Writing Emails: My Complete Guide

Hey, welcome back to engVid.

سلام، به engVid خوش آمدید.

Today we are looking at how to do emails well.

امروز ما به چگونگی انجام ایمیل ها به خوبی می پردازیم.

A vital skill in today's modern world, it's not just for at work, we're looking at social

یک مهارت حیاتی در دنیای مدرن امروزی ، فقط برای محل کار نیست، ما به

emails and in general, what makes emails different to letters and any other form of communication.

ایمیل‌های اجتماعی و به طور کلی آنچه که ایمیل‌ها را با نامه‌ها و هر شکل دیگر ارتباط متفاوت می‌کند، بررسی می‌کنیم.

The way you present yourself in an email can give a very strong or a very poor impression

نحوه معرفی خود در یک ایمیل می تواند تصور بسیار قوی یا بسیار ضعیفی

of you.

از شما ایجاد کند.

So it's important that you communicate well by email because it's often the first thing

بنابراین مهم است که از طریق ایمیل به خوبی ارتباط برقرار کنید زیرا این اولین چیزی است

people know of you before they meet you.

که مردم قبل از ملاقات شما را می شناسند.

So my top tips, I'm not saying that I follow these all the time.

بنابراین توصیه های برتر من، من نمی گویم که همیشه آنها را دنبال می کنم.

Some of my emails are atrocious.

برخی از ایمیل های من وحشیانه هستند.

But this is like the golden standard that we're looking for.

اما این مانند استاندارد طلایی است که ما به دنبال آن هستیم.

You want your emails to be clear, to the point.

شما می خواهید ایمیل های شما واضح و دقیق باشد.

It's not the place for philosophizing and thinking about questions and discussion points.

اینجا جای فلسفه ورزی و تفکر در مورد پرسش ها و نکات بحث نیست.

It's more sort of...

It's more kind of factual communication that we're looking for in an email.

این بیشتر نوعی ارتباط است که ما در ایمیل به دنبال آن هستیم.

Succinct, yep.

مختصر، بله

Why say in 32 words what you could say in eight words?

چرا در 32 کلمه چیزی را که می توانید در هشت کلمه بگویید؟

So you need to be rereading your emails to think, where can I shave off some words here

بنابراین باید ایمیل‌های خود را دوباره بخوانید تا فکر کنید، کجا می‌توانم برخی از کلمات را در اینجا حذف

to make this more punchy?

کنم تا این موضوع بدتر شود؟

Punctual.

وقت شناس.

I once worked for someone who said that you should treat an email like a letter with a

من یک بار برای کسی کار می کردم که می گفت باید با یک ایمیل مانند نامه ای با

first class stamp, i.e. you need to respond to it within 24 hours.

مهر درجه یک رفتار کنید، یعنی باید ظرف 24 ساعت به آن پاسخ دهید.

Obviously, if it's a sales or marketing spam email, that doesn't apply, but it's a nice

بدیهی است که اگر این یک ایمیل اسپم فروش یا بازاریابی باشد ، صدق نمی کند، اما معیار خوبی است

yardstick.

.

Be polite and be considerate.

مودب و با ملاحظه باشید.

Even if you're thinking something quite negative about the person you're writing to, you still

حتی اگر به چیزی کاملاً منفی در مورد شخصی که برایش نامه می نویسید فکر می کنید، باز هم

need to try and write to them in a way that shows respect.

باید سعی کنید به گونه ای برای او بنویسید که نشان دهنده احترام باشد.

First thing we're going to be looking at is how you start the email.

اولین چیزی که می خواهیم به آن نگاه کنیم این است که چگونه ایمیل را شروع می کنید.

Then we'll be looking at the first sentence in the email, where you're saying, like, the

سپس به اولین جمله در ایمیل نگاه می کنیم، جایی که شما می گویید، مانند

purpose of the email, and we'll look at some key phrases for various different types of

هدف ایمیل، و به برخی از عبارات کلیدی برای انواع مختلف

email, and then how to finish it.

ایمیل، و سپس نحوه تکمیل آن نگاه می کنیم. .

Valutation, that means how to say hello.

ارزش گذاری، یعنی چگونه سلام کنیم.

If you're writing to your partner, wife, husband, now, I'm not going to give relationship advice,

اگر اکنون به شریک زندگی، همسر، همسرتان می نویسید ، من قصد ندارم به شما توصیه ای در رابطه با رابطه بدهم،

but just to kind of show some differences, you might put their name, a way this is how

بلکه فقط برای نشان دادن برخی تفاوت ها ، ممکن است نام آنها را قرار دهید، روشی که

you might say goodbye, thinking of you, or maybe you can be more poetic, and then put

می توانید با این روش خداحافظی کنید. به تو فکر می کنم، یا شاید بتوانی شاعرتر باشی، و بعد

your name, obviously your name is not my name, well, it might be, might be some Benjamins

اسمت را بگذار، بدیهی است که نام تو نام من نیست، خوب، ممکن است برخی بنجامین

out there.

ها آنجا باشند.

If you're writing to a friend, hey, more North American, hi, more British, put their name,

اگر برای دوستی می‌نویسید، سلام، آمریکایی‌های شمالی، سلام، انگلیسی‌تر، نام آن‌ها

might end with see you soon.

را بگذارید، ممکن است به زودی با شما به پایان برسد.

You might write that kind of in sort of text language, like see ya soon, you might sort

شما ممکن است این نوع زبان را به زبان متنی بنویسید، مثلاً به زودی می‌بینیم، ممکن است به نوعی

of abbreviate it, like, because if it's a friend, you don't have to stick to formal

آن را مخفف کنید، مثلاً، زیرا اگر دوست است، لازم نیست به

rules of written English, and then put your name.

قوانین رسمی انگلیسی نوشتاری پایبند باشید، و سپس آن را بنویسید. نام.

Work emails, now, if it's someone within your company, dear, and then what their name is,

ایمیل های کاری، اکنون، اگر شخصی در شرکت شما باشد ، عزیز، و سپس نامش چیست

you definitely need to have your name at the bottom, will look better if you've set up

، قطعاً باید نام خود را در پایین داشته باشید، اگر نوعی امضای الکترونیکی تنظیم کرده باشید، بهتر به نظر می رسد

some sort of e-signature, but it's up to you how you sign off, you could just put the name

، اما بستگی به شما دارد که چگونه امضا می کنید، فقط می توانید نام را

without any kind of kind regards, thanks, so you can just, you know, nice and clean,

بدون هیچ احترامی بگذارید، با تشکر، بنابراین می توانید، خوب و تمیز،

just put your name, but if you do want to have a sign off, then thanks, it's quite sort

فقط نام خود را بنویسید، اما اگر می خواهید علامتی داشته باشید ، متشکرم

of generic, it works for many different occasions, you don't have to be saying, thanking them

، کاملاً عمومی است، برای موارد مختلف کار می کند ، لازم نیست بگویید، از آنها

for a Christmas present, to write thanks, it can mean sort of thanks in advance for

برای هدیه کریسمس تشکر کنید، برای نوشتن تشکر کنید، می تواند به معنای تشکر از قبل برای

doing something, or maybe kind regards, but kind regards is quite formal for someone who

انجام کاری باشد، یا شاید با احترام، اما احترامات برای کسی

works in the same organization, especially if you see them all the time, you can abbreviate

که در یک سازمان کار می کند کاملاً رسمی است، به خصوص اگر همیشه آنها را می بینید، می توانید

that to KR, so you'd probably just see the KR, just so you know what that means.

آن را به KR مخفف کنید، بنابراین احتمالاً فقط KR را می بینید، فقط برای اینکه بدانید چیست یعنی

If you're writing to someone in a position of authority outside of your company, then

اگر به شخصی در موقعیتی خارج از شرکت خود نامه می نویسید، پس

dear, and then if you know their title and name, then put it, their surname we're looking

عزیز، و سپس اگر عنوان و نام او را می دانید، نام خانوادگی او را که ما به دنبال آن هستیم

for here, if you don't know their name, then it's dear sir or madam, okay?

در اینجا قرار دهید، اگر او را نمی دانید نام، پس آقا یا خانم عزیز، باشه؟

The end, kind regards, and then you put both of your names, and then preferably an e-signature

در پایان، با احترام، و سپس شما هر دو نام خود را قرار دهید، و سپس ترجیحاً یک امضای الکترونیکی

if you've got one, if you're looking to promote whoever you're working for.

اگر دارید، اگر به دنبال تبلیغ هر کسی هستید که برای آن کار می کنید.

Okay, let's have a look how to do that first sentence.

خوب، بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه آن جمله اول را انجام دهیم.

Okay, cool, so we have said hello, now we need to write something.

خوب، خوب، پس ما سلام کردیم، حالا باید چیزی بنویسیم.

So, the first sentence is the why you are writing, the purpose of the email, okay?

بنابراین، اولین جمله این است که چرا می نویسید، هدف ایمیل، خوب است؟

So there's some different ways of doing this.

بنابراین راه های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد.

I am writing to, now if you're applying for a job, you could say, I am writing to apply

من به شما می نویسم، اکنون اگر برای شغلی درخواست می دهید، می توانید بگویید، من برای درخواست موقعیت می نویسم

for the position of.

.

I am writing to apply for the position of.

من برای درخواست موقعیت می نویسم .

You might be writing a complaint, I'm writing to complain, I am writing to suggest a suggestion,

شما ممکن است شکایتی بنویسید، من برای شکایت می نویسم، برای پیشنهاد پیشنهادی می نویسم،

okay?

باشه؟

Lots of different purposes, but this is your basic pattern at the beginning.

اهداف مختلف زیادی وجود دارد، اما این الگوی اصلی شما در ابتدا است.

I am writing to, or if someone has been trying to call you, you could say, I'm sorry, I was

من به شما نامه می نویسم، یا اگر کسی سعی کرده با شما تماس بگیرد، می توانید بگویید، متاسفم،

not able to take your call yesterday, or I'm sorry for the delay in answering your email.

دیروز نتوانستم تماس شما را بگیرم، یا برای تاخیر در پاسخ به ایمیل شما متاسفم.

I am sorry, I was not able, or I'm sorry for dot, dot, dot, okay?

متاسفم، نتوانستم، یا متاسفم برای نقطه، نقطه، نقطه، باشه؟

I'm writing to, or an apology, or if someone has written to you about something specific

من برای شما می نویسم یا عذرخواهی می کنم یا اگر کسی در مورد موضوع خاصی

like, I don't know, a faulty piece of machinery, dear so-and-so, in reference to your complaint

مانند دستگاه معیوب فلانی عزیز به شما نامه نوشته است در رابطه با شکایت شما

about the electric oven, I can confirm da-da-da-da-da-da-da.

از فر برقی ، می توانم da-da-da-da-da-da-da را تأیید کنم.

So, in reference to means this is about something you have told me about, okay?

بنابراین، در اشاره به معنی این در مورد چیزی است که شما در مورد آن به من گفتید، خوب؟

Right.

درست.

And you are, so this is more if you are writing to someone that you don't know that well.

و شما هستید، بنابراین اگر به کسی می نویسید که به خوبی نمی شناسید این بیشتر است.

Maybe they're a new contact, maybe you have watched my video on networking, and you have

شاید آنها یک مخاطب جدید باشند، شاید شما ویدیوی من را در شبکه تماشا کرده باشید، و

got an introduction to someone, and you're sending them an email.

با کسی آشنا شده اید، و برای او ایمیلی ارسال می کنید.

So, it was great to meet you last night at such-and-such a bar, and then you would go

بنابراین، دیدار دیشب با شما در فلان بار بسیار عالی بود ، و سپس

into why you enjoyed meeting them, or something you spoke about, and then maybe a link to

به این موضوع می‌پردازید که چرا از ملاقات با آن‌ها لذت می‌بردید، یا چیزی که در مورد آن صحبت می‌کردید، و سپس شاید پیوندی به

your website or something.

وب‌سایت خود یا چیزی دیگر.

Or further to our phone conversation on such-and-such a date, so further to means, so we had this,

یا بیشتر از مکالمه تلفنی ما در فلان تاریخ، بنابراین بیشتر از معنی، بنابراین ما این را داشتیم،

and now we've got this.

و اکنون این را داریم.

So, the first step was the phone call, and now we're writing, or following our email

بنابراین، اولین قدم تماس تلفنی بود، و اکنون در حال نوشتن هستیم، یا به دنبال مکاتبات ایمیلی خود

correspondence on the 1st of October, I'm writing again to see if anything has changed.

در تاریخ 1 اکتبر، دوباره می نویسم تا ببینم آیا چیزی تغییر کرده است.

Okay, we're just going to have a quick pause, pressing the pause button, because if you're

بسیار خوب، ما فقط با فشار دادن دکمه مکث، یک مکث سریع خواهیم داشت، زیرا اگر

learning something from this, this is, you know, the absolute best phrases you can use

چیزی از این موضوع یاد می گیرید، این بهترین عباراتی است که می توانید

in emails, if you're finding it of benefit, then do me a favor and subscribe, and get

در ایمیل ها استفاده کنید، اگر آن را پیدا کردید. سودمند است، سپس به من لطف کنید و مشترک شوید،

the notifications, and so you get each video from me.

و اعلان ها را دریافت کنید، و بنابراین هر ویدیو را از من دریافت می کنید.

Attachments, so you've got the basic email, but you want someone to see a document, too,

پیوست‌ها، بنابراین ایمیل اصلی را دریافت کرده‌اید، اما می‌خواهید کسی سندی را نیز ببیند،

and you have attached it, so you might say, "Please find attached."

و شما آن را پیوست کرده‌اید، بنابراین می‌توانید بگویید «لطفا پیوست را پیدا کنید».

Now we've got one of these is in the passive, and one of them is in the active, "Please

اکنون یکی از اینها در حالت غیرفعال است، و یکی از آنها در حالت فعال است، "لطفا

find attached", so the attachment, something has, you know, it's just been someone, someone's

پیوست را پیدا کنید"، بنابراین پیوست، چیزی بوده است، می دانید، فقط کسی بوده است، کسی این

done it, but it wasn't us, so this is the passive, and this is the active, "I have attached

کار را انجام داده است، اما اینطور نبود. 't us، پس این غیرفعال است، و این فعال است، "من

it to the email."

آن را به ایمیل پیوست کردم."

Two different options, this is more common.

دو گزینه مختلف، این رایج تر است.

Sometimes emails have to convey bad news, so you might write, "Please accept my apologies

گاهی اوقات ایمیل‌ها باید اخبار بدی را منتقل کنند، بنابراین ممکن است بنویسید، "لطفا عذرخواهی مرا بپذیرید

for", or if it's really bad news, something like this, "We regret to inform you that your

"، یا اگر واقعاً خبر بدی است، چیزی شبیه به این، "ما متأسفیم به شما اطلاع می‌دهیم که

son did not pass their exam, and he needs to re-sit them", or something.

پسرتان امتحان خود را پس نداده است، و او نیاز دارد. آنها را دوباره بنشینم، یا چیزی دیگر.

Okay, we've got a little bit more for you.

خوب، ما کمی بیشتر برای شما داریم.

Sometimes in emails, you might need to ask the other person to do something, "Could you

گاهی اوقات در ایمیل‌ها، ممکن است لازم باشد از طرف مقابل بخواهید کاری انجام دهد، «آیا

send back a copy of the report?", "Could you do this?", "Could you do that?", or "Please

می‌توانید یک نسخه از گزارش را پس بفرستید ؟»، «آیا می‌توانید این کار را انجام دهید؟»، «می‌توانید آن را انجام دهید؟» یا «لطفا

do this", "Please do that".

این کار را انجام دهید». "، "لطفا این کار را انجام دهید".

A more formal construction, "I would be grateful if you _____", or "I would appreciate it if",

یک ساخت رسمی تر، "مشکر می شوم اگر _____" یا "اگر از آن متشکرم"،

okay?

باشه؟

So, depending on the relationship as to whether we go for the simpler option or the more formal

بنابراین، بسته به این که آیا ما به سراغ گزینه ساده‌تر یا رسمی‌تر برویم

one.

.

And then towards the end, you might need to say something like, "Do let me know if you

و سپس در انتها، ممکن است لازم باشد چیزی مانند «اگر سؤال دیگری دارید به من اطلاع دهید

have any further questions", "further" meaning more, "Do let me know if you have any further

»، «بیشتر» به معنای بیشتر، «اگر سؤال دیگری دارید به من اطلاع دهید

questions", or "Do let me know if you have any concerns", if you write "concerns" there.

»، یا «به من بگویید می دانم اگر نگرانی دارید، اگر در آنجا «نگرانی» بنویسید.

"Concerns" are worries.

"نگرانی ها" نگرانی هستند.

Should you require any more information about this, please do not hesitate to contact me.

اگر به اطلاعات بیشتری در این مورد نیاز دارید ، لطفا با من تماس بگیرید.

"Hesitate" meaning to wait, don't wait, do it straight away.

«تردید» به معنای صبر کردن ، منتظر نمانید، فوراً آن را انجام دهید.

Why not do the quiz straight away so you try and remember all of these great phrases from

چرا آزمون را فوراً انجام نمی دهید تا سعی کنید همه این عبارات عالی از

today's lesson?

درس امروز را به خاطر بسپارید؟

Hope it's been of use.

امیدوارم مورد استفاده قرار گرفته باشد

If you want any private tuition, I have limited availability, but you can go through my website,

اگر می خواهید شهریه خصوصی داشته باشید، در دسترس بودن من محدود است ، اما می توانید از طریق وب سایت من،

honeyourenglish.com.

honeyourenglish.com مراجعه کنید.

Thanks.

با تشکر.