Speak like a Manager: How to leave a voicemail

Hi.

Oi.

I'm Rebecca from engVid.

Sou Rebecca da engVid.

Do you get nervous when leaving a voicemail for someone at work or in a business situation?

Você fica nervoso ao deixar uma mensagem de voz para alguém no trabalho ou em uma situação de negócios?

Do you wonder what to say, how to say it, or how much to say?

Você quer saber o que dizer, como dizer ou quanto dizer?

Well, you're not alone.

Bem, você não está sozinho. A

Most people make one of two mistakes when leaving a voicemail: They either say too much

maioria das pessoas comete um de dois erros ao deixar uma mensagem de voz: ou falam demais

- they go on and on, and they ramble, and there is no end; or they don't say enough

- falam sem parar, divagam e não há fim; ou não dizem o suficiente

and they don't leave enough information.

e não deixam informações suficientes.

So, in this lesson I'm going to show you exactly what you should say

Portanto, nesta lição, mostrarei exatamente o que você deve

and what you should not say.

e o que não deve dizer.

All right?

Tudo bem?

I'm going to give you some general guidelines, and then I'm going to actually give you three

Vou dar algumas diretrizes gerais e, na verdade, vou dar a vocês

examples at least of full conversations, full...not... sorry.

pelo menos três exemplos de conversas completas, completas... não... desculpe.

Not conversations, but voicemail messages so that you can follow that pattern, and learn

Não conversas, mas mensagens de correio de voz para que você possa seguir esse padrão e aprender

and practice to leave your voicemail.

e praticar como deixar seu correio de voz.

Okay?

OK?

So, let's get started.

Então vamos começar.

So, first of all, these are some of the things you should not do, and on this side are things

Então, antes de tudo, essas são algumas das coisas que você não deve fazer, e deste lado estão as coisas que

you should do.

você deve fazer.

So, let's look at these guidelines.

Então, vamos olhar para essas diretrizes.

Now, this lesson is part of the series of lessons that I have on "Speak Like a Manager",

Agora, esta lição faz parte da série de lições que tenho sobre "Fale como um gerente",

so whether you're a manager today or you aspire to be a manager in a work context, this lesson

portanto, se você é um gerente hoje ou aspira a ser um gerente em um contexto de trabalho, esta lição o

will help you along with several other lessons of this kind.

ajudará junto com vários outras lições deste tipo.

Okay?

OK?

Just a point for you.

Apenas um ponto para você.

All right.

Tudo bem.

So, these are some mistakes that people make.

Então, esses são alguns erros que as pessoas cometem.

Sometimes when leaving a voicemail, they leave no name.

Às vezes, ao deixar uma mensagem de voz, eles não deixam nenhum nome.

That doesn't help; no one knows who to call.

Isso não ajuda; ninguém sabe para quem ligar.

Or they leave no number, because they think: "Oh, he knows my number", "She knows my number"

Ou não deixam número, porque pensam: "Ah, ele sabe meu número", "Ela sabe meu número"

- no.

- não.

Don't do that.

Não faça isso.

Make it easy for the other person.

Facilite para a outra pessoa.

Or the message is left, but it's a very vague message.

Ou a mensagem é deixada, mas é uma mensagem muito vaga.

"Hi.

"Oi.

This is Rebecca.

Aqui é Rebecca.

Call me back."

Me ligue de volta."

Okay, that doesn't really tell the person very much.

Ok, isso realmente não diz muito à pessoa .

Right?

Certo?

What did I want?

O que eu queria?

No.

Não.

You have to be more specific.

Você tem que ser mais específico.

Sometimes people call repeatedly; they make repeated calls, many calls, and leave no message.

Às vezes as pessoas ligam repetidamente; fazem ligações repetidas, muitas ligações, e não deixam recado.

And today that's a really bad idea because people can see the number that called, and

E hoje isso é uma péssima ideia porque as pessoas podem ver o número que ligou, e

if they see that you called, like, five times and you didn't even leave a message, it's

se virem que você ligou, tipo, cinco vezes e nem deixou uma mensagem, é

very frustrating.

muito frustrante.

Okay?

OK?

So, don't do that.

Então, não faça isso.

It's not only frustrating, it's also not professional, so don't do that.

Não é apenas frustrante, também não é profissional, então não faça isso.

Or they have...

Ou eles têm...

Sometimes people call again and again, and they leave many messages.

Às vezes as pessoas ligam de novo e de novo, e deixam muitas mensagens.

So, you can't do that either.

Então, você também não pode fazer isso.

You can't leave too many messages for someone; they may be away, they may be at a meeting,

Você não pode deixar muitas mensagens para alguém; eles podem estar ausentes, podem estar em uma reunião,

they may be at a conference, and you can't fill up their voicemail with just your messages.

podem estar em uma conferência e você não pode preencher o correio de voz deles apenas com suas mensagens.

Okay?

OK?

All right.

Tudo bem.

Next is sometimes people zoom through their name and number because they know their name

Em seguida, às vezes, as pessoas ampliam o nome e o número porque sabem o nome

and number so well that they say it really fast, but that doesn't help the person who's

e o número tão bem que o dizem muito rápido, mas isso não ajuda a pessoa que está

receiving your call.

recebendo sua ligação.

They need to hear your name and your number.

Eles precisam ouvir seu nome e seu número.

Okay?

OK?

So, these were some of the bad practices; now let's look at the good practices, the

Então, essas foram algumas das más práticas; agora vamos ver as boas práticas, as

best practices.

melhores práticas.

So, when you're leaving a voicemail, you want to make sure to leave your first, or your

Portanto, ao deixar uma mensagem de voz, certifique-se de deixar seu nome

first and last name.

ou sobrenome.

Now, that depends on whether you know the person, you don't know the person.

Agora, isso depende se você conhece a pessoa, você não conhece a pessoa.

If you know them, you can just say: "Hi.

Se você os conhece, pode apenas dizer: "Oi.

This is Rebecca.", "Hi.

Aqui é Rebecca.", "Oi.

This is Maria.", "Hi.

Aqui é Maria.", "Oi.

This is John", whatever.

Aqui é John", tanto faz.

Or give your full name: "Hello.

Ou dê seu nome completo: "Olá.

This is John Smith."

Aqui é John Smith."

Okay?

OK?

We're going to run through the exact conversation, so don't worry.

Vamos repassar a conversa exata, então não se preocupe.

First we're just establishing some basic guidelines.

Primeiro, estamos apenas estabelecendo algumas diretrizes básicas.

So, you want to leave your first, or first and last name.

Portanto, você deseja deixar seu nome ou nome e sobrenome.

You want to leave your contact information or number.

Você quer deixar suas informações de contato ou número.

If it's a number, if it's an email - whatever that may be.

Se for um número, se for um e-mail - seja lá o que for.

You want to leave a specific message about why you're calling.

Você deseja deixar uma mensagem específica sobre o motivo da ligação.

Okay?

OK?

You want to call once and leave a message.

Você quer ligar uma vez e deixar uma mensagem.

All right?

Tudo bem?

Don't keep calling.

Não fique ligando.

And maybe if you don't hear back from them - okay? - you could call a second time.

E talvez se você não tiver notícias deles - ok? - você poderia ligar uma segunda vez.

All right?

Tudo bem?

It depends on the situation.

Depende da situação.

Of course, if something is urgent, then that's a different context, but I'm speaking generally.

Claro, se algo é urgente, então é um contexto diferente, mas estou falando de forma geral.

So, you could try a little later in the day or after a few hours.

Então, você pode tentar um pouco mais tarde no dia ou depois de algumas horas.

Again, leave a second message possibly, but usually not more than that.

Novamente, deixe uma segunda mensagem possivelmente, mas geralmente não mais do que isso.

And if that...

E se isso...

If you don't get a reply or a response from that, then you could call once and try another

Se você não obtiver uma resposta ou uma resposta disso, então você pode ligar uma vez e tentar outro

method, you could send an email, you could send...

método, você pode enviar um e-mail, você pode enviar... Uma

Message them.

mensagem para eles.

Right?

Certo? Envie uma

Text them-right?-on your phone.

mensagem de texto para eles - certo? - no seu telefone.

So that's another way.

Então essa é outra maneira.

And then make sure to say your name and your number slowly in the beginning, and to repeat it.

E então certifique-se de dizer seu nome e seu número lentamente no começo e repita.

Okay?

OK?

We're going to go through those steps exactly, so don't worry.

Vamos passar exatamente por essas etapas, então não se preocupe.

I'm going to show you exactly how to do it.

Eu vou te mostrar exatamente como fazer isso.

And very important: Before you get on the phone...

E muito importante: Antes de você atender o telefone...

What happens is lots of time people just pick up the phone, and then they...

O que acontece é que muitas vezes as pessoas simplesmente atendem o telefone, e então elas...

They're not really thinking in advance: "Why am I calling?

Elas não estão realmente pensando com antecedência: "Por que estou ligando?

What is the purpose?" and that wastes the other person's time.

Qual é o propósito?" e isso desperdiça o tempo da outra pessoa.

So, first always think about: "What is my purpose?

Portanto, primeiro sempre pense: "Qual é o meu propósito?

Why am I calling this person?

Por que estou ligando para essa pessoa?

Am I calling to tell them something?

Estou ligando para dizer algo a ela?

Or am I calling to actually talk to them; do I need to talk to them?"

Ou estou ligando para realmente falar com ela; preciso falar com ela?"

And that's important for you to know, because if you're calling to just tell them something,

E isso é importante para você saber, porque se você está ligando apenas para dizer algo a eles,

then you could just call, and along...

então você pode simplesmente ligar, e junto...

In your voicemail you could leave the information that you want to tell them.

Em seu correio de voz, você pode deixar as informações que deseja dizer a eles.

If you need to talk to them, then you have to let them know that and leave that request

Se você precisar falar com eles, então você deve deixá-los saber disso e deixar aquele pedido

that: "I need you to call back to me.

: "Preciso que você me ligue de volta.

Call me back."

Me ligue de volta."

Okay?

OK?

So, think about your purpose before you get on the phone.

Então, pense no seu propósito antes de pegar o telefone.

And if your English...

E se o seu inglês...

If you don't feel very confident about your English, you're not sure, then write it out,

Se você não se sente muito confiante com o seu inglês, não tem certeza, então escreva,

write down a few points.

anote alguns pontos.

Don't write every single word.

Não escreva cada palavra.

Usually that's...

Normalmente é... As

People can tell that you're reading something; doesn't look very professional.

pessoas podem dizer que você está lendo alguma coisa; não parece muito profissional.

But write down the main points so that you don't feel confused.

Mas anote os pontos principais para não se sentir confuso.

Write down any keywords that you want to use or that you will see in our script which I'm

Anote todas as palavras-chave que deseja usar ou que verá em nosso script que

going to show you next.

mostrarei a seguir.

Okay?

OK?

Here we go.

Aqui vamos nós.

All right.

Tudo bem.

So, now let's run through what you would actually say when leaving a voicemail.

Então, agora vamos repassar o que você realmente diria ao deixar uma mensagem de voz.

So, there are five elements.

Então, existem cinco elementos.

The first you have to say: Who you are, when you called, why you called, what you're calling

A primeira é dizer: quem você é, quando ligou, por que ligou, sobre o que está ligando

about, and then repeat some critical information.

e, em seguida, repita algumas informações críticas.

All right?

Tudo bem?

So, let's go through that with an example.

Então, vamos passar por isso com um exemplo.

So, first this is what you could say: "Hello, John.

Então, primeiro você poderia dizer o seguinte: "Olá, John.

This is Susan Jones from Finance."

Aqui é Susan Jones, do departamento financeiro."

Okay?

OK?

I'm just giving you an example, but it could be anything.

Estou apenas dando um exemplo, mas pode ser qualquer coisa.

When?

Quando?

"It's Monday, June 15 at 10:30.

"É segunda-feira, 15 de junho, às 10h30.

I'm calling to check some details related to your expense reports.

Estou ligando para verificar alguns detalhes relacionados aos seus relatórios de despesas.

Please call me back at Ext. 6125."

Por favor, me ligue de volta no ramal 6125."

Make sure to enunciate those numbers very clearly; numbers can be misheard and then,

Certifique-se de enunciar esses números com muita clareza; os números podem ser mal interpretados e então,

you know, it's kind of all a waste of time, so you want to make sure to say each number

você sabe, é uma perda de tempo, então você quer ter certeza de dizer cada número de forma

very clearly and separately.

clara e separada.

Okay?

OK?

And then repeat again just in case they didn't catch anything, so you could say: "Again,

E, em seguida, repita novamente para o caso de eles não pegarem nada, para que você possa dizer: "Novamente,

it's Susan Jones at Ext. 6125."

é Susan Jones no ramal 6125."

All right?

Tudo bem?

So, that is basically it.

Então, basicamente é isso.

Those are the steps and this is the kind of voicemail you should leave for someone in

Esses são os passos e esse é o tipo de mensagem de voz que você deve deixar para alguém

order for them to have all the information that they need in order to call you back,

para que ela tenha todas as informações de que precisa para retornar a ligação

and also to know why you called.

e também para saber por que você ligou.

All right?

Tudo bem?

And, of course, as I said, your reason for calling may be...

E, claro, como eu disse, o motivo da sua ligação pode ser...

May be different, and you will have to incorporate that here, but the basic steps are: "Who are

Pode ser diferente, e você terá que incorporar isso aqui, mas os passos básicos são: "Quem é

you?

você?

When did you call?

Quando você ligou?

Why did you call?

Por que você ligou? ligar?

What do you want the person to do; what action?

O que você quer que a pessoa faça; que ação?

And then repeat the basic information."

E então repita as informações básicas."

So, now to practice that, let's take this example-okay?-of someone named Marcel Thomas.

Então, agora para praticar, vamos pegar este exemplo - ok? - de alguém chamado Marcel Thomas.

So, Marcel is leaving a voicemail, and you're going to...

Então, Marcel está deixando uma mensagem de voz, e você vai...

You can say it with me or you can do it along with me; or you can pause the video, try it

Você pode dizer comigo ou pode fazer comigo; ou você pode pausar o vídeo, experimentá-lo

out by yourself, and then see whether what I'm saying is the same as what you said, and

sozinho e ver se o que estou dizendo é o mesmo que você disse e

so on.

assim por diante.

Okay?

OK?

There are lots of ways to participate in this one.

Existem muitas maneiras de participar deste.

So I'm going to say it for you - okay? - for now.

Então eu vou dizer isso para você - ok? - por agora.

So: "Hello, John.

Então: "Olá, John.

This is Marcel Thomas from ABC Training."

Aqui é Marcel Thomas, da ABC Training."

All right?

Tudo bem?

So I told him who I am.

Então eu disse a ele quem eu sou.

When?

Quando?

"It's Wednesday, September 26 at 4:00pm."

"É quarta-feira, 26 de setembro, às 16h."

- When.

- Quando.

"I'm calling to check if you are going to attend our seminar in London next month.

"Estou ligando para saber se você vai participar do nosso seminário em Londres no próximo mês.

I'm calling to check if you will be attending our seminar in London next month."

Estou ligando para saber se você vai participar do nosso seminário em Londres no próximo mês."

All right?

Tudo bem?

Very clearly explain why the person was calling.

Explique claramente por que a pessoa estava ligando.

"Please call me back at [phone]."

"Por favor, me ligue de volta em [phone]."

Okay?

OK?

You see how each number should be said separately.

Você vê como cada número deve ser dito separadamente.

Don't try to combine it in any way.

Não tente combiná-lo de forma alguma.

And it should be said like this.

E deve ser dito assim.

If you're giving an area code, usually it's three numbers, right?

Se você está dando um código de área, geralmente são três números, certo?

"6-7-2"...

"6-7-2"...

This is the rhythm: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Este é o ritmo: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Okay?

OK?

That's where we pause if your number has that many digits.

É aí que fazemos uma pausa se o seu número tiver tantos dígitos.

If it has a different number, then you might say it differently.

Se tiver um número diferente, você pode dizer de forma diferente.

But what's important is: Don't try to group the numbers.

Mas o importante é: não tente agrupar os números.

Right?

Certo?

Don't say: "12", don't say: "45", and then "6-7".

Não diga: "12", não diga: "45" e depois "6-7".

Don't mix it up.

Não misture tudo.

Okay?

OK?

Say each number separately and clearly, and that way people won't get confused if it's...

Diga cada número separadamente e com clareza, e assim as pessoas não ficarão confusas se for...

If there is a 17 there, but don't say 17; say: "1-7".

Se tiver um 17 ali, mas não diga 17; diga: "1-7".

Because also numbers like "17", "14", if you don't say them clearly enough, can sound like

Porque também números como "17", "14", se você não os disser com clareza suficiente, podem soar como

"70" or "40", and then, again, you've defeated the purpose because somebody hasn't got the

"70" ou "40" e, novamente, você derrotou o propósito porque alguém não conseguiu as

critical information they need to call you back.

informações críticas de que precisam para ligar de volta.

All right?

Tudo bem?

So, the way to practice this is you could take out your phone, record, practice recording

Então, a maneira de praticar isso é pegar o telefone, gravar, praticar a gravação

yourself, see how you sound when you leave a message.

de si mesmo, ver como você soa quando deixa uma mensagem.

But the most important thing is perhaps think about: "What's my purpose for calling?" and

Mas o mais importante talvez seja pensar: "Qual é o propósito de minha ligação?" e

make sure that you include all of this information, and that way you can be sure that you're leaving

certifique-se de incluir todas essas informações e, dessa forma, você pode ter certeza de que está deixando

a strong, effective voicemail for someone in a business context.

uma mensagem de voz forte e eficaz para alguém em um contexto comercial.

All right?

Tudo bem?

And if you want to check out some of my other "Speak Like a Manager" series lessons about

E se você quiser conferir algumas das minhas outras lições da série "Fale como um gerente" sobre

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muitos outros vídeos lá também.

Okay?

OK?

Thanks very much for watching.

Muito obrigado por assistir.

Don't forget to go to our website at www.engvid.com, and there you can do a little quiz on this

Não se esqueça de ir ao nosso site em www.engvid.com, e lá você pode fazer um pequeno teste sobre isso

as well just to make sure that you've really mastered it.

também, apenas para ter certeza de que realmente o domina.

Okay?

OK?

You want to be able to do that, and feel confident that every time you leave a voicemail for

Você quer ser capaz de fazer isso e se sentir confiante de que toda vez que deixar uma mensagem de voz para

someone you'll feel good, and you've achieved your purpose, and they have...

alguém, você se sentirá bem, e você alcançou seu objetivo, e eles...

They have received the message you wanted to leave them.

Eles receberam a mensagem que você queria deixar eles.

Okay?

OK?

So, thanks very much for watching.

Então, muito obrigado por assistir.

Bye for now.

Adeus por agora.

All the best with your English.

Tudo de bom com o seu inglês.