Business Email: How to Turn a Complaint into a Suggestion

Hi everyone. I'm Jennifer from English  with Jennifer. If you've been following me,  

Cześć wszystkim. Jestem Jennifer z języka angielskiego z Jennifer. Jeśli mnie obserwujesz,

then you know that I recently traveled to Paris.  It was a wonderful trip overall. I'm here back in  

to wiesz, że niedawno byłem w Paryżu. Ogólnie rzecz biorąc, była to wspaniała podróż. Wróciłem do

Massachusetts, and as you can see I'm at my desk.  There's something I'd like to share with you.  

Massachusetts i jak widzisz, siedzę przy biurku. Jest coś, czym chciałbym się z wami podzielić.

Well, if you'd followed me, you know that there  were a couple of problems that came up during the  

Cóż, jeśli mnie śledziłeś, wiesz, że podczas podróży pojawiło się kilka problemów

trip. And well, the first one has been resolved.  It was with Lufthansa. When we arrived in Paris,  

. No i ten pierwszy został rozwiązany. To było z Lufthansą. Kiedy przyjechaliśmy do Paryża,

we did not receive our luggage, and it was  delayed. It wasn't lost. It was delayed.  

nie otrzymaliśmy bagażu, który był opóźniony. To nie było stracone. To było opóźnione.

It was back in Frankfurt. It took time to  reach us in Paris. Even when it was in Paris,  

To było znowu we Frankfurcie. Dotarcie do nas w Paryżu zajęło trochę czasu. Nawet gdy było to w Paryżu,

I waited three days to receive my suitcase, and  my children had to wait five days to receive  

czekałem trzy dni na otrzymanie walizki, a moje dzieci musiały czekać pięć dni na otrzymanie

theirs. During that time, we did incur  some expenses. We had to buy toiletries,  

swojej walizki. W tym czasie ponieśliśmy pewne wydatki. Musieliśmy kupić kosmetyki,

some clothing. And today here back at home, I  was able to submit my receipts and a request  

trochę ubrań. A dziś, w domu, udało mi się przesłać rachunki i prośbę

for reimbursement, so fingers crossed and  perhaps I will be reimbursed. But of course,  

o zwrot kosztów, więc trzymam kciuki i być może otrzymam zwrot pieniędzy. Ale oczywiście

the important thing is that we did receive  our luggage before our trip ended. And I'm  

najważniejsze jest to, że otrzymaliśmy bagaż przed zakończeniem podróży. I z

happy to say that once we came back to Boston,  our luggage arrived as well, so we were able to  

radością mogę powiedzieć, że kiedy wróciliśmy do Bostonu, dotarły również nasze bagaże, więc mogliśmy

leave the airport with our suitcases here in  Boston. Now the second thing that came up was  

z walizkami opuścić lotnisko tutaj, w Bostonie. Drugą rzeczą, która się pojawiła, była

a fine in the Paris Metro. And I accept that when  you break a rule, there's a consequence. It still  

kara w paryskim metrze. Akceptuję fakt, że złamienie zasady wiąże się z konsekwencjami. Nadal jest to

is upsetting a little bit because it was something  that could have been avoided if we had known about  

trochę przygnębiające, ponieważ było to coś, czego można było uniknąć, gdybyśmy wiedzieli o

the rule that we ended up breaking. So this is  not about anger. It's not about venting. I've  

regule, którą ostatecznie złamaliśmy. Więc tu nie chodzi o złość. Tu nie chodzi o odpowietrzanie.

I had my moments later at the hotel to complain  to sympathetic hotel staff, who listened to me,  

Miałem chwilę później w hotelu, aby poskarżyć się współczującemu personelowi hotelu, który mnie wysłuchał,

and they told me their stories about being find  as well. But what I decided to do, actually at the  

a oni również opowiedzieli mi swoje historie o byciu znalezionym . Jednak zdecydowałam się, właściwie za

urging of one of the hotel staff members, was to  write. And it's really not about complaining. It's  

namową jednego z pracowników hotelu, na pisanie. I naprawdę nie chodzi tu o narzekanie.

more about making a suggestion at this point. I  want to be constructive. This is not about being  

W tym momencie chodzi raczej o przedstawienie sugestii. Chcę być konstruktywny. Tu nie chodzi o bycie

critical, but being constructive because I really  believe that I am not alone in this experience.  

krytycznym, ale konstruktywnym, ponieważ naprawdę wierzę, że nie jestem sam w tym doświadczeniu.

In fact, I saw this happen to other tourists,  and I believe that it's something that could be  

Rzeczywiście, widziałem, jak zdarzało się to innym turystom i uważam, że można tego

avoided. It could be reduced if, you know, further  action were taken by the RATP. That's the Paris  

uniknąć. Można by je zmniejszyć, gdyby RATP podjął dalsze działania. To paryski

metropolitan transport system or something like  that...transport system or transit system. The  

system transportu metropolitalnego lub coś w tym rodzaju… system transportu lub system tranzytowy.

RATP. And I want to emphasize, by the way, that  the majority of workers were very kind, helpful,  

RATP. A przy okazji chcę podkreślić, że większość pracowników była bardzo miła, pomocna,

patient. A lot of them spoke English, and even  when they didn't, they were so patient as I tried  

cierpliwa. Wielu z nich mówiło po angielsku, a nawet jeśli nie, byli bardzo cierpliwi, gdy próbowałem , używając

with my limited French to explain things that I  needed, so they were there ready to help. It was,  

mojego ograniczonego francuskiego, wyjaśnić rzeczy, których potrzebowałem, więc byli gotowi do pomocy.

overall, a very positive experience, but we  did get fined our final night because we didn't  

Ogólnie było to bardzo pozytywne doświadczenie, ale podczas ostatniej nocy zostaliśmy ukarani grzywną, ponieważ nie

have a valid ticket. So, I had one. My son had  one. My daughter had one, but on the way out,  

mieliśmy ważnego biletu. Więc miałem jednego. Mój syn miał taki. Moja córka miała taki, ale wychodząc,

she had thrown it away. There's trash bins in  the metro, and she threw her ticket away. And  

wyrzuciła go. W metrze są kosze na śmieci , a ona wyrzuciła bilet. A

as we were exiting, they checked for tickets. She  didn't have one, and they were so no-nonsense. It  

kiedy wychodziliśmy, sprawdzili, czy są bilety. Nie miała takiego, a to było takie rozsądne. To

was like, "Cash or credit card? You pay a fine. 50  euros." So, we did. I believe that other tourists  

brzmiało: „Gotówką czy kartą kredytową? Płacisz grzywnę. 50 euro”. Więc zrobiliśmy to. Uważam, że inni turyści

have been....not believe...I know have been fined  for this, are probably being fined even today,  

… nie wierzyli… Wiem, że zostali za to ukarani  grzywną, prawdopodobnie dostają ją nawet dzisiaj

and will continue to be fined for this violation  because we're simply not aware. So again, I want  

i nadal będą karani grzywną za to naruszenie , ponieważ po prostu nie jesteśmy tego świadomi. Więc jeszcze raz chcę

to be constructive and offer a suggestion. So,  what we're going to look at together is an email  

być konstruktywny i zaproponować sugestię. Zatem wspólnie przyjrzymy się e-mailowi,

that I drafted. In fact, I sent it off already  via the RATP website, and just to be sure that  

który przygotowałem. Tak naprawdę wysłałem go już przez stronę RATP, a dla pewności, że

someone receives it, I also submitted it via  private message on Facebook. So, it's my hope  

ktoś go otrzyma, wysłałem go także w wiadomości prywatnej na Facebooku. Mam więc nadzieję,

that someone will receive the suggestion and  take it into consideration. My goal right now  

że ktoś otrzyma tę sugestię i weźmie ją pod uwagę. Moim celem

is to share it with you because perhaps it will  be useful for you to see how I approached this.  

jest teraz podzielenie się tym z Tobą, bo być może przydatne będzie dla Ciebie zobaczenie, jak do tego podszedłem.

How did I organize it and what kind of wording did  I use to offer my suggestion? Let's take a look.  

Jak to zorganizowałem i jakich sformułowań użyłem, aby przedstawić moją sugestię? Spójrzmy.

Okay. Let's look at the overall  organization. First, we have a greeting.  

Dobra. Przyjrzyjmy się ogólnej organizacji. Najpierw mamy powitanie.

I wrote a lot, so it's broken into  paragraphs. I always suggest that.  

Napisałem dużo, więc jest to podzielone na akapity. Zawsze to sugeruję.

Closing. Signature. You can tell by the closing  this is a formal email: Best regards. However,  

Zamknięcie. Podpis. Po zamknięciu widać, że jest to oficjalny e-mail: Z poważaniem. Jednak

I did not use the highest level of formality. I  could have used "Dear Sir or Madam." I don't know  

nie zastosowałem najwyższego stopnia formalności. Mógłbym użyć „Szanowny Panie lub Pani”. Nie wiem  ,

who's going to be reading this; however, in most  business correspondence today, "hello" is fine.  

kto to będzie czytał; jednak w większości dzisiejszej korespondencji biznesowej słowo „cześć” jest w porządku. To

It's acceptable. It's polite. It's certainly  more concise, so I believe that "hello" works  

dopuszczalne. To grzeczne. Jest z pewnością bardziej zwięzły, więc uważam, że „cześć” sprawdza się

in this situation just fine. I also decided to  open up immediately -- state my purpose: What's  

w tej sytuacji. Postanowiłem też natychmiast się otworzyć – podać swój cel: Jaki jest

my intention? Why am I writing this? I give some  background information, and I start with a little  

mój zamiar? Dlaczego to piszę? Podaję kilka informacji ogólnych i zaczynam od odrobiny

bit of positive before I get to the main issue. I  explained the issue in detail. Right around here  

pozytywów, zanim przejdę do głównego problemu. Szczegółowo wyjaśniłem problem. W tym miejscu

is where I start to make a call to action. It's  a suggestion. I repeat that request at the end,  

zaczynam wzywać do działania. To sugestia. Powtarzam tę prośbę na końcu,

so that's the basic approach I used. Again,  you'll see a level of formality here. I use no  

więc takie właśnie podejście zastosowałem. Ponownie zobaczysz tutaj poziom formalności. Nie stosuję żadnych

contractions. I use polite language like "I would  like to." Okay. Let's read through. Hello. I would  

skurczów. Używam grzecznego języka, np. „ chciałbym”. Dobra. Przeczytajmy. Cześć.

like to offer a suggestion based on my recent trip  to Paris from the 15th to the 21st of August 2023.  

Chciałbym przedstawić sugestię na podstawie mojej ostatniej podróży do Paryża w dniach 15–21 sierpnia 2023 r.

A quick note here is if I were writing  to an American company, I would have used  

Krótka uwaga: gdybym pisał do amerykańskiej firmy, użyłbym

month-day-year. Since my reader is in Europe, I  decided to use the more common format in Europe,  

miesiąca dnia roku. Ponieważ mój czytelnik znajduje się w Europie, zdecydowałem się użyć bardziej popularnego w Europie formatu, czyli

which is day or yeah, day-month-year. So,  I'm trying to meet them halfway here. From  

dzień, a właściwie dzień-miesiąc-rok. Próbuję więc spotkać się z nimi w połowie drogi. Od

the 15th through the 21st of August. Okay. My  two teenage children and I navigated the Paris  

15 do 21 sierpnia. Dobra. Ja i dwójka moich nastoletnich dzieci

Metro for the first time. On the whole, our  experience was positive. Metro workers were  

po raz pierwszy podróżowaliśmy paryskim metrem. Ogólnie rzecz biorąc, nasze wrażenia były pozytywne. Pracownicy metra okazali

patient when helping us purchase the necessary  tickets. Over the course of our seven-day stay,  

cierpliwość, pomagając nam w zakupie niezbędnych biletów. W ciągu naszego siedmiodniowego pobytu

we bought a combination of tickets, including  Paris Visite and single-use tickets. However,  

kupiliśmy kombinację biletów, w tym Paris Visite i bilety jednorazowe. Jednak

while safety rules are clearly visible to metro  users, the rules of ticket usage are not. No one  

o ile zasady bezpieczeństwa są wyraźnie widoczne dla użytkowników metra, o tyle zasady korzystania z biletów już nie. Nikt nie

explained the need to have tickets upon exiting a  station. We learned the hard way. On the evening  

wyjaśnił konieczności posiadania biletów przy wyjściu ze stacji. Nauczyliśmy się na własnej skórze. Wieczorem

of the 20 August 2023 -- again I'm using that more  more common format in Europe -- while exiting at  

20 sierpnia 2023 r. – znowu używam tego bardziej popularnego w Europie formatu – przy wyjściu na

Alma-Marceau (that's a station), we were stopped  by security and requested to present our tickets.  

Alma-Marceau (to jest stacja), zatrzymała nas ochrona i poproszono o okazanie biletów.

It was our final night in Paris, and  we had bought single-use tickets.  

To była nasza ostatnia noc w Paryżu i kupiliśmy jednorazowe bilety.

I had retained my ticket, as had my son, but my  daughter had just thrown hers away in a trash  

Zachowałem bilet, podobnie jak mój syn, ale córka właśnie wyrzuciła swój bilet do

can in the metro. Since she could not present  a valid ticket, she was immediately fined 50  

kosza na śmieci w metrze. Ponieważ nie mogła okazać ważnego biletu, natychmiast została ukarana grzywną w wysokości 50

euros. We had to present my daughter's passport  for the ticket to be written up. I paid the fine  

euro. Aby wypisać bilet, musieliśmy przedstawić paszport mojej córki . Zapłaciłem grzywnę

by cash and received a receipt, and here since  I looked at the online form, by the way, there's  

gotówką i otrzymałem paragon, a tutaj, nawiasem mówiąc, przeglądając formularz online,

no option to upload or make an attachment, so I'm  writing some of the details from the ticket here.  

nie ma możliwości przesłania ani zrobienia załącznika, więc piszę tutaj niektóre szczegóły z biletu.

Later on the way back into the station, we saw  more tourists being stopped and fined for the  

Później w drodze powrotnej na stację zaobserwowaliśmy, że więcej turystów zostało zatrzymanych i ukaranych grzywną z tego

same reason, which gave the strong impression  that tourists are targeted for this infraction.  

samego powodu, co wywołało silne wrażenie, że to wykroczenie dotyczy turystów.

While we recognize that we violated a rule of  the RATP, we wish to emphasize that we were not  

Choć zdajemy sobie sprawę, że naruszyliśmy zasadę RATP, pragniemy podkreślić, że nie byliśmy

aware that the rule existed. I later spoke with  a metro cashier at Porte de Clichy (that's another  

świadomi istnienia takiej zasady. Rozmawiałem później z kasjerką metra w Porte de Clichy (to kolejna

station), and she pointed to a set of rules  in small print at the far end of the lobby.  

stacja) i wskazała mi zbiór zasad zapisanych drobnym drukiem na drugim końcu holu.

I suspect that few tourists see those rules;  we certainly did not. What tourists see is  

Podejrzewam, że niewielu turystów widzi te zasady; z pewnością nie. Turyści widzą

the information posted around the  ticket counter regarding pricing.  

informacje dotyczące cen umieszczone przy kasie biletowej.

We also see information posted around the ticket  machines, on the platforms, and in the trains. If  

Widzimy także informacje wywieszone wokół automatów biletowych, na peronach i w pociągach. Jeśli

you wish to inform all passengers of the rules,  then I strongly recommend posting the rules along  

chcesz poinformować wszystkich pasażerów o zasadach, zdecydowanie zalecam wywieszenie zasad wraz z

with a visual aid (e.g., meaning "for example" --  a hand holding a ticket) at every ticket machine  

pomocą wizualną (np. oznaczającą „na przykład” – dłoń trzymającą bilet) w każdym automacie biletowym

with the reminder in French and other common  languages of visiting tourists: "old on to your  

z przypomnieniem w języku francuskim i innym powszechny język odwiedzających turystów: „zawsze pamiętaj o swoim

validated ticket at all times." Or "Please retain  your validated ticket until you exit the metro."  

skasowanym bilecie”. Lub „Proszę zachować skasowany bilet do momentu wyjścia z metra”.

Paris is a favorite tourist destination, and  thousands of us enjoy visiting your wonderful  

Paryż jest ulubionym kierunkiem turystycznym i tysiące z nas lubi odwiedzać Twoje wspaniałe

city. Unfortunately, the experience of being fined  for a rule that we were not aware of affects our  

miasto. Niestety, doświadczenie kary pieniężnej za zasadę, o której nie byliśmy świadomi, wpływa na nasze

impression of Paris and the quality of our stay.  If you wish for tourists to follow the rules,  

wrażenia z Paryża i jakość naszego pobytu. Jeśli chcesz, aby turyści przestrzegali zasad,

the RATP must take greater measures to educate  us. Fining passengers who are often unaware of  

RATP musi podjąć większe kroki w celu edukacji . Nakładanie kar finansowych na pasażerów, którzy często nie są świadomi

the rules is not the best means. Thankfully,  we had plenty of other encounters with kind  

zasad, nie jest najlepszym sposobem. Na szczęście mieliśmy wiele innych spotkań z życzliwymi

Parisians inside and outside of the metro  that offset this negative experience, but  

paryżanami w metrze i poza nim, które zrównoważyły ​​to negatywne doświadczenie, ale

it is unnecessary to make this a common experience  among tourists, who arrive with the wish to enjoy  

nie jest konieczne, aby było to powszechne doświadczenie wśród turystów, którzy przybywają z chęcią cieszenia się

and appreciate the beauty of your city. I hope  you will take my suggestion into consideration to  

i doceniania piękna swojego miasta . Mam nadzieję, że weźmiesz pod uwagę moją sugestię, aby

improve the service and experience of the RATP.  Thank you for your attention. Best regards, me.

ulepszyć usługi i doświadczenie RATP. Dziękuję za uwagę. Pozdrawiam serdecznie.

That's all for now. Please remember to like and  share the video if you found the lesson useful. As  

To wszystko na teraz. Pamiętaj, aby polubić i udostępnić film, jeśli uważasz, że lekcja jest przydatna. Jak

always, thanks for watching and happy studies!  Follow me on Instagram, Facebook, Twitter,  

zawsze dziękuję za obejrzenie i życzę udanych studiów! Obserwuj mnie na Instagramie, Facebooku, Twitterze

and Patreon. And don't forget to subscribe  here on YouTube. Turn on those notifications.

i Patreonie. Nie zapomnij zasubskrybować tutaj w YouTube. Włącz te powiadomienia.