Business Email: How to Turn a Complaint into a Suggestion

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. If you've been following me,  

سلام به همه. من جنیفر از انگلیسی با جنیفر هستم. اگر من را دنبال می کردید،

then you know that I recently traveled to Paris.  It was a wonderful trip overall. I'm here back in  

پس می دانید که من اخیراً به پاریس سفر کرده ام. در کل سفر فوق العاده ای بود. من اینجا در

Massachusetts, and as you can see I'm at my desk.  There's something I'd like to share with you.  

ماساچوست هستم، و همانطور که می بینید پشت میز کارم هستم. چیزی هست که می خواهم با شما به اشتراک بگذارم.

Well, if you'd followed me, you know that there  were a couple of problems that came up during the  

خوب، اگر مرا دنبال می کردید، می دانید که در طول سفر چند مشکل پیش آمد

trip. And well, the first one has been resolved.  It was with Lufthansa. When we arrived in Paris,  

. و خب اولی حل شد با لوفت هانزا بود. وقتی به پاریس رسیدیم،

we did not receive our luggage, and it was  delayed. It wasn't lost. It was delayed.  

چمدانمان را دریافت نکردیم و با تاخیر انجام شد. گم نشده بود به تعویق افتاد.

It was back in Frankfurt. It took time to  reach us in Paris. Even when it was in Paris,  

به فرانکفورت برگشت. زمان برد تا در پاریس به ما رسید. حتی زمانی که در پاریس بود،

I waited three days to receive my suitcase, and  my children had to wait five days to receive  

من سه روز منتظر ماندم تا چمدانم را دریافت کنم، و فرزندانم باید پنج روز منتظر بمانند تا چمدان

theirs. During that time, we did incur  some expenses. We had to buy toiletries,  

خود را دریافت کنند. در آن مدت، ما هزینه‌هایی را متحمل شدیم . مجبور شدیم لوازم آرایش،

some clothing. And today here back at home, I  was able to submit my receipts and a request  

مقداری لباس بخریم. و امروز اینجا در خانه، توانستم رسیدهایم و درخواست بازپرداخت خود را ارسال کنم

for reimbursement, so fingers crossed and  perhaps I will be reimbursed. But of course,  

، بنابراین انگشتان دست روی دست رفت و شاید بازپرداخت شود. اما البته،

the important thing is that we did receive  our luggage before our trip ended. And I'm  

نکته مهم این است که ما قبل از پایان سفر، چمدان خود را دریافت کردیم. و

happy to say that once we came back to Boston,  our luggage arrived as well, so we were able to  

خوشحالم که بگویم وقتی به بوستون برگشتیم، چمدان‌هایمان هم رسید، بنابراین توانستیم

leave the airport with our suitcases here in  Boston. Now the second thing that came up was  

با چمدان‌هایمان اینجا در بوستون، فرودگاه را ترک کنیم . حالا دومین موردی که مطرح شد،

a fine in the Paris Metro. And I accept that when  you break a rule, there's a consequence. It still  

جریمه در متروی پاریس بود. و من می‌پذیرم که وقتی شما یک قانون را زیر پا می‌گذارید، نتیجه‌ای دارد. هنوز هم

is upsetting a little bit because it was something  that could have been avoided if we had known about  

کمی ناراحت‌کننده است، زیرا این چیزی بود که می‌توانستیم از آن اجتناب کنیم، اگر درباره

the rule that we ended up breaking. So this is  not about anger. It's not about venting. I've  

قانون شکستن آن می‌دانستیم. پس این درباره خشم نیست. این در مورد هواگیری نیست.

I had my moments later at the hotel to complain  to sympathetic hotel staff, who listened to me,  

لحظاتی بعد در هتل بودم تا از کارکنان دلسوز هتل شکایت کنم، آنها به من گوش دادند،

and they told me their stories about being find  as well. But what I decided to do, actually at the  

و آنها نیز داستان‌های خود را درباره پیدا شدن به من گفتند . اما کاری که تصمیم گرفتم انجام دهم، در واقع به

urging of one of the hotel staff members, was to  write. And it's really not about complaining. It's  

اصرار یکی از کارکنان هتل، نوشتن بود. و واقعاً بحث شکایت نیست.

more about making a suggestion at this point. I  want to be constructive. This is not about being  

در این مرحله بیشتر درباره ارائه یک پیشنهاد است. من می خواهم سازنده باشم. این درباره انتقادی بودن نیست

critical, but being constructive because I really  believe that I am not alone in this experience.  

، بلکه سازنده بودن است زیرا من واقعاً معتقدم که در این تجربه تنها نیستم.

In fact, I saw this happen to other tourists,  and I believe that it's something that could be  

در واقع، من این اتفاق را برای سایر گردشگران دیدم، و معتقدم که این چیزی است که می‌توان از آن

avoided. It could be reduced if, you know, further  action were taken by the RATP. That's the Paris  

اجتناب کرد. اگر، می‌دانید، اقدامات بیشتری توسط RATP انجام شود، می‌توان آن را کاهش داد. این

metropolitan transport system or something like  that...transport system or transit system. The  

سیستم حمل و نقل شهری پاریس یا چیزی شبیه به آن... سیستم حمل و نقل یا سیستم حمل و نقل است.

RATP. And I want to emphasize, by the way, that  the majority of workers were very kind, helpful,  

RATP. و اتفاقاً می‌خواهم تأکید کنم که اکثر کارگران بسیار مهربان، مفید و

patient. A lot of them spoke English, and even  when they didn't, they were so patient as I tried  

صبور بودند. بسیاری از آن‌ها انگلیسی صحبت می‌کردند، و حتی وقتی این کار را نمی‌کردند، آنقدر صبور بودند که من سعی می‌کردم

with my limited French to explain things that I  needed, so they were there ready to help. It was,  

با فرانسوی محدودم چیزهایی را که به آن‌ها نیاز داشتم توضیح دهم، بنابراین آنها آماده کمک بودند.

overall, a very positive experience, but we  did get fined our final night because we didn't  

به طور کلی، تجربه بسیار مثبتی بود، اما شب آخر ما جریمه شدیم زیرا

have a valid ticket. So, I had one. My son had  one. My daughter had one, but on the way out,  

بلیت معتبری نداشتیم. بنابراین، من یکی داشتم. پسرم یکی داشت. دخترم یکی داشت، اما در راه خروج،

she had thrown it away. There's trash bins in  the metro, and she threw her ticket away. And  

آن را دور انداخته بود. سطل‌های زباله در مترو وجود دارد ، و او بلیطش را دور انداخت. و

as we were exiting, they checked for tickets. She  didn't have one, and they were so no-nonsense. It  

وقتی داشتیم بیرون می‌رفتیم، بلیط‌ها را بررسی کردند. او یکی نداشت، و آنها خیلی بی معنی بودند.

was like, "Cash or credit card? You pay a fine. 50  euros." So, we did. I believe that other tourists  

مثل این بود، "پول نقد یا کارت اعتباری؟ شما جریمه می پردازید. 50 یورو." بنابراین، ما انجام دادیم. من معتقدم که سایر گردشگران

have been....not believe...I know have been fined  for this, are probably being fined even today,  

بوده اند... باور نمی کنم... می دانم که برای این جریمه شده اند، احتمالاً حتی امروز نیز جریمه می شوند،

and will continue to be fined for this violation  because we're simply not aware. So again, I want  

و به خاطر این تخلف جریمه خواهند شد زیرا ما به سادگی آگاه نیستیم. بنابراین دوباره، می‌خواهم

to be constructive and offer a suggestion. So,  what we're going to look at together is an email  

سازنده باشم و پیشنهادی ارائه کنم. بنابراین، آنچه که با هم می‌خواهیم بررسی کنیم، ایمیلی است

that I drafted. In fact, I sent it off already  via the RATP website, and just to be sure that  

که من تهیه کرده‌ام. در واقع، من آن را قبلاً از طریق وب‌سایت RATP فرستادم، و فقط برای اطمینان از اینکه

someone receives it, I also submitted it via  private message on Facebook. So, it's my hope  

کسی آن را دریافت می‌کند، آن را از طریق پیام خصوصی در فیس‌بوک نیز ارسال کردم. بنابراین، امیدوارم

that someone will receive the suggestion and  take it into consideration. My goal right now  

کسی این پیشنهاد را دریافت کند و آن را در نظر بگیرد. هدف من در حال حاضر

is to share it with you because perhaps it will  be useful for you to see how I approached this.  

این است که آن را با شما به اشتراک بگذارم زیرا شاید برای شما مفید باشد که ببینید من چگونه به این موضوع برخورد کردم.

How did I organize it and what kind of wording did  I use to offer my suggestion? Let's take a look.  

چگونه آن را سازماندهی کردم و از چه نوع عبارتی برای ارائه پیشنهادم استفاده کردم؟ بیا یک نگاهی بیندازیم.

Okay. Let's look at the overall  organization. First, we have a greeting.  

باشه. بیایید به سازمان کلی نگاه کنیم . ابتدا یک سلام داریم.

I wrote a lot, so it's broken into  paragraphs. I always suggest that.  

من زیاد نوشتم، بنابراین به پاراگراف‌ها تقسیم می‌شود. من همیشه این را پیشنهاد می کنم.

Closing. Signature. You can tell by the closing  this is a formal email: Best regards. However,  

بسته شدن امضا. با پایان می‌توانید بفهمید که این یک ایمیل رسمی است: با احترام. با این حال،

I did not use the highest level of formality. I  could have used "Dear Sir or Madam." I don't know  

من از بالاترین سطح رسمی استفاده نکردم. می‌توانستم از «آقا یا خانم عزیز» استفاده کنم. من نمی دانم

who's going to be reading this; however, in most  business correspondence today, "hello" is fine.  

چه کسی قرار است این را بخواند. با این حال، در بیشتر مکاتبات تجاری امروز، «سلام» خوب است.

It's acceptable. It's polite. It's certainly  more concise, so I believe that "hello" works  

قابل قبول است این مودب است. مطمئناً مختصرتر است، بنابراین من معتقدم که «سلام»

in this situation just fine. I also decided to  open up immediately -- state my purpose: What's  

در این شرایط به خوبی کار می‌کند. من همچنین تصمیم گرفتم که فوراً صحبت کنم -- هدفم را بیان کنم:

my intention? Why am I writing this? I give some  background information, and I start with a little  

قصد من چیست؟ چرا این را می نویسم؟ من برخی از اطلاعات زمینه را ارائه می‌دهم و

bit of positive before I get to the main issue. I  explained the issue in detail. Right around here  

قبل از اینکه به موضوع اصلی برسم، با کمی مثبت شروع می‌کنم. من موضوع را با جزئیات توضیح دادم. درست همین حوالی،

is where I start to make a call to action. It's  a suggestion. I repeat that request at the end,  

جایی است که من شروع به ایجاد یک فراخوان برای اقدام می کنم. این یک پیشنهاد است. من آن درخواست را در پایان تکرار می‌کنم،

so that's the basic approach I used. Again,  you'll see a level of formality here. I use no  

بنابراین این رویکرد اساسی است که استفاده کردم. دوباره،  در اینجا سطحی از رسمیت را خواهید دید. من از انقباض استفاده نمی کنم

contractions. I use polite language like "I would  like to." Okay. Let's read through. Hello. I would  

. من از زبان مؤدبانه‌ای مانند « دوست دارم» استفاده می‌کنم. باشه. بیایید کامل بخوانیم. سلام. من می‌خواهم

like to offer a suggestion based on my recent trip  to Paris from the 15th to the 21st of August 2023.  

پیشنهادی بر اساس سفر اخیرم به پاریس از پانزدهم تا بیست و یکم آگوست 2023 ارائه کنم.

A quick note here is if I were writing  to an American company, I would have used  

یک یادداشت سریع در اینجا این است که اگر به یک شرکت آمریکایی می‌نوشتم، از

month-day-year. Since my reader is in Europe, I  decided to use the more common format in Europe,  

ماه روز سال استفاده می‌کردم. از آنجایی که خواننده من در اروپا است، تصمیم گرفتم از قالب رایج‌تر در اروپا استفاده کنم

which is day or yeah, day-month-year. So,  I'm trying to meet them halfway here. From  

که روز یا بله، روز-ماه-سال است. بنابراین، سعی می‌کنم تا نیمه راه با آنها ملاقات کنم. از

the 15th through the 21st of August. Okay. My  two teenage children and I navigated the Paris  

15 تا 21 اوت. باشه. من و دو فرزند نوجوانم

Metro for the first time. On the whole, our  experience was positive. Metro workers were  

برای اولین بار در مترو پاریس رفتیم. در کل، تجربه ما مثبت بود. کارگران مترو

patient when helping us purchase the necessary  tickets. Over the course of our seven-day stay,  

هنگام کمک به ما برای خرید بلیت‌های لازم صبور بودند . در طول اقامت هفت روزه‌مان،

we bought a combination of tickets, including  Paris Visite and single-use tickets. However,  

ترکیبی از بلیط‌ها، از جمله پاریس ویزیت و بلیط‌های یکبار مصرف خریدیم. با این حال،

while safety rules are clearly visible to metro  users, the rules of ticket usage are not. No one  

در حالی که قوانین ایمنی به وضوح برای کاربران مترو قابل مشاهده است، قوانین استفاده از بلیط قابل مشاهده نیست. هیچ کس

explained the need to have tickets upon exiting a  station. We learned the hard way. On the evening  

نیاز به داشتن بلیط را هنگام خروج از ایستگاه توضیح نداد. ما به سختی یاد گرفتیم. در غروب

of the 20 August 2023 -- again I'm using that more  more common format in Europe -- while exiting at  

20 اوت 2023 - دوباره از قالب رایج‌تر در اروپا استفاده می‌کنم - هنگام خروج از

Alma-Marceau (that's a station), we were stopped  by security and requested to present our tickets.  

Alma-Marceau (این یک ایستگاه است)، توسط نیروهای امنیتی متوقف شدیم و از ما درخواست شد که بلیط‌هایمان را ارائه دهیم.

It was our final night in Paris, and  we had bought single-use tickets.  

آخرین شب ما در پاریس بود و بلیط های یکبار مصرف خریده بودیم.

I had retained my ticket, as had my son, but my  daughter had just thrown hers away in a trash  

من هم مثل پسرم بلیطم را نگه داشته بودم، اما دخترم همین الان بلیطش را در

can in the metro. Since she could not present  a valid ticket, she was immediately fined 50  

سطل زباله در مترو انداخته بود. از آنجایی که او نمی توانست بلیط معتبر ارائه کند، بلافاصله 50

euros. We had to present my daughter's passport  for the ticket to be written up. I paid the fine  

یورو جریمه شد. باید پاسپورت دخترم را ارائه می‌دادیم تا بلیط نوشته شود. من جریمه را

by cash and received a receipt, and here since  I looked at the online form, by the way, there's  

نقدی پرداخت کردم و رسید دریافت کردم، و اتفاقاً از آنجایی که به فرم آنلاین نگاه کردم،

no option to upload or make an attachment, so I'm  writing some of the details from the ticket here.  

گزینه‌ای برای آپلود یا پیوست کردن وجود ندارد، بنابراین برخی از جزئیات بلیط را اینجا می‌نویسم.

Later on the way back into the station, we saw  more tourists being stopped and fined for the  

بعداً در راه بازگشت به ایستگاه، دیدیم که گردشگران بیشتری به همین دلیل متوقف و جریمه شدند

same reason, which gave the strong impression  that tourists are targeted for this infraction.  

، که این تصور قوی را ایجاد کرد که گردشگران هدف این تخلف هستند.

While we recognize that we violated a rule of  the RATP, we wish to emphasize that we were not  

در حالی که می دانیم که قانون RATP را نقض کرده ایم، می خواهیم تأکید کنیم که

aware that the rule existed. I later spoke with  a metro cashier at Porte de Clichy (that's another  

از وجود این قانون آگاه نبودیم. بعداً با یک صندوقدار مترو در Porte de Clichy (این یک

station), and she pointed to a set of rules  in small print at the far end of the lobby.  

ایستگاه دیگر است) صحبت کردم و او به مجموعه‌ای از قوانین با حروف کوچک در انتهای لابی اشاره کرد.

I suspect that few tourists see those rules;  we certainly did not. What tourists see is  

من گمان می کنم که تعداد کمی از گردشگران این قوانین را می بینند. ما قطعا این کار را نکردیم. آنچه گردشگران می‌بینند

the information posted around the  ticket counter regarding pricing.  

اطلاعاتی است که در اطراف پیشخوان بلیت درباره قیمت‌گذاری پست شده است.

We also see information posted around the ticket  machines, on the platforms, and in the trains. If  

همچنین اطلاعاتی را می‌بینیم که در اطراف دستگاه‌های بلیت، روی سکوها و قطارها پست شده است. اگر   می‌خواهید

you wish to inform all passengers of the rules,  then I strongly recommend posting the rules along  

همه مسافران را از قوانین مطلع کنید، پس من قویاً توصیه می‌کنم قوانین را همراه

with a visual aid (e.g., meaning "for example" --  a hand holding a ticket) at every ticket machine  

با کمک تصویری (مثلاً به معنای "مثلاً" -- دستی که بلیط را در دست دارد) در هر دستگاه بلیط

with the reminder in French and other common  languages of visiting tourists: "old on to your  

با یادآوری به زبان فرانسوی و موارد دیگر پست کنید. زبان‌های رایج گردشگران بازدیدکننده: «

validated ticket at all times." Or "Please retain  your validated ticket until you exit the metro."  

همیشه در مورد بلیط معتبر شما قدیمی هستید». یا «لطفاً بلیت تأییدشده خود را تا زمانی که از مترو خارج شوید نگه دارید».

Paris is a favorite tourist destination, and  thousands of us enjoy visiting your wonderful  

پاریس یک مقصد گردشگری مورد علاقه است و هزاران نفر از ما از بازدید از شهر فوق العاده شما لذت می بریم

city. Unfortunately, the experience of being fined  for a rule that we were not aware of affects our  

. متأسفانه، تجربه جریمه شدن به دلیل قانونی که از آن آگاه نبودیم، بر

impression of Paris and the quality of our stay.  If you wish for tourists to follow the rules,  

برداشت ما از پاریس و کیفیت اقامتمان تأثیر می‌گذارد. اگر می‌خواهید گردشگران از قوانین پیروی کنند،

the RATP must take greater measures to educate  us. Fining passengers who are often unaware of  

RATP باید اقدامات بیشتری را برای آموزش به ما انجام دهد. جریمه کردن مسافرانی که اغلب از قوانین بی اطلاع هستند

the rules is not the best means. Thankfully,  we had plenty of other encounters with kind  

بهترین وسیله نیست. خوشبختانه، ما بسیاری از برخوردهای دیگر با

Parisians inside and outside of the metro  that offset this negative experience, but  

پاریسی‌های مهربان در داخل و خارج از مترو داشتیم که این تجربه منفی را جبران کرد، اما

it is unnecessary to make this a common experience  among tourists, who arrive with the wish to enjoy  

غیرضروری است که این تجربه را در میان گردشگرانی که با آرزوی لذت بردن

and appreciate the beauty of your city. I hope  you will take my suggestion into consideration to  

و قدردانی از زیبایی شهر شما وارد می‌شوند، تبدیل کنیم. . امیدوارم پیشنهاد من را برای

improve the service and experience of the RATP.  Thank you for your attention. Best regards, me.

بهبود خدمات و تجربه RATP در نظر بگیرید. با تشکر از توجه شما. با احترام، من.

That's all for now. Please remember to like and  share the video if you found the lesson useful. As  

فعلاً همین است. لطفاً به یاد داشته باشید اگر این درس را مفید یافتید، ویدیو را لایک کنید و به اشتراک بگذارید. مثل

always, thanks for watching and happy studies!  Follow me on Instagram, Facebook, Twitter,  

همیشه، برای تماشا و مطالعه‌های شاد متشکریم! من را در اینستاگرام، فیسبوک، توییتر،

and Patreon. And don't forget to subscribe  here on YouTube. Turn on those notifications.

و Patreon دنبال کنید. و فراموش نکنید که در اینجا در YouTube مشترک شوید. آن اعلان ها را روشن کنید.