Business English: How to get a meeting – *EXACTLY* what to write and say

Welcome back. My name's Benjamin. In today's

Content de te revoir. Je m'appelle Benjamin. Dans la leçon d'aujourd'hui

lesson, we are looking at phrasing for email

, nous étudions la formulation des e-mails

and phone call to help get you into the room.

et des appels téléphoniques pour vous aider à entrer dans la salle.

Because the truth of the matter is that you're

Car la vérité est que vous

not going to get an amazing business deal just from sending an email. Business deals

n’obtiendrez pas une affaire exceptionnelle simplement en envoyant un e-mail. Les affaires se

get made in person, but how do you get into the room with someone that you don't know

concluent en personne, mais comment entrer dans une pièce avec quelqu'un que vous ne connaissez pas

as a friend or close associate? You have to

comme ami ou proche collaborateur ? Vous devez

send emails, follow them up with phone calls

envoyer des e-mails, les suivre d'appels téléphoniques

to try and actually meet those people. So, who

pour essayer de rencontrer réellement ces personnes. Alors, à qui

will benefit from this video? Well, certainly

profitera cette vidéo ? Eh bien, certainement

if you're working in sales in English and

si vous travaillez dans la vente en anglais et que

you're learning English as a foreign language,

vous apprenez l'anglais comme langue étrangère, c'est un

good place to start. But also if you're looking

bon point de départ. Mais aussi si vous cherchez

to get work experience and just get face-to-face

à acquérir une expérience professionnelle et simplement à rencontrer des personnes en face à face

meetings with people to help you, then I think this will be of benefit for you.

pour vous aider, alors je pense que cela vous sera bénéfique.

So let's dive straight in, shall we? I've suggested that we're starting with email,

Alors, allons-y directement, d'accord ? J'ai suggéré que nous commencions par un e-mail,

then going to a phone call, and then meeting in

puis par un appel téléphonique, puis par une rencontre en

person. So, the standard email says something

personne. Donc, l' e-mail standard dit quelque chose

like "Dear blah, blah, blah", and then has

comme « Cher blah, blah, blah », et ensuite il y a

the name down here. But we're going for quite

le nom ici. Mais nous allons ici opter pour

a direct style of written English here, so we'll have "Dear, my name's da, da, da". It

un style d'anglais écrit assez direct, nous aurons donc « Cher, je m'appelle da, da, da ». Cela

makes it conversational, friendly. "My name's

rend la conversation plus conviviale. « Je m'appelle

da, da, da, and I work for", introduce yourself.

da, da, da, et je travaille pour », présentez-vous.

What do you do? Who are you? "I work for blah,

Que fais-tu? Qui es-tu? « Je travaille pour blah,

blah, blah, blah, blah, blah, blah", or "I

blah, blah, blah, blah, blah, blah », ou « Je

look after client accounts at", or "I represent",

m'occupe des comptes clients chez », ou « Je représente »,

name of the person, yep. So, find a good way

nom de la personne, ouais. Alors, trouvez une bonne façon

of talking about what you do.

de parler de ce que vous faites.

Who put you in contact? Or maybe you found the contact details yourself. "I was given

Qui vous a mis en contact ? Ou peut-être avez-vous trouvé les coordonnées vous-même. « J'ai reçu

your details by", who recommended it? Who

vos coordonnées par », qui vous les a recommandées ? Qui aurait

thought we would work extremely well together?

cru que nous travaillerions extrêmement bien ensemble ?

Who thought we would work extremely well together?

Qui aurait cru que nous travaillerions extrêmement bien ensemble ?

Who suggested that I contacted you? Who suggested

Qui m'a suggéré de vous contacter ? Qui m'a suggéré

that I contacted you? Okay. If you weren't recommended by someone, what could you say?

de vous contacter ? D'accord. Si personne ne vous avait recommandé, que pourriez-vous dire ?

"Hi, my name's da, da, da, and I work for", "I have been having a look at your website,

« Bonjour, je m'appelle da, da, da, et je travaille pour », « J'ai visité votre site Web

and I have been, and I was very impressed

et j'ai été très impressionné

by", give a compliment. "And I was interested

par », faites un compliment. « Et j'étais intéressé

to find out about", yep, tell them again. Why are you getting in contact? Well, here,

à en savoir plus sur », oui, leur dire à nouveau. Pourquoi me contactez-vous ? Eh bien, ici,

"Please find attached my brochure, portfolio,

« Veuillez trouver ci-joint ma brochure, mon portfolio, mon

CV", but why are you sending it? Tell them.

CV », mais pourquoi l'envoyez-vous ? Dis-leur.

"I would like to", what are you trying to get from this person? Now, this is more if

« J’aimerais », qu’essayez-vous d’ obtenir de cette personne ? Maintenant, c'est plus le cas si

you're kind of on an equal footing with someone.

vous êtes sur un pied d'égalité avec quelqu'un.

Do give me a call if you have any questions.

N'hésitez pas à m'appeler si vous avez des questions.

If you're submitting your CV to some kind

Si vous soumettez votre CV à un

of recruiting manager, then you have to show

responsable du recrutement, vous devez

respect to them. "Do please find attached my CV", and you would say to someone like

lui faire preuve de respect. « Veuillez trouver ci-joint mon CV », et vous diriez à quelqu'un comme

that, "I hope to hear from you soon. I hope to hear from you soon."

ça : « J'espère avoir de vos nouvelles bientôt. J'espère avoir de vos nouvelles bientôt. »

"Kr", short for "kind regards". So, let's just go over that again. "My name's da, da,

« Kr », abréviation de « Cordialement ». Alors, revenons sur tout cela. « Je m'appelle da, da,

da. I work for", were you introduced or did you find the information yourself? If you

da. Je travaille pour », vous a-t-on présenté ou avez- vous trouvé l'information vous-même ? Si vous avez

found the information, "I have had a good look at your website, and I was impressed

trouvé l'information « J'ai bien regardé votre site Web et j'ai été impressionné

with", what do you want? Yep. "I am looking to", "I am hoping to", what's the link with

», que voulez-vous ? Ouais. « Je cherche à », « J’espère à », quel est le lien avec

this person? "Please find attached my", something

cette personne ? « Veuillez trouver ci -joint mon », quelque chose

that sells you really well, "I hope to hear

qui vous vend vraiment bien, « J'espère avoir de

from you soon", or "Please give me a call if

vos nouvelles bientôt », ou « N'hésitez pas à m'appeler si

you have any questions." Right. The email's

vous avez des questions. » Droite. L'e-mail a

gone. They haven't called. What do we do?

disparu. Ils n'ont pas appelé. Que faisons-nous ?

Forget about it, move on to the next person?

Oubliez ça, passez à la personne suivante ?

Well, you write to the next person as well, but at the same time, you follow it up with

Eh bien, vous écrivez également à la personne suivante, mais en même temps, vous faites un suivi par

a phone call. "Hello, this is Marek from whatever

un appel téléphonique. Bonjour, c'est Marek, de

service you are offering. I'm calling in regards

votre service. Je vous appelle au sujet de

to the email I sent about pipecleaningservices.com

l'e-mail que je vous ai envoyé à propos de pipecleaningservices.com,

or whoever you are, whatever you are. I was

ou de qui que vous soyez.

just wondering, I was just having a think if you'd had a chance to have a look at it,

Je me demandais simplement si vous aviez eu l'occasion d'y jeter un coup d'œil

to have a look at this email. Have you read

. Avez-vous lu

my email?" Probably the person gets hundreds

mon e-mail ? Il est probable que la personne reçoive des centaines

and thousands of emails all the time. They're

et des milliers de courriels en permanence. Ils me

like, "What email are you talking about?"

disent : « De quel email parles-tu ? »

So if they say, "Yes, I've had a look", then

Donc s'ils disent : « Oui, j'ai jeté un œil », alors

you start trying to get a meeting in person.

vous commencez à essayer d'obtenir une rencontre en personne.

If they have no idea who you are, then you need

S'ils n'ont aucune idée de qui vous êtes, vous devez

to tell them on the phone some more about you and

leur en dire plus au téléphone sur vous et sur

the service you provide. So let's have a look at

le service que vous fournissez. Voyons donc

how we do that. Somehow you've managed to get them

comment nous procédons. D'une manière ou d'une autre, vous avez réussi à les

vaguely interested in your company. Well done.

intéresser vaguement à votre entreprise. Bien joué.

On that note, if you would like to subscribe to

Sur cette note, si vous souhaitez vous abonner à

this channel to get videos coming in when they

cette chaîne pour recevoir les vidéos dès leur

are released on YouTube, then please do so right

sortie sur YouTube, faites-le

away if you are subscribed already. Nice one.

immédiatement si vous êtes déjà abonné. Joli.

Okay, so tell them about your company. Who are

Ok, alors parlez-leur de votre entreprise. Qui es-

you? "We are a plumbing company. We are a engineering company." Since what date were

tu? « Nous sommes une entreprise de plomberie. Nous sommes une société d'ingénierie. » Depuis quelle date êtes-

you established? "Since 1952. We have been

vous établi ? « Depuis 1952. Nous

providing bespoke services to..." Let's write

fournissons des services sur mesure à... »

that phrase down. Bespoke. I like it. Bespoke.

Écrivons cette phrase. Sur mesure. J'aime ça. Sur mesure.

It means individualized. Or another way of saying

Cela signifie individualisé. Ou une autre façon de dire que

it is "tailor-made". A tailor is someone who

c'est « sur mesure ». Un tailleur est quelqu’un qui

makes clothes for that person. So if they're

confectionne des vêtements pour cette personne. Donc, s'ils sont

tailor-made, then it's made just for that customer.

fabriqués sur mesure, ils sont alors fabriqués spécialement pour ce client.

"Since 1952, we have been providing bespoke

« Depuis 1952, nous proposons

holidays to the Caribbean." Ooh. "We have a

des vacances sur mesure dans les Caraïbes. » Oh. « Nous avons la

reputation for..." What are your key values?

réputation de... » Quelles sont vos valeurs clés ?

Professionalism, punctuality, going the extra

Professionnalisme, ponctualité, dépassement de soi

mile, exceeding customer expectation. Exceeding,

, dépassement des attentes des clients. Dépasser,

yeah, doing more than expectation. "We pride

oui, faire plus que ce que l'on attend. « Nous

ourselves in..." What are you really happy about?

sommes fiers de... » De quoi êtes- vous vraiment heureux ?

Or what do you say you're really happy about?

Ou de quoi dites-vous que vous êtes vraiment heureux ?

"We pride ourselves in our customer care." Let's

« Nous sommes fiers de notre service client. »

write that down. Customer care. On a personal

Écrivons cela. Service client . Sur une

note, I've recently been working on building a

note personnelle, j'ai récemment travaillé à la construction d'un

bridge from Abergavenny to somewhere else. What

pont d'Abergavenny vers un autre endroit. Sur quoi as-

have you been working on? And look, I'd be very...

tu travaillé ? Et écoute, je serais très...

Remember, you're still on the phone, here. I'd

N'oublie pas, tu es toujours au téléphone, ici. Je

be very happy to meet in person, to go through...

serais très heureux de vous rencontrer en personne, de parcourir...

To go through, to show you, to go through our

De parcourir, de vous montrer, de parcourir notre

portfolio. Portfolio. Again, it's kind of softy.

portfolio. Portefeuille. Encore une fois, c'est un peu doux.

Port, port, portfolio. And show you what we might be able to do for you. What we might,

Port, port, portefeuille. Et vous montrer ce que nous pourrions faire pour vous. Ce que nous pourrions faire,

it's a possibility, what we could do for you. Right. Hopefully they're interested.

c'est une possibilité, ce que nous pourrions faire pour vous. Droite. J'espère qu'ils sont intéressés.

Maybe the other guy or lady goes, "Hmm, yeah.

Peut-être que l'autre homme ou femme dit : « Hmm, ouais. Ça

Sounds interesting." Yes. Yeah, we could have

a l'air intéressant. » Oui. Ouais, on pourrait avoir

a meeting. So, you say, "Ah, great. When were you

une réunion. Alors, vous dites : « Ah, super. À quel moment avez-vous

thinking, exactly?" When were you thinking? I.e.,

pensé, exactement ? » Quand est-ce que tu as pensé ? C'est-à-dire,

give me a date. When were you thinking? Or you

donne-moi une date. Quand est-ce que tu as pensé ? Ou vous

could ask, "When suits you?" Which is when or

pourriez demander : « Quand cela vous convient ? » Quel est le moment ou le

when's good for you? When suits you? Is it good

moment qui est bon pour vous ? Quand cela vous convient-il ? Est-ce bon

for you? They say, "What about next Tuesday?"

pour toi ? Ils disent : « Et mardi prochain ? »

If the answer is, "Sorry", then say something

Si la réponse est « Désolé », dites quelque chose

like, "I'm afraid I've got bingo that day."

comme « J’ai bien peur d’ avoir un bingo ce jour-là. »

I'm not going to be able to make it... No, you

Je ne pourrai pas venir... Non, tu

don't want to say bingo. "I'm afraid I've got a

ne veux pas dire bingo. « J’ai bien peur d’avoir un

prior commitment." Or, "I've got", let's write

engagement préalable. » Ou, « j'ai », écrivons-le

it up here, "I've got another engagement."

ici, « j'ai un autre engagement ».

Yeah, or a commitment. Just means you're busy.

Ouais, ou un engagement. Cela signifie simplement que vous êtes occupé.

"I'm afraid I've got another commitment that day."

« J’ai bien peur d’avoir un autre engagement ce jour-là. »

Is there another time that might work? Could you suggest another time?

Y a-t-il un autre moment qui pourrait convenir ? Pourriez-vous suggérer un autre moment ? Duh-duh-duh-duh-duh-duh-duh-

Duh-duh-duh-duh-duh-duh-duh-duh. Yes? No? That

duh. Oui? Non? Cela

could work? Yep. Were you thinking in the morning

pourrait marcher ? Ouais. Pensiez-vous au matin

or in the afternoon? Morning, about 9 o'clock.

ou à l'après-midi ? Le matin, vers 9 heures.

Okay, great. Shall we confirm that a little bit

Ok, super. Pouvons-nous confirmer cela un peu

closer to the time? Shall we confirm, or are

plus près du moment ? Devons-nous confirmer, ou êtes-

you happy to confirm that now? Are you happy to

vous heureux de le confirmer maintenant ? Êtes-vous heureux de

confirm? "To set it in stone" means to make it

confirmer ? « Le graver dans la pierre » signifie le rendre

solid. We're not going to change it. Shall we...

solide. Nous n'allons pas le changer. Allons-nous...

Shall we... Are we agreeing on that? Fantastic.

Allons-nous... Sommes-nous d'accord là-dessus ? Fantastique.

Well, "I very much look forward to meeting you

Eh bien, « j'ai vraiment hâte de vous rencontrer

then." "I very much look forward to positive

alors. » « J'ai vraiment hâte de

expectation about the future to meeting you

vous rencontrer à

then." So, what have we done? We've told them why

ce moment-là, car j'ai des attentes positives quant à l'avenir. » Alors, qu'avons-nous fait ? Nous leur avons expliqué pourquoi

we're great, because we're trying to get a meeting

nous étions formidables, car nous essayons d'obtenir un rendez-vous

with them. They say, "Yeah, meeting. Good. Yes,

avec eux. Ils disent : « Ouais, une réunion. Bien. Oui,

meeting." We ask for a date. We say, "Yes" or "No",

une réunion. » Nous demandons une date. Nous disons « oui » ou « non »,

and then we say, "Looking forward to it."

puis nous disons « j’ai hâte d’y être ».

All right. It's time for you to do something.

D'accord. Il est temps pour toi de faire quelque chose.

Yes? Rather than passively absorbing,

Oui? Plutôt que d’absorber passivement,

yeah, you need to actively do the quiz. Where

oui, vous devez faire activement le quiz. Où

is the quiz? It's on the engVid website.

est le quiz ? C'est sur le site engVid.

So, have a look. Give the questions a go. Hope

Alors, jetez un oeil. Essayez de répondre aux questions. J'espère que

you get a good high score. If you don't, maybe

tu obtiendras un bon score. Si ce n'est pas le cas,

have another look at the video, and if you want any extra help with your English,

regardez à nouveau la vidéo et si vous avez besoin d'aide supplémentaire avec votre anglais,

do come over to www.honeyourenglish.com.

rendez-vous sur www.honeyourenglish.com.

Thanks so much for watching, and I look forward to seeing you very soon.

Merci beaucoup d'avoir regardé, et j'ai hâte de vous voir très bientôt.