Speak like a Manager: How to leave a voicemail

Hi.

Hola.

I'm Rebecca from engVid.

Soy Rebecca de engVid.

Do you get nervous when leaving a voicemail for someone at work or in a business situation?

¿Te pones nervioso cuando dejas un mensaje de voz para alguien en el trabajo o en una situación de negocios?

Do you wonder what to say, how to say it, or how much to say?

¿Te preguntas qué decir, cómo decirlo o cuánto decir?

Well, you're not alone.

Bueno, no estás solo.

Most people make one of two mistakes when leaving a voicemail: They either say too much

La mayoría de las personas cometen uno de dos errores cuando dejan un mensaje de voz: dicen demasiado

- they go on and on, and they ramble, and there is no end; or they don't say enough

, siguen y siguen, divagan y no tienen fin; o no dicen lo suficiente

and they don't leave enough information.

y no dejan suficiente información.

So, in this lesson I'm going to show you exactly what you should say

Entonces, en esta lección voy a mostrarte exactamente lo que debes decir

and what you should not say.

y lo que no debes decir.

All right?

¿Todo bien?

I'm going to give you some general guidelines, and then I'm going to actually give you three

Les daré algunas pautas generales, y luego les daré tres

examples at least of full conversations, full...not... sorry.

ejemplos de conversaciones completas, completas... no... lo siento.

Not conversations, but voicemail messages so that you can follow that pattern, and learn

No conversaciones, sino mensajes de correo de voz para que pueda seguir ese patrón y aprender

and practice to leave your voicemail.

y practicar para dejar su correo de voz.

Okay?

¿Bueno?

So, let's get started.

Entonces empecemos.

So, first of all, these are some of the things you should not do, and on this side are things

Entonces, antes que nada, estas son algunas de las cosas que no debes hacer, y de este lado están las cosas

you should do.

que debes hacer.

So, let's look at these guidelines.

Entonces, echemos un vistazo a estas pautas.

Now, this lesson is part of the series of lessons that I have on "Speak Like a Manager",

Ahora, esta lección es parte de la serie de lecciones que tengo sobre "Hablar como un gerente",

so whether you're a manager today or you aspire to be a manager in a work context, this lesson

así que ya sea que sea un gerente hoy o aspire a ser un gerente en un contexto laboral, esta lección

will help you along with several other lessons of this kind.

lo ayudará junto con varias otras lecciones de este tipo.

Okay?

¿Bueno?

Just a point for you.

Solo un punto para ti.

All right.

Todo bien.

So, these are some mistakes that people make.

Entonces, estos son algunos errores que la gente comete.

Sometimes when leaving a voicemail, they leave no name.

A veces, al dejar un mensaje de voz, no dejan ningún nombre.

That doesn't help; no one knows who to call.

Eso no ayuda; nadie sabe a quién llamar.

Or they leave no number, because they think: "Oh, he knows my number", "She knows my number"

O no dejan número, porque piensan: "Oh, él sabe mi número", "Ella sabe mi número"

- no.

- no.

Don't do that.

No hagas eso.

Make it easy for the other person.

Pónselo fácil a la otra persona.

Or the message is left, but it's a very vague message.

O se deja el mensaje, pero es un mensaje muy vago.

"Hi.

"Hola.

This is Rebecca.

Habla Rebecca.

Call me back."

Llámame".

Okay, that doesn't really tell the person very much.

Bien, eso realmente no le dice mucho a la persona .

Right?

¿Derecho?

What did I want?

¿Qué quería?

No.

No.

You have to be more specific.

Tienes que ser más específico.

Sometimes people call repeatedly; they make repeated calls, many calls, and leave no message.

A veces la gente llama repetidamente; hacen llamadas repetidas, muchas llamadas, y no dejan mensaje.

And today that's a really bad idea because people can see the number that called, and

Y hoy esa es una muy mala idea porque la gente puede ver el número que llamó, y

if they see that you called, like, five times and you didn't even leave a message, it's

si ven que llamaste como cinco veces y ni siquiera dejaste un mensaje, es

very frustrating.

muy frustrante.

Okay?

¿Bueno?

So, don't do that.

Entonces, no hagas eso.

It's not only frustrating, it's also not professional, so don't do that.

No solo es frustrante, tampoco es profesional, así que no hagas eso.

Or they have...

O tienen...

Sometimes people call again and again, and they leave many messages.

A veces la gente llama una y otra vez, y dejan muchos mensajes.

So, you can't do that either.

Entonces, tampoco puedes hacer eso.

You can't leave too many messages for someone; they may be away, they may be at a meeting,

No puedes dejar demasiados mensajes para alguien; pueden estar fuera, pueden estar en una reunión

they may be at a conference, and you can't fill up their voicemail with just your messages.

, pueden estar en una conferencia y no puede llenar su correo de voz solo con sus mensajes.

Okay?

¿Bueno?

All right.

Todo bien.

Next is sometimes people zoom through their name and number because they know their name

Lo siguiente es que a veces las personas hacen zoom en su nombre y número porque conocen su nombre

and number so well that they say it really fast, but that doesn't help the person who's

y número tan bien que lo dicen muy rápido, pero eso no ayuda a la persona que

receiving your call.

recibe su llamada.

They need to hear your name and your number.

Necesitan escuchar su nombre y su número.

Okay?

¿Bueno?

So, these were some of the bad practices; now let's look at the good practices, the

Entonces, estas fueron algunas de las malas prácticas; ahora veamos las buenas prácticas, las

best practices.

mejores prácticas.

So, when you're leaving a voicemail, you want to make sure to leave your first, or your

Por lo tanto, cuando deje un mensaje de voz, debe asegurarse de dejar su nombre o

first and last name.

su nombre y apellido.

Now, that depends on whether you know the person, you don't know the person.

Ahora, eso depende de si conoces a la persona, no conoces a la persona.

If you know them, you can just say: "Hi.

Si los conoces, puedes simplemente decir: "Hola.

This is Rebecca.", "Hi.

Habla Rebecca", "Hola.

This is Maria.", "Hi.

Habla Maria", "Hola.

This is John", whatever.

Habla John", lo que sea.

Or give your full name: "Hello.

O da tu nombre completo: "Hola

This is John Smith."

. Soy John Smith".

Okay?

¿Bueno?

We're going to run through the exact conversation, so don't worry.

Vamos a repasar la conversación exacta, así que no te preocupes.

First we're just establishing some basic guidelines.

Primero, solo estamos estableciendo algunas pautas básicas.

So, you want to leave your first, or first and last name.

Por lo tanto, desea dejar su nombre o nombre y apellido.

You want to leave your contact information or number.

Quiere dejar su información de contacto o número.

If it's a number, if it's an email - whatever that may be.

Si es un número, si es un correo electrónico, sea lo que sea.

You want to leave a specific message about why you're calling.

Quiere dejar un mensaje específico sobre por qué está llamando.

Okay?

¿Bueno?

You want to call once and leave a message.

Quiere llamar una vez y dejar un mensaje.

All right?

¿Todo bien?

Don't keep calling.

No sigas llamando.

And maybe if you don't hear back from them - okay? - you could call a second time.

Y tal vez si no recibes noticias de ellos, ¿de acuerdo? - Podrías llamar una segunda vez.

All right?

¿Todo bien?

It depends on the situation.

Depende de la situación.

Of course, if something is urgent, then that's a different context, but I'm speaking generally.

Por supuesto, si algo es urgente, entonces ese es un contexto diferente, pero estoy hablando en general.

So, you could try a little later in the day or after a few hours.

Por lo tanto, puede intentarlo un poco más tarde en el día o después de unas horas.

Again, leave a second message possibly, but usually not more than that.

Nuevamente, deje un segundo mensaje posiblemente, pero generalmente no más que eso.

And if that...

Y si eso...

If you don't get a reply or a response from that, then you could call once and try another

Si no obtienes una respuesta o una respuesta de eso, entonces podrías llamar una vez y probar con otro

method, you could send an email, you could send...

método, podrías enviar un correo electrónico, podrías enviar...

Message them.

Envíales un mensaje.

Right?

¿Derecho?

Text them-right?-on your phone.

Envíales un mensaje de texto, ¿verdad?, a tu teléfono.

So that's another way.

Así que esa es otra manera.

And then make sure to say your name and your number slowly in the beginning, and to repeat it.

Y luego asegúrese de decir su nombre y su número lentamente al principio y repetirlo.

Okay?

¿Bueno?

We're going to go through those steps exactly, so don't worry.

Vamos a seguir esos pasos exactamente, así que no te preocupes.

I'm going to show you exactly how to do it.

Voy a mostrarte exactamente cómo hacerlo.

And very important: Before you get on the phone...

Y muy importante: Antes de hablar por teléfono...

What happens is lots of time people just pick up the phone, and then they...

Lo que sucede es que muchas veces las personas simplemente toman el teléfono y luego...

They're not really thinking in advance: "Why am I calling?

Realmente no están pensando de antemano: "¿Por qué llamo?

What is the purpose?" and that wastes the other person's time.

¿Cuál es el ¿propósito?" y eso desperdicia el tiempo de la otra persona.

So, first always think about: "What is my purpose?

Por lo tanto, primero piense siempre: "¿Cuál es mi propósito?

Why am I calling this person?

¿Por qué llamo a esta persona?

Am I calling to tell them something?

¿Le llamo para decirle algo? ¿

Or am I calling to actually talk to them; do I need to talk to them?"

O le llamo para hablar con ella? ¿Necesito hablar con ella?".

And that's important for you to know, because if you're calling to just tell them something,

Y eso es importante que lo sepas, porque si estás llamando solo para decirles algo,

then you could just call, and along...

entonces podrías simplemente llamar, y luego...

In your voicemail you could leave the information that you want to tell them.

En tu correo de voz podrías dejar la información que deseas decirles.

If you need to talk to them, then you have to let them know that and leave that request

Si necesita hablar con ellos, debe hacérselo saber y dejar esa solicitud

that: "I need you to call back to me.

que dice: "Necesito que me llames.

Call me back."

Llámame".

Okay?

¿Bueno?

So, think about your purpose before you get on the phone.

Por lo tanto, piense en su propósito antes de hablar por teléfono.

And if your English...

Y si tu inglés...

If you don't feel very confident about your English, you're not sure, then write it out,

Si no te sientes muy seguro de tu inglés, no estás seguro, entonces escríbelo,

write down a few points.

escribe algunos puntos.

Don't write every single word.

No escribas cada palabra.

Usually that's...

Usualmente eso es... La

People can tell that you're reading something; doesn't look very professional.

gente puede notar que estás leyendo algo; no se ve muy profesional.

But write down the main points so that you don't feel confused.

Pero escriba los puntos principales para que no se sienta confundido.

Write down any keywords that you want to use or that you will see in our script which I'm

Escriba las palabras clave que desea utilizar o que verá en nuestro script que le

going to show you next.

mostraré a continuación.

Okay?

¿Bueno?

Here we go.

Aquí vamos.

All right.

Todo bien.

So, now let's run through what you would actually say when leaving a voicemail.

Entonces, ahora repasemos lo que realmente dirías al dejar un mensaje de voz.

So, there are five elements.

Entonces, hay cinco elementos.

The first you have to say: Who you are, when you called, why you called, what you're calling

El primero tiene que decir: quién es usted, cuándo llamó, por qué llamó, por qué

about, and then repeat some critical information.

llama y luego repetir alguna información crítica.

All right?

¿Todo bien?

So, let's go through that with an example.

Entonces, analicemos eso con un ejemplo.

So, first this is what you could say: "Hello, John.

Entonces, primero esto es lo que podría decir: "Hola, John

This is Susan Jones from Finance."

. Soy Susan Jones de Finanzas".

Okay?

¿Bueno?

I'm just giving you an example, but it could be anything.

Solo te estoy dando un ejemplo, pero podría ser cualquier cosa.

When?

¿Cuándo?

"It's Monday, June 15 at 10:30.

"Es lunes, 15 de junio a las 10:30.

I'm calling to check some details related to your expense reports.

Llamo para verificar algunos detalles relacionados con sus informes de gastos

Please call me back at Ext. 6125."

. Vuelva a llamarme a la extensión 6125".

Make sure to enunciate those numbers very clearly; numbers can be misheard and then,

Asegúrese de enunciar esos números muy claramente; los números se pueden escuchar mal y luego,

you know, it's kind of all a waste of time, so you want to make sure to say each number

ya sabes, es una especie de pérdida de tiempo, así que debes asegurarte de decir cada número

very clearly and separately.

muy claramente y por separado.

Okay?

¿Bueno?

And then repeat again just in case they didn't catch anything, so you could say: "Again,

Y luego repita nuevamente en caso de que no hayan captado nada, para que pueda decir: "Otra vez

it's Susan Jones at Ext. 6125."

, es Susan Jones en la Ext. 6125".

All right?

¿Todo bien?

So, that is basically it.

Entonces, eso es básicamente todo.

Those are the steps and this is the kind of voicemail you should leave for someone in

Esos son los pasos y este es el tipo de mensaje de voz que debe dejar a

order for them to have all the information that they need in order to call you back,

alguien para que tenga toda la información que necesita para devolverle la llamada

and also to know why you called.

y también para saber por qué llamó.

All right?

¿Todo bien?

And, of course, as I said, your reason for calling may be...

Y, por supuesto, como dije, el motivo de su llamada puede ser...

May be different, and you will have to incorporate that here, but the basic steps are: "Who are

Puede ser diferente, y tendrá que incorporar eso aquí, pero los pasos básicos son: "¿Quién es

you?

usted? ¿

When did you call?

Cuándo llamó?

Why did you call?

¿Por qué ¿

What do you want the person to do; what action?

Qué quieres que haga la persona? ¿Qué acción?

And then repeat the basic information."

Y luego repite la información básica".

So, now to practice that, let's take this example-okay?-of someone named Marcel Thomas.

Entonces, ahora para practicar eso, tomemos este ejemplo, ¿de acuerdo?, de alguien llamado Marcel Thomas.

So, Marcel is leaving a voicemail, and you're going to...

Entonces, Marcel está dejando un mensaje de voz, y tú vas a...

You can say it with me or you can do it along with me; or you can pause the video, try it

Puedes decirlo conmigo o puedes hacerlo conmigo; o puede pausar el video,

out by yourself, and then see whether what I'm saying is the same as what you said, and

probarlo usted mismo y luego ver si lo que estoy diciendo es lo mismo que usted dijo, y

so on.

así sucesivamente.

Okay?

¿Bueno?

There are lots of ways to participate in this one.

Hay muchas maneras de participar en este.

So I'm going to say it for you - okay? - for now.

Así que lo voy a decir por ti, ¿de acuerdo? - por ahora.

So: "Hello, John.

Entonces: "Hola, John

This is Marcel Thomas from ABC Training."

. Soy Marcel Thomas de ABC Training".

All right?

¿Todo bien?

So I told him who I am.

Así que le dije quién soy.

When?

¿Cuándo?

"It's Wednesday, September 26 at 4:00pm."

"Es el miércoles 26 de septiembre a las 4:00 p. m.".

- When.

- Cuándo.

"I'm calling to check if you are going to attend our seminar in London next month.

"Te llamo para saber si asistirás a nuestro seminario en Londres el próximo mes.

I'm calling to check if you will be attending our seminar in London next month."

Te llamo para saber si asistirás a nuestro seminario en Londres el próximo mes".

All right?

¿Todo bien?

Very clearly explain why the person was calling.

Explique muy claramente por qué la persona estaba llamando.

"Please call me back at [phone]."

"Por favor, llámeme al [phone]".

Okay?

¿Bueno?

You see how each number should be said separately.

Ya ves cómo se debe decir cada número por separado.

Don't try to combine it in any way.

No intentes combinarlo de ninguna manera.

And it should be said like this.

Y debe decirse así.

If you're giving an area code, usually it's three numbers, right?

Si está dando un código de área, generalmente son tres números, ¿verdad?

"6-7-2"...

"6-7-2"...

This is the rhythm: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Este es el ritmo: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Okay?

¿Bueno?

That's where we pause if your number has that many digits.

Ahí es donde hacemos una pausa si su número tiene tantos dígitos.

If it has a different number, then you might say it differently.

Si tiene un número diferente, entonces podrías decirlo de manera diferente.

But what's important is: Don't try to group the numbers.

Pero lo importante es: No intentes agrupar los números.

Right?

¿Derecho?

Don't say: "12", don't say: "45", and then "6-7".

No digas: "12", no digas: "45" y luego "6-7".

Don't mix it up.

No lo mezcles.

Okay?

¿Bueno?

Say each number separately and clearly, and that way people won't get confused if it's...

Diga cada número por separado y claramente, y así la gente no se confundirá si es...

If there is a 17 there, but don't say 17; say: "1-7".

Si hay un 17 ahí, pero no diga 17; decir: "1-7".

Because also numbers like "17", "14", if you don't say them clearly enough, can sound like

Porque también números como "17", "14", si no los dices con suficiente claridad, pueden sonar como

"70" or "40", and then, again, you've defeated the purpose because somebody hasn't got the

"70" o "40", y luego, nuevamente, has derrotado el propósito porque alguien no tiene la

critical information they need to call you back.

información crítica que necesitan para devolverle la llamada.

All right?

¿Todo bien?

So, the way to practice this is you could take out your phone, record, practice recording

Entonces, la forma de practicar esto es que puedes sacar tu teléfono, grabar, practicar grabarte a

yourself, see how you sound when you leave a message.

ti mismo, ver cómo suenas cuando dejas un mensaje.

But the most important thing is perhaps think about: "What's my purpose for calling?" and

Pero lo más importante es quizás pensar en: "¿Cuál es el propósito de mi llamada?"

make sure that you include all of this information, and that way you can be sure that you're leaving

y asegúrese de incluir toda esta información, y de esa manera puede estar seguro de que está dejando un mensaje de

a strong, effective voicemail for someone in a business context.

voz sólido y efectivo para alguien en un contexto comercial.

All right?

¿Todo bien?

And if you want to check out some of my other "Speak Like a Manager" series lessons about

Y si desea ver algunas de mis otras lecciones de la serie "Habla como un gerente" sobre

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muchos otros videos allí también.

Okay?

¿Bueno?

Thanks very much for watching.

Muchas gracias por mirar.

Don't forget to go to our website at www.engvid.com, and there you can do a little quiz on this

No olvides visitar nuestro sitio web en www.engvid.com , donde también puedes hacer un pequeño

as well just to make sure that you've really mastered it.

cuestionario para asegurarte de que realmente lo dominas.

Okay?

¿Bueno?

You want to be able to do that, and feel confident that every time you leave a voicemail for

Quiere poder hacer eso y sentirse seguro de que cada vez que deje un mensaje de voz para

someone you'll feel good, and you've achieved your purpose, and they have...

alguien se sentirá bien, y ha logrado su propósito, y ellos han...

They have received the message you wanted to leave them.

Han recibido el mensaje que quería dejar ellos.

Okay?

¿Bueno?

So, thanks very much for watching.

Entonces, muchas gracias por mirar.

Bye for now.

Adiós por ahora.

All the best with your English.

Todo lo mejor con tu inglés.