Writing Emails: My Complete Guide

Hey, welcome back to engVid.

Xin chào, chào mừng trở lại với engVid.

Today we are looking at how to do emails well.

Hôm nay chúng ta đang xem làm thế nào để làm tốt email.

A vital skill in today's modern world, it's not just for at work, we're looking at social

Một kỹ năng quan trọng trong thế giới hiện đại ngày nay, nó không chỉ dành cho công việc, chúng ta đang xem xét email xã hội

emails and in general, what makes emails different to letters and any other form of communication.

và nói chung, điều gì khiến email khác với thư từ và bất kỳ hình thức giao tiếp nào khác.

The way you present yourself in an email can give a very strong or a very poor impression

Cách bạn thể hiện bản thân trong email có thể gây ấn tượng rất mạnh hoặc rất kém

of you.

về bạn.

So it's important that you communicate well by email because it's often the first thing

Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải giao tiếp tốt qua email vì đó thường là điều đầu tiên

people know of you before they meet you.

mọi người biết về bạn trước khi họ gặp bạn.

So my top tips, I'm not saying that I follow these all the time.

Vì vậy, những lời khuyên hàng đầu của tôi, tôi không nói rằng tôi luôn làm theo những điều này.

Some of my emails are atrocious.

Một số email của tôi rất tệ.

But this is like the golden standard that we're looking for.

Nhưng đây giống như tiêu chuẩn vàng mà chúng tôi đang tìm kiếm.

You want your emails to be clear, to the point.

Bạn muốn email của mình rõ ràng , chính xác.

It's not the place for philosophizing and thinking about questions and discussion points.

Đó không phải là nơi để triết lý và suy nghĩ về các câu hỏi và điểm thảo luận.

It's more sort of...

Đó là loại...

It's more kind of factual communication that we're looking for in an email.

Đó là loại giao tiếp thực tế hơn mà chúng tôi đang tìm kiếm trong một email.

Succinct, yep.

Ngắn gọn, vâng.

Why say in 32 words what you could say in eight words?

Tại sao nói trong 32 từ những gì bạn có thể nói trong tám từ?

So you need to be rereading your emails to think, where can I shave off some words here

Vì vậy, bạn cần phải đọc lại email của mình để suy nghĩ xem tôi có thể lược bớt một số từ ở đây

to make this more punchy?

để làm cho nội dung này trở nên hấp dẫn hơn?

Punctual.

Đúng giờ.

I once worked for someone who said that you should treat an email like a letter with a

Tôi đã từng làm việc cho một người nói rằng bạn nên coi email như một lá thư có

first class stamp, i.e. you need to respond to it within 24 hours.

đóng dấu hạng nhất, tức là bạn cần trả lời email đó trong vòng 24 giờ.

Obviously, if it's a sales or marketing spam email, that doesn't apply, but it's a nice

Rõ ràng, nếu đó là một email spam bán hàng hoặc tiếp thị , điều đó không áp dụng, nhưng đó là một

yardstick.

thước đo tốt.

Be polite and be considerate.

Hãy lịch sự và ân cần.

Even if you're thinking something quite negative about the person you're writing to, you still

Ngay cả khi bạn đang nghĩ điều gì đó khá tiêu cực về người mà bạn đang viết thư cho, bạn vẫn

need to try and write to them in a way that shows respect.

cần cố gắng viết thư cho họ theo cách thể hiện sự tôn trọng.

First thing we're going to be looking at is how you start the email.

Điều đầu tiên chúng ta sẽ xem xét là cách bạn bắt đầu email.

Then we'll be looking at the first sentence in the email, where you're saying, like, the

Sau đó, chúng ta sẽ xem xét câu đầu tiên trong email, nơi bạn nói, chẳng hạn như

purpose of the email, and we'll look at some key phrases for various different types of

mục đích của email và chúng ta sẽ xem xét một số cụm từ chính cho nhiều loại email khác nhau

email, and then how to finish it.

, sau đó là cách hoàn thành câu đó .

Valutation, that means how to say hello.

Định giá, có nghĩa là làm thế nào để chào hỏi. Bây giờ,

If you're writing to your partner, wife, husband, now, I'm not going to give relationship advice,

nếu bạn đang viết thư cho người bạn đời, vợ, chồng của mình, tôi sẽ không đưa ra lời khuyên về mối quan hệ,

but just to kind of show some differences, you might put their name, a way this is how

nhưng chỉ để thể hiện một số khác biệt, bạn có thể đặt tên của họ, đây là cách

you might say goodbye, thinking of you, or maybe you can be more poetic, and then put

bạn có thể nói lời tạm biệt, nghĩ về bạn, hoặc có lẽ bạn có thể nên thơ hơn, và sau đó

your name, obviously your name is not my name, well, it might be, might be some Benjamins

đặt tên của bạn, rõ ràng tên của bạn không phải là tên của tôi, tốt, nó có thể, có thể là một số Benjamins

out there.

ngoài đó.

If you're writing to a friend, hey, more North American, hi, more British, put their name,

Nếu bạn đang viết thư cho một người bạn, này, thêm người Bắc Mỹ, chào, thêm người Anh, ghi tên họ,

might end with see you soon.

có thể kết thúc bằng hẹn gặp lại bạn.

You might write that kind of in sort of text language, like see ya soon, you might sort

Bạn có thể viết kiểu đó bằng ngôn ngữ văn bản , chẳng hạn như hẹn gặp lại, bạn có thể

of abbreviate it, like, because if it's a friend, you don't have to stick to formal

viết tắt nó, chẳng hạn, bởi vì nếu đó là một người bạn, bạn không cần phải tuân theo các

rules of written English, and then put your name.

quy tắc viết tiếng Anh trang trọng, rồi đặt tên.

Work emails, now, if it's someone within your company, dear, and then what their name is,

Email công việc, bây giờ, nếu đó là ai đó trong công ty của bạn , bạn thân mến, và tên của họ là gì,

you definitely need to have your name at the bottom, will look better if you've set up

bạn nhất định phải có tên của mình ở dưới cùng, sẽ đẹp hơn nếu bạn đã thiết lập

some sort of e-signature, but it's up to you how you sign off, you could just put the name

một số loại chữ ký điện tử, nhưng đó là tùy thuộc vào cách bạn đăng xuất, bạn có thể chỉ cần đặt tên

without any kind of kind regards, thanks, so you can just, you know, nice and clean,

mà không có bất kỳ loại kính trọng nào, cảm ơn, vì vậy bạn có thể, bạn biết đấy, đẹp và sạch sẽ,

just put your name, but if you do want to have a sign off, then thanks, it's quite sort

chỉ cần đặt tên của bạn, nhưng nếu bạn muốn có một dấu hiệu , sau đó cảm ơn, nó khá

of generic, it works for many different occasions, you don't have to be saying, thanking them

chung chung, nó phù hợp với nhiều dịp khác nhau, bạn không cần phải nói, cảm ơn họ

for a Christmas present, to write thanks, it can mean sort of thanks in advance for

vì một món quà Giáng sinh, để viết lời cảm ơn, nó có thể có nghĩa là cảm ơn trước vì đã

doing something, or maybe kind regards, but kind regards is quite formal for someone who

làm điều gì đó, hoặc có thể là lời chào trân trọng, nhưng lời chào trân trọng khá trang trọng đối với người

works in the same organization, especially if you see them all the time, you can abbreviate

làm việc trong cùng một tổ chức, đặc biệt nếu bạn gặp họ mọi lúc, bạn có thể viết

that to KR, so you'd probably just see the KR, just so you know what that means.

tắt thành KR, vì vậy có lẽ bạn chỉ cần nhìn thấy KR, để bạn biết điều gì Điều đó có nghĩa là.

If you're writing to someone in a position of authority outside of your company, then

Nếu bạn đang viết thư cho ai đó ở vị trí có thẩm quyền bên ngoài công ty của bạn, thì

dear, and then if you know their title and name, then put it, their surname we're looking

bạn thân mến, sau đó nếu bạn biết chức danh và tên của họ, thì hãy đặt họ của họ mà chúng tôi đang tìm

for here, if you don't know their name, then it's dear sir or madam, okay?

kiếm ở đây, nếu bạn không biết họ tên, sau đó là thưa ông hoặc bà, được chứ?

The end, kind regards, and then you put both of your names, and then preferably an e-signature

Cuối cùng, gửi lời chào trân trọng, sau đó bạn điền tên của cả hai người , sau đó tốt nhất là ký chữ ký điện tử

if you've got one, if you're looking to promote whoever you're working for.

nếu bạn có, nếu bạn đang muốn thăng chức cho bất kỳ ai mà bạn đang làm việc cho.

Okay, let's have a look how to do that first sentence.

Được rồi, chúng ta hãy xem làm thế nào để làm câu đầu tiên.

Okay, cool, so we have said hello, now we need to write something.

Được rồi, thật tuyệt, vậy là chúng ta đã nói xin chào, bây giờ chúng ta cần viết một cái gì đó.

So, the first sentence is the why you are writing, the purpose of the email, okay?

Vì vậy, câu đầu tiên là tại sao bạn viết, mục đích của email, được chứ?

So there's some different ways of doing this.

Vì vậy, có một số cách khác nhau để làm điều này.

I am writing to, now if you're applying for a job, you could say, I am writing to apply

Tôi đang viết thư cho, bây giờ nếu bạn đang nộp đơn xin việc, bạn có thể nói, Tôi viết thư này để ứng

for the position of.

tuyển cho vị trí của.

I am writing to apply for the position of.

Tôi viết thư này để ứng tuyển vào vị trí.

You might be writing a complaint, I'm writing to complain, I am writing to suggest a suggestion,

Bạn có thể đang viết một lời phàn nàn, tôi đang viết để phàn nàn, tôi đang viết để đề xuất một gợi ý, được

okay?

chứ?

Lots of different purposes, but this is your basic pattern at the beginning.

Rất nhiều mục đích khác nhau, nhưng đây là mẫu cơ bản của bạn lúc đầu.

I am writing to, or if someone has been trying to call you, you could say, I'm sorry, I was

Tôi đang viết thư cho, hoặc nếu ai đó đang cố gọi cho bạn, bạn có thể nói, Tôi xin lỗi, tôi

not able to take your call yesterday, or I'm sorry for the delay in answering your email.

không thể nhận cuộc gọi của bạn ngày hôm qua, hoặc tôi xin lỗi vì đã trả lời email của bạn chậm trễ.

I am sorry, I was not able, or I'm sorry for dot, dot, dot, okay?

Tôi xin lỗi, tôi đã không thể, hoặc tôi xin lỗi vì dấu chấm, dấu chấm, dấu chấm, được không?

I'm writing to, or an apology, or if someone has written to you about something specific

Tôi viết thư cho, hoặc một lời xin lỗi, hoặc nếu ai đó đã viết thư cho bạn về điều gì đó cụ thể

like, I don't know, a faulty piece of machinery, dear so-and-so, in reference to your complaint

như, tôi không biết, một bộ phận máy móc bị lỗi, bạn thân mến, liên quan đến khiếu nại của bạn

about the electric oven, I can confirm da-da-da-da-da-da-da.

về lò nướng điện , Tôi có thể xác nhận da-da-da-da-da-da-da.

So, in reference to means this is about something you have told me about, okay?

Vì vậy, liên quan đến có nghĩa là đây là về điều gì đó mà bạn đã nói với tôi, được chứ?

Right.

Phải.

And you are, so this is more if you are writing to someone that you don't know that well.

Và bạn là vậy, vì vậy điều này sẽ tốt hơn nếu bạn đang viết thư cho một người mà bạn không biết rõ điều đó.

Maybe they're a new contact, maybe you have watched my video on networking, and you have

Có thể họ là một liên hệ mới, có thể bạn đã xem video của tôi trên mạng và bạn đã

got an introduction to someone, and you're sending them an email.

được giới thiệu về ai đó và bạn đang gửi email cho họ.

So, it was great to meet you last night at such-and-such a bar, and then you would go

Vì vậy, thật tuyệt khi được gặp bạn tối qua tại một quán bar nào đó, và sau đó bạn sẽ đi

into why you enjoyed meeting them, or something you spoke about, and then maybe a link to

vào lý do tại sao bạn thích gặp họ, hoặc điều gì đó bạn đã nói, và sau đó có thể là một liên kết đến

your website or something.

trang web của bạn hoặc điều gì đó.

Or further to our phone conversation on such-and-such a date, so further to means, so we had this,

Hoặc xa hơn nữa là cuộc trò chuyện qua điện thoại của chúng tôi vào một ngày nào đó, xa hơn nữa là, vì vậy chúng tôi đã có cái này,

and now we've got this.

và bây giờ chúng tôi có cái này.

So, the first step was the phone call, and now we're writing, or following our email

Vì vậy, bước đầu tiên là gọi điện thoại, và bây giờ chúng tôi đang viết thư, hoặc theo thư điện tử của chúng tôi

correspondence on the 1st of October, I'm writing again to see if anything has changed.

vào ngày 1 tháng 10, tôi viết lại để xem có gì thay đổi không.

Okay, we're just going to have a quick pause, pressing the pause button, because if you're

Được rồi, chúng ta sẽ tạm dừng nhanh, nhấn nút tạm dừng, bởi vì nếu bạn đang

learning something from this, this is, you know, the absolute best phrases you can use

học được điều gì đó từ điều này, thì đây, bạn biết đấy, những cụm từ tuyệt đối hay nhất mà bạn có thể sử dụng

in emails, if you're finding it of benefit, then do me a favor and subscribe, and get

trong email, nếu bạn đang tìm thấy nó hữu ích, thì hãy ủng hộ tôi và đăng ký, đồng thời nhận

the notifications, and so you get each video from me.

thông báo, và như vậy bạn sẽ nhận được từng video từ tôi.

Attachments, so you've got the basic email, but you want someone to see a document, too,

Tệp đính kèm, vì vậy bạn đã có email cơ bản, nhưng bạn cũng muốn ai đó xem tài liệu

and you have attached it, so you might say, "Please find attached."

và bạn đã đính kèm tài liệu đó, vì vậy bạn có thể nói: "Vui lòng tìm tài liệu đính kèm".

Now we've got one of these is in the passive, and one of them is in the active, "Please

Bây giờ chúng ta có một trong số này ở dạng bị động và một trong số chúng ở dạng chủ động, "Vui lòng

find attached", so the attachment, something has, you know, it's just been someone, someone's

tìm phần đính kèm", vì vậy phần đính kèm, một cái gì đó, bạn biết đấy, nó chỉ là do ai đó, ai đó đã

done it, but it wasn't us, so this is the passive, and this is the active, "I have attached

làm, nhưng nó không phải là 't us, vì vậy đây là bị động, và đây là chủ động, "Tôi đã đính kèm

it to the email."

nó vào email."

Two different options, this is more common.

Hai tùy chọn khác nhau, điều này là phổ biến hơn.

Sometimes emails have to convey bad news, so you might write, "Please accept my apologies

Đôi khi email phải truyền tải tin xấu, vì vậy bạn có thể viết, "Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi của tôi

for", or if it's really bad news, something like this, "We regret to inform you that your

vì", hoặc nếu đó thực sự là tin xấu, đại loại như thế này, "Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng

son did not pass their exam, and he needs to re-sit them", or something.

con trai bạn đã không vượt qua kỳ thi của họ và nó cần để ngồi lại chúng", hoặc một cái gì đó.

Okay, we've got a little bit more for you.

Được rồi, chúng tôi có thêm một chút cho bạn.

Sometimes in emails, you might need to ask the other person to do something, "Could you

Đôi khi trong email, bạn có thể cần yêu cầu người khác làm điều gì đó, "Bạn có thể

send back a copy of the report?", "Could you do this?", "Could you do that?", or "Please

gửi lại một bản báo cáo không?", "Bạn có thể làm điều này không?", "Bạn có thể làm điều đó không?", hoặc "Làm ơn

do this", "Please do that".

làm điều này ", "Xin vui lòng làm điều đó".

A more formal construction, "I would be grateful if you _____", or "I would appreciate it if",

Một cách xây dựng trang trọng hơn, "Tôi sẽ biết ơn nếu bạn _____", hoặc "Tôi sẽ đánh giá cao nếu", được

okay?

chứ?

So, depending on the relationship as to whether we go for the simpler option or the more formal

Vì vậy, tùy thuộc vào mối quan hệ mà chúng ta chọn tùy chọn đơn giản hơn hay trang trọng

one.

hơn.

And then towards the end, you might need to say something like, "Do let me know if you

Và khi kết thúc, bạn có thể cần nói điều gì đó như "Hãy cho tôi biết nếu bạn

have any further questions", "further" meaning more, "Do let me know if you have any further

có bất kỳ câu hỏi nào khác", "thêm nữa" có nghĩa là "Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ

questions", or "Do let me know if you have any concerns", if you write "concerns" there.

câu hỏi nào khác" hoặc "Hãy để tôi tôi biết nếu bạn có bất kỳ mối quan tâm nào", nếu bạn viết "mối quan tâm" ở đó.

"Concerns" are worries.

“quan tâm” là lo lắng.

Should you require any more information about this, please do not hesitate to contact me.

Nếu bạn cần thêm thông tin về điều này, xin vui lòng liên hệ với tôi.

"Hesitate" meaning to wait, don't wait, do it straight away.

"Do dự" có nghĩa là chờ đợi, không chờ đợi, làm ngay.

Why not do the quiz straight away so you try and remember all of these great phrases from

Tại sao không làm bài kiểm tra ngay để bạn cố gắng ghi nhớ tất cả những cụm từ tuyệt vời này

today's lesson?

trong bài học hôm nay?

Hope it's been of use.

Hy vọng nó đã được sử dụng.

If you want any private tuition, I have limited availability, but you can go through my website,

Nếu bạn muốn có bất kỳ khóa học riêng nào, số lượng có hạn của tôi , nhưng bạn có thể truy cập trang web của tôi,

honeyourenglish.com.

honeyourenglish.com.

Thanks.

Cảm ơn.