Writing Emails: My Complete Guide

Hey, welcome back to engVid.

Hej, witamy z powrotem w engVid.

Today we are looking at how to do emails well.

Dzisiaj przyjrzymy się, jak dobrze robić e-maile.

A vital skill in today's modern world, it's not just for at work, we're looking at social

Niezbędna umiejętność w dzisiejszym nowoczesnym świecie, nie tylko w pracy, patrzymy na

emails and in general, what makes emails different to letters and any other form of communication.

e-maile społecznościowe i ogólnie, co odróżnia e-maile od listów i wszelkich innych form komunikacji.

The way you present yourself in an email can give a very strong or a very poor impression

Sposób, w jaki prezentujesz się w wiadomości e-mail, może dać bardzo silne lub bardzo złe wrażenie

of you.

o Tobie.

So it's important that you communicate well by email because it's often the first thing

Dlatego ważne jest, aby dobrze komunikować się przez e-mail, ponieważ często jest to pierwsza rzecz, o której

people know of you before they meet you.

ludzie wiedzą o tobie, zanim cię poznają.

So my top tips, I'm not saying that I follow these all the time.

Więc moje najważniejsze wskazówki, nie mówię, że śledzę je przez cały czas.

Some of my emails are atrocious.

Niektóre z moich e-maili są okropne.

But this is like the golden standard that we're looking for.

Ale to jest jak złoty standard, którego szukamy.

You want your emails to be clear, to the point.

Chcesz, aby Twoje e-maile były jasne i rzeczowe.

It's not the place for philosophizing and thinking about questions and discussion points.

To nie jest miejsce na filozofowanie i zastanawianie się nad pytaniami i punktami dyskusji.

It's more sort of...

To bardziej rodzaj...

It's more kind of factual communication that we're looking for in an email.

To bardziej rzeczowa komunikacja, której szukamy w e-mailu.

Succinct, yep.

Zwięzłe, tak.

Why say in 32 words what you could say in eight words?

Po co mówić w 32 słowach to, co można powiedzieć w ośmiu słowach?

So you need to be rereading your emails to think, where can I shave off some words here

Więc musisz ponownie przeczytać swoje e-maile, aby pomyśleć, gdzie mogę zgolić kilka słów tutaj,

to make this more punchy?

aby to było bardziej mocne?

Punctual.

Punktualny.

I once worked for someone who said that you should treat an email like a letter with a

Pracowałam kiedyś dla kogoś, kto powiedział, że maila należy traktować jak list z

first class stamp, i.e. you need to respond to it within 24 hours.

pieczątką pierwszej klasy, czyli odpowiedzieć na niego w ciągu 24 godzin.

Obviously, if it's a sales or marketing spam email, that doesn't apply, but it's a nice

Oczywiście, jeśli jest to e-mail ze spamem sprzedażowym lub marketingowym , nie ma to zastosowania, ale jest to dobra

yardstick.

miara.

Be polite and be considerate.

Bądź uprzejmy i rozważny.

Even if you're thinking something quite negative about the person you're writing to, you still

Nawet jeśli myślisz coś bardzo negatywnego o osobie, do której piszesz, nadal

need to try and write to them in a way that shows respect.

musisz spróbować napisać do niej w sposób okazujący szacunek.

First thing we're going to be looking at is how you start the email.

Pierwszą rzeczą, której się przyjrzymy, jest sposób rozpoczynania wiadomości e-mail.

Then we'll be looking at the first sentence in the email, where you're saying, like, the

Następnie przyjrzymy się pierwszemu zdaniu w e-mailu, w którym mówisz, na przykład,

purpose of the email, and we'll look at some key phrases for various different types of

cel e-maila, i przyjrzymy się kilku kluczowym frazom dla różnych typów

email, and then how to finish it.

e-maili, a następnie, jak je zakończyć .

Valutation, that means how to say hello.

Wycena, czyli jak się przywitać.

If you're writing to your partner, wife, husband, now, I'm not going to give relationship advice,

Jeśli piszesz do swojego partnera, żony, męża, nie zamierzam dawać rad dotyczących związków,

but just to kind of show some differences, you might put their name, a way this is how

ale żeby pokazać pewne różnice, możesz wpisać ich imię, tak jak

you might say goodbye, thinking of you, or maybe you can be more poetic, and then put

możesz się pożegnać, myśląc o tobie, a może mógłbyś być bardziej poetycki, a następnie umieścić

your name, obviously your name is not my name, well, it might be, might be some Benjamins

swoje imię, oczywiście twoje imię nie jest moim imieniem, cóż, może być, może są tam jacyś Benjaminowie

out there.

.

If you're writing to a friend, hey, more North American, hi, more British, put their name,

Jeśli piszesz do znajomego, hej, bardziej z Ameryki Północnej, cześć, więcej Brytyjczyków, wpisz ich imię,

might end with see you soon.

może się to skończyć do zobaczenia wkrótce.

You might write that kind of in sort of text language, like see ya soon, you might sort

Możesz napisać coś w rodzaju tekstu, na przykład do zobaczenia wkrótce, możesz

of abbreviate it, like, because if it's a friend, you don't have to stick to formal

to skrócić, na przykład, ponieważ jeśli jest to przyjaciel, nie musisz trzymać się formalnych

rules of written English, and then put your name.

zasad pisanego języka angielskiego, a następnie umieść swoje nazwa.

Work emails, now, if it's someone within your company, dear, and then what their name is,

E-maile służbowe, teraz, jeśli to ktoś z twojej firmy, kochanie, a potem jak się nazywa,

you definitely need to have your name at the bottom, will look better if you've set up

zdecydowanie musisz mieć swoje imię na dole, będą wyglądać lepiej, jeśli ustawisz

some sort of e-signature, but it's up to you how you sign off, you could just put the name

jakiś podpis elektroniczny, ale to jest zależy od ciebie, jak się podpiszesz, możesz po prostu wpisać swoje imię i nazwisko

without any kind of kind regards, thanks, so you can just, you know, nice and clean,

bez żadnych życzliwych pozdrowień, dzięki, więc możesz po prostu, no wiesz, ładnie i czysto,

just put your name, but if you do want to have a sign off, then thanks, it's quite sort

po prostu wpisać swoje imię i nazwisko, ale jeśli chcesz mieć podpis , to dzięki, to dość

of generic, it works for many different occasions, you don't have to be saying, thanking them

ogólne, sprawdza się przy wielu różnych okazjach, nie musisz mówić, dziękując im

for a Christmas present, to write thanks, it can mean sort of thanks in advance for

za prezent świąteczny, aby napisać podziękowania, może to oznaczać coś w rodzaju podziękowania z góry za

doing something, or maybe kind regards, but kind regards is quite formal for someone who

zrobienie czegoś, lub może wyrazy szacunku, ale wyrazy szacunku są dość formalne dla kogoś, kto

works in the same organization, especially if you see them all the time, you can abbreviate

pracuje w tej samej organizacji, zwłaszcza jeśli widujesz się z nimi cały czas, możesz

that to KR, so you'd probably just see the KR, just so you know what that means.

to skrócić do KR, więc prawdopodobnie zobaczyłbyś po prostu KR, żebyś wiedział co to znaczy.

If you're writing to someone in a position of authority outside of your company, then

Jeśli piszesz do kogoś, kto ma władzę poza Twoją firmą, to

dear, and then if you know their title and name, then put it, their surname we're looking

kochanie, a jeśli znasz jego tytuł i imię, to podaj jego nazwisko, którego szukamy

for here, if you don't know their name, then it's dear sir or madam, okay?

tutaj, jeśli nie znasz jego imię, to jest szanowny panie lub pani, dobrze?

The end, kind regards, and then you put both of your names, and then preferably an e-signature

Koniec, pozdrawiam, a następnie umieszczasz swoje imiona i nazwiska, a następnie najlepiej e-podpis,

if you've got one, if you're looking to promote whoever you're working for.

jeśli go masz, jeśli chcesz wypromować osobę, dla której pracujesz.

Okay, let's have a look how to do that first sentence.

Dobra, spójrzmy, jak zrobić to pierwsze zdanie.

Okay, cool, so we have said hello, now we need to write something.

Dobra, spoko, więc się przywitaliśmy, teraz musimy coś napisać.

So, the first sentence is the why you are writing, the purpose of the email, okay?

Więc pierwsze zdanie to powód, dla którego piszesz, cel e-maila, dobrze?

So there's some different ways of doing this.

Więc jest na to kilka różnych sposobów.

I am writing to, now if you're applying for a job, you could say, I am writing to apply

Piszę do, teraz, jeśli ubiegasz się o pracę, możesz powiedzieć, piszę, aby ubiegać się

for the position of.

o stanowisko.

I am writing to apply for the position of.

Piszę, aby ubiegać się o stanowisko.

You might be writing a complaint, I'm writing to complain, I am writing to suggest a suggestion,

Ty możesz pisać skargę, ja piszę, żeby narzekać, piszę, żeby zasugerować,

okay?

dobrze?

Lots of different purposes, but this is your basic pattern at the beginning.

Wiele różnych celów, ale to jest twój podstawowy wzór na początku.

I am writing to, or if someone has been trying to call you, you could say, I'm sorry, I was

Piszę do Ciebie lub jeśli ktoś próbował się do Ciebie dodzwonić, możesz powiedzieć „Przepraszam,

not able to take your call yesterday, or I'm sorry for the delay in answering your email.

nie mogłem wczoraj odebrać telefonu” lub „ Przepraszam za opóźnienie w odpowiedzi na Twój e-mail”.

I am sorry, I was not able, or I'm sorry for dot, dot, dot, okay?

Przepraszam, nie byłem w stanie, albo przepraszam za kropkę, kropkę, kropkę, dobrze?

I'm writing to, or an apology, or if someone has written to you about something specific

Piszę do Ciebie z przeprosinami lub jeśli ktoś napisał do Ciebie w jakiejś konkretnej sprawie

like, I don't know, a faulty piece of machinery, dear so-and-so, in reference to your complaint

, na przykład, nie wiem, wadliwej maszynerii, drogi taki a taki, w związku z Twoją skargą

about the electric oven, I can confirm da-da-da-da-da-da-da.

dotyczącą piekarnika elektrycznego , mogę potwierdzić da-da-da-da-da-da-da.

So, in reference to means this is about something you have told me about, okay?

Więc, w odniesieniu do środków, chodzi o coś, o czym mi mówiłeś, dobrze?

Right.

Prawidłowy.

And you are, so this is more if you are writing to someone that you don't know that well.

I tak jest, więc to więcej, jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz tak dobrze.

Maybe they're a new contact, maybe you have watched my video on networking, and you have

Może to nowy kontakt, może obejrzałeś mój film na temat networkingu i

got an introduction to someone, and you're sending them an email.

przedstawiłeś się komuś i wysyłasz mu e-mail.

So, it was great to meet you last night at such-and-such a bar, and then you would go

Wspaniale było spotkać cię wczoraj w takim a takim barze, a potem opowiedziałeś,

into why you enjoyed meeting them, or something you spoke about, and then maybe a link to

dlaczego podobało ci się ich spotkanie, lub coś, o czym rozmawiałeś, a potem może link do

your website or something.

twojej strony internetowej lub coś takiego.

Or further to our phone conversation on such-and-such a date, so further to means, so we had this,

Lub dalej do naszej rozmowy telefonicznej w takiej a takiej randce, więc dalej do środków, więc mieliśmy to,

and now we've got this.

a teraz mamy to.

So, the first step was the phone call, and now we're writing, or following our email

Tak więc pierwszym krokiem był telefon, a teraz piszemy, lub po naszej korespondencji e-mailowej

correspondence on the 1st of October, I'm writing again to see if anything has changed.

z 1 października, piszę ponownie, aby zobaczyć, czy coś się zmieniło.

Okay, we're just going to have a quick pause, pressing the pause button, because if you're

Dobra, zrobimy tylko krótką pauzę, naciskając przycisk pauzy, ponieważ jeśli

learning something from this, this is, you know, the absolute best phrases you can use

czegoś się z tego nauczysz, to jest to, wiesz , absolutnie najlepsze zwroty, których możesz użyć

in emails, if you're finding it of benefit, then do me a favor and subscribe, and get

w e-mailach, jeśli je znajdziesz korzyści, to wyświadcz mi przysługę i subskrybuj, i otrzymuj

the notifications, and so you get each video from me.

powiadomienia, a więc dostajesz ode mnie każdy film.

Attachments, so you've got the basic email, but you want someone to see a document, too,

Załączniki, więc masz podstawową wiadomość e-mail, ale chcesz, aby ktoś też zobaczył dokument,

and you have attached it, so you might say, "Please find attached."

a ty go załączyłeś, więc możesz powiedzieć „Proszę znaleźć w załączniku”.

Now we've got one of these is in the passive, and one of them is in the active, "Please

Teraz mamy jedno z nich w stronie biernej, a jedno w stronie czynnej: „Proszę

find attached", so the attachment, something has, you know, it's just been someone, someone's

znaleźć w załączniku”, więc załącznik, coś , wiesz, to po prostu ktoś, ktoś

done it, but it wasn't us, so this is the passive, and this is the active, "I have attached

to zrobił, ale to było „t us”, więc to jest pasywne, a to jest aktywne: „Załączyłem

it to the email."

to do wiadomości e-mail”.

Two different options, this is more common.

Dwie różne opcje, to jest bardziej powszechne.

Sometimes emails have to convey bad news, so you might write, "Please accept my apologies

Czasami e-maile muszą zawierać złe wieści, więc możesz napisać: „Proszę przyjąć moje przeprosiny

for", or if it's really bad news, something like this, "We regret to inform you that your

za” lub, jeśli to naprawdę złe wieści, coś takiego: „Z przykrością informujemy, że Twój

son did not pass their exam, and he needs to re-sit them", or something.

syn nie zdał egzaminu i potrzebuje aby je ponownie usiąść”, czy coś.

Okay, we've got a little bit more for you.

Dobra, mamy dla ciebie trochę więcej.

Sometimes in emails, you might need to ask the other person to do something, "Could you

Czasami w wiadomościach e-mail może być konieczne poproszenie drugiej osoby o zrobienie czegoś: „Czy możesz

send back a copy of the report?", "Could you do this?", "Could you do that?", or "Please

odesłać kopię raportu?”, „Czy możesz to zrobić?”, „Czy możesz to zrobić?” Lub „Proszę,

do this", "Please do that".

zrób to ", "Proszę, zrób to".

A more formal construction, "I would be grateful if you _____", or "I would appreciate it if",

Bardziej formalna konstrukcja: „Byłbym wdzięczny, gdybyś _____” lub „Byłbym wdzięczny, gdybyś”,

okay?

dobrze?

So, depending on the relationship as to whether we go for the simpler option or the more formal

Tak więc, w zależności od relacji, czy wybieramy opcję prostszą, czy bardziej formalną

one.

.

And then towards the end, you might need to say something like, "Do let me know if you

A pod koniec być może będziesz musiał powiedzieć coś w stylu: „Daj mi znać, jeśli

have any further questions", "further" meaning more, "Do let me know if you have any further

masz jeszcze jakieś pytania”, „dalej”, co oznacza więcej, „Daj mi znać, jeśli masz jeszcze jakieś

questions", or "Do let me know if you have any concerns", if you write "concerns" there.

pytania” lub „Powiedz wiem, czy masz jakieś obawy”, jeśli tam napiszesz „obawy”.

"Concerns" are worries.

„Obawy” to zmartwienia.

Should you require any more information about this, please do not hesitate to contact me.

Jeśli potrzebujesz więcej informacji na ten temat, nie wahaj się ze mną skontaktować.

"Hesitate" meaning to wait, don't wait, do it straight away.

„Wahać się” oznacza czekać, nie czekać, zrobić to od razu.

Why not do the quiz straight away so you try and remember all of these great phrases from

Dlaczego nie zrobić quizu od razu, aby spróbować zapamiętać wszystkie te wspaniałe zwroty z

today's lesson?

dzisiejszej lekcji?

Hope it's been of use.

Mam nadzieję, że się przydało.

If you want any private tuition, I have limited availability, but you can go through my website,

Jeśli chcesz prywatnych lekcji, mam ograniczoną dostępność, ale możesz przejść przez moją stronę internetową,

honeyourenglish.com.

honeyourenglish.com.

Thanks.

Dzięki.