Writing Emails: My Complete Guide

Hey, welcome back to engVid.

Hola, bienvenido de nuevo a engVid.

Today we are looking at how to do emails well.

Hoy estamos viendo cómo hacer bien los correos electrónicos.

A vital skill in today's modern world, it's not just for at work, we're looking at social

Una habilidad vital en el mundo moderno de hoy, no es solo para el trabajo, estamos viendo

emails and in general, what makes emails different to letters and any other form of communication.

correos electrónicos sociales y, en general, lo que hace que los correos electrónicos sean diferentes a las cartas y cualquier otra forma de comunicación.

The way you present yourself in an email can give a very strong or a very poor impression

La forma en que te presentas en un correo electrónico puede dar una impresión muy fuerte o muy mala

of you.

de ti.

So it's important that you communicate well by email because it's often the first thing

Por lo tanto, es importante que se comunique bien por correo electrónico porque a menudo es lo primero que la

people know of you before they meet you.

gente sabe de usted antes de conocerlo.

So my top tips, I'm not saying that I follow these all the time.

Así que mis mejores consejos, no digo que los siga todo el tiempo.

Some of my emails are atrocious.

Algunos de mis correos electrónicos son atroces.

But this is like the golden standard that we're looking for.

Pero esto es como el estándar de oro que estamos buscando.

You want your emails to be clear, to the point.

Desea que sus correos electrónicos sean claros, al punto.

It's not the place for philosophizing and thinking about questions and discussion points.

No es el lugar para filosofar y pensar en preguntas y puntos de discusión.

It's more sort of...

Es más como...

It's more kind of factual communication that we're looking for in an email.

Es más como una comunicación fáctica que estamos buscando en un correo electrónico.

Succinct, yep.

Sucinto, sí.

Why say in 32 words what you could say in eight words?

¿Por qué decir en 32 palabras lo que podrías decir en ocho palabras?

So you need to be rereading your emails to think, where can I shave off some words here

Entonces, debe volver a leer sus correos electrónicos para pensar, ¿dónde puedo eliminar algunas palabras aquí

to make this more punchy?

para hacer que esto sea más impactante?

Punctual.

Puntual.

I once worked for someone who said that you should treat an email like a letter with a

Una vez trabajé para alguien que dijo que debe tratar un correo electrónico como una carta con un

first class stamp, i.e. you need to respond to it within 24 hours.

sello de primera clase, es decir, debe responderlo dentro de las 24 horas.

Obviously, if it's a sales or marketing spam email, that doesn't apply, but it's a nice

Obviamente, si se trata de un correo electrónico no deseado de ventas o marketing , eso no se aplica, pero es un buen

yardstick.

criterio.

Be polite and be considerate.

Sea cortés y considerado.

Even if you're thinking something quite negative about the person you're writing to, you still

Incluso si piensas algo bastante negativo sobre la persona a la que le escribes,

need to try and write to them in a way that shows respect.

debes tratar de escribirle de una manera que muestre respeto.

First thing we're going to be looking at is how you start the email.

Lo primero que vamos a ver es cómo se inicia el correo electrónico.

Then we'll be looking at the first sentence in the email, where you're saying, like, the

Luego veremos la primera oración en el correo electrónico, donde dices, como, el

purpose of the email, and we'll look at some key phrases for various different types of

propósito del correo electrónico, y veremos algunas frases clave para varios tipos diferentes de

email, and then how to finish it.

correo electrónico, y luego cómo terminarlo. .

Valutation, that means how to say hello.

Valoración, eso significa cómo decir hola.

If you're writing to your partner, wife, husband, now, I'm not going to give relationship advice,

Si le escribes a tu pareja, esposa, esposo, ahora, no voy a dar consejos sobre relaciones,

but just to kind of show some differences, you might put their name, a way this is how

pero solo para mostrar algunas diferencias, puedes poner su nombre, de esta manera es como

you might say goodbye, thinking of you, or maybe you can be more poetic, and then put

podrías decir adiós, pensando en ti, o tal vez puedes ser más poético, y luego poner

your name, obviously your name is not my name, well, it might be, might be some Benjamins

tu nombre, obviamente tu nombre no es mi nombre, bueno, podría ser, podría haber algunos

out there.

Benjamins por ahí.

If you're writing to a friend, hey, more North American, hi, more British, put their name,

Si le escribes a un amigo, oye, más norteamericano, hola, más británico, pon su nombre,

might end with see you soon.

podría terminar con hasta pronto.

You might write that kind of in sort of text language, like see ya soon, you might sort

Podrías escribir ese tipo de lenguaje de texto , como hasta pronto, podrías

of abbreviate it, like, because if it's a friend, you don't have to stick to formal

abreviarlo, como, porque si es un amigo, no tienes que apegarte a las

rules of written English, and then put your name.

reglas formales del inglés escrito, y luego poner tu nombre.

Work emails, now, if it's someone within your company, dear, and then what their name is,

Correos electrónicos de trabajo, ahora, si es alguien dentro de su empresa, querido, y luego cuál es su nombre

you definitely need to have your name at the bottom, will look better if you've set up

, definitivamente necesita tener su nombre en la parte inferior, se verá mejor si ha configurado

some sort of e-signature, but it's up to you how you sign off, you could just put the name

algún tipo de firma electrónica, pero es depende de ti cómo te despides, puedes simplemente poner el nombre

without any kind of kind regards, thanks, so you can just, you know, nice and clean,

sin ningún tipo de saludo, gracias, así que puedes, ya sabes, agradable y limpio,

just put your name, but if you do want to have a sign off, then thanks, it's quite sort

solo poner tu nombre, pero si quieres tener un cierre de sesión , entonces gracias, es bastante

of generic, it works for many different occasions, you don't have to be saying, thanking them

genérico, funciona para muchas ocasiones diferentes , no tiene que estar diciendo, agradeciendo

for a Christmas present, to write thanks, it can mean sort of thanks in advance for

por un regalo de Navidad, para escribir gracias , puede significar una especie de gracias por adelantado por

doing something, or maybe kind regards, but kind regards is quite formal for someone who

hacer algo, o tal vez saludos cordiales, pero saludos cordiales es bastante formal para alguien que

works in the same organization, especially if you see them all the time, you can abbreviate

trabaja en la misma organización, especialmente si los ve todo el tiempo, puede abreviar

that to KR, so you'd probably just see the KR, just so you know what that means.

eso a KR, por lo que probablemente solo vea el KR, solo para saber qué eso significa.

If you're writing to someone in a position of authority outside of your company, then

Si le escribe a alguien en una posición de autoridad fuera de su empresa, entonces

dear, and then if you know their title and name, then put it, their surname we're looking

querido, y luego si sabe su título y nombre, póngalo, su apellido estamos

for here, if you don't know their name, then it's dear sir or madam, okay?

buscando aquí, si no sabe su nombre, entonces es querido señor o señora, ¿de acuerdo?

The end, kind regards, and then you put both of your names, and then preferably an e-signature

El final, saludos cordiales, y luego pones los nombres de ambos, y luego, preferiblemente, una firma electrónica

if you've got one, if you're looking to promote whoever you're working for.

si tienes una, si estás buscando promover a quienquiera que estés trabajando.

Okay, let's have a look how to do that first sentence.

Bien, echemos un vistazo a cómo hacer esa primera oración.

Okay, cool, so we have said hello, now we need to write something.

Bien, genial, ya hemos dicho hola, ahora tenemos que escribir algo.

So, the first sentence is the why you are writing, the purpose of the email, okay?

Entonces, la primera oración es el por qué estás escribiendo, el propósito del correo electrónico, ¿de acuerdo?

So there's some different ways of doing this.

Así que hay algunas maneras diferentes de hacer esto.

I am writing to, now if you're applying for a job, you could say, I am writing to apply

Le escribo a, ahora si está solicitando un trabajo, podría decir, le escribo para solicitar

for the position of.

el puesto de.

I am writing to apply for the position of.

Le escribo para solicitar el puesto de.

You might be writing a complaint, I'm writing to complain, I am writing to suggest a suggestion,

Es posible que esté escribiendo una queja, escribo para quejarme, escribo para sugerir una sugerencia,

okay?

¿de acuerdo?

Lots of different purposes, but this is your basic pattern at the beginning.

Muchos propósitos diferentes, pero este es su patrón básico al principio.

I am writing to, or if someone has been trying to call you, you could say, I'm sorry, I was

Le escribo, o si alguien ha estado tratando de llamarlo, puede decir, lo siento,

not able to take your call yesterday, or I'm sorry for the delay in answering your email.

no pude atender su llamada ayer, o lo siento por la demora en responder su correo electrónico.

I am sorry, I was not able, or I'm sorry for dot, dot, dot, okay?

Lo siento, no pude, o lo siento por punto, punto, punto, ¿de acuerdo?

I'm writing to, or an apology, or if someone has written to you about something specific

Le escribo, o una disculpa, o si alguien le ha escrito sobre algo específico

like, I don't know, a faulty piece of machinery, dear so-and-so, in reference to your complaint

como, no sé, una máquina defectuosa, querido fulano, en referencia a su queja

about the electric oven, I can confirm da-da-da-da-da-da-da.

sobre el horno eléctrico. , puedo confirmar da-da-da-da-da-da-da.

So, in reference to means this is about something you have told me about, okay?

Entonces, en referencia a significa que se trata de algo que me has contado, ¿de acuerdo?

Right.

Bien.

And you are, so this is more if you are writing to someone that you don't know that well.

Y lo eres, así que esto es más si le estás escribiendo a alguien que no conoces muy bien.

Maybe they're a new contact, maybe you have watched my video on networking, and you have

Tal vez sea un nuevo contacto, tal vez hayas visto mi video sobre la creación de redes, y

got an introduction to someone, and you're sending them an email.

tienes una presentación de alguien, y le estás enviando un correo electrónico.

So, it was great to meet you last night at such-and-such a bar, and then you would go

Entonces, fue genial conocerte anoche en tal o cual bar, y luego

into why you enjoyed meeting them, or something you spoke about, and then maybe a link to

explicarías por qué disfrutaste conocerlos, o algo de lo que hablaron, y luego tal vez un enlace a

your website or something.

tu sitio web o algo así.

Or further to our phone conversation on such-and-such a date, so further to means, so we had this,

O más allá de nuestra conversación telefónica en tal y tal fecha, más allá de los medios, así que tuvimos esto,

and now we've got this.

y ahora tenemos esto.

So, the first step was the phone call, and now we're writing, or following our email

Entonces, el primer paso fue la llamada telefónica, y ahora estamos escribiendo, o siguiendo nuestra

correspondence on the 1st of October, I'm writing again to see if anything has changed.

correspondencia por correo electrónico el 1 de octubre, estoy escribiendo de nuevo para ver si algo ha cambiado.

Okay, we're just going to have a quick pause, pressing the pause button, because if you're

Bien, solo vamos a hacer una pausa rápida, presionando el botón de pausa, porque si estás

learning something from this, this is, you know, the absolute best phrases you can use

aprendiendo algo de esto, estas son, ya sabes, las mejores frases que puedes usar

in emails, if you're finding it of benefit, then do me a favor and subscribe, and get

en los correos electrónicos, si las estás encontrando. de beneficio, entonces hazme un favor y suscríbete, y recibe

the notifications, and so you get each video from me.

las notificaciones, y así recibes cada video de mí.

Attachments, so you've got the basic email, but you want someone to see a document, too,

Archivos adjuntos, por lo que tiene el correo electrónico básico, pero desea que alguien también vea un documento

and you have attached it, so you might say, "Please find attached."

y lo ha adjuntado, por lo que podría decir: "Encuentre adjunto".

Now we've got one of these is in the passive, and one of them is in the active, "Please

Ahora tenemos uno de estos está en el pasivo, y uno de ellos está en el activo, "

find attached", so the attachment, something has, you know, it's just been someone, someone's

Encuentre adjunto", por lo que el archivo adjunto, algo tiene, ya sabes, solo ha sido alguien, alguien lo ha

done it, but it wasn't us, so this is the passive, and this is the active, "I have attached

hecho, pero fue No somos nosotros, así que este es el pasivo, y este es el activo, "Lo he

it to the email."

adjuntado al correo electrónico".

Two different options, this is more common.

Dos opciones diferentes, esta es más común.

Sometimes emails have to convey bad news, so you might write, "Please accept my apologies

A veces, los correos electrónicos tienen que transmitir malas noticias, por lo que podría escribir: "Por favor, acepte mis

for", or if it's really bad news, something like this, "We regret to inform you that your

disculpas", o si se trata de realmente malas noticias, algo como esto: "Lamentamos informarle que su

son did not pass their exam, and he needs to re-sit them", or something.

hijo no aprobó el examen y necesita para volver a sentarlos", o algo así.

Okay, we've got a little bit more for you.

Bien, tenemos un poco más para ti.

Sometimes in emails, you might need to ask the other person to do something, "Could you

A veces, en los correos electrónicos, es posible que deba pedirle a la otra persona que haga algo, "¿Podría

send back a copy of the report?", "Could you do this?", "Could you do that?", or "Please

enviar una copia del informe?", "¿Podría hacer esto?", "¿Podría hacer eso?" o "Por favor,

do this", "Please do that".

haga esto". ", "Por favor haz eso".

A more formal construction, "I would be grateful if you _____", or "I would appreciate it if",

Una construcción más formal, "Te agradecería si _____", o "Te lo agradecería",

okay?

¿de acuerdo?

So, depending on the relationship as to whether we go for the simpler option or the more formal

Entonces, dependiendo de la relación, si optamos por la opción más simple o la más

one.

formal.

And then towards the end, you might need to say something like, "Do let me know if you

Y luego, hacia el final, es posible que deba decir algo como: "Avíseme si

have any further questions", "further" meaning more, "Do let me know if you have any further

tiene más preguntas", "más", que significa más, "Avíseme si tiene más

questions", or "Do let me know if you have any concerns", if you write "concerns" there.

preguntas", o "Déjame saber". quiero saber si tiene alguna inquietud", si escribe "inquietudes" allí.

"Concerns" are worries.

Las "preocupaciones" son preocupaciones.

Should you require any more information about this, please do not hesitate to contact me.

Si necesita más información al respecto, no dude en ponerse en contacto conmigo.

"Hesitate" meaning to wait, don't wait, do it straight away.

"Dudar" significa esperar, no esperar, hacerlo de inmediato.

Why not do the quiz straight away so you try and remember all of these great phrases from

¿Por qué no haces el cuestionario de inmediato para que intentes recordar todas estas grandiosas frases de

today's lesson?

la lección de hoy?

Hope it's been of use.

Espero que haya sido de utilidad.

If you want any private tuition, I have limited availability, but you can go through my website,

Si desea alguna clase privada, tengo disponibilidad limitada, pero puede visitar mi sitio web,

honeyourenglish.com.

honeyourenglish.com.

Thanks.

Gracias.