The Right and Wrong Ways to End a Professional Email in English

Hi I'm Anne Marie with Speak Confident English and welcome to your Confident

Xin chào, tôi là Anne Marie với Nói tiếng Anh tự tin và chào mừng bạn đến với

English Wednesday lesson. Now most weeks we do focus on skills that are essential

bài học Tiếng Anh tự tin vào Thứ Tư. Bây giờ hầu hết các tuần chúng ta tập trung vào các kỹ năng cần thiết

for speaking English with confidence and fluency but this week we're going to

để nói tiếng Anh một cách tự tin và lưu loát nhưng tuần này chúng ta sẽ

shift our focus a little bit and work on writing, specifically writing emails and

chuyển trọng tâm một chút sang viết, cụ thể là viết email và

how to close or finish an email. Now just a quick note: if emailing is something

cách đóng hoặc kết thúc email. Bây giờ chỉ là một lưu ý nhanh: nếu gửi email là điều gì đó

very useful to you in your English skills - maybe you email often in English

rất hữu ích đối với bạn trong kỹ năng tiếng Anh của bạn - có thể bạn thường xuyên gửi email bằng tiếng Anh

at work. I do have several other lessons on the topic of emails such as Seven

tại nơi làm việc. Tôi có một số bài học khác về chủ đề email, chẳng hạn như Bảy

Rules for Professional Emails and How to Avoid Other Common Mistakes and you can

quy tắc dành cho email chuyên nghiệp và Cách tránh những sai lầm phổ biến khác và bạn có thể

find all of those lessons also include links to those other lessons below this

tìm thấy tất cả những bài học đó cũng bao gồm các liên kết đến những bài học khác bên dưới

video. But let's focus today on the right and wrong way to close an email. This is

video này. Nhưng hôm nay chúng ta hãy tập trung vào cách đóng email đúng và sai. Đây là

the final impression someone will have of you and there are definitely right

ấn tượng cuối cùng mà ai đó sẽ có về bạn và chắc chắn có

and wrong ways to do it. And we'll look at two situations: situations that are

những cách đúng và sai để làm điều đó. Và chúng ta sẽ xem xét hai tình huống: tình huống mang

more business professional or formal and some more casual, very friendly ways to

tính chuyên nghiệp hoặc trang trọng hơn trong kinh doanh và một số cách kết thúc email thông thường, rất thân thiện hơn

end an email. Now two quick rules about emails: 1. always use a closing. Always.

. Bây giờ, có hai quy tắc nhanh về email: 1. luôn sử dụng phần kết thúc. Luôn.

It is considered unprofessional, maybe even rude, if you don't include a closing.

Nó được coi là không chuyên nghiệp, thậm chí có thể thô lỗ, nếu bạn không bao gồm phần kết.

If it's your mom, if it's your best friend who is an English speaker or

Nếu đó là mẹ của bạn, nếu đó là người bạn thân nhất của bạn là người nói tiếng Anh hoặc

someone that you email multiple times a day, then maybe you could avoid using a

ai đó mà bạn gửi email nhiều lần trong ngày, thì có lẽ bạn có thể tránh sử dụng cách

closing. But in every other email you want to look professional

kết thúc. Nhưng trong mọi email khác, bạn muốn trông chuyên nghiệp,

you want to look friendly, so use a closing. And the second rule is your

bạn muốn trông thân thiện, vì vậy hãy sử dụng phần kết thúc. Và quy tắc thứ hai là phần kết của bạn

closing should match the formality of the email. If you're writing a business

phải phù hợp với hình thức của email. Nếu bạn đang viết

email to a new client you should use a closing that is appropriate for a

email công việc cho một khách hàng mới, bạn nên sử dụng cách kết thúc phù hợp

business email and if you're writing to your new English-speaking neighbor then

với email công việc và nếu bạn đang viết cho người hàng xóm nói tiếng Anh mới của mình thì

you can use a more casual closing. Let's imagine a

bạn có thể sử dụng cách kết thúc thông thường hơn. Trước tiên, hãy tưởng tượng một

more formal situation first: perhaps you are sending an email to arrange a date

tình huống trang trọng hơn: có lẽ bạn đang gửi email để sắp xếp

and a time for a job interview or you are going to meet a brand-new client. It

ngày giờ cho một cuộc phỏng vấn xin việc hoặc bạn sắp gặp một khách hàng mới toanh. Đó

is a business professional email. Here are a few great ways to end that email:

là một email kinh doanh chuyên nghiệp. Dưới đây là một vài cách tuyệt vời để kết thúc email đó

kind regards. Always professional, very friendly. Regards. Short, direct, but still

: Trân trọng. Luôn luôn chuyên nghiệp, rất thân thiện. Trân trọng. Ngắn gọn, trực tiếp nhưng vẫn

appropriate. Warm regards. Again very friendly but honestly this one is maybe

phù hợp. Trân trọng kính chào. Một lần nữa rất thân thiện nhưng thành thật mà nói, điều này có thể

best used when you already know the person. It's still a formal email, it's a

được sử dụng tốt nhất khi bạn đã biết người đó. Nó vẫn là một email chính thức, nó là một

formal business contact but you've already met them before.

liên hệ kinh doanh chính thức nhưng bạn đã gặp họ trước đây.

And finally sincerely. This one sometimes for people feels a little bit too formal

Và cuối cùng là chân thành. Điều này đôi khi đối với mọi người cảm thấy hơi quá trang trọng,

its more common in a business letter but if you're writing to a total stranger

nó phổ biến hơn trong một bức thư kinh doanh nhưng nếu bạn đang viết cho một người hoàn toàn xa lạ

for example, you're writing about a job interview, it's okay to be really formal

chẳng hạn, bạn đang viết về một cuộc phỏng vấn xin việc, thì bạn vẫn có thể thực sự trang trọng

even in an email and sincerely could be appropriate. Now if you're sending an

ngay cả trong một email và chân thành có thể thích hợp. Bây giờ nếu bạn đang gửi

email to someone for work who you know well, you've met them several times but

email công việc cho ai đó mà bạn biết rõ, bạn đã gặp họ vài lần nhưng

it's still a work email, we don't need to be so formal. We can be a little bit more

đó vẫn là email công việc, chúng ta không cần phải trang trọng như vậy. Chúng tôi có thể bình thường hơn một chút

casual but we still want to be professional as well so here are a few

nhưng chúng tôi vẫn muốn trở nên chuyên nghiệp, vì vậy đây là một vài

examples: best or best regards. Again we could use warm regards. This is for someone

ví dụ: lời chúc tốt đẹp nhất hoặc lời chúc mừng tốt đẹp nhất. Một lần nữa chúng ta có thể sử dụng lời chúc nồng nhiệt. Cái này dành cho người

you already know. Or even cheers. Now this one is interesting because it's more

mà bạn đã biết. Hoặc thậm chí cổ vũ. Cái này rất thú vị vì nó

common among British English speakers or Australian English speakers. To be honest

phổ biến hơn ở những người nói tiếng Anh Anh hoặc Úc. Thành thật mà

I never use this closing. It's not natural to me but it is to many English

nói, tôi không bao giờ sử dụng cách đóng cửa này. Nó không tự nhiên đối với tôi nhưng với nhiều

speakers so if it feels natural to you then feel free to use it.

người nói tiếng Anh thì nó không tự nhiên, vì vậy nếu bạn cảm thấy tự nhiên thì cứ thoải mái sử dụng nó.

And finally, if it's Friday and you're writing to the people you know in your

Và cuối cùng, nếu hôm nay là thứ Sáu và bạn đang viết thư cho những người bạn biết trong

office end your email with have a weekend. Everyone loves to be reminded

văn phòng của mình, hãy kết thúc email của bạn bằng câu chúc một ngày cuối tuần. Mọi người đều thích được nhắc nhở

that the weekend is almost here so you could use that as well. Those are all

rằng cuối tuần đã gần đến nên bạn cũng có thể tận dụng điều đó. Đó là tất cả

fantastic ways to end an email that sounds professional and friendly but now

những cách tuyệt vời để kết thúc một email nghe có vẻ chuyên nghiệp và thân thiện nhưng bây giờ

let's look at some examples that are not correct. These are examples that you

hãy xem xét một số ví dụ không đúng. Đây là những ví dụ mà bạn

should avoid using in your emails. To be really honest, they're just not

nên tránh sử dụng trong email của mình. Thành thật mà nói, chúng không

appropriate for professional situations. Yours truly or yours faithfully. This

phù hợp với các tình huống chuyên nghiệp. Của bạn thực sự hoặc của bạn một cách trung thực. Điều này

just feels too personal or too intimate. Have a blessed day. With this word

chỉ cảm thấy quá riêng tư hoặc quá thân mật. Chúc một ngày tốt lành. Với từ

'blessed' it has a little bit of a religious feeling to it and

'may mắn' này, nó có một chút cảm giác tôn giáo và

religion is not appropriate for a business professional situation, so it is

tôn giáo không phù hợp với tình huống chuyên nghiệp trong kinh doanh, vì vậy

best to avoid this closing. Thanks or regards when you spell it as an

tốt nhất là tránh kết thúc này. Cảm ơn hoặc trân trọng khi bạn đánh vần nó dưới dạng

abbreviation, as I have here, not appropriate. We don't abbreviate closings

viết tắt, như tôi có ở đây, không phù hợp. Chúng tôi không viết tắt các kết thúc

in professional emails. So you might be wondering: do I really need to use a

trong các email chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn có thể tự hỏi: tôi có thực sự cần sử dụng cách

closing every time I send an email? Most of the time, yes. But there's one

kết thúc mỗi khi gửi email không? Hầu hết thời gian, đúng thế. Nhưng có một

exception. Imagine that you're at work and you send an email to the same person

ngoại lệ. Hãy tưởng tượng rằng bạn đang ở nơi làm việc và bạn gửi email cho cùng một người

every day and maybe you've sent them an email and now it is a chain email. A

mỗi ngày và có thể bạn đã gửi cho họ một email và bây giờ đó là một chuỗi email.

chain email is when there are many different responses on the same email.

Chuỗi email là khi có nhiều phản hồi khác nhau trên cùng một email.

Maybe you ask a question, someone responded, then you gave your response,

Có thể bạn hỏi một câu hỏi, ai đó trả lời, sau đó bạn đưa ra câu trả lời của mình,

they asked another question and it just continued. And now there are 20 emails

họ hỏi một câu hỏi khác và nó cứ tiếp tục. Và bây giờ có 20 email

inside this one email. That's a chain email. Okay, after the first few emails

bên trong một email này. Đó là một chuỗi email. Được rồi, sau một vài email đầu tiên,

you can start to stop using a closing. Honestly, that's okay. It gets a little

bạn có thể bắt đầu ngừng sử dụng phần kết thúc. Thành thật mà nói, điều đó không sao cả.

bit too much to be honest but that's really the only

Thành thật mà nói thì hơi quá đáng nhưng đó thực sự là

exception. Again the goal is to look professional all the time and a closing

ngoại lệ duy nhất. Một lần nữa, mục tiêu là luôn trông chuyên nghiệp và việc kết thúc

in your email will help you do that. And that is it! You now have all the examples

email của bạn sẽ giúp bạn làm được điều đó. Và đó là nó! Giờ đây, bạn đã có tất cả các ví dụ

that you need for professional, friendly closings in an email and some examples

cần thiết cho phần kết thúc chuyên nghiệp, thân thiện trong email và một số ví dụ

that you should avoid. So now I'd like to hear from you: if you email in English

mà bạn nên tránh. Vì vậy, bây giờ tôi muốn nghe ý kiến ​​từ bạn: nếu bạn thường xuyên gửi email bằng tiếng Anh

regularly - either just for fun with your personal contacts or professionally - what

- hoặc chỉ để giải trí với các liên hệ cá nhân hoặc nghề nghiệp - thì điều gì

continues to be the most challenging for you? I know that it can be stressful,

tiếp tục là thách thức nhất đối với bạn? Tôi biết rằng điều đó có thể khiến bạn căng thẳng

frustrating, it takes time to think about the right things to say, so what is the

, bực bội và cần có thời gian để suy nghĩ về những điều phù hợp để nói, vậy đâu là

most challenging for you? I'd love to hear your thoughts and your comments. And,

thử thách lớn nhất đối với bạn? Tôi muốn nghe suy nghĩ của bạn và ý kiến ​​​​của bạn. Và,

as always, you can share with me in the comment section just below this video. I

như mọi khi, bạn có thể chia sẻ với tôi trong phần bình luận ngay bên dưới video này. Tôi đã

do read and respond to every comment so feel free to let me know what is

đọc và trả lời mọi nhận xét, vì vậy vui lòng cho tôi biết điều gì gây

challenging or frustrating for you when it comes to emails in English. And with

khó khăn hoặc khó chịu cho bạn khi gửi email bằng tiếng Anh. Và với

that, have a fantastic week. Enjoy your Wednesday and I will see you next week

điều đó, có một tuần tuyệt vời. Hãy tận hưởng ngày thứ Tư của bạn và tôi sẽ gặp bạn vào tuần tới

for your Confident English lesson.

với bài học Tiếng Anh Tự tin.