Business English: How to get a meeting – *EXACTLY* what to write and say

Welcome back. My name's Benjamin. In today's

Bienvenido de nuevo. Mi nombre es Benjamin. En la

lesson, we are looking at phrasing for email

lección de hoy, veremos cómo redactar mensajes de correo electrónico

and phone call to help get you into the room.

y llamadas telefónicas para ayudarlo a ingresar a la sala.

Because the truth of the matter is that you're

Porque la verdad del asunto es que

not going to get an amazing business deal just from sending an email. Business deals

no vas a conseguir un trato comercial increíble simplemente enviando un correo electrónico. Los acuerdos comerciales se

get made in person, but how do you get into the room with someone that you don't know

hacen en persona, pero ¿cómo puedes reunirte con alguien que no conoces

as a friend or close associate? You have to

como amigo o socio cercano? Tienes que

send emails, follow them up with phone calls

enviar correos electrónicos y hacer un seguimiento con llamadas telefónicas

to try and actually meet those people. So, who

para intentar conocer realmente a esas personas. Entonces, ¿quién

will benefit from this video? Well, certainly

se beneficiará con este vídeo? Bueno, ciertamente

if you're working in sales in English and

si estás trabajando en ventas en inglés y

you're learning English as a foreign language,

estás aprendiendo inglés como lengua extranjera, es un

good place to start. But also if you're looking

buen lugar para comenzar. Pero también si estás buscando

to get work experience and just get face-to-face

obtener experiencia laboral y simplemente tener reuniones cara a cara

meetings with people to help you, then I think this will be of benefit for you.

con personas que te ayuden, entonces creo que esto te será beneficioso.

So let's dive straight in, shall we? I've suggested that we're starting with email,

Entonces, vamos a sumergirnos directamente en el tema, ¿de acuerdo? He sugerido que comencemos con un correo electrónico,

then going to a phone call, and then meeting in

luego hagamos una llamada telefónica y luego nos reunamos en

person. So, the standard email says something

persona. Entonces, el correo electrónico estándar dice algo

like "Dear blah, blah, blah", and then has

como "Estimado bla, bla, bla", y luego tiene

the name down here. But we're going for quite

el nombre aquí. Pero

a direct style of written English here, so we'll have "Dear, my name's da, da, da". It

aquí vamos a utilizar un estilo bastante directo de inglés escrito, así que tendremos "Querido, mi nombre es da, da, da". Lo

makes it conversational, friendly. "My name's

hace conversacional y amigable. "Mi nombre es

da, da, da, and I work for", introduce yourself.

da, da, da y trabajo para", preséntate. ¿

What do you do? Who are you? "I work for blah,

A qué te dedicas? ¿Quién eres? "Trabajo para bla, bla, bla, bla, bla, bla

blah, blah, blah, blah, blah, blah", or "I

, bla", o "Me

look after client accounts at", or "I represent",

encargo de las cuentas de clientes en", o "Represento a",

name of the person, yep. So, find a good way

nombre de la persona, sí. Así que encuentra una buena manera

of talking about what you do.

de hablar sobre lo que haces. ¿

Who put you in contact? Or maybe you found the contact details yourself. "I was given

Quién te puso en contacto? O tal vez usted mismo encontró los datos de contacto. "Me dieron

your details by", who recommended it? Who

tus datos", ¿quién me los recomendó? ¿Quién

thought we would work extremely well together?

hubiera pensado que trabajaríamos tan bien juntos? ¿

Who thought we would work extremely well together?

Quién hubiera pensado que trabajaríamos tan bien juntos? ¿

Who suggested that I contacted you? Who suggested

Quién me sugirió contactarte? ¿Quién me sugirió

that I contacted you? Okay. If you weren't recommended by someone, what could you say?

contactarte? Bueno. Si nadie te lo recomendara ¿qué podrías decir?

"Hi, my name's da, da, da, and I work for", "I have been having a look at your website,

"Hola, me llamo da, da, da y trabajo para", "He estado mirando su sitio web

and I have been, and I was very impressed

y me ha impresionado mucho

by", give a compliment. "And I was interested

", da un cumplido. "Y me interesó

to find out about", yep, tell them again. Why are you getting in contact? Well, here,

saber sobre", sí, díselo otra vez. ¿ Por qué te pones en contacto? Bueno, aquí,

"Please find attached my brochure, portfolio,

"Adjunto mi folleto, portafolio,

CV", but why are you sending it? Tell them.

CV", pero ¿por qué lo envía? Dígaselo.

"I would like to", what are you trying to get from this person? Now, this is more if

"Me gustaría", ¿qué intentas conseguir de esta persona? Ahora bien, esto se aplica más bien a casos en que

you're kind of on an equal footing with someone.

estás en igualdad de condiciones con alguien.

Do give me a call if you have any questions.

Llámame si tienes alguna pregunta.

If you're submitting your CV to some kind

Si envías tu CV a algún tipo

of recruiting manager, then you have to show

de gerente de reclutamiento, entonces debes mostrarle

respect to them. "Do please find attached my CV", and you would say to someone like

respeto. "Adjunto mi CV", y a alguien así le dirías

that, "I hope to hear from you soon. I hope to hear from you soon."

: "Espero tener noticias tuyas pronto. Espero tener noticias tuyas pronto".

"Kr", short for "kind regards". So, let's just go over that again. "My name's da, da,

"Kr", abreviatura de "saludos cordiales". Bueno, repasemos eso otra vez. "Mi nombre es da, da,

da. I work for", were you introduced or did you find the information yourself? If you

da. Trabajo para", ¿te lo presentaron o encontraste la información tú mismo? Si

found the information, "I have had a good look at your website, and I was impressed

encontró la información: "He echado un buen vistazo a su sitio web y me impresionó

with", what do you want? Yep. "I am looking to", "I am hoping to", what's the link with

", ¿qué desea? Sí. "Estoy buscando ", "Estoy esperando", ¿cuál es el vínculo con

this person? "Please find attached my", something

esta persona? " Adjunto mi", algo

that sells you really well, "I hope to hear

que realmente te venda , "Espero saber

from you soon", or "Please give me a call if

de ti pronto" o "Llámame si

you have any questions." Right. The email's

tienes alguna pregunta". Bien . El correo electrónico

gone. They haven't called. What do we do?

desapareció. No han llamado. ¿Qué hacemos? ¿

Forget about it, move on to the next person?

Olvídate de ello y pasa a la siguiente persona?

Well, you write to the next person as well, but at the same time, you follow it up with

Bueno, también le escribes a la siguiente persona, pero al mismo tiempo haces un seguimiento con

a phone call. "Hello, this is Marek from whatever

una llamada telefónica. Hola, soy Marek, del

service you are offering. I'm calling in regards

servicio que ofreces. Llamo por

to the email I sent about pipecleaningservices.com

el correo electrónico que te envié sobre pipecleaningservices.com

or whoever you are, whatever you are. I was

o quien seas . Me

just wondering, I was just having a think if you'd had a chance to have a look at it,

preguntaba si habías tenido la oportunidad de revisarlo

to have a look at this email. Have you read

. ¿Has leído

my email?" Probably the person gets hundreds

mi correo? Probablemente la persona recibe cientos

and thousands of emails all the time. They're

y miles de correos electrónicos todo el tiempo. Dicen algo

like, "What email are you talking about?"

como: "¿De qué correo electrónico estás hablando?"

So if they say, "Yes, I've had a look", then

Entonces, si dicen: "Sí, he echado un vistazo", entonces

you start trying to get a meeting in person.

empiezas a intentar conseguir una reunión en persona.

If they have no idea who you are, then you need

Si no tienen idea de quién es usted, entonces necesita

to tell them on the phone some more about you and

contarles por teléfono algo más sobre usted y

the service you provide. So let's have a look at

el servicio que brinda. Entonces veamos

how we do that. Somehow you've managed to get them

cómo lo hacemos. De alguna manera has logrado que se

vaguely interested in your company. Well done.

interesen vagamente en tu empresa. Bien hecho.

On that note, if you would like to subscribe to

En ese sentido, si deseas suscribirte a

this channel to get videos coming in when they

este canal para recibir los videos cuando se

are released on YouTube, then please do so right

publiquen en YouTube, hazlo de

away if you are subscribed already. Nice one.

inmediato si ya estás suscrito . Bonita.

Okay, so tell them about your company. Who are

Bien, entonces cuéntales sobre tu empresa. ¿Quién

you? "We are a plumbing company. We are a engineering company." Since what date were

eres? Somos una empresa de fontanería. Somos una empresa de ingeniería. ¿Desde qué fecha se

you established? "Since 1952. We have been

establecieron? "Desde 1952.

providing bespoke services to..." Let's write

Ofrecemos servicios a medida para..."

that phrase down. Bespoke. I like it. Bespoke.

Anotemos esa frase. Hecho a la medida. Me gusta. Hecho a la medida.

It means individualized. Or another way of saying

Significa individualizado. O otra forma de decirlo

it is "tailor-made". A tailor is someone who

es "hecho a medida". Un sastre es alguien que

makes clothes for that person. So if they're

hace ropa para esa persona. Entonces, si están

tailor-made, then it's made just for that customer.

hechos a medida, están hechos sólo para ese cliente.

"Since 1952, we have been providing bespoke

Desde 1952, ofrecemos

holidays to the Caribbean." Ooh. "We have a

vacaciones personalizadas en el Caribe. Oh. “Tenemos

reputation for..." What are your key values?

reputación de…” ¿Cuáles son sus valores clave?

Professionalism, punctuality, going the extra

Profesionalismo, puntualidad, ir más

mile, exceeding customer expectation. Exceeding,

allá, superar las expectativas del cliente. Superando,

yeah, doing more than expectation. "We pride

sí, haciendo más de lo esperado. "Nos enorgullecemos

ourselves in..." What are you really happy about?

de..." ¿De qué estás realmente feliz? ¿

Or what do you say you're really happy about?

O de qué dices que estás realmente feliz?

"We pride ourselves in our customer care." Let's

"Nos enorgullecemos de nuestra atención al cliente". Vamos a

write that down. Customer care. On a personal

escribirlo Atención al cliente. En una

note, I've recently been working on building a

nota personal, recientemente he estado trabajando en la construcción de un

bridge from Abergavenny to somewhere else. What

puente desde Abergavenny a otro lugar. ¿En qué has

have you been working on? And look, I'd be very...

estado trabajando ? Y mira, yo estaría muy...

Remember, you're still on the phone, here. I'd

Recuerda, todavía estás en el teléfono, aquí. Me

be very happy to meet in person, to go through...

encantaría conocerte en persona, repasar...

To go through, to show you, to go through our

Repasar, mostrarte, repasar nuestro

portfolio. Portfolio. Again, it's kind of softy.

portafolio. Cartera. De nuevo, es algo suave.

Port, port, portfolio. And show you what we might be able to do for you. What we might,

Puerto, puerto, cartera. Y mostrarle lo que podemos hacer por usted. Lo que podríamos,

it's a possibility, what we could do for you. Right. Hopefully they're interested.

es una posibilidad, lo que podríamos hacer por usted. Bien. Ojalá estén interesados.

Maybe the other guy or lady goes, "Hmm, yeah.

Quizás el otro chico o chica diga: "Hmm, sí.

Sounds interesting." Yes. Yeah, we could have

Suena interesante". Sí. Sí, podríamos tener

a meeting. So, you say, "Ah, great. When were you

una reunión. Entonces dices: "Ah, genial. ¿Cuándo estabas

thinking, exactly?" When were you thinking? I.e.,

pensando exactamente?" ¿Cuando estabas pensando? Es decir,

give me a date. When were you thinking? Or you

dame una fecha. ¿Cuando estabas pensando? O

could ask, "When suits you?" Which is when or

podrías preguntar: "¿Cuándo te conviene?" ¿Cuál es el momento o

when's good for you? When suits you? Is it good

cuándo es bueno para ti? ¿ Cuando te conviene? ¿Es bueno

for you? They say, "What about next Tuesday?"

para ti? Dicen: "¿Qué pasa el próximo martes?"

If the answer is, "Sorry", then say something

Si la respuesta es "Lo siento", entonces di algo

like, "I'm afraid I've got bingo that day."

como "Me temo que tengo bingo ese día".

I'm not going to be able to make it... No, you

No voy a poder hacerlo... No,

don't want to say bingo. "I'm afraid I've got a

no quieres decir bingo. "Me temo que tengo un

prior commitment." Or, "I've got", let's write

compromiso previo." O bien, "tengo",

it up here, "I've got another engagement."

escribámoslo aquí, "tengo otro compromiso".

Yeah, or a commitment. Just means you're busy.

Sí, o un compromiso. Sólo significa que estás ocupado.

"I'm afraid I've got another commitment that day."

"Me temo que tengo otro compromiso ese día". ¿Existe

Is there another time that might work? Could you suggest another time?

otro momento que podría funcionar? ¿Podrías sugerirme otro horario? Duh

Duh-duh-duh-duh-duh-duh-duh-duh. Yes? No? That

-duh-duh-duh-duh-duh-duh-duh. ¿ Sí? ¿No? ¿Eso

could work? Yep. Were you thinking in the morning

podría funcionar? Sí. ¿ Estabas pensando en la mañana

or in the afternoon? Morning, about 9 o'clock.

o en la tarde? Por la mañana, alrededor de las 9.

Okay, great. Shall we confirm that a little bit

Está bien, genial. ¿ Lo confirmaremos un poco

closer to the time? Shall we confirm, or are

más cerca del momento? ¿Lo confirmamos o

you happy to confirm that now? Are you happy to

prefieres confirmarlo ahora? ¿Estas feliz de

confirm? "To set it in stone" means to make it

confirmar? "Fijarlo en piedra" significa hacerlo

solid. We're not going to change it. Shall we...

sólido. No vamos a cambiarlo. ¿Deberíamos...? ¿

Shall we... Are we agreeing on that? Fantastic.

Deberíamos...? ¿Estamos de acuerdo en eso? Fantástico.

Well, "I very much look forward to meeting you

Bueno, "estoy deseando conocerte

then." "I very much look forward to positive

entonces". "Tengo muchas

expectation about the future to meeting you

expectativas positivas sobre el futuro y espero poder conocerte

then." So, what have we done? We've told them why

". Entonces ¿qué hemos hecho? Les hemos dicho por qué

we're great, because we're trying to get a meeting

somos geniales, porque estamos tratando de conseguir una reunión

with them. They say, "Yeah, meeting. Good. Yes,

con ellos. Dicen: "Sí, reunión. Bien. Sí,

meeting." We ask for a date. We say, "Yes" or "No",

reunión". Pedimos una cita. Decimos “Sí” o “No”,

and then we say, "Looking forward to it."

y luego decimos “Lo espero con ansias”. Está

All right. It's time for you to do something.

bien. Es hora de que hagas algo. ¿

Yes? Rather than passively absorbing,

Sí? En lugar de absorber pasivamente,

yeah, you need to actively do the quiz. Where

sí, necesitas realizar la prueba de forma activa. ¿Dónde

is the quiz? It's on the engVid website.

está el cuestionario? Está en el sitio web engVid.

So, have a look. Give the questions a go. Hope

Así que, eche un vistazo. Prueba las preguntas. Espero que

you get a good high score. If you don't, maybe

obtengas una buena puntuación alta. Si no es así, quizá quieras

have another look at the video, and if you want any extra help with your English,

volver a mirar el vídeo y, si quieres ayuda adicional con tu inglés,

do come over to www.honeyourenglish.com.

visita www.honeyourenglish.com.

Thanks so much for watching, and I look forward to seeing you very soon.

Muchas gracias por mirar y espero verte muy pronto.