Writing Emails: My Complete Guide

Hey, welcome back to engVid.

Ehi, bentornato su engVid.

Today we are looking at how to do emails well.

Oggi vediamo come fare bene le email.

A vital skill in today's modern world, it's not just for at work, we're looking at social

Un'abilità vitale nel mondo moderno di oggi, non è solo per il lavoro, stiamo esaminando le

emails and in general, what makes emails different to letters and any other form of communication.

e-mail sociali e in generale, ciò che rende le e-mail diverse dalle lettere e da qualsiasi altra forma di comunicazione.

The way you present yourself in an email can give a very strong or a very poor impression

Il modo in cui ti presenti in un'e-mail può dare un'impressione molto forte o molto scarsa

of you.

di te.

So it's important that you communicate well by email because it's often the first thing

Quindi è importante comunicare bene tramite e-mail perché spesso è la prima cosa che

people know of you before they meet you.

le persone sanno di te prima di incontrarti.

So my top tips, I'm not saying that I follow these all the time.

Quindi i miei migliori consigli, non sto dicendo che li seguo sempre.

Some of my emails are atrocious.

Alcune delle mie e-mail sono atroci.

But this is like the golden standard that we're looking for.

Ma questo è come lo standard aureo che stiamo cercando.

You want your emails to be clear, to the point.

Vuoi che le tue e-mail siano chiare, al punto.

It's not the place for philosophizing and thinking about questions and discussion points.

Non è il luogo per filosofare e riflettere su questioni e punti di discussione.

It's more sort of...

È più una specie di...

It's more kind of factual communication that we're looking for in an email.

È più una specie di comunicazione fattuale che cerchiamo in un'e-mail.

Succinct, yep.

Succinto, sì.

Why say in 32 words what you could say in eight words?

Perché dire in 32 parole quello che potresti dire in otto parole?

So you need to be rereading your emails to think, where can I shave off some words here

Quindi devi rileggere le tue e-mail per pensare, dove posso eliminare alcune parole qui

to make this more punchy?

per renderlo più incisivo?

Punctual.

Puntuale. Una

I once worked for someone who said that you should treat an email like a letter with a

volta ho lavorato per qualcuno che ha detto che dovresti trattare un'e-mail come una lettera con un

first class stamp, i.e. you need to respond to it within 24 hours.

francobollo di prima classe, cioè devi rispondere entro 24 ore.

Obviously, if it's a sales or marketing spam email, that doesn't apply, but it's a nice

Ovviamente, se si tratta di un'e-mail di spam di vendita o di marketing , ciò non si applica, ma è un buon

yardstick.

parametro.

Be polite and be considerate.

Sii educato e premuroso.

Even if you're thinking something quite negative about the person you're writing to, you still

Anche se stai pensando qualcosa di piuttosto negativo sulla persona a cui stai scrivendo, devi comunque

need to try and write to them in a way that shows respect.

provare a scriverle in un modo che mostri rispetto. La

First thing we're going to be looking at is how you start the email.

prima cosa che vedremo è come inizi l'e-mail.

Then we'll be looking at the first sentence in the email, where you're saying, like, the

Quindi esamineremo la prima frase dell'e-mail, in cui dici, ad esempio, lo

purpose of the email, and we'll look at some key phrases for various different types of

scopo dell'e-mail, e esamineremo alcune frasi chiave per diversi tipi di

email, and then how to finish it.

e-mail, e poi come completarla .

Valutation, that means how to say hello.

Valutazione, che significa come salutare.

If you're writing to your partner, wife, husband, now, I'm not going to give relationship advice,

Se stai scrivendo al tuo partner, moglie, marito, ora, non darò consigli sulle relazioni,

but just to kind of show some differences, you might put their name, a way this is how

ma solo per mostrare alcune differenze, potresti mettere il loro nome, in questo modo

you might say goodbye, thinking of you, or maybe you can be more poetic, and then put

potresti dire addio, pensando a te, o forse puoi essere più poetico, e poi metti il

your name, obviously your name is not my name, well, it might be, might be some Benjamins

tuo nome, ovviamente il tuo nome non è il mio nome, beh, potrebbe essere, potrebbe essere qualche Benjamin là

out there.

fuori.

If you're writing to a friend, hey, more North American, hi, more British, put their name,

Se stai scrivendo a un amico, hey, more North American, hi, more British, metti il ​​suo nome,

might end with see you soon.

potrebbe finire con arrivederci a presto.

You might write that kind of in sort of text language, like see ya soon, you might sort

Potresti scriverlo in una specie di linguaggio testuale, come a presto, potresti

of abbreviate it, like, because if it's a friend, you don't have to stick to formal

abbreviarlo, tipo, perché se è un amico, non devi attenerti alle

rules of written English, and then put your name.

regole formali dell'inglese scritto, e poi metti il ​​tuo nome.

Work emails, now, if it's someone within your company, dear, and then what their name is,

Email di lavoro, ora, se è qualcuno all'interno della tua azienda, cara, e poi come si chiama,

you definitely need to have your name at the bottom, will look better if you've set up

devi assolutamente avere il tuo nome in fondo, avrà un aspetto migliore se hai impostato

some sort of e-signature, but it's up to you how you sign off, you could just put the name

una sorta di firma elettronica, ma è sta a te decidere come firmare, potresti semplicemente mettere il nome

without any kind of kind regards, thanks, so you can just, you know, nice and clean,

senza nessun tipo di saluto, grazie, quindi puoi solo, sai, carino e pulito,

just put your name, but if you do want to have a sign off, then thanks, it's quite sort

metti solo il tuo nome, ma se vuoi avere una firma , quindi grazie, è abbastanza

of generic, it works for many different occasions, you don't have to be saying, thanking them

generico, funziona per molte occasioni diverse, non devi dire, ringraziarli

for a Christmas present, to write thanks, it can mean sort of thanks in advance for

per un regalo di Natale, scrivere grazie, può significare una sorta di ringraziamento in anticipo per

doing something, or maybe kind regards, but kind regards is quite formal for someone who

aver fatto qualcosa, o forse cordiali saluti, ma cordiali saluti è abbastanza formale per qualcuno che

works in the same organization, especially if you see them all the time, you can abbreviate

lavora nella stessa organizzazione, specialmente se li vedi sempre, puoi

that to KR, so you'd probably just see the KR, just so you know what that means.

abbreviarlo in KR, quindi probabilmente vedresti solo il KR, solo così sai cosa questo significa.

If you're writing to someone in a position of authority outside of your company, then

Se stai scrivendo a qualcuno in una posizione di autorità al di fuori della tua azienda, allora

dear, and then if you know their title and name, then put it, their surname we're looking

caro, e poi se conosci il suo titolo e nome, allora mettilo, il suo cognome che stiamo cercando

for here, if you don't know their name, then it's dear sir or madam, okay?

qui, se non conosci il suo nome, allora è caro signore o signora, ok?

The end, kind regards, and then you put both of your names, and then preferably an e-signature

Alla fine, cordiali saluti, e poi metti entrambi i tuoi nomi, e poi preferibilmente una firma elettronica

if you've got one, if you're looking to promote whoever you're working for.

se ne hai una, se stai cercando di promuovere la persona per cui lavori.

Okay, let's have a look how to do that first sentence.

Ok, diamo un'occhiata a come fare la prima frase.

Okay, cool, so we have said hello, now we need to write something.

Ok, bene, quindi ci siamo salutati, ora dobbiamo scrivere qualcosa.

So, the first sentence is the why you are writing, the purpose of the email, okay?

Quindi, la prima frase è il motivo per cui stai scrivendo, lo scopo dell'e-mail, ok?

So there's some different ways of doing this.

Quindi ci sono alcuni modi diversi per farlo.

I am writing to, now if you're applying for a job, you could say, I am writing to apply

Sto scrivendo a, ora se stai facendo domanda per un lavoro, potresti dire, sto scrivendo per candidarmi

for the position of.

per la posizione di. Le

I am writing to apply for the position of.

scrivo per candidarmi alla posizione di.

You might be writing a complaint, I'm writing to complain, I am writing to suggest a suggestion,

Potresti scrivere un reclamo, sto scrivendo per lamentarmi, sto scrivendo per suggerire un suggerimento,

okay?

ok?

Lots of different purposes, but this is your basic pattern at the beginning.

Molti scopi diversi, ma questo è il tuo schema di base all'inizio.

I am writing to, or if someone has been trying to call you, you could say, I'm sorry, I was

Sto scrivendo a, o se qualcuno ha provato a chiamarti, potresti dire, mi dispiace,

not able to take your call yesterday, or I'm sorry for the delay in answering your email.

non ho potuto rispondere alla tua chiamata ieri, o mi dispiace per il ritardo nel rispondere alla tua email.

I am sorry, I was not able, or I'm sorry for dot, dot, dot, okay?

Mi dispiace, non sono stato in grado, o mi dispiace per punto, punto, punto, ok? ti

I'm writing to, or an apology, or if someone has written to you about something specific

scrivo, o delle scuse, o se qualcuno ti ha scritto per qualcosa di specifico

like, I don't know, a faulty piece of machinery, dear so-and-so, in reference to your complaint

come, non so, un macchinario difettoso, caro tal dei tali, in riferimento alla tua lamentela sul

about the electric oven, I can confirm da-da-da-da-da-da-da.

forno elettrico , posso confermare da-da-da-da-da-da-da.

So, in reference to means this is about something you have told me about, okay?

Quindi, in riferimento a significa che si tratta di qualcosa di cui mi hai parlato, ok?

Right.

Giusto.

And you are, so this is more if you are writing to someone that you don't know that well.

E lo sei, quindi questo è più se stai scrivendo a qualcuno che non conosci molto bene.

Maybe they're a new contact, maybe you have watched my video on networking, and you have

Forse sono un nuovo contatto, forse hai guardato il mio video sul networking e

got an introduction to someone, and you're sending them an email.

hai una presentazione a qualcuno e gli stai inviando un'e-mail.

So, it was great to meet you last night at such-and-such a bar, and then you would go

Quindi, è stato fantastico incontrarti ieri sera in un bar così e così, e poi avresti

into why you enjoyed meeting them, or something you spoke about, and then maybe a link to

spiegato perché ti è piaciuto incontrarli, o qualcosa di cui hai parlato, e poi forse un link al

your website or something.

tuo sito web o qualcosa del genere.

Or further to our phone conversation on such-and-such a date, so further to means, so we had this,

O in seguito alla nostra conversazione telefonica in tale data, quindi oltre ai mezzi, quindi abbiamo avuto questo,

and now we've got this.

e ora abbiamo questo.

So, the first step was the phone call, and now we're writing, or following our email

Quindi, il primo passo è stata la telefonata, e ora che ci scriviamo, o dopo la nostra corrispondenza via e-mail

correspondence on the 1st of October, I'm writing again to see if anything has changed.

del 1° ottobre, scrivo di nuovo per vedere se qualcosa è cambiato.

Okay, we're just going to have a quick pause, pressing the pause button, because if you're

Ok, faremo solo una breve pausa, premendo il pulsante Pausa, perché se stai

learning something from this, this is, you know, the absolute best phrases you can use

imparando qualcosa da questo, queste sono, sai , le migliori frasi in assoluto che puoi usare

in emails, if you're finding it of benefit, then do me a favor and subscribe, and get

nelle email, se le trovi di beneficio, allora fammi un favore e iscriviti, e ricevi

the notifications, and so you get each video from me.

le notifiche, e così ricevi ogni video da me.

Attachments, so you've got the basic email, but you want someone to see a document, too,

Allegati, quindi hai l'e-mail di base, ma vuoi che anche qualcuno veda un documento

and you have attached it, so you might say, "Please find attached."

e lo hai allegato, quindi potresti dire "Per favore, trova in allegato".

Now we've got one of these is in the passive, and one of them is in the active, "Please

Ora abbiamo uno di questi è nel passivo, e uno di loro è nell'attivo, "Per favore

find attached", so the attachment, something has, you know, it's just been someone, someone's

trova allegato", quindi l'allegato, qualcosa ha, sai, è stato solo qualcuno, qualcuno l'ha

done it, but it wasn't us, so this is the passive, and this is the active, "I have attached

fatto, ma è stato noi, quindi questo è il passivo, e questo è l'attivo, "l'ho allegato

it to the email."

all'e-mail".

Two different options, this is more common.

Due diverse opzioni, questo è più comune.

Sometimes emails have to convey bad news, so you might write, "Please accept my apologies

A volte le e-mail devono trasmettere cattive notizie, quindi potresti scrivere "Accetta le mie scuse

for", or if it's really bad news, something like this, "We regret to inform you that your

per", o se si tratta davvero di cattive notizie, qualcosa del genere: "Siamo spiacenti di informarti che tuo

son did not pass their exam, and he needs to re-sit them", or something.

figlio non ha superato l'esame e ha bisogno per rimetterli a sedere", o qualcosa del genere.

Okay, we've got a little bit more for you.

Ok, abbiamo qualcosa in più per te.

Sometimes in emails, you might need to ask the other person to do something, "Could you

A volte nelle e-mail, potresti dover chiedere all'altra persona di fare qualcosa, "Potresti

send back a copy of the report?", "Could you do this?", "Could you do that?", or "Please

rispedire una copia del rapporto?", "Potresti farlo?", "Potresti farlo?" o "Per favore, fallo

do this", "Please do that".

", "Per favore, fallo".

A more formal construction, "I would be grateful if you _____", or "I would appreciate it if",

Una costruzione più formale, "Ti sarei grato se _____", o "Lo apprezzerei se",

okay?

ok?

So, depending on the relationship as to whether we go for the simpler option or the more formal

Quindi, a seconda della relazione, scegliamo l'opzione più semplice o quella più formale

one.

.

And then towards the end, you might need to say something like, "Do let me know if you

E poi, verso la fine, potresti dover dire qualcosa come "Fammi sapere se

have any further questions", "further" meaning more, "Do let me know if you have any further

hai altre domande", "ulteriori" significa di più, "Fammi sapere se hai altre

questions", or "Do let me know if you have any concerns", if you write "concerns" there.

domande" o "Fammi sapere so se hai dubbi", se ci scrivi "preoccupazioni". Le

"Concerns" are worries.

"preoccupazioni" sono preoccupazioni.

Should you require any more information about this, please do not hesitate to contact me.

Se hai bisogno di ulteriori informazioni in merito, non esitare a contattarmi.

"Hesitate" meaning to wait, don't wait, do it straight away.

"Esitare" significa aspettare, non aspettare, fallo subito.

Why not do the quiz straight away so you try and remember all of these great phrases from

Perché non fai subito il quiz in modo da provare a ricordare tutte queste fantastiche frasi della

today's lesson?

lezione di oggi?

Hope it's been of use.

Spero sia stato utile.

If you want any private tuition, I have limited availability, but you can go through my website,

Se vuoi lezioni private, ho una disponibilità limitata, ma puoi visitare il mio sito web,

honeyourenglish.com.

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Thanks.

Grazie.