Speak like a Manager: How to leave a voicemail

Hi.

やあ。

I'm Rebecca from engVid.

engVid のレベッカです。

Do you get nervous when leaving a voicemail for someone at work or in a business situation?

仕事やビジネスの場面で誰かにボイスメールを残すとき、緊張しますか?

Do you wonder what to say, how to say it, or how much to say?

何を言うべきか、どのように言うべきか、どれだけ言うべき か迷っていますか？

Well, you're not alone.

まあ、あなたは一人ではありません。

Most people make one of two mistakes when leaving a voicemail: They either say too much

ほとんどの人は、ボイスメールを残すときに 2 つの間違いの いずれ

- they go on and on, and they ramble, and there is no end; or they don't say enough

かを犯し ます。 または、十分に発言

and they don't leave enough information.

せず、十分な情報を残しません。

So, in this lesson I'm going to show you exactly what you should say

ですから、このレッスンでは

and what you should not say.

、何を言うべきか、何を言ってはいけないかを正確に示します。

All right?

わかった？

I'm going to give you some general guidelines, and then I'm going to actually give you three

いくつかの一般的な ガイドラインを示してから、実際に

examples at least of full conversations, full...not... sorry.

、少なくとも完全な会話の 3 つの例を示します。

Not conversations, but voicemail messages so that you can follow that pattern, and learn

会話ではなく、ボイスメール メッセージの パターンに従って

and practice to leave your voicemail.

、ボイスメールを残す方法を学び、練習できるようにします。

Okay?

わかった？

So, let's get started.

それでは、始めましょう。

So, first of all, these are some of the things you should not do, and on this side are things

ですから、まず第一に、これらは あなたがしてはいけないことのいくつかであり、こちら側には

you should do.

あなたがすべきことです.

So, let's look at these guidelines.

それでは、これらのガイドラインを見てみましょう。

Now, this lesson is part of the series of lessons that I have on "Speak Like a Manager",

さて、このレッスンは 、私が「Speak Like a Manager」で行っている一連のレッスンの一部

so whether you're a manager today or you aspire to be a manager in a work context, this lesson

です。そのため、あなたが現在マネージャーであるか 、仕事のコンテキストでマネージャーになることを熱望しているかにかかわらず、このレッスン

will help you along with several other lessons of this kind.

はいくつかの点で役立ちます。 この種の他のレッスン。

Okay?

わかった？

Just a point for you.

あなたへのポイントです。

All right.

わかった。

So, these are some mistakes that people make.

したがって、これらは人々が犯すいくつかの間違いです。

Sometimes when leaving a voicemail, they leave no name.

ボイスメール を残すとき、名前を残さないことがあります。

That doesn't help; no one knows who to call.

それは役に立ちません。 誰に電話すればよいか誰も知りません。

Or they leave no number, because they think: "Oh, he knows my number", "She knows my number"

または、 「ああ、彼は私の番号を知っている」、「彼女は私の番号を知っている」と考えているため、番号を残しません

- no.

-いいえ。

Don't do that.

そうしないでください。

Make it easy for the other person.

相手がやりやすいようにしましょう。

Or the message is left, but it's a very vague message.

または、メッセージは残されていますが、非常に漠然としたメッセージです。

"Hi.

「こんにちは。

This is Rebecca.

レベッカです。

Call me back."

折り返し電話してください。」

Okay, that doesn't really tell the person very much.

わかりました、それは本当にその人にあまり伝えません 。

Right?

右？

What did I want?

私は何が欲しかったのですか？

No.

いいえ

You have to be more specific.

、もっと具体的にする必要があります。

Sometimes people call repeatedly; they make repeated calls, many calls, and leave no message.

時々人々は繰り返し電話をかけます。 彼らは 繰り返し電話をかけ、何度も電話をかけ、メッセージを残しません。

And today that's a really bad idea because people can see the number that called, and

そして今日、それは非常に悪い考えです。なぜなら、 人々は電話をかけた番号

if they see that you called, like, five times and you didn't even leave a message, it's

を見ることができるからです.5回電話 をかけたのにメッセージさえ残さなかったことが彼らに知られると、

very frustrating.

非常にイライラします.

Okay?

わかった？

So, don't do that.

だから、それをしないでください。

It's not only frustrating, it's also not professional, so don't do that.

イライラするだけでなく、プロで はないので、そうしないでください.

Or they have...

または彼らは...

Sometimes people call again and again, and they leave many messages.

時々、人々は何度も何度も電話をかけ 、多くのメッセージを残します.

So, you can't do that either.

だから、あなたもそれをすることはできません。

You can't leave too many messages for someone; they may be away, they may be at a meeting,

誰かに多くのメッセージを残すことはできません。 彼らは外出しているかもしれませんし、会議中

they may be at a conference, and you can't fill up their voicemail with just your messages.

かもしれませんし、会議中かもしれません 。あなたのメッセージだけでボイスメールをいっぱいにすることはできません。

Okay?

わかった？

All right.

わかった。

Next is sometimes people zoom through their name and number because they know their name

次は、自分の 名前と番号をよく知っている

and number so well that they say it really fast, but that doesn't help the person who's

のですぐに言うので、名前と番号を拡大表示する ことがありますが、それはあなたの電話を受けた人には役に立ちません

receiving your call.

。

They need to hear your name and your number.

彼らはあなたの名前と番号を聞く必要があります。

Okay?

わかった？

So, these were some of the bad practices; now let's look at the good practices, the

したがって、これらは悪い習慣の一部です。 では、グッド プラクティス、ベスト プラクティスを見てみましょう

best practices.

。

So, when you're leaving a voicemail, you want to make sure to leave your first, or your

そのため、ボイスメールを残すときは、 必ず自分の名前、または姓と名を残してください

first and last name.

。

Now, that depends on whether you know the person, you don't know the person.

さて、それはあなたがその人を知っているかどうかにかかっています 。

If you know them, you can just say: "Hi.

彼らを知っていれば

This is Rebecca.", "Hi.

、「こんにちは。レベッカです」、「こんにちは。

This is Maria.", "Hi.

マリアです」、「こんにちは。

This is John", whatever.

ジョンです」などと言うことができます。

Or give your full name: "Hello.

または、フルネームを入力してください:「こんにちは

This is John Smith."

。ジョン・スミスです。」

Okay?

わかった？

We're going to run through the exact conversation, so don't worry.

正確な会話を実行しますので、 心配しないでください。

First we're just establishing some basic guidelines.

まず、いくつかの基本的なガイドラインを確立しています。

So, you want to leave your first, or first and last name.

だから、あなたはあなたの名、または姓と名を残したい .

You want to leave your contact information or number.

連絡先情報または番号を残したい。

If it's a number, if it's an email - whatever that may be.

それが数字なら、メールなら、何でも構いません。

You want to leave a specific message about why you're calling.

電話をかけた理由について具体的なメッセージを残したい 。

Okay?

わかった？

You want to call once and leave a message.

一度電話して伝言を残したい。

All right?

わかった？

Don't keep calling.

電話をかけ続けないでください。

And maybe if you don't hear back from them - okay? - you could call a second time.

そして、おそらく彼らから返事がない場合は、大丈夫ですか？ -もう一度電話することができます。

All right?

わかった？

It depends on the situation.

状況によります。

Of course, if something is urgent, then that's a different context, but I'm speaking generally.

もちろん、緊急の場合は 状況が異なりますが、一般的な話です。

So, you could try a little later in the day or after a few hours.

そのため、その日の少し遅い時間または数時間後に試すことができます 。

Again, leave a second message possibly, but usually not more than that.

繰り返しますが、場合によっては 2 番目のメッセージを残しますが、 通常はそれ以上ではありません。

And if that...

そしてもしそれが...

If you don't get a reply or a response from that, then you could call once and try another

返信も応答も得られない場合は 、一度電話して別の方法を試してみてください。

method, you could send an email, you could send...

メールを送信したり、送信したりできます...

Message them.

彼らにメッセージを送ってください。

Right?

右？

Text them-right?-on your phone.

携帯電話でそれらにテキストを送信します。

So that's another way.

それは別の方法です。

And then make sure to say your name and your number slowly in the beginning, and to repeat it.

そして、最初に自分の名前と電話 番号をゆっくりと言い、それを繰り返すようにしてください。

Okay?

わかった？

We're going to go through those steps exactly, so don't worry.

これらの手順を正確に実行しますので、 心配しないでください。

I'm going to show you exactly how to do it.

その方法を具体的にご紹介します。

And very important: Before you get on the phone...

そして非常に重要なことです 電話に出る前に

What happens is lots of time people just pick up the phone, and then they...

...多くの場合 人々はただ 電話を取るだけで

They're not really thinking in advance: "Why am I calling?

What is the purpose?" and that wastes the other person's time.

... 目的？" そしてそれ は相手の時間を無駄にします。

So, first always think about: "What is my purpose?

ですから、まず常に次のことを考え

Why am I calling this person?

Am I calling to tell them something?

Or am I calling to actually talk to them; do I need to talk to them?"

てください。

And that's important for you to know, because if you're calling to just tell them something,

そして、それはあなたが知っておくことが重要 です。なぜなら、あなたが彼らに何かを伝えるために電話しているなら

then you could just call, and along...

、あなたはただ電話を

In your voicemail you could leave the information that you want to tell them.

すること ができます.

If you need to talk to them, then you have to let them know that and leave that request

彼らと話す必要がある場合は 、そのことを知らせて、

that: "I need you to call back to me.

「折り返し電話してください。折り返し電話してください」というリクエストを残す必要があります

Call me back."

。

Okay?

わかった？

So, think about your purpose before you get on the phone.

ですから、電話に出る前に目的を考えてください 。

And if your English...

そしてもしあなたの英語力が...

If you don't feel very confident about your English, you're not sure, then write it out,

もしあなたが自分の英語力にあまり自信がないと感じたら、確信が持てません

write down a few points.

。

Don't write every single word.

すべての単語を書かないでください。

Usually that's...

通常、それは...

People can tell that you're reading something; doesn't look very professional.

人々はあなたが何かを読んでいることを知ることができます。 とてもプロフェッショナルに見えません。

But write down the main points so that you don't feel confused.

ただし、混乱しないように要点を書き留めます 。

Write down any keywords that you want to use or that you will see in our script which I'm

使用したいキーワード、 または次に示すスクリプトに表示されるキーワードを書き留め

going to show you next.

てください。

Okay?

わかった？

Here we go.

どうぞ。

All right.

わかった。

So, now let's run through what you would actually say when leaving a voicemail.

それでは、ボイスメールを残すときに実際に何を言うかを見てみましょう .

So, there are five elements.

ということで、要素は5つ。

The first you have to say: Who you are, when you called, why you called, what you're calling

最初に言う必要があるのは、あなたが誰であるか、いつ 電話したか、なぜ電話したか、何について電話し

about, and then repeat some critical information.

ているか、そしていくつかの重要な情報を繰り返します.

All right?

わかった？

So, let's go through that with an example.

それでは、例を挙げて説明しましょう。

So, first this is what you could say: "Hello, John.

まず、 「こんにちは、ジョン。

This is Susan Jones from Finance."

財務部門のスーザン・ジョーンズです」と言うことができます。

Okay?

わかった？

I'm just giving you an example, but it could be anything.

例を挙げただけですが、 何でも構いません。

When?

いつ？

"It's Monday, June 15 at 10:30.

「6 月 15 日月曜日の 10 時 30 分

I'm calling to check some details related to your expense reports.

です。経費報告に関する詳細を確認する ために

Please call me back at Ext. 6125."

電話しています。内線 6125 までお電話ください。」

Make sure to enunciate those numbers very clearly; numbers can be misheard and then,

これらの数字をはっきりと発音するようにしてください 。 数字は聞き間違える可能性があり、それ

you know, it's kind of all a waste of time, so you want to make sure to say each number

は時間の無駄です。 そのため、各数字をはっきりと別々に言うようにしてください

very clearly and separately.

。

Okay?

わかった？

And then repeat again just in case they didn't catch anything, so you could say: "Again,

そして、何も聞こえなかった場合に備えて、もう一度繰り返し ます。「もう一度

it's Susan Jones at Ext. 6125."

、内線 6125 のスーザン ジョーンズです。」

All right?

わかった？

So, that is basically it.

つまり、基本的にはそれだけです。

Those are the steps and this is the kind of voicemail you should leave for someone in

これらが手順であり、これは、 誰かが

order for them to have all the information that they need in order to call you back,

あなたに電話をかけ直すために必要なすべての情報を入手し、またあなたが電話をかけた

and also to know why you called.

理由を知るために、誰かに残すべき種類のボイスメールです.

All right?

わかった？

And, of course, as I said, your reason for calling may be...

そして、もちろん、私が言ったように、あなたの 電話の理由は…

May be different, and you will have to incorporate that here, but the basic steps are: "Who are

違うかもしれません。それをここに組み込む必要があります が、基本的な手順は次のとおり

you?

です。

When did you call?

Why did you call?

What do you want the person to do; what action?

その人に何をしてもらいたいですか?どのような行動をとりますか?

And then repeat the basic information."

そして、基本的な情報を繰り返します。」

So, now to practice that, let's take this example-okay?-of someone named Marcel Thomas.

では、それを実践するために、 Marcel Thomas という人物の例を見てみましょう。

So, Marcel is leaving a voicemail, and you're going to...

それで、マルセルがボイスメールを残し

You can say it with me or you can do it along with me; or you can pause the video, try it

ています。 または、ビデオを一時停止し

out by yourself, and then see whether what I'm saying is the same as what you said, and

て、自分で試してみて、 私が言っていることがあなたが言ったことと同じかどうかを確認することもできます

so on.

。

Okay?

わかった？

There are lots of ways to participate in this one.

これに参加する方法はたくさんあります。

So I'm going to say it for you - okay? - for now.

だから私はあなたのためにそれを言うつもりです - いいですか？ - 今のところ。

So: "Hello, John.

例: 「こんにちは、ジョン

This is Marcel Thomas from ABC Training."

。ABC トレーニングのマルセル トーマスです。」

All right?

わかった？

So I told him who I am.

だから私は彼に私が誰であるかを話しました。

When?

いつ？

"It's Wednesday, September 26 at 4:00pm."

「9 月 26 日水曜日の午後 4 時です。」

- When.

- いつ。

"I'm calling to check if you are going to attend our seminar in London next month.

「 来月ロンドンで開催される私たちのセミナーに

I'm calling to check if you will be attending our seminar in London next month."

あなたが参加するかどうかを確認するために電話しています。来月ロンドンで開催される私たちのセミナーにあなたが参加するかどうかを確認するために電話しています 。」

All right?

わかった？

Very clearly explain why the person was calling.

その人が電話をかけた理由を非常に明確に説明してください。

"Please call me back at [phone]."

「[phone] までお電話ください。」

Okay?

わかった？

You see how each number should be said separately.

それぞれの数を別々に言う方法がわかります。

Don't try to combine it in any way.

決して組み合わせようとしないでください。

And it should be said like this.

と、こう言われるはずです。

If you're giving an area code, usually it's three numbers, right?

市外局番を与える場合、通常は 3 つの数字ですよね?

"6-7-2"...

「6-7-2」・・・「

This is the rhythm: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

6-7-2、1-2-3、4-5、6-7」のリズムです。

Okay?

わかった？

That's where we pause if your number has that many digits.

番号の桁数が多い場合は、ここで一時停止します 。

If it has a different number, then you might say it differently.

数字が違う と言い方が違うかもしれません。

But what's important is: Don't try to group the numbers.

しかし重要なことは、数字をグループ化しようとしない ことです。

Right?

右？

Don't say: "12", don't say: "45", and then "6-7".

「12」、「45」、「6-7」の順に言わないでください 。

Don't mix it up.

混ぜないでください。

Okay?

わかった？

Say each number separately and clearly, and that way people won't get confused if it's...

それぞれの数字を別々にはっきりと 言ってください。そうすれば、人々が混乱すること

If there is a 17 there, but don't say 17; say: "1-7".

はありません。 「1-7」と言ってください。

Because also numbers like "17", "14", if you don't say them clearly enough, can sound like

「17」や「14」などの数字も、 はっきり言わないと

"70" or "40", and then, again, you've defeated the purpose because somebody hasn't got the

「70」や「40」のように 聞こえてしまいます。 折り返し

critical information they need to call you back.

電話するために必要な重要な情報 。

All right?

わかった？

So, the way to practice this is you could take out your phone, record, practice recording

したがって、これを練習する方法は 、電話を取り出して録音し、自分で録音する練習をして、メッセージを残すときに

yourself, see how you sound when you leave a message.

自分がどのように聞こえるかを確認することです .

But the most important thing is perhaps think about: "What's my purpose for calling?" and

しかし、おそらく最も重要なことは、 「私が電話をかける目的は何ですか?」と考えることです。

make sure that you include all of this information, and that way you can be sure that you're leaving

この情報をすべて含める ようにしてください。そうすれば、ビジネス コンテキスト

a strong, effective voicemail for someone in a business context.

で誰かに強力で効果的なボイスメールを残していることを確認でき ます。

All right?

わかった？

And if you want to check out some of my other "Speak Like a Manager" series lessons about

また、

similar topics to do with business and how you can communicate more effectively in a

ビジネスに関連する同様のトピックや、ビジネス環境で より効果的にコミュニケーションをとる方法について、他の「Speak Like a Manager」シリーズのレッスンをチェックしたい場合は、

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それらをチェックして、 YouTube で私のチャンネルに登録してください。

lots of other videos there as well.

他にもたくさんのビデオがあります。

Okay?

わかった？

Thanks very much for watching.

ご覧いただきありがとうございます。

Don't forget to go to our website at www.engvid.com, and there you can do a little quiz on this

当社のウェブサイト www.engvid.com にアクセスすることを忘れないでください。ここでは 、これについて簡単なクイズ

as well just to make sure that you've really mastered it.

を行って、本当にマスターしたかどうかを確認することもできます 。

Okay?

わかった？

You want to be able to do that, and feel confident that every time you leave a voicemail for

あなたはそれができるようになりたいと思って おり、誰かにボイスメールを残すたびに

someone you'll feel good, and you've achieved your purpose, and they have...

気分が良くなり、目的を達成し 、彼らは.

They have received the message you wanted to leave them.

彼ら。

Okay?

わかった？

So, thanks very much for watching.

それでは、ご覧いただき誠にありがとうございます。

Bye for now.

またね。

All the best with your English.

あなたの英語で頑張ってください。