Writing Emails: My Complete Guide

Hey, welcome back to engVid.

Hé, bienvenue sur engVid.

Today we are looking at how to do emails well.

Aujourd'hui, nous examinons comment bien envoyer des e-mails.

A vital skill in today's modern world, it's not just for at work, we're looking at social

Une compétence vitale dans le monde moderne d'aujourd'hui, ce n'est pas seulement pour le travail, nous examinons les

emails and in general, what makes emails different to letters and any other form of communication.

e-mails sociaux et en général, ce qui rend les e-mails différents des lettres et de toute autre forme de communication.

The way you present yourself in an email can give a very strong or a very poor impression

La façon dont vous vous présentez dans un e-mail peut donner une très forte ou une très mauvaise impression

of you.

de vous.

So it's important that you communicate well by email because it's often the first thing

Il est donc important que vous communiquiez bien par e-mail car c'est souvent la première chose que les

people know of you before they meet you.

gens savent de vous avant de vous rencontrer.

So my top tips, I'm not saying that I follow these all the time.

Donc, mes meilleurs conseils, je ne dis pas que je les suis tout le temps.

Some of my emails are atrocious.

Certains de mes e-mails sont atroces.

But this is like the golden standard that we're looking for.

Mais c'est comme la norme d'or que nous recherchons.

You want your emails to be clear, to the point.

Vous voulez que vos e-mails soient clairs , précis.

It's not the place for philosophizing and thinking about questions and discussion points.

Ce n'est pas l'endroit pour philosopher et réfléchir sur des questions et des points de discussion.

It's more sort of...

C'est plus une sorte de...

It's more kind of factual communication that we're looking for in an email.

C'est plus une sorte de communication factuelle que nous recherchons dans un e-mail.

Succinct, yep.

Succinc, oui.

Why say in 32 words what you could say in eight words?

Pourquoi dire en 32 mots ce que l' on pourrait dire en huit mots ?

So you need to be rereading your emails to think, where can I shave off some words here

Vous devez donc relire vos e-mails pour penser, où puis-je supprimer quelques mots ici

to make this more punchy?

pour rendre cela plus percutant ?

Punctual.

Ponctuel.

I once worked for someone who said that you should treat an email like a letter with a

J'ai travaillé une fois pour quelqu'un qui disait que vous devriez traiter un e-mail comme une lettre avec un

first class stamp, i.e. you need to respond to it within 24 hours.

cachet de première classe, c'est-à-dire que vous devez y répondre dans les 24 heures.

Obviously, if it's a sales or marketing spam email, that doesn't apply, but it's a nice

Évidemment, s'il s'agit d'un spam de vente ou de marketing , cela ne s'applique pas, mais c'est un bon

yardstick.

critère.

Be polite and be considerate.

Soyez poli et prévenant.

Even if you're thinking something quite negative about the person you're writing to, you still

Même si vous pensez quelque chose de très négatif au sujet de la personne à qui vous écrivez, vous devez quand même

need to try and write to them in a way that shows respect.

essayer de lui écrire d'une manière qui montre du respect.

First thing we're going to be looking at is how you start the email.

La première chose que nous allons examiner est la façon dont vous démarrez l'e-mail.

Then we'll be looking at the first sentence in the email, where you're saying, like, the

Ensuite, nous examinerons la première phrase de l'e-mail, où vous dites, par exemple, le

purpose of the email, and we'll look at some key phrases for various different types of

but de l'e-mail, et nous examinerons quelques phrases clés pour différents types d'

email, and then how to finish it.

e-mails, puis comment le terminer .

Valutation, that means how to say hello.

Valuation, ça veut dire comment dire bonjour.

If you're writing to your partner, wife, husband, now, I'm not going to give relationship advice,

Si vous écrivez à votre partenaire, épouse, mari, maintenant, je ne vais pas donner de conseils sur les relations,

but just to kind of show some differences, you might put their name, a way this is how

mais juste pour montrer quelques différences, vous pourriez mettre leur nom, c'est comme ça que

you might say goodbye, thinking of you, or maybe you can be more poetic, and then put

vous pourriez dire au revoir, en pensant à toi, ou peut-être que tu peux être plus poétique, puis mettre

your name, obviously your name is not my name, well, it might be, might be some Benjamins

ton nom, évidemment ton nom n'est pas mon nom, eh bien, ça pourrait être, peut-être des

out there.

Benjamins là-bas.

If you're writing to a friend, hey, more North American, hi, more British, put their name,

Si vous écrivez à un ami, hé, plus nord- américain, salut, plus britannique, mettez son nom, cela

might end with see you soon.

pourrait se terminer par à bientôt.

You might write that kind of in sort of text language, like see ya soon, you might sort

Vous pourriez écrire ce genre de langage textuel, comme à bientôt, vous pourriez en quelque sorte l'

of abbreviate it, like, because if it's a friend, you don't have to stick to formal

abréger, comme, parce que si c'est un ami, vous n'avez pas à vous en tenir aux

rules of written English, and then put your name.

règles formelles de l'anglais écrit, puis mettez votre nom.

Work emails, now, if it's someone within your company, dear, and then what their name is,

Les e-mails professionnels, maintenant, s'il s'agit de quelqu'un au sein de votre entreprise, mon cher, et quel est son nom,

you definitely need to have your name at the bottom, will look better if you've set up

vous devez absolument avoir votre nom en bas, seront mieux si vous avez mis en place

some sort of e-signature, but it's up to you how you sign off, you could just put the name

une sorte de signature électronique, mais c'est à vous de décider comment vous vous déconnectez, vous pouvez simplement mettre le nom

without any kind of kind regards, thanks, so you can just, you know, nice and clean,

sans aucune sorte de salutation, merci, donc vous pouvez juste, vous savez, gentil et propre,

just put your name, but if you do want to have a sign off, then thanks, it's quite sort

mettez simplement votre nom, mais si vous voulez avoir une signature , alors merci, c'est assez

of generic, it works for many different occasions, you don't have to be saying, thanking them

générique, cela fonctionne pour de nombreuses occasions différentes, vous n'avez pas besoin de dire, les remerciant

for a Christmas present, to write thanks, it can mean sort of thanks in advance for

pour un cadeau de Noël, pour écrire des remerciements, cela peut signifier une sorte de remerciement d'avance pour

doing something, or maybe kind regards, but kind regards is quite formal for someone who

avoir fait quelque chose, ou peut-être cordialement, mais cordialement est assez formel pour quelqu'un qui

works in the same organization, especially if you see them all the time, you can abbreviate

travaille dans la même organisation, surtout si vous les voyez tout le temps, vous pouvez abréger

that to KR, so you'd probably just see the KR, just so you know what that means.

cela en KR, donc vous verriez probablement juste le KR, juste pour que vous sachiez quoi cela signifie.

If you're writing to someone in a position of authority outside of your company, then

Si vous écrivez à quelqu'un en position d'autorité en dehors de votre entreprise, alors

dear, and then if you know their title and name, then put it, their surname we're looking

cher, et si vous connaissez son titre et son nom, alors mettez-le, son nom de famille que nous

for here, if you don't know their name, then it's dear sir or madam, okay?

recherchons ici, si vous ne connaissez pas son nom, alors c'est cher monsieur ou madame, d'accord ?

The end, kind regards, and then you put both of your names, and then preferably an e-signature

À la fin, cordialement, puis vous mettez vos deux noms, puis de préférence une signature électronique

if you've got one, if you're looking to promote whoever you're working for.

si vous en avez une, si vous cherchez à promouvoir la personne pour laquelle vous travaillez.

Okay, let's have a look how to do that first sentence.

Bon, voyons comment faire cette première phrase.

Okay, cool, so we have said hello, now we need to write something.

Ok, cool, donc nous avons dit bonjour, maintenant nous devons écrire quelque chose.

So, the first sentence is the why you are writing, the purpose of the email, okay?

Donc, la première phrase est la raison pour laquelle vous écrivez, le but de l'e-mail, d'accord ?

So there's some different ways of doing this.

Il y a donc différentes manières de procéder.

I am writing to, now if you're applying for a job, you could say, I am writing to apply

J'écris à, maintenant si vous postulez pour un emploi, vous pourriez dire, j'écris pour postuler

for the position of.

au poste de.

I am writing to apply for the position of.

Je vous écris pour postuler au poste de.

You might be writing a complaint, I'm writing to complain, I am writing to suggest a suggestion,

Vous écrivez peut-être une plainte, j'écris pour me plaindre, j'écris pour suggérer une suggestion, d'

okay?

accord ?

Lots of different purposes, but this is your basic pattern at the beginning.

Beaucoup d'objectifs différents, mais c'est votre modèle de base au début.

I am writing to, or if someone has been trying to call you, you could say, I'm sorry, I was

Je vous écris, ou si quelqu'un a essayé de vous appeler, vous pourriez dire, je suis désolé, je n'ai

not able to take your call yesterday, or I'm sorry for the delay in answering your email.

pas pu prendre votre appel hier, ou je suis désolé pour le retard à répondre à votre e-mail.

I am sorry, I was not able, or I'm sorry for dot, dot, dot, okay?

Je suis désolé, je n'ai pas pu, ou je suis désolé pour point, point, point, d'accord ?

I'm writing to, or an apology, or if someone has written to you about something specific

Je vous écris, ou je vous présente mes excuses, ou si quelqu'un vous a écrit à propos de quelque chose de spécifique

like, I don't know, a faulty piece of machinery, dear so-and-so, in reference to your complaint

comme, je ne sais pas, une machine défectueuse, cher untel, en référence à votre plainte

about the electric oven, I can confirm da-da-da-da-da-da-da.

concernant le four électrique , je peux confirmer da-da-da-da-da-da-da.

So, in reference to means this is about something you have told me about, okay?

Donc, en ce qui concerne les moyens, il s'agit de quelque chose dont vous m'avez parlé, d'accord ?

Right.

Droite.

And you are, so this is more if you are writing to someone that you don't know that well.

Et vous l'êtes, donc c'est plus si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas très bien.

Maybe they're a new contact, maybe you have watched my video on networking, and you have

Peut-être qu'il s'agit d'un nouveau contact, peut-être que vous avez regardé ma vidéo sur le réseautage, que vous

got an introduction to someone, and you're sending them an email.

avez présenté quelqu'un et que vous lui envoyez un e-mail.

So, it was great to meet you last night at such-and-such a bar, and then you would go

Donc, c'était super de vous rencontrer hier soir dans tel ou tel bar, et ensuite vous

into why you enjoyed meeting them, or something you spoke about, and then maybe a link to

expliqueriez pourquoi vous avez aimé les rencontrer, ou quelque chose dont vous avez parlé, puis peut-être un lien vers

your website or something.

votre site Web ou quelque chose.

Or further to our phone conversation on such-and-such a date, so further to means, so we had this,

Ou suite à notre conversation téléphonique à telle date, donc suite à des moyens, donc on avait ça,

and now we've got this.

et maintenant on a ça.

So, the first step was the phone call, and now we're writing, or following our email

Donc, la première étape a été l'appel téléphonique, et maintenant nous écrivons, ou suite à notre correspondance par e-mail

correspondence on the 1st of October, I'm writing again to see if anything has changed.

du 1er octobre, j'écris à nouveau pour voir si quelque chose a changé.

Okay, we're just going to have a quick pause, pressing the pause button, because if you're

D'accord, nous allons juste faire une petite pause, en appuyant sur le bouton pause, parce que si vous en

learning something from this, this is, you know, the absolute best phrases you can use

apprenez quelque chose, c'est, vous savez, les meilleures phrases absolues que vous pouvez utiliser

in emails, if you're finding it of benefit, then do me a favor and subscribe, and get

dans les e-mails, si vous le trouvez d'avantage, alors faites-moi une faveur et abonnez-vous, et recevez

the notifications, and so you get each video from me.

les notifications, et ainsi vous obtenez chaque vidéo de moi.

Attachments, so you've got the basic email, but you want someone to see a document, too,

Pièces jointes, vous avez donc l'e-mail de base, mais vous voulez que quelqu'un voie également un document,

and you have attached it, so you might say, "Please find attached."

et vous l'avez joint , vous pouvez donc dire : "Veuillez trouver ci-joint".

Now we've got one of these is in the passive, and one of them is in the active, "Please

Maintenant, nous avons l'un d'eux dans le passif, et l'un d'eux dans l'actif, "Veuillez

find attached", so the attachment, something has, you know, it's just been someone, someone's

trouver attaché", donc l'attachement, quelque chose a, vous savez, c'est juste quelqu'un, quelqu'un l'a

done it, but it wasn't us, so this is the passive, and this is the active, "I have attached

fait, mais c'était 'pas nous, donc c'est le passif, et c'est l'actif, "Je l'ai

it to the email."

joint à l'e-mail."

Two different options, this is more common.

Deux options différentes , c'est plus courant.

Sometimes emails have to convey bad news, so you might write, "Please accept my apologies

Parfois, les e-mails doivent transmettre de mauvaises nouvelles, vous pouvez donc écrire : "Veuillez accepter mes excuses

for", or if it's really bad news, something like this, "We regret to inform you that your

pour", ou si c'est vraiment une mauvaise nouvelle, quelque chose comme ceci : "Nous avons le regret de vous informer que votre

son did not pass their exam, and he needs to re-sit them", or something.

fils n'a pas réussi son examen et qu'il a besoin pour les rasseoir", ou quelque chose comme ça.

Okay, we've got a little bit more for you.

D'accord, nous avons un peu plus pour vous.

Sometimes in emails, you might need to ask the other person to do something, "Could you

Parfois, dans les e-mails, vous devrez peut-être demander à l'autre personne de faire quelque chose : "Pourriez-vous

send back a copy of the report?", "Could you do this?", "Could you do that?", or "Please

renvoyer une copie du rapport ?", "Pourriez-vous faire ceci ?", "Pourriez-vous faire cela ?" ou "Veuillez

do this", "Please do that".

faire ceci ", "S'il vous plaît, faites-le".

A more formal construction, "I would be grateful if you _____", or "I would appreciate it if",

Une construction plus formelle, "Je vous serais reconnaissant si vous _____", ou "J'apprécierais si", d'

okay?

accord ?

So, depending on the relationship as to whether we go for the simpler option or the more formal

Donc, selon la relation, si nous optons pour l'option la plus simple ou la plus

one.

formelle.

And then towards the end, you might need to say something like, "Do let me know if you

Et puis, vers la fin, vous devrez peut-être dire quelque chose comme "Faites-moi savoir si vous

have any further questions", "further" meaning more, "Do let me know if you have any further

avez d'autres questions", "Plus loin" signifiant plus, "Faites-moi savoir si vous avez d'autres

questions", or "Do let me know if you have any concerns", if you write "concerns" there.

questions", ou "Laissez-moi moi savoir si vous avez des inquiétudes", si vous écrivez "préoccupations" ici.

"Concerns" are worries.

Les "préoccupations" sont des soucis.

Should you require any more information about this, please do not hesitate to contact me.

Si vous avez besoin de plus d'informations à ce sujet, n'hésitez pas à me contacter.

"Hesitate" meaning to wait, don't wait, do it straight away.

« Hésiter » signifie attendre, n'attendez pas, faites-le tout de suite.

Why not do the quiz straight away so you try and remember all of these great phrases from

Pourquoi ne pas faire le quiz tout de suite pour essayer de vous souvenir de toutes ces grandes phrases de

today's lesson?

la leçon d'aujourd'hui ?

Hope it's been of use.

J'espère que ça a été utile.

If you want any private tuition, I have limited availability, but you can go through my website,

Si vous souhaitez des cours particuliers, j'ai une disponibilité limitée, mais vous pouvez passer par mon site Web,

honeyourenglish.com.

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Thanks.

Merci.