Bad news: Office English episode 7

Sometimes we have to give or receive bad news at work.

A veces tenemos que dar o recibir malas noticias en el trabajo.

Even if you're really kind of grown up about it, it's still a difficult thing to hear, so to give that information  

Incluso si eres un poco adulto al respecto, sigue siendo algo difícil de escuchar, por lo que dar esa información

is equally difficult, I'd say.

es igualmente difícil, diría yo.

It's important to remember that you're talking to a real person, and this bad news is going to affect

Es importante recordar que estás hablando con una persona real y que esta mala noticia

them in a personal way, and you have to take that into account rather than just following um business kind of speak.

la afectará de manera personal, y debes tener eso en cuenta en lugar de simplemente seguir un discurso de negocios.

In this episode of Office English, we're talking about the language of bad news.  

En este episodio de Office English, hablamos del lenguaje de las malas noticias.

Welcome to Office English, the podcast where we  discuss business language to help you succeed at work.

Bienvenido a Office English, el podcast donde analizamos el lenguaje empresarial para ayudarle a tener éxito en el trabajo.

Today, we're talking about bad news. Nobody likes talking about bad news,  

Hoy hablamos de malas noticias. A nadie le gusta hablar de malas noticias, ¿

right Phil? But sometimes at work, we have to.

verdad Phil? Pero a veces en el trabajo tenemos que hacerlo.

Okay, you're talking about bad news. What do we mean by bad news at work? What things can be bad news at work?

Vale, estás hablando de malas noticias. ¿Qué entendemos por malas noticias en el trabajo?  ¿Qué cosas pueden ser malas noticias en el trabajo?

So, it's things that might affect your job in  a bad way - so, it might be a company-wide problem,  

Por lo tanto, son cosas que podrían afectar negativamente a su trabajo ; por lo tanto, podría ser un problema de toda la empresa,

maybe financial difficulties - decisions have  to be made about what people can afford,  

tal vez dificultades financieras; se deben tomar decisiones sobre lo que la gente puede permitirse,

what jobs are going to remain, and who might be  losing their job. Or, it might be something more  

qué empleos se mantendrán y quién podría estar perdiendo su trabajo. O bien, podría ser algo más

specific to you, so your manager might need to  give you bad news about a report you've written,  

específico para usted, por lo que su gerente podría necesitar darle malas noticias sobre un informe que haya escrito,

or some work you've done, or something that's  happened in your department that affects you.

algún trabajo que haya realizado o algo que haya sucedido en su departamento y que le afecte.

And when people give bad news, they often don't  like doing it and so they'll often use something  

Y cuando la gente da malas noticias, a menudo no les gusta hacerlo y por eso suelen utilizar algo

which we call a business euphemism, and that means sort of a word or a phrase which sounds innocent,  

que llamamos eufemismo empresarial, y que significa una especie de palabra o frase que suena inocente,

sounds harmless, but actually could mean something quite bad or serious. So,  

inofensiva, pero que en realidad podría Significa algo bastante malo o serio. Por lo tanto,

they're trying to hide the bad news from you or make it sound like a  

están tratando de ocultarle las malas noticias o hacer que parezca

positive thing when it might actually be bad for your future at the company.

algo positivo cuando en realidad podría ser malo para su futuro en la empresa. Por

So, in this episode of Office English, we're going  to look at some of these business euphemisms  

eso, en este episodio de Office English, veremos algunos de estos eufemismos empresariales

so that you can recognise bad news. And we'll  also talk about some phrases you can use if  

para que puedas reconocer las malas noticias. Y también hablaremos sobre algunas frases que puedes usar si

you need to deliver bad news to somebody else.

necesitas darle malas noticias a otra persona.

Right, let's start with recognising bad news.

Bien, comencemos por reconocer las malas noticias. ¿

How do managers talk about problems at work, Phil? What phrases should we look out for?

Cómo hablan los jefes de los problemas en el trabajo, Phil? ¿A qué frases debemos prestar atención?

Yes, keep your ears open for some of these phrases like if you hear about budget cuts,

Sí, mantén tus oídos atentos a algunas de estas frases, como si escuchas sobre recortes presupuestarios, a

there's often consequences to that, aren't there?

menudo eso tiene consecuencias, ¿no?

Yeah, budget cuts mean less money, which means probably fewer things that can have money spent on them.

Sí, los recortes presupuestarios significan menos dinero, lo que probablemente significa menos cosas en las que se pueda gastar dinero. ¿

You mean fewer things, like fewer people sometimes?

Te refieres a menos cosas, como a veces menos gente?

Sometimes, yes. Fewer projects, fewer people.

A veces sí. Menos proyectos, menos personas.

Another one is something called 'headwinds'. So, if people talk about financial headwinds, that means basically 'forces that are

Otro es algo llamado "vientos en contra". Entonces, si la gente habla de obstáculos financieros, eso significa básicamente "fuerzas que

stopping the company from making as much  money as they might like to make'.

impiden que la empresa gane tanto dinero como le gustaría".

Sounds like something from sailing that one, 'headwinds'.

Suena como algo de navegar en ese sentido, "vientos en contra".

Yeah. I think it probably is a metaphor.

Sí. Creo que probablemente sea una metáfora.

Also, you'll often hear of companies talk about  needing to make efficiencies. What do they mean by that?

Además, a menudo oirás hablar de empresas que hablan de la necesidad de mejorar la eficiencia. ¿Qué quieren decir con eso?

Well, it's similar to budget cuts. 'Making  efficiencies' means 'spending less money to get the same amount

Bueno, es similar a los recortes presupuestarios. "Hacer más eficiencias" significa "gastar menos dinero para realizar la misma cantidad

of work done', which sometimes means  fewer people to get the same amount of work done,

de trabajo", lo que a veces significa menos personas para realizar la misma cantidad de trabajo.

Yeah, so, a lot of these, I mean, they don't have to be, but they often do mean that there's going to be fewer people working at

Sí, muchos de estos, quiero decir, no tienen ser, pero a menudo significan que habrá menos personas trabajando en

the place that you work, which could be bad news.

el lugar donde usted trabaja, lo que podría ser una mala noticia.

And these euphemisms carry on because we actually have euphemisms that specifically mean people losing their jobs,

Y estos eufemismos continúan porque en realidad tenemos eufemismos que significan específicamente que las personas pierden sus empleos,

but we perhaps don't want to say that. So, we can talk about downsizing. How is downsizing made? Where is that coming from?

pero tal vez no queramos decir eso. Entonces, podemos hablar de reducción de personal. ¿Cómo se hace la reducción de personal? ¿De dónde viene eso?

So, if we downsize something, we make  it smaller. This is quite an American term, I think -

Entonces, si reducimos algo, lo hacemos más pequeño. Creo que es un término bastante estadounidense:

an American way to say that the company  is going to change, and there will be fewer jobs at the end of the process.

una forma estadounidense de decir que la empresa va a cambiar y que al final del proceso habrá menos puestos de trabajo.

- So, downsizing means the whole workforce gets smaller. - Yep.

- Entonces, reducir el tamaño significa que toda la fuerza laboral se reduce. - Sí.

Another one we use is 'restructuring'. So, the word 'restructuring', changing the  

Otro que utilizamos es el de "reestructuración".  Entonces, la palabra "reestructuración", cambiar la

structure of something. We might not think that would necessarily mean that  

estructura de algo. Quizás no pensemos que eso signifique necesariamente que

there would be people losing their jobs, but it usually does. 'Restructuring' is a euphemism  

habrá gente perdiendo sus empleos, pero generalmente así es. "Reestructuración" es un eufemismo

for 'we are going through a process where  there will be fewer people working here'.

para decir "estamos atravesando un proceso en el que habrá menos gente trabajando aquí".

And another one we've got here is 'streamlining'.  I think in engineering or design, 'streamlining'  

Y otro que tenemos aquí es el de "racionalización". Creo que en ingeniería o diseño, "racionalizar"

is you 'make something aerodynamic so that it can go faster'. So, you take bits off it so it can  

es "hacer algo aerodinámico para que pueda ir más rápido". Entonces le quitas pedazos para que pueda

go faster. Well, for business, sometimes that means taking people out so that it  

ir más rápido. Bueno, para las empresas, a veces eso significa contratar gente para que

can work better or cheaper.

pueda funcionar mejor o más barato.

All of these three words: downsizing, restructuring, streamlining,

Todas estas tres palabras: reducción, reestructuración, racionalización,

they don't always mean that people will lose their  jobs. Sometimes they just mean reorganisation,  

no siempre significan que la gente perderá sus empleos. A veces simplemente significan reorganización,

but that means change and upheaval. So, that might be bad news for you at work.

pero eso significa cambio y agitación. Entonces, eso podría ser una mala noticia para ti en el trabajo.

And then we have some words that are  specifically about people losing  

Y luego tenemos algunas palabras que se refieren específicamente a personas que pierden

their jobs. We've got redundancies and layoffs. What's a redundancy?  

sus empleos. Tenemos despidos y despidos. ¿Qué es una redundancia?   ¿

What's the difference between being made  redundant and getting sacked, for example?

Cuál es la diferencia entre ser despedido y ser despedido, por ejemplo?

So, 'being sacked' is when you lose your job  because of something that you've done or  

Entonces, 'ser despedido' es cuando pierdes tu trabajo por algo que has hecho o

because of your performance at work, usually.  Whereas, 'being made redundant', in the UK,  

por tu desempeño en el trabajo, generalmente. Mientras que, en el Reino Unido, "ser despedido"

we have a very formal process for redundancies.  It's basically where a company has to decide that  

tenemos un proceso muy formal para los despidos. Básicamente es donde una empresa tiene que decidir que

they need to make their workforce smaller. So,  some people need to lose their jobs, but it's  

necesita reducir su fuerza laboral. Entonces, algunas personas necesitan perder sus trabajos, pero

not their fault. So, being made redundant just means that your role won't exist anymore,  

no es su culpa. Por lo tanto, ser despedido solo significa que su función ya no existirá,

your job won't exist any more, and the company  makes that decision. But it's not something  

su trabajo ya no existirá y la empresa tomará esa decisión. Pero no es algo

that you've done. It's just something that's kind of outside of your control, really.

que hayas hecho. En realidad, es algo que está fuera de tu control.

Yeah. And when we talk about

Sí. Y cuando hablamos de

layoffs, I mean, that's usually the same thing. It's companies reducing  

despidos, quiero decir, suele ser lo mismo. Son las empresas las que reducen

the number of people working for them to save money. What about  

el número de personas que trabajan para ellas para ahorrar dinero. ¿Qué pasa con

this expression 'to let someone go'? What do you think of that expression?

esta expresión "dejar ir a alguien"?  ¿Qué opinas de esa expresión?

This is sort of a phrase that we use to say that somebody has to lose their job.  

Esta es una especie de frase que usamos para decir que alguien tiene que perder su trabajo.

It's another one of these euphemisms. 'To let someone go' is almost - it sounds like you're  

Es otro de estos eufemismos. "Dejar ir a alguien" es casi... parece que le estás

doing them a favour when actually you're saying  that they can't work here anymore for various  

haciendo un favor cuando en realidad estás diciendo que ya no puede trabajar aquí por varias

reasons. So, 'to let someone go' means 'to make  them redundant so that they lose their job'.

razones. Entonces, "dejar ir a alguien" significa "hacerlo despedido para que pierda su trabajo".

Right, so we now know some words to talk about bad news at work,  

Bien, ahora sabemos algunas palabras para hablar de malas noticias en el trabajo,

but imagine we're the ones giving the bad news. What else do we need to say?

pero imagina que somos nosotros quienes damos las malas noticias. ¿Qué más necesitamos decir?

Well, this is difficult. So, this will be different depending on the country that you  

Bueno, esto es difícil. Por lo tanto, esto será diferente según el país en el que

work in, the context that you work in. Some  cultures are more upfront about things. So,  

trabajes y el contexto en el que trabajes. Algunas culturas son más sinceras al respecto. Por lo tanto,

they're more likely to just say what the problem is and give you the bad news. Some  

es más probable que simplemente digan cuál es el problema y le den las malas noticias.

cultures are more likely to use a lot of these euphemisms that we've talked about.

Es más probable que algunas culturas utilicen muchos de estos eufemismos de los que hemos hablado.

If you have to do it yourself, it's not a nice thing to do. Probably the best way is to start  

Si tienes que hacerlo tú mismo, no es nada agradable. Probablemente la mejor manera sea empezar

by being honest. So, say something like, 'We've  had to make some tough decisions, and after a  

siendo honesto. Entonces, diga algo como: "Hemos tenido que tomar algunas decisiones difíciles y, después de una

long and careful review, we have decided that…'  So, that's showing that you've taken a decision that  

revisión larga y cuidadosa, hemos decidido que...". Entonces, eso demuestra que ha tomado una decisión que

you're about to communicate very seriously, um you're taking this whole conversation seriously.

está a punto de comunicar muy En serio, te estás tomando toda esta conversación en serio.

There's an emphasis there. It's a tough decision. 'It's been...' It's saying it's been difficult,  

Hay un énfasis ahí. Es una decisión difícil. 'Ha sido...' Está diciendo que ha sido difícil,

long, and careful there, it's this idea that a lot of effort has gone into this  

largo y cuidadoso, es esta idea de que se ha puesto mucho esfuerzo en esta

decision. It wasn't just made quickly. It's been thought about for a long time.

decisión. No sólo se hizo rápidamente.  Se ha pensado durante mucho tiempo.

Another thing that might be helpful is to try and be quite clear and concise. So,  

Otra cosa que podría resultar útil es intentar ser bastante claro y conciso. Entonces,

a short piece of news. So, you could say, 'Unfortunately,  

una breve noticia. Por lo tanto, podría decir: "Desafortunadamente,

your role is being made redundant.' So, it's  really clear what is happening in your bad news.

su función se está volviendo redundante". Entonces, queda muy claro lo que sucede con tus malas noticias.

There's something else that's interesting here as well. If you say to someone,  

Hay algo más que es interesante aquí también. Si le dices a alguien:

'Your role is being made redundant', you're making it about the position  

'Tu puesto se está volviendo superfluo', lo estás diciendo sobre el puesto

in the company. You're not making it about that individual. There are reasons why that  

en la empresa. No lo estás haciendo sobre ese individuo. Hay razones por las que esto

happens in the UK, but in general, it's kind of depersonalising it. So,  

sucede en el Reino Unido, pero en general, lo despersonaliza un poco. Por lo tanto,

it's probably easier to talk about someone's role than the person themselves.

probablemente sea más fácil hablar del rol de alguien que de la persona misma.

Yes, and if you're having to give someone bad news,  it's likely that they might be upset. So,  

Sí, y si tienes que darle malas noticias a alguien, es probable que se moleste. Por lo tanto,

you need to think about how you're going to  show them that you care, and also kind of make sure that  

debes pensar en cómo demostrarles que te preocupas y también asegurarte de que

they're okay. So, you could say, 'Is there somebody  that I can call for you? Would you like to take  

estén bien. Entonces, podrías decir: '¿Hay alguien a quien pueda llamar por usted? ¿Quieres tomarte

a moment?' If someone's upset, you could ask,  'Would you like to take a moment?' so they've just 

un momento? Si alguien está molesto, puedes preguntarle: "¿Quieres tomarnos un momento?". Así que simplemente

got time to kind of react to what you're telling  them, which is probably quite a big shock.

tienen tiempo para reaccionar a lo que les estás diciendo , lo que probablemente sea un shock bastante grande.

And it's often good at this moment to um - yeah avoid clichés. So, things like, 'Oh,  

Y a menudo es bueno en este momento... sí, evitar los clichés. Entonces, cosas como, 'Oh,

look on the bright side.' I mean, there could be a nice sentiment behind it,  

mira el lado bueno'. Quiero decir, podría haber un sentimiento agradable detrás de esto,

but if it's a cliché, it sort of suggests you haven't really been thinking about it,  

pero si es un cliché, en cierto modo sugiere que realmente no has estado pensando en ello,

and you haven't - you don't really mean it. So, do try to  make sure when you're talking to someone,  

y no lo has hecho... realmente no lo dices en serio. Por lo tanto, trate de asegurarse de que cuando hable con alguien

sound like you mean what you say. Don't just use the same old tired clichés.

suene como si hablara en serio. No utilices simplemente los mismos viejos clichés.

Yeah, and you probably don't want to just try and cheer them up. Your natural instinct when  

Sí, y probablemente no quieras simplemente intentar animarlos. Tu instinto natural cuando

speaking to someone and they're upset is to try and cheer them up. But they probably don't  

hablas con alguien y está molesto es tratar de animarlo. Pero probablemente no

want to hear that from the person that has given them the bad news or that they might  

quieran oír eso de la persona que les ha dado la mala noticia o a quien podrían

see as responsible for their misfortune. So, yeah, it's a really difficult thing to do basically.

considerar responsable de su desgracia. Así que sí, básicamente es algo muy difícil de hacer.

Unfortunately, even if you're calm and sympathetic with bad news,  

Desafortunadamente, incluso si estás tranquilo y comprensivo con las malas noticias,

people can still be upset. Let's hear again from our BBC Learning English colleagues.

la gente aún puede enfadarse. Escuchemos nuevamente a nuestros colegas de BBC Learning English.

It's important to remember that you're talking to a real person,  

Es importante recordar que estás hablando con una persona real,

and this bad news is going to affect them in a personal way, and you have to  

y esta mala noticia la afectará de manera personal, y debes tener

take that into account rather than just following, um, business kind of speak.

eso en cuenta en lugar de simplemente seguir, um, un discurso de negocios.

I think there's a temptation to say to someone  that something isn't maybe as bad as it is,  

Creo que existe la tentación de decirle a alguien que algo tal vez no sea tan malo como es,

and that makes the whole situation even  more difficult. I think you need to be  

y eso hace que toda la situación sea aún más difícil. Creo que hay que ser

upfront with someone, even if it's difficult,  because otherwise you're just kicking that can  

sincero con alguien, incluso si es difícil, porque de lo contrario simplemente estás dejando que eso se pueda hacer en

down the road and they'll have to deal with  a possibly even bigger problem later on.

el futuro y esa persona tendrá que lidiar con un problema posiblemente aún mayor más adelante.

Okay, so Neil used a phrase there, 'kicking the  can down the road'. What does that mean, Phil?

Bien, entonces Neil usó una frase allí, "patear la lata por el camino". ¿Qué significa eso, Phil?

It's a metaphor, and it means that instead  of dealing with something that you need to  

Es una metáfora y significa que en lugar de lidiar con algo que necesitas

deal with now, you put it off until sometime in  the future. But if we go back to the metaphor,  

abordar ahora, lo pospones para algún momento en el futuro. Pero si volvemos a la metáfora,

instead of picking the can up and throwing it in the bin,  

en lugar de levantar la lata y tirarla a la basura,

you're kicking it further down the road. You'll just have to deal with it

la estás pateando más adelante. Tendrás que lidiar con eso

later when you get to it. Yeah, the problem doesn't go away,  

más tarde cuando llegues a eso. Sí, el problema no desaparece,

so you're sort of delaying it rather than solving it.

por lo que lo estás retrasando en lugar de resolverlo.

And I think this is where, as we said earlier,  it's important to be clear when you're giving  

Y creo que aquí es donde, como dijimos antes, es importante ser claro cuando se dan

bad news. So, you don't want to leave the  conversation, either if you're giving bad  

malas noticias. Por lo tanto, no querrás abandonar la conversación, ya sea si estás dando malas

news or you're receiving it, and what needs to  be communicated hasn't been communicated. So,  

noticias o si las estás recibiendo y lo que hay que comunicar no se ha comunicado. Por lo tanto,

it's important to be clear and not kind of hide too much behind euphemisms  

es importante ser claro y no esconderse demasiado detrás de eufemismos

um and phrases that aren't clear about what actually needs to happen.

y frases que no dejan claro lo que realmente debe suceder.

Um, so if you're trying to be too kind, you're  actually creating a problem further down  

Um, entonces si estás tratando de ser demasiado amable, en realidad estás creando un problema más

the line - you're kicking the can down the road.

adelante: estás pateando la lata en el futuro.

Now, if you're stuck for how to

Ahora, si no sabes cómo

start the conversation, you could just say,  'Unfortunately, I've got some bad news.'

iniciar la conversación, puedes simplemente decir: "Desafortunadamente, tengo malas noticias".

Yeah, I think that's a good idea. So, start the  conversation and warn someone that they're  

Sí, creo que es una buena idea. Entonces, iniciar la conversación y advertirle a alguien que está a

about to hear something bad is probably a good way to start off. Don't start the  

punto de escuchar algo malo probablemente sea una buena manera de comenzar. No comiences la

conversation with a nice chit-chat and a really  friendly conversation because they'll just think  

conversación con una charla agradable y una conversación realmente amistosa porque simplemente pensarán que

it's a normal meeting, and then the bad news comes and shocks them even more.

es una reunión normal y luego llegará la mala noticia y los sorprenderá aún más.

That's it for this episode of Office English.  Hopefully, you won't have any bad news at work  

Eso es todo por este episodio de Office English. Con suerte, no tendrás malas noticias en el trabajo

soon, but if you do, these phrases can help you  communicate.

pronto, pero si las tienes, estas frases pueden ayudarte a comunicarte.

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time, we'll be talking about how to deal with  disagreements at work.

vez hablaremos sobre cómo lidiar con los desacuerdos en el trabajo.

- See you then. Bye - Bye.

- Hasta entonces. Adiós.