Dealing with mistakes: Office English episode 5

What happens when something goes wrong at work? What do we say?

仕事で何か問題が起こった場合はどうなりますか？ 何を言えばいいでしょうか？

Sometimes there'll be a message from somebody that says 'Hi',  

時々、誰かから「こんにちは」というメッセージが届くことがありますが、

and I almost think, 'Oh no,  what's coming? What have I done?'

「ああ、 何が来るの？」と思いそうになります。 私が何をした？'

It's that guilty feeling that is maybe left over from being told off at school or something like that.

それはおそらく学校で悪口を言われたことなどから残っている罪悪感です。

So, I think, you know,  you just have to accept that things can't  

ですから、 物事は

be perfect all the time and it's okay to make  mistakes just as long as you learn from them.

常に完璧であることはできないし、間違いから学ぶ限り、間違いを犯しても大丈夫であることを受け入れる必要があると思います。

In this episode of Office English, we'll talk  about the language we can use when mistakes happen at work.

Office English のこのエピソードでは、 仕事でミスが起こったときに使用できる言語について話します。

Welcome to Office English from BBC learning English. In this podcast, we help you with business English

BBC Learning English の Office English へようこそ。 このポッドキャストでは、難しい状況でのビジネス英語をお手伝いします

for difficult situations. I'm Phil,

。 私はフィル、

and I'm Pippa, and today we're talking about mistakes at work. We try to avoid them, but sometimes mistakes happen.

ピッパです。今日は仕事でのミスについて話します。 私たちはそれらを避けようとしますが、時には間違いが起こることもあります。

We've already heard from colleagues at the BBC that finding the language to deal with mistakes is complicated. But what about you, Phil? What do you think?

BBC の同僚からは、間違いに対処するための言語を見つけるのが難しいという話をすでに聞いています。  でもフィル、あなたはどうですか？ どう思いますか？

No, I think it can be complicated.  Whenever you're talking about mistakes,  

いいえ、複雑になる可能性があると思います。 間違いについて話すときは常に、

you're dealing with how people feel, and often  you're dealing with how you feel yourself.

人々の感じ方を扱っていることになりますが、多くの場合、 自分自身の感じ方を扱っていることになります。

Yes, I get really stressed if I make  a mistake at work, and that can make  

はい、仕事でミスをするととてもストレスがかかり 、

talking about it difficult. You're also  sometimes worried about making a mistake -  

それについて話すのが難しくなることがあります。 また、 間違いを犯すのではないかと心配することもあります。

you might feel like you'll be blamed,  or that it'll be bad for your career,  

自分が責められるのではない か、自分のキャリアに悪影響を与えるのではないかと感じるかもしれません。そのため、今は

so I think it's a really stressful time,  and so it's difficult to know what to say.

本当にストレスの多い時期だと思います。 そのため、何を言えばよいのか判断するのが難しいのです。 。

Yes, and in this episode, we're going to talk  through language for admitting you've made a  

はい。このエピソードでは、

mistake, apologising, and fixing the problem.

間違いを認め、謝罪し、問題を解決するための言葉について話します。 まずは

Let's start with owning up to a mistake or telling somebody something has gone wrong. Do you have any suggestions for that, Phil?

間違いを認めるか、何か問題があったことを誰かに伝えることから始めましょう。  それについて何か提案はありますか、フィル？

Okay, so here's a phrase: 'There's an issue I need to draw your attention to.' What do you think about that one?

さて、ここに「注意を喚起する必要がある問題があります。」というフレーズがあります。 それについてどう思いますか？

Yes, I think that's a really, really good idea. So it's good to be clear that there's a problem,

はい、それは本当に良いアイデアだと思います。 したがって、問題があることを明確にするのは良いことなので、

so saying "there's an issue I need  to draw your attention to" straight away,  

すぐに「注意を引く必要がある問題があります」と言えば、

we know there's a problem. So if you were saying that to your boss,  

問題があることがわかります。 したがって、あなたが上司にそのようなことを言ったとしたら、

they know there's a problem, and you're being  really clear about it.

彼らは問題があることを知っており、あなたは それについてはっきりと伝えていることになります。

And I think it's quite interesting that here we're focusing on the  issue, not - at this point anyway - not who did it  

そして、ここで私たちがこの問題に焦点を当てているのは非常に興味深いことだと思います。 とにかくこの時点では、誰がそれをしたの

or why they did it or anything. He's saying,  'Look, here's a problem. Let's sort it out.'

か、なぜ彼らがそれをしたのかなどではありません。 彼はこう言っています。 「ほら、ここに問題があります。 整理しましょう。』

Yeah, because if you need to fix a problem,  you can worry later about how that happened,  

そうです、問題を解決する必要がある場合、それが どのように起こったのか、何が問題だったのかを後から心配することができます。「

what went wrong - just saying, 'There's a problem,  

問題があるので、

we need to sort it out,' is probably the  best way to start. Any other phrases, Phil?

解決する必要があります。」と言うだけで 始めるのがおそらく最良の方法です。 他に何かフレーズはありますか、フィル？

Um okay, we've got this one: 'I've realised that my  team made an error in the report.'

そうですね、これは次のようなものです。「 チームがレポートに誤りを犯したことに気付きました。」

I like that because it's quite factual. We know immediately  what the problem is, so you've explained the  

かなり事実に基づいているので気に入っています。 問題が何であるかはすぐにわかります。 そのため、問題について非常に明確に説明していただきました。レポート

problem quite clearly - there's an error in the  report. There is a bit of blame going on here,  

には誤りがあります 。 ここには少し非難の余地があるので、

so it's 'my team made an error,' but we're not  saying someone specifically. We didn't say,  

「私のチームがミスをした」ということになりますが、 具体的に誰かを言っているわけではありません。 私たちは、

'Oh, I've realised that Phil made a mistake  on this.' It's just somebody in the team,  

「ああ、フィルがこの点で間違いを犯したことに気づきました」とは言いませんでした。 チーム内の誰かが

something's gone wrong.

問題を起こしているだけです。

I guess ideally, you'll also be thinking about how you can make things better. So we've got this one - you could say something like,  

理想的には、状況を改善する方法についても考えることになると思います。 これは次のようなものです。

'I've accidentally sent the email out early,  but I have a plan to fix the problem.'

「誤って早めにメールを送信してしまいました が、問題を解決する計画はあります。」のように言うことができます。

Yes, so if you're worried about looking bad  to your boss if you've made a mistake,  

はい、それで、もし 間違いを犯したときに上司に悪く思われるのが心配なら、

maybe if you have time, if you're able to  think of a solution straight away, you can  

時間があれば、 すぐに解決策を思いつくことができれば、

go to your boss with the solution rather than  just the problem. So, 'I've made this mistake,  

解決策を持って上司のところに行ってもいいでしょう。 単なる問題ではなく。 したがって、「私はこの間違いを犯しましたが、

but I already know what we can do to sort it  out,' is probably a good way of thinking about it -  

それを解決するために何ができるかはすでにわかっています」と 考えるのがおそらく良い方法です。

especially if you know it's just you that  made the mistake and it's a simple thing,  

特に、 間違いを犯したのは自分だけで、それが簡単なことだとわかっている場合は特にそうです。

Right, so we have some phrases for when we notice  a mistake and need to own up - admit that we made  

そうです。 間違いに気づき、間違いを認めなければならないときのフレーズがいくつかあります。間違いを犯したことを認めてください

the mistake. But what about if somebody else  notices? So this might happen, say, if you  

。 しかし、他の誰かが気づいたらどうなるでしょうか ? したがって、これは、たとえば、

work with customers or clients and they notice a  mistake or a problem, so we might need to start  

顧客やクライアントと仕事をしていて、彼らが 間違いや問題に気づいた場合に起こる可能性があるため、謝罪することから始める必要があるかもしれません

by apologising. You could say something like,  'I'm really sorry about that. Let me investigate  

。 次のように言えます。 「本当に申し訳ありません。」

the problem and get to the bottom of how that  happened, so that it doesn't happen again.'

二度と同じことが起こらないように、問題を調査して原因を解明させてください。」

That's really good for clients and  customers.

これはクライアントや顧客にとって非常に良いことです 。

There's a lovely phrase in there, "get to the bottom of something." If  you get to the bottom of something,  

そこには「何かの本質を理解する」という素敵なフレーズがあります。 何かの真相にたどり着いたということは、それがなぜ

it means you kind of understand why it happens,  

起こったのかをある程度理解したことを意味し、問題

you're looking deep down into the bottom of the  problem and working out what made it happen.

の根底を深く調べ 、何が起こったのかを解明していることになります。

Yeah, and that's a good way to apologise as well.  So not only are you saying sorry, you're saying,  

はい、それも良い謝罪の方法です。 つまり、ごめんなさいと言っているだけではなく、

'I need to work out what's gone wrong here,  and I'm going to sort it out for you.' It's  

「ここで何が問題だったのかを突き止める必要があるので、 私が解決してあげます。」と言っていることになります。 これは

reassuring for a client or a customer or a  colleague. Another thing we might want to  

クライアント、顧客、同僚にとって安心感を与えます 。 謝るときに考えるべきもう 1 つのことは、「

think about when we're apologising is trying  not to say 'if', so don't say, 'I'm sorry if  

もし」を言わないようにすることです。「動揺しているならごめんなさい」とは言わないでください。そうすると、

you are upset,' because that might make the  other person think that you don't take their  

相手にあなたが怒っていると思われてしまう可能性があります。 彼らの苦情を真剣に受け止めないでください

complaints seriously. Instead, you could say,  'I'm sorry that you are upset by this mistake.'

。 代わりに、 「この間違いで動揺していて申し訳ありません」と言うのもよいでしょう。

'I'm sorry that you are upset,' instead of 'I'm sorry if you are upset'.

「怒らせたらごめんなさい」ではなく「怒らせてごめんなさい」。

I mean, if someone's talking to you about the  problem, it's probably quite clear that they  

つまり、誰かがその問題についてあなたに話している場合 、その人が動揺していることはおそらく明らかです。

are upset, so um saying, 'I'm sorry if you are  upset,' yeah, I don't think it would help the  

ですから、「動揺しているならごめんなさい」と言うのは状況の 解決にはならないと思います

situation. It's suggesting that you kind of are  saying, 'I don't think you should be upset,' or  

。 それは、あなたが 「動揺する必要はないと思います」などと言っているか、

something like that, or it leaves that open. And  I think that's probably a dangerous place to go.

そのようなことを言っているか、それを未解決のままにしていることを示唆しています。 そして、そこは おそらく危険な場所だと思います。

Yeah, when someone's complaining, they usually just  feel like they want somebody to listen to them,  

そうですね、誰かが愚痴を言っているとき、彼らは通常、誰か に話を聞いてもらいたい、

and somebody to say that they've heard  their complaint - that they understand  

そして誰かに自分 の愚痴を聞いた、つまり

why they're upset or why there's a problem.  So, trying to kind of say "if" and get out  

なぜ自分が怒っているのか、なぜ問題が起きているのかを理解してほしいと感じているだけです。 したがって、誰かが動揺したり怒ったりしている場合、「もし」と言って

of um kind of admitting blame or a problem probably won't  help the situation if someone's upset or angry.

責任や問題を認めることから逃れようとしても、状況を解決することはおそらくできないでしょう 。

Okay, so we've acknowledged our mistake,  we've apologised if we need to. Now we might  

さて、私たちは間違いを認め、 必要に応じて謝罪しました。 ここで、

need to think about fixing the mistake.  What phrases could we use here, Phil?

間違いを修正することを考える必要があるかもしれません。 ここでどんなフレーズを使えばいいでしょうか、フィル？

Ok, people will often talk about offering assurances,  and that means you're showing that you'll stop the  

わかりました。人々はよく保証を提供することについて話します。これは、同じことが再び起こらないよう にするということを示していることを意味します

same thing from happening again. And you  could do that by saying, 'Rest assured,  

。 そして、「ご 安心ください。このような

we've taken steps to prevent mistakes  like these occurring again.' And using  

間違いが再び起こらないようにするための措置を講じていますので、ご安心ください。」と言うことができます。

this 'rest assured,' it's like saying,  'Be certain, we're taking this seriously.'

この「ご安心ください」を使用すると、「 ご安心ください、私たちはこれを真剣に受け止めています」と言っているようなものです。

Yeah, it's a little bit like our apology where  we said about getting to the bottom of a problem.  

そうですね、これは 問題の真相に迫るという私たちの謝罪に少し似ています。

This would be maybe the next thing you would say  to the client once you've actually got to the  

これは、 実際に問題の本質を理解した後、クライアントに次に言うことでしょう。

bottom of it - you can say, 'Rest assured...'  So it's really reassuring to somebody who  

「安心してください...」と言うことができます。 したがって、

might have a problem with your company.

あなたの会社に問題を抱えている可能性のある人にとって、これは本当に安心させることになります。 。

Okay, and then for customers or clients, you could give them an offer or a discount to make up for the mistake,

顧客やクライアントに対して、あなたにその権限があるのであれば、間違いを補うためにオファーや割引を与えることができます

if you've got the authority to do that. So, 'Can I offer you a discount on future orders to make up for the inconvenience?' In that classic offer  

。 そこで、「ご不便を補うために、今後の注文で割引を提供できますか?」 古典的なオファーの

structure there, "Can I offer you...?" "Can I give  you...?"

構造では、「オファーしてもいいですか...?」 「あげてもいいですか …？」

Yeah, people generally feel a lot better if they feel like they've got something out of it.

そうですね、人は一般的に、何かを得ることができたと感じると、とても気分が良くなります。

As you say, you need to be sure that you are authorised, that you are allowed to offer a discount, but that might just make up for it.

おっしゃるとおり、自分が承認されていること、割引を提供できることを確認する必要がありますが、それだけで十分に補えるかもしれません。

And sometimes apologising is enough, sometimes the mistake is  just an honest mistake, it's just a small thing,  

そして、謝罪するだけで十分な場合もあれば、間違いが 単なる正直な間違いであったり、ほんの小さなことだったりする場合もあります。何が問題だったのかを突き止めるために

and you don't need to do a huge investigation  to get to the bottom of what went wrong, and you  

大がかりな調査を行う必要はなく 、謝罪する

don't need to offer a discount. It will depend  on how big the mistake is I would say, Phil.

必要もありません。 割引。 それは 間違いがどれくらい大きいかによって決まります、私は言うでしょう、フィル。

What things do you think are  important to include in an apology?

謝罪に含めるべき重要なことは何だと思いますか。

I think you need to be really genuine, so you  need to show that you understand why the person is  

本当に誠実である必要があると思います。そのため、 相手がなぜイライラしたり動揺しているのかを理解していることを示す必要があります

annoyed or upset. Explaining potentially what  the problem was, so it might just be a computer  

。 潜在的に問題が何であったかを説明します。 つまり、単なるコンピューターの

problem or an error that's really outside  of your control. So if you explain that,  

問題、または実際には制御できないエラーである可能性があります 。 したがって、そのことを説明すると、

people can be more reasonable with you  about why something's gone wrong. But yeah,  

人々は 問題が発生した理由についてより合理的に理解できるようになります。 でも、そう、

you really just want to be really genuine  and don't deny that there's a problem if  

あなたは本当に誠実でありたいだけで 、問題があることを否定しないでください。そうする

you can because usually that makes  things worse later down the line.

ことで、 後々状況がさらに悪化することが多いからです。

So, dealing with mistakes is stressful,  

したがって、間違いに対処するのはストレスになります

but using clear language helps us sort out the  mess. Let's listen to our BBC colleagues again.

が、明確な言葉を使用することで、混乱を解決するのに役立ちます 。 BBC の同僚の意見をもう一度聞いてみましょう。

Sometimes there'll be a message from somebody  that says 'Hi,' and I almost think, 'Oh no,  

時々、誰かから 「こんにちは」というメッセージが届くことがありますが、「ああ、

what's coming? What have I done?'

何が来るの？」と思いそうになります。 私が何をした？'

So I think, you know, you just have to accept that things can't be perfect all the time, and it's okay to make mistakes, just as long as you learn from them.

だから私は、物事が常に完璧であることは不可能であることを受け入れる必要があると思います。間違いから学ぶ限り、間違いを犯しても大丈夫です。

So Andrew said there that learning from mistakes  is important, as well as showing that you've  

そこでアンドリューは、失敗から学ぶこと だけでなく、学んだことを示すことも重要であると述べました

learned. So showing somebody, maybe your boss,  that you took on feedback, that you realised there  

。 したがって、 フィードバックを受け入れたこと、

was a mistake, and you've made sure it won't  happen again. So how could we do that, Phil?

間違いがあったことに気づき、それが 二度と起こらないようにしたことを誰か（おそらく上司）に示す必要があります。 では、どうすればそんなことができるでしょうか、フィル？

Well, quite often, it might be explaining why  the mistake happened and then, yeah, just saying  

そうですね、多くの場合、 間違いが起こった理由を説明し、その後、間違いが起こらないようにするために

how you're going to do things differently in the  future to make sure that that doesn't happen. All  

今後どのように異なる方法で物事を進めるつもりかを単に述べているだけかもしれません 。

of these, of course, depend on what the mistake  was. It might be there was something you didn't  

もちろん、これらはすべて、間違いが何であったかによって異なります 。 あなたが知らなかったことがあったかもしれないし

know, it might be that there was something you  needed to find out, or you hadn't been told.  

、 調べる必要があるか、あるいは知らされていなかった何かがあるかもしれません。

All of these things could be there, but  finding the root of it and showing that  

これらすべてが存在する可能性がありますが、 その根本を見つけて、

you understand the root of it is important, I  think, and that helps stop it happen again.

その根本を理解していることを示すことが重要であり、 それが再発を防ぐのに役立つと私は思います。

Yeah, and some companies will  do something called a debrief,  

はい、一部の企業は 報告会と呼ばれるものを実施します。

which is basically organising a formal  meeting to talk about what went wrong,  

これは基本的に、何が 問題だったのかを話し合うための正式な会議を開催し、

to come up with an action plan to stop it  happening again. Sometimes people do that  

問題の再発を阻止するための行動計画を立てることです 。

even if something hasn't gone wrong. So say  you have a big project or an event at work,  

何か問題が起きていない場合でも、そのようなことをしてしまう人がいます。 たとえば、 仕事で大きなプロジェクトやイベントがあるとします。

people might have a debrief just to talk about how  could we make that better. So if you're always  

人々は、どうすればそれを改善できるかについて話し合うためだけに報告会を開くかもしれません 。 したがって、たとえ間違いを犯さなかったとしても、

showing that you can learn, that you  can make things better, that you can do the same  

学ぶことができること、 状況を改善することができること、同じ

thing again but even better, even if you haven't  made a mistake, that's always a good thing to do.

ことをもう一度、さらに良くできることを常に示しているのであれば、 それは常に良いことです。

That's it for this episode of Office English.  Next time, we'll be heading to a work event  

Office English の今回のエピソードは以上です。 次回は、仕事のイベントに行き

and working on our small talk and networking.  In the meantime, you can find more activities  

、雑談やネットワーキングに取り組む予定です。 それまでの間、

to help you with your English at work at bbclearningenglish.com.

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- Bye for now. - Bye.

- とりあえずさようなら。 - さよなら。