Business Email: How to Turn a Complaint into a Suggestion

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. If you've been following me,  

やあみんな。 English with Jennifer のジェニファーです。 私をフォローしてくださっている方は、

then you know that I recently traveled to Paris.  It was a wonderful trip overall. I'm here back in  

私が最近パリに旅行したことをご存知でしょう。 全体的に素晴らしい旅行でした。 私はマサチューセッツに戻ってきており

Massachusetts, and as you can see I'm at my desk.  There's something I'd like to share with you.  

、ご覧のとおり、自分のデスクにいます。 皆さんと共有したいことがあります。

Well, if you'd followed me, you know that there  were a couple of problems that came up during the  

さて、私のフォローをしていただいた方は、旅行 中にいくつかの問題が発生したことをご存知でしょう

trip. And well, the first one has been resolved.  It was with Lufthansa. When we arrived in Paris,  

。 そして、最初の問題は解決されました。 ルフトハンザ航空でした。 パリに到着したとき、

we did not receive our luggage, and it was  delayed. It wasn't lost. It was delayed.  

荷物が届かず、 遅れてしまいました。 それは失われていなかった。 遅れてしまいました。

It was back in Frankfurt. It took time to  reach us in Paris. Even when it was in Paris,  

フランクフルトに戻ってきました。 パリに到着するまでに時間がかかりました 。 パリにいたときでさえ、

I waited three days to receive my suitcase, and  my children had to wait five days to receive  

私はスーツケースを受け取るまでに 3 日待ち、 子供たちはスーツケースを受け取るまでに 5 日待たなければなりませんでした

theirs. During that time, we did incur  some expenses. We had to buy toiletries,  

。 その間、 多少の出費は発生しました。 私たちは洗面用具と衣類を買わなければなりませんでした

some clothing. And today here back at home, I  was able to submit my receipts and a request  

。 そして今日、家に戻って 領収書と払い戻しのリクエストを提出することができた

for reimbursement, so fingers crossed and  perhaps I will be reimbursed. But of course,  

ので、無事に 払い戻されるかもしれません。 しかしもちろん、

the important thing is that we did receive  our luggage before our trip ended. And I'm  

重要なことは、 旅行が終わる前に荷物を受け取ったということです。 そして、

happy to say that once we came back to Boston,  our luggage arrived as well, so we were able to  

ボストンに戻ったら、 荷物も到着したので、

leave the airport with our suitcases here in  Boston. Now the second thing that came up was  

スーツケースを持ってここボストンの空港を出ることができたことを嬉しく思います 。 次に浮上したのは、

a fine in the Paris Metro. And I accept that when  you break a rule, there's a consequence. It still  

パリの地下鉄での罰金でした。 そして、ルールを破った場合、その結果が生じることを私は受け入れます 。

is upsetting a little bit because it was something  that could have been avoided if we had known about  

私たちが破ることになったルールについて知っていれば避けられたことだったので、今でも少し動揺しています

the rule that we ended up breaking. So this is  not about anger. It's not about venting. I've  

。 つまり、これは 怒りについての話ではありません。 それは通気の話ではありません。

I had my moments later at the hotel to complain  to sympathetic hotel staff, who listened to me,  

その後ホテルで、 同情的なホテルのスタッフに苦情を言う時間がありました。スタッフは私の話を聞いてくれました。

and they told me their stories about being find  as well. But what I decided to do, actually at the  

また、発見されたときの話も聞かせてくれました 。 しかし、実際に

urging of one of the hotel staff members, was to  write. And it's really not about complaining. It's  

ホテルのスタッフの 1 人に勧められて、私がやろうと決めたのは、書くことでした 。 そしてそれは実際に不平を言うことではありません。

more about making a suggestion at this point. I  want to be constructive. This is not about being  

現時点では提案を行うことが重要です。 建設的でありたいと思っています。 これは批判的であるということではなく

critical, but being constructive because I really  believe that I am not alone in this experience.  

、 この経験は私だけではないと心から信じているため、建設的なものです。

In fact, I saw this happen to other tourists,  and I believe that it's something that could be  

実際、私は他の観光客にもこのようなことが起こっているのを見てきました が、それは避けられるものだと信じています

avoided. It could be reduced if, you know, further  action were taken by the RATP. That's the Paris  

。 ご存知のとおり、RATP によってさらなる措置が講じられれば、この額は削減される可能性があります 。 それはパリの

metropolitan transport system or something like  that...transport system or transit system. The  

都市交通システムかそのようなものです ...交通システムまたは交通システムです。

RATP. And I want to emphasize, by the way, that  the majority of workers were very kind, helpful,  

RATP。 ところで、 大多数の従業員はとても親切で、親切で、忍耐強い人たちだったということを強調したいと思います

patient. A lot of them spoke English, and even  when they didn't, they were so patient as I tried  

。 彼らの多くは英語を話せましたが、英語が話せ なかったとしても、

with my limited French to explain things that I  needed, so they were there ready to help. It was,  

私が限られたフランス語で 必要なことを説明しようとしたときでも、彼らは辛抱強く接してくれたので、すぐに助けてくれました。

overall, a very positive experience, but we  did get fined our final night because we didn't  

全体としては非常に良い経験でしたが、 最後の夜は

have a valid ticket. So, I had one. My son had  one. My daughter had one, but on the way out,  

有効なチケットを持っていなかったために罰金を科されました。 それで、私は1つ持っていました。 私の息子も 1 つ持っていました 。 娘も持っていましたが、出かける途中に

she had thrown it away. There's trash bins in  the metro, and she threw her ticket away. And  

捨ててしまいました。 地下鉄にはゴミ箱があり 、彼女は切符を捨てました。 そして、

as we were exiting, they checked for tickets. She  didn't have one, and they were so no-nonsense. It  

私たちが出るときに、彼らはチケットを調べました。 彼女は それを持っていませんでしたし、彼らはとても無意味でした。

was like, "Cash or credit card? You pay a fine. 50  euros." So, we did. I believe that other tourists  

「現金ですか、クレジットカードですか？罰金を支払います。50ユーロです。」というようなものでした。 それで、私たちはそうしました。 他の観光客もこれまでに

have been....not believe...I know have been fined  for this, are probably being fined even today,  

罰金を科せられてきたと思います...信じられませんが、私たちが気づいていないだけで、 おそらく今日でも罰金を科されており、今後も

and will continue to be fined for this violation  because we're simply not aware. So again, I want  

この違反で罰金を科せられるでしょう 。 繰り返しになりますが、

to be constructive and offer a suggestion. So,  what we're going to look at together is an email  

建設的になって提案をしたいと思います。 そこで、 一緒に見ていきたいのは、

that I drafted. In fact, I sent it off already  via the RATP website, and just to be sure that  

私が下書きしたメールです。 実際、私はすでに RATP ウェブサイト経由で送信しましたが、

someone receives it, I also submitted it via  private message on Facebook. So, it's my hope  

誰かが確実に受け取れるように、Facebook のプライベート メッセージ経由でも送信しました 。 したがって、

that someone will receive the suggestion and  take it into consideration. My goal right now  

誰かがその提案を受け取り、 それを考慮してくれることを願っています。 私の今の目標は、

is to share it with you because perhaps it will  be useful for you to see how I approached this.  

これを皆さんと共有することです。なぜなら、 私がこれにどのようにアプローチしたかを知るのに役立つかもしれないからです。

How did I organize it and what kind of wording did  I use to offer my suggestion? Let's take a look.  

どのように整理し、どのような表現を 使って提案をしましたか? 見てみましょう。

Okay. Let's look at the overall  organization. First, we have a greeting.  

わかった。 組織全体を見てみましょう 。 まずはご挨拶です。

I wrote a lot, so it's broken into  paragraphs. I always suggest that.  

たくさん書いたので、いくつかの段落に分けています 。 私はいつもそう提案しています。

Closing. Signature. You can tell by the closing  this is a formal email: Best regards. However,  

閉鎖。 サイン。 結びの部分から、 これが正式なメールであることがわかります。よろしくお願いします。 ただし、

I did not use the highest level of formality. I  could have used "Dear Sir or Madam." I don't know  

私は最高レベルの形式を使用しませんでした。 「Dear Sir or Madam」を使うこともできました。

who's going to be reading this; however, in most  business correspondence today, "hello" is fine.  

誰がこれを読むのかわかりません。 ただし、 今日のほとんどのビジネス通信では、「こんにちは」で問題ありません。

It's acceptable. It's polite. It's certainly  more concise, so I believe that "hello" works  

許容範囲です。 礼儀正しいですね。 確かにその方が 簡潔なので、この状況では「hello」がうまく機能すると思います

in this situation just fine. I also decided to  open up immediately -- state my purpose: What's  

。 また、 すぐに心を開いて、自分の目的を述べることにしました。「

my intention? Why am I writing this? I give some  background information, and I start with a little  

私の意図は何ですか?」 なぜ私がこれを書いているのか？ いくつかの 背景情報を提供し、

bit of positive before I get to the main issue. I  explained the issue in detail. Right around here  

本題に入る前に少し肯定的な話から始めます。 私は その問題について詳しく説明しました。 このあたりから、

is where I start to make a call to action. It's  a suggestion. I repeat that request at the end,  

私は行動を呼びかけ始めます。 それは 提案です。 最後にそのリクエストを繰り返します。

so that's the basic approach I used. Again,  you'll see a level of formality here. I use no  

これが私が使用した基本的なアプローチです。 ここでも、 ある程度の形式的なことがわかります。

contractions. I use polite language like "I would  like to." Okay. Let's read through. Hello. I would  

短縮語は使用しません。 私は「～したいです」のような丁寧な言葉を使います 。 わかった。 読み進めてみましょう。 こんにちは。

like to offer a suggestion based on my recent trip  to Paris from the 15th to the 21st of August 2023.  

2023 年 8 月 15 日から 21 日までのパリへの最近の旅行に基づいて提案をしたいと思います。

A quick note here is if I were writing  to an American company, I would have used  

ここで簡単にメモしますが、私が アメリカの会社に手紙を書く場合は、

month-day-year. Since my reader is in Europe, I  decided to use the more common format in Europe,  

月-日-年を使用するでしょう。 私の読者はヨーロッパにいるため、 ヨーロッパでより一般的な形式である日、つまり

which is day or yeah, day-month-year. So,  I'm trying to meet them halfway here. From  

日-月-年を使用することにしました。 それで、 私はここで途中で彼らに会おうとしています。

the 15th through the 21st of August. Okay. My  two teenage children and I navigated the Paris  

8月15日から21日まで。 わかった。 2 人の 10 代の子供たちと私は初めてパリの地下鉄に乗りました

Metro for the first time. On the whole, our  experience was positive. Metro workers were  

。 全体として、私たちの 経験は前向きなものでした。 地下鉄の職員は、

patient when helping us purchase the necessary  tickets. Over the course of our seven-day stay,  

必要な切符の購入を辛抱強く手伝ってくれました 。 7 日間の滞在中に、

we bought a combination of tickets, including  Paris Visite and single-use tickets. However,  

パリ訪問チケットと 1 回限りのチケットを含む組み合わせチケットを購入しました。 ただし、

while safety rules are clearly visible to metro  users, the rules of ticket usage are not. No one  

安全規則は地下鉄利用者に明確に表示されますが 、チケットの使用規則は表示されません。 駅を

explained the need to have tickets upon exiting a  station. We learned the hard way. On the evening  

出るときに切符が必要であることについては誰も説明しませんでした 。 私たちは苦労して学びました。

of the 20 August 2023 -- again I'm using that more  more common format in Europe -- while exiting at  

2023年8月20日の夜、私は ヨーロッパでより一般的な形式を使用していますが、

Alma-Marceau (that's a station), we were stopped  by security and requested to present our tickets.  

アルマ・マルソー駅（駅です）で降りる際、 警備員に呼び止められ、切符の提示を求められました。

It was our final night in Paris, and  we had bought single-use tickets.  

パリでの最後の夜だったので、 私たちは 1 回限りのチケットを購入していました。

I had retained my ticket, as had my son, but my  daughter had just thrown hers away in a trash  

私も息子と同様に切符を保管していましたが、 娘は地下鉄のゴミ箱に切符を捨てたところでした

can in the metro. Since she could not present  a valid ticket, she was immediately fined 50  

。 彼女は 有効な航空券を提示できなかったため、直ちに 50 ユーロの罰金を科されました

euros. We had to present my daughter's passport  for the ticket to be written up. I paid the fine  

。 チケットを作成するには娘のパスポートを提示する必要がありました 。 罰金を

by cash and received a receipt, and here since  I looked at the online form, by the way, there's  

現金で支払い、領収書を受け取りました。ところで、 オンライン フォームを見たので、

no option to upload or make an attachment, so I'm  writing some of the details from the ticket here.  

アップロードしたり添付ファイルを作成したりするオプションがないため、 チケットの詳細の一部をここに書きます。

Later on the way back into the station, we saw  more tourists being stopped and fined for the  

その後、駅に戻る途中、さらに 多くの観光客が同じ理由で呼び止められ、罰金を科されているのを目撃しました。

same reason, which gave the strong impression  that tourists are targeted for this infraction.  

このことは、 観光客がこの違反のターゲットになっているという強い印象を与えました。

While we recognize that we violated a rule of  the RATP, we wish to emphasize that we were not  

私たちは RATP のルールに違反したことを認識していますが 、そのルールの存在については認識していなかったということを強調したいと思います

aware that the rule existed. I later spoke with  a metro cashier at Porte de Clichy (that's another  

。 その後、 ポルト ドゥ クリシー（別の駅です）の地下鉄のレジ係に話を聞いたところ

station), and she pointed to a set of rules  in small print at the far end of the lobby.  

、彼女は ロビーの端に小さな文字で書かれた一連の規則を指さしました。

I suspect that few tourists see those rules;  we certainly did not. What tourists see is  

こうしたルールを理解している観光客はほとんどいないのではないかと思います。 確かにそうではありませんでした。 観光客が目にするのは、チケット カウンターの

the information posted around the  ticket counter regarding pricing.  

周囲に貼られた 価格に関する情報です。

We also see information posted around the ticket  machines, on the platforms, and in the trains. If  

券売機の周囲、ホーム、電車内にも情報が掲示されています 。

you wish to inform all passengers of the rules,  then I strongly recommend posting the rules along  

すべての乗客に規則を知らせたい場合は、すべての券売機にフランス語などの注意書きを添えて

with a visual aid (e.g., meaning "for example" --  a hand holding a ticket) at every ticket machine  

視覚補助（例：「たとえば」という意味 -- 切符を持つ手）とともに規則を掲示することを強くお勧めします。

with the reminder in French and other common  languages of visiting tourists: "old on to your  

訪問観光客の共通言語: 「

validated ticket at all times." Or "Please retain  your validated ticket until you exit the metro."  

有効なチケットを常に使い続けてください。」 または、「 地下鉄を降りるまで有効なチケットを保管してください。」

Paris is a favorite tourist destination, and  thousands of us enjoy visiting your wonderful  

パリは人気の観光地であり、 私たちの何千人もがあなたの素晴らしい都市を訪れることを楽しんでいます

city. Unfortunately, the experience of being fined  for a rule that we were not aware of affects our  

。 残念ながら、 私たちが気づいていなかった規則により罰金を科せられたという経験は、

impression of Paris and the quality of our stay.  If you wish for tourists to follow the rules,  

パリに対する私たちの印象と滞在の質に影響を与えます。 観光客にルールを守ってもらいたい場合、

the RATP must take greater measures to educate  us. Fining passengers who are often unaware of  

RATP は私たちを教育するためにさらに強力な措置を講じる必要があります 。 ルールを知らない乗客に罰金を科すことは

the rules is not the best means. Thankfully,  we had plenty of other encounters with kind  

最善の手段ではありません。 ありがたいことに、地下鉄の内外で 親切なパリジャンたちとの出会いがたくさんあり、

Parisians inside and outside of the metro  that offset this negative experience, but  

このネガティブな経験を補ってくれましたが、あなたの街の美しさを楽しみ、感謝したいという願いを持って到着する観光客の間で、

it is unnecessary to make this a common experience  among tourists, who arrive with the wish to enjoy  

これを共通の経験にする必要はありません。

and appreciate the beauty of your city. I hope  you will take my suggestion into consideration to  

。

improve the service and experience of the RATP.  Thank you for your attention. Best regards, me.

RATP のサービスとエクスペリエンスを向上させるために、私の提案を考慮していただければ幸いです。 ご 清聴ありがとうございました。 よろしくお願いします、私。

That's all for now. Please remember to like and  share the video if you found the lesson useful. As  

それは今のところすべてです。 レッスンが役立つと思われた場合は、ビデオを「いいね」して共有してください。 いつものように

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