Writing Emails: My Complete Guide

Hey, welcome back to engVid.

Ei, bem-vindo de volta ao engVid.

Today we are looking at how to do emails well.

Hoje estamos vendo como fazer e-mails bem.

A vital skill in today's modern world, it's not just for at work, we're looking at social

Uma habilidade vital no mundo moderno de hoje, não é apenas para o trabalho, estamos olhando para

emails and in general, what makes emails different to letters and any other form of communication.

e-mails sociais e, em geral, o que torna os e-mails diferentes de cartas e qualquer outra forma de comunicação.

The way you present yourself in an email can give a very strong or a very poor impression

A maneira como você se apresenta em um e-mail pode dar uma impressão muito forte ou muito ruim

of you.

de você.

So it's important that you communicate well by email because it's often the first thing

Portanto, é importante que você se comunique bem por e-mail, porque geralmente é a primeira coisa que as

people know of you before they meet you.

pessoas sabem sobre você antes de conhecê-lo.

So my top tips, I'm not saying that I follow these all the time.

Portanto, minhas principais dicas, não estou dizendo que as sigo o tempo todo.

Some of my emails are atrocious.

Alguns dos meus e-mails são atrozes.

But this is like the golden standard that we're looking for.

Mas isso é como o padrão de ouro que estamos procurando.

You want your emails to be clear, to the point.

Você quer que seus e-mails sejam claros, direto ao ponto.

It's not the place for philosophizing and thinking about questions and discussion points.

Não é o lugar para filosofar e pensar sobre questões e pontos de discussão.

It's more sort of...

É mais uma espécie de...

It's more kind of factual communication that we're looking for in an email.

É mais uma espécie de comunicação factual que procuramos em um e-mail.

Succinct, yep.

Sucinto, sim.

Why say in 32 words what you could say in eight words?

Por que dizer em 32 palavras o que você poderia dizer em oito palavras?

So you need to be rereading your emails to think, where can I shave off some words here

Portanto, você precisa reler seus e-mails para pensar, onde posso cortar algumas palavras aqui

to make this more punchy?

para tornar isso mais contundente?

Punctual.

Pontual.

I once worked for someone who said that you should treat an email like a letter with a

Certa vez, trabalhei para alguém que dizia que você deveria tratar um e-mail como uma carta com um

first class stamp, i.e. you need to respond to it within 24 hours.

carimbo de primeira classe, ou seja, você precisa respondê-la em 24 horas.

Obviously, if it's a sales or marketing spam email, that doesn't apply, but it's a nice

Obviamente, se for um e-mail de spam de vendas ou marketing , isso não se aplica, mas é um bom

yardstick.

parâmetro.

Be polite and be considerate.

Seja educado e tenha consideração.

Even if you're thinking something quite negative about the person you're writing to, you still

Mesmo se você estiver pensando algo bastante negativo sobre a pessoa para quem está escrevendo, você ainda

need to try and write to them in a way that shows respect.

precisa tentar escrever para ela de uma forma que demonstre respeito. A

First thing we're going to be looking at is how you start the email.

primeira coisa que veremos é como você inicia o e-mail.

Then we'll be looking at the first sentence in the email, where you're saying, like, the

Em seguida, veremos a primeira frase do e-mail, onde você está dizendo, tipo, o

purpose of the email, and we'll look at some key phrases for various different types of

objetivo do e-mail, e veremos algumas frases-chave para vários tipos diferentes de e-

email, and then how to finish it.

mail e, em seguida, como finalizá-lo .

Valutation, that means how to say hello.

Avaliação, isso significa como dizer olá.

If you're writing to your partner, wife, husband, now, I'm not going to give relationship advice,

Se você está escrevendo para seu parceiro, esposa, marido, agora, não vou dar conselhos sobre relacionamento,

but just to kind of show some differences, you might put their name, a way this is how

mas apenas para mostrar algumas diferenças, você pode colocar o nome deles, uma maneira de

you might say goodbye, thinking of you, or maybe you can be more poetic, and then put

dizer adeus, pensando em você, ou talvez você possa ser mais poético, e então coloque

your name, obviously your name is not my name, well, it might be, might be some Benjamins

seu nome, obviamente seu nome não é meu nome, bem, pode ser, pode ser algum Benjamins

out there.

por aí.

If you're writing to a friend, hey, more North American, hi, more British, put their name,

Se você está escrevendo para um amigo, ei, mais norte- americano, oi, mais britânico, coloque o nome dele,

might end with see you soon.

pode terminar com até logo.

You might write that kind of in sort of text language, like see ya soon, you might sort

Você pode escrever esse tipo de linguagem de texto, como até logo, você pode meio

of abbreviate it, like, because if it's a friend, you don't have to stick to formal

que abreviar, porque se for um amigo, você não precisa seguir

rules of written English, and then put your name.

regras formais de inglês escrito e, em seguida, colocar seu nome.

Work emails, now, if it's someone within your company, dear, and then what their name is,

E-mails de trabalho, agora, se for alguém da sua empresa, querida, e qual é o nome dessa pessoa,

you definitely need to have your name at the bottom, will look better if you've set up

você definitivamente precisa ter seu nome na parte inferior, ficará melhor se você configurar

some sort of e-signature, but it's up to you how you sign off, you could just put the name

algum tipo de assinatura eletrônica, mas é depende de você como você assina, você pode apenas colocar o nome

without any kind of kind regards, thanks, so you can just, you know, nice and clean,

sem nenhum tipo de cumprimento, obrigado, então você pode apenas, você sabe, legal e limpo,

just put your name, but if you do want to have a sign off, then thanks, it's quite sort

apenas coloque seu nome, mas se você quiser ter uma assinatura , então obrigado, é meio

of generic, it works for many different occasions, you don't have to be saying, thanking them

genérico, funciona para muitas ocasiões diferentes, você não precisa dizer, agradecendo

for a Christmas present, to write thanks, it can mean sort of thanks in advance for

pelo presente de natal, para escrever obrigado, pode significar meio que um agradecimento antecipado por

doing something, or maybe kind regards, but kind regards is quite formal for someone who

fazer algo, ou talvez cumprimentos, mas cumprimentos é bastante formal para alguém que

works in the same organization, especially if you see them all the time, you can abbreviate

trabalha na mesma organização, especialmente se você os vê o tempo todo, pode abreviar

that to KR, so you'd probably just see the KR, just so you know what that means.

isso para KR, então provavelmente veria apenas o KR, só para saber o que que significa.

If you're writing to someone in a position of authority outside of your company, then

Se você está escrevendo para alguém em uma posição de autoridade fora da sua empresa, então

dear, and then if you know their title and name, then put it, their surname we're looking

querido, e então se você conhece o cargo e o nome dele, coloque-o, o sobrenome que procuramos

for here, if you don't know their name, then it's dear sir or madam, okay?

aqui, se você não conhece o nome, então é caro senhor ou senhora, ok?

The end, kind regards, and then you put both of your names, and then preferably an e-signature

Fim, cumprimentos, e então você coloca os dois nomes e, de preferência, uma assinatura eletrônica,

if you've got one, if you're looking to promote whoever you're working for.

se tiver uma, se quiser promover a pessoa para quem trabalha.

Okay, let's have a look how to do that first sentence.

Ok, vamos dar uma olhada em como fazer a primeira frase.

Okay, cool, so we have said hello, now we need to write something.

Ok, legal, então dissemos olá, agora precisamos escrever algo.

So, the first sentence is the why you are writing, the purpose of the email, okay?

Então, a primeira frase é o porque você está escrevendo, o propósito do e-mail, ok?

So there's some different ways of doing this.

Portanto, há algumas maneiras diferentes de fazer isso.

I am writing to, now if you're applying for a job, you could say, I am writing to apply

Estou escrevendo para, agora, se você está se candidatando a um emprego, você poderia dizer, estou escrevendo para me candidatar

for the position of.

ao cargo de.

I am writing to apply for the position of.

Estou escrevendo para me candidatar ao cargo de.

You might be writing a complaint, I'm writing to complain, I am writing to suggest a suggestion,

Você pode estar escrevendo uma reclamação, estou escrevendo para reclamar, estou escrevendo para sugerir uma sugestão,

okay?

ok?

Lots of different purposes, but this is your basic pattern at the beginning.

Muitos propósitos diferentes, mas este é o seu padrão básico no começo.

I am writing to, or if someone has been trying to call you, you could say, I'm sorry, I was

Estou escrevendo para, ou se alguém estiver tentando ligar para você, você pode dizer, desculpe,

not able to take your call yesterday, or I'm sorry for the delay in answering your email.

não pude atender sua ligação ontem, ou desculpe a demora em responder seu e-mail.

I am sorry, I was not able, or I'm sorry for dot, dot, dot, okay?

Me desculpe, não consegui, ou me desculpe por ponto, ponto, ponto, ok?

I'm writing to, or an apology, or if someone has written to you about something specific

Estou escrevendo para, ou um pedido de desculpas, ou se alguém escreveu para você sobre algo específico

like, I don't know, a faulty piece of machinery, dear so-and-so, in reference to your complaint

como, sei lá, um maquinário com defeito, querido fulano, em referência à sua reclamação

about the electric oven, I can confirm da-da-da-da-da-da-da.

sobre o forno elétrico , Posso confirmar da-da-da-da-da-da-da.

So, in reference to means this is about something you have told me about, okay?

Então, em referência aos meios, isso é sobre algo que você me contou, ok?

Right.

Certo.

And you are, so this is more if you are writing to someone that you don't know that well.

E você é, então isso é mais se você estiver escrevendo para alguém que não conhece muito bem.

Maybe they're a new contact, maybe you have watched my video on networking, and you have

Talvez eles sejam um novo contato, talvez você tenha assistido ao meu vídeo sobre networking e tenha

got an introduction to someone, and you're sending them an email.

sido apresentado a alguém e esteja enviando um e-mail para essa pessoa.

So, it was great to meet you last night at such-and-such a bar, and then you would go

Então, foi ótimo conhecê-lo ontem à noite em tal e tal bar, e então você falaria

into why you enjoyed meeting them, or something you spoke about, and then maybe a link to

por que gostou de conhecê-los, ou algo sobre o qual você falou, e então talvez um link para

your website or something.

seu site ou algo assim.

Or further to our phone conversation on such-and-such a date, so further to means, so we had this,

Ou mais adiante em nossa conversa telefônica em tal e tal data, tão longe dos meios, então tivemos isso,

and now we've got this.

e agora temos isso.

So, the first step was the phone call, and now we're writing, or following our email

Então, o primeiro passo foi o telefonema, e agora estamos escrevendo, ou seguindo nossa correspondência por e-mail

correspondence on the 1st of October, I'm writing again to see if anything has changed.

no dia 1º de outubro, estou escrevendo novamente para ver se algo mudou.

Okay, we're just going to have a quick pause, pressing the pause button, because if you're

Ok, vamos apenas fazer uma pausa rápida, pressionando o botão de pausa, porque se você está

learning something from this, this is, you know, the absolute best phrases you can use

aprendendo algo com isso, esta é, você sabe, as melhores frases que você pode usar

in emails, if you're finding it of benefit, then do me a favor and subscribe, and get

em e-mails, se você está encontrando de benefício, então me faça um favor e se inscreva, e receba

the notifications, and so you get each video from me.

as notificações, e assim você receberá cada vídeo meu.

Attachments, so you've got the basic email, but you want someone to see a document, too,

Anexos, então você tem o e-mail básico, mas quer que alguém veja um documento também,

and you have attached it, so you might say, "Please find attached."

e você o anexou, então você pode dizer: "Por favor, encontre o anexo."

Now we've got one of these is in the passive, and one of them is in the active, "Please

Agora temos um deles no passivo, e um deles está no ativo, "Por favor,

find attached", so the attachment, something has, you know, it's just been someone, someone's

encontre o anexo", então o anexo, algo tem, você sabe, é apenas alguém, alguém

done it, but it wasn't us, so this is the passive, and this is the active, "I have attached

fez isso, mas foi para nós, então este é o passivo e este é o ativo, "Anexei

it to the email."

ao e-mail."

Two different options, this is more common.

Duas opções diferentes, isso é mais comum.

Sometimes emails have to convey bad news, so you might write, "Please accept my apologies

Às vezes, os e-mails precisam transmitir más notícias, então você pode escrever: "Por favor, aceite minhas desculpas

for", or if it's really bad news, something like this, "We regret to inform you that your

por" ou, se forem realmente más notícias, algo assim: "Lamentamos informar que seu

son did not pass their exam, and he needs to re-sit them", or something.

filho não passou no exame e ele precisa para resentá-los", ou algo assim.

Okay, we've got a little bit more for you.

Ok, temos um pouco mais para você.

Sometimes in emails, you might need to ask the other person to do something, "Could you

Às vezes, em e-mails, você pode precisar pedir à outra pessoa para fazer algo: "Você poderia

send back a copy of the report?", "Could you do this?", "Could you do that?", or "Please

enviar uma cópia do relatório?", "Você poderia fazer isso?", "Você poderia fazer isso?" ou "Por favor,

do this", "Please do that".

faça isso ", "Por favor, faça isso".

A more formal construction, "I would be grateful if you _____", or "I would appreciate it if",

Uma construção mais formal, "Eu ficaria grato se você _____", ou "Eu ficaria grato se",

okay?

ok?

So, depending on the relationship as to whether we go for the simpler option or the more formal

Então, dependendo do relacionamento, optamos pela opção mais simples ou pela mais formal

one.

.

And then towards the end, you might need to say something like, "Do let me know if you

E então, no final, você pode precisar dizer algo como: "Avise-me se você

have any further questions", "further" meaning more, "Do let me know if you have any further

tiver mais perguntas", "mais" significando mais, "Avise-me se você tiver mais

questions", or "Do let me know if you have any concerns", if you write "concerns" there.

perguntas" ou "Deixe-me saber me avise se você tiver alguma preocupação", se você escrever "preocupações" lá.

"Concerns" are worries.

"Preocupações" são preocupações.

Should you require any more information about this, please do not hesitate to contact me.

Se você precisar de mais informações sobre isso, não hesite em entrar em contato comigo.

"Hesitate" meaning to wait, don't wait, do it straight away.

"Hesitar" significa esperar, não espere, faça imediatamente.

Why not do the quiz straight away so you try and remember all of these great phrases from

Por que não fazer o teste imediatamente para tentar se lembrar de todas essas ótimas frases da

today's lesson?

lição de hoje?

Hope it's been of use.

Espero que tenha sido útil.

If you want any private tuition, I have limited availability, but you can go through my website,

Se você quiser aulas particulares, tenho disponibilidade limitada, mas você pode acessar meu site,

honeyourenglish.com.

honeyourenglish.com.

Thanks.

Obrigado.