokażę ci dokładnie, co powinieneś mówić,

and what you should not say.

a czego nie.

All right?

W porządku?

I'm going to give you some general guidelines, and then I'm going to actually give you three

Dam ci kilka ogólnych wskazówek, a potem podam

examples at least of full conversations, full...not... sorry.

przynajmniej trzy przykłady pełnych rozmów, pełnych… nie… przepraszam.

Not conversations, but voicemail messages so that you can follow that pattern, and learn

Nie rozmowy, ale wiadomości poczty głosowej, abyś mógł postępować zgodnie z tym wzorcem oraz nauczyć się

and practice to leave your voicemail.

i ćwiczyć opuszczanie poczty głosowej.

Okay?

Dobra?

So, let's get started.

Więc zacznijmy.

So, first of all, these are some of the things you should not do, and on this side are things

Tak więc, po pierwsze, są to niektóre rzeczy, których nie powinieneś robić, a po tej stronie są rzeczy, które

you should do.

powinieneś zrobić.

So, let's look at these guidelines.

Przyjrzyjmy się więc tym wskazówkom.

Now, this lesson is part of the series of lessons that I have on "Speak Like a Manager",

Ta lekcja jest częścią serii moich lekcji na temat „Mów jak menedżer”,

so whether you're a manager today or you aspire to be a manager in a work context, this lesson

więc niezależnie od tego, czy jesteś dzisiaj menedżerem, czy też aspirujesz do bycia menedżerem w kontekście pracy, ta lekcja

will help you along with several other lessons of this kind.

pomoże ci wraz z kilkoma inne tego typu lekcje.

Okay?

Dobra?

Just a point for you.

Tylko punkt dla ciebie.

All right.

W porządku.

So, these are some mistakes that people make.

Oto kilka błędów popełnianych przez ludzi.

Sometimes when leaving a voicemail, they leave no name.

Czasami zostawiając wiadomość głosową, nie zostawiają nazwiska.

That doesn't help; no one knows who to call.

To nie pomaga; nikt nie wie do kogo zadzwonić.

Or they leave no number, because they think: "Oh, he knows my number", "She knows my number"

Albo nie zostawiają żadnego numeru, bo myślą: „O, on zna mój numer”, „Ona zna mój numer”

- no.

– nie.

Don't do that.

Nie rób tego.

Make it easy for the other person.

Ułatw to drugiej osobie.

Or the message is left, but it's a very vague message.

Lub wiadomość zostaje pozostawiona, ale jest to bardzo niejasna wiadomość.

"Hi.

„Cześć.

This is Rebecca.

Tu Rebecca.

Call me back."

Oddzwoń”.

Okay, that doesn't really tell the person very much.

Okay, to naprawdę niewiele mówi tej osobie .

Right?

Prawidłowy?

What did I want?

czego chciałem?

No.

Nie.

You have to be more specific.

Musisz być bardziej konkretny.

Sometimes people call repeatedly; they make repeated calls, many calls, and leave no message.

Czasami ludzie dzwonią wielokrotnie; wykonują powtarzające się telefony, wiele telefonów i nie zostawiają żadnej wiadomości.

And today that's a really bad idea because people can see the number that called, and

A dzisiaj to naprawdę zły pomysł, ponieważ ludzie mogą zobaczyć numer, z którego dzwoniono, a

if they see that you called, like, five times and you didn't even leave a message, it's

jeśli zobaczą, że dzwoniłeś jakieś pięć razy i nawet nie zostawiłeś wiadomości, jest to

very frustrating.

bardzo frustrujące.

Okay?

Dobra?

So, don't do that.

Więc nie rób tego.

It's not only frustrating, it's also not professional, so don't do that.

To nie tylko frustrujące, ale także nieprofesjonalne, więc nie rób tego.

Or they have...

Albo mają...

Sometimes people call again and again, and they leave many messages.

Czasami ludzie dzwonią raz po raz i zostawiają wiele wiadomości.

So, you can't do that either.

Więc ty też nie możesz tego zrobić.

You can't leave too many messages for someone; they may be away, they may be at a meeting,

Nie możesz zostawić dla kogoś zbyt wielu wiadomości; mogą być daleko, mogą być na spotkaniu,

they may be at a conference, and you can't fill up their voicemail with just your messages.

mogą być na konferencji, a nie możesz zapełnić ich poczty głosowej samymi wiadomościami.

Okay?

Dobra?

All right.

W porządku.

Next is sometimes people zoom through their name and number because they know their name

Dalej jest czasami, gdy ludzie powiększają swoje nazwisko i numer, ponieważ znają je

and number so well that they say it really fast, but that doesn't help the person who's

tak dobrze, że mówią to naprawdę szybko, ale to nie pomaga osobie, która

receiving your call.

odbiera twoje połączenie.

They need to hear your name and your number.

Muszą usłyszeć twoje imię i numer.

Okay?

Dobra?

So, these were some of the bad practices; now let's look at the good practices, the

Oto niektóre ze złych praktyk; teraz przyjrzyjmy się dobrym praktykom,

best practices.

najlepszym praktykom.

So, when you're leaving a voicemail, you want to make sure to leave your first, or your

Dlatego zostawiając wiadomość głosową, upewnij się, że zostawiłeś swoje imię lub imię

first and last name.

i nazwisko.

Now, that depends on whether you know the person, you don't know the person.

To zależy od tego, czy znasz tę osobę, nie znasz tej osoby.

If you know them, you can just say: "Hi.

Jeśli je znasz, możesz po prostu powiedzieć: „Cześć.

This is Rebecca.", "Hi.

To jest Rebecca.”, „Cześć.

This is Maria.", "Hi.

To jest Maria.”, „Cześć.

This is John", whatever.

To jest John”, cokolwiek.

Or give your full name: "Hello.

Lub podaj swoje pełne imię i nazwisko: „Cześć.

This is John Smith."

To jest John Smith”.

Okay?

Dobra?

We're going to run through the exact conversation, so don't worry.

Przeprowadzimy dokładnie tę rozmowę, więc nie martw się.

First we're just establishing some basic guidelines.

Najpierw ustalamy tylko podstawowe wytyczne.

So, you want to leave your first, or first and last name.

Więc chcesz zostawić swoje imię lub imię i nazwisko.

You want to leave your contact information or number.

Chcesz zostawić swoje dane kontaktowe lub numer.

If it's a number, if it's an email - whatever that may be.

Jeśli to liczba, jeśli to e-mail - cokolwiek to może być.

You want to leave a specific message about why you're calling.

Chcesz zostawić konkretną wiadomość o tym, dlaczego dzwonisz.

Okay?

Dobra?

You want to call once and leave a message.

Chcesz raz zadzwonić i zostawić wiadomość.

All right?

W porządku?

Don't keep calling.

Nie dzwoń dalej.

And maybe if you don't hear back from them - okay? - you could call a second time.

A może jeśli się nie odezwiesz – dobrze? - możesz zadzwonić drugi raz.

All right?

W porządku?

It depends on the situation.

To zależy od sytuacji.

Of course, if something is urgent, then that's a different context, but I'm speaking generally.

Oczywiście, jeśli coś jest pilne, to inny kontekst, ale mówię ogólnie.

So, you could try a little later in the day or after a few hours.

Możesz więc spróbować trochę później w ciągu dnia lub po kilku godzinach.

Again, leave a second message possibly, but usually not more than that.

Ponownie, prawdopodobnie zostaw drugą wiadomość, ale zwykle nie więcej.

And if that...

A jeśli to...

If you don't get a reply or a response from that, then you could call once and try another

Jeśli nie otrzymacie odpowiedzi lub odpowiedzi z tego, to moglibyście zadzwonić raz i spróbować innej

method, you could send an email, you could send...

metody, moglibyście wysłać email, moglibyście wysłać...

Message them.

Wiadomość do nich.

Right?

Prawidłowy?

Text them-right?-on your phone.

Wyślij im SMS-a — prawda? — na swój telefon.

So that's another way.

Więc to inny sposób.

And then make sure to say your name and your number slowly in the beginning, and to repeat it.

A potem upewnij się, że na początku powoli wymawiasz swoje imię i numer, a potem je powtarzasz.

Okay?

Dobra?

We're going to go through those steps exactly, so don't worry.

Przejdziemy dokładnie przez te kroki, więc nie martw się.

I'm going to show you exactly how to do it.

Pokażę ci dokładnie, jak to zrobić.

And very important: Before you get on the phone...

I bardzo ważne: zanim sięgniesz po telefon...

What happens is lots of time people just pick up the phone, and then they...

Często zdarza się, że ludzie po prostu podnoszą słuchawkę, a potem... Tak

They're not really thinking in advance: "Why am I calling?

naprawdę nie myślą z wyprzedzeniem: „Dlaczego dzwonię?

What is the purpose?" and that wastes the other person's time.

zamiar?" a to marnuje czas drugiej osoby.

So, first always think about: "What is my purpose?

Więc najpierw zawsze myśl o: „Jaki jest mój cel?

Why am I calling this person?

Dlaczego dzwonię do tej osoby?

Am I calling to tell them something?

Or am I calling to actually talk to them; do I need to talk to them?"

Czy dzwonię, żeby jej coś powiedzieć?

And that's important for you to know, because if you're calling to just tell them something,

I to jest ważne, żebyś wiedział, bo jeśli dzwonisz tylko po to, żeby im coś powiedzieć,

then you could just call, and along...

możesz po prostu zadzwonić i tak dalej...

In your voicemail you could leave the information that you want to tell them.

W poczcie głosowej możesz zostawić informacje, które chcesz im powiedzieć.

If you need to talk to them, then you have to let them know that and leave that request

Jeśli chcesz z nimi porozmawiać, musisz im o tym powiedzieć i zostawić tę prośbę

that: "I need you to call back to me.

: „Chcę, żebyś do mnie oddzwonił.

Call me back."

Oddzwoń”.

Okay?

Dobra?

So, think about your purpose before you get on the phone.

Pomyśl więc o swoim celu, zanim zadzwonisz.

And if your English...

A jeśli twój angielski...

If you don't feel very confident about your English, you're not sure, then write it out,

Jeśli nie czujesz się zbyt pewnie ze swoim angielskim, nie jesteś pewien, napisz to,

write down a few points.

zapisz kilka punktów.

Don't write every single word.

Nie pisz każdego słowa.

Usually that's...

Zwykle jest to...

People can tell that you're reading something; doesn't look very professional.

Ludzie mogą stwierdzić, że coś czytasz; nie wygląda zbyt profesjonalnie.

But write down the main points so that you don't feel confused.

Ale zapisz główne punkty, aby nie czuć się zdezorientowanym.

Write down any keywords that you want to use or that you will see in our script which I'm

Zapisz słowa kluczowe, których chcesz użyć lub które zobaczysz w naszym skrypcie, który pokażę

going to show you next.

Ci w następnej kolejności.

Okay?

Dobra?

Here we go.

No to ruszamy.

All right.

W porządku. A

So, now let's run through what you would actually say when leaving a voicemail.

teraz przejrzyjmy, co właściwie powiedziałbyś, zostawiając wiadomość głosową.

So, there are five elements.

Jest więc pięć elementów.

The first you have to say: Who you are, when you called, why you called, what you're calling

Najpierw musisz powiedzieć: kim jesteś, kiedy dzwoniłeś, dlaczego dzwoniłeś, w jakiej

about, and then repeat some critical information.

sprawie dzwonisz, a następnie powtórzyć kilka ważnych informacji.

All right?

W porządku?

So, let's go through that with an example.

Przejdźmy więc przez to na przykładzie.

So, first this is what you could say: "Hello, John.

Więc najpierw możesz powiedzieć: „Cześć, John.

This is Susan Jones from Finance."

Tu Susan Jones z finansów”.

Okay?

Dobra?

I'm just giving you an example, but it could be anything.

Podałem tylko przykład, ale może to być wszystko.

When?

Gdy?

"It's Monday, June 15 at 10:30.

„Jest poniedziałek, 15 czerwca o 10:30.

I'm calling to check some details related to your expense reports.

Dzwonię, żeby sprawdzić szczegóły związane z twoimi zestawieniami wydatków.

Please call me back at Ext. 6125."

Oddzwoń do mnie pod numer wewnętrzny 6125”.

Make sure to enunciate those numbers very clearly; numbers can be misheard and then,

Upewnij się, że wymawiasz te liczby bardzo wyraźnie; liczby mogą zostać źle usłyszane, a potem,

you know, it's kind of all a waste of time, so you want to make sure to say each number

wiesz, to trochę strata czasu, więc chcesz się upewnić, że każda liczba jest wymawiana

very clearly and separately.

bardzo wyraźnie i osobno.

Okay?

Dobra?

And then repeat again just in case they didn't catch anything, so you could say: "Again,

A potem powtórz jeszcze raz na wypadek, gdyby niczego nie złapali, abyś mógł powiedzieć: „Znowu,

it's Susan Jones at Ext. 6125."

tu Susan Jones z wew. 6125”.

All right?

W porządku?

So, that is basically it.

Więc w zasadzie to jest to.

Those are the steps and this is the kind of voicemail you should leave for someone in

To są kroki i jest to rodzaj poczty głosowej, którą powinieneś zostawić komuś,

order for them to have all the information that they need in order to call you back,

aby miał wszystkie informacje, których potrzebuje, aby oddzwonić,

and also to know why you called.

a także wiedzieć, dlaczego dzwonisz.

All right?

W porządku?

And, of course, as I said, your reason for calling may be...

I, oczywiście, jak powiedziałem, powód twojego powołania może być...

May be different, and you will have to incorporate that here, but the basic steps are: "Who are

Może być inny i będziesz musiał to tutaj uwzględnić, ale podstawowe kroki to: „Kim jesteś

you?

?

When did you call?

Kiedy dzwoniłeś?

Why did you call?

zadzwonić?

What do you want the person to do; what action?

Co chcesz, żeby ta osoba zrobiła, jakie działanie?

And then repeat the basic information."

A potem powtórz podstawowe informacje."

So, now to practice that, let's take this example-okay?-of someone named Marcel Thomas.

A teraz, aby to przećwiczyć, weźmy ten przykład — dobrze? — kogoś o imieniu Marcel Thomas.

So, Marcel is leaving a voicemail, and you're going to...

Więc Marcel zostawia wiadomość na poczcie głosowej, a ty zamierzasz...

You can say it with me or you can do it along with me; or you can pause the video, try it

Możesz to powiedzieć ze mną lub możesz to zrobić razem ze mną; możesz też zatrzymać film, wypróbować go

out by yourself, and then see whether what I'm saying is the same as what you said, and

samodzielnie, a następnie sprawdzić, czy to, co mówię, jest tym samym, co powiedziałeś, i

so on.

tak dalej.

Okay?

Dobra?

There are lots of ways to participate in this one.

Istnieje wiele sposobów, aby wziąć w nim udział.

So I'm going to say it for you - okay? - for now.

Więc powiem to za ciebie - dobrze? - Na razie.

So: "Hello, John.

Więc: „Cześć, John.

This is Marcel Thomas from ABC Training."

Tu Marcel Thomas z ABC Training”.

All right?

W porządku?

So I told him who I am.

Więc powiedziałem mu, kim jestem.

When?

Gdy?

"It's Wednesday, September 26 at 4:00pm."

„Jest środa, 26 września, godzina 16:00”.

- When.

- Gdy.

"I'm calling to check if you are going to attend our seminar in London next month.

„Dzwonię, aby sprawdzić, czy zamierzasz uczestniczyć w naszym seminarium w Londynie w przyszłym miesiącu.

I'm calling to check if you will be attending our seminar in London next month."

Dzwonię, aby sprawdzić, czy będziesz uczestniczyć w naszym seminarium w Londynie w przyszłym miesiącu”.

All right?

W porządku?

Very clearly explain why the person was calling.

Bardzo jasno wyjaśnij, dlaczego dana osoba dzwoni.

"Please call me back at [phone]."

„Proszę oddzwoń do mnie pod numer [phone]”.

Okay?

Dobra?

You see how each number should be said separately.

Widzisz, jak każdą liczbę należy wymawiać osobno.

Don't try to combine it in any way.

Nie próbuj łączyć tego w żaden sposób.

And it should be said like this.

I tak powinno być powiedziane.

If you're giving an area code, usually it's three numbers, right?

Jeśli podajesz numer kierunkowy, zwykle są to trzy cyfry, prawda?

"6-7-2"...

„6-7-2”...

This is the rhythm: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

To jest rytm: „6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7”.

Okay?

Dobra? W tym

That's where we pause if your number has that many digits.

miejscu zatrzymujemy się, jeśli Twój numer ma tyle cyfr.

If it has a different number, then you might say it differently.

Jeśli ma inny numer, możesz powiedzieć to inaczej.

But what's important is: Don't try to group the numbers.

Ale ważne jest to, że: nie próbuj grupować liczb.

Right?

Prawidłowy?

Don't say: "12", don't say: "45", and then "6-7".

Nie mów: „12”, nie mów: „45”, a potem „6-7”.

Don't mix it up.

Nie mieszaj tego.

Okay?

Dobra?

Say each number separately and clearly, and that way people won't get confused if it's...

Wypowiedz każdą liczbę oddzielnie i wyraźnie, aby ludzie nie pomylili się, jeśli jest...

If there is a 17 there, but don't say 17; say: "1-7".

Jeśli tam jest 17, ale nie mów 17; powiedz: „1-7”.

Because also numbers like "17", "14", if you don't say them clearly enough, can sound like

Bo też liczby takie jak „17”, „14”, jeśli nie wypowiesz ich wystarczająco wyraźnie, mogą brzmieć jak

"70" or "40", and then, again, you've defeated the purpose because somebody hasn't got the

„70” lub „40”, a potem znowu mijasz się z celem, bo ktoś nie ma

critical information they need to call you back.

najważniejsze informacje, których potrzebują, aby oddzwonić.

All right?

W porządku?

So, the way to practice this is you could take out your phone, record, practice recording

Aby to przećwiczyć, możesz wyjąć telefon, nagrać, poćwiczyć nagrywanie

yourself, see how you sound when you leave a message.

, zobaczyć, jak brzmisz, gdy zostawiasz wiadomość.

But the most important thing is perhaps think about: "What's my purpose for calling?" and

Ale najważniejszą rzeczą jest być może zastanowienie się: „W jakim celu dzwonię?” i

make sure that you include all of this information, and that way you can be sure that you're leaving

upewnij się, że podajesz wszystkie te informacje, a w ten sposób możesz mieć pewność, że zostawiasz

a strong, effective voicemail for someone in a business context.

silną, skuteczną wiadomość głosową dla kogoś w kontekście biznesowym.

All right?

W porządku?

And if you want to check out some of my other "Speak Like a Manager" series lessons about

A jeśli chcesz zapoznać się z innymi moimi lekcjami z serii „Mów jak menedżer” na

similar topics to do with business and how you can communicate more effectively in a

podobne tematy związane z biznesem i jak skuteczniej komunikować się w

business environment, check them out, subscribe to my channel on YouTube, and you'll find

środowisku biznesowym, sprawdź je, zasubskrybuj mój kanał na YouTube i znajdziesz

lots of other videos there as well.

tam również wiele innych filmów.

Okay?

Dobra?

Thanks very much for watching.

Dziękuję bardzo za obejrzenie.

Don't forget to go to our website at www.engvid.com, and there you can do a little quiz on this

Nie zapomnij wejść na naszą stronę internetową www.engvid.com, gdzie możesz zrobić mały quiz na ten temat,

as well just to make sure that you've really mastered it.

aby upewnić się, że naprawdę go opanowałeś.

Okay?

Dobra?

You want to be able to do that, and feel confident that every time you leave a voicemail for

Chcesz być w stanie to zrobić i mieć pewność, że za każdym razem, gdy zostawisz komuś wiadomość głosową,

someone you'll feel good, and you've achieved your purpose, and they have...

poczujesz się dobrze i osiągnąłeś swój cel, a ta osoba...

They have received the message you wanted to leave them.

Otrzymała wiadomość, którą chciałeś zostawić ich.

Okay?

Dobra?

So, thanks very much for watching.

Dziękuję bardzo za obejrzenie.

Bye for now.

Na razie.

All the best with your English.

Wszystkiego najlepszego z Twoim angielskim.