Business Email: How to Turn a Complaint into a Suggestion

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. If you've been following me,  

Chào mọi người. Tôi là Jennifer đến từ tiếng Anh cùng với Jennifer. Nếu bạn đã theo dõi tôi,

then you know that I recently traveled to Paris.  It was a wonderful trip overall. I'm here back in  

thì bạn biết rằng gần đây tôi đã đến Paris. Đó là một chuyến đi tuyệt vời tổng thể. Tôi đang quay lại

Massachusetts, and as you can see I'm at my desk.  There's something I'd like to share with you.  

Massachusetts và như bạn có thể thấy, tôi đang ngồi ở bàn làm việc. Có điều này tôi muốn chia sẻ với bạn.

Well, if you'd followed me, you know that there  were a couple of problems that came up during the  

Chà, nếu bạn đã theo dõi tôi, bạn sẽ biết rằng có một số vấn đề đã xảy ra trong

trip. And well, the first one has been resolved.  It was with Lufthansa. When we arrived in Paris,  

chuyến đi. Và tốt, vấn đề đầu tiên đã được giải quyết. Đó là với Lufthansa. Khi chúng tôi đến Paris,

we did not receive our luggage, and it was  delayed. It wasn't lost. It was delayed.  

chúng tôi không nhận được hành lý và hành lý bị chậm trễ. Nó không bị mất. Nó đã bị trì hoãn.

It was back in Frankfurt. It took time to  reach us in Paris. Even when it was in Paris,  

Nó đã quay lại Frankfurt. Phải mất thời gian để liên hệ với chúng tôi ở Paris. Ngay cả khi ở Paris,

I waited three days to receive my suitcase, and  my children had to wait five days to receive  

tôi đã đợi ba ngày để nhận được vali của mình và các con tôi phải đợi năm ngày để nhận được   hành lý

theirs. During that time, we did incur  some expenses. We had to buy toiletries,  

của chúng. Trong thời gian đó, chúng tôi đã phải chịu một số chi phí. Chúng tôi phải mua đồ vệ sinh cá nhân,

some clothing. And today here back at home, I  was able to submit my receipts and a request  

một ít quần áo. Và hôm nay ở quê nhà, tôi đã có thể gửi biên lai của mình và yêu cầu

for reimbursement, so fingers crossed and  perhaps I will be reimbursed. But of course,  

hoàn tiền, vì vậy tôi rất mong chờ và có lẽ tôi sẽ được hoàn trả. Nhưng tất nhiên,

the important thing is that we did receive  our luggage before our trip ended. And I'm  

điều quan trọng là chúng tôi đã nhận được hành lý trước khi chuyến đi kết thúc. Và tôi

happy to say that once we came back to Boston,  our luggage arrived as well, so we were able to  

vui mừng nói rằng khi chúng tôi quay lại Boston, hành lý của chúng tôi cũng đã đến nơi, vì vậy chúng tôi có thể

leave the airport with our suitcases here in  Boston. Now the second thing that came up was  

rời sân bay với vali của mình ở Boston. Bây giờ điều thứ hai được đưa ra là

a fine in the Paris Metro. And I accept that when  you break a rule, there's a consequence. It still  

một khoản tiền phạt ở Paris Metro. Và tôi chấp nhận rằng khi bạn vi phạm quy tắc thì sẽ phải gánh chịu hậu quả. Điều đó vẫn   hơi

is upsetting a little bit because it was something  that could have been avoided if we had known about  

khó chịu một chút vì đó là điều  lẽ ra có thể tránh được nếu chúng tôi biết về

the rule that we ended up breaking. So this is  not about anger. It's not about venting. I've  

quy tắc mà cuối cùng chúng tôi đã vi phạm. Vì vậy, đây không phải là về sự tức giận. Đó không phải là về việc trút giận. Tôi đã

I had my moments later at the hotel to complain  to sympathetic hotel staff, who listened to me,  

sau đó có những lúc ở khách sạn để phàn nàn với những nhân viên khách sạn thông cảm, những người đã lắng nghe tôi,

and they told me their stories about being find  as well. But what I decided to do, actually at the  

và họ cũng kể cho tôi nghe câu chuyện của họ về việc được tìm thấy . Nhưng điều tôi quyết định làm, thực ra là do

urging of one of the hotel staff members, was to  write. And it's really not about complaining. It's  

sự thúc giục của một nhân viên khách sạn, là viết. Và nó thực sự không phải là để phàn nàn. Vấn

more about making a suggestion at this point. I  want to be constructive. This is not about being  

đề quan trọng hơn là đưa ra đề xuất vào thời điểm này. Tôi muốn có tính xây dựng. Đây không phải là việc

critical, but being constructive because I really  believe that I am not alone in this experience.  

phê phán mà là mang tính xây dựng vì tôi thực sự tin rằng mình không đơn độc trong trải nghiệm này.

In fact, I saw this happen to other tourists,  and I believe that it's something that could be  

Trên thực tế, tôi đã thấy điều này xảy ra với những khách du lịch khác và tôi tin rằng đó là điều có thể

avoided. It could be reduced if, you know, further  action were taken by the RATP. That's the Paris  

tránh được. Bạn biết đấy, mức độ này có thể được giảm bớt nếu RATP thực hiện thêm hành động. Đó là

metropolitan transport system or something like  that...transport system or transit system. The  

hệ thống giao thông đô thị Paris hay đại loại như vậy...hệ thống giao thông hoặc hệ thống giao thông công cộng.

RATP. And I want to emphasize, by the way, that  the majority of workers were very kind, helpful,  

RATP. Và nhân tiện, tôi muốn nhấn mạnh rằng phần lớn công nhân đều rất tốt bụng, hữu ích và

patient. A lot of them spoke English, and even  when they didn't, they were so patient as I tried  

kiên nhẫn. Nhiều người trong số họ nói tiếng Anh và ngay cả khi họ không nói, họ vẫn rất kiên nhẫn khi tôi cố gắng

with my limited French to explain things that I  needed, so they were there ready to help. It was,  

bằng vốn tiếng Pháp hạn chế của mình để giải thích những điều tôi cần, vì vậy họ sẵn sàng trợ giúp. Nhìn

overall, a very positive experience, but we  did get fined our final night because we didn't  

chung, đó là một trải nghiệm rất tích cực, nhưng chúng tôi đã bị phạt vào đêm cuối cùng vì không

have a valid ticket. So, I had one. My son had  one. My daughter had one, but on the way out,  

có vé hợp lệ. Vì vậy, tôi đã có một. Con trai tôi có một cái. Con gái tôi có một cái, nhưng trên đường đi ra ngoài,

she had thrown it away. There's trash bins in  the metro, and she threw her ticket away. And  

nó đã vứt nó đi. Có thùng rác trong tàu điện ngầm và cô ấy đã vứt vé đi. Và

as we were exiting, they checked for tickets. She  didn't have one, and they were so no-nonsense. It  

khi chúng tôi bước ra, họ đã kiểm tra vé. Cô ấy không có và chúng thật vô nghĩa. Nó

was like, "Cash or credit card? You pay a fine. 50  euros." So, we did. I believe that other tourists  

giống như, "Tiền mặt hay thẻ tín dụng? Bạn phải trả tiền phạt. 50 euro." Vì vậy, chúng tôi đã làm. Tôi tin rằng những khách du lịch khác

have been....not believe...I know have been fined  for this, are probably being fined even today,  

đã....không tin...Tôi biết đã bị phạt vì điều này, có thể vẫn bị phạt ngay cả ngày hôm nay,

and will continue to be fined for this violation  because we're simply not aware. So again, I want  

và sẽ tiếp tục bị phạt vì vi phạm này vì đơn giản là chúng tôi không biết. Vì vậy, một lần nữa, tôi muốn

to be constructive and offer a suggestion. So,  what we're going to look at together is an email  

mang tính xây dựng và đưa ra đề xuất. Vì vậy, thứ chúng ta sẽ cùng nhau xem xét là một email

that I drafted. In fact, I sent it off already  via the RATP website, and just to be sure that  

mà tôi đã soạn thảo. Trên thực tế, tôi đã gửi nó qua trang web RATP và để chắc chắn rằng

someone receives it, I also submitted it via  private message on Facebook. So, it's my hope  

ai đó sẽ nhận được nó, tôi cũng đã gửi nó qua tin nhắn riêng tư trên Facebook. Vì vậy, tôi hy vọng

that someone will receive the suggestion and  take it into consideration. My goal right now  

rằng   ai đó sẽ nhận được đề xuất và xem xét đề xuất đó. Mục tiêu của tôi bây giờ

is to share it with you because perhaps it will  be useful for you to see how I approached this.  

là chia sẻ nó với bạn vì có lẽ nó sẽ hữu ích cho bạn khi biết tôi đã tiếp cận vấn đề này như thế nào.

How did I organize it and what kind of wording did  I use to offer my suggestion? Let's take a look.  

Tôi đã sắp xếp nó như thế nào và tôi đã sử dụng loại từ ngữ nào để đưa ra đề xuất của mình? Chúng ta hãy xem xét.

Okay. Let's look at the overall  organization. First, we have a greeting.  

Được rồi. Hãy nhìn vào tổ chức tổng thể. Đầu tiên chúng ta có lời chào.

I wrote a lot, so it's broken into  paragraphs. I always suggest that.  

Tôi viết nhiều nên chia làm nhiều đoạn. Tôi luôn đề nghị điều đó.

Closing. Signature. You can tell by the closing  this is a formal email: Best regards. However,  

Đóng cửa. Chữ ký. Khi kết thúc, bạn có thể biết đây là email trang trọng: Trân trọng. Tuy nhiên,

I did not use the highest level of formality. I  could have used "Dear Sir or Madam." I don't know  

tôi đã không sử dụng mức độ trang trọng cao nhất. Tôi có thể đã sử dụng "Dear Sir or Madam". Tôi không biết

who's going to be reading this; however, in most  business correspondence today, "hello" is fine.  

ai sẽ đọc nội dung này; tuy nhiên, trong hầu hết các thư từ kinh doanh ngày nay, "xin chào" là được.

It's acceptable. It's polite. It's certainly  more concise, so I believe that "hello" works  

Nó có thể chấp nhận được. Thật lịch sự. Chắc chắn là nó ngắn gọn hơn nên tôi tin rằng "xin chào" sẽ có tác dụng

in this situation just fine. I also decided to  open up immediately -- state my purpose: What's  

trong tình huống này. Tôi cũng quyết định mở lời ngay lập tức -- nêu rõ mục đích của mình:

my intention? Why am I writing this? I give some  background information, and I start with a little  

ý định của tôi là gì? Tại sao tôi lại viết cái này? Tôi cung cấp một số thông tin cơ bản và bắt đầu bằng một

bit of positive before I get to the main issue. I  explained the issue in detail. Right around here  

chút tích cực trước khi đi vào vấn đề chính. Tôi đã giải thích vấn đề một cách chi tiết. Ngay quanh đây

is where I start to make a call to action. It's  a suggestion. I repeat that request at the end,  

là nơi tôi bắt đầu đưa ra lời kêu gọi hành động. Đó là một gợi ý. Tôi lặp lại yêu cầu đó ở cuối,

so that's the basic approach I used. Again,  you'll see a level of formality here. I use no  

vì vậy đó là phương pháp cơ bản mà tôi đã sử dụng. Một lần nữa, bạn sẽ thấy mức độ trang trọng ở đây. Tôi không sử dụng

contractions. I use polite language like "I would  like to." Okay. Let's read through. Hello. I would  

cách viết tắt. Tôi sử dụng ngôn ngữ lịch sự như "Tôi muốn." Được rồi. Hãy đọc qua. Xin chào. Tôi

like to offer a suggestion based on my recent trip  to Paris from the 15th to the 21st of August 2023.  

muốn đưa ra đề xuất dựa trên chuyến đi gần đây của tôi tới Paris từ ngày 15 đến ngày 21 tháng 8 năm 2023.

A quick note here is if I were writing  to an American company, I would have used  

Một lưu ý nhanh ở đây là nếu tôi viết thư cho một công ty Mỹ, tôi sẽ sử dụng

month-day-year. Since my reader is in Europe, I  decided to use the more common format in Europe,  

tháng-ngày-năm. Vì độc giả của tôi ở Châu Âu nên tôi quyết định sử dụng định dạng phổ biến hơn ở Châu Âu,

which is day or yeah, day-month-year. So,  I'm trying to meet them halfway here. From  

là ngày hoặc đúng vậy, ngày-tháng-năm. Vì vậy, tôi đang cố gắng gặp họ ở nửa đường này. Từ   ngày

the 15th through the 21st of August. Okay. My  two teenage children and I navigated the Paris  

15 đến ngày 21 tháng 8. Được rồi. Tôi và hai đứa con tuổi teen

Metro for the first time. On the whole, our  experience was positive. Metro workers were  

lần đầu tiên đi tàu điện ngầm Paris. Nhìn chung, trải nghiệm của chúng tôi rất tích cực. Nhân viên Metro đã

patient when helping us purchase the necessary  tickets. Over the course of our seven-day stay,  

kiên nhẫn khi giúp chúng tôi mua những vé cần thiết. Trong suốt thời gian lưu trú bảy ngày,

we bought a combination of tickets, including  Paris Visite and single-use tickets. However,  

chúng tôi đã mua nhiều loại vé, bao gồm cả vé Paris Visite và vé sử dụng một lần. Tuy nhiên,

while safety rules are clearly visible to metro  users, the rules of ticket usage are not. No one  

mặc dù người dùng tàu điện ngầm  có thể thấy rõ các quy tắc an toàn nhưng các quy tắc sử dụng vé lại không như vậy. Không ai

explained the need to have tickets upon exiting a  station. We learned the hard way. On the evening  

giải thích sự cần thiết phải có vé khi ra khỏi ga. Chúng tôi đã học được một cách khó khăn. Vào tối   ngày

of the 20 August 2023 -- again I'm using that more  more common format in Europe -- while exiting at  

20 tháng 8 năm 2023 -- một lần nữa tôi lại sử dụng định dạng phổ biến hơn ở Châu Âu -- khi xuống xe tại

Alma-Marceau (that's a station), we were stopped  by security and requested to present our tickets.  

Alma-Marceau (đó là một nhà ga), chúng tôi bị an ninh chặn lại  và yêu cầu xuất trình vé.

It was our final night in Paris, and  we had bought single-use tickets.  

Đó là đêm cuối cùng của chúng tôi ở Paris và chúng tôi đã mua vé sử dụng một lần.

I had retained my ticket, as had my son, but my  daughter had just thrown hers away in a trash  

Tôi đã giữ lại vé của mình, con trai tôi cũng vậy, nhưng con gái tôi vừa vứt vé vào

can in the metro. Since she could not present  a valid ticket, she was immediately fined 50  

thùng rác ở tàu điện ngầm. Vì không thể xuất trình vé hợp lệ nên cô ấy ngay lập tức bị phạt 50

euros. We had to present my daughter's passport  for the ticket to be written up. I paid the fine  

euro. Chúng tôi phải xuất trình hộ chiếu của con gái tôi để ghi tên vào vé. Tôi đã trả tiền phạt

by cash and received a receipt, and here since  I looked at the online form, by the way, there's  

bằng tiền mặt và nhận được biên lai, và ở đây vì tôi đã xem biểu mẫu trực tuyến, nên

no option to upload or make an attachment, so I'm  writing some of the details from the ticket here.  

không có tùy chọn nào để tải lên hoặc đính kèm nên tôi viết một số chi tiết từ phiếu phạt ở đây.

Later on the way back into the station, we saw  more tourists being stopped and fined for the  

Sau đó, trên đường quay trở lại nhà ga, chúng tôi thấy nhiều khách du lịch bị chặn lại và bị phạt vì

same reason, which gave the strong impression  that tourists are targeted for this infraction.  

lý do tương tự, điều này tạo ấn tượng mạnh mẽ rằng khách du lịch là mục tiêu của vi phạm này.

While we recognize that we violated a rule of  the RATP, we wish to emphasize that we were not  

Mặc dù thừa nhận rằng chúng tôi đã vi phạm quy tắc của RATP nhưng chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng chúng tôi không

aware that the rule existed. I later spoke with  a metro cashier at Porte de Clichy (that's another  

biết rằng quy tắc này đã tồn tại. Sau đó, tôi đã nói chuyện với một nhân viên thu ngân tàu điện ngầm tại Porte de Clichy (đó là một

station), and she pointed to a set of rules  in small print at the far end of the lobby.  

ga khác) và cô ấy chỉ vào một bộ quy tắc được in chữ nhỏ ở cuối hành lang.

I suspect that few tourists see those rules;  we certainly did not. What tourists see is  

Tôi nghi ngờ rằng rất ít khách du lịch nhìn thấy những quy tắc đó; chúng tôi chắc chắn là không. Những gì khách du lịch nhìn thấy là

the information posted around the  ticket counter regarding pricing.  

thông tin được đăng xung quanh quầy bán vé về giá cả.

We also see information posted around the ticket  machines, on the platforms, and in the trains. If  

Chúng tôi cũng thấy thông tin được đăng xung quanh các máy bán vé, trên sân ga và trên tàu. Nếu

you wish to inform all passengers of the rules,  then I strongly recommend posting the rules along  

bạn muốn thông báo cho tất cả hành khách về các quy tắc, thì tôi thực sự khuyên bạn nên đăng các quy tắc đó cùng

with a visual aid (e.g., meaning "for example" --  a hand holding a ticket) at every ticket machine  

với   kèm theo phương tiện trực quan (ví dụ: nghĩa là "ví dụ" -- một tay cầm vé) tại mọi máy bán vé

with the reminder in French and other common  languages of visiting tourists: "old on to your  

kèm theo lời nhắc bằng tiếng Pháp và tiếng khác ngôn ngữ phổ biến của khách du lịch đến thăm: "luôn luôn giữ đúng

validated ticket at all times." Or "Please retain  your validated ticket until you exit the metro."  

vé đã được xác thực." Hoặc "Vui lòng giữ lại vé đã xác thực của bạn cho đến khi bạn ra khỏi tàu điện ngầm."

Paris is a favorite tourist destination, and  thousands of us enjoy visiting your wonderful  

Paris là một địa điểm du lịch được yêu thích và hàng nghìn người trong chúng tôi thích đến thăm thành phố   tuyệt vời của bạn

city. Unfortunately, the experience of being fined  for a rule that we were not aware of affects our  

. Thật không may, việc bị phạt vì một quy định mà chúng tôi không biết đã ảnh hưởng đến ấn tượng của chúng tôi

impression of Paris and the quality of our stay.  If you wish for tourists to follow the rules,  

về Paris và chất lượng kỳ nghỉ của chúng tôi. Nếu bạn muốn khách du lịch tuân theo các quy tắc,

the RATP must take greater measures to educate  us. Fining passengers who are often unaware of  

RATP phải thực hiện các biện pháp lớn hơn để giáo dục chúng tôi. Phạt tiền những hành khách thường không biết rõ

the rules is not the best means. Thankfully,  we had plenty of other encounters with kind  

các quy định không phải là biện pháp tốt nhất. Rất may, chúng tôi đã gặp rất nhiều người khác   những

Parisians inside and outside of the metro  that offset this negative experience, but  

người Paris tốt bụng trong và ngoài đô thị đã bù đắp cho trải nghiệm tiêu cực này, nhưng

it is unnecessary to make this a common experience  among tourists, who arrive with the wish to enjoy  

không cần thiết phải biến điều này thành trải nghiệm chung của khách du lịch, những người đến với mong muốn được thưởng thức

and appreciate the beauty of your city. I hope  you will take my suggestion into consideration to  

và đánh giá cao vẻ đẹp của thành phố của bạn . Tôi hy vọng bạn sẽ cân nhắc đề xuất của tôi để

improve the service and experience of the RATP.  Thank you for your attention. Best regards, me.

cải thiện dịch vụ và trải nghiệm của RATP. Cám ơn vì sự quan tâm của bạn. Trân trọng, tôi.

That's all for now. Please remember to like and  share the video if you found the lesson useful. As  

Đó là tất cả cho bây giờ. Các bạn nhớ like và chia sẻ video nếu thấy bài học hữu ích nhé. Như

always, thanks for watching and happy studies!  Follow me on Instagram, Facebook, Twitter,  

mọi khi, cảm ơn bạn đã xem và chúc bạn học tập vui vẻ! Theo dõi tôi trên Instagram, Facebook, Twitter,

and Patreon. And don't forget to subscribe  here on YouTube. Turn on those notifications.

và Patreon. Và đừng quên đăng ký tại đây trên YouTube. Bật các thông báo đó.