Business Email: How to Turn a Complaint into a Suggestion

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. If you've been following me,  

안녕하세요 여러분. 저는 영어권의 Jennifer입니다 . 저를 팔로우하신 분이라면

then you know that I recently traveled to Paris.  It was a wonderful trip overall. I'm here back in  

제가 최근 파리를 여행했다는 사실을 아실 겁니다. 전체적으로 멋진 여행이었습니다. 저는 여기 매사추세츠로 돌아왔습니다

Massachusetts, and as you can see I'm at my desk.  There's something I'd like to share with you.  

. 보시다시피 저는 제 책상에 있습니다. 여러분과 공유하고 싶은 것이 있습니다.

Well, if you'd followed me, you know that there  were a couple of problems that came up during the  

글쎄요, 저를 따라 오셨다면 여행 중에 몇 가지 문제가 발생했다는 것을 아실 겁니다

trip. And well, the first one has been resolved.  It was with Lufthansa. When we arrived in Paris,  

. 그리고 첫 번째 문제가 해결되었습니다. 루프트한자와 함께 했습니다. 파리에 도착했을 때,

we did not receive our luggage, and it was  delayed. It wasn't lost. It was delayed.  

수하물을 받지 못하여 배송이 지연되었습니다. 그것은 잃어버린 것이 아니었습니다. 지연되었습니다.

It was back in Frankfurt. It took time to  reach us in Paris. Even when it was in Paris,  

프랑크푸르트로 돌아왔습니다. 파리에서 우리에게 연락하는 데 시간이 걸렸습니다. 파리에 있을 때에도

I waited three days to receive my suitcase, and  my children had to wait five days to receive  

나는 여행가방을 받기 위해 3일을 기다렸고, 아이들은 여행가방을 받기 위해 5일을 기다려야 했습니다

theirs. During that time, we did incur  some expenses. We had to buy toiletries,  

. 그 기간 동안 약간의 비용이 발생했습니다. 우리는 세면도구와 옷을 사야 했습니다

some clothing. And today here back at home, I  was able to submit my receipts and a request  

. 그리고 오늘 집에 돌아와서 영수증과 환급 요청서를 제출할 수 있었기 때문에 운이

for reimbursement, so fingers crossed and  perhaps I will be reimbursed. But of course,  

좋게도 환급을 받게 될 수도 있습니다. 하지만 물론

the important thing is that we did receive  our luggage before our trip ended. And I'm  

중요한 것은 여행이 끝나기 전에 짐을 받았다는 것입니다. 그리고

happy to say that once we came back to Boston,  our luggage arrived as well, so we were able to  

보스턴으로 돌아오자마자 우리 짐도 도착해서

leave the airport with our suitcases here in  Boston. Now the second thing that came up was  

여기 보스턴에서 여행가방을 가지고 공항을 떠날 수 있었다는 소식을 전해드리게 되어 기쁩니다 . 이제 두 번째로 나온 것은

a fine in the Paris Metro. And I accept that when  you break a rule, there's a consequence. It still  

파리 지하철에서의 벌금이었습니다. 그리고 규칙을 어기면 그에 따른 결과가 따른다는 점을 인정합니다. 그래도

is upsetting a little bit because it was something  that could have been avoided if we had known about  

우리가 어기게 된 규칙을 알았다면 피할 수 있었던 일이었기 때문에 조금 속상하네요

the rule that we ended up breaking. So this is  not about anger. It's not about venting. I've  

. 따라서 이것은 분노에 관한 것이 아닙니다. 통풍에 관한 것이 아닙니다.

I had my moments later at the hotel to complain  to sympathetic hotel staff, who listened to me,  

나는   나중에 호텔에서 내 말을 들어준 동정심 많은 호텔 직원에게 불평할 시간을 가졌으며,

and they told me their stories about being find  as well. But what I decided to do, actually at the  

그들도 나에게 발견에 대한 이야기를 들려주었습니다 . 그런데 제가 실제로 하기로 결정한 것은

urging of one of the hotel staff members, was to  write. And it's really not about complaining. It's  

호텔 직원 중 한 분의 권유로 글을 쓰는 것이었습니다. 그리고 그것은 실제로 불평하는 것이 아닙니다.

more about making a suggestion at this point. I  want to be constructive. This is not about being  

이 시점에서는 제안을 하는 것이 더 중요합니다. 나는 건설적인 사람이 되고 싶습니다. 이는

critical, but being constructive because I really  believe that I am not alone in this experience.  

비판적이 되는 것이 아니라 건설적인 태도를 취하는 것입니다. 왜냐하면 저는 이 경험이 혼자가 아니라고 정말로 믿기 때문입니다.

In fact, I saw this happen to other tourists,  and I believe that it's something that could be  

실제로 다른 관광객들에게 이런 일이 일어나는 것을 보았는데, 피할 수 있는 일이라고 생각합니다

avoided. It could be reduced if, you know, further  action were taken by the RATP. That's the Paris  

. RATP가 추가 조치를 취하면 이 금액이 줄어들 수 있습니다. 그게 파리

metropolitan transport system or something like  that...transport system or transit system. The  

수도권 교통 시스템이라거나 그와 비슷한 것 ...교통 시스템이나 대중교통 시스템이죠.

RATP. And I want to emphasize, by the way, that  the majority of workers were very kind, helpful,  

RATP. 그리고 저는 대다수의 직원이 매우 친절하고 협조적이며

patient. A lot of them spoke English, and even  when they didn't, they were so patient as I tried  

인내심이 있다는 점을 강조하고 싶습니다. 그들 중 다수는 영어를 구사했고, 그렇지 않은 경우에도 제가

with my limited French to explain things that I  needed, so they were there ready to help. It was,  

제한된 프랑스어로 제가 필요한 것을 설명하려고 노력할 때 그들은 참을성이 있어서 도움을 줄 준비가 되어 있었습니다.

overall, a very positive experience, but we  did get fined our final night because we didn't  

전반적으로 매우 긍정적인 경험이었지만 유효한 티켓이 없었기 때문에 마지막 밤에 벌금을 물었습니다

have a valid ticket. So, I had one. My son had  one. My daughter had one, but on the way out,  

. 그래서 나는 하나를 가지고있었습니다. 제 아들이 하나 갖고 있었어요 . 제 딸이 하나 가지고 있었는데 나가는 길에

she had thrown it away. There's trash bins in  the metro, and she threw her ticket away. And  

버렸어요. 지하철에 쓰레기통이 있는데 그녀는 티켓을 버렸습니다. 그리고

as we were exiting, they checked for tickets. She  didn't have one, and they were so no-nonsense. It  

우리가 나갈 때 그들은 티켓을 확인했습니다. 그녀는 그런 게 없었고 정말 말도 안 되는 일이었습니다. 그것은

was like, "Cash or credit card? You pay a fine. 50  euros." So, we did. I believe that other tourists  

'현금인가요, 신용카드인가요? 벌금을 내야 합니다. 50 유로'였습니다. 그래서 우리는 그렇게 했습니다. 나는 다른 관광객들이

have been....not believe...I know have been fined  for this, are probably being fined even today,  

......믿지 못한다고 생각합니다...이로 인해 벌금이 부과되었다는 것을 알고 있으며 아마도 오늘도 벌금이 부과될 것입니다.

and will continue to be fined for this violation  because we're simply not aware. So again, I want  

그리고 우리가 단순히 알지 못하기 때문에 이 위반으로 인해 계속 벌금이 부과될 것입니다. 그래서 다시 한 번

to be constructive and offer a suggestion. So,  what we're going to look at together is an email  

건설적인 제안을 드리고 싶습니다. 그래서 우리가 함께 살펴볼 것은

that I drafted. In fact, I sent it off already  via the RATP website, and just to be sure that  

제가 작성한 이메일입니다. 사실 이미 RATP 웹사이트를 통해 보냈고, 누군가가 받을 수 있는지 확인하기 위해

someone receives it, I also submitted it via  private message on Facebook. So, it's my hope  

Facebook의 비공개 메시지로도 제출했습니다. 그래서

that someone will receive the suggestion and  take it into consideration. My goal right now  

누군가가 그 제안을 받아들이고 고려해주기를 바랍니다. 지금 내 목표는 이 내용을

is to share it with you because perhaps it will  be useful for you to see how I approached this.  

여러분과 공유하는 것입니다. 제가 이 문제에 어떻게 접근했는지 살펴보는 것이 도움이 될 것입니다.

How did I organize it and what kind of wording did  I use to offer my suggestion? Let's take a look.  

어떻게 구성했으며 제안을 제공하기 위해 어떤 표현을 사용했나요? 한 번 보자.

Okay. Let's look at the overall  organization. First, we have a greeting.  

좋아요. 전체 조직을 살펴보겠습니다 . 먼저 인사를 드립니다.

I wrote a lot, so it's broken into  paragraphs. I always suggest that.  

많이 썼기 때문에 문단으로 나눴습니다 . 저는 항상 그렇게 제안합니다.

Closing. Signature. You can tell by the closing  this is a formal email: Best regards. However,  

폐쇄. 서명. 마무리를 통해 이 이메일이 공식적인 이메일임을 알 수 있습니다. 감사합니다. 하지만

I did not use the highest level of formality. I  could have used "Dear Sir or Madam." I don't know  

최고 수준의 격식을 사용하지 않았습니다. 'Dear Sir or Madam'을 사용할 수도 있었습니다.

who's going to be reading this; however, in most  business correspondence today, "hello" is fine.  

누가 이 글을 읽을지 모르겠습니다. 하지만 오늘날 대부분의 비즈니스 서신에서는 'hello'가 괜찮습니다.

It's acceptable. It's polite. It's certainly  more concise, so I believe that "hello" works  

그것은 허용됩니다. 예의바르다. 확실히 더 간결하므로 이 상황에서는 "hello"가 잘 작동한다고 생각합니다

in this situation just fine. I also decided to  open up immediately -- state my purpose: What's  

. 나는 또한 즉시 문을 열기로 결정했습니다. 내 목적을 밝히십시오.

my intention? Why am I writing this? I give some  background information, and I start with a little  

내 의도는 무엇입니까? 내가 왜 이 글을 쓰고 있는 걸까? 몇 가지 배경 정보를 제공하고

bit of positive before I get to the main issue. I  explained the issue in detail. Right around here  

주요 문제에 도달하기 전에 약간의 긍정적인 부분부터 시작합니다. 문제에 대해 자세히 설명했습니다. 바로 여기에서

is where I start to make a call to action. It's  a suggestion. I repeat that request at the end,  

행동 촉구를 시작합니다. 제안사항입니다. 마지막에 해당 요청을 반복하므로

so that's the basic approach I used. Again,  you'll see a level of formality here. I use no  

이것이 제가 사용한 기본 접근 방식입니다. 다시 한 번, 여기서도 어느 정도 형식적인 부분을 볼 수 있습니다. 나는

contractions. I use polite language like "I would  like to." Okay. Let's read through. Hello. I would  

수축을 사용하지 않습니다. 나는 "하고 싶습니다."와 같은 정중한 표현을 사용합니다 . 좋아요. 끝까지 읽어보자. 안녕하세요.

like to offer a suggestion based on my recent trip  to Paris from the 15th to the 21st of August 2023.  

최근 2023년 8월 15일부터 21일까지 파리를 방문한 경험을 바탕으로 제안을 드리고 싶습니다.

A quick note here is if I were writing  to an American company, I would have used  

참고로 제가 미국 회사에 편지를 쓴다면

month-day-year. Since my reader is in Europe, I  decided to use the more common format in Europe,  

월-일-년을 사용했을 것입니다. 독자가 유럽에 있기 때문에 유럽에서 더 일반적인 형식인

which is day or yeah, day-month-year. So,  I'm trying to meet them halfway here. From  

일 또는 일-월-연도를 사용하기로 결정했습니다. 그래서, 중간쯤에서 만나려고 합니다.

the 15th through the 21st of August. Okay. My  two teenage children and I navigated the Paris  

8월 15일부터 21일까지. 좋아요. 십대 자녀 두 명과 저는

Metro for the first time. On the whole, our  experience was positive. Metro workers were  

처음으로 파리 지하철을 이용했습니다. 전반적으로 우리의 경험은 긍정적이었습니다. Metro 직원은

patient when helping us purchase the necessary  tickets. Over the course of our seven-day stay,  

필요한 티켓 구매를 도와줄 때 인내심을 보였습니다 . 7일간의 체류 기간 동안

we bought a combination of tickets, including  Paris Visite and single-use tickets. However,  

우리는 Paris Visite 티켓과 1회용 티켓을 포함한 티켓 조합을 구입했습니다. 그러나

while safety rules are clearly visible to metro  users, the rules of ticket usage are not. No one  

지하철 사용자에게는 안전 규칙이 명확하게 표시되지만 티켓 사용 규칙은 그렇지 않습니다. 역에서

explained the need to have tickets upon exiting a  station. We learned the hard way. On the evening  

나갈 때 티켓이 필요하다는 사실을 아무도 설명하지 않았습니다 . 우리는 어려운 방법을 배웠습니다.

of the 20 August 2023 -- again I'm using that more  more common format in Europe -- while exiting at  

2023년 8월 20일 저녁 -- 다시 한 번 유럽에서 더 일반적인 형식을 사용하고 있습니다. --

Alma-Marceau (that's a station), we were stopped  by security and requested to present our tickets.  

Alma-Marceau(역)에서 나가는 동안 보안 검색대에 의해 멈춰 티켓을 제시하라는 요청을 받았습니다.

It was our final night in Paris, and  we had bought single-use tickets.  

파리에서의 마지막 밤이었고 우리는 일회용 티켓을 구입했습니다.

I had retained my ticket, as had my son, but my  daughter had just thrown hers away in a trash  

나는 아들과 마찬가지로 티켓을 보관하고 있었지만 딸은 방금 티켓을 지하철 쓰레기통에 버렸습니다

can in the metro. Since she could not present  a valid ticket, she was immediately fined 50  

. 유효한 티켓을 제시하지 못했기 때문에 즉시 50

euros. We had to present my daughter's passport  for the ticket to be written up. I paid the fine  

유로의 벌금이 부과되었습니다. 티켓을 작성하려면 딸의 여권을 제시해야 했습니다 . 벌금을

by cash and received a receipt, and here since  I looked at the online form, by the way, there's  

현금으로 내고 영수증을 받았는데 여기서 온라인 양식을 보니 ​​그런데

no option to upload or make an attachment, so I'm  writing some of the details from the ticket here.  

업로드나 첨부할 수 있는 옵션이 없어서 티켓 내용 중 일부를 여기에 적습니다.

Later on the way back into the station, we saw  more tourists being stopped and fined for the  

나중에 역으로 돌아가는 길에 더 많은 관광객이 같은 이유로 정지되고 벌금이 부과되는 것을 보았으며

same reason, which gave the strong impression  that tourists are targeted for this infraction.  

이는 관광객이 이러한 위반의 대상이라는 강한 인상을 주었습니다.

While we recognize that we violated a rule of  the RATP, we wish to emphasize that we were not  

우리는 RATP 규칙을 위반했음을 인정하지만 해당

aware that the rule existed. I later spoke with  a metro cashier at Porte de Clichy (that's another  

규칙이 존재한다는 사실은 몰랐다는 점을 강조하고 싶습니다. 나중에 Porte de Clichy(또 다른 역)에서 지하철 계산원과 이야기를 나눴고

station), and she pointed to a set of rules  in small print at the far end of the lobby.  

그녀는 로비 맨 끝에 작은 글씨로 적힌 일련의 규칙을 가리켰습니다 .

I suspect that few tourists see those rules;  we certainly did not. What tourists see is  

나는 그러한 규칙을 아는 관광객이 거의 없을 것이라고 생각합니다. 우리는 확실히 그렇지 않았습니다. 관광객이 보는 것은 티켓 카운터

the information posted around the  ticket counter regarding pricing.  

주변에 게시된 가격 정보입니다.

We also see information posted around the ticket  machines, on the platforms, and in the trains. If  

또한 매표기, 플랫폼, 기차 주변에 게시된 정보도 볼 수 있습니다 .

you wish to inform all passengers of the rules,  then I strongly recommend posting the rules along  

모든 승객에게 규칙을 알리고 싶다면 모든 매표기에서

with a visual aid (e.g., meaning "for example" --  a hand holding a ticket) at every ticket machine  

시각적 자료(예: "예를 들어" - 티켓을 들고 있는 손)와 함께

with the reminder in French and other common  languages of visiting tourists: "old on to your  

프랑스어 및 기타 언어로 알림과 함께 규칙을 게시하는 것이 좋습니다. 방문하는 관광객의 공통 언어: "

validated ticket at all times." Or "Please retain  your validated ticket until you exit the metro."  

항상 유효한 티켓을 사용하세요." 또는 " 지하철에서 나갈 때까지 유효한 티켓을 보관하세요."

Paris is a favorite tourist destination, and  thousands of us enjoy visiting your wonderful  

파리는 가장 인기 있는 관광지이며, 수천 명의 우리가 당신의 멋진 도시를 방문하는 것을 즐깁니다

city. Unfortunately, the experience of being fined  for a rule that we were not aware of affects our  

. 불행하게도 우리가 알지 못했던 규칙으로 인해 벌금을 부과받은 경험은

impression of Paris and the quality of our stay.  If you wish for tourists to follow the rules,  

파리에 대한 인상과 숙박의 질에 영향을 미칩니다. 관광객이 규칙을 따르기를 원한다면

the RATP must take greater measures to educate  us. Fining passengers who are often unaware of  

RATP는 우리에게 교육을 위해 더 큰 조치를 취해야 합니다 . 규정을 잘 모르는 승객에게 벌금을 부과하는 것은

the rules is not the best means. Thankfully,  we had plenty of other encounters with kind  

최선의 방법이 아닙니다. 고맙게도 우리는 지하철 안팎에서 친절한 파리지앵들과의 만남을 많이 통해

Parisians inside and outside of the metro  that offset this negative experience, but  

이러한 부정적인 경험을 상쇄했지만, 도시의 아름다움을 즐기고 감상하기 위해 도착하는 관광객들 사이에서

it is unnecessary to make this a common experience  among tourists, who arrive with the wish to enjoy  

이것을 일반적인 경험으로 만들 필요는 없습니다.

and appreciate the beauty of your city. I hope  you will take my suggestion into consideration to  

.

improve the service and experience of the RATP.  Thank you for your attention. Best regards, me.

RATP의 서비스와 경험을 개선하기 위해 제 제안을 고려하시기 바랍니다. 관심을 가져주셔서 감사합니다. 감사합니다.

That's all for now. Please remember to like and  share the video if you found the lesson useful. As  

지금은 여기까지입니다. 강의가 유익했다면 동영상에 좋아요를 누르고 공유해 주세요.

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