5 useful email expressions

Hi. My name is Emma, and today we are going to look at some very useful email expressions.

こんにちは、エマです。今回のレッスンは メール作成に役立つ表現を学びます。

So we're going to look at five in total, and these email expressions can be used in formal

全部で 5 つの表現があり、正式な メールに使えるものばかりです。

email writing. So I've had a lot of students in the past tell me that they spend hours

これまで多くの方から 短くて簡単なメールを書くのに何時間も

writing very simple, short emails. These expressions will help you to improve your email writing,

かかってしまうと聞きましたが、この表現を 使えばメールがうまく、そして短時間で

and to write emails a lot quicker. So let's get started.

書けるようになります。 それでは始めましょう。

Okay, so our first expression, very common: "Please find attached _________."

1つ目はとてもよく使う表現です。 "Please find attached _________."(添付した______をご覧ください)

Okay? "Please find attached _________." So, what do I mean by "attached"? So, in this

"Please find attached _________."です。 ここで言う"attached"とは動詞で

case, "attached" is a verb, but "an attachment", which is the same thing but in the noun form,

"an attachment"と同じ意味ですが こちらは名詞形で、どちらも

is an added computer file. So it's a computer file we add to an email. So, what are some

付属したコンピューターのファイルです。 メールの添付ファイルとも言います。

examples of attachments? Well: "Please find attached my resume." This may be an added

いくつか例をあげれば、"Please find attached my resume.(履歴書を...)"。たぶん

computer file. "Please find attached photos from the conference." So it's a very simple

添付したファイルでしょう。"Please find attached photos from the conference.(会議の写真)"。とても簡単な

phrase. It's very polite. Notice we have "please". "Please find attached _________." And then

フレーズです。"please"を使った丁寧な文です。 "Please find attached _________."の

you just fill in the blank with the computer file you're adding to the email. Okay? So

空白部分にメールに添付する コンピューターファイルを入れます。

that's our first expression.

これが最初の表現です。

Now let's look at our second expression. "I've forwarded _________ to you." Or alternatively,

では次の表現に移ります。 "I've forwarded _________ to you.(…を転送しました)"、

we can also say: "I'm forwarding _________ to you."

他にもこのように言えます。 "I'm forwarding _________ to you.(…を転送します)"

So, first of all, what do I mean by "forward"? Okay? Well, a forward... "Forwarding" is a

まずは "forward" に注目しましょう。 "Forwarding" は動詞ですが

verb, but it can also be a noun, as in "forward". So a "forward" is when you get an email and

"forward" の場合、名詞になります。 "forward(転送)" とは受け取ったメールを

you decide you want to resend the email to someone else, so you forward it to them. So,

他の人に再送信することです。 他の人に「転送」します。

again, it's when you want to resend an email and you send it to a different email address.

別のメールアドレスに対して メールをもう一度送ることです。

So that's a forward. So what can I forward? Well, we've used resume already; we can use

では、何が転送できると思いますか？ すでに履歴書は使いましたが、もう一度

it again. "I've forwarded..." Maybe you're forwarding someone else's resume, so: "Bill's

使ってみましょう。"I've forwarded..." ここでは 他人の履歴書を転送するとします。"Bill's

resume to you.", "I'm forwarding John's email." Maybe there was a good email he sent, so you

resume to you.", "I'm forwarding John's email." Johnのメールの内容がよかったので、あなたも

want to forward it to someone else to you. So that covers forwarding.

他の誰かに転送しようとします。 ここまでが「forwarding(転送)」の説明です。

K, now let's look at some more expressions.

では次の表現に移りましょう。

Okay, so expression number three: "I've cc'd/cc'ed/copied _________"-and then

3番目の表現は、 "I've cc'd/cc'ed/copied _________"- そして

you write the name of the person-"on this email."

誰かの名前を書き、 "on this email." と続けます。

So, what does this mean? Well, sometimes maybe you've written an email to someone, but you

どういった状況で使うのかと言えば 誰かにメールを書いたのですが

want someone else to see what you've written. So the email isn't directed to this person;

他の人にもこのメールを送りたいとします。 この人が直接の相手ではないのですが

you just want them to know what's going on, so you might cc them or copy them. Okay? So

状況を知っておいてもらいたいのです。 そこで、CCにその人物をいれます。

there are three different ways to write this. Remember, in business writing and in formal

この書き方は 3 通りあります。 ビジネス文書や正式なメール文書では

writing for emails, we really want emails to be short and to the point. We want them

短くて要領を得た書き方が望まれ 簡潔なメールが好まれます。

to be concise, so that's why you may see "cc'd", not as a word but just with an apostrophe

ですから単語ではなく短縮形の "cc'd" をよく目にしますが、これは

"d", meaning the past participle. "Cc'ed" or "copied". All of these are correct to use.

過去分詞を表しています。"Cc'ed"や "copied" はすべて正しい使い方です。

So I could say: "I've cc'd Umar on this email." Meaning the email goes to someone, but Umar

"ですから、 "I've cc'd Umar on this email. （Umar をCCに追加しました）" 直接の宛先は別の人ですが、同時に

can also see the email too. So the email isn't directed to Umar; he can just see it too.

Umarもメールを読むことができます。 Umar宛ではなくとも、目を通すことができます。

So why might we cc someone? Well, to keep a person, so someone, in the loop.

なぜ別の人物にも送信をするのかと言えば "keep someone, in the loop. （人に絶えず最新情報を送る）"

So this is another common expression you may hear. When you keep someone in the loop, it means

これもよく聞く表現のひとつです。 「誰かを輪の中に入れておきたい」、つまり

you want them to know what is going on, so you keep them in the loop. Meaning now they

起こっている事を知っておいてほしいのです。 最新情報を伝えておきたい、というのは

know what is happening. Okay?

状況を知っておいてほしいということです。

Expression number four:

4 つ目の表現です。

"If you have any questions, please don't hesitate to contact me."

"If you have any questions, please don't hesitate to contact me.（質問があれば遠慮くなくお尋ねください）"

So, first of all, what does "hesitate" mean?

まず "hesitate"とは？

This might be a word you don't know. It means to wait. So, this can also sound like: "If

知らない単語かもしれませんが 「待つ」ことです。ですから、「質問があれば

you have any questions, please don't wait to contact me." "Hesitate" is, of course,

待たずにお尋ねください」となります。 実際、"Hesitate" はより堅い言葉で

more formal and it's the one that is commonly used. So this is a great way to actually end

頻繁に使われます。 メールの締めの言葉に最適です。

an email. Towards the end, before you say: "Sincerely", or: "Kind regards, Vanessa",

メールの最後に "Sincerely(よろしくお願いします),"または "Kind regards, Vanessa",

or: "Emma", or: "Umar", or: "John", this is a good thing to write before the very end

"Emma"、"Umar"、"John"の前に 付け加えるのにぴったりです。

of the email.

So here's the fifth expression: "I look forward to..." and then we have different

5 つ目の表現は、"I look forward to..." で、この後に色々な

options. So before I get to those options, "I look forward to",

言葉が続きますが、それを説明する 前に、"I look forward to"とは

what does that mean exactly? Well, it means this is what you want the other

どういった意味なのでしょうか。 これは、相手に「してほしい」ことを表し

person to do and you're saying it in a polite way. So: "I look forward to hearing from you."

丁寧な形で伝える表現です。 ですから、"I look forward to hearing from you."

You want the other person to contact you. "I look forward to hearing from you." And

相手からの連絡がほしいことを伝えています。 "I look forward to hearing from you. （お返事、お待ちしています）"

notice we use verb in the "ing" form. Another thing we could say: "I look forward to meeting you."

動詞がing形になっていますね。他にも "I look forward to meeting you."などあります。

Okay? So this is the action that's going to happen next, and I'm excited about it;

次に起こる行動と、あなたが楽しみに していることを表しています。

I'm looking forward to it. I could also, instead of using a verb "ing", there are so many different

動詞の代わりに、"I'm looking forward to it" とも言えます。他にもまだまだ色々な

variations of this, I could say: "I look forward to your reply." Meaning I'm waiting for your

言い方があり、" look forward to your reply" と言えば、返事を待っていることになります。

reply. I'm excited to get your reply, although it's not that strong. Okay? So this, again,

強い感じを与えることなく、返事をもらえることを 楽しみにしている、と伝えています。

usually comes towards the end of the email and it's just telling the person what action

これもメールの締めくくりに使える 表現で、あなたが期待していることを

you're waiting for.

相手に伝えます。

Okay, and now how do we sign off on the email after that? Well there are many ways to sign

では、どのようにメールを書き終えたら よいでしょうか。使える言葉はたくさん

off on an email. A common way is: "Kind Regards," or just: "Regards,". So I could say:

ありますが、一般的なのは "Kind Regards,"や"Regards,"で

"Kind Regards," and then underneath that, write: "Emma.", "Regards," underneath: "Emma.",

私なら"Kind Regards,"と書き、その下に "Emma."、または"Regards," その下に"Emma.",

"Warm Wishes,", "Yours Truly,". Again, these are just some suggestions. There are many different

"Warm Wishes,", "Yours Truly,"などありますが 参考にしてみてください。メールを書き終える

ways you can end an email and write your name underneath. Okay?

表現はたくさんあり、その下に自分の名前を 書くようにします。

So, I look forward to reading your comments and hearing about your opinions. And so, until

では、"I look forward to reading your comments （皆さんのコメントを楽しみにしています）" 色々とお聞かせください。それでは

next time... Well, before until next time actually, you can also practice these expressions

また次回………、その前に 今回の勉強した表現は私たちのウェブサイト

on our website: www.engvid.com. We have a quiz there where you can practice this vocabulary

www.engvid.com で練習できます。 ボキャブラリーのテストもありますので

and make sure that you understand it to the fullest.

きちんと理解できているか 確認してみてください。

So, until next time, take care.

それではまた次回、お会いしましょう。