Speak like a Manager: How to leave a voicemail

Hi.

Salut.

I'm Rebecca from engVid.

Je suis Rebecca de engVid.

Do you get nervous when leaving a voicemail for someone at work or in a business situation?

Êtes-vous nerveux lorsque vous laissez un message vocal à quelqu'un au travail ou dans une situation professionnelle ?

Do you wonder what to say, how to say it, or how much to say?

Vous vous demandez quoi dire, comment le dire ou combien dire ?

Well, you're not alone.

Eh bien, vous n'êtes pas seul.

Most people make one of two mistakes when leaving a voicemail: They either say too much

La plupart des gens commettent l'une des deux erreurs suivantes lorsqu'ils laissent un message vocal : soit ils en disent trop

- they go on and on, and they ramble, and there is no end; or they don't say enough

- ils continuent encore et encore, et ils divaguent, et il n'y a pas de fin ; ou ils n'en disent pas assez

and they don't leave enough information.

et ils ne laissent pas assez d'informations.

So, in this lesson I'm going to show you exactly what you should say

Ainsi, dans cette leçon, je vais vous montrer exactement ce que vous devez dire

and what you should not say.

et ce que vous ne devez pas dire.

All right?

Très bien?

I'm going to give you some general guidelines, and then I'm going to actually give you three

Je vais vous donner quelques lignes directrices générales, puis je vais en fait vous donner

examples at least of full conversations, full...not... sorry.

au moins trois exemples de conversations complètes, complètes... pas... désolé.

Not conversations, but voicemail messages so that you can follow that pattern, and learn

Pas des conversations, mais des messages vocaux afin que vous puissiez suivre ce schéma, et apprendre

and practice to leave your voicemail.

et vous entraîner à laisser votre messagerie vocale.

Okay?

D'accord?

So, let's get started.

Alors, commençons.

So, first of all, these are some of the things you should not do, and on this side are things

Donc, tout d'abord, voici certaines des choses que vous ne devriez pas faire, et de ce côté-ci, il y a des choses que

you should do.

vous devriez faire.

So, let's look at these guidelines.

Alors, regardons ces lignes directrices.

Now, this lesson is part of the series of lessons that I have on "Speak Like a Manager",

Maintenant, cette leçon fait partie de la série de leçons que j'ai sur "Parlez comme un manager",

so whether you're a manager today or you aspire to be a manager in a work context, this lesson

donc que vous soyez un manager aujourd'hui ou que vous aspiriez à être un manager dans un contexte de travail, cette leçon

will help you along with several other lessons of this kind.

vous aidera avec plusieurs autres leçons de ce genre.

Okay?

D'accord?

Just a point for you.

Juste un point pour vous.

All right.

Très bien.

So, these are some mistakes that people make.

Donc, ce sont des erreurs que les gens font.

Sometimes when leaving a voicemail, they leave no name.

Parfois, en laissant un message vocal, ils ne laissent aucun nom.

That doesn't help; no one knows who to call.

Cela n'aide pas; personne ne sait qui appeler.

Or they leave no number, because they think: "Oh, he knows my number", "She knows my number"

Ou ils ne laissent pas de numéro, parce qu'ils pensent : "Oh, il connaît mon numéro", "Elle connaît mon numéro"

- no.

- non.

Don't do that.

Ne fais pas ça.

Make it easy for the other person.

Rendez-le facile pour l'autre personne.

Or the message is left, but it's a very vague message.

Ou le message est laissé, mais c'est un message très vague.

"Hi.

"Salut.

This is Rebecca.

C'est Rebecca.

Call me back."

Rappelle-moi."

Okay, that doesn't really tell the person very much.

D'accord, cela ne dit pas grand-chose à la personne.

Right?

Droite?

What did I want?

Qu'est-ce que je voulais ?

No.

Non.

You have to be more specific.

Vous devez être plus précis.

Sometimes people call repeatedly; they make repeated calls, many calls, and leave no message.

Parfois, les gens appellent à plusieurs reprises; ils font des appels répétés, de nombreux appels, et ne laissent aucun message.

And today that's a really bad idea because people can see the number that called, and

Et aujourd'hui, c'est une très mauvaise idée parce que les gens peuvent voir le numéro qui a appelé, et

if they see that you called, like, five times and you didn't even leave a message, it's

s'ils voient que vous avez appelé cinq fois et que vous n'avez même pas laissé de message, c'est

very frustrating.

très frustrant.

Okay?

D'accord?

So, don't do that.

Alors, ne fais pas ça.

It's not only frustrating, it's also not professional, so don't do that.

Ce n'est pas seulement frustrant, ce n'est pas non plus professionnel, alors ne faites pas ça.

Or they have...

Ou ils ont...

Sometimes people call again and again, and they leave many messages.

Parfois, les gens appellent encore et encore, et ils laissent de nombreux messages.

So, you can't do that either.

Donc, vous ne pouvez pas faire ça non plus.

You can't leave too many messages for someone; they may be away, they may be at a meeting,

Vous ne pouvez pas laisser trop de messages à quelqu'un ; ils peuvent être absents, ils peuvent être à une réunion,

they may be at a conference, and you can't fill up their voicemail with just your messages.

ils peuvent être à une conférence, et vous ne pouvez pas remplir leur messagerie vocale uniquement avec vos messages.

Okay?

D'accord?

All right.

Très bien.

Next is sometimes people zoom through their name and number because they know their name

Ensuite, parfois, les gens parcourent leur nom et leur numéro parce qu'ils connaissent

and number so well that they say it really fast, but that doesn't help the person who's

si bien leur nom et leur numéro qu'ils le disent très rapidement, mais cela n'aide pas la personne qui

receiving your call.

reçoit votre appel.

They need to hear your name and your number.

Ils ont besoin d'entendre votre nom et votre numéro.

Okay?

D'accord?

So, these were some of the bad practices; now let's look at the good practices, the

Donc, ce sont quelques-unes des mauvaises pratiques ; regardons maintenant les bonnes pratiques, les

best practices.

meilleures pratiques.

So, when you're leaving a voicemail, you want to make sure to leave your first, or your

Ainsi, lorsque vous laissez un message vocal, vous voulez vous assurer de laisser votre prénom ou votre

first and last name.

nom et prénom.

Now, that depends on whether you know the person, you don't know the person.

Maintenant, cela dépend si vous connaissez la personne, vous ne la connaissez pas.

If you know them, you can just say: "Hi.

Si vous les connaissez, vous pouvez simplement dire : "Salut

This is Rebecca.", "Hi.

. Voici Rebecca.", "Salut

This is Maria.", "Hi.

. Voici Maria.", "Salut

This is John", whatever.

. Voici John", peu importe.

Or give your full name: "Hello.

Ou donnez votre nom complet : "Bonjour.

This is John Smith."

C'est John Smith."

Okay?

D'accord?

We're going to run through the exact conversation, so don't worry.

Nous allons parcourir la conversation exacte, alors ne vous inquiétez pas.

First we're just establishing some basic guidelines.

Tout d'abord, nous établissons simplement quelques lignes directrices de base.

So, you want to leave your first, or first and last name.

Donc, vous voulez laisser votre prénom ou votre nom et prénom.

You want to leave your contact information or number.

Vous souhaitez laisser vos coordonnées ou votre numéro.

If it's a number, if it's an email - whatever that may be.

Si c'est un numéro, si c'est un e-mail - quoi que ce soit.

You want to leave a specific message about why you're calling.

Vous voulez laisser un message précis sur la raison pour laquelle vous appelez.

Okay?

D'accord?

You want to call once and leave a message.

Vous voulez appeler une fois et laisser un message.

All right?

Très bien?

Don't keep calling.

Ne continuez pas à appeler.

And maybe if you don't hear back from them - okay? - you could call a second time.

Et peut-être que si vous n'avez pas de nouvelles d'eux, d'accord ? - vous pourriez appeler une deuxième fois.

All right?

Très bien?

It depends on the situation.

Ça dépend de la situation.

Of course, if something is urgent, then that's a different context, but I'm speaking generally.

Bien sûr, si quelque chose est urgent, c'est un contexte différent, mais je parle de manière générale.

So, you could try a little later in the day or after a few hours.

Ainsi, vous pouvez essayer un peu plus tard dans la journée ou après quelques heures.

Again, leave a second message possibly, but usually not more than that.

Encore une fois, laissez éventuellement un deuxième message, mais généralement pas plus que cela.

And if that...

Et si cela...

If you don't get a reply or a response from that, then you could call once and try another

Si vous n'obtenez pas de réponse ou de réponse de cela, alors vous pourriez appeler une fois et essayer une autre

method, you could send an email, you could send...

méthode, vous pourriez envoyer un courriel, vous pourriez envoyer... Envoyez-

Message them.

leur un message.

Right?

Droite?

Text them-right?-on your phone.

Envoyez-leur un SMS, n'est-ce pas ? sur votre téléphone.

So that's another way.

C'est donc une autre façon.

And then make sure to say your name and your number slowly in the beginning, and to repeat it.

Et puis assurez-vous de dire votre nom et votre numéro lentement au début, et de le répéter.

Okay?

D'accord?

We're going to go through those steps exactly, so don't worry.

Nous allons suivre ces étapes exactement, alors ne vous inquiétez pas.

I'm going to show you exactly how to do it.

Je vais vous montrer exactement comment le faire.

And very important: Before you get on the phone...

Et très important : avant de téléphoner...

What happens is lots of time people just pick up the phone, and then they...

Ce qui se passe, c'est que les gens décrochent souvent le téléphone, puis ils...

They're not really thinking in advance: "Why am I calling?

Ils ne pensent pas vraiment à l'avance : « Pourquoi est-ce que j'appelle ?

What is the purpose?" and that wastes the other person's time.

Quel est le but?" et cela fait perdre du temps à l'autre personne.

So, first always think about: "What is my purpose?

Alors, pensez d'abord toujours à : " Quel est mon but ?

Why am I calling this person?

Pourquoi est-ce que j'appelle cette personne ?

Am I calling to tell them something?

Est-ce que j'appelle pour lui dire quelque chose ?

Or am I calling to actually talk to them; do I need to talk to them?"

Ou est-ce que j'appelle pour lui parler ; ai-je besoin de lui parler ?"

And that's important for you to know, because if you're calling to just tell them something,

Et c'est important que vous sachiez, parce que si vous appelez juste pour leur dire quelque chose,

then you could just call, and along...

alors vous pouvez simplement appeler, et ainsi de suite...

In your voicemail you could leave the information that you want to tell them.

Dans votre messagerie vocale, vous pouvez laisser les informations que vous voulez leur dire.

If you need to talk to them, then you have to let them know that and leave that request

Si vous avez besoin de leur parler, vous devez le leur faire savoir et leur demander

that: "I need you to call back to me.

ceci : "J'ai besoin que vous me rappeliez.

Call me back."

Rappelez-moi."

Okay?

D'accord?

So, think about your purpose before you get on the phone.

Alors, réfléchissez à votre objectif avant de téléphoner.

And if your English...

Et si votre anglais...

If you don't feel very confident about your English, you're not sure, then write it out,

Si vous n'êtes pas sûr de votre anglais, vous n'êtes pas sûr, alors écrivez-le,

write down a few points.

notez quelques points.

Don't write every single word.

N'écrivez pas chaque mot.

Usually that's...

Habituellement, c'est... Les

People can tell that you're reading something; doesn't look very professional.

gens peuvent dire que vous lisez quelque chose; n'a pas l'air très professionnel.

But write down the main points so that you don't feel confused.

Mais notez les points principaux afin de ne pas vous sentir confus.

Write down any keywords that you want to use or that you will see in our script which I'm

Notez tous les mots-clés que vous souhaitez utiliser ou que vous verrez dans notre script que je

going to show you next.

vais vous montrer ensuite.

Okay?

D'accord?

Here we go.

Nous y voilà.

All right.

Très bien.

So, now let's run through what you would actually say when leaving a voicemail.

Alors, voyons maintenant ce que vous diriez réellement en laissant un message vocal.

So, there are five elements.

Donc, il y a cinq éléments.

The first you have to say: Who you are, when you called, why you called, what you're calling

Le premier, vous devez dire : qui vous êtes, quand vous avez appelé, pourquoi vous avez appelé, pourquoi vous

about, and then repeat some critical information.

appelez, puis répéter quelques informations essentielles.

All right?

Très bien?

So, let's go through that with an example.

Alors, passons en revue cela avec un exemple.

So, first this is what you could say: "Hello, John.

Donc, voici d'abord ce que vous pourriez dire : "Bonjour, John.

This is Susan Jones from Finance."

C'est Susan Jones des Finances."

Okay?

D'accord?

I'm just giving you an example, but it could be anything.

Je te donne juste un exemple, mais ça peut être n'importe quoi.

When?

Lorsque?

"It's Monday, June 15 at 10:30.

"Nous sommes le lundi 15 juin à 10h30.

I'm calling to check some details related to your expense reports.

J'appelle pour vérifier certains détails liés à vos

Please call me back at Ext. 6125."

notes de frais. Veuillez me rappeler au poste 6125."

Make sure to enunciate those numbers very clearly; numbers can be misheard and then,

Assurez-vous d'énoncer ces chiffres très clairement; les chiffres peuvent être mal compris et ensuite,

you know, it's kind of all a waste of time, so you want to make sure to say each number

vous savez, c'est une sorte de perte de temps, alors vous voulez vous assurer de dire chaque chiffre

very clearly and separately.

très clairement et séparément.

Okay?

D'accord?

And then repeat again just in case they didn't catch anything, so you could say: "Again,

Et puis répétez encore une fois au cas où ils n'auraient rien compris, pour que vous puissiez dire : "Encore une fois,

it's Susan Jones at Ext. 6125."

c'est Susan Jones au poste 6125."

All right?

Très bien?

So, that is basically it.

Donc, c'est fondamentalement ça.

Those are the steps and this is the kind of voicemail you should leave for someone in

Ce sont les étapes et c'est le genre de messagerie vocale que vous devriez laisser à quelqu'un

order for them to have all the information that they need in order to call you back,

afin qu'il ait toutes les informations dont il a besoin pour vous rappeler,

and also to know why you called.

et aussi pour savoir pourquoi vous avez appelé.

All right?

Très bien?

And, of course, as I said, your reason for calling may be...

Et, bien sûr, comme je l'ai dit, la raison de votre appel peut être...

May be different, and you will have to incorporate that here, but the basic steps are: "Who are

Peut-être différente, et vous devrez l' intégrer ici, mais les étapes de base sont : "Qui êtes-

you?

vous ?

When did you call?

Quand avez-vous appelé ?

Why did you call?

Pourquoi avez-vous appeler ?

What do you want the person to do; what action?

Que voulez-vous que la personne fasse ; quelle action ?

And then repeat the basic information."

Et puis répétez les informations de base.

So, now to practice that, let's take this example-okay?-of someone named Marcel Thomas.

Donc, maintenant, pour pratiquer cela, prenons cet exemple - d'accord ? - de quelqu'un qui s'appelle Marcel Thomas.

So, Marcel is leaving a voicemail, and you're going to...

Donc, Marcel laisse un message vocal, et tu vas...

You can say it with me or you can do it along with me; or you can pause the video, try it

Tu peux le dire avec moi ou tu peux le faire avec moi ; ou vous pouvez mettre la vidéo en pause, l'

out by yourself, and then see whether what I'm saying is the same as what you said, and

essayer par vous-même, puis voir si ce que je dis est identique à ce que vous avez dit, et

so on.

ainsi de suite.

Okay?

D'accord?

There are lots of ways to participate in this one.

Il existe de nombreuses façons de participer à celui-ci.

So I'm going to say it for you - okay? - for now.

Alors je vais le dire pour vous - d'accord ? - pour l'instant.

So: "Hello, John.

Donc : "Bonjour, John.

This is Marcel Thomas from ABC Training."

C'est Marcel Thomas d'ABC Training."

All right?

Très bien?

So I told him who I am.

Alors je lui ai dit qui j'étais.

When?

Lorsque?

"It's Wednesday, September 26 at 4:00pm."

"Nous sommes le mercredi 26 septembre à 16h00."

- When.

- Lorsque.

"I'm calling to check if you are going to attend our seminar in London next month.

"J'appelle pour vérifier si vous allez assister à notre séminaire à Londres le mois prochain.

I'm calling to check if you will be attending our seminar in London next month."

J'appelle pour vérifier si vous allez assister à notre séminaire à Londres le mois prochain."

All right?

Très bien?

Very clearly explain why the person was calling.

Expliquez très clairement pourquoi la personne appelait.

"Please call me back at [phone]."

"Veuillez me rappeler au [phone]."

Okay?

D'accord?

You see how each number should be said separately.

Vous voyez comment chaque numéro doit être dit séparément.

Don't try to combine it in any way.

N'essayez en aucun cas de les combiner.

And it should be said like this.

Et il faut le dire comme ça.

If you're giving an area code, usually it's three numbers, right?

Si vous donnez un indicatif régional, il s'agit généralement de trois chiffres, n'est-ce pas ?

"6-7-2"...

"6-7-2"...

This is the rhythm: "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

C'est le rythme : "6-7-2, 1-2-3, 4-5, 6-7".

Okay?

D'accord?

That's where we pause if your number has that many digits.

C'est là que nous nous arrêtons si votre numéro comporte autant de chiffres.

If it has a different number, then you might say it differently.

S'il a un numéro différent , vous pouvez le dire différemment.

But what's important is: Don't try to group the numbers.

Mais ce qui est important, c'est : n'essayez pas de grouper les nombres.

Right?

Droite?

Don't say: "12", don't say: "45", and then "6-7".

Ne dites pas : "12", ne dites pas : "45", puis "6-7".

Don't mix it up.

Ne mélangez pas.

Okay?

D'accord?

Say each number separately and clearly, and that way people won't get confused if it's...

Dites chaque nombre séparément et clairement, et de cette façon les gens ne seront pas confus si c'est...

If there is a 17 there, but don't say 17; say: "1-7".

S'il y a un 17 là, mais ne dites pas 17 ; dire : "1-7".

Because also numbers like "17", "14", if you don't say them clearly enough, can sound like

Parce que des nombres comme "17", "14", si vous ne les prononcez pas assez clairement, peuvent ressembler à

"70" or "40", and then, again, you've defeated the purpose because somebody hasn't got the

"70" ou "40", et puis, encore une fois, vous avez déjoué le but parce que quelqu'un n'a pas les

critical information they need to call you back.

informations essentielles dont ils ont besoin pour vous rappeler.

All right?

Très bien?

So, the way to practice this is you could take out your phone, record, practice recording

Donc, la façon de vous entraîner est de sortir votre téléphone, d'enregistrer, de vous entraîner à

yourself, see how you sound when you leave a message.

vous enregistrer, de voir comment vous parlez lorsque vous laissez un message.

But the most important thing is perhaps think about: "What's my purpose for calling?" and

Mais la chose la plus importante est peut-être de penser à : " Dans quel but ai-je appelé ?" et

make sure that you include all of this information, and that way you can be sure that you're leaving

assurez-vous d'inclure toutes ces informations, et de cette façon, vous pouvez être sûr que vous laissez

a strong, effective voicemail for someone in a business context.

un message vocal fort et efficace à quelqu'un dans un contexte professionnel.

All right?

Très bien?

And if you want to check out some of my other "Speak Like a Manager" series lessons about

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Okay?

D'accord?

Thanks very much for watching.

Merci beaucoup d'avoir regardé.

Don't forget to go to our website at www.engvid.com, and there you can do a little quiz on this

N'oubliez pas d'aller sur notre site Web à l'adresse www.engvid.com, et là vous pouvez également faire un petit quiz à ce sujet

as well just to make sure that you've really mastered it.

juste pour vous assurer que vous l'avez vraiment maîtrisé.

Okay?

D'accord?

You want to be able to do that, and feel confident that every time you leave a voicemail for

Vous voulez être capable de le faire, et être sûr qu'à chaque fois que vous laissez un message vocal à

someone you'll feel good, and you've achieved your purpose, and they have...

quelqu'un, vous vous sentirez bien, et vous avez atteint votre objectif, et ils ont...

They have received the message you wanted to leave them.

Ils ont reçu le message que vous vouliez laisser leur.

Okay?

D'accord?

So, thanks very much for watching.

Donc, merci beaucoup d'avoir regardé.

Bye for now.

Au revoir.

All the best with your English.

Tout le meilleur avec votre anglais.