Dealing with mistakes: Office English episode 5

What happens when something goes wrong at work? What do we say?

Điều gì xảy ra khi có sự cố xảy ra ở nơi làm việc? Chúng ta nói gì?

Sometimes there'll be a message from somebody that says 'Hi',  

Đôi khi sẽ có tin nhắn từ ai đó có nội dung 'Xin chào',

and I almost think, 'Oh no,  what's coming? What have I done?'

và tôi gần như nghĩ, 'Ồ không, chuyện gì sắp xảy ra vậy? Tôi đã làm gì thế này?”

It's that guilty feeling that is maybe left over from being told off at school or something like that.

Cảm giác tội lỗi có lẽ còn sót lại sau khi bị mắng ở trường hoặc điều gì đó tương tự.

So, I think, you know,  you just have to accept that things can't  

Vì vậy, tôi nghĩ, bạn biết đấy, bạn chỉ cần chấp nhận rằng mọi thứ không thể lúc

be perfect all the time and it's okay to make  mistakes just as long as you learn from them.

nào cũng   hoàn hảo và bạn có thể phạm sai lầm miễn là bạn học được từ chúng.

In this episode of Office English, we'll talk  about the language we can use when mistakes happen at work.

Trong tập tiếng Anh văn phòng này, chúng ta sẽ nói về ngôn ngữ chúng ta có thể sử dụng khi xảy ra lỗi tại nơi làm việc.

Welcome to Office English from BBC learning English. In this podcast, we help you with business English

Chào mừng bạn đến với Office English từ BBC học tiếng Anh. Trong podcast này, chúng tôi giúp bạn tiếng Anh thương mại

for difficult situations. I'm Phil,

trong những tình huống khó khăn. Tôi là Phil

and I'm Pippa, and today we're talking about mistakes at work. We try to avoid them, but sometimes mistakes happen.

và tôi là Pippa và hôm nay chúng ta sẽ nói về những sai lầm trong công việc. Chúng tôi cố gắng tránh chúng, nhưng đôi khi sai lầm vẫn xảy ra.

We've already heard from colleagues at the BBC that finding the language to deal with mistakes is complicated. But what about you, Phil? What do you think?

Chúng tôi đã nghe các đồng nghiệp tại BBC nói rằng việc tìm ra ngôn ngữ để giải quyết lỗi rất phức tạp.  Nhưng còn anh thì sao, Phil? Bạn nghĩ sao?

No, I think it can be complicated.  Whenever you're talking about mistakes,  

Không, tôi nghĩ nó có thể phức tạp.  Bất cứ khi nào bạn nói về những sai lầm,

you're dealing with how people feel, and often  you're dealing with how you feel yourself.

bạn đang đối mặt với cảm giác của mọi người và thường bạn đang đối mặt với cảm giác của chính mình.

Yes, I get really stressed if I make  a mistake at work, and that can make  

Đúng, tôi thực sự căng thẳng nếu mắc lỗi trong công việc và điều đó có thể khiến

talking about it difficult. You're also  sometimes worried about making a mistake -  

việc nói về lỗi đó trở nên khó khăn. Bạn cũng đôi khi lo lắng về việc mắc lỗi -

you might feel like you'll be blamed,  or that it'll be bad for your career,  

bạn có thể cảm thấy như mình sẽ bị đổ lỗi, hoặc điều đó sẽ không tốt cho sự nghiệp của bạn,

so I think it's a really stressful time,  and so it's difficult to know what to say.

vì vậy tôi nghĩ đây là khoảng thời gian thực sự căng thẳng, và vì vậy thật khó để biết phải nói gì .

Yes, and in this episode, we're going to talk  through language for admitting you've made a  

Đúng, và trong tập này, chúng ta sẽ nói chuyện bằng ngôn ngữ về việc thừa nhận bạn đã phạm

mistake, apologising, and fixing the problem.

sai lầm, xin lỗi và khắc phục vấn đề.

Let's start with owning up to a mistake or telling somebody something has gone wrong. Do you have any suggestions for that, Phil?

Hãy bắt đầu với việc thừa nhận sai lầm hoặc nói với ai đó rằng có điều gì đó không ổn.  Bạn có gợi ý gì cho việc đó không, Phil?

Okay, so here's a phrase: 'There's an issue I need to draw your attention to.' What do you think about that one?

Được rồi, đây là cụm từ: 'Có một vấn đề tôi cần bạn chú ý.' Bạn nghĩ gì về điều đó?

Yes, I think that's a really, really good idea. So it's good to be clear that there's a problem,

Vâng, tôi nghĩ đó thực sự là một ý tưởng hay. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên nói rõ rằng có vấn đề,

so saying "there's an issue I need  to draw your attention to" straight away,  

vì vậy, hãy nói ngay "có một vấn đề tôi cần thu hút sự chú ý của bạn" ngay lập tức,

we know there's a problem. So if you were saying that to your boss,  

chúng ta biết rằng có vấn đề. Vì vậy, nếu bạn nói điều đó với sếp của mình,

they know there's a problem, and you're being  really clear about it.

họ biết rằng có vấn đề và bạn đang thực sự nói rõ về điều đó.

And I think it's quite interesting that here we're focusing on the  issue, not - at this point anyway - not who did it  

Và tôi nghĩ điều khá thú vị là ở đây chúng ta đang tập trung vào vấn đề, chứ không phải - dù sao vào thời điểm này - không phải ai đã làm việc đó

or why they did it or anything. He's saying,  'Look, here's a problem. Let's sort it out.'

hay tại sao họ lại làm việc đó hay bất cứ điều gì. Anh ấy nói: 'Nhìn xem, đây là một vấn đề. Hãy sắp xếp nó ra.'

Yeah, because if you need to fix a problem,  you can worry later about how that happened,  

Vâng, bởi vì nếu bạn cần khắc phục một sự cố, sau này bạn có thể lo lắng về việc điều đó đã xảy ra như thế nào,

what went wrong - just saying, 'There's a problem,  

điều gì đã xảy ra - chỉ cần nói, 'Đã xảy ra sự cố,

we need to sort it out,' is probably the  best way to start. Any other phrases, Phil?

chúng ta cần giải quyết nó', có lẽ là cách tốt nhất để bắt đầu. Còn cụm từ nào khác không, Phil?

Um okay, we've got this one: 'I've realised that my  team made an error in the report.'

Ừm được rồi, chúng ta có câu trả lời này: 'Tôi nhận thấy rằng nhóm của tôi đã mắc lỗi trong báo cáo.'

I like that because it's quite factual. We know immediately  what the problem is, so you've explained the  

Tôi thích điều đó vì nó khá thực tế. Chúng tôi biết ngay vấn đề là gì, vì vậy bạn đã giải thích

problem quite clearly - there's an error in the  report. There is a bit of blame going on here,  

vấn đề khá rõ ràng - có lỗi trong báo cáo. Có một chút đáng trách đang diễn ra ở đây,

so it's 'my team made an error,' but we're not  saying someone specifically. We didn't say,  

nên là 'nhóm của tôi đã mắc lỗi', nhưng chúng tôi không nói cụ thể về ai đó. Chúng tôi đã không nói:

'Oh, I've realised that Phil made a mistake  on this.' It's just somebody in the team,  

'Ồ, tôi nhận ra rằng Phil đã phạm sai lầm trong việc này.' Chỉ là một người nào đó trong nhóm,   đã xảy ra sự cố

something's gone wrong.

.

I guess ideally, you'll also be thinking about how you can make things better. So we've got this one - you could say something like,  

Tôi đoán lý tưởng nhất là bạn cũng sẽ nghĩ về cách bạn có thể làm mọi việc tốt hơn. Vì vậy, chúng ta có điều này - bạn có thể nói điều gì đó như,

'I've accidentally sent the email out early,  but I have a plan to fix the problem.'

'Tôi đã vô tình gửi email đi sớm, nhưng tôi có kế hoạch khắc phục sự cố.'

Yes, so if you're worried about looking bad  to your boss if you've made a mistake,  

Có, vì vậy, nếu bạn lo lắng về việc bị coi thường với sếp nếu bạn mắc lỗi,

maybe if you have time, if you're able to  think of a solution straight away, you can  

có thể nếu bạn có thời gian, nếu bạn có thể nghĩ ra giải pháp ngay lập tức, bạn có thể

go to your boss with the solution rather than  just the problem. So, 'I've made this mistake,  

đến gặp sếp để trình bày giải pháp thay vì chỉ là vấn đề. Vì vậy, 'Tôi đã phạm sai lầm này,

but I already know what we can do to sort it  out,' is probably a good way of thinking about it -  

nhưng tôi biết chúng ta có thể làm gì để giải quyết vấn đề đó ', có lẽ là một cách hay để suy nghĩ về vấn đề đó -

especially if you know it's just you that  made the mistake and it's a simple thing,  

đặc biệt nếu bạn biết chỉ có bạn mắc lỗi và đó chỉ là một điều đơn giản ,

Right, so we have some phrases for when we notice  a mistake and need to own up - admit that we made  

Đúng vậy, vì vậy chúng tôi có một số cụm từ khi chúng tôi nhận thấy một sai lầm và cần phải thừa nhận - hãy thừa nhận rằng chúng tôi đã mắc phải

the mistake. But what about if somebody else  notices? So this might happen, say, if you  

lỗi đó. Nhưng còn nếu có người khác nhận thấy thì sao? Vì vậy, điều này có thể xảy ra, chẳng hạn như nếu bạn

work with customers or clients and they notice a  mistake or a problem, so we might need to start  

làm việc với khách hàng và họ nhận thấy  có sai sót hoặc vấn đề, vì vậy chúng ta có thể cần phải bắt đầu

by apologising. You could say something like,  'I'm really sorry about that. Let me investigate  

bằng cách xin lỗi. Bạn có thể nói điều gì đó như, 'Tôi thực sự xin lỗi về điều đó. Hãy để tôi điều tra

the problem and get to the bottom of how that  happened, so that it doesn't happen again.'

vấn đề và tìm hiểu xem điều đó đã xảy ra như thế nào để sự việc đó không xảy ra lần nữa.'

That's really good for clients and  customers.

Điều đó thực sự tốt cho khách hàng và khách hàng.

There's a lovely phrase in there, "get to the bottom of something." If  you get to the bottom of something,  

Có một cụm từ rất hay trong đó, "đi đến tận cùng của điều gì đó." Nếu bạn hiểu được tận cùng của một điều gì đó,

it means you kind of understand why it happens,  

điều đó có nghĩa là bạn hiểu phần nào lý do tại sao điều đó xảy ra,

you're looking deep down into the bottom of the  problem and working out what made it happen.

bạn đang nhìn sâu vào tận cùng của vấn đề và tìm ra điều gì đã khiến nó xảy ra.

Yeah, and that's a good way to apologise as well.  So not only are you saying sorry, you're saying,  

Ừ, và đó cũng là một cách hay để xin lỗi.  Vì vậy, bạn không chỉ nói xin lỗi mà còn nói:

'I need to work out what's gone wrong here,  and I'm going to sort it out for you.' It's  

'Tôi cần tìm hiểu xem đã xảy ra vấn đề gì ở đây và tôi sẽ giải quyết vấn đề đó cho bạn.' Điều này khiến

reassuring for a client or a customer or a  colleague. Another thing we might want to  

khách hàng hoặc khách hàng hoặc đồng nghiệp cảm thấy yên tâm. Một điều khác mà chúng ta có thể muốn

think about when we're apologising is trying  not to say 'if', so don't say, 'I'm sorry if  

nghĩ tới khi xin lỗi là cố gắng không nói 'nếu', vì vậy đừng nói, 'Tôi xin lỗi nếu

you are upset,' because that might make the  other person think that you don't take their  

bạn buồn', vì điều đó có thể khiến người khác nghĩ rằng bạn không không xem xét

complaints seriously. Instead, you could say,  'I'm sorry that you are upset by this mistake.'

các khiếu nại của họ một cách nghiêm túc. Thay vào đó, bạn có thể nói, 'Tôi rất tiếc vì bạn cảm thấy khó chịu vì sai sót này'.

'I'm sorry that you are upset,' instead of 'I'm sorry if you are upset'.

'Tôi xin lỗi vì bạn đang buồn' thay vì 'Tôi xin lỗi nếu bạn buồn'.

I mean, if someone's talking to you about the  problem, it's probably quite clear that they  

Ý tôi là, nếu ai đó đang nói chuyện với bạn về vấn đề, thì có thể khá rõ ràng rằng họ

are upset, so um saying, 'I'm sorry if you are  upset,' yeah, I don't think it would help the  

đang khó chịu, vì vậy, hãy nói 'Tôi xin lỗi nếu bạn khó chịu', vâng, tôi không nghĩ điều đó sẽ giúp ích cho

situation. It's suggesting that you kind of are  saying, 'I don't think you should be upset,' or  

tình huống. Nó gợi ý rằng bạn đang nói: 'Tôi không nghĩ bạn nên buồn' hoặc

something like that, or it leaves that open. And  I think that's probably a dangerous place to go.

điều gì đó tương tự, hoặc điều đó sẽ bị bỏ ngỏ. Và tôi nghĩ đó có lẽ là một nơi nguy hiểm để đến.

Yeah, when someone's complaining, they usually just  feel like they want somebody to listen to them,  

Vâng, khi ai đó phàn nàn, họ thường cảm thấy như muốn ai đó lắng nghe họ,

and somebody to say that they've heard  their complaint - that they understand  

và ai đó nói rằng họ đã nghe  lời phàn nàn của họ - rằng họ hiểu

why they're upset or why there's a problem.  So, trying to kind of say "if" and get out  

tại sao họ lại khó chịu hoặc tại sao lại xảy ra vấn đề. Vì vậy, việc cố gắng nói "nếu" và thoát

of um kind of admitting blame or a problem probably won't  help the situation if someone's upset or angry.

khỏi   kiểu thừa nhận trách nhiệm hoặc một vấn đề có thể sẽ không giúp ích được gì nếu ai đó đang khó chịu hoặc tức giận.

Okay, so we've acknowledged our mistake,  we've apologised if we need to. Now we might  

Được rồi, chúng tôi đã thừa nhận sai lầm của mình và xin lỗi nếu cần. Bây giờ chúng ta có thể

need to think about fixing the mistake.  What phrases could we use here, Phil?

cần nghĩ đến việc sửa lỗi. Chúng ta có thể dùng những cụm từ nào đây, Phil?

Ok, people will often talk about offering assurances,  and that means you're showing that you'll stop the  

Được rồi, mọi người thường nói về việc đưa ra những lời đảm bảo, và điều đó có nghĩa là bạn đang thể hiện rằng bạn sẽ ngăn

same thing from happening again. And you  could do that by saying, 'Rest assured,  

điều tương tự xảy ra lần nữa. Và bạn có thể làm điều đó bằng cách nói: 'Hãy yên tâm,

we've taken steps to prevent mistakes  like these occurring again.' And using  

chúng tôi đã thực hiện các bước để ngăn chặn những lỗi như thế này xảy ra lần nữa.' Và việc sử dụng   từ

this 'rest assured,' it's like saying,  'Be certain, we're taking this seriously.'

'hãy yên tâm' này giống như nói: 'Hãy chắc chắn rằng chúng tôi đang xem xét vấn đề này một cách nghiêm túc.'

Yeah, it's a little bit like our apology where  we said about getting to the bottom of a problem.  

Vâng, nó hơi giống với lời xin lỗi của chúng tôi khi chúng tôi nói về việc tìm hiểu tận gốc vấn đề.

This would be maybe the next thing you would say  to the client once you've actually got to the  

Đây có thể là điều tiếp theo bạn sẽ nói với khách hàng khi bạn đã thực sự giải quyết

bottom of it - you can say, 'Rest assured...'  So it's really reassuring to somebody who  

vấn đề - bạn có thể nói, 'Hãy yên tâm...'  Vì vậy, điều này thực sự khiến ai đó yên tâm

might have a problem with your company.

có thể gặp vấn đề với công ty của bạn .

Okay, and then for customers or clients, you could give them an offer or a discount to make up for the mistake,

Được rồi, và đối với khách hàng, bạn có thể đưa ra ưu đãi hoặc giảm giá cho họ để bù đắp lỗi lầm

if you've got the authority to do that. So, 'Can I offer you a discount on future orders to make up for the inconvenience?' In that classic offer  

nếu bạn có thẩm quyền làm điều đó. Vì vậy, 'Tôi có thể giảm giá cho các đơn đặt hàng trong tương lai của bạn để bù đắp cho sự bất tiện này không?' Trong cấu trúc đề nghị cổ điển

structure there, "Can I offer you...?" "Can I give  you...?"

đó, "Tôi có thể đề nghị cho bạn...?" "Tôi có thể cho bạn...?"

Yeah, people generally feel a lot better if they feel like they've got something out of it.

Vâng, mọi người thường cảm thấy tốt hơn rất nhiều nếu họ cảm thấy như họ đã đạt được điều gì đó từ việc đó.

As you say, you need to be sure that you are authorised, that you are allowed to offer a discount, but that might just make up for it.

Như bạn nói, bạn cần chắc chắn rằng bạn được ủy quyền, được phép giảm giá, nhưng điều đó có thể chỉ bù đắp cho điều đó.

And sometimes apologising is enough, sometimes the mistake is  just an honest mistake, it's just a small thing,  

Và đôi khi xin lỗi là đủ, đôi khi sai lầm chỉ là một sai lầm thực sự, chỉ là một việc nhỏ,

and you don't need to do a huge investigation  to get to the bottom of what went wrong, and you  

và bạn không cần phải thực hiện một cuộc điều tra lớn để tìm hiểu tận cùng vấn đề đã xảy ra và bạn

don't need to offer a discount. It will depend  on how big the mistake is I would say, Phil.

không cần phải đưa ra lời xin lỗi giảm giá. Điều đó sẽ phụ thuộc vào mức độ sai lầm mà tôi muốn nói, Phil.

What things do you think are  important to include in an apology?

Bạn nghĩ điều gì là quan trọng cần đưa vào lời xin lỗi?

I think you need to be really genuine, so you  need to show that you understand why the person is  

Tôi nghĩ bạn cần phải thực sự thành thật, vì vậy bạn cần thể hiện rằng bạn hiểu lý do tại sao người đó lại

annoyed or upset. Explaining potentially what  the problem was, so it might just be a computer  

khó chịu hoặc khó chịu. Giải thích có thể vấn đề là gì, vì vậy đó có thể chỉ là

problem or an error that's really outside  of your control. So if you explain that,  

sự cố máy tính hoặc một lỗi thực sự nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Vì vậy, nếu bạn giải thích điều đó,

people can be more reasonable with you  about why something's gone wrong. But yeah,  

mọi người có thể hợp lý hơn với bạn về lý do tại sao có điều gì đó không ổn. Nhưng vâng,

you really just want to be really genuine  and don't deny that there's a problem if  

bạn thực sự chỉ muốn thực sự thành thật và không phủ nhận rằng sẽ có vấn đề nếu

you can because usually that makes  things worse later down the line.

bạn có thể làm vậy vì điều đó thường khiến mọi việc sau này trở nên tồi tệ hơn.

So, dealing with mistakes is stressful,  

Vì vậy, việc xử lý sai sót rất căng thẳng,

but using clear language helps us sort out the  mess. Let's listen to our BBC colleagues again.

nhưng việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng sẽ giúp chúng ta giải quyết  tình trạng lộn xộn. Hãy cùng lắng nghe các đồng nghiệp BBC của chúng ta một lần nữa.

Sometimes there'll be a message from somebody  that says 'Hi,' and I almost think, 'Oh no,  

Đôi khi sẽ có tin nhắn từ ai đó có nội dung "Xin chào" và tôi gần như nghĩ "Ồ không,

what's coming? What have I done?'

chuyện gì sắp xảy ra vậy? Tôi đã làm gì thế này?”

So I think, you know, you just have to accept that things can't be perfect all the time, and it's okay to make mistakes, just as long as you learn from them.

Vì vậy, tôi nghĩ, bạn biết đấy, bạn chỉ cần chấp nhận rằng không phải lúc nào mọi thứ cũng hoàn hảo và bạn có thể mắc sai lầm, miễn là bạn học được từ chúng.

So Andrew said there that learning from mistakes  is important, as well as showing that you've  

Vì vậy, Andrew đã nói ở đó rằng việc học hỏi từ những sai lầm là quan trọng, đồng thời thể hiện rằng bạn đã

learned. So showing somebody, maybe your boss,  that you took on feedback, that you realised there  

học hỏi. Vì vậy, hãy cho ai đó, có thể là sếp của bạn, thấy rằng bạn đã tiếp nhận phản hồi, rằng bạn đã nhận ra rằng đó

was a mistake, and you've made sure it won't  happen again. So how could we do that, Phil?

là một sai lầm và bạn đã đảm bảo rằng điều đó sẽ không xảy ra lần nữa. Vậy làm sao chúng ta có thể làm được điều đó, Phil?

Well, quite often, it might be explaining why  the mistake happened and then, yeah, just saying  

Chà, khá thường xuyên, nó có thể là giải thích lý do tại sao sai lầm lại xảy ra và sau đó, đúng vậy, chỉ nói rằng

how you're going to do things differently in the  future to make sure that that doesn't happen. All  

bạn sẽ làm khác đi như thế nào trong tương lai để đảm bảo rằng điều đó không xảy ra. Tất nhiên, tất cả

of these, of course, depend on what the mistake  was. It might be there was something you didn't  

những điều này đều phụ thuộc vào lỗi đó là gì . Có thể có điều gì đó bạn chưa

know, it might be that there was something you  needed to find out, or you hadn't been told.  

biết, có thể có điều gì đó bạn cần tìm hiểu hoặc bạn chưa được cho biết.

All of these things could be there, but  finding the root of it and showing that  

Tất cả những điều này đều có thể tồn tại ở đó, nhưng  việc tìm ra gốc rễ của nó và chứng tỏ rằng

you understand the root of it is important, I  think, and that helps stop it happen again.

bạn hiểu gốc rễ của nó là điều quan trọng, tôi nghĩ vậy và điều đó giúp ngăn chặn sự việc tái diễn.

Yeah, and some companies will  do something called a debrief,  

Đúng vậy, và một số công ty sẽ thực hiện một việc gọi là cuộc phỏng vấn,   về

which is basically organising a formal  meeting to talk about what went wrong,  

cơ bản là tổ chức một cuộc họp  chính thức để nói về những sai sót,

to come up with an action plan to stop it  happening again. Sometimes people do that  

để đưa ra kế hoạch hành động nhằm ngăn chặn sự việc đó  tái diễn. Đôi khi mọi người làm điều đó

even if something hasn't gone wrong. So say  you have a big project or an event at work,  

ngay cả khi không có gì sai sót. Vì vậy, giả sử bạn có một dự án lớn hoặc một sự kiện ở nơi làm việc,

people might have a debrief just to talk about how  could we make that better. So if you're always  

mọi người có thể có một cuộc trao đổi ngắn gọn để nói về cách chúng ta có thể cải thiện điều đó. Vì vậy, nếu bạn luôn

showing that you can learn, that you  can make things better, that you can do the same  

thể hiện rằng bạn có thể học hỏi, rằng bạn có thể làm mọi việc tốt hơn, rằng bạn có thể làm lại

thing again but even better, even if you haven't  made a mistake, that's always a good thing to do.

điều tương tự   nhưng thậm chí còn tốt hơn, ngay cả khi bạn không phạm sai lầm, thì đó luôn là điều nên làm.

That's it for this episode of Office English.  Next time, we'll be heading to a work event  

Tập này của Office English chỉ vậy thôi. Lần tới, chúng ta sẽ tham dự một sự kiện công việc

and working on our small talk and networking.  In the meantime, you can find more activities  

và thực hiện cuộc trò chuyện nhỏ và kết nối mạng. Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể tìm thêm các hoạt động khác

to help you with your English at work at bbclearningenglish.com.

để giúp bạn học tiếng Anh tại nơi làm việc tại bbclearningenglish.com.

- Bye for now. - Bye.

- Tạm biệt nhé. - Tạm biệt.