Writing Emails: My Complete Guide

Hey, welcome back to engVid.

こんにちは、engVid へようこそ。

Today we are looking at how to do emails well.

今日は、 メールをうまく行う方法を見ていきます。

A vital skill in today's modern world, it's not just for at work, we're looking at social

今日の現代世界では不可欠なスキル です。これは仕事だけでなく、ソーシャル

emails and in general, what makes emails different to letters and any other form of communication.

メールや、一般的に、メール が手紙やその他のコミュニケーション手段と異なる理由を検討しています。

The way you present yourself in an email can give a very strong or a very poor impression

メールでの自己紹介の仕方によって、あなたの 印象が非常に強くなったり、非常に悪くなったりする可能性が

of you.

あります。

So it's important that you communicate well by email because it's often the first thing

多くの場合、メールは会う前に最初にあなたのことを知るものなので、メールでうまくコミュニケーションをとることが重要

people know of you before they meet you.

です。

So my top tips, I'm not saying that I follow these all the time.

だから私の一番のヒントは、私が常にこれらに従うと言っているわけではありませ ん.

Some of my emails are atrocious.

私のメールのいくつかはひどいものです。

But this is like the golden standard that we're looking for.

しかし、これは 私たちが求めているゴールデン スタンダードのようなものです。

You want your emails to be clear, to the point.

メールは要点を明確にする必要があります 。

It's not the place for philosophizing and thinking about questions and discussion points.

質問や議論のポイントについて哲学したり考えたりする場所ではありません 。

It's more sort of...

それは

It's more kind of factual communication that we're looking for in an email.

、私たちが電子メールで探している事実に基づいたコミュニケーションのようなものです。

Succinct, yep.

簡潔ですね。 8 語で言える

Why say in 32 words what you could say in eight words?

ことを 32 語で言うのはなぜ ですか?

So you need to be rereading your emails to think, where can I shave off some words here

ですから、メールを読み直して考える必要があります

to make this more punchy?

。これをよりパンチのあるものにするために、ここでいくつかの単語を削除できますか?

Punctual.

規則正しい。

I once worked for someone who said that you should treat an email like a letter with a

私はかつて 、電子メールは一流の切手を貼った手紙のように扱うべきだ

first class stamp, i.e. you need to respond to it within 24 hours.

、つまり 24 時間以内に返信する必要があると言う人の下で働いていました。

Obviously, if it's a sales or marketing spam email, that doesn't apply, but it's a nice

明らかに、それが販売またはマーケティングのスパム メールである場合、それは当てはまりませんが、それは良い

yardstick.

尺度です。

Be polite and be considerate.

礼儀正しく、思いやりを持ってください。

Even if you're thinking something quite negative about the person you're writing to, you still

手紙を書いている相手について非常に否定的なことを考えている場合でも、敬意を示す

need to try and write to them in a way that shows respect.

ような方法で手紙を書く必要があります 。

First thing we're going to be looking at is how you start the email.

最初に 確認するのは、メールの開始方法です。

Then we'll be looking at the first sentence in the email, where you're saying, like, the

次に、メールの最初の文を見ていきます。たとえば 、メールの目的などです。

purpose of the email, and we'll look at some key phrases for various different types of

さまざまな種類のメールのキー フレーズをいくつか見て

email, and then how to finish it.

、 最後にどのように終わらせるかを見ていきます。 .

Valutation, that means how to say hello.

評価、 それは挨拶の仕方を意味します。

If you're writing to your partner, wife, husband, now, I'm not going to give relationship advice,

あなたがあなたのパートナー、妻、夫に手紙を書くなら 、私は関係のアドバイスをするつもりは

but just to kind of show some differences, you might put their name, a way this is how

ありませんが、いくつかの違いを示すため

you might say goodbye, thinking of you, or maybe you can be more poetic, and then put

に. あなたのことを考えたり、 もっと詩的になったりして、

your name, obviously your name is not my name, well, it might be, might be some Benjamins

あなたの名前を書いてみてください。明らかにあなたの名前は私の名前ではあり

out there.

ません。

If you're writing to a friend, hey, more North American, hi, more British, put their name,

あなたが友人に手紙を書いているなら、ねえ、もっと北 アメリカ人、こんにちは、もっとイギリス人、彼らの名前を入れて、

might end with see you soon.

すぐに会いましょうで終わるかもしれません.

You might write that kind of in sort of text language, like see ya soon, you might sort

そのようなことをテキスト言語で書くかもしれません 、また会いましょう、あなたはそれを短縮するかもしれませ

of abbreviate it, like, because if it's a friend, you don't have to stick to formal

ん、なぜならそれが 友達なら、英語で書かれた正式な規則に固執する必要がないから

rules of written English, and then put your name.

です 。 名前。

Work emails, now, if it's someone within your company, dear, and then what their name is,

仕事のメールは、あなたの会社の誰かの場合 、親愛なる、そしてその名前が何であるか、

you definitely need to have your name at the bottom, will look better if you've set up

あなたの名前を一番下に置く必要があります。

some sort of e-signature, but it's up to you how you sign off, you could just put the name

どのようにサインオフするかはあなた次第

without any kind of kind regards, thanks, so you can just, you know, nice and clean,

です 親切な挨拶なしで

just put your name, but if you do want to have a sign off, then thanks, it's quite sort

名前を入れるだけでも構いません ありがとう 、それから、ありがとう、それはかなり

of generic, it works for many different occasions, you don't have to be saying, thanking them

一般的なもので、さまざまな場面で機能し ます。クリスマスプレゼントに感謝したり、感謝を書いたりする必要はありません。

for a Christmas present, to write thanks, it can mean sort of thanks in advance for

何かをする前に感謝することを意味する場合があります。

doing something, or maybe kind regards, but kind regards is quite formal for someone who

たぶん親切ですが、 親切な敬意は同じ組織で働いている人にとっては非常にフォーマルです

works in the same organization, especially if you see them all the time, you can abbreviate

。特に、 いつもそれらを見る場合は

that to KR, so you'd probably just see the KR, just so you know what that means.

、それを KR と略すことができます。 つまり。 社外の権威

If you're writing to someone in a position of authority outside of your company, then

ある地位にある人に手紙を書いている場合 は、

dear, and then if you know their title and name, then put it, their surname we're looking

親愛なる、そしてその人の役職と名前がわかっている場合 は、ここで探している姓を入力してください。

for here, if you don't know their name, then it's dear sir or madam, okay?

名前、 それでは親愛なるサーまたはマダムですよね？

The end, kind regards, and then you put both of your names, and then preferably an e-signature

最後に、よろしくお願いします。次に、両方 の名前を入力し、電子署名がある場合は電子署名

if you've got one, if you're looking to promote whoever you're working for.

を付けます。あなたが働いている人を昇進させたい場合は.

Okay, let's have a look how to do that first sentence.

では、 最初の文のやり方を見てみましょう。

Okay, cool, so we have said hello, now we need to write something.

よし、よし、こんにちはと言いました 。次は何かを書く必要があります。

So, the first sentence is the why you are writing, the purpose of the email, okay?

では、最初の文はなぜあなたが書いているのか 、メールの目的ですよね？

So there's some different ways of doing this.

そのため 、これを行うにはいくつかの異なる方法があります。

I am writing to, now if you're applying for a job, you could say, I am writing to apply

あなたが仕事に応募しているなら、私は書いてい

for the position of.

ます。 の職

I am writing to apply for the position of.

に応募するために書いています 。

You might be writing a complaint, I'm writing to complain, I am writing to suggest a suggestion,

あなたは苦情を書いているかもしれません、私は苦情を書いています 、私は提案を提案するために書いてい

okay?

ます。

Lots of different purposes, but this is your basic pattern at the beginning.

目的はさまざまですが、これ が最初の基本的なパターンです。

I am writing to, or if someone has been trying to call you, you could say, I'm sorry, I was

私はあなたに手紙を書いています、または誰かが あなたに電話をかけようとしているなら、あなたは、ごめんなさい、

not able to take your call yesterday, or I'm sorry for the delay in answering your email.

昨日あなたの電話に出られなかった、または あなたの電子メールに答えるのが遅れてごめんなさい.

I am sorry, I was not able, or I'm sorry for dot, dot, dot, okay?

ごめんなさい、できませんでした、 またはドット、ドット、ドットでごめんなさい、いいですか？ 電気オーブンについてのあなたの苦情に関連して

I'm writing to, or an apology, or if someone has written to you about something specific

、私は手紙を書いているか、謝罪

like, I don't know, a faulty piece of machinery, dear so-and-so, in reference to your complaint

しています。

about the electric oven, I can confirm da-da-da-da-da-da-da.

、ダダダダダダダ確認できました。

So, in reference to means this is about something you have told me about, okay?

つまり、これは あなたが私に話した何かについてのことを意味しますね。

Right.

右。

And you are, so this is more if you are writing to someone that you don't know that well.

そして、あなたはそうです 、あなたがあまりよく知らない人に書いている場合、これはより多くのことです.

Maybe they're a new contact, maybe you have watched my video on networking, and you have

たぶん、彼らは新しい連絡先かもしれませんし 、ネットワーキングに関する私のビデオを見

got an introduction to someone, and you're sending them an email.

たことがあるかもしれません 。

So, it was great to meet you last night at such-and-such a bar, and then you would go

ですから、昨夜、これこれのバーでお会いできてうれしかったです。 その後、

into why you enjoyed meeting them, or something you spoke about, and then maybe a link to

彼らとの出会いを楽しんだ理由や 話したこと、そしておそらくあなたのウェブサイトへのリンクなどを入力し

your website or something.

ます。

Or further to our phone conversation on such-and-such a date, so further to means, so we had this,

または 、これこれの日付での電話での会話に加えて、さらに手段に、これが

and now we've got this.

あり、今これがあります。

So, the first step was the phone call, and now we're writing, or following our email

そのため、最初のステップは電話でしたが、 現在

correspondence on the 1st of October, I'm writing again to see if anything has changed.

、10 月 1 日の電子メールのやりとりに続い て、何か変更があったかどうかを確認するために再度書いています。

Okay, we're just going to have a quick pause, pressing the pause button, because if you're

よし、ちょっと一時停止し て一時停止ボタンを押してみましょう。

learning something from this, this is, you know, the absolute best phrases you can use

ここから何かを学んでいるなら、これがメールで 使用できる最高のフレーズだから

in emails, if you're finding it of benefit, then do me a favor and subscribe, and get

です。 利益の 場合は、私にお願いして購読し

the notifications, and so you get each video from me.

、通知を受け取っ てください。そうすれば、あなたは私から各ビデオを取得できます.

Attachments, so you've got the basic email, but you want someone to see a document, too,

添付ファイルなので、基本的な電子メールを持っていますが、 誰かにドキュメントも見て

and you have attached it, so you might say, "Please find attached."

もらいたいので、それを添付した ので、「添付ファイルを見つけてください」と言うかもしれません。

Now we've got one of these is in the passive, and one of them is in the active, "Please

そのうちの 1 つは受動態にあり、そのうちの 1 つは能動態

find attached", so the attachment, something has, you know, it's just been someone, someone's

にあります。「添付ファイルを見つけてください」。

done it, but it wasn't us, so this is the passive, and this is the active, "I have attached

私たちではありませんので、これは 受動的で、これは能動的

it to the email."

です。「メールに添付しました。」

Two different options, this is more common.

2 つの異なるオプション。 これはより一般的です。

Sometimes emails have to convey bad news, so you might write, "Please accept my apologies

メールで悪いニュースを伝え なければならない場合があるため、「

for", or if it's really bad news, something like this, "We regret to inform you that your

お詫び申し上げます」、または本当に悪いニュースで ある場合は、「

son did not pass their exam, and he needs to re-sit them", or something.

息子が試験に合格しなかったことを残念に思います。 彼が必要であることをお知らせします。 それらを再び座らせる」、または何か。

Okay, we've got a little bit more for you.

わかりました、もう少しご用意があります。

Sometimes in emails, you might need to ask the other person to do something, "Could you

メールでは 、「

send back a copy of the report?", "Could you do this?", "Could you do that?", or "Please

レポートのコピーを返送していただけます か?」、「これを行っていただけますか?」、「あれを行っていただけますか?」、「

do this", "Please do that".

これをお願いします。 」、「そうしてください」。

A more formal construction, "I would be grateful if you _____", or "I would appreciate it if",

より正式な構文、「 あなたが_____なら私は感謝します」または「私はそれを感謝します」、

okay?

いいですか？

So, depending on the relationship as to whether we go for the simpler option or the more formal

したがって、 より単純なオプションを選択するか、より正式なオプションを選択するかについては、関係によって異なります

one.

。

And then towards the end, you might need to say something like, "Do let me know if you

そして最後に 、「さらに質問があれば教えてください」、「さらに」、「さらに質問があれば教えてください」、「聞かせてください」などのように言う必要があるかもしれ

have any further questions", "further" meaning more, "Do let me know if you have any further

ません。

questions", or "Do let me know if you have any concerns", if you write "concerns" there.

そこに「懸念」と書いた場合は、

"Concerns" are worries.

「懸念」は心配です。 これ

Should you require any more information about this, please do not hesitate to contact me.

についてさらに情報が必要な場合は、 お気軽にお問い合わせください。

"Hesitate" meaning to wait, don't wait, do it straight away.

「ためらう」は、待つ、待たない、すぐにやるという意味 です。

Why not do the quiz straight away so you try and remember all of these great phrases from

すぐにクイズに答えて、今日のレッスン の素晴らしいフレーズをすべて覚えてみ

today's lesson?

ませんか?

Hope it's been of use.

それが役に立ったことを願っています。

If you want any private tuition, I have limited availability, but you can go through my website,

プライベートレッスン が必要な場合は、利用できる人数が限られていますが、私のウェブサイト、honeyourenglish.com から

honeyourenglish.com.

アクセスできます。

Thanks.

ありがとう。