Dealing with mistakes: Office English episode 5

What happens when something goes wrong at work? What do we say?

وقتی در محل کار مشکلی پیش بیاید چه اتفاقی می‌افتد؟ چه می گوییم؟

Sometimes there'll be a message from somebody that says 'Hi',  

گاهی اوقات پیامی از طرف شخصی می آید که می گوید "سلام"،

and I almost think, 'Oh no,  what's coming? What have I done?'

من چه کار کرده ام؟

It's that guilty feeling that is maybe left over from being told off at school or something like that.

این همان احساس گناه است که شاید از گفتن در مدرسه یا چیزی شبیه به آن باقی مانده است.

So, I think, you know,  you just have to accept that things can't  

بنابراین، فکر می‌کنم، می‌دانید، فقط باید بپذیرید که همه چیز نمی‌تواند

be perfect all the time and it's okay to make  mistakes just as long as you learn from them.

همیشه عالی باشد و اشتباه کردن تا زمانی که از آنها درس بگیرید اشکالی ندارد.

In this episode of Office English, we'll talk  about the language we can use when mistakes happen at work.

در این قسمت از زبان انگلیسی آفیس، درباره زبانی که می‌توانیم هنگام بروز اشتباه در محل کار استفاده کنیم، صحبت خواهیم کرد.

Welcome to Office English from BBC learning English. In this podcast, we help you with business English

از آموزش انگلیسی بی بی سی به Office English خوش آمدید. در این پادکست به شما در زمینه انگلیسی تجاری

for difficult situations. I'm Phil,

برای شرایط سخت کمک می کنیم. من فیل هستم

and I'm Pippa, and today we're talking about mistakes at work. We try to avoid them, but sometimes mistakes happen.

و پیپا هستم و امروز درباره اشتباهات در محل کار صحبت می کنیم. ما سعی می کنیم از آنها دوری کنیم، اما گاهی اوقات اشتباهاتی رخ می دهد.

We've already heard from colleagues at the BBC that finding the language to deal with mistakes is complicated. But what about you, Phil? What do you think?

قبلاً از همکاران در بی‌بی‌سی شنیده‌ایم که یافتن زبانی برای مقابله با اشتباهات پیچیده است.  اما تو چی، فیل؟ شما چی فکر میکنید؟

No, I think it can be complicated.  Whenever you're talking about mistakes,  

نه، فکر می کنم می تواند پیچیده باشد. هر زمان که در مورد اشتباهات صحبت می کنید،

you're dealing with how people feel, and often  you're dealing with how you feel yourself.

با احساسات مردم سروکار دارید و اغلب با احساسی که خودتان دارید سروکار دارید.

Yes, I get really stressed if I make  a mistake at work, and that can make  

بله، اگر در محل کار اشتباهی مرتکب شوم، واقعاً استرس می‌گیرم، و این می‌تواند

talking about it difficult. You're also  sometimes worried about making a mistake -  

صحبت کردن درباره آن را دشوار کند. شما همچنین گاهی نگران ارتکاب اشتباه هستید -

you might feel like you'll be blamed,  or that it'll be bad for your career,  

ممکن است احساس کنید که مورد سرزنش قرار خواهید گرفت، یا این برای حرفه شما بد خواهد بود،

so I think it's a really stressful time,  and so it's difficult to know what to say.

بنابراین فکر می‌کنم این زمان واقعاً استرس‌زا است، و بنابراین سخت است که بدانید چه باید بگویید .

Yes, and in this episode, we're going to talk  through language for admitting you've made a  

بله، و در این قسمت، می‌خواهیم از طریق زبان برای اعتراف به

mistake, apologising, and fixing the problem.

اشتباه، عذرخواهی و رفع مشکل صحبت کنیم.

Let's start with owning up to a mistake or telling somebody something has gone wrong. Do you have any suggestions for that, Phil?

بیایید با قبول اشتباه یا گفتن اشتباه به کسی شروع کنیم.  آیا پیشنهادی برای آن دارید، فیل؟

Okay, so here's a phrase: 'There's an issue I need to draw your attention to.' What do you think about that one?

بسیار خوب، پس در اینجا یک عبارت وجود دارد: "یک مشکل وجود دارد که باید توجه شما را به آن جلب کنم." نظرت در مورد اون یکی چیه؟

Yes, I think that's a really, really good idea. So it's good to be clear that there's a problem,

بله، فکر می‌کنم این ایده واقعاً بسیار خوبی است. بنابراین خوب است که واضح باشیم که مشکلی وجود دارد،

so saying "there's an issue I need  to draw your attention to" straight away,  

بنابراین با گفتن «مشکلی وجود دارد که باید توجه شما را به آن جلب کنم» فوراً،

we know there's a problem. So if you were saying that to your boss,  

ما می‌دانیم که مشکلی وجود دارد. بنابراین، اگر این را به رئیس خود می‌گفتید،

they know there's a problem, and you're being  really clear about it.

آنها می‌دانند که مشکلی وجود دارد، و شما واقعاً در مورد آن صحبت می‌کنید.

And I think it's quite interesting that here we're focusing on the  issue, not - at this point anyway - not who did it  

و من فکر می‌کنم بسیار جالب است که در اینجا ما روی این موضوع تمرکز می‌کنیم، نه - به هر حال در این مرحله - نه اینکه چه کسی این کار را انجام داده است

or why they did it or anything. He's saying,  'Look, here's a problem. Let's sort it out.'

یا چرا آنها آن را انجام داده‌اند یا هر چیز دیگری. او می‌گوید، «ببین، اینجا یک مشکل است. بیایید آن را مرتب کنیم.

Yeah, because if you need to fix a problem,  you can worry later about how that happened,  

بله، زیرا اگر باید مشکلی را برطرف کنید، می‌توانید بعداً نگران این باشید که چگونه این اتفاق افتاده است،

what went wrong - just saying, 'There's a problem,  

چه اشتباهی رخ داده است - فقط گفتن "مشکلی وجود دارد،

we need to sort it out,' is probably the  best way to start. Any other phrases, Phil?

باید آن را حل کنیم،" احتمالاً بهترین راه برای شروع است. آیا عبارت دیگری وجود دارد، فیل؟

Um okay, we've got this one: 'I've realised that my  team made an error in the report.'

بسیار خوب، ما این مورد را داریم: "من متوجه شدم که تیم من در گزارش اشتباه کرده است."

I like that because it's quite factual. We know immediately  what the problem is, so you've explained the  

من آن را دوست دارم زیرا کاملاً واقعی است. ما فوراً می‌دانیم مشکل چیست، بنابراین شما

problem quite clearly - there's an error in the  report. There is a bit of blame going on here,  

مشکل را کاملاً واضح توضیح داده‌اید - یک خطا در گزارش وجود دارد. در اینجا مقداری سرزنش وجود دارد،

so it's 'my team made an error,' but we're not  saying someone specifically. We didn't say,  

بنابراین «تیم من خطا کرد»، اما ما به طور خاص به کسی نمی‌گوییم. ما نگفتیم،

'Oh, I've realised that Phil made a mistake  on this.' It's just somebody in the team,  

"اوه، من متوجه شدم که فیل در این مورد اشتباه کرده است." این فقط یک نفر در تیم است،

something's gone wrong.

مشکلی پیش آمده است.

I guess ideally, you'll also be thinking about how you can make things better. So we've got this one - you could say something like,  

حدس می‌زنم در حالت ایده‌آل، به این فکر کنید که چگونه می‌توانید اوضاع را بهتر کنید. بنابراین ما این یکی را داریم - می‌توانید چیزی مانند،   بگویید،

'I've accidentally sent the email out early,  but I have a plan to fix the problem.'

«به‌طور تصادفی ایمیل را زودتر ارسال کردم، اما برنامه‌ای برای رفع مشکل دارم».

Yes, so if you're worried about looking bad  to your boss if you've made a mistake,  

بله، بنابراین اگر نگران این هستید که اگر اشتباهی مرتکب شده اید به نظر بد به نظر برسید،

maybe if you have time, if you're able to  think of a solution straight away, you can  

شاید اگر وقت دارید، اگر بتوانید فوراً به راه حلی فکر کنید، می توانید

go to your boss with the solution rather than  just the problem. So, 'I've made this mistake,  

با راه حل به سراغ رئیس خود بروید. نه فقط مشکل. بنابراین، "من این اشتباه را مرتکب شده ام،

but I already know what we can do to sort it  out,' is probably a good way of thinking about it -  

اما من از قبل می دانم چه کاری می توانیم انجام دهیم تا آن را برطرف کنیم"، احتمالاً راه خوبی برای فکر کردن در مورد آن است -

especially if you know it's just you that  made the mistake and it's a simple thing,  

به خصوص اگر بدانید که این فقط شما هستید که اشتباه را مرتکب شده اید و این یک چیز ساده است. ،

Right, so we have some phrases for when we notice  a mistake and need to own up - admit that we made  

درست است، بنابراین عباراتی داریم برای زمانی که متوجه اشتباهی می‌شویم و می‌خواهیم خودمان را بپذیریم - بپذیریم که

the mistake. But what about if somebody else  notices? So this might happen, say, if you  

اشتباه کردیم. اما اگر شخص دیگری متوجه شود چه؟ بنابراین، مثلاً اگر

work with customers or clients and they notice a  mistake or a problem, so we might need to start  

با مشتریان یا مشتریانی کار می‌کنید و آنها متوجه اشتباه یا مشکلی می‌شوند، ممکن است این اتفاق بیفتد، بنابراین ممکن است لازم باشد

by apologising. You could say something like,  'I'm really sorry about that. Let me investigate  

با عذرخواهی شروع کنیم. می‌توانید چیزی شبیه این بگویید: «من واقعاً از این بابت متاسفم. اجازه دهید

the problem and get to the bottom of how that  happened, so that it doesn't happen again.'

مشکل را بررسی کنم و به این موضوع بپردازم که چگونه این اتفاق افتاد، تا دیگر تکرار نشود.

That's really good for clients and  customers.

این واقعاً برای مشتریان و مشتریان خوب است.

There's a lovely phrase in there, "get to the bottom of something." If  you get to the bottom of something,  

یک عبارت دوست داشتنی در آن وجود دارد، "به ته یک چیزی برو." اگر به ته موضوعی برسید، به این

it means you kind of understand why it happens,  

معنی است که به نوعی می‌فهمید چرا آن اتفاق می‌افتد،   دارید

you're looking deep down into the bottom of the  problem and working out what made it happen.

عمیقاً به عمق مشکل نگاه می‌کنید و به دنبال این هستید که چه چیزی باعث وقوع آن شده است.

Yeah, and that's a good way to apologise as well.  So not only are you saying sorry, you're saying,  

بله، و این یک راه خوب برای عذرخواهی نیز است. بنابراین نه تنها می گویید متاسفم، بلکه می گویید،

'I need to work out what's gone wrong here,  and I'm going to sort it out for you.' It's  

"من باید بفهمم چه مشکلی در اینجا پیش آمده است، و می خواهم آن را برای شما مرتب کنم."

reassuring for a client or a customer or a  colleague. Another thing we might want to  

برای یک مشتری، یک مشتری یا یک همکار اطمینان‌بخش است. نکته دیگری که ممکن است بخواهیم

think about when we're apologising is trying  not to say 'if', so don't say, 'I'm sorry if  

هنگام عذرخواهی به آن فکر کنیم این است که سعی کنیم «اگر» نگوییم، پس نگویید «متاسفم اگر

you are upset,' because that might make the  other person think that you don't take their  

ناراحت شدید»، زیرا ممکن است باعث شود طرف مقابل فکر کند که شما این کار را نمی‌کنید.

complaints seriously. Instead, you could say,  'I'm sorry that you are upset by this mistake.'

شکایات آنها را جدی نگیرید. در عوض، می‌توانید بگویید: «متاسفم که از این اشتباه ناراحت شدید.»

'I'm sorry that you are upset,' instead of 'I'm sorry if you are upset'.

«متاسفم که ناراحت شدی» به جای «متاسفم اگر ناراحتی».

I mean, if someone's talking to you about the  problem, it's probably quite clear that they  

منظورم این است که اگر کسی در مورد مشکل با شما صحبت می‌کند ، احتمالاً کاملاً واضح است که او

are upset, so um saying, 'I'm sorry if you are  upset,' yeah, I don't think it would help the  

ناراحت است، بنابراین می‌گوید: "متاسفم اگر ناراحت هستید"، بله، فکر نمی‌کنم این به وضعیت کمک کند

situation. It's suggesting that you kind of are  saying, 'I don't think you should be upset,' or  

. این نشان می‌دهد که شما به نوعی می‌گویید ، "فکر نمی‌کنم ناراحت شوید"، یا

something like that, or it leaves that open. And  I think that's probably a dangerous place to go.

چیزی شبیه به آن، یا آن را باز می‌گذارد. و من فکر می‌کنم که احتمالاً این مکان خطرناکی برای رفتن است.

Yeah, when someone's complaining, they usually just  feel like they want somebody to listen to them,  

بله، وقتی کسی شکایت می‌کند، معمولاً احساس می‌کند می‌خواهد کسی به حرف‌های او گوش کند،

and somebody to say that they've heard  their complaint - that they understand  

و کسی بگوید که شکایت او را شنیده است - که می‌فهمد

why they're upset or why there's a problem.  So, trying to kind of say "if" and get out  

چرا ناراحت هستند یا چرا مشکلی وجود دارد. بنابراین، اگر کسی ناراحت یا عصبانی باشد، تلاش برای گفتن «اگر» و

of um kind of admitting blame or a problem probably won't  help the situation if someone's upset or angry.

اعتراف به سرزنش یا مشکلی که وجود دارد، احتمالاً کمکی به وضعیت نخواهد کرد.

Okay, so we've acknowledged our mistake,  we've apologised if we need to. Now we might  

بسیار خوب، پس ما اشتباه خود را پذیرفتیم، اگر لازم بود عذرخواهی کرده ایم. اکنون ممکن است

need to think about fixing the mistake.  What phrases could we use here, Phil?

لازم باشد به رفع اشتباه فکر کنیم. چه عباراتی می توانیم در اینجا استفاده کنیم، فیل؟

Ok, people will often talk about offering assurances,  and that means you're showing that you'll stop the  

بسیار خوب، مردم اغلب درباره ارائه تضمین‌ها صحبت می‌کنند، و این بدان معناست که شما نشان می‌دهید که

same thing from happening again. And you  could do that by saying, 'Rest assured,  

از تکرار همان اتفاق جلوگیری می‌کنید. و می‌توانید این کار را با گفتن «مطمئن باشید،

we've taken steps to prevent mistakes  like these occurring again.' And using  

ما اقداماتی را برای جلوگیری از تکرار اشتباهاتی مانند این انجام داده‌ایم.» و استفاده از

this 'rest assured,' it's like saying,  'Be certain, we're taking this seriously.'

این «مطمئن باشید»، مانند این است که بگویید، «مطمئن باشید، ما این موضوع را جدی می‌گیریم.»

Yeah, it's a little bit like our apology where  we said about getting to the bottom of a problem.  

بله، این کمی شبیه عذرخواهی ما است که در آن  در مورد حل مشکل گفتیم.

This would be maybe the next thing you would say  to the client once you've actually got to the  

این شاید حرف بعدی باشد که وقتی واقعاً به انتها رسیدید به مشتری می‌گویید

bottom of it - you can say, 'Rest assured...'  So it's really reassuring to somebody who  

- می‌توانید بگویید «مطمئن باشید...» بنابراین برای کسی که

might have a problem with your company.

ممکن است با شرکت شما مشکلی داشته باشد واقعاً اطمینان‌بخش است. .

Okay, and then for customers or clients, you could give them an offer or a discount to make up for the mistake,

بسیار خوب، و سپس برای مشتریان یا مشتریان، می‌توانید به آنها پیشنهاد یا تخفیف بدهید تا اشتباه را جبران کنند،

if you've got the authority to do that. So, 'Can I offer you a discount on future orders to make up for the inconvenience?' In that classic offer  

اگر اختیار انجام این کار را دارید. بنابراین، «آیا می‌توانم برای جبران این ناراحتی، برای سفارش‌های بعدی به شما تخفیف بدهم؟» در ساختار پیشنهادی کلاسیک،

structure there, "Can I offer you...?" "Can I give  you...?"

«می‌توانم به شما پیشنهاد بدهم...؟» "میتونم بهت بدم...؟"

Yeah, people generally feel a lot better if they feel like they've got something out of it.

بله، مردم معمولاً احساس بهتری دارند اگر احساس کنند چیزی از آن به دست آورده اند.

As you say, you need to be sure that you are authorised, that you are allowed to offer a discount, but that might just make up for it.

همانطور که می‌گویید، باید مطمئن باشید که مجاز هستید، مجاز به ارائه تخفیف هستید، اما این ممکن است آن را جبران کند.

And sometimes apologising is enough, sometimes the mistake is  just an honest mistake, it's just a small thing,  

و گاهی عذرخواهی کافی است، گاهی اشتباه فقط یک اشتباه صادقانه است، این فقط یک چیز کوچک است،

and you don't need to do a huge investigation  to get to the bottom of what went wrong, and you  

و نیازی نیست تحقیقات گسترده‌ای انجام دهید تا متوجه شوید چه اشتباهی رخ داده است، و

don't need to offer a discount. It will depend  on how big the mistake is I would say, Phil.

نیازی نیست پیشنهاد دهید. تخفیف. این بستگی به این دارد که اشتباه چقدر بزرگ باشد، فیل. به نظر

What things do you think are  important to include in an apology?

شما چه مواردی مهم است که در عذرخواهی گنجانده شود؟

I think you need to be really genuine, so you  need to show that you understand why the person is  

من فکر می‌کنم شما باید واقعاً واقعی باشید، بنابراین باید نشان دهید که می‌دانید چرا آن شخص

annoyed or upset. Explaining potentially what  the problem was, so it might just be a computer  

آزرده یا ناراحت است. به طور بالقوه توضیح دهید که مشکل چیست، بنابراین ممکن است فقط یک

problem or an error that's really outside  of your control. So if you explain that,  

مشکل رایانه یا خطایی باشد که واقعاً خارج از کنترل شما است. بنابراین، اگر آن را توضیح دهید،

people can be more reasonable with you  about why something's gone wrong. But yeah,  

مردم می‌توانند با شما منطقی‌تر باشند درباره اینکه چرا مشکلی پیش آمده است. اما بله،

you really just want to be really genuine  and don't deny that there's a problem if  

شما واقعاً می‌خواهید واقعاً واقعی باشید و اگر می‌توانید مشکلی وجود دارد را انکار نکنید

you can because usually that makes  things worse later down the line.

زیرا معمولاً این باعث می‌شود که بعداً اوضاع بدتر شود.

So, dealing with mistakes is stressful,  

بنابراین، مقابله با اشتباهات استرس زا است،

but using clear language helps us sort out the  mess. Let's listen to our BBC colleagues again.

اما استفاده از زبان واضح به ما کمک می کند تا این آشفتگی را حل کنیم. بیایید دوباره به صحبت های همکاران بی بی سی خود گوش کنیم.

Sometimes there'll be a message from somebody  that says 'Hi,' and I almost think, 'Oh no,  

گاهی اوقات پیامی از طرف شخصی می‌آید که می‌گوید «سلام»، و من تقریباً فکر می‌کنم، «اوه نه،

what's coming? What have I done?'

چه چیزی در راه است؟ من چه کار کرده ام؟

So I think, you know, you just have to accept that things can't be perfect all the time, and it's okay to make mistakes, just as long as you learn from them.

بنابراین فکر می‌کنم، می‌دانید، فقط باید بپذیرید که همه چیز نمی‌تواند همیشه عالی باشد، و اشتباه کردن اشکالی ندارد، فقط تا زمانی که از آنها درس بگیرید.

So Andrew said there that learning from mistakes  is important, as well as showing that you've  

بنابراین اندرو در آنجا گفت که یادگیری از اشتباهات مهم است، و همچنین نشان می دهد که شما

learned. So showing somebody, maybe your boss,  that you took on feedback, that you realised there  

آموخته اید. بنابراین به کسی، شاید رئیستان، نشان دهید که بازخورد دریافت کرده‌اید، متوجه شده‌اید که

was a mistake, and you've made sure it won't  happen again. So how could we do that, Phil?

اشتباهی رخ داده است، و مطمئن شده‌اید که دیگر تکرار نخواهد شد. پس چگونه می توانیم این کار را انجام دهیم، فیل؟

Well, quite often, it might be explaining why  the mistake happened and then, yeah, just saying  

خوب، اغلب اوقات، ممکن است توضیح دهد که چرا اشتباه اتفاق افتاده است و سپس، بله، فقط می‌گویید

how you're going to do things differently in the  future to make sure that that doesn't happen. All  

چگونه می‌خواهید کارها را در  آینده متفاوت انجام دهید تا مطمئن شوید که این اتفاق نمی‌افتد.

of these, of course, depend on what the mistake  was. It might be there was something you didn't  

البته همه اینها به این بستگی دارد که اشتباه چه بوده است. ممکن است چیزی وجود داشته باشد که شما نمی‌دانید،

know, it might be that there was something you  needed to find out, or you hadn't been told.  

ممکن است چیزی وجود داشته باشد که باید بفهمید یا به شما گفته نشده است.

All of these things could be there, but  finding the root of it and showing that  

همه این چیزها می‌توانند وجود داشته باشند، اما یافتن ریشه آن و نشان دادن اینکه

you understand the root of it is important, I  think, and that helps stop it happen again.

شما ریشه آن را درک می‌کنید، به نظر من مهم است، و به جلوگیری از تکرار آن کمک می‌کند.

Yeah, and some companies will  do something called a debrief,  

بله، و برخی از شرکت‌ها کاری به نام توضیح انجام می‌دهند،

which is basically organising a formal  meeting to talk about what went wrong,  

که اساساً یک جلسه رسمی را سازماندهی می‌کنند تا درباره اشتباهی که رخ داده صحبت کنند، و برای

to come up with an action plan to stop it  happening again. Sometimes people do that  

ارائه یک برنامه اقدام برای جلوگیری از تکرار آن. گاهی اوقات مردم این کار را انجام می‌دهند

even if something hasn't gone wrong. So say  you have a big project or an event at work,  

حتی اگر مشکلی پیش نیامده باشد. بنابراین بگویید یک پروژه بزرگ یا یک رویداد در محل کار دارید،

people might have a debrief just to talk about how  could we make that better. So if you're always  

افراد ممکن است یک توضیح مختصر داشته باشند تا در مورد اینکه چگونه می‌توانیم آن را بهتر کنیم صحبت کنند. بنابراین، اگر همیشه

showing that you can learn, that you  can make things better, that you can do the same  

نشان می‌دهید که می‌توانید یاد بگیرید، می‌توانید کارها را بهتر کنید، می‌توانید همان

thing again but even better, even if you haven't  made a mistake, that's always a good thing to do.

کار را دوباره انجام دهید، اما حتی بهتر، حتی اگر اشتباهی مرتکب نشده باشید، این کار همیشه خوب است.

That's it for this episode of Office English.  Next time, we'll be heading to a work event  

برای این قسمت از آفیس انگلیسی تمام شد. دفعه بعد، به یک رویداد کاری می‌رویم

and working on our small talk and networking.  In the meantime, you can find more activities  

و روی صحبت‌های کوچک و شبکه‌سازی خود کار می‌کنیم. در عین حال، می‌توانید فعالیت‌های بیشتری

to help you with your English at work at bbclearningenglish.com.

برای کمک به زبان انگلیسی خود در محل کار در bbclearningenglish.com پیدا کنید.

- Bye for now. - Bye.

- فعلا خداحافظ. - خدا حافظ.